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Proceso Implantacin

Workflow
Administracin del
Sistema
Noviembre 2009

Introduccin
Consiste en una secuencia de pasos, los cuales son procesados por
personas o de forma automtica por el sistema. La secuencia lgica y
cronolgica de los pasos, estn estrechamente relacionados con la
evaluacin de condiciones que son monitoreadas por el WorkFlow
Engine y pueden ser controladas de una manera flexible con respuestas
asociadas a eventos en el sistema
QUE ES WORKFLOW
Flujo de informacin: ms rpido, ms comprensible
Procesos y Responsabilidades bien definidas y transparentes
BENEFICIOS
Optimizacin de procesos
Herramienta Cross-Application
El empleado al trabajo El trabajo al empleado
Reduccin de costos
Validacin de Informacin en todos los pasos del proceso

Sistema WF - Administracin
El sistema WF es un mdulo incluido en SAP, que le da servicio a
todos los mdulos del sistema, convirtindolo en una herramienta
Cross-Application.
Este mdulo se encuentra dormido en el sistema, y hay que
activarlo va configuracin para utilizar todo su potencial.
Como cualquier otro mdulo en SAP, WF posee una serie de
transacciones y programas dirigidos a las labores de
configuracin, mantenimiento, seguimiento y correccin de
errores.
Dentro del gran cmulo de herramientas, se presentarn las mas
usadas y tiles en las labores de administracin

Componentes y Objetos
Workflow Builder: Herramienta para modelar un Workflow. Aqu se realiza la definicin.
Estas definiciones puedes ser probadas y activadas.

Container de un Workflow : Es un contenedor de datos y almacena las variables de un


WF. Normalmente estas variables son del tipo import y/o export.

Workflow Log: Contiene todos los pasos de un WF desde el momento de su


lanzamiento inicial.

Pasos: Mdulo elemental en la definicin de un WF. Los pasos son

procesados
secuencialmente. Slo los pasos de procesamiento paralelo pueden ser ejecutados
simultneamente.

Tarea: Descripcin de una actividad de Negocio orientada a un objetivo.


Container de una tarea: Almacena datos del ambiente de la tarea. Contiene la
Informacin de control en forma de constantes/variables y hace referencia a objetos.

Responsable de un Workflow : Usuario asignado localmente en un paso en la


definicin de un WF. Son las personas que harn el trabajo con el WF, es decir, ..Los
Responsables son los que toman las decisiones en los procesos de negocio..

Componentes y Objetos

Workitem: Entidad grfica que representa un tarea. Existen dos tipos, Mensajes y
Actividades. Se ejecutan de dos formas, en dialogo y en fondo.

Business Object: Descripcin de los datos (objetos) en el sistema SAP creados en el


Business Object Builder. Por ejemplo: Documentos (solicitudes de pedido), Datos
Maestros (Cliente, Material, Proveedor); Datos Transaccionales (Ordenes).

Business Object Builder: Herramienta para crear y procesar tipos de objetos de


negocio. Se puede utilizar para acceder directamente a la definicin de un objeto, para
probar o generar un objeto y para crear subtipos de un objeto de negocio existente.

Componentes y Objetos
SWLD: Men de mbito Workflow
SWUE: Generar un Evento manual
SWU0: Simular un Evento
SWB_COND: Parametrizar condiciones de inicio de un WF
SWUS: Efectuar Test de un WF
SWI1: Visualizar WF lanzados
SWI6: Visualizar WF por Objetos
SWI2_DIAG: Diagnstico de work items errneos
SWI2_DEAD: Work Items Vencidos
SWI2_FREQ: Visualizar Work Items por Tarea
SWI2_ADM1: Work Items sin responsable
SWU3: Customizing Automtico de WF
SWEL: Trace de Eventos (Activarlo por: SWELS)
SWPR: Reiniciar un WF despus de un Error
SWPC: Reiniciar un WF despus de una falla del sistema

Sistema WF Men Principal

En la pantalla inicial del sistema, se ingresa a la trx SWLD. Esta nos lleva
al men de mbito para SAP Business Workflow.

Sistema WF - Configuracin
Configuracin de WF Automtico
La transaccin principal y mas importante es la SWU3 Customizing de Workflow Automtico.
Aqu se configuran todos los pasos del sistema. Aunque se hable de labores automticas,
existen unos pasos que debe ejecutarse manualmente.
Antes de cualquier actividad en el sistema se deben atender dos premisas:
El usuario con el que se ejecuta la configuracin, debe tener permisologa total, SAP_ALL,
SAP_NEW.
Debe crearse el usuario WF-BATCH que actuar como ROBOT del sistema WF. Este usuario
llevar a cabo todas las ejecuciones en procesos de fondo. Debe ser del tipo Sistema (No
Dialogo) y tener permisologa total, SAP_ALL, SAP_NEW.

Ejecucin de paso
individual
Ejecucin de pasos
automticamente
Refrescar rbol de
pasos

Informacin sobre
destino RFC

Iniciar Workflow de
verificacin

SAP Business
Workplace

Verificar
acoplamientos de
eventos

Sistema WF - Configuracin
Configuracin de WF Automtico

En el panel izquierdo se encuentra el rbol de pasos de configuracin a realizarse, en


el panel del lado derecho se visualiza la descripcin del paso seleccionado.
No todos los pasos son
funcionamiento del sistema

obligatoriamente

ejecutables

para

el

correcto

Sistema WF - Configuracin
Entorno tiempo de ejecucin

Aqu se ejecutan todas tarea de iniciales de configuracin del sistema WF.


Todos los pasos son de posible ejecucin automtica, solo se ejecutan
manualmente al momento de ocurrir un error.
Las actividades realizadas con:
La configuracin del destino RFC Transaccional que utilizar el sistema WF para
las operaciones
Inicializar variables del entorno necesarias para la correcta ejecucin del sistema
Previsin de JOBs o procesos de fondo para control, mantenimiento y correccin
de errores

Sistema WF - Configuracin
Entorno de definicin

Aqu se ejecutan las tarea de configuracin del sistema WF para permitir la creacin,
modificacin y utilizacin de todos los objetos desarrollados o desarrollables en el
sistema.
Existe una combinacin de tareas automticas y tareas manuales
Las actividades realizadas son:
Configuracin de prefijos para los objetos desarrollados en el sistema WF
Verificacin de los rangos de nmeros para estos objetos
Verificacin de las entradas en las tablas HR que apoyan al sistema WF en la
utilizacin de la Estructura Organizativa en sus procesos.

Sistema WF - Configuracin
Parametrizaciones adicionales y servicios

Aqu se ejecutan las tarea de configuracin del sistema WF para permitir su


interaccin con los dems mdulos y servicios externos de la instalacin.
Existe una combinacin de tareas automticas y tareas manuales.
Las actividades realizadas son:
Configuracin de servicios Webflow (Workflow va Internet)
Activacin de la comunicacin con Bussines Object BO y Objetos HR
Actualizar y activar la utilizacin del sistema WF en cualquiera de los mdulos,
despertar el mdulo WF.

Sistema WF - Configuracin
Clasificacin de tareas generales

Aqu se ejecutan las tarea de configuracin del sistema WF para


clasificar algunas tareas bsicas del sistema como generales,
es decir, que cualquier usuario o mdulo del sistema puede
ejecutar estos procesos
Todos los pasos son de posible ejecucin automtica, solo se
ejecutan manualmente al momento de ocurrir un error.

Sistema WF Deteccin de errores


Un tarea WF puede fallar por diversas razones. Desde el punto de vista de la
configuracin del sistema estn:
1. Falla en la configuracin del sistema WF
2. Falla de Sincronizacin de las memorias intermedias
3. Falla de generacin de un Bussines Object BO
4. Falla en las comunicaciones tRFC (Transactional RFC)
5. Falla en la configuracin de acoplamientos de Eventos/Tareas WF
6. Falla en la definicin de las tareas WF
Este orden no es estricto, pero sirve como referencia para la evaluacin, deteccin y
correccin de cualquier problema que se presente al momento de la ejecucin de las
tareas WF en el sistema.

Sistema WF Deteccin de errores


Falla en la configuracin del sistema WF
Consiste en visualizar la configuracin automtica del sistema y verificar si
existen items que no tenga el estado en OK

Sistema WF Deteccin de errores


Falla de Sincronizacin de las memorias intermedias
Esta falla es de comn ocurrencia. El sistema peridicamente realiza una
comprobacin de las memorias intermedias y las actualiza con los ltimos
cambios que han sido registrados en los servidores. Esta actualizacin puede
fallar por muchsimas razones.
Para la actualizacin de las memorias intermedias existen las transacciones:
/$TAB Reinicializa la informacin del diccionario de datos.
/$OBJ Reinicializa la informacin de objetos instanciados.
/$SYNC Reinicializa todas las memorias intermedias cargadas en el
sistema.
SWU_OBUF Sincroniza los cambios efectuados en el sistema a nivel de
tareas WF y Estructura Organizativa.

Sistema WF Deteccin de errores


Falla de generacin de un Bussines Object BO
Pueden ocurrir fallas al momento de aplicar cambios a los Bussines Object
BO. Aunque para el sistema existan las modificaciones a nivel de programas,
los cambios a nivel de instancias de memoria y compilacin de los objetos
an tienen las versiones anteriores. Esto se corrige volviendo a generar el BO
en el sistema.
La transaccin para la generacin de los BO es la SWO1

Sistema WF Deteccin de errores


Falla en las comunicaciones tRFC (Transactional RFC)
Todas la tareas del sistema WF se realizan por medio de procesos de fondo
va RFC del tipo Destino Lgico.
Estos procesos RFC son del tipo transaccional ya que involucran interaccin
con componentes activos y pasivos del sistema, agrupando las actividades en
LUW (Unidades Lgicas de Trabajo).
La transacciones para verificacin de errores a nivel de tRFC son:
SWU1 Errores ocurridos bajo el usuario actual.
SWU2 Errores ocurridos con posibilidad de seleccin.

Sistema WF Deteccin de errores


Falla en la configuracin de acoplamientos de Eventos/Tareas WF
Todos las tareas WF son activadas por eventos en el sistema, con las
excepciones de tareas lanzadas manualmente por medio de programacin
ABAP.
Existen diversas maneras de lanzar eventos en el sistema y cada tarea WF
debe ser configurada para recibir estos eventos e iniciar sus procesos.
Las transacciones para verificacin de eventos son:
SWELS Activacin de trace de eventos.
SWEL Visualizacin del trace de eventos
SWU0 Simulacin de eventos
SWUE Creacin de eventos
RSWELOGD Borrar trace de eventos

Sistema WF Deteccin de errores


Falla en la definicin de las tareas WF
Cuando el desarrollo y/o definicin de las tareas WF poseen errores, el sistema falla y se
detiene la ejecucin de las pasos en donde se encuentra el problema. Aunque estas
fallas no tiene que ver con la configuracin del sistema, sirven para dar un punto de
partida a los responsables de la tareas que realizarn las acciones necesarias.
Una vez corregidos los errores, el proceso WF puede ponerse de nuevo en marcha en la
mayora de los casos. Las transacciones utilizadas son:
1. SWI2_FREQ Workitem por tarea Workflow ejecutada en el sistema. Log de
ejecucin.
2. SWI2_ADM1 Workitem sin responsable.
3. SWI2_DEAD Workitem con vencimiento de fechas.
4. SWI2_DIAG Diagnstico de workflow errneos.
5. SWIE Desbloqueo de workflows.
6. SWIA Ejecutar Workitem sin verificacin de responsable.
7. SWPR Reanudar workflow tras error.
8. SWPC Reanudar workflow tras falla del sistema.

Sistema WF Labores de Limpieza


El sistema WF al momento de su configuracin inicial, planifica un job de
limpieza. Este programa elimina todos los jobs planificados por el sistema WF
para sus procesos automticos con estado Finalizado o Cancelado. La
ejecucin manual se hace a travs transaccin RSWWCLEAR.
Adicional a esto, existen otras transacciones para reorganizacin y limpieza:
1. SWWL Borrar workitem .
2. SWWL_TOPLEVEL
dependientes.

Borrar

workitem

3. SWWH Borrar historial de workitem.

superiores

con

entradas

Sistema WF Diagnstico y seguimiento


Las tareas WF pueden ser monitoreadas constantemente por los involucrados
en el proceso, como por los encargados del sistema.
Existen diversas transaccin que apoyan este proceso de diagnostico y
seguimiento:
1. SWUI Iniciar workflow de prueba
2. SWUD Diagnostico workflow
3. SWI5 Anlisis de workload
4. SWU8 SWU9 SWU10 Workflow Trace
5. SBWP SAP Business WorkPlace
6. SWI2_FREQ Workitems lanzados por tarea

Sistema WF Diagnstico y seguimiento


SWUI Iniciar workflow de prueba
Esta transaccin me permite ejecutar workflows predefinidos en el sistema
especialmente para probar cada una de las funcionalidades disponibles en la
instalacin.
Se selecciona en la izquierda el workflow a ejecutar y en la derecha aparece la
documentacin sobre su ejecucin.

Sistema WF Diagnstico y seguimiento


SWUD Diagnstico workflow
Transaccin que sirve de puente entre la mayora de las transacciones de
diagnostico para el sistema WF. Se selecciona la tarea a tratar, y se oprime
cualquiera de las opciones:
Problema: no se lanza la tarea.
Problema: workflow suspendido.
Entorno de test.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


Problema: no se lanza la tarea.
Determinacin de instancias para tarea Que instancias de
determinado workflow estn activas en el sistema.
Refrescar entorno organizativo Actualizar las definiciones en la
estructura organizativa.
Queue evento (Log del tRFC) Procesos tRFC detenidos por errores
del sistema.
Trace eventos Visualizacin del trace. Solo puede ser visto si se
activa previamente.
Verif. consistencia para tareas Realiza una verificacin sobre todas
las tareas de la definicin WF.
Simular evento Simula el lanzamiento de un evento en el sistema y
desglosa todas las posibilidades de que alguna definicin workflow
se active.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


Problema: workflow suspendido.
Determinacin de instancias para tarea Qu instancias de
determinado workflow estn activas en el sistema.
Cola de workitem (Log del tRFC) Verifica las conexiones del tipo
tRFC.
Anlisis dumps ABAP Registros de errores fatales en el sistema.
Verif. consistencia de componentes - Verifica que todos los objetos
inmerso en el proceso sean vlidos.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


Entorno de test.

Lanzar tarea Ejecuta un workflow de manera manual y directa, sin


incluir un evento disparador.

Crear evento Ejecuta un workflow de manera manual incluyendo un


evento disparador.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWI5 Anlisis de workload
Se obtiene un listado de todos los workitems concluidos o por concluir,
filtrado por responsable y por workflow para un determinado lapso de tiempo.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWU8 SWU9 SWU10 Workflow Trace
Las transacciones de Trace de Workflow, me permiten llevar un control sobre
los datos, programas y acciones que van pasando de un workitem a otro por
medio de los container de datos.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SBWP SAP Business WorkPlace
Es la herramienta que posee SAP para el manejo del sistema de mensajes.
Todos los procesos workflow se basan sobre el intercambio de mensajes va
SAP Inbox.
En las carpetas Entrada y Salida, existen nodos especiales para las
actividades workflow. Desde all se pueden hacer labores de seguimiento a
cualquier actividad workflow ejecutada por un determinado usuario.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWI2_FREQ Workitems lanzados por tarea
Esta es la transaccin mas importante para realizar seguimiento y diagnostico
a todas las actividades workflow en el sistema. Aqu se lleva detalladamente
en un Log todos los pasos ejecutados por cada uno de los procesos en el
sistema

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWI2_FREQ Workitems lanzados por tarea
Para revisar el Log, simplemente se hace click sobre el proceso workflow a
revisar y luego se oprime el botn Visualizar Log de Workflow.

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWI2_FREQ Workitems lanzados por tarea
Existen tres maneras bsicas se visualizar el Log:

Vista general de crnica del workflow, responsables y Business Objects

Vista de detalles tcnicos

Funcin grfica

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWI2_FREQ Workitems lanzados por tarea

Sistema WF Diagnostico y seguimiento


SWI2_FREQ Workitems lanzados por tarea

Preguntas

Gracias por su atencin