Administracin Y CONTROL

DE PROYECTOS

CONTROL DE PROYECTOS

CONTROL DE PROYECTOS

PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
ANALISIS
El control es una etapa primordial en la
administracin, pues, aunque una empresa cuente
con
magnficos
planes,
una
estructura
organizacional, adecuada y una direccin eficiente,
el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin
real de la organizacin si no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
A fin de incentivar que cada uno establezca una
definicin propia del concepto se revisara algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del
tema:

CONTROL DE PROYECTOS

PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
Bur K. Scanlan:
El control tiene como objetivo cerciorarse de
que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos.
Chiavenato:
El control es una funcin administrativa: es la
fase del proceso administrativo que mide y
evala el desempeo y toma la accin
correctiva cuando se necesita.
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CONTROL DE PROYECTOS

PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
Henry Fayol:
El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el PANM adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin sealar las
debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente.

CONTROL DE PROYECTOS

PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
-

Relacin con lo planteado.

Medicin.
Detectar desviaciones.
Establecer medidas correctivas.

REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

-Correccin de fallas y errores.
-Previsin de fallas o errores futuros.

CONTROL DE PROYECTOS

PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
IMPORTANCIA DEL CONTROL
-

Crear mejor calidad.

Enfrentar el cambio.
Agregar valor.
Producir ciclos ms rpidos.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.
Modificar el sistema
Incentivar la creatividad

CONTROL DE PROYECTOS

PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
BASES DEL CONTROL
1.- Planear y organizar: Facilitan alcanzar la
meta de la empresa.
2.- Hacer: El poner en practica la planificacin
y organizacin la consecucin de los objetivos.
3.- Evaluar: Comparacin de la informacin
obtenida con los objetivos planteados.
4.- Mejorar: Poner en practica las medidas
contra desviaciones

CONTROL DE PROYECTOS
PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
ELEMENTOS DEL CONTROL
El control es un proceso cclico y repetitivo. Est
compuesto de cuatro elementos que se suceden:

1. Establecimiento de estndares: Es la
primera etapa del control, que establece los
estndares o criterios de evaluacin o comparacin.
Estndares de cantidad: Como volumen de
produccin.
Estndares de calidad: Como control de materia
prima
recibida,
control,
calidad
y
especificaciones.
Estndares de tiempo: Como tiempo estndar
para producir un determinado producto.
Estndares de costos: Como costos de
produccin, administracin y ventas.

Estndares de Control
CANTIDAD

TIEMPO

COSTO

CALIDAD

PRESPUESTO

ESTUDIO DE
TIEMPOS

PRESUPUESTO

EVALUACION DE
LA ACTUACION

ESTIMACIONE
S

FECHA LIMITE

COSTO POR
METRO

PRUEBAS
PSICOLOGICAS

PRODUCTOS
TERMINADOS

PROGRAMAS

COSTO
ESTANDAR

INSPECCIONES
VISUALES

UNIDADES
VENDIDAS

TIEMPOMAQUINA

PRONOSTICO

COEFICIENTES

UNIDADES
RECHAZADAS

MEDICION DEL
TRABAJO

CONTABILIDAD

RENDIMIENTO
DEL PERSONAL

INVENTARIOS
DE PERSONAL

PROCEDIMIENT
OS

PRODUCTIVIDAD

INFORMES

MEDICION DEL
TRABAJO

ESTANDARES

RENDIMIENTO
SIN INVERSION

PROCEDIMIENTO
S

PRONOSTICO

ESTANDARES

CONTROL DE
INVENTARIOS

CALIFICACIN DE
MERITOS

CONTROL DE PROYECTOS
PROPOSITOS Y SISTEMAS DE
CONTROL
2.- AREAS DEL CONTROL

Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial,
el rea de produccin es aquella donde se fabrican
los productos; si la empresa fuera prestadora de
servicios, el rea de produccin es aquella donde se
prestan los servicios.
Los principales controles existentes en el rea de
produccin son los siguientes:
Control de produccin.
Control de calidad.
Control de costos.
Control de los tiempos de produccin.
Control de inventarios.
Control de operaciones Productivas:
Control de desperdicios:

CONTROL DE PROYECTOS

3.- MONITOREO Y SISTEMAS DE INFORMACION

Nada es tan importante como un efectivo sistema de
informacin a los efectos de lograr un alto grado de
prevencin.
Se trate de temas financieros, comerciales, operativos o
de personal, como as tambin los relativos al control
interno, el contar en tiempo y forma con informacin
adecuada es fundamental para detectar, evaluar y
analizar desvos, irregularidades o acontecimientos fuera
de lugar.
Si algo es
comenzar
necesaria,
frecuencia,
detalle.

importante tomar en consideracin antes de

una actividad es que informacin ser
en qu formato, con qu periodicidad o
quin ser el responsable y con qu grado de

CONTROL DE PROYECTOS

3.- MONITOREO Y SISTEMAS DE INFORMACION

El sistema de informacin debe permitir detectar a
tiempo todo tipo de irregularidades que puedan
afectar el normal desarrollo y desenvolvimiento de
la organizacin.
El Cuadro de Mando Integral o el Tablero de
Comando permiten contar de una manera gil con
dicha informacin, avisndonos de qu tan cerca o
lejos, por lo positivo o negativo, estamos de los
valores fijados como objetivos.

CONTROL DE PROYECTOS

SISTEMAS DE MONITOREO PERMANENTE

Cuando de monitorear se trata, de lo que estamos
hablando es de observar y analizar los cambios
acaecidos en diversos ratios, ndices e indicadores,
los cuales pueden estar advirtindonos sobre
variaciones o sucesos de importancia que aquejan a
la organizacin.
As pues, cualquier brusco cambio en los niveles
mensuales, quincenales o semanales en los ndices
de satisfaccin de clientes nos estara mostrando
problemas en los procesos de la empresa.
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CONTROL DE PROYECTOS

SISTEMAS DE MONITOREO PERMANENTE

De igual forma cambios en los niveles de
rotaciones, velocidades de ingresos o egresos entre
otros muchos ratios nos estara exponiendo los
peligros latentes a los cuales se est enfrentando la
empresa.
Cuanto ms cortos sean los perodos de clculo,
ms efectivo ha de ser el resultado de tal
monitoreo, el cual es conveniente relacionarlo con
la aplicacin del Control Estadstico de Gestin.
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CONTROL DE PROYECTOS
MANEJO DE REPORTES

(CONTROL, MONITOREO Y

REPORTES)

Para proyectos grandes, o donde los proyectos forman parte de un

programa extenso, es necesario incluir una instancia de control
entre la gerencia y los equipos de proyectos.
Esta instancia de control y monitoreo de proyectos es
responsable de la estandarizacin, guas y soporte a las
lneas de proyecto.
Adems de ellos coordina la generacin de reportes de
avance a todos los niveles, atendiendo los requerimientos
de reportes de la alta gerencia de acuerdo a sus
necesidades.

CONTROL DE PROYECTOS
MANEJO DE REPORTES

(CONTROL, MONITOREO Y

REPORTES)

Beneficios de control y reportes:

La experiencia ha mostrado que cuando un proyecto est
retrasado, excedido en el presupuesto o produce resultados
por debajo de lo esperado, se debe generalmente a la
combinacin de algunos de los siguientes motivos:

Deficiente definicin de requerimientos

Errores en el manejo de los riesgos
Deficiente planificacin y control de tareas.
Deficiente control de calidad
Inadecuado manejo de proveedores
Deficiente monitoreo del avance del trabajo
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CONTROL DE PROYECTOS
MANEJO DE REPORTES

(CONTROL, MONITOREO Y

REPORTES)

Una instancia de control y monitoreo de proyectos

ayudar en cada rea con lo siguiente:

Definicin y estructura del proyecto

Un monitoreo del riesgo estructurado
Guas y estndares de planificacin
Definicin y monitoreo de la calidad
Monitoreo del rendimiento y entrega
Informes estructurados a todo nivel

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CONTROL DE PROYECTOS
MANEJO DE REPORTES

(CONTROL, MONITOREO Y

REPORTES)

El reporte ofrece a las empresas una propuesta para el dialogo con los
diferentes pblicos involucrados en su negocio:
el pblico interno (lugar de trabajo),
proveedores,
consumidores/usuarios/clientes,
comunidad,
el medio ambiente,
Gobierno, y
sociedad.
Por ello, sugiere la presentacin de unos indicadores del desempeo
social, ambiental y econmico.
As, el reporte puede considerarse, junto con los Indicadores, como
una herramienta para el autodiagnstico y gestin de empresas,
porque presenta informacin relevante sobre la organizacin bajo la
perspectiva de su papel social y ofrece una comparacin y un dialogo
entre empresas del mismo sector.

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CONTROL DE PROYECTOS
MANEJO DE REPORTES

(CONTROL, MONITOREO Y

REPORTES)

PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE EL MANEJO DE REPORTES:

Inicio del proyecto: Nuestra experiencia nos muestra que todos los
proyectos deben tener un establecimiento adecuado de los trminos
de referencia. El proyecto debe incluir un claro enfoque y objetivos de
negocio, organizacin, presupuesto, controles de calidad.
Planificacin: El rea de control y monitoreo de proyectos se
asegurar que una aproximacin comn es utilizada para todos los
proyectos en trminos de puesta en marcha, contenido y control del
avance.
Monitoreo del progreso: La entrega de informes exactos y
oportunos es crucial para la efectividad del control de proyectos.
Manejo del riesgo: La naturaleza de los proyectos y su asociada
incertidumbre hace que los riesgos inherentes sean siempre una
amenaza al xito del proyecto.
Administracin de contratos: Una importante parte es el uso de
proveedores externos, el manejo y control de proveedores es una
actividad importante en la cual el equipo de control ayuda a
monitorear dichos aspectos.

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CONTROL DE PROYECTOS
MANEJO DE REPORTES

(CONTROL, MONITOREO Y

REPORTES)

PROCESOS EN
REPORTES:

LOS

QUE

INTERVIENE

EL

MANEJO

DE

Manejo y administracin documentaria: El manejo de la

documentacin se relaciona con la estandarizacin de la
produccin, categorizacin y resguardo de la documentacin del
proyecto.
Manejo de la calidad: Procesos de control de calidad deben ser
definidos al inicio de cada proyecto y monitoreados durante la
duracin del mismo.
Cierre del proyecto: Comprende todas las actividades necesarias
de conclusin del proyecto.

PERIODO DE REPORTES:
Depender muchas veces del giro de la empresa as como de la
actividad de la misma que podr establecer un periodo no menor
de una semana y no mayor de seis meses preferentemente.

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CONTROL DE PROYECTOS

CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y

TIEMPOS

INTRODUCCIN

En esta primera parte vamos a tratar

importantes: el control y las personas.

dos

cosas

El rea de recursos humanos es la nica en la que la labor

de control no se limita a ser un rea ms de la
administracin de la empresa, sino que se extiende a las
personas que constituyen su personal y a otros agentes
externos de la misma.

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CONTROL DE PROYECTOS

CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y

TIEMPOS

LAS ACTIVIDADES DE CONTROL EN LA

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
Cuando mediante las tareas de control se detectan
desviaciones o se comprueba que la marcha de los planes
no va proporcionando los resultados deseados, se
modificarn algunos de los objetivos iniciales o algunas
de las actuaciones previstas en los planes y programas.

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CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y
TIEMPOS
LOS CENTROS DE CONTROL Y AUTORIDAD
Constituida por un conjunto de personas sometidas a la autoridad
de un superior; y establece distintos niveles en la organizacin as
como delimitar el nmero de personas que pueden integrarse en
un rea de autoridad.
GRAICUNAS estableci en 1933 una ingeniosa frmula en la que
tomando como base el nmero de subordinados afectos a un
superior, para determinarse el nmero de relaciones necesarias
que se estableceran en cada caso.

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CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y
TIEMPOS
LOS CENTROS DE CONTROL Y AUTORIDAD
R = n de relaciones posibles;
S = n de subordinados
A medida que aumenta el nmero de subordinados se incrementan
ms que proporcionalmente el nmero de relaciones que debe
atender el director.
Para determinar la extensin de las reas de control en su empresa
tambin es preciso considerar otro conjunto de factores:

La capacidad de los subordinados.

La claridad de los planes.
La eficacia de la comunicacin.

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CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y
TIEMPOS
PRESUPUESTO, CONCEPTO Y OBJETIVOS
Es la estimacin programada en forma sistemtica de las
condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un
organismo en un periodo determinado.
Resume objetivos de ventas produccin, distribucin y finanzas.

OBJETIVOS DEL PRESUPUSETO

Organizacin. Estructura las relaciones entre funciones, niveles,
y actividades.
Coordinacin. Direccin, equilibra las diferentes secciones que
integran la organizacin.
Control. Accin de apreciacin si los planes y objetivos se estn
cumpliendo.

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CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y
TIEMPOS
VENTAJAS DEL PRESUPUESTO
a) Obligan a la planeacin
b) Proporcionan criterios de desempeo
c) Fomentan la comunicacin y la coordinacin

CLASIFICACON DEL PRESUPUESTO

Base cero
Por programas
Por objetivos
Base Histrica
Presupuesto pblico y privado
Presupuestos por reas y niveles de responsabilidad.
Punto de equilibrio

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CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y
TIEMPOS
CONTROL PRESUPUESTAL
La responsabilidad de la elaboracin del control presupuestal se delega a
una persona que habr de fungir como director de presupuestos, deber
ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesitara estar
compenetrado en los sistemas contables de la entidad as como sus
operaciones y problemas de administracin.

CONTROL DE TIEMPOS
Para que un proyecto de produccin sea controlable es preciso realizar una
estimacin de los tiempos de duracin de cada actividad planificada en el
proyecto.
Hay que tener en cuenta es la relacin entre la duracin total del proyecto y
la duracin del conjunto de actividades que lo componen, una vez
determinados los tiempos de todas y cada una de las actividades por
separado es necesario conjugarlos con el desarrollo de las mismas en el
proyecto, para poder determinar el tiempo de ejecucin total.

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CONTROL DE PROYECTOS
CONTROL DE PERSONAL, PRESUPUESTO Y
TIEMPOS

CONTROL DE TIEMPOS

Para que un proyecto de produccin sea controlable es preciso realizar

una estimacin de los tiempos de duracin de cada actividad
planificada en el proyecto.
Hay que tener en cuenta es la relacin entre la duracin total del
proyecto y la duracin del conjunto de actividades que lo componen,
una vez determinados los tiempos de todas y cada una de las
actividades por separado es necesario conjugarlos con el desarrollo de
las mismas en el proyecto, para poder determinar el tiempo de
ejecucin total.
El disponer de la duracin de cada actividad nos permite estimar en el
mtodo PERT dos dimensiones de medidas temporales distintas: los
tiempos early y los tiempos last.
Camino critico: Se llama camino crtico al ms largo de los que
unen el nudo inicial y el final, su duracin indica el tiempo mnimo
posible de ejecucin de la totalidad de las actividades del proyecto.

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CONTROL DE PROYECTOS
AUDITORIA DE PROYECTOS

LAS AUDITORIAS Y SU METODO DE CONTROL

(estadsticas, punto de equilibrio)
Las auditorias
Otra de las tcnicas de control utilizadas en la prctica es
la de la auditora interna, que es un procedimiento que
permite la evaluacin regular y permanente del sistema de
informacin contable y de las operaciones financieras de la
empresa en l registradas.

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CONTROL DE PROYECTOS
AUDITORIA DE PROYECTOS

LAS AUDITORIAS Y SU METODO DE CONTROL

Los cometidos concretos que normalmente abordan los
auditores internos para ejercer el control de los aspectos
verificados son:
Verificar la fiabilidad e integridad de la informacin
financiera, as como de los medios utilizados para
identificar,
evaluar,
clasificar
y
comunicar
dicha
informacin.

Revisar los sistemas establecidos para asegurar que

estn de acuerdo con las polticas, planes, procedimientos,
normas y reglamentos que pudieran tener un efecto
significativo en las operaciones e informes, determinando
si la organizacin los est aplicando.

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CONTROL DE PROYECTOS
AUDITORIA DE PROYECTOS

LAS AUDITORIAS Y SU METODO DE CONTROL

Revisar los medios establecidos de salvaguarda de los
activos y verificar su existencia.

Evaluar la economa y la eficacia con que son utilizados

los recursos.

Analizar las operaciones y los programas para verificar si

los resultados estn de acuerdo con los objetivos y metas
establecidas y si las operaciones y programas se llevan a
cabo en la forma prevista.

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CONTROL DE PROYECTOS
AUDITORIA DE PROYECTOS

LAS AUDITORIAS Y SU METODO DE CONTROL

DEFINICION Y OBJETIVO (HOLMES)
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y
registros administrativos. El auditor observa la exactitud,
integridad y autenticidad de tales demostraciones,
registros y documentos.
OBJETIVO:
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los
miembros de la empresa en el desempeo de sus
actividades. Les proporciona anlisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesora e informacin de la empresa.
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CONTROL DE PROYECTOS
AUDITORIA DE PROYECTOS
FINALIDAD DE LA AUDITORIA DE PROYECTOS
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su
objeto
es observado. Podemos escribir los siguientes:
1.-Indagaciones
y
determinaciones
sobre
el
estado
patrimonial
2.-Indagaciones y determinaciones sobre los estados
financieros.
3.-Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4.-Descubrir errores y fraudes.
5.-Prevenir los errores y fraudes
6.-Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

Exmenes de aspectos fiscales y legales

Examen para compra de una empresa (cesin
patrimonial)
Examen para la determinacin de bases de criterios de

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CONTROL DE PROYECTOS
AUDITORIA DE
PROYECTOS

TIPOS DE AUDITORIA Y DIFERENCIAS

Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y
la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden
detallar as:
-En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el
auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa
la relacin es de tipo civil.
-En la Auditora Interna el diagnostico del auditor, esta
destinado para la empresa; en el caso de la Auditora
Externa este dictamen se destina generalmente para
terceras personas o sea ajena a la empresa.
-La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica,
debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la
Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

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Esquema para control de obra

Control de obra semanal

Presupuesto
cliente

Inventarios,
destajos,
compras

Presupuesto
objetivo

Destajos
Consumos
Pedidos
resumen de
costos

Programas
Estimaciones

Pronstico de
Flujo de efectivo
(financiamiento)

Situacin de
obra:
Pagos vs cobros
Resultados obra:
Obra, Partida,
Centro de costos,
cta contable

Desviaciones

Inicio

Reportes
Impresin de reportes

Es muy fcil localizar el

reporte que desee imprimir,
slo debe seleccionarse la
categora y el libro de
reportes
en
la
vista
jerrquica (rbol).

Los
reportes
pueden
apreciarse en presentacin
preliminar y en hoja de
clculo. Tambin se pueden
guardar como archivos para
Excel y para Internet (HTML).

Del lado derecho se aprecia una porcin del reporte que

permite confirmar si es el deseado.

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Reportes
Reportes de ejecucin

Existen reportes que muestran

el contenido de los contratos,
las rdenes de trabajo y las
estimaciones.
Tambin hay reportes que
muestran los movimientos y
estado de cuentas contables y,
en su caso, centros de costo,
las
desviaciones
en
la
ejecucin y los comparativos
de
estimaciones
contra
presupuesto y programa.

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Reportes
Reportes de ejecucin

Catlogo de insumos

Contratos

Catlogo de proyectos

Pagos a cuenta

Catlogo de cuentas contables

Orden de trabajo

Catlogo de centros de costo

Catlogo de proveedores
Catlogo de contratistas
Catlogo de responsables
Catlogo de clientes
Catlogo de explosin de insumos
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Reportes
Reportes de ejecucin

Estimaciones

Estimaciones por concepto

Revisin de estimaciones

Estimaciones por
contratista

Pago de destajos
Pago de destajos en formato
sobre
Total de estimaciones
Estado de cuenta por estimacin

Estimaciones vs.
Presupuesto
Estimaciones vs. Programa
Estimaciones por centros
de costo

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Reportes
Reportes de ejecucin

Desviaciones por partida

Desviaciones por concepto
Movimientos de cuentas contables
Estado de cuentas contables
Movimientos de centros de costo
Estado de centros de costo
Movimientos de insumos
Totales de insumos

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Reportes
Reportes de almacn

Requisicin de materiales

Consumos
Partida/Concepto

Notas de entrada

Consumos
Contratista/Concepto

Notas de salida
Traspasos de entrada
Traspasos de salida
Entradas por proveedor
Existencias en almacn

Consumos
Contratista/Insumo
Consumos vs. Explosin de
Insumos
Consumos por Orden de
trabajo
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