Control de Proyectos

Gestin y Gerencia
UNEFM
Marzo de 2011

Control de Proyectos
Objetivo
Definir los aspectos conceptuales asociados al control de
proyectos multidisciplinarios, as como las metodologas y
herramientas empleadas para el seguimiento y control de los
proyectos.

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Control de Proyectos
Contenido
Control de proyectos. Variables a controlar en un proyecto
Objetivos del control de proyectos
Caractersticas de un sistema de control efectivo
Tipos de control. Requerimientos para realizar el seguimiento de
proyectos
Criterios para el control de proyectos
Metodologas para el control de avance en proyectos

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Control de Proyectos
Qu es el Control de Proyectos ?
Establecer estatus del proyecto y deber responder a
las siguientes preguntas:
1.
2.
3.
4.
5.

Estado actual del proyecto en cualquier momento

Qu est pasando de acuerdo a ?
Existe algn atraso o adelanto ? Por qu ?
Cmo se lleg al estado de desviacin sealadas ?
Cul es la tendencia ?

La pregunta fundamental es: A qu

grado o nivel de detalle debe controlarse
un proyecto ?
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Control de Proyectos
Objetivo
Establecer el estatus del proyecto. Esto se
logra mediante la medicin del avance,
evaluacin de lo ocurrido y la accin
correctiva correspondiente.

Qu se controla en un proyecto ?

El tiempo
Progreso Fsico
Horas-Hombre
Costos
Cambios de Alcance
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Control de Proyectos
Variables a Controlar en un Proyecto
TIEMPO
Fecha de inicio y fin temprano y tardo programadas, al
igual que las fechas de inicio y fin real de cada actividad.

PROGRESO FSICO
Se debe medir a nivel de producto, asociados a las
actividades, en base al factor de ponderacin de los
elementos que constituyen los diferentes niveles de la EAT.

HORAS-HOMBRE
Deben ser controladas por actividades y recursos
asociadas a las mismas.

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Control de Proyectos
Variables a Controlar en un Proyecto
COSTOS
Debern ser controlados por actividad y deber desarrollarse
una curva de costos y de programacin, analizando el valor
ganado del proyecto.
CAMBIOS DE ALCANCE
Se debern controlar y registrar los cambios de alcance que
sucedan en la ejecucin del proyecto, y se evaluarn los
efectos de stos en relacin a los costos y al plan de
ejecucin.

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Control de Proyectos
Tipos de Control
CONTROL DIRECCIONAL:

Es el control continuo en el
tiempo, el cual acta antes de que las actividades del plan
estn completadas.

CONTROL

APROBADO-REPROBADO:

Una
vez
completadas ciertas actividades el sistema controlado se
somete a una evaluacin.

CONTROL POST-OPERACIONAL: Este control acta una

vez completadas las actividades del proyecto, y la
informacin generada se usa para la planificacin de futuros
proyectos.
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Control de Proyectos
Estructura sugerida para el control de proyectos
Gerente del Proyecto

Coordinador de Planificacin

Coordinador de Ejecucin

Planificadores

Inspectores QA/QC

Medidores de Obra

Supervisores de Obra

Analistas de Productividad

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Control de Proyectos
Objetivos de la Planificacin y Control de Proyectos
Cumplimiento de las metas (Costos, tiempo, progreso
fsico, calidad).
Deteccin de problemas potenciales.
Toma de acciones correctivas o preventivas en el momento
oportuno.
Ejecucin del proyecto en las fechas programadas y en
concordancia con el presupuesto aprobado.

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Control de Proyectos
Caractersticas de un Sistema de Control Efectivo
COMPARATIVO: A objeto de apreciar si
la ejecucin y el rendimiento de una
actividad, de un paquete de trabajo o del
proyecto en conjunto ha sido buena o
mala.
COSTO COMPATIBLE: El costo de la
accin del seguimiento debe ser ms bajo
que el valor de lo que se trata de
monitorear (controlar).

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Control de Proyectos
Caractersticas de un Sistema de Control Efectivo
OPORTUNO:
Debe
proporcionar
informacin cuando se necesite, es decir,
cuando an sea oportuno para corregir
las fallas detectadas.
FRECUENTE: Debe ser continuo en el
tiempo, ejecutndolo sobre todas las
variables
o
en
una
muestra
representativa del total.
INDEPENDIENTE: No debe existir
dependencia ni relacin directa de
autoridad entre quien realiza la actividad
y quien la monitorea.
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Control de Proyectos
Elementos Bsicos del
Control de Proyectos

Requerimientos de Control
Recopilacin de Datos
Comparacin
Evaluacin
Reportes
Accin Correctiva
Retroalimentacin
Seguimiento

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Control de Proyectos
Requerimientos para realizar el Seguimiento
PLANES:
Deben ser especficos, completos e
integrales, con la finalidad de que el
seguimiento al proyecto sea ms
efectivo.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
Que evale las actividades y que
sea capaz de tomar las acciones
preventivas o correctivas en forma
oportuna,
a
fin
de
corregir
desviaciones
que
pudiesen
presentarse en la ejecucin del
proyecto.
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Control de Proyectos
Criterios para el Control de Avance en Ingeniera
Actividad/Producto

Peso (%)

Peso Acumulado (%)

Recoleccin de Especificaciones

Diseo

20

25

Planos y Documentos

20

45

Cmputos Mtricos

30

75

Lista de Materiales

15

90

Lista de Equipos

10

100

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Control de Proyectos
Criterios para el Control de Avance en Procura
Actividad/Producto

Peso (%)

Peso Acumulado (%)

Requisiciones

10

10

Orden de Compra

10

20

Documentos de Licitacin

15

35

Orden de Fabricacin

30

65

Orden de Transporte

20

85

Orden de Entrega de Materiales y/ o Equipos

15

100

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Control de Proyectos

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Control de Proyectos
Taller de Trabajo en Equipo
Control de Proyectos
Producto a entregar:

Avance planificado del proyecto en funcin de H-H y

costos (simulacin)
Detalles:
Las curvas de avance planificado, deben constituir una
representacin (simulacin) del programa de trabajo
realizado en la entrega anterior, tomando en
consideracin las indicaciones dadas en clases.
La entrega debe realizarse en formato electrnico, segn
el formato entregado (nombre del documento.xls) .
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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 1: Determinar el tiempo estimado de ejecucin,
tomando en consideracin la cantidad de trabajo a ejecutar
(columna 2) y el rendimiento terico establecido (columna
3).

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 2: Calcular el monto total por partida, multiplicando la
cantidad de trabajo (columna 2) por el precio unitario de
cada partida (columna 5).

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 3: Determinar el peso ponderado en funcin de costos
de cada actividad (columna 7). Para ello deber dividirse el
monto total de cada partida (columna 6) entre el monto
total de las partidas a ejecutar.

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 4: Posteriormente, se estima el progreso por dia. Para
ello se divide el porcentaje de completacin total de la
actividad (100%) entre el tiempo estimado de ejecucin
(columna 4).

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 5: Posteriormente, se distribuye el porcentaje de
avance por da (columna 8) de acuerdo al calendario de
ejecucin previamente establecido, y en funcin de la
duracin de cada actividad.

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 6: Se calcula el porcentaje de avance acumulado por
da, multiplicando en forma matricial, el porcentaje de
avance diario (columna 8) por el peso de la partida
respectiva (columna 7).

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Costos
Paso 7: Finalmente, se calcula el desembolso acumulado por
da, multiplicando el avance acumulado por da por el
monto total del proyecto.

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Horas-Hombre
Paso 1: Se determina el peso ponderado en funcin de las
horas-hombre asociadas a cada actividad. Para ello, se
dividen las horas-hombre de cada actividad entre el total de
horas-hombre del proyecto.

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Horas-Hombre
Paso 2: Luego, se distribuyen las horas-hombre asociadas a
cada actividad en funcin del calendario de ejecucin (ver
vista de uso de tareas en MS Project)

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Horas-Hombre
Paso 3: Posteriormente, se calculan las horas-hombre por
perodo, y seguidamente las horas-hombre acumuladas.

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Control de Proyectos
Avance Planificado en funcin de Horas-Hombre
Paso 4: Finalmente, se calcula el porcentaje de avance
planificado acumulado en funcin de horas-hombre. Se
dividen las horas-hombre acumuladas por perodo entre el
total de horas-hombre del proyecto.

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