Unidad 1 Proceso Compras

ADQUISICIONES Y
ABASTECIMIENTOS
CICLO 11 - 1
POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS
CONCEPTO: Son los lineamientos
preestablecidos por la Direccin, que
rigen la conducta y enfoques necesarios
para adquirir materiales para la
empresa. Es sugerido que se manejen
por escrito.
POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS
CLASIFICACION:
POLITICAS INTERNAS.
POLITICAS EXTERNAS.
El PROCESO DE COMPRAS
ELEMENTOS:
Comprador.
Vendedor.
Objetivo o fin.
Acuerdo.
REQUISICION:
Es la solicitud de compra.
Da origen al proceso de compra.
Formas:
Formato estndar
Memorundum
REQUISICION:
Elementos:
Principales:
Descripcin analtica de la compra.
Fecha de requisicin.
Confirmacin de la compra, con autorizacin.
REQUISICION:
Elementos:
Accesorios:
Nmero de folio.
Volumen solicitado.
Fecha de requisicin.
Datos del proveedor.
Tipo de transporte.
Cotizacin.
REQUISICION:
Fines:
Conocimiento de una necesidad.

Investigacin y seleccin del proveedor.
Abastecimiento de un producto.
Control.
Tipos:
Especfica
Continua.
REQUISICION:
Fines:
Conocimiento de una necesidad.

Investigacin y seleccin del proveedor.
Abastecimiento de un producto.
Control.
Tipos:
Especfica
Continua.
COTIZACIN:
Es el documento que muestra la descripcin
analtica, exacta, y especificaciones de las
caractersticas que tienen los productos
solicitados.
Contenido:
Nmero de artculos.
Lugar y tiempo de entrega.
Transporte.
Precio, cantidad y plazo de entrega.
Condiciones de pago.
COTIZACIN:
Anlisis de la cotizacin:
Proveedores que ofrecen de manera iptima el

producto.
Ubicacin de los proveedores.
Comunicacin con proveedores.
PEDIDO:
Es el documento legal que sierve para
solicitar al proveedor el envio formal
de los artculos especificados.
PEDIDO:
Fines:
Comprobante de responsabilidad por parte del

proveedor, de abastecer a la empresa.
Informacin para el rea contable.
Preparativos de recepcin.
Informacin al departamento de Control de
Calidad.
Aviso para el departamento que gir la requisicin.
Seguimiento de la transaccin por parte del
Departamento de Compras.
PEDIDO:
Aspectos legales:
Se debe realizar por escrito, y debe contar con

los requisitos completos para realizar la compra.
Administrativos:
Se debe girar con copias para: el proveedor, el

depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.
Se debe justificar la seleccin del proveedor.
CONVENIO:
Es el contrato legal, referente a la compraventa de un producto, as como las condicones
de adquisicin y pago.
Se debe establecer por escrito, en forma clara.
CONVENIO:
Es vlido cuando:
Es aceptado y autorizado por un funcionarios

competente.
Estipula las responsabilidades tanto del

proveedor, como del comprador.
SE realiza conforme a la ley.
SEGUIMIENTO
1. Control de las rdenes.
2. Confirmar la compra cuando la fecha de
cumplimiento se aproxime.
3. Si el proveedor no puede enviar la mercancia,
decidir si se le espera o si se elgie a otro
proveedor.
4. Almacn reportar a Compras cuando reciba la
mercancia, as como el departamento que gir
la requisicin.
5. Compras dar seguimiento al paroceso , de ser
necesario.
TERMINACIN DE LA COMPRA
1. Se recibieron efectivamente los productos
solicitados.
2. Los productos adquiridos ya estn en uso.
3. Se cumpli con las obligaciones pactadas entre
el comprador y el vendedor.
UNIDAD DOS
EL SISTEMA DE
INFORMACION PARA
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS
RELACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS CON LA ORGANIZACION
OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operacin de la organizacin.
2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en
el inventario.
3. Mantenimiento de estndares y controlres de
calidad adecuados.
RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS

CON LA ORGANIZACION
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos
comprados.
Compra de artculos y servicios requeridos al precio
final ms barato posible.
Mejorar la posicin competitiva de la organizacin.
Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas,
productivas con otros departamentos dentro de la
organizacin.
Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel
posible de costos de administracin.
RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
%
FUNCION
98
Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento
89
Anlisis de valores
87
Decisin de comprar
86
Seleccin de medio de transporte
81
Control de inventarios
ESPECIALIZACIN EN LA
FUNCION DE COMPRAS
1. Compra y negociacin.
2. Seguimiento y expedicin.
3. Administracin.
4. Investigacin de compras.
RELACIONES CON OTROS

DEPARTEMENTOS
Finanzas.
Operaciones.
Administracin de manteriales.
Ingeniera.
Administracin general.
Direccin ejecutiva.

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ADQUISICIONES Y

Da origen al proceso de compra.

Descripcin analtica de la compra.

Confirmacin de la compra, con autorizacin.

Conocimiento de una necesidad.

Conocimiento de una necesidad.

Proveedores que ofrecen de manera iptima el

Ubicacin de los proveedores.

Comunicacin con proveedores.

Comprobante de responsabilidad por parte del

Seguimiento de la transaccin por parte del

Se debe realizar por escrito, y debe contar con

Se debe girar con copias para: el proveedor, el

Se debe justificar la seleccin del proveedor.

Es aceptado y autorizado por un funcionarios

Estipula las responsabilidades tanto del

SE realiza conforme a la ley.

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS

Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento

Seleccin de medio de transporte

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