Organizacin estructural de

una agencia de viajes

Estructura

Estructura:
Organizar: Es agrupar las actividades necesarias para el cumplimiento
de los objetivos de la empresa, asignar en cada agrupamiento un
administrador con la autoridad necesaria para administrarlo.
Las agrupaciones de las actividades mas habituales de una empresa
reciben diversos nombres: Departamentos, reas, divisiones, unidades
etc.
Las empresas modernas han evolucionado desde la estructura vertical
tayloriana caracterizada por su rigidez y jerarqua autoritaria hacia
estructuras ms horizontales, mucho ms flexibles, que permiten la
participacin del personal.

Estructura:
Organigramas: Son la representacin grfica de toda estructura
organizativa con sus relaciones y lneas de autoridad,
Existen diferentes tipos y formas de organizacin, y
que ninguna de stas es perfecta

Estructura Interna :
Las agencias de viajes tienen 3 funciones principales:
La Funcin asesora: Se identifica como el valor aadido que aportan las
agencias de viajes al mercado y su organizacin requiere la gestin y
organizacin de la informacin.
La Funcin mediadora: exige una adecuada organizacin de los procesos
de atencin y venta a travs de los diferentes soportes y canales de
distribucin, as como la multiplicacin en eficaces puntos de venta
La Funcin productora: Generar
produccin y comercializacin

grandes

estructuras

internas

de

Estructura, reas:

a)rea Tcnica

b)rea Comercial, Ventas

c)rea de Finanzas y Administracin

Estructura, rea Tcnica:

a) rea Tcnica o de Producto: es la encargada de organizar y operar los
servicios y productos tursticos. En las agencias mayoristas el rea tcnica es
el artfice de la funcin productora y sus necesidades aconsejan las siguientes
actividades bsicas:
1.- Diseo y organizacin de servicios y productos.
2.Contratacin
3. Central de Reservas.
4.Banco de datos
5. Operaciones

1.- Diseo y organizacin de servicios y productos.

a)Preparacin de itinerarios
b) Programacin de las actividades a desarrollar.
c) Determinacin de costos
d)Fijacin de precio final

Estructura, rea Tcnica:

2.- Contratacin: Consiste en contactar,
seleccionar y contratar proveedores en
todo el mundo: transportistas, hoteles,
agencias
de
viajes
receptivas,
restaurantes, guas, etc.

3.- Central de reservas: Recibe y controla

las peticiones de reservas de plazas de los
puntos de venta, que todava son realizadas
en su gran mayora a travs de telfonos y
fax.

Estructura, rea Tcnica:

4.- Banco de Datos: Es el concentrado de

la informacin de los clientes y
proveedores. Debe estar al servicio de
todos los departamentos.

5.- Operaciones: Es la divisin que controla los

servicios ofrecidos por la agencia, esta rea de
gestin suele contar con equipos eventuales y
auxiliares como: trasladistas, guas, operadores.

Estructura, rea Comercial:

Tiene una gran importancia para las agencias, ya que por encima de todo, deben
vender aquello que producen y en los mercados con exceso de oferta como el
actual hay que luchar para incrementar la cuota de mercado.
Agencia
Vendedores

Improvisados / Sin
preparacin comercial

Expertos
comerciales
Plan de marketing

1.- Divisin Mercado

2.- Divisin comunicacin
comercial

Estructura, rea Comercial:

Agencias
Mayoristas

Agencias
Receptivas

Agencias
Pequeas

Son las que tericamente se deben dedicar

ms al rea comercial. Pero se dedican
mayor tiempo a las visitas comerciales y a
los famtrips.

Desarrollan los contactos con agentes de

viajes comerciales, contactando a las
agencias emisoras para conseguir sus
cuentas.

Deben desarrollar un plan de

marketing que combine y organice
las actividades comerciales. Enfatizar
el marketing directo en forma de
visitas a clientes y empresas.

II. Estructura, rea Comercial:

Subrea: Ventas
Se le conoce como la primera lnea de venta (frontline). Es una actividad en contacto directo con el
consumidor final que implica: atencin, informacin,
asesora, para vender los viajes y productos de la
agencia.

En las agencias minorista y emisoras suele ser un rea

bastante cargada de trabajo, ya que atienden y venden
al cliente que entra de la calle y el cliente que llama por
telfono.

En las agencias minorista y emisoras suele ser un rea

bastante cargada de trabajo, ya que atienden y venden al
cliente que entra de la calle y el cliente que llama por
telfono.

Estructura, rea Comercial:

Subrea: Ventas
Actividades ms habituales en ventas:

a) Informacin y asesora
b) Actividades tcnicas y comerciales.
c) Actividades Financieras y contables

Realizar un listado de 15 actividades de

un agente de viajes.

Estructura, rea de Finanzas y Administracin:

Es el rea encargada del control econmico, incluyendo el desarrollo de la

contabilidad diaria, que en las agencias es un proceso complicado por la
variedad de proveedores y clientes. Las actividades principales son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Gestin de balances y dems libros contables.

Gestin y control de costos, gastos, ingresos.
Gestin y control de caja chica.
Caja y bancos
Elaboracin de presupuestos
Pagos a proveedores, CXC, CXP

Gracias por su
atencion
atencion