GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

Administracin de las Comunicaciones del

Proyecto

JAVIER MARENCO

TABLA DE CONTENIDO
1.

Gestin de las Comunicaciones del proyecto.

Planificacin de las comunicaciones.
Distribucin de la informacin.
Informar el rendimiento.
Gestionar a los interesados.

GESTION DE LAS
COMUNICACIONES DEL
PROYECTO

GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

Incluye todos los procesos necesarios para asegurar la

generacin,
recopilacin,
distribucin,
almacenamiento, recuperacin y destino final de la
informacin del proyecto en tiempos y en forma.
Es el medio de comunicacin entre los stakeholders y
el proyecto.
Involucra determinar las necesidades de informacin y
de comunicaciones de los stakeholders
Ellos precisan que la informacin, cundo ser
producida, quin los producir y cundo

LA IMPORTANCIA DE LAS
COMUNICACIONES

La mayor amenaza a muchos proyectos es que

deje de comunicarse.
En nuestra cultura no se retrata a los
profesionales TICs como buenos comunicadores.
La investigacin muestra que los profesionales
TICs deben ser capaces de comunicarse
efectivamente para triunfar en sus posiciones.
Las destrezas verbales fuertes son un factor clave
en adelanto de carrera para profesionales de IT.

PROCESOS

PROCESOS

Planificacin de las comunicaciones. Determina

la necesidades de informacin de los interesados .

Distribucin

de

la

informacin.

Informa el rendimiento. Recopila y distribuye la

Pone la
informacin necesaria a disposicin de los interesados .

informacin sobre el rendimiento (estado, progreso y

proyecciones).

Gestionar

los

interesados.

Gestionar la
informacin a fin de satisfacer los requisitos de los
interesados.

PLANIFICACIN DE LAS
COMUNICACIONES

Determina las necesidades de

informacin de los interesados.
Quin necesita qu informacin,
cundo lo necesitar, cmo le
ser suministrada y por quin.
La necesidad de informacin y
los mtodos de distribucin
varan ampliamente.
Se hace en la primera fase del
proyecto.

PLANIFICACIN DE LAS
COMUNICACIONES

Cada proyecto debe incluir cierto tipo de plan de

administracin de las comunicaciones, un
documento que gue las comunicaciones del
proyecto.
Creando un anlisis de interesados de las
comunicaciones del proyecto ayuda en comunicar
la planificacin del proyecto.

CONTENIDO DEL PLAN DE

COMUNICACIONES
Necesidades de comunicacin de los interesados.
La informacin que debe comunicarse, incluyendo
formato, contenido y nivel del detalle.
Responsable por la comunicacin.
Personas y grupo de personas que reciben la
comunicacin.
Mtodos o tecnologas para transmitir la informacin.
La frecuencia de la comunicacin.
Procesos de escalamiento para resolver conflictos.
Procedimientos de revisin para actualizar el plan de
comunicaciones.
Glosario de la terminologa comn.

PLAN DE ADMINISTRACIN DE LAS

# Canal / Evento
Objetivo / Contenido del
Grupos de
Periodicidad
Responsable
Mensaje
Audiencia
COMUNIC.
{informar el
{informar el contenido del
{informar los
{informar la
{informar el
canal de
informacin a
ser utilizado}

mensaje con su objetivo

claramente expresados}

receptores /
destinatarios
del mensaje}

1 Estado del
Proyecto /
Reuniones de
avance

Gerente do
Proyecto
Equipe
(Lderes de
Frente de
Trabajo)
PMO

2 Status
Consolidado /
Reuniones de
Comits

Proveer una visin macro de

avances en dos frentes
(principales actividades e
marcos)
Presentar principales
problemas y riesgos
Presentar principales
decisiones y definiciones
necesarias
Tener disponible:
Declaracin de alcance
Plan del Proyecto
Estados Consolidado
Comunicados Generales

3 Sitio del
Proyecto

Informar:
Actividades en progreso
Prximos pasos
Problemas y riesgos
Modificaciones

Medio de
Acceso
{informar el
periodicidad en responsable de local donde la
que debe
la
informacin
ocurrir la
comunicacin} ser
comunicacin}
disponible}
Semanal
Gerente de
Sitio do Proyecto
Proyecto

Directores,
gerentes
funcionarios
involucrados
Gerentes de
Proyecto
PMO

Semanal

PMO (Oficina de Sitio del

gestin de
Proyecto
proyectos)

Pblico en
general

Semanal

Equipo de
administracin
de cambios

Intranet

ANLISIS DE LOS INTERESADOS

DISTRIBUCIN DE LAS
COMUNICACIONES

Conseguir informacin
para las personas a tiempo
en un formato til y
cuando sea importante.
Consideraciones:
Usar tecnologa para
mejorar distribucin de
informacin.
Mtodos formales e
informales para
distribuir informacin.

MEDIOS DE COMUNICACIN
Rico

Presencia Fsica

(Cara a Cara)
Medios Interactivos
(Telfono, Chat)

Medios Personales Estticos

(Email, Memorandos, Cartas)

Medios Impreso-Estticos

(Comunicados Escritos, boletines)

Pobre

MEDIOS DE COMUNICACIN

ORIENTACIN PARA EL USO DE

MEDIOS
Enviar mensaje complejos no rutinarios a travs
de medios ricos, de preferencia personalmente.
Enviar mensajes rutinarios a travs de medios
pobres
Utilizar medios ricos para aumentar su presencia
en el ambiente del proyecto.
Utilizar medios ricos para implementar planes
del proyecto.
No utilizar un medio pobre para recolectar
informacin sobre temas cruciales, busque la
presencia fsica.
No se limite a utilizar un solo medio.

DISTRIBUCIN DE LA
INFORMACIN

De manera efectiva y puntual

No entierre la informacin crucial.
No tenga miedo de reportar la informacin
mala.
La comunicacin oral va reuniones y
conversaciones informales ayuda a traer y
llevar informacin importante al proyecto
(informacin buena o mala)

LA COMUNICACIN CARA A CARA

Una investigacin sobre la comunicacin cara a

cara dice:
58% de la comunicacin es mediante la forma
del lenguaje.
35 % de la comunicacin es mediante las
palabras dichas.
7 % de la comunicacin es mediante el
contenido o palabras que se hablan.
El tono personal de la voz y la forma del lenguaje
dicen mucho sobre cmo l o ella realmente se
siente.

LA COMUNICACIN CARA A CARA

Pequeas y frecuentes reuniones son a menudo

muy efectivas en proyectos TICs.
Las reuniones formales fuerzan a las personas a
enfocar lo que realmente necesitan comunicar.
Ciertas empresa tienen polticas que impiden el
uso de correo electrnico entre ciertas horas del
da o en das enteros de la semana.

TELE CONFERENCIAS

El video vivo es unos medios modernos para

enviar informacin.
Microsoft dice que uno de cada cinco reuniones
cara a cara pueden ser reemplazados por
herramientas de tele-conferencia va Web y
estiman que ahorrara millones en viajes.
Los medios pueden fallar, por lo que es necesario
tomar precauciones

NECESIDADES DE COMUNICACIN

Las personas no son partes intercambiables.

No se puede asumir que una tarea originalmente
fijada en dos meses para una persona tome un
mes para dos personas
Nueve mujeres no pueden producir un beb un
meses!

LAS PREFERENCIAS PERSONALES

Los introvertidos usan comunicaciones privadas,

mientras que los extrovertidos quieren discutir las
cosas en pblico.
Las personas intuitivas quieren comprender la
totalidad y mientras que sienten que las personas
necesitan los detalles paso a paso.
Los pensadores quieren conocer la lgica detrs de
las decisiones mientras que sienten que las
personas quieren conocer cmo algo les afecta
personalmente.
Las personas calculadoras se orientan a los plazos
mientras que perciben que las personas necesitan
ayuda en desarrollar y seguir el plan.

OTRAS CONSIDERACIONES DE
COMUNICACIN

Raramente sucede que el receptor interpreta un

mensaje exactamente como el remitente tuvo la
intencin.
Las ubicacin geogrfica y base cultural afectan
la complejidad de las comunicaciones del
proyecto.

Horas de trabajo diferentes

Barreras del idioma

Normas culturales diferentes

NMERO DE CANALES DE
COMUNICACIN
Cuando
el nmero de las personas involucradas se

incrementa, la complejidad de las comunicaciones se

incrementa dado que existen ms canales o vas de
comunicacin para que las personas pueden comunicarse.

El nmero de canales de comunicacin es:

n(n 1)
2

donde n es el nmero de las personas.

EL IMPACTO DEL NMERO DE

PERSONAS

INFORMAR EL RENDIMIENTO

Implica recoger los datos de la

lnea de base y la distribucin
de la informacin del
rendimiento a los interesados.
Se informa sobre:
El

alcance
El cronograma
Los costos
La calidad
Riesgos
Adquisiciones
Puede ser:
Detallado
Especfico.

INFORMAR EL RENDIMIENTO

Los informes de rendimiento mantienen informados

a los interesados del proyecto acerca de cmo los
recursos estn siendo usados para lograr los
objetivos del proyecto.

El reporte de estado. describe donde el proyecto

est situado a un punto especfico a tiempo.

El reporte de progreso. describe lo que el

equipo de proyecto ha realizado durante cierto
perodo de tiempo.

Los pronsticos. predicen el estado y progreso

futuro del proyecto basado en la informacin
pasada y las tendencias.

GESTIONAR A LOS INTERESADOS

Implica gestiona las

comunicaciones a fin de
satisfacer las necesidades de los
interesados y resolver polmicas
entre ellos.
Permite :

Reducir

la probabilidad de
que el proyecto se desve de
su plan original debido a
polmicas sin resolver entre
los interesados.
Mejora la capacidad de
trabajo sinrgico de las
personas
Limita las interrupciones
durante el proyecto.

GESTIONAR A LOS INTERESADOS

El gerente de proyecto deben comprender y

trabajar con varios interesados.
Necesite idear un medio para identificar y
resolver sucesos.
Dispone de dos herramientas:

Matriz de manejo de expectativas

Registro de sucesos

MATRIZ DE MANEJO DE EXPECTATIVAS

REGISTRO DE SUCESOS

SUGERENCIAS

Maneje los conflictos efectivamente.

Desarrolle destrezas de mejor comunicacin.

Ejecute reuniones efectivas.

Use el correo electrnico efectivamente.

Use plantillas para las comunicaciones del

proyecto.

MODOS DE ADMINISTRACIN DE
CONFLICTOS
1.

Confrontacin: Directamente enfrente un

conflicto usando un enfoque de problemasolucin.

2.

Compromiso: Use un enfoque recibe-entrega.

3.

Suavizado: Minimice las reas de diferencia y

enfatice las reas comunes.

4.

Retiro: Retirase o retrctese de un desacuerdo

real o potencial.

EL CONFLICTO PUEDE SER BUENO

Un conflicto a menudo produce resultados

importantes, tales como nuevas ideas, mejores
alternativas y motivacin para trabajar ms duro y
ms colaborativamente.
Groupthink: Conforma los valores o las normas
ticas de un grupo. Groupthink puede
desarrollarse si existe o no puntos de vista
conflictivos.
La investigacin sugiere que conflicto relacionado
con tarea a menudo mejora ejecucin de equipo,
pero los conflictos emocionales a menudo reducen
el desempeo del equipo.

DESARROLLAR REUNIONES
EFECTIVAS

Determine si una reunin puede evitarse.

Defina el propsito y resultado propuesto de la
reunin.
Determine quines deben asistir a la reunin.
Proporcione una agenda a participantes antes de
la reunin.
Prepare ayudas visuales y haga los arreglos
logsticos por adelantado.
Desarrolle la reunin profesionalmente.
Construya relaciones.

USE CORREO ELECTRNICO

EFECTIVAMENTE
Asegurase que el correo electrnico es el medio
apropiado para lo que quiere comunicar.
Est seguro de enviar el correo electrnico a las
personas indicadas.
Use un asunto (subject) significativo.
Limite el contenido a una parte principal y sea
claro y y conciso como sea posible.
Limite el nmero y tamao de anexos.
Responda a y archivan los correos electrnicos
rpidamente.

PLANTILLAS PARA LAS

COMUNICACIONES

Muchas personas tcnicas tienen miedo para

preguntar por ayuda.
Proporcionar ejemplos y plantillas para las
comunicaciones de proyecto ahorra tiempo y
dinero.
Las empresas pueden desarrollar sus propias
plantillas, se puede usar las proporcionadas por
empresas externas o ejemplos de libros de texto.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

REPORTE DE PROGRESO MENSUAL

DOCUMENTACIN DEL PROYECTO

FINAL

SITIO WEB DE PROYECTO

Se puede crear un sitio Web para almacenar documentos

importantes y otra informacin del proyecto.