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La communication crite

professionnelle

Nahla Bentahir
2014/2015

Objectifs du cours
Permettre

aux lves doptimiser leur


communication grce un crit de qualit.

Acqurir des mthodes pour rdiger de

manire claire et concise.


Matriser

les
professionnels.

diffrents

types

dcrits

Plan du cours
Introduction
Dfinition de lcrit professionnel et ses

caractristiques
Les techniques rdactionnelles
Typologie des documents professionnels

Introduction
Dans une situation de communication orale lmetteur

et le destinataire communiquent en temps rel


La communication crite est presque toujours diffre
Le rcepteur lit le message sans lmetteur et sil ne

le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en


temps rel mais en temps diffr
Il en rsulte quon ne peut pas crire comme on parle

Absence du
mtalangage
Le message crit nest accompagn daucun

signe extrieur, seuls les mots donnent un


sens au message
Limportance du mot est donc suprieure aux

autres types de communication. Il doit tre


juste et prcis

Dfinition
Lcrit professionnel est tout document
crit, destin la communication
dinformations
entre
acteurs,
partenaires dun systme de production

Quelques exemples dcrits


professionnels
La lettre professionnelle/ Administrative
Le compte-rendu
Le procs-verbal
Le-mail
La synthse
La note, ...

Rle de lcrit professionnel


Lcrit professionnel sert de vecteur

pour soutenir une information destine


:
la suggestion au conseil
la ngociation
la rsolution de problme
larchivage,

Rle de lcrit
professionnel
Lcrit

professionnel doit donc tre de


qualit pour atteindre ses buts, raliser ses
objectifset produire leffet escompt

Quelle que soit sa nature, il doit convaincre

par la qualit de son contenuet de sa forme

Les Techniques Rdactionnelles

Ne pas multiplier les objets


Tenir compte du destinataire (qui na pas

forcement connaissance de laffaire)


Adopter un plan pertinent (le plan aide

choisir et hirarchiser les informations)

Le Fond du message

Le plan doit tre organis en trois temps :


Lintroduction
Le dveloppement
La conclusion

Introduction
Elle prpare et met en place le

message en rappelant lobjet de la


correspondance

Le dveloppement
Il explique lobjectif du message
Les ides sont hirarchises de faon
logique et chronologique
Elles doivent tre dcrites de faon
claire et comprhensible
Utiliser la mthode QQOQCPC (qui
limine les oublis): Qui, Quand, O,
Quoi, Comment, Pourquoi et Combien

La conclusion
Elle met fin au message
Elle

fait apparatre la dcision


prise ou la solution adopte

La forme du message
Tout

message crit doit permettre


didentifier rapidement :
lmetteur
le destinataire
La date de cration
Le lieu de cration
Lobjet (la cause)

Clart des paragraphes


Enchanez vos ides grce des

paragraphes claires :
Lcriture doit tre claire, prcise et

directe
Un paragraphe doit contenir une seul
ide cl
Utilisez des mots de liaison et des
formules de transition
Sautez une ligne aprs chaque
paragraphe

Concision et prcision
Rdigez des phrases courtes et

fluides
Choisissez un vocabulaire prcis,

concret et positif

Utilisez des mots simples connus du


lecteur
Evitez les termes techniques
Chassez les verbes polysmiques
faire et avoir

La langue et le ton
Corrigez la langue franaise et

liminez les fautes dorthographe


Trouver le ton juste
vitez le ton affectif
Exprimez-vous avec finesse

Ponctuation et Mise en
page
Ponctuez correctement
Soignez la mise en page
Arez votre prsentation
Introduisez des lments visuels

(tableaux, schmas, graphiques, ...)


Veuillez au choix des couleurs, au
nombre de police et la taille des
caractres

Formules positives
Utilisez des formules positives

Traduisez vos formules ngatives en


formules positives

Limitez la redondance et vitez la

rptition

Caractristiques du langage
Les caractristiques du langage

administratif :
Responsabilit (Je)
Neutralit et Objectivit
Clart et concision
Respect de la hirarchie (S/c)
Courtoisie et politesse

Typologie des documents


professionnels

La lettre professionnelle/ Administrative


Le compte-rendu
Le procs-verbal
Le-mail
La synthse
La note, ...

La lettre administrative
Caractristiques dun courrier en forme
administrative

Len-tte ou le timbre
Le lieu et la date
Les rfrences
Lobjet
Les pices jointes et la mention copie
La signature

Le compte rendu
Dfinition
Le compte-rendu est un document
professionnel qui rapporte objectivement
des faits avrs, des activits, des propos
changs lors d'une runion, lors d'une
confrence

Utilit
Ce document restitue par crit les

dcisions prises et les propos abords lors


d'une runion; c'est un aide mmoire
Il est destin aux participants et toutes

les personnes intresses par les


conclusions du groupe (absents)
Il faut quil soit complet et explicite, court

et facile lire

Fonctions
Le compte rendu assure trois
fonctions:
Informe
Laisse une trace
Facilite le travail

Que doit-il comporter?


Lordre du jour
La date et le lieu
La liste des participants
Les diffrentes tapes de la rflexion
Les solutions retenues
Le plan d'actions
La date de la prochaine runion

Caractristiques de rdaction
Les pronoms personnels "je" et "nous"

sont bannir
La voix passive est employe
Le rdacteur ne s'exprime jamais en
son nom
Le rdacteur doit retranscrire avec
neutralit, objectivit et fidlit les
propos pris en note lors de la runion

Caractristiques de
prsentation
L'en-tte complet de l'entreprise
La date de rdaction du compte-rendu
Le titre
L'ordre du jour
Le nom et la fonction des personnes

prsentes et absentes
Le nom, la fonction et la signature du
rdacteur du compte-rendu

Contenu
Une phrase d'introduction indiquant

l'heure de la runion et annonant


l'ordre du jour
Les diffrents thmes abords lors de
la runion
Le dveloppement doit exposer les
faits et restituer les dbats dans un
ordre chronologique

Contenu
Les changes entre les intervenants sont

reformuls, synthtiss
La conclusion o sont notes les dcisions
prises ou les votes
L'heure de fin de la runion est prcise
La date, l'heure et le lieu dune ventuelle
prochaine runion

Prise de notes
Impossible de rdiger un compte rendu

fidle sans prise de notes


Notez les informations cls
Ecrivez en style tlgraphique
Employez des abrviations
Restez objectif (votre opinion ne doit pas
transparatre)
Gardez votre plan de runion sous les
yeux pour bien vous reprer

A quoi sert la prise de notes?


La faon de prendre des notes est

propre chacun
On dveloppe sa faon de faire
lusage
Moyen de se concentrer lors dune
runion
Moyen de recueillir de linformation
Moyen dapprofondir une question

Suggestions
Laisser une marge gauche
crire au recto uniquement
Laisser des espaces entre les points

importants
Dcaler vers la droite selon
limportance
Paginer les feuilles
Dresser une table des matires

Plan daction
Les dcisions requises lors de votre runion

doivent y apparatre
Votre plan d'actions servira traduire la stratgie
adopte :
Les objectifs
Les tapes franchir
Le planning
Les difficults probables
Les aspects financiers
La rpartition des tches

Relance pour mission


venir
Cette partie sert renseigner les

prochaines tapes :
La date et le lieu de la runion suivante
Les points valider
La rpartition des tches entre les

participants

Astuce
Comment structurer votre compte
rendu ?
Utilisez l'ordre du jour comme plan
gnral
Chaque point de ce dernier peut
devenir une section de votre compte
rendu

Le procs-verbal
Cest un acte crit qui relate officiellement

ce qui a t discut et dcid au cours dune


sance, dune runion
Son objectif est dtre un tmoin et de

servir de rfrence dans lavenir


Le procs-verbal se distingue du compte

rendu surtout par son caractre officiel

Note de synthse
La note de synthse consiste

analyser un dossier et en
prsenter de manire synthtique
le contenu
Elle ncessite des qualits de
rigueur :
Respecter des contraintes de forme

trs strictes
Faire preuve d'une grande objectivit
dans la restitution des ides du

Etapes
Dcortiquer le dossier
Etudier le dossier
Raliser le relev d'ides

Etablir un plan et rdiger une note de

synthse trs structure

Etude du dossier
Analyse du sujet
Relever les mots cls et identifier le thme
Dterminer les objectifs de la note de

synthse

Survol du dossier pour relever les titres,

sous-titres, rsums, passages mis en


relief (encadrs, en gras, souligns, )

Etude du dossier
Comprendre le sens gnral de

chaque document
Evaluer l'adquation de chaque
document avec l'intitul du sujet
Dterminer un ordre de lecture des
documents en fonction de leur nature
et de leur importance

Etude du dossier
Analyse plus approfondie et slective
Les passages ou documents n'ayant pas

de rapport avec le sujet sont ignors


Procder paragraphe par paragraphe et
veiller faire la part entre l'essentiel et
les lments secondaires

L'tude du dossier conduit un relev

d'ides qui sera utilis plus tard pour


tablir le plan de la note de synthse

Le mail
Comment le russir?
Bien remplir le champ objet (choisir un titre

percutant)
Sachez vous prsenter
Restez concis (La concision et la clart sont de

rigueur ds la rdaction de lobjet)

Optez pour la transparence


vitez les abrviations (confondre e-mail et SMS)
Choisissez le bon ton
Soyez poli et courtois (les formules de politesse

sont rduites au strict minimum (Bonjour,


Cordialement)
Attention au style trop direct et familier et aux

fautes dorthographes

Le rapport
Cest un document interne. Il communique

le rsultat dune tude, dune enqute et


dbouche sur un avis motiv ou sur des
solutions
Le rapport requiert des qualits de

synthse, de prcision et de clart


comparables celles de la note ou du
compte-rendu

Prsentation du document
On retrouve les mentions habituelles des

autres documents administratifs : timbre, date


et lieu, objet, rfrence
Il est structur et prsente un plan logique

avec une introduction, un dveloppement et


une conclusion
Le rapport se termine souvent par une formule

d'usage appelant la dcision du destinataire

Les qualits requises

Le rdacteur relatant des faits ou des ides

doit d'abord s'efforcer de produire un


document:
Objectif (se fondant que sur des donnes vrifies)
Complet (noubliant aucun aspect de la question traite)
Synthtique (examinant les diffrentes donnes de la
question)
Efficace (rdigeant un document utile au destinataire )

Compte rendu/procsverbal/rapport
Ces trois crits se doivent, certes

dapporter une information commune et de


fournir le cas chant une preuve, mais un
troisime objectif les diffrencie :
tmoigner pour le compte rendu,
attester pour le procs-verbal,
tudier et proposer pour le rapport

Compte rendu/procsverbal/rapport
Ces trois crits doivent
apporter une information commune
fournir le cas chant une preuve

Ce qui les diffrencie :


tmoigner pour le compte rendu,
attester pour le procs-verbal,
tudier et proposer pour le rapport

La note administrative
document administratif d'ordre

interne

Son but
Son but est de clarifier une question ou
de provoquer des instructions

Destine qui?
un suprieur hirarchique ou un autre

service, soit pour rsumer des dossiers ou


des documents, soit pour faire le point sur
une question expliciter
un subordonn pour donner des

indications sur un travail raliser

Prsentation du document
Les mentions habituelles figurent (timbre,

objet, rfrence, date), seul le libell de la


suscription change. Il comporte le mot NOTE
suivi du destinataire qualifi par son titre
Formule de prsentation: Note l'attention

de ...
La note ne comporte ni titre de civilit ni

formule de politesse

Les diffrents types de notes

La note de service :
Son but est d'informer tout ou partie du personnel

d'une
disposition officielle concernant l'organisation du
service
Elle est archive

La note dinformation:
Utilis pour diffuser une information auprs dune ou

plusieurs personnes
Elle nest pas archive

La note explicative reprend un sujet dj

trait et y ajoute des explications

la note imprative, plus directe et plus

sche que la note explicative, constate des


erreurs ou des manquements

Conclusion/rappel
Tous ces types de courriers obissent des

rgles plus ou moins communes


Brivet, clart et concision, sont les
principales qualits dun crit professionnel
LA REGLE DOR
faire comprendre au destinataire du courrier un
maximum de choses en lui prenant le minimum
de temps