Auditores Internos de Calidad Ejercito

FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE
CALIDAD ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009
SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
1.1 HORARIO 8:00 a 17:00
CONTENIDO
I.
GENERALIDADES
NTC GP1000-2009
II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:

III. INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS
IV. GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITOR

V. ACTIVIDADES DE AUDITORA
VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITO
Objetivos Del Curso

Conocer
la evolucin de la Norma Tcnica de la Gestin Pblica

NTCGP 1000:2009 y en general de los Sistemas de Gestin de
Calidad.
Entender los conceptos y principios de gestin de la calidad,
incluidos en la Norma NTCGP 1000:2009.
Interpretar y analizar los requisitos de la Norma NTCGP
1000:2009 para la implementacin de un Sistema de Gestin de la
Calidad.
Conocer la metodologa de planeacin, ejecucin, verificacin y
control de Auditorias Internas.
Desarrollar habilidades para la preparacin de documentos de
auditoria y conocimiento de las tcnicas de la auditoria interna.
Auditar algunos procesos del Sistema de Gestin de la
organizacin conforme a los lineamientos de la Norma 19011.
I. GENERALIDADES
NTC GP1000:2009
Introduccin Beneficios Ley 872 / 2003

Detectar y
Control de
corregir
procesos, con el fin
desviaciones
de disminuir Q&R,
de los procesos.
Denuncias.
Anlisis de resultados
de estadsticas
de los procesos.
Facilitar el Control
Oportunidad para
Poltico y ciudadano
ajustar los
a la calidad de la
Procedimientos de
gestin en Entidades.
las Entidades
Origen De La Norma NTCGP 1000

LEY 872
30/12/2003
Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la
Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico y en otras Entidades Prestadoras de Servicios.
DECRETO 4110
09/12/2004
Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta
la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Origen y evolucin de la NTCGP 1000

Decreto 4485
18/11/2009
Por medio de la cual se adopta la actualizacin de
la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTCGP 1000.
El presente Decreto rige a partir de su publicacin y modifica en

lo pertinente al Decreto 4110 de 2004.
Familia Norma NTCGP 1000
FAMILIA
GP1000
ISO 19011
Gua para
auditar SG
NORMA TCNICA DE CALIDAD

EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000
Requisitos (fundamentos-vocabulario)
1. Introduccin.
1.1 Generalidades
NTCGP 1000:2009
Esta figura muestra que las

partes interesadas juegan
un papel significativo para
definir los requisitos como
elementos de entrada.
NOTA AL PIE: 1 Como parte de los principios de calidad (vase numeral 1.2) esta
norma hace nfasis en que la razn de ser de las entidades es prestar un servicio
dirigido a satisfacer a sus clientes. En este marco, y aunque no es un requisito de
esta norma, es deseable que el Sistema de Gestin de la Calidad se entienda y
emplee como una plataforma que le permite a las entidades trascender y
satisfacer tambin las necesidades no solo de los clientes sino de todas las
dems partes interesadas (vase 3.39).
NTCGP 1000:2009
GENERALIDADES
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Controles
Entradas
Actividades
de proceso
Recursos
(ej.: Indicadores)
Salidas
Identificar y administrar la secuencia e interacciones.
Entrada
Salida
Controles
Proceso
B
Proceso
A
Proceso
C
Proceso
D
NTCGP 1000:2009
PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD
1. ENFOQUE AL CLIENTE
2. LIDERAZGO
3. PARTICIPACIN DEL
PERSONAL
Determina las expectativas,

necesidades y requisitos
para la satisfaccin del
Cliente.
Personal alineado en la
direccin y propsito
de la empresa /entidad.
Excelencia de la gente con
alto grado de tica en
la utilizacin de sus
Habilidades para el
logro de los objetivos.
NTCGP 1000:2009
4. ENFOQUE BASADO
EN PROCESOS
5. ENFOQUE DE SISTEMA
PARA LA GESTIN
El resultado deseado se
Alcanza cuando las actividades
y los recursos se gestionan
como un proceso.
Manejo de un sistema de
Procesos interrelacionado
para el logro de objetivos.
MEJORA CONTINUA DEL SGC
TRANSFORMACIN
ACTUAR
PROVEEDOR
CLIENTE
HACER
Gestin de
Recursos
Medicin, Anlisis
y Mejoramiento
Realizacin
del Producto
CONTROL
REQUISITOS
CLIENTES
PLANEAR
Responsabilidad de
a Gerencia
SALIDAS
CLIENTES
ENTRADAS
Salida
PRODUCTO Y/O
SATISFACCION
SERVICIO
Entrada
NTCGP 1000:2009
A
ACTUAR
P
PLANEAR
Definir las
Metas
Actuar
Correctivamente
Verificar los
resultados
de la tarea
ejecutada
V
VERIFICAR
Definir
los mtodos
que permitirn
alcanzar las
metas
propuestas
Educar y
Entrenar
Ejecutar
la tarea y
recoger
los datos
H
HACER
6. MEJORA CONTINUA
Es la concepcin gerencial
bsica que dinamiza
la relacin entre el Hombre
y los Procesos y entre
los Procesos y los Resultados.
Ciclo P-H-V-A
NTCGP 1000:2009
7. ENFOQUE BASADO EN
HECHOS Y DATOS PARA LA
TOMA DE DECISIN.
8. RELACIONES MUTUAMENTE
BENEFICIOSAS
CON EL PROVEEDOR.
9. COORDINACIN,
COOPERACIN Y
ARTICULACIN.
10. TRANSPARENCIA.
Anlisis de datos e
informacin.
Creacin de valor y
Capacidad de las
organizaciones.
Trabajo en equipo, en y
entre entidades.
Actuaciones y
decisiones claras.
II. ESTRUCTURA DE LA
NORMA NTC GP1000:2009
NDICE
0.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
INTRODUCCIN.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.
REFERENCIAS NORMATIVAS.
TRMINOS Y DEFINICIONES.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN.
GESTIN DE RECURSOS.
REALIZACIN DEL PRODUCTO.
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA.
Anexos A, B, C Y D.
NTCGP 1000:2009
COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN
Para integrar los sistemas de control interno y de desarrollo
administrativo algunos elementos de convergencia, se han
identificado en el Anexo C de la NTCGP 1000:2009.
Ambiental
Calidad
Q
Ejemplos:
Planes de Desarrollo
Administrativo.
MECI 1000: 2005.
HS
Salud y Seguridad
NTCGP 1000:2009
OBJETO
HERRAMIENTA DE GESTION
Constituirse en una
herramienta de gestin
que permita dirigir y
evaluar el desempeo
institucional.
CALIDAD Y SATISFACCION
SOCIAL
Satisfaccin social
en la prestacin de
los servicios a cargo.
NTCGP 1000:2009
APLICACION
Los requisitos son genricos y se pretende que sean aplicables a
todas las entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003, sin
importar tipo, tamao o producto.
Oficial
Pequea
Producto
Privada
Grande
Servicio
NTCGP 1000:2009
TERMINOS Y DEFINICIONES
Entidades
Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros

prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de
2003.
Adquisicin de
bienes y servicios
Cualquier modalidad de contratacin, convenio,

concesin o provisin de bienes y/o servicios,
inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad.
Alta Direccin
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan

del mximo nivel jerrquico de una entidad.
Cliente Organizacin, entidad o persona que recibe un

producto y/o servicio.
en el que un conjunto de caractersticas

Calidad Grado
inherentes cumple con los requisitos.
NTCGP 1000:2009
Competencia
Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

habilidades
Eficacia
Grado en el que se realizan las actividades

planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados.
Efectividad
Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de

los resultados planificados, como en el manejo de los
recursos utilizados y disponibles.
Gestin
Documental
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida, desde su
origen hasta su destina final, con el objeto de facilitar
su utilizacin y conservacin.
NTCGP 1000:2009
Proceso
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o

que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente

implcita u obligatoria.
Trazabilidad
Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la

localizacin de todo aquello que est bajo
consideracin.
NTCGP 1000:2009
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
4.1
Requisitos
Generales
4.2
Requisitos
de la
Documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de
la Calidad
4.2.3 Control de
Documentos
4.2.4 Control de
los Registros
NTCGP 1000:2009
REQUISITOS GENERALES
Determinar procesos.
Proceso
A
Proceso
B
Determinar su Secuencia
Criterios y mtodos para asegurar
su eficacia y eficiencia.
Disponibilidad
informacin.
de
Recursos
Seguimiento, medicin(cuando
sea aplicable) y anlisis.
Acciones de Mejora.
Puntos de control sobre riesgos.
Proceso
C
Procedimientos
y puntos de control
Proceso
D
NTCGP 1000:2009
GENERALIDADES
Poltica y Objetivos de calidad
Manual de Calidad.
Poltica de
Calidad
______________
__________
Objetivos de
Calidad
____________
Ma
nua
de l
Ca
lida
d
Procedimientos documentados y registros

Requeridos por la Norma.
Los documentos, incluidos los registros,

requeridos que permitan asegurarse de la
eficaz planificacin, ejecucin y control de
los procesos.
NTCGP 1000:2009
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1
Compromiso de
la Direccin
5.2
Enfoque
al Cliente
5.3
Poltica
de Calidad
5.4
Planificacin
5.5
Responsabilidad
Autoridad y
Comunicacin
5.6
Revisin por la
Direccin
5.4.1 Objetivos de la
calidad
5.5.1 Responsabilidad y
Autoridad
5.6.1 Generalidades
5.4.2 Planificacin del

SGC
5.5.2 Representante de la
Direccin
5.6.2 Informacin para la

revisin
5.5.3 Comunicacin Interna
5.6.3 Resultados de la
Revisin
Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo

5
5.1 Compromiso de la Direccin
La Alta Direccin debe asegurarse de:

Comunicar a los servidores pblicos
o particulares que ejerzan funciones
pblicas la importancia de satisfacer
los requisitos.
Establecer la Poltica y Objetivos de
la Calidad.
Llevar a cabo la Revisin por la
Direccin.
Asegurar la disponibilidad de
Recursos.
Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo

5
5.3 Poltica de la Calidad.
La Alta Direccin debe establecer una Poltica de la Calidad:
Adecuada al objeto de la entidad.

Coherente con el Plan de desarrollo, planes
sectoriales, sistema de control interno, planes
estratgicos.
Compromiso cumplir con requisitos de
clientes, mejora continua eficacia, eficiencia y
efectividad.
Marco de referencia para establecer y revisar
los Objetivos de la Calidad.
Es comunicada y entendida dentro de la
entidad.
Es revisada para su continua adecuacin.
Pol
ti
de l
ca
Cali
dad
NTCGP 1000:2009
GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1
Provisin de Recursos
6.2
Talento
Humano
6.2.1. Generalidades
6.2.2 Competencia, Toma de

Conciencia y Formacin
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de Trabajo
Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 6
Talento Humano
6.1
Provisin de
Recursos
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
Implementar y mantener
el sistema de gestin de
la calidad y mejorar
continuamente su
eficacia.
Aumentar las
satisfaccin del cliente
mediante el
cumplimiento de sus
requisitos.
Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 6

6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
Se debe determinar la
competencia necesaria para
el personal que realiza
trabajos que afectan la
conformidad con los
requisitos del producto.
Proporcionar formacin
o tomar otras acciones
para lograr la
competencia necesaria.
Evaluar las acciones
tomadas efecto sobre
la eficacia, eficiencia y
efectividad.
Asegurar que el
personal es consciente
de la pertinencia e
importancia de sus
actividades.
Registros apropiados
de educacin,
formacin, experiencia
y habilidades
NTCGP 1000:2009
REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN
DEL SERVICIO
7.1
Planificacin
Realizacin del
Producto y/o
prestacin del
servicio
7.2
Procesos
relacionados con
el Cliente
7.2.1 Determinacin de
los requisitos
relacionados con el
producto y/o servicio
7.2.2
Revisin de los
requisitos
relacionados con el
producto y/o servicio
7.2.3 Comunicacin
con el cliente
7.3
Diseo y
Desarrollo
7.3.1
Planificacin
7.3.2
Entradas
7.3.3 Resultados
7.3.4
Revisin
7.3.5 Verificacin
7.3.6
Validacin
7.3.7
Control Cambios
7.4
Adquisicin de
Bienes y
Servicios
7.5
Produccin y
Prestacin del
Servicio
7.4.1
Proceso de
Adquisicin de Bienes
y Servicios
7.5.1
Control de la
Produccin
7.4.2
Informacin de la
Adquisicin de Bienes
y Servicios
7.4.3
Verificacin productos
y/o servicios
contratados
7.5.2
Validacin de los
Procesos
7.5.3 Identificacin y
Trazabilidad
7.5.4
Propiedad del Cliente
7.5.5
Preservacin del
Producto
7.6
Control de Equipos
de Seguimiento y
Medicin
NTCGP 1000:2009
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.1
Generalidades
8.2
Seguimiento y
Medicin
8.2.1
Satisfaccin del Cliente
8.3
Control del
Producto y/o
Servicio No
Conforme
8.4
Anlisis de
Datos
8.5
Mejora
8.5.1
Mejora Continua
8.2.2
Auditora Interna
8.5.2
Accin Correctiva
8.2.3
Seguimiento y Medicin de los
Procesos
8.2.4
Seguimiento y Medicin del
Producto y/o servicio
8.5.3
Accin Preventiva
NTCGP 1000:2009
GENERALIDADES
Se deben planificar las actividades de
Seguimiento, Medicin, Anlisis y Mejora
Para:
Demostrar la conformidad del producto y/o servicio

Asegurar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad.
Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de
Gestin de Calidad.
Se deben determinar los mtodos aplicables incluyendo tcnicas

estadsticas y el alcance de su utilizacin.
III.
INTRODUCCIN A LAS
AUDITORAS
3. Introduccin a las Auditorias

NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de
Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales
La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por :
el Comit Tcnico ISO /TC 176, Gestin y aseguramiento de

la calidad , Subcomit 3, tecnologas de apoyo y
el Comit Tcnico ISO /TC 207, Gestin ambiental, y el

Subcomit 2, auditora ambiental e investigaciones
ambientales relacionadas.

NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de
Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales
1.
Objeto y campo de aplicacin.
2.
Referencias normativas.
3.
Trminos y definiciones.
4.
Principios de auditora.
5.
Gestin de un programa de auditora.
6.
Actividades de la Auditora.
7.
Competencia y evaluacin de los auditores.
AUDITORA
Proceso sistemtico,
independiente y
documentado para obtener
evidencias y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de
determinar el alcance al que
se cumplen los criterios de
auditora

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
REFERENTES A LOS
AUDITORES:
Conducta tica : confianza,

integridad, confidencialidad y
discrecin.
Presentacin
ecunime:
obligacin de reportar con
veracidad y exactitud.
Debido Cuidado profesional:
la aplicacin de diligencia y
juicio al auditar.
REFERENTES A LA
AUDITORA:
Independencia:
la base
para la imparcialidad de la
auditora y la objetividad de
las conclusiones de la
auditora.
Enfoque basado en la
Evidencia : mtodo racional
para conclusiones de la
auditora
fiables
y
reproducibles.

Criterios de
Auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Nota: Los criterios de auditora se utilizan como una
referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditoria.
Evidencia de
la Auditoria
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los Criterio s de
auditora y que son verificables.
Hallazgos de
la Auditoria
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la

auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

CLIENTE
AUDITOR
Auditor:
AUDITADO
Persona con la competencia para llevar A cabo una
auditora.
Cliente de
La auditora:
Organizacin o persona que solicita una auditora

ej.
Gerencia
general/responsable
de
un
rea/director de calidad.
Auditado:
Organizacin que es auditada.

CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS
Primera Parte - por una organizacin en s misma para

sus propios propsitos.
Segunda parte - por una organizacin interesada en otra
organizacin, por ejemplo un cliente en un proveedor.
Tercera parte - por una organizacin independiente,
tpicamente para la certificacin.
Auditor
Auditado
Primera Parte
(auditora Interna)
Organizacin
Organizacin
Segunda Parte
(Auditoria Externa)
Otra
Organizacin
Organizacin
Tercera Parte
(Auditoria Externa)
Organismo
Independiente
Organizacin

OBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA
Evaluar el grado de adecuacin entre:
Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas, y Los
resultados obtenidos
Determinar la conformidad del sistema de gestin de calidad con las
disposiciones planificadas.
Proveer oportunidades de mejoramiento.
Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, verificar la
aplicacin de las disposiciones contractuales.
Reconocer la capacidad para satisfacer los requisitos especificados .
Certificar, acreditar una organizacin auditora de certificacin o
acreditacin.
Taller No. 1
- TERMINOS Y DEFINICIONES DE LA 19011 -
IV. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORAS
4. Gestin de un Programa de Auditoria

Programa de
Auditoria
Conjunto de una o ms
auditoras
planificadas
para un periodo de
tiempo determinado y
dirigidas
hacia
un
propsito especifico.
Nota: un programa de
auditora incluye las
actividades
para
planificar, organizar y
llevar
a
cabo
las
auditoras.

LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE
AUDITORAS PUEDEN BASARSE EN :
Prioridades de la direccin.
Propsitos comerciales.
Requisitos del Sistema de gestin.
Requisitos legales, reglamentarios ,
contractuales.
Necesidad de evaluar proveedores.
Requisitos del cliente.
Necesidades de otras partes interesadas.

La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora
debera asignarse a una o ms personas con conocimientos
generales de los principios de la auditora, de la competencia de
los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora.
Estas personas deberan tener
habilidades para la gestin ,
as como conocimientos tcnicos y
del negocio pertinentes para las
actividades que van a auditarse

LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL
PROGRAMA DE AUDITORA, DEBERIAN CONTENER LOS
CRITERIOS PARA:
La Programacin de las auditoras.

Seleccin de los equipos auditores y la asignacin de funciones
y responsabilidades.
Planeacin.
Preparacin.
Ejecucin.
Informe de auditora.
Seguimiento.
La conservacin de los registros de auditora.
La comunicacin de los logros globales del programa la alta
direccin.

IMPLEMENTACIN
IMPLEMENTACIN DEL
DEL
PROGRAMA
PROGRAMA
Comunicacin del programa
Evaluacin de auditores
Seleccin del equipo auditor
Provisin de recursos
Realizacin de auditoras
Revisin, aprobacin y distribucin del
informe.
Conservacin de registros.
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO YY REVISIN
REVISIN
DEL
DEL PROGRAMA
PROGRAMADE
DE AUDITORA
AUDITORA
Debe realizarse a intervalos

planificados para evaluar si se
han cumplido los objetivos y
para identificar oportunidades
de mejora.
PERIODICIDAD DESEABLE
DE LAS AUDITORAS:
6 MESES, SEGN LA
NATURALEZA DE LAS
ACTIVIDADES.
V. ACTIVIDADES DE
AUDITORA
5. Actividades de Auditoria
ETAPAS DE LA AUDITORIA
1. Determinacin de la factibilidad de la auditora.
2. Establecimiento del equipo de la auditora.
Seguimiento
Seguimiento
Programacin
Programacin
Planeacin
Planeacin
Preparacin
Preparacin
Ejecucin
Ejecucin
Informe
Informe
3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado

4. Cronograma del perodo.
1.
2.
3.
4.
Definicin de objetivos y criterio.

Planificacin de las actividades de las auditoras.
Asignacin de responsables del equipo auditor.
Establecimiento de documentos de trabajo.
1. Estudio de documentos.
2. Elaboracin de listas de verificacin.
1.
2.
3.
4.
Reunin de apertura.
Recopilacin y verificacin de informacin.
Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.
Comunicacin con el cliente y el responsable del
proceso auditado ( reuniones de retroalimentacin).
5. Preparacin de la reunin de cierre.
6. Reunin de cierre.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION
Cmo programar auditoras internas?
Considere:
La importancia de la actividad.
Estado de la actividad.
Resultado de auditoras previas.
Disponibilidad de los auditados.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION
Ejemplo: Programa de Auditoras
FECHA
(MM/DD/AA)
PROCESO A
AUDITAR
RESPONSABLE
DEL PROCESO
TIPO DE
AUDITORIA
ALCANCE DE
AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR
PLAN DE AUDITORA
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIN

Objetivos y alcance de la auditora.
Identificacin de las personas que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance.
Identificacin de los documentos de referencia (tales como la
norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento o
instructivo del auditado).
Identificacin de los miembros del equipo de auditora
Designacin del lder del equipo auditor.
Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora.
Hora y duracin esperados para cada actividad principal de la
auditora.
Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada de
publicacin.
PLAN DE AUDITORA
DEBE SER:
Aprobado por el cliente.

Comunicado a los auditores y al auditado.
Suficientemente flexible para permitir cualquier
cambio que pueda surgir.
Cualquier
revisin del plan debe ser acordado

entre las partes involucradas.
EJEMPLO FORMATO
PLAN DE AUDITORA:
Taller No. 6
- PLAN DE AUDITORIA -
ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION
Documentos de trabajo
Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones
del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos
documentos pueden ser:
Procedimientos
Listas
de verificacin
Formatos
Actas
de auditora
de No Conformidad
de Reunin
Formatos
de informes de auditora
REVISIN DE LA
DOCUMENTACION
Documentos del SGC

tales como:
Registros.
Normas.
Guas.
Procesos.
Procedimientos.
LA LISTA
DE
VERIFICACIN
Es una herramienta
para relacionar los resultados y
ayudar a hacer una sntesis.
Su contenido depende
de la situacin a
examinar.
Ayuda a preparar la
entrevista.
Permite estructurar la
auditora.
Propsitos de la lista de
verificacin:
Ayudar a la memoria.
Asegurar que se cubren los aspectos y puntos
de control.
Asegurar que la interaccin entre procesos sea
cubierta.
Asegurar profundidad y continuidad de la
auditora.
Ayudar al manejo del tiempo.
Organizar la toma de notas.
Es parte del reporte de auditora.
Ejemplo de una lista de verificacin:

HOJA DE CHEQUEO - AUDITORA
Auditoria No.: ____________
Pgina ___ de ___
Fecha: ____/_____/____ Actividad/Procedimiento: __________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________
Auditor^Principal: _ ______________________________
Auditor(es): ________________________________________________
________________________________________________
PREGUNTA ACTIVIDAD PRUEBA
EVIDENCIA
OBJETIVA
TIPO
COMENTARIOS
Mal uso de las listas de verificacin:

Los cuestionarios pueden limitar la
visin.
Los cuestionarios pueden obstruir la
comunicacin.
Un seguimiento estricto a la lista de
verificacin puede resultar en la omisin
de importantes pistas de auditora .
Taller No. 7
- LISTA DE VERIFICACION -
ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION
1. Reunin de apertura.
2. Recopilacin y verificacin de informacin.
3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.
4. Comunicacin con el cliente y el responsable
del proceso auditado.
5. Preparacin de la reunin de cierre.
6. Reunin de cierre.
Agenda de la reunin de apertura
Presentar el equipo.
Razn, alcance y criterio.
Revisin del plan de auditora
y mtodos.
Explicar acerca del muestreo.
Confidencialidad.
Mtodo de reporte.
Clasificacin de RNC.
Confirmar que el personal
est avisado y disponible.
Confirmar la logstica.
Requisitos de seguridad.
Preguntas.
El auditor debe estar listo para:
Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control.
No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar tambin, si los
procesos tienen la capacidad para producir los resultados deseados.
El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo

de gestin de mejora continua:
Programas de mejora se cumplen? recursos? adecuados?
Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras propuestas?
Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?
Mecanismos de mejora son sistemticos?
Aspectos a tener en cuenta:
Identificar el propsito de cada proceso.

Identificar las entradas y salidas.
Establecer el flujo o secuencia de
actividades.
Identificar los recursos usados.
Identificar
qu
controles
estn
implementados
(procedimientos,
instrucciones, especificaciones, etc.)
Identificar los procedimientos planeados
de monitoreo que son necesarios para
mantener el control.
Desarrollo de la auditora:
La tcnica o metodologa para ejecutar la auditora consta de
tres elementos:
La entrevista,
La observacin, y
La revisin de documentos.
Utilizar la lista de chequeo como una gua.
Identificar el circuito lgico del producto y seguirlo siempre que
sea posible.
Estar atento a cada indicio de fluya en la auditora.
Registrar las observaciones y en caso de no conformidades
validarlas con el auditado.
Evaluar.
Recoleccin y verificacin de informacin:

Consiste en obtener pruebas tangibles (objetivas) de cmo el
sistema de calidad funciona correcta y efectivamente.
Un procedimiento
EVIDENCIAS
OBJETIVAS
Un registro
Aprobaciones (vo.Bo.).
Una prctica demostrada.
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS
Recoleccin y seleccin ( a travs de
revisin de documentos
entrevistas, observacin otros)
Fuentes de informacin
Informacin
Verificacin
Evidencia de Auditora
Comparacin con los
criterios de Auditoria
Hallazgo de la Auditora
Revisin
Conclusiones de la
Auditora
1. Auditora Por Actividad

Investigacin a travs de una
de
las actividades
del sistema.
2. Auditora Por Trazabilidad
Investigacin a travs de un
caso formal, un documento,
un
producto, etc. siguiendo
su historia.
EL FONDO
QU DEBEMOS EXAMINAR?:
Recoleccin de evidencias,
Dos caminos para obtenerlas:
Cubrimiento
del tema
Quin, qu, cundo, cmo?
Exactitud de las referencias a otros
documentos
Secuencia adecuada
Coherencia
Actualizado
LA FORMA
Conformidad con la norma
fundamental de la empresa
Identificacin
LA APLICACIN
Adecuada
difusin
Efectiva implementacin
Buscar evidencias objetivas:
Actividades
Verificaciones
Calibracin
Separacin, Registros,
Autoridad, Trazabilidad
Calibracin
Programa de Calibracin
Hojas de vida
Registro Verificaciones
Revisin por la
Gerencia
Actas Rev. por la Direccin
Compras
Evaluacin Proveedores
LA ENTREVISTA
DATOS DE
ENTRADA
PROCESO
OBJETIVOS
Informacin
ETAPAS
Preguntar
Escuchar
Reformular
Tomar Notas
Agradecer
Los % de la comunicacin:
Gestos, actitudes, mirada: 75%
Expresin oral : 25%
DATOS DE
SALIDA
CONCLUSIONES
Resultados
Efectividad
Eficacia
Objetivos
Requisitos
Riesgos y consecuencias
LA ENTREVISTA
Tcnicas para hacer preguntas
Las preguntas deben:
Buscar informacin relevante.

No sugerir las respuestas.
No contener frases emotivas o deducciones.
Haga preguntas en forma natural.
Introduzca
las preguntas en la conversacin
general.
No haga preguntas cruzadas.
Evite caer en la prctica preguntas-respuestas.
?
?? ?
Los siete amigos del auditor:
Qu? Quin? Dnde? Por qu? Cundo?

Cmo?
Mustreme!
Qu hace usted?
Dnde lo almacena?
Por qu se firma?
Quin lo autoriza?
Cundo lo enva
Cmo lo recibe?
Preguntas bsicas en relacin
Con los procesos utilizando el PHVA
Cul es el objetivo de este proceso?

Quienes lo integran?
Cules son los requerimientos que se han identificado de
las partes interesadas ( Cliente, organizacin, entorno )
Cules son los recursos necesarios para el proceso?
Verificar si lo visto corresponde a lo planificado
Mirar registros, resultados, mtodos ( trazabilidad)
Preguntas bsicas en relacin
Con los procesos utilizando el PHVA
Cules son los mtodos que se aplican para monitorear este

proceso? Pedir Evidencia del monitoreo
Cules son los indicadores que se tienen de la medicin del
proceso? Pedir Evidencia de indicadores
Cul fue la ltima auditora que le realizaron?
Cmo se analizan los datos generados del proceso?

Hay datos de monitoreo o medicin por fuera de los lmites
Que se hace en estos casos?
Cules acciones y preventivas se han identificado?
Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia?
Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las
acciones correctivas
Las relaciones entre los

auditores y los
auditados son crticas
para el xito de la
auditora.
Malos hbitos a
evitar durante sus entrevistas:
Fingir atencin
Ocuparse previamente
Sobre reaccin
Interrumpir al que habla
Escuchar slo lo que queremos or
Usar el tiempo de escuchar, para
pensar en otras cosas
Enfoque exitoso para la auditora :
Establecer un clima adecuado
Observar el lenguaje corporal
Tranquilizar al auditado
Ser amigable y diplomtico
Usar una tcnica adecuada para
Explicar la toma de notas
hacer preguntas
Mantener informado al auditado
acerca de sus observaciones
Eliminar miedos
Elimine obstculos
Cuales documentos revisar?
Manual de calidad
Procesos
Procedimientos
Instrucciones de trabajo
Registros
Normas
Certificados
Listado de distribucin
Listado de documentos
Contratos
Pedidos
Mantngase observando
la evidencia fsica:
Productos
Equipo
Instrumentos
Condiciones
Operaciones
Manejo del tiempo
El tiempo es siempre corto.

Planee bien.
No permita que su auditora se
extienda demasiado.
No se enfoque en trivialidades.
Decida el tamao de la muestra
y apguese a ella.
REPORTES DE
NO
CONFORMIDAD
No conformidad:
No cumplimiento
de un requisito
ISO 9000:2005
No Conformidad Mayor :
Un requisito de la norma o criterio de

auditora no se ha tomado en cuenta, no se
ha implementado.
Alguna desviacin o incumplimiento pone en
riesgo el desempeo de todo el sistema de
gestin de calidad.
Existe producto no conforme y es enviado al
cliente deliberadamente en ese estado.
Falla sistemtica en cumplir un requisito.
No Conformidad Menor :
Incumplimiento
puntual
o
aislado de algn requisito de la
norma o criterio de auditora.
Falla no sistemtica.
Nota: Se puede levantar una

no conformidad mayor por la
acumulacin de varias no
conformidades menores del
mismo requisito o criterio
(Ver definicin de n.m. Mayor)
DOCUMENTO OBSOLETO
PLANO
1998
PLANO
2010
Redaccin de las No Conformidades
Es deseable que contengan tres
elementos:
LA EVIDENCIA
Lista de hallazgos, respaldados

con
evidencias objetivas o
atestiguadas por el auditado.
LA REFERENCIA
Al requisito de la norma y/o manual

de calidad o procedimiento. Un
requisito a la vez, el que ms aplica.
LA CONCLUSIN
Genrica, breve, precisa y aceptada

por el auditado.
Ejemplo:
IRCA QUALITY AUDITS
rea/Proceso
Clasificacin
Evidencia
Referencia
Firma
Incident Number ....................

NONCONFORMITY REPORT
Company under Audit: XYZ plc

Area under review:
rea de empaque
.
Category
MAJOR*
MINOR*
Note Number .............................

ISO 9001 Clause Number
6.4
de alimentos
* delete one
Deficiency
4 de los 18 operarios que se encontraban empacando

alimentos, no estaban utilizando los gorros y tapabocas como
lo indica el procedimiento PP-01. Cdigo del vestuario para la
evitar la contaminacin de los alimentos durante su
manipulacin .
Auditor
A. U. Ditor
Los Reportes de No Conformidad deben:
SER:
Claros
Concisos y exactos
Completos
Que describan el problema
Reportar el hallazgo explicando el

requisito que se incumple y
soportado en la evidencia objetiva.
Esto ayuda a la investigacin y sirve

al auditor como una auto
verificacin, para evitar inventar los
requisitos.
Reportes de No Conformidad
Ejemplo de Formato
IRCA QUALITY AUDITS
Incident Number ...............

NONCONFORMITY REPORT
Company under Audit: XYZ plc

Area under review:
.
Category
MAJOR*
MINOR*
Note Number ..........................

ISO 9001 Clause Number
* delete one
Deficiency
Formato utilizado para

los ejercicios
Auditor
If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for
your decision and state also what further actions the auditor should take.
Al redactar el reporte de no conformidad:
No juzgue con base en las apariencias.

Est seguro de tener la evidencia completa.
Est seguro de que su evidencia es objetiva.
En caso de duda , investigue!
Identifique las pistas para investigaciones
adicionales.
Taller No. 8
- REDACCIN NO CONFORMIDADES -
Preparacin reunin de cierre

Hacer el balance de las observaciones, incluir:
Resumen y conclusiones de la auditora
- Actividad auditada.
-Aspectos favorables.
-Aspectos no conformes.
Agenda de reunin de cierre

Agradecer al auditado y nueva
presentacin del equipo.
Reiterar la razn, alcance y criterio.
Reportar las observaciones positivas
y negativas.
Declaracin
Confidencialidad.
Resumen General.
Preguntas y respuestas.
Acciones correctivas y
plazos.
Seguimiento.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME
Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de

clausura.
Contiene el alcance y el objetivo de la Auditora.
Fecha de Auditora.
Equipo Auditor.
Los documentos de referencia consultados.
No Conformidades u Observaciones detectadas.
Puntos fuertes de la actividad auditada.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME
Aprobacin y distribucin
El informe debe:
1. Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es posible,
las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe
acordarse una fecha revisada de emisin.
2. Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor, revisado y
aprobado como est definido en los procedimientos
documentados.
3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la
auditora.
El informe es propiedad del cliente y su confidencialidad debe ser
respetada y salvaguardada apropiadamente por los integrantes del
equipo de auditora y todos los destinatarios del informe.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - SEGUIMIENTO
En el tiempo acordado.
Revisin de evidencia
documental.
Auditoria nuevamente
en el sitio.
Solamente revisar las
acciones correctivas.
No se empieza todo
nuevamente.
Evidencia documental
Para el seguimiento.
Registros.
Certificados de
entrenamiento.
Procedimientos
modificados.
Fotografas.
Videos.
ETAPAS DE LA AUDITORIA - TERMINACION
La auditora termina cuando se han concluido todas las actividades
indicadas en el plan de auditora, incluyendo la distribucin y |
aceptacin del informe de auditora.
Auditor
Identifique,anote
& comunique
Aprueba NC
Prepare RNC
Reconoce e investiga
Acuerdo tiempo
Revisa eficacia
Auditado
Propone la
Accin Correctiva
Implementa,
verifica & notifica
VI. COMPETENCIA Y
EVALUACION DE
AUDITORES
Responsabilidades Auditores
Reportar las observaciones, no
conformidades y fortalezas.
Seguir
el
plan
y
los
procedimientos de Auditoria.
Verificar
las
acciones
Permanecer
dentro
del
correctivas.
alcance de la auditora.
Cooperar con y apoyar al
Planear y ejecutar las labores
auditor lder.
individuales efectivamente.
Recolectar
y
analizar No retener y/o mantener
evidencias con exactitud.
documentacin.
Mantener la confidencialidad.
Actuar de manera tica.
Responsabilidades Adicionales del Auditor Lder

Presidir
Obtener toda la informacin

requerida para la planificacin.
Ayudar a la seleccin del
equipo.
Preparar el plan de auditora.
Asignar tareas individuales.
Asegurar que los documentos
de trabajo estn preparados.
Representar el equipo de
auditora.
las reuniones
apertura y cierre.
de
Asegurar
el progreso de la
auditora de acuerdo al plan.
Asegurar que las reuniones de
enlace se lleven
regularmente.
cabo
Asegurar que los resultados de
auditora sean reportados de

una forma clara, concluyente y
sin demoras.
Auditor Interno
Auditor Externo
Poder limitado dependiendo

del respaldo gerencial
Un compromiso y respaldo
insuficiente de la gerencia
puede arriesgar la efectividad
de las auditoras internas
Conoce la gente, lo cual
puede
ayudar
a
la
comunicacin
Gua para el auditor externo
Alto grado de poder, no abuse

de l
Sus recomendaciones son de
gran
importancia
para
el
auditado, asegrese que estn
bien fundamentadas
Un punto de vista externo ayuda
a identificar problemas
Ayuda a la auditora interna
Imparte conocimiento
Competencia Auditores
Experiencia laboral.
Experiencia en Auditoras.
Formacin como auditor.
Conocimientos y habilidades
especficos de calidad.
Atributos personales.
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs

del continuo desarrollo profesional y de la participacin regular en
auditoras.
Habilidades Auditores
Perceptividad
Habilidad para entender
el problema rpidamente
sin saltar a conclusiones.
Persistencia
La habilidad para vencer las
dificultades y mantener el
curso de accin planeado a
pesar de las contrariedades.
Enfoque Disciplinado
Habilidad para enfocar un
problema lgica y
sistemticamente.
Habilidad para definir los
lmites de responsabilidad del

rea de investigacin.
Punto de vista flexible

La habilidad para ver cosas
desde diferentes puntos de
vista y adaptarse a
circunstancias cambiantes.
Habilidades Tcnicas
Habilidad para investigar y determinar el
grado de cumplimiento en todas las
reas y procesos.
Habilidades de
Presentacin
La habilidad para expresar
claramente juicios, ideas y
propuestas, tanto oral como por
escrito.
Habilidades Sociales
Habilidad para comunicarse

y trabajar con otras
personas de diferentes
niveles y experiencia.
Caractersticas Positivas
Tenaz.
Corts.
Amigable.
Servicial.
Constructivo.
Informativo.
Perceptivo.
Juicioso.
Mente abierta.
Diplomtico.
Honesto.
Maduro.
Modesto.
tico.
Caractersticas para Evitar

Inflexible.
Criticn.
Polmico.
Agresivo.
Desconsiderado.
Inconsistente.
Indeciso.
Perezoso.
Errtico.
Susceptible.
No prctico.
Sabelotodo.
Declogo del Auditor

Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique
siempre principios ticos y morales; en su comportamiento y en
su desempeo profesional.
Sea discreto y mantenga la confianza en la informacin
obtenida.
Cumpla
estrictamente
las
normas
y
disposiciones
reglamentarias de la organizacin auditada
La auditora no se realiza en el escritorio del gerente o en la
sala de conferencias. Evale con objetividad en el sitio de los
acontecimientos.
Mantenga siempre el control de la auditora y compruebe todas
las informaciones personalmente. Case a los parmetros
preestablecidos para la ejecucin de la misma.
Declogo del Auditor

Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la
cortesa no est dems y siempre es el mejor camino.
Concntrese. Evite que sus pensamientos su atencin se
desve.
No se considere demasiado bueno como para no aprender
de los dems. Recuerde que cada auditora es una
experiencia nueva.
Asegrese de conocer plenamente los hechos y de
obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados,
antes de emitir cualquier juicio.
Exponga los hechos ajustndose a la realidad sin herir
susceptibilidades o crear conflictos.

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FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE

CALIDAD ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009

SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

1.1 HORARIO 8:00 a 17:00

II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:

IV. GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITOR

VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITO

Objetivos Del Curso

la evolucin de la Norma Tcnica de la Gestin Pblica

Introduccin Beneficios Ley 872 / 2003

procesos, con el fin

Origen De La Norma NTCGP 1000

Origen y evolucin de la NTCGP 1000

El presente Decreto rige a partir de su publicacin y modifica en

Familia Norma NTCGP 1000

NORMA TCNICA DE CALIDAD

Esta figura muestra que las

Identificar y administrar la secuencia e interacciones.

Determina las expectativas,

NORMA NTC GP1000:2009

Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros

Cualquier modalidad de contratacin, convenio,

Persona o grupo de personas que dirigen y controlan

Cliente Organizacin, entidad o persona que recibe un

en el que un conjunto de caractersticas

Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

Grado en el que se realizan las actividades

Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos

Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o

Documento que presenta resultados obtenidos o

Necesidad o expectativa establecida, generalmente

Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la

Procedimientos documentados y registros

Los documentos, incluidos los registros,

5.4.2 Planificacin del

5.6.2 Informacin para la

5.5.3 Comunicacin Interna

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo

5.1 Compromiso de la Direccin

La Alta Direccin debe asegurarse de:

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo

5.3 Poltica de la Calidad.

La Alta Direccin debe establecer una Poltica de la Calidad:

Adecuada al objeto de la entidad.

6.2.2 Competencia, Toma de

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 6

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 6

Demostrar la conformidad del producto y/o servicio

Se deben determinar los mtodos aplicables incluyendo tcnicas

3. Introduccin a las Auditorias

La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por :

el Comit Tcnico ISO /TC 176, Gestin y aseguramiento de

el Comit Tcnico ISO /TC 207, Gestin ambiental, y el

3. Introduccin a las Auditorias

Objeto y campo de aplicacin.

Gestin de un programa de auditora.

Competencia y evaluacin de los auditores.

3. Introduccin a las Auditorias

3. Introduccin a las Auditorias

Conducta tica : confianza,

3. Introduccin a las Auditorias

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Pgina _ de _

Fecha: __/_/ Actividad/Procedimiento: ________________________________________