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ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS

El trabajo generalmente envuelve


operaciones o proyectos, ambos
pueden traslaparse y comparten
muchas caractersticas, como:
Son desarrollados por personas.
Cuentan con recursos limitados.
Se planean, ejecutan y controlan.

Las operaciones y los proyectos


difieren principalmente en que las
operaciones son continuas y
repetitivas, mientras que los
proyectos son temporales y nicos.
Adems, los proyectos
frecuentemente son implementados
para alcanzar los planes
estratgicos de la compaa.

Qu es un proyecto?
Un proyecto es una tarea
temporal asumida para lograr
un nico producto o servicio.
Temporal significa que cada proyecto tiene un principio y
un fin.
nico significa que el producto o servicio es diferente de
alguna forma de otros productos o servicios.

Qu es un proyecto?

Es una secuencia nica, compleja y


conectada de actividades que tienen
un objetivo o propsito, las cuales
deben ser completadas en un
tiempo especfico, bajo un
presupuesto y de acuerdo a ciertas
especificaciones.

Los proyectos son asumidos a todos


los niveles de la organizacin.
Pueden envolver a una o a muchas
personas.
Su duracin puede ir de varias
semanas a aos.
Los proyectos pueden involucrar una
sola rea o pueden cruzar los lmites de
la organizacin.
Los proyectos adquieren autonoma.

Qu es la administracin de
proyectos?
Es la aplicacin de conocimiento, habilidades,
herramientas y tcnicas para conocer los
requerimientos de un proyecto y planear
actividades. Asimismo, es el proceso de
planear, organizar y administrar tareas y
recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitaciones de tiempo,
recursos o costo.

La mayora de los proyectos comparten


actividades comunes, como:
La divisin del proyecto en tareas de
fcil manejo.
La programacin de las tareas.
La comunicacin entre los miembros
del equipo.
El seguimiento de las tareas a medida
que progresa el trabajo.

Adems, todos los proyectos constan de tres


fases principales:
Crear el plan.
Administrar y realizar un seguimiento del
proyecto.
Cerrar el proyecto.

Entre ms se conozca acerca del


proyecto, la habilidad para manejarlo
ser mejor

REAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP


Integracin es el proceso requerido para asegurar la
coordinacin de los elementos.
mbito es el proceso requerido para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar
el trabajo exitosamente.
Tiempo es el proceso requerido para asegurar su
oportuna terminacin.
Costo es el proceso requerido para asegurar que el
proyecto sea completado con el presupuesto aprobado.
Calidad es el proceso requerido para asegurar la
satisfaccin del proyecto en s.

REAS DE CONOCIMIENTO
Recursos humanos es el proceso requerido para
capitalizar adecuadamente los conocimiento y
habilidades de las personas requeridas.
Comunicacin es el proceso requerido para asegurar
oportunamente la generacin, recoleccin, la
diseminacin, el almacenamiento y la ltima disposicin
de la informacin.
Riesgos es el proceso requerido y anticipado para
identificar, analizar y responder a los riesgos.
Obtencin es el proceso requerido para adquirir bienes y
servicios del exterior necesarios para la administracin
del proyecto.

Ventajas de administrar un proyecto


Asegura que exista una previa planeacin,
organizacin y administracin de tareas y
recursos para alcanzar un objetivo concreto.
Asegura la aplicacin de conocimiento
habilidades, herramientas y tcnicas para
planear actividades adecuadamente .

Ventajas
Se toma en cuenta el tiempo, el dinero, el
mbito, la interaccin y flexibilidad entre ellos.
Asegura la seleccin de la mejor gente y sus
habilidades.
Adems, prev la comunicacin, los riesgos,
las restricciones y el medio ambiente donde
se desarrollar el proyecto.
Aumenta las probabilidades de xito del
proyecto.

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS


MBITO DEL PROYECTO
Formular el problema u oportunidad.
Establecer la meta del proyecto.
Definir los objetivos del proyecto.
Identificar los criterios de xito.
Listar las suposiciones, riegos y
obstculos.

DESARROLLO DEL PROYECTO


Identificar las actividades.
Estimar la duracin de las actividades.
Determinar los recursos requeridos.
Construir y analizar las relaciones.
Preparar la propuesta y costo del proyecto.

EJECUCIN DEL PROYECTO


Reclutar y organizar al equipo.
Establecer las reglas de operacin del equipo.
Nivelar los recursos.
Programar el trabajo.
Documentar el trabajo.

MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO


Establecer un sistema de monitoreo.
Instalar herramientas de control de cambios.
Definir proceso de resolucin de problemas.
Monitorear real vs. plan.
Revisar y retroalimentar lo planeado.

CIERRE DEL PROYECTO


Obtener el beneplcito del cliente.
Suministrar los entregables.
Completar la documentacin.
Auditar la implementacin.
Emitir el reporte final.

MBITO DEL PROYECTO


Formular el problema u oportunidad.
Establecer la meta del proyecto.
Definir los objetivos del proyecto.
Identificar los criterios de xito.
Listar las suposiciones, riegos y obstculos.

PLANEACIN DEL PROYECTO


1.Establecer el objetivo (SMART) del
proyecto.
2.Escoger una estrategia bsica para lograr
el objetivo.
3.Dividir el proyecto en actividades o pasos.
4.Determinar el estndar de ejecucin (das,
semanas, etc.) para cada actividad..
5.Determinar el tiempo necesario para
completar cada actividad.

6.Determinar la secuencia apropiada para


completar las actividades y aadir esta
informacin al programa del proyecto total.
7.Designar el costo de cada actividad y
agregarlo al presupuesto del proyecto.
8.Designar el personal necesario, incluyendo
las posiciones, deberes y
responsabilidades correspondientes.
9.Determinar que adiestramiento es
necesario para los miembros del proyecto.
10.Desarrollar las polticas y procedimientos
necesarios.

QU

se quiere hacer

Naturaleza del proyecto

POR QU

Se quiere hacer

Origen y fundamentacin

PARA QU

Se quiere hacer

Objetivos, propsitos.

CUNTO

Se quiere hacer

Metas

DNDE

Se quiere hacer

Localizacin fsica (ubicacin


en el espacio)

CMO

se va hacer

Actividades
Metodologa.

CUNDO

se va hacer

Cronograma (ubicacin en el
tiempo)

A QUINES

va dirigido

Destinatarios o beneficiarios

QUINES

lo van a hacer

Recursos Humanos

CON QU

se va hacer
se va costear

Recursos materiales
Recursos financieros.

tareas.

DESARROLLO DEL PROYECTO


Identificar las actividades.
Estimar la duracin de las actividades.
Determinar los recursos requeridos.
Construir y analizar las relaciones.
Preparar la propuesta y costo del proyecto.

TRINGULO DEL PROYECTO


DINERO

LMITES

RECURSOS

CALIDAD
TIEMPO

Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros.


Aunque todos los elementos son importantes, normalmente
uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin
entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y
determina la clase de problemas que encontrar y las
soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar
delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil
planear y administrar el proyecto.

PLANEACIN DEL COSTO


Mano de obra.
Maquinaria, herramienta y equipo.
Materia prima.
Costos indirectos (gastos administrativos).
Utilidad.

EJECUCIN DEL PROYECTO


Reclutar y organizar al equipo.
Establecer las reglas de operacin del
equipo.
Nivelar los recursos.
Programar el trabajo.
Documentar el trabajo.

REGLAS PARA UN PROYECTO


1.Fijar una meta clara.
2.Precisar los objetivos.
3.Establecer juntas de control.
4.Ilustrar grficamente el programa de trabajo.
5.Capacitar a las personas y a los equipos.
6.Reforzar el compromiso y entusiasmo del
personal.
7.Retroalimentar constantemente al personal.
8.Estimular el liderazgo, la facultacin, la
creatividad y la toma decisiones.

MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO


Establecer un sistema de monitoreo.
Instalar herramientas de control de cambios.
Definir proceso de resolucin de problemas.
Monitorear real vs. plan.
Revisar y retroalimentar lo planeado.

CIERRE DEL PROYECTO


Obtener el beneplcito del cliente.
Suministrar los entregables.
Completar la documentacin.
Auditar la implementacin.
Emitir el reporte final.

TERMINACIN DEL PROYECTO

1.Probar el resultado para ver si trabaja.


2.Escribir un manual de operaciones.
3.Completar los planes finales.

4.Entregar el resultado del proyecto al cliente.


5.Adiestrar a los usuarios del proyecto.
6.Reasignar al personal del proyecto.
7.Entregar el equipo, materiales,
instalaciones y suministros sobrantes.

TERMINACIN DEL PROYECTO


8.Documentar las lecciones aprendidas
(errores, aciertos, recomendaciones, otros).
9.Documentar las actuaciones del personal.
10.Proporcionar una retroalimentacin final a
todo el personal.
11.Escribir un informe final.
12.Revisar el proyecto con la gerencia.
13.Declarar el proyecto terminado.

A
M
A
R
G
A
DI

D
S

G
E

T
T
AN

El diagrama de Gantt consiste en una


representacin grfica sobre dos
ejes; en el vertical se disponen las
tareas del proyecto y en el horizontal
se representa el tiempo.

CARACTERSTICAS
Cada actividad se representa mediante un
bloque rectangular cuya longitud indica su
duracin; la altura carece de significado.
La posicin de cada bloque en el diagrama
indica los instantes de inicio y finalizacin de
las tareas a que corresponden.
Los bloques correspondientes a tareas del
camino crtico acostumbran a rellenarse en
otro color.

Tarea

Predec.

Duracin

D, E, F

Como ventajas tendramos la facilidad de


construccin y comprensin, y el
mantenimiento de la informacin global del
proyecto. Y como desventajas, que no
muestra relaciones entre tareas ni la
dependencia que existe entre ellas, y que el
concepto de % de realizacin es un concepto
subjetivo.

S
O
T
A
M
R
O
F

1. Matriz de Actividades
Tabla que permite identificar por medio de una clave
todas las actividades que intervienen en el proceso.
Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________
Area: _____________________ Responsable: _____________

Clave (Id)

Actividad

1. Elaboracin de la Matriz de Secuencias


En esta tabla de secuencias debemos sealar cuales actividades
son simultaneas, cules inmediatas anteriores y cules inmediatas
posteriores, tomando en cuenta: los recursos, el proceso
constructivo, las caractersticas propias del proyecto, etc.
Proyecto: _______________________

Fecha inicio:________

Area: _____________________ Responsable: _____________


Clave (Id)
Actividad

Actividad

Anterior
Predecesora

Simultanea

Posterior

1. Asignacin de tiempo:
En esta tabla se asigna el tiempo que se requiere para llevar acabo
la actividad.
Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________
Area: _____________________ Responsable: _____________
Clave (Id)
Actividad

Actividad

Duracin (das)
Optimista

Normal

Pesimista

PROGRAMA DE ACTIVIDADES AMP GM


Proyecto:

Lider:
Actividad

No.

Fecha de
Duracin Predecesor
inicio
137 days

Fecha de
Trmino

Responsable

ID

PHASE 1 START DATE (Planning)

02

BP Release for Distribution / PSW Notification F0011-C

1 day

Sales

03

Obtain Blueprint

1 day

Sales

04

Estimating sheet F0027-C

1 day

Estimating

05

Manufacturing layout sheet F0026-C

1 day

Estimating

06

Project and Routing Template F0226-C

1 day

Estimating

07

Start Cost Form F0068-C

1 day

Sales

08

Assign Launch Team

1 day

Plant Manager

09

Initial Launch Meeting

1 day

2,3,4,5,6,7,8

Sales

10

Determine Training

1 day

Plant Manager

11

Review Launch Model

1 day

Plant Manager

12

Elect Launch Leader

1 day

Launch Team

13

Elect Recorder

1 day

Launch Team

14

Start Question Log

1 day

Recorder

15

Establish Breakout Teams

1 day

Launch Team

16

Initiate M.S. Project AMP timing chart

1 day

15

Launch Team

17

Review incoming material design

1 wk

18

Procure/Request DFMEA

1 wk

15

Sales Engineer

19

Review prototype activities

1 day

Product Engineer

20

Review Production SC'S

1 day

Process/Gauge

21

Determine initial feasibility of processing to quote

1 wk

15

Launch Team

Supplier Team