CAPITULO I.

DEFINICIONES Y
CONCEPTOS BASICOS
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y SU
EVALUACION

DEFINICION DE CONTROL INTERNO.En concordancia con lo dispuesto en los artculos 209 y 269 de la Constitucin
Poltica y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para una Empresa
de Servicios Pblicos de Colombia, el sistema integrado por un esquema de
organizacin, con su conjunto de planes, mtodos, principios, normas y
procedimientos, as como los confiables mecanismos de verificacin o evaluacin,
adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestin, de todas las
actividades, operaciones y actuaciones, as como la utilizacin de la informacin y
la proteccin de todos los bienes y recursos, para que la administracin se realice
aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas
trazadas por el gerente y en atencin al cumplimiento de las metas u objetivos
previstos en la Planeacin.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.En desarrollo de lo dispuesto por los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, la Ley No. 87 de 1.993 se
establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, los
siguientes:
1)

Proteger los recursos de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que los afecten.

2)

Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la

correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de su misin institucional.

3)

Velar porque todas las actividades y recursos estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos .

4)

Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional.

5)

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros.

6)

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en
la organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos.

7)

Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia,
d isponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.

8)

Velar porque una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia disponga de procesos de planeacin y
mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
caractersticas especificas.

CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE

SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
El Sistema de Control Interno en una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, de conformidad con lo dispuesto
en la Ley No. 87 de 1993, debe tener las siguientes caracteristicas:
1)
El Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, forma parte
integrante
de los sistemas contables, financieros, de planeacin, de informacin y operaciones existentes
y
adoptados por la misma en forma tcnica.
2)

Corresponde al Gerente de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, la responsabilidad de

establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misin institucional.

3)

En cada rea de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, el funcionario encargado de dirigirla
es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su Jefe inmediato, de
conformidad con los niveles de autoridad .

4)

La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control

Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones para mejorarlo.

5)

Todas las transacciones de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia debern registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos .
financieros , estadisticos y de labores del personal.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
DE COLOMBIA
Es responsabilidad del Gerente de la Empresa , mplementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicacin del
Sistema de Control Interno:
1)

Establecer los objetivos y metas tanto generales como especficas, as como la formulacin de los planes operativos
que sean necesarios.

2)

Definir polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos.

3)

Adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes.

4)

Delimitar con precisin la autoridad y los niveles de responsabilidad.

5)

Adoptar las normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.

6)

Direccin y Administracin del personal de la Empresa conform un sistema de reconocimiento de

mritos y sanciones.

7)

Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno.

8)

Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestin de la Empresa.

9)

Establecer sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y el control.

10)

Organizar los mtodos confiables para la evaluacin de la gestin.

11)

Establecer programas de induccin, capacitacin y actualizacin de directivos y dems personal de la Empresa .

12)

Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
La organizacin y los procedimientos de una Empresa se disearn y aplicarn fundamentados en los siguientes principios:
1.
disponga.

Integridad: Se establecer en una Empresa cubriendo todas sus reas, actividades y los recursos de los que sta

2.

Obligatoriedad: Las normas y procedimientos son de carcter obligatorio para todos los funcionarios de la
Empresa.

3.

Continuidad: El Sistema de Control Interno de la Empresa funcionar en forma continua y permanente, sin
excepcin alguna.

4.

Complementariedad: Los mtodos y procedimientos deben adoptarse con un criterio de complementariedad en

relacin con la gestin administrativa de tal manera que no dificulten, retrasen o demoren la marcha de sta.

5.

Perfectibilidad: La Gerencia de la Empres debe propender por el contino perfeccionamiento de la organizacin,

de los mtodos y procedimientos de Control Interno para actualizar permanentemente su capacidad de respuesta.

6.

Eficiencia y Economa: Las intervenciones de Control Interno deben ser las mnimas indispensables para obtener los
resultados esperados a un costo razonable.

7.

Planeacin oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un
programa o plan que contemple la produccin oportuna de los resultados y decisiones que a l corresponde.

RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de una Empresa de
Servicios Pblicos de Colombia, ser responsabilidad del Gerente en su condicin de
Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la aplicacin de los mtodos
y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control
Interno, ser responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes,
dispuestos en las oficinas, reas o dependencias de conformidad con las funciones,
competencias y recursos que les han sido sealados, llegando al denominado auto control. Por lo tanto corresponder ejercer el sistema de Control Interno a todos desde
el superior jerrquico inmediato de cada servidor, bajo la denominacin de
Responsabilidad Administrativa de la Gestin. Concluyendo que si las Empresa
fracasan es porque fracasa su lider principal o sea su gerente.

CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.Desde el punto de vista de los objetivos de la Evaluacin de los Sistemas de Control se clasifican en :
Administrativos o de Gestin y Contables o Financieros.
1.

Sistema de Evaluacin del Sistema de Control Interno Administrativo o de Gestin :

El control Interno Administrativo est compuesto por todos los mtodos y procedimientos
relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones, la adhesin a las polticas
generales. Normalmente incluyen controles a travs del anlisis estadstico, estudios de tiempos
y movimientos, informes de actuacin, programas de adiestramiento de personal, controles de
calidad, etc.

2.

Sistema de Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable:

Comprende el estudio del plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que tienen
que ver principalmente con los aspectos financieros y estn relacionados directamente con la
proteccin de los activos y la confiabilidad de los recursos econmicos. Generalmente incluyen
controles tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de tareas,
relativas a
la anotacin de registros e informes contables, custodia de los activos y los controles
fsicos sobre
todos los bienes.

CAPITULO II

CONCEPTOS
GENERALES DE LA
EVALUACIN

NNORMAS DE EVALUACION
Las normas de evaluacin generalmente aceptadas, se definen como los principios generales que dirigen y orientan el
trabajo de EVALUACION, estableciendo el marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las acciones a
tomar en la planeacin, ejecucin y elaboracin del informe. Dichas normas son:
1)
Normas Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la calidad de trabajo en el ejercicio de su
profesin del evaluador.
a.
Formacin tcnica y Capacidad Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe
tener una capacidad as como la ms alta formacin tica y moral, que lo coloque en condiciones de desempear
satisfactoriamente sus funciones.
b.
Independencia, Integridad y Objetividad.- Los evaluadores deben tener independencia mental
en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
La
Independencia supone una actitud mental que permita
actuar con libertad respecto al juicio profesional, para
lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposicin que limite su imparcialidad en la consideracin objetiva de
los hechos, as como en la formulacin de las conclusiones.
La Integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le
obliga a ser honesto y sincero en la realizacin de su trabajo y en la emisin de su informe. En consecuencia, todos y
cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable.
La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del
evaluador. Para ello debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad.
c.
Diligencia Profesional.- La debida diligencia profesional impone a cada funcionario que
interviene en la evaluacin, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecucin de trabajo y en la
emisin del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisin crtica a cada nivel de supervisin del trabajo
efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de evaluacin.

2)
Normas relativas a la ejecucin del trabajo.- las normas de evaluacin relativas
trabajo tienen
como objetivo la determinacin de los procedimientos de evaluacin, que han de ser
evaluadores
en la realizacin de la labor, comprende:
a.

a la ejecucin del
observados por los

Planeacin y Supervisin: La planeacin es el conjunto de actividades ordenadas tomadas antes de la

ejecucin del exmen, con miras a fijar la lnea de accin a seguir.

La supervisin consiste en la asistencia tcnica, profesional y oportuna prestada al grupo de evaluadores

aportando de esta manera criterios para la mejor comprensin de los objetivos y los procedimientos para lograrlos; de tal
forma forma que el producto final de control, este garantizado en cuanto a su calidad.
b.
Estudio y Evaluacin del Sistema de Control Interno.- Tiene por objeto conocer como opera el Control
Interno existente, no solamente en los planes de la direccin, sino en la ejecucin real de las operaciones cotidianas, de
manera que se pueda confiar en l como base para la determinacin de la extensin y oportunidad de los procedimientos
de evaluacin.
c.
Obtencin de evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes, competentes y relevantes, que le
permitan al evaluador contar con una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo cual se deben
preparar unos adecuados papeles de trabajo que soporten el resultado de su exmen y respalden su opinin.
3)

Normas relativas al informe.- Como resultado de la evaluacin se presentar un informe final por escrito en el cual se
har constar todos los aspectos relacionados con la gestin y perodo evaluado o examinado.
Las situaciones significativas que se desprendan, en el marco de la evaluacin y que por su naturaleza no impliquen
aviso de observaciones, sino que requieran una accin correctiva inmediata, deben ser oportunamente informadas a los
responsables, conjuntamente con las recomendaciones pertinentes para la adopcin de medidas necesarias tendientes a
mejorar las situaciones detectadas por el evaluador.

EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION

El muestreo estadistico en la evaluacin es la aplicacin de un procedimiento selectivo de
evaluacin en cumplimiento sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que
componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase de transacciones para permitir al
evaluador obtener evidencia de alguna caracterstica y llegar o ayudar a llegar a una conclusin
sobre dicha caracterstica. Es importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen
dentro de la definicin de muestreo. Las pruebas que se efectan sobre el 100% de los items de una
poblacin no involucran un muestreo.
La porcin de los datos que se han de exminar se llama muestra y el total de los datos acerca de
los cuales el evaluador desea llegar a una conclusin se llama universo.
Al disear una muestra el evaluador aplica su juicio al considerar:
1)
Cules son los objetivos de la evaluacin?
2)
Cul es el universo y cul es la unidad?
3)
Cul ser el mtodo de seleccin para el muestreo?
4)
Evaluacin e interpretacin de los resultados.

EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.El evaluador debe exminar una serie de documentos para evaluar el control interno, por
tanto se ver limitado si el volumen y tamao de estos documentos es alto y deber
programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra
que de confianza hacia el universo de una operacin.
Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a travs del muestreo
estadstico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prcticas sobre
el muestreo estadstico.
El muestreo estadstico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma
que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones
sobre las cuales se efectan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluacin del
sistema de control interno.

El evaluador usa su juicio para determinar el tamao de la muestra, observando los siguientes criterios:
1)
2)
3)
4)
5)

La muestra o grupo de documentos seleccionados para exmen debe ser representativa de todo el
conjunto del que se extrajo.
El tamao de la muestra vara inversamente con la calidad del sistema de control interno.
El exmen de los documentos includos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita
hacer una inferencia adecuada respecto al universo.
El muestreo involucra riesgos puesto que del exmen de la muestra, puede resultar una conclusin
inadecuada.
Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar
una opinin respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado.

El mtodo de muestreo estadstico tiene tres caractersticas:

1)
2)
3)

Es un mtodo para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada rengln en el universo que se
est muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido.
Es un mtodo para medir lo adecuado (precisin-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los
riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra.
Es un mtodo para ajustar los tamaos de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de
exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la
muestra.

En la evaluacin del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de
cumplimiento.

SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.Para que la teora de la probabilidad sea aplicable se necesita algn mtodo de seleccin aleatoria. las
principales modalidades de seleccin aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo
estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamao.
En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser
seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en trminos de
caractersticas semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al
tamao es un mtodo de seleccin de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos.
La seleccin inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadsticos
distinugen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de
error ocasionado por la utilizacin de una muestra para extraer conclusiones ms que para exminar la
poblacin. En la evaluacin del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de
muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluacin aplicado a una muestra de
transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusin diferente de la que resultara
aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.

EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluacin estadstica. Un
evaluador no puede limitar su estudio a un anlisis matemtico de los resultados.
Cuando se utiliza el muestreo estadstico tanto la planeacin como la evaluacin
implican un estudio de precisin, confiabilidad, tamao de la muestra y una medida de
la dispersin o variabilidad.
Cuando se evalan los resultados de la muestra han cambiado dos cosas: estar dado el
tamao de la muestra y habr un ndice de error o desviacin estndar observado ms
que anticipado. Por lo tanto, la evaluacin exige calcular de nuevo la precisin y la
confiabilidad alcanzada.

TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO
Las pruebas en evaluacin pueden ser:
1)
Pruebas de Cumplimiento: Se efectan para verificar el grado de eficiencia c
que el sistema de control interno funciona y con base en est eficiencia
determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento, en general, son para indagar cmo produjeron las
operaciones y cmo se procesaron los documentos para dar respuesta a las
sigientes preguntas: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios?;
cmo se
llevaron a cabo?, quin los llevo a cabo?, etc.
2)
Pruebas Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido logrados
los
objetivos finales de una gestin sobre la cual debe dar su concepto el evaluador.
Incluyen: pruebas en detalle de las transacciones operativas y financieras;
revisiones analticas de las cifras y sus tendencias significativas, la consecuente
investigacin de fluctuaciones poco usuales y de partidas u operaciones
cuestionables.
3)

Pruebas de Doble Propsito: Son aquellas que se realizan para obtener

evidencia que los procedimientos de control interno estn siendo aplicados en la
forma establecida y simultneamente validar los resultados obtenidos con las
operaciones.

PAPELES DE TRABAJO
Consisten en el conjunto de documentos que registran las diversas operaciones
efectuadas por los evaluadores en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto
de conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a la
administracin, mediante la aplicacin de normas aceptadas y procedimientos de
evaluacin generalmente utilizados.
Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre la que se fundamentan los
informes de la Direccin de Control Interno bajo la aplicacin de una debida
independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen las pruebas y
exmenes realizados a los Manuales de Control Interno (Procedimientos), midiendo
su eficacia, eficiencia y economicidad acorde con las polticas y objetivos de la
entidad.
Los papeles de trabajo deben contener entre otros los siguientes aspectos:
1)
El respaldo claro y preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y
recomendaciones.
2)
Los resultados y alcance del exmen a las operaciones y polticas de la
entidad.
3)
Informacin que sea til y sustancialmente importante para el exmen.

OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

1)
2)
3)
4)
5)
6)

Proporcionar la suficiente informacin que faciliten y respalden los

informes.
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en
el informe.
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los
procedimientos de evaluacin aplicados.
Servir de guia en revisiones subsecuentes.
Determinar el cumplimiento de las polticas y objetivos del manual de
control interno.

Para el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben contener en

una manera ordenada los datos, calculos, anlisis, extractos, y dems documentos
que junto con el programa de evaluacin y el analiss del manual de control interno,
conduzcan a la emisin de recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren
el mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la Empresa.

CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se

clasifican en dos tipos:
1)

Archivo permanente: Consiste en el conjunto de documentos que se utilizan por su

importancia en todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar:
- Constitucin politica, leyes, decretos, estatutos, reglamentaciones y normas vigentes.
- Historial legislativo sobre creacin de la entidad (Ley).
- Organigrama.
- Manual de control interno. (Procedimienos Integral).
- Manual de Funciones
- Presupuestos.
- Estados financieros.
- Copias de actas.
- Sistema de procesamiento electrnico de datos
- Informes de la contraloria
- Lista de directivos y asesores

2)

Archivo Corriente: Est compuesto bsicamente por el programa de evaluacin

ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo deben ser
preparados en hojas de tamao estndar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda.
1)

Planificacin y elaboracin.- Los elementos base del exmen, as como los contenidos del programa de evaluacin
permiten determinar de acuerdo a su necesidad la elaboracin de formatos predefinidos que
contemplen los papeles de trabajo, en concordancia con la metodologa planteada.
Para su elaboracin deben determinarse una serie de requisitos que le permitirn al evaluador un manejo ms
apropiado, no solo por el orden, sino por la uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado.
Todo papel de trabajo debe contener como mnimo los siguientes aspectos:
- En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre de la Empresa , divisin, seccin o rea a estudiar;
t ema de la hoja de trabajo y fecha o perodo de evaluacin.
- En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar el cdigo de la hoja dentro de los papeles de
trabajo; numeracin de la hoja si es parte de un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo.
- Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el fn de que las listas que contengan cifras no sean
modificadas.
- Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse el microcomputador que permita reproducir la informacin de
manera inmediata.
- Se deben referenciar claramente las fuentes o documentos base de la informacin, a fin de aclarar en un futuro
posibles consultas.
- Debe indicarse el propsito y objetivos de cada papel de trabajo.

- En la primera hoja de trabajo debe aparecer una convencin de los simbolos utilizados por el evaluador para indicar la
labor efectuada.
- Debe haber referencias cruzadas con otros papeles de trabajo a fn de evitar la necesidad de copiar datos de otros
informes.
- Deben utilizarse un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones.
- Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo aparte al de los papeles de trabajo.
- Deben evitarse los archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues esto imposibilita su adecuada
manipulacin.
- En cada archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un ndice que permita su fcil consulta y manejo.
2)

Normas generales para la preparacin.a)

Totalidad y precisin.- Deben contener la suficiente informacin que respalde de manera apropiada los
comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina de control interno.

b)

Claridad y comprensibilidad.- La informacin que contenga los papeles de trabajo debe ser completa, exacta,
entendible y concisa.

c)

Pertinencia.- La informacin que contenga los papeles de trabajo debe consistir en aspectos importantes que
permitan la obtencin de informacin acorde al cumplimiento de los objetivos especficos de la evaluacin
en concordancia con la planificacin y programa de trabajo.

d)

Simplificacin y legibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un
orden estricto que no permitan su posterior modificacin, lo que conlleva a la prdida de su validez durante
la elaboracin del resumen o informes que realice la oficina evaluadora.

3)

Seales de evaluacin Consisten en una serie de smbolos que se utilizan para

describir el proceso realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad, etc.
determinando su validez, frente a otros datos o informacin pertinente previamente analizada.
Para evitar posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de criterio en su elaboracin y
utilizacin en todo el conjunto de papeles de trabajo.
Las marcas de evaluacin comnmente utilizadas para referenciar las
verificaciones practicadas:
Para indicar que se compar con la cantidad de la fuente, documento o listado origianal.
Computo o clculo verificado.
Excepcin: deben enumerarse consecutivamente por cada programa y para una
observacin de la misma naturaleza se utilizar el mismo nmero.
Concuerda con el valor o el saldo.
Verificado y de acuerdo
Documento soporte verificado correcto
Concuerda con registros, listados, comprobantes contables y contratos.
Concuerda con registros en libros de control.
Se pueden utilizar otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con su significado
en el papel de trabajo donde se utilicen.

4)
Preparacin de Resumenes.- El trabajo de la evaluacin se acumula
en gran cantidad de papeles de trabajo, que contienen informacin suficiente
y heterognea que respalda el trabajo de evaluacin desarrollado.
Para poder determinar la importancia de esta informacin es
necesario analizarla, organizarla y comprenderla con el propsito de
determinar el resultado de los datos all contenidos, para tal efecto deben
prepararse resmenes que permitan describir en forma clara, concisa y
entendible el resultado obtenido representado sto en una conclusin que
conlleve a la emisin de una recomendacin al ms alto nivel jerrquico de
una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia y tome las acciones
correctivas pertinentes.

EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN GENERAL.Las etapas que se siguen en la ejecucin de una evaluacin se agrupan en las siguientes fases:
FASE DE PLANEACION.Consiste en decidir previamente los procedimientos que se van a emplear, la extensin que se le dar a las
pruebas de evaluacin , la oportunidad de su aplicacin, los papeles de trabajo que se utilizarn para evidenciar
los resultados y la asignacin del personal de la oficina de control interno en grupos de trabajo, a las distintas
reas que se van a evaluar, la participacin de otros profesionales: Administradores, Contadores, Economistas,
Mdicos, Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos dbiles y fuertes del control interno, identificacin
de reas de gran riesgo y la especificacin de otro tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de
la evaluacin . Ademas contempla la posibilidad de planear con los jefes de cada dependencia evaluada el
personal que debe colaborar.
En caso de no ser una primera evaluacin, deben consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones
anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han corregido las deficiencias reportadas.
El producto de la etapa de planificacin consiste en un plan de evaluacin documentado que incluye programas
detallados. Es importante destacar que todas las consideraciones sobre planificacin se basan en la experiencia y
conocimiento originados en los exmenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada vez la eficiencia y
efectividad del plan a desarrollar.

1)

Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que intervenga en la ejecucin de la evaluacin debe tener

un conocimiento suficiente acerca de la estructura, funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo la
evaluacin con efectividad.
El conocimiento de la entidad es un proceso continuo y se logra a travs de la inspeccin de las instalaciones, observacin
de operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la junta directiva y de comits importantes, informes,
papeles de trabajo de evaluacin o EVALUACIONs de aos anteriores y otros documentos
importantes,
conversaciones con
funcionarios de la entidad, entrevistas, documentos, disposiciones legales y dems normas internas y externas
aplicables.
2)
Conocimiento del ambiente de control: El ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que
estimule la influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, es decir refleja la filosofia,
actitud y
compromiso de la gerencia de una Empres, para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar las
operaciones.
El ambiente de control influye sobre la efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta las evaluaciones de
los riesgos. Un ambiente de control con bases slidas, permite depositar mayor confianza en los procedimientos aplicados.
3)
Evaluacin Global del sistema de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel importantsimo
para determinar el alcance de las tcnicas de evaluacin . La clase y amplitud de las pruebas selectivas se ven afectadas
por la fortaleza o debilidad del sistema de control interno.
Se debe ejecutar una evaluacin preliminar de los controles internos para determinar si son confiables para los fines de la
evaluacin. Esta evaluacin se realiza mediante las pruebas de procedimientos cuya intencin es establecer el grado en que
se puede confiar en los controles para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos
sustantivos de evaluacin.
4)
Desarrollo de un plan general de evaluacin : En esta etapa se debe formular el plan general del trabajo,
incluyendo entre otros los siguientes temas:
-Identificacin de las reas importantes y de alto riesgo de EVALUACION. o control
-Determinacin de los niveles de importancia relativa para la evaluacin .
-Otras consideraciones que requieran atencin especial.
-Existencia de controles internos, y el grado esperado de confianza en ellos.
-Naturaleza y amplitud de las evidencias de evaluacin a obtener.
-Coordinacin de los procedimientos de evaluacin a aplicar.
-Participacin de otros especialistas.
-Temas administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia evaluada, supervisin, personal y presupuestos de
tiempo.

5)

Elaboracin de los programas de evaluacin : Los programas de evaluacin son el conjunto de

instrucciones sobre la forma como se desarrollar la evaluacin, constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por
cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes:
1)

Objetivo: Descripcin que ndica para que se va a efectar la evaluacin.

2)
Revisin y evaluacin especificos del control interno: Comprende el plan de organizacin, la forma y
procedimientos especificos para el registro, proceso, resumen e informes que permitan determinar las debilidades y fortalezas del
sistema; la naturaleza, la extensin y la oportunidad de las pruebas que deben aplicarse y obtener una base para formular
sugerencias y recomendaciones. En este punto se aplica el mtodo de evaluacin del sistema de control interno a travs de
cuestionrios y planillas, que se explicar en capitulo posterior.
3)
Conclusiones: Una vez realizada la revisin y evaluacin del sistema de control interno, el evaluador debe
resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como resultado de dicha revisin y evaluacin, se debe informar a la
Gerencia sobre cualquier debilidad importante que se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse sobre si los
controles actuales cumplen, o no, los objetivos planeados.
4)

Revisin y Aprobacin: Es indispensable que el evaluador jefe de cada rea, revise el trabajo efectuado, e
imparta su aprobacin, como evidencia de concordar con el alcance de la revisin y evaluacin del
sistema de control interno.
5)

Procedimientos de evaluacin : Son instrucciones directas y claras para los evaluadores, los cuales son
redactados en forma imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas del exmen.

6)

Conclusiones: Resuma las conclusiones, una vez desarrollados los procedimientos de evaluacin .

7)

Revisin y Aprobacin.- Es indispensable que el evaluador jefe de cada rea, revise el trabajo efectuado,
e imparta su aprobacin, como evidencia de concordar con el alcance y lo adecuado de la ejecucin de los
procedimientos de evaluacin .

FASE DE EJECUCION.En esta fase se aplican los procedimientos diseados en los programas de evaluacin , con el propsito de obtener evidencia
sufuciente, a fin de tener una base razonable para el informe.
Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del
evaluador y se obtienen mediante la aplicacin de las diferentes tcnicas de evaluacin las cuales pueden ser verbales, por escrito,
por revisin del contenido de los documentos y por exmen fisico.

1)

Tcnicas de verificacin ocular.a)

Comparacin: La comparacin establece la relacin que hay entre dos o ms conceptos. Una de las
comparaciones ms comunes en evaluacin es la realizada entre los ingresos percibidos y/o
los gastos efectuados y las estimaciones includas en el presupuesto.
Tambin es comn la comparacin del movimiento mensual de un determinada operacin con aquellos del
mes anterior o del mismo mes del ao inmediatamente anterior.
Normalmente se comparan los saldos de los diferentes datos, de un ao a otro, para determinar si han
aumentado o disminudo significativamente y si merecen una mayor evaluacin.
Una gran parte de la evaluacin se fundamenta en la comparacin de resultados o realidades
con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluacin por el evaluador y la formulacin de
conclusiones y recomendaciones.

b)

Observacin: Por medio de la observacin el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstacias,

principalmente las relacionadas con la forma de ejecucin de las operaciones, dndose cuenta
personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Son
ejemplos de esta tcnica, presenciar el proceso de elaboracin de comprobantes, la toma de inventarios, etc.
c)

Revisin selectiva: Es el exmen ocular rpido para separar mentalmente asuntos que no son tpicos o
normales.
La revisin selectiva constituye una tcnica frecuentemente aplicada a reas que por su volumen u otras
circunstancias no estn comprendidas en la revisin o constatacin ms detenida o profunda.
En la aplicacin de esta tcnica el evaluador debe prestar mayor atencin a la identificacin de operaciones
fuera de lo comn en el aspecto sujeto a revisin.

d)

Rastreo: Consiste en seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procesamiento.

Al revisar el sistema de control interno, es muy comn que el evaluador seleccione algunas operaciones o
transacciones representativas o tpicas de cada clase o grupo, con el objeto de rastrearlos desde su inicio
hasta el fin de los procesos normales.

2)

Tcnicas de verificacin verbal.a)

Indagacin: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta tcnica puede
determinar la obtencin de informacin valiosa que sirve ms como apoyo que como evidencia directa en el
juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia algn funcionario, o hacia terceros que
puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicacin de esta tcnica.
La indagacin es de especial utilidad, cuando se examinan reas especificas no documentadas. Sin embargo,
los resultados de la indagacin por s solos no constituyen evidencia suficiente o competente y se hace
necesario combinarlas diferentes tcnicas.

3)

Tcnicas de verificacin escrita.a)

b)

c)

Anlisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la tcnica de anlisis a un valor, un contrto o unacuenta, con el
fin de determinar la composicin o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el ao
y clasificarlas de manera adecuada y ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo.
La aplicacin ms comn de esta tcnica, est relacionada con la evaluacin financiera. Por otro
lado, el evaluador podr analizar un contrato complejo, separndolo en sus componentes y clusulas,
clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un
proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para poder identificar los puntos de control.
Frecuentemente este tipo de anlisis se efectua mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su
anlisis.
Conciliacin: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados
o independientes. El ejemplo ms tpico de esta tcnica, es la conciliacin bancaria.
Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la tcnica de la
conciliacin puede ser aplicable.
Confirmacin: Consiste en obtener constatacin de una fuente independiente de una Empresa y sus
registros.
La confirmacin normalmente consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc.,
mediante la confirmacin escrita de una persona o institucin independiente de una Empresa y que se
encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operacin consultada; por lo tanto, puede
informar de una manera vlida sobre ella.
La confirmacin puede ser positiva o negativa y directa o indirecta.
Es positiva cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si est o no conforme con
los datos que ste desea confirmar. Cuando en la solicitud de confirmacin se suministran los datos pertinentes
a fn de que sean verificados se trata de una confirmacin directa; cuando no se suministra dato alguno al
confirmante y se solicita proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata de una confirmacin
indirecta.
La confirmacin es negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar el evaluador, nicamente
en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envan.

4)

Tcnicas de verificacin documental.a)

Comprobacin: Se basa en el exmen para verificar la evidencia que apoya a una transaccin u
operacin, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.
El exmen del elemento de juicio documental que respalde los asientos de las transacciones efectuadas,
debe cubrir los siguientes puntos:
-Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.
-Se debe examinar la propiedad de la operacin realizada con el fin de determinar si fue efectuada para la
entidad.
-Se debetener la seguridad completa de que la operacinha sido aprobadapor medio de las firmas
autorizadas o de los documentos que la fundamenten.
-Debe determinarse si las operaciones han sido registradas en forma correcta.
Frecuentemente, la comprobacin de ciertas transacciones se efectua en forma paralela al anlisis de la
cuenta correspondiente al mayor general.

b)

Computacin: Esta tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numricos con el objeto de
asegurar que las operaciones matemticas previamente efectuadas sean correctas.
Requieren ser verificados los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de la contabilidad,
clculos dedepreciacin, amortizacin, liquidacin de facturas, contratos etc. Esta tcnica prueba
solamente la exactitud aritmtica de un clculo, por lo tanto se requerir de otras pruebas para determinar
la validez de las cifras includas en una determinada operacin.
Ejemplo de aplicacin de esta tcnica: El importe de intereses ganados que puede haber sido calculado
originalmente sobre la base de cmputos mensuales de operaciones individuales, puede ser calculado y
comprobado en forma global aplicando la tasa de inters a todo el perodo de inversin.

5)

Tcnicas de verificacin fsica.a)

Inspeccin: Es el exmen fsico y ocular de los activos, obras, documentos, valores, con el objeto de
demostrar su existencia y autenticidad, actualmente se justifican con fotos y videos.
La aplicacin de esta tcnica es sumamente til en lo relacionado con la computacin de dinero en
efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares; la verificacin de activos tales
como documentos por cobrar, titulos, acciones y bonos se efecta mediante esta tcnica. La inspeccin
de contratos para obras pblicas; as como la inspeccin de las obras durante y despus de su
construccin, para determinar calidad de materiales, terminados etc. acordes con el contrato.

INFORMES
FASE DE INFORME

Al conclur el ejercicio de control, los evaluadores deben elaborar y presentar un informe que comprende el resultado del exmen
practicado.
Los informes de la Direccin de Control Interno y los organismos de Control tienen como finalidad proporcionar a la gerencia, un
conocimiento oportuno y completo acerca del funcionamiento de todas y cada una de las reas de servicios, oficinas y dependencias
y del estado de los planes y programas, para que cuente con los elementos de juicio que le permita evaluar la actividad
administrativa, sus resultados y efectividad de los mismos.
Los informes de evaluacin se presentarn de conformidad con las normas de aceptacin general, cubriendo los siguientes
requerimientos mnimos:
1)
2)

Deben exponer los hechos, un anlisis de los mismos, las conclusiones y recomendaciones para su aplicacin
adecuada.
Para su ptima presentacin y utilidad en la elaboracin de los informes de evaluacin se tendrn en cuenta las
siguientes reglas:

a.

Debe ser completo, claro, conciso y referido concretamente a la materia que se quiere
mostrar.

b.

Se redactar utilizando un lenguaje simple, agil y preciso.

c.

Descubrir concretamente las situaciones, hechos o procedimientos aplicados o

ejecutados
en desarrollo de la vigencia y estar sustentado con los documentos y
evidencias obtenidas
en el ejercicio del control fiscal.
d.
e.
enmendaduras.

Solamente se incluirn los hechos demostrables, evitando afirmaciones o aseveraciones

que no puedan comprobarse o verificarse objetivamente.
Se presentarn correctamente desde el punto de vista

gramtical y lbre de

f.

Se evitar inclur datos y documentos que no tengan relacin directa con el tema del
informe.

g.

Los datos se respaldarn en lo posible con grficas, cuadros y tablas que se explicarn en
el texto para que su significado sea accesible.

h.

Se indicarn las fuentes de todos los datos para que el informe tenga sentido en cualquier
poca que sea consultado.

i.

Los informes de evaluacin se presentarn ntida, oportunamente y organizadamente.

ACCESO A LA INFORMACION.La Direccin de Control Interno y en cumplimiento de los programas de control, y

demas funcionarios de la Direccin de Control Interno tendrn acceso, salvo
restricciones expresas, a todas las fuentes de informacin, archivos fsicos y
magnticos, libros, actas y demas similares, para que sean verificados los bienes y
recursos.
En el manejo de esta informacin se guardar la debida discrecin y se cumplir
estrictamente las disposiciones sobre reserva documental.

CAPITULO V
EXPLICACION DEL
METODO DE EVALUACION
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO A TRAVES DE
CUSTIONARIOS Y
PLANILLAS

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Los

objetivos que persigue la implantacin y evaluacin del sistema de control interno para una Empresa de
Servicios Pblicos de Colombia, son los siguientes:
1)

Medir el grado de calidad del sistema de control interno implantado y que se esta aplicando..

2)

Procurar una informacin exacta, integra, razonable y oportuna.

3)

Definir las fortalezas y debilidades en materia de control de una Empresa de Servicios Pblicos
Colombia, mediante un mtodo cuantitativo de evaluacin.

4)

Obtener el perfil de la gestin de las directivas y dems funcionarios en el cumplimiento de

normas, politicas y procedimientos establecidos.

5)

Determinar la eficiencia de la gerencia, su responsabilidad en los resultados de la gestin.

APLICACION DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El

sistema se aplica en las diferentes dependencias, divisiones, areas, unidades y secciones que componen
una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, as como sus operaciones y procedimientos.

CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- En cada

actividad se establecieron unos principios bsicos relacionados con las funciones propias de
cada uno de ellos, estratificndolos de acuerdo con su grado de importancia. Para la evaluacin
de dichos principios bsicos, se elabora un cuestionario que al diligenciarse mediante las te
cnicas de evaluacin, comprobando con evidencias y apoyados con papeles de trabajo, se
concluye con una calificacin final, permitiendoe dar un puntaje para cada una de las
preguntas.

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA PLANILLA DE EVALUACION

DEL CONTROL INTERNO.- Como resultado del sistema de evaluacin se elabora una
planilla que muestra grfica y cuantitativamente el perfil de los niveles de desempeo en cada
uno de los temas evaluados.
1)
Columna A. Tema: Criterio, rea u operacin que va a ser evaluada. Ejm: efectivo,
inversiones, inventarios, cuentas y documentos por cobrar, - Administracin - Urgencias etc.
2)
Columna B. Principio Bsico. Dentro de los diferentes temas a evaluar el principio
bsico representa las sub-reas o unidades a evaluar que formanparte de la respectiva rea.
ejm: generalidades, autorizacin, registro, custodia, responsabilidad,tesorera, contabilidad.
3)
Columna C. y D : Puntos. Mxima calificacin posible o sea No. de pregunras por el
optimo 4, Ejempl. 10X 4 = 40, sin tener en cuenta los no aplicables (N.A.) = 36

Calificaciones. Los aspectos parciales de cada principio bsico se pondern as:

Puntaje

Descripcin

Cumplimiento ptimo de normas y/o procedimientos establecidos

(situacin sobresaliente)
Cumplimiento de las normas y procedimientos con algunas
desviaciones que no inciden en el desempeo o normal desarrollo de
las labores del rea auditada. Las observaciones correspondientes no
se consignan en las planillas de evaluacin, se incluyen en
memorandos de evaluacin como recomendacin.
Existen desviaciones con respecto a las normas y/o procedimientos
establecidos cuya ocurrencia no supera el 50% de los casos. Estas
desviaciones pueden afectar el normal desempeo del rea, sin
consecuencias graves, se incluyen en memorandos de evaluacin
como recomendacin.
Se presentan desviaciones frecuentes con respecto a a las normas o
procedimientos establecidos (en ms del 50% de los casos), aunque
sus consecuencias no sean graves. Igualmente, cuando el
incumplimiento de una norma o procedimiento tenga consecuencia
de cierta gravedad, aunque su ocurrencia no sea frecuente, se
incluyen en memorandos de evaluacin como recomendacin.
Incumplimiento total de las normas o carencia absoluta de
procedimientos. Igualmente, cualquier desviacin que implique
consecuencias graves, se incluyen en memorandos
como recomendacin.
No aplicable en el rea.

0
EVALUACION
NA

de

4)

Columna E - . Mritos: Discriminacin del puntaje o notas por cada

pregunta del ITEM calificado.

5)

Columna F - Puntos: Sumatoria de los puntajes o notas individuales de la

columna E
"mritos".

6)

Columna G - .: Porcentaje alcanzado igual a No.de Columna E/Columna C x

100

7)

Grfico. De acuerdo con el porcentaje alcanzado colunna F se marca la celda

correspondiente uniendo posteriormente los puntos. Se podra
resumir dos evaluaciones ( Go. y Gl.). con dos grficas
Comparativas.
El anlisis para determinar las calificaciones debe ser lo ms minucioso y exhaustivo
posible, considerando todos los criterios que pueden contribuir a una justa
calificacin y evitando al mximo la subjetividad del evaluador, lo cual se logra, con
el apoyo de papeles de trabajo que permitan cuantificar el cumplimiento de cada
principio bsico.

DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA DE EVALUACION.1)

2)

Valores convencionales.- En la columna C, se muestran los puntajes mximos que puede alcanzar cada
principio bsico cuando son calificables todos los mritos. En la columna E, (E1, E2,...), se registra el
puntaje de cada items calificado dentro del principio bsico (mrito). En la columna F se anota la
suma de los valores de la columna E. La columna G, indica el porcentaje alcanzado, es decir, el
resultado de comparar la columna G, contra la columna C.
Puntuacin Grfica.- El porcentaje obtenido en la columna G, se traslada a la columna grfico y se
unen los diferentes puntos para as obtener el perfil de evaluacin.

INFORME.-

Para rendir el informe se ha diseado el formulario denominado "conclusiones evaluacin de

control interno", en el cual se anotan los resultados de las evaluaciones, especialmente las situaciones que en
alguna medida contravienen las normas y procedimientos establecidos. En el formulario deben consignarse, en
cada caso, los comentarios efectuados por el rea evaluada y las recomendaciones que se estimen aplicables para
solucionar las observaciones planteadas.
Cumplimiento de Recomendaciones.- A manera de seguimiento y como una forma de evaluar el inters del rea
evaluada en el mejoramiento de su gestin, al final de la planilla de conclusiones indique el porcentaje de
cumplimiento de las recomendaciones dejadas en la evaluacin del control interno anterior.
Comprende el informe, adicionalmente, una "planilla de conclusiones" en la cual se consigna la opinin de los
evaluadores y los aspectos ms relevantes de las pruebas. As mismo y para efectos de cuantificacin,
comparacin y evaluacin, los indicadores de gestin y la informacin estadstica se plasman en un cuadro
resumen..
Se emplea tambin los "memorando de evaluacin del control interno" el cual es de uso del evaluador dentro del
trascurso de la visita, con el objeto de dar recomendaciones de inmediata correccin y de menor relevancia.

RESULTADOS.- Una planilla de evaluacin con su respectivo perfil de gestin y nivel de

control para el rea, ser interpretada con los siguientes criterios.:
Interpretacin de la Evaluacin.- De acuerdo con el puntaje total el promedio ponderado
obtenido en la planilla como resultado de la evaluacin de las reas, se clasifica dentro de los
siguientes rangos:
Menor que 52%

Ausencia de controles y psima gestin

Entre 52 y 63%

Niveles de control y gestin deficientes

Entre 64 y 74%

Niveles de control y gestin regulares

Entre 75 y 84%

Niveles de control razonables y buena gestin

Entre 85 y 93%

Niveles destacables de control y muy buena gestin

Mayor de 93%

Desempeo excelente y calidad asegurada.

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

CONCLUSIONES DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
DEPENDENCIA:

CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES ANTERIORES:

FECHA:

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLONBIA

MEMORANDO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
PARA:
DE:

CIUDAD:
FECHA:

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

PLANILLA DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
DEPENDENCIA EVALUADA:

PROCEDIMIENTO
ACTUAL

FECHA:

ANALISIS CON EL
AREA AUDITADA

RECOMENDACIONES

CAPITULO VI

PROCESO DE
EVALUACION
FINANCIERA

El proceso de evaluacin ( Evaluacin ) financiera comprende los siguientes puntos:

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Objetivo
Revisin y evaluacin del sistema de control interno
Conclusiones
Revisin y aprobacin
Procedimientos de evaluacin
Conclusiones
Revisin y aprobacin

1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION FINANCIERA.La evaluacin
financiera tiene como objetivo la revisin o examen de los estados financieros, con la finalidad de
establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fn de aumentar la
utilidad que la informacin posee.
2)

GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- En este

capitulo se presentan algunas guias para la revisin y evaluacin del sistema de control
interno dentro del ejercicio del control financiero.

AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2.
2.1
2.2

2.3
2.4
2.5
2.6

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO - FINANC.
EFECTIVO
0
1
2
3
4
NA
Generalidades
Existen manuales de procedimientos que regulen
el manejo de:- Autorizacin?
- Custodia?
- Registro y control?
- Responsabilidad?
- Formatos?
Los manuales de procedimientos son evaluados
y actualizados peridicamente?
Las funciones de los encargados de valores y
fondos son tales que no manejan registros ni
preparan libros?
Autorizacin
La apertura de cuentas bancarias y las firmas
de las personas que giran sobre ellas, son
debidamente autorizadas?
Existen instrucciones a los bancos indicando
que las personas autorizadas para firmar cheques
no pueden delegar tal autorizacin en otros
funcionarios?
Se da aviso inmediato a los bancos cuando una
persona autorizada para firmar cheques deja el
empleo?
Los egresos se aprueban previamente por
funcionarios autorizados?
Las transacciones entre bancos y sucursales son
debidamente autorizadas y existe una conciliacin
peridica y adecuada?
Los fondos de caja menor se mantienen bajo una
base de fondo fijo y su responsabilidad est l
mitada a un solo funcionario?

3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12

Registro y control
Todas las cuentas bancarias estn registradas
en cuenta de control?
Las conciliaciones bancarias las registran y
ejecutan personas que no intervienen en el
manejo de ingresos y egresos de caja?
Los cheques pendientes de cobro que han
permanecido un largo perodo son investigados?
Los procedimientos existentes para desembolso
garantizan un adecuado control y registro de las
correspondientes transacciones?
La existencia de chequeras en blanco estn
controladas en forma tal que evite que personas
no autorizadas para girar cheques pueda hacer
uso indebido de ellas?
Los fondos recaudados se consignan
oportunamente y en la misma especie en que
fueron recibidos?
Los cheques consignados y devueltos por el
anco, son recibidos e investigados por personas
que no intervienen en ingresos o desembolsos?
Los extractos bancarios y los volantes de cheques
pagados, se entregan directamente en sobre
cerrado al empleado que prepara la conciliacin?
Los encargados del manejo de caja menor son
independientes del cajero general u otro empleado
que maneje otra clase de dineros?
La solicitud de reembolso de caja menor se soporta
con los comprobantes de gastos a fin de que sean
inspeccionados por quien firma el cheque?
Los comprobantes que soportan los desembolsos
son perforados o anulados con la leyenda pagado?
Los recibos oficiales de caja, estn debidamente
enumerados en forma ascendente y continua?

4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
5.3

5.4

Custodia
Existen restricciones para el acceso a los
registros y libros de contabilidad?
Existen prohibiciones para:- Firmar cheques
en blanco?
- Girar cheques al portador?
- Cambiar cheques a empleados?
- Pagar en efectivo?
Est prohibido el acceso de personas
distintas a quienes tienen la responsabilidad
de la custodia y manejo de efectivo?
Responsabilidad
Son adecuados y conducen a un buen control
los equipos y las instalaciones empleadas en
la recepcin y recaudo del efectivo?
Se practican arqueos sorpresivos?
Las personas autorizadas para firmar cheques
tienen funciones relacionadas con la
elaboracin de los documentos y comprobantes
de ingresos o registros contables?
Los anticipos se conceden con el propsito
nico de atender negocios normales de la entidad?

AREA

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

1.
1.1

Generalidades
Las funciones del departamento de facturacin
son independientes de contabilidad y de
cobranzas?
El departamento de facturacin enva copias de
las facturas directamente a cobranzas?
Se hacen resmenes de las facturas y los t
otales se pasan al departamento de contabilidad,
independientemente de cobranzas y de caja?
Autorizacin
Son adecuados los procedimientos para los
cobros?
Los precios consignados en la facturas, estn
conformes con las normas establecidas.
Registro y control
La seccin de cobranzas funciona
independientemente del departamento de
facturacin?
Todos los asientos en las cuentas individuales
del cliente son registrados nicamente con
base en copias de facturas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados?
Se preparan regularmente balances de prueba
de las cuentas por cobrar y el encargado conserva
los papeles de trabajo?

1.2
1.3
2
2.1
2.2
3.
3.1
3.2

3.3

NA

3.4

3.5
3.6
3.7
3.8

3.9
3.10
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10

Un empleado distinto del encargado del

registro de las cuentas por cobrar revisa las
sumas y compara el balance de prueba de
clientes contra contra las cuentas individuales
para determinar que las partidas relacionadas
estn respaldadas por cuentas en el registro
auxiliar?
Las funciones del cajero son independientes
de las funciones de facturacin y de registro
de los auxiliares?
Las facturas son controladas numricamente
por el departamento de contabilidad?
El departamento de facturacin enva
directamente a cobranzas copias de las facturas?
Las variaciones de la cartera originadas en
descuentos o reliquidaciones especiales son
aprobadas por funcionario competente y con el
lleno de los requisitos?
Se revisan peridicamente las cuentas de clientes.
Se prepara peridicamente un anlisis por
edades de las cuentas por cobrar?
Se envan peridicamente estados de cuenta a los
clientes?
Las respuestas de los clientes se analizan y se
investigan las diferencias?
Son confirmados con alguna frecuencia los
saldos de clientes?
Se enva peridicamente una relacin de los
deudores, cuentas y documentos por cobrar vencidos
a la oficina jurdica para efectos de cobro?
Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en
cantidades, en precios, en clculos?

4.
4.1
4.2

4.3
5.
5.1
5.2
5.3

Custodia - Acceso
Se mantiene una custodia efectiva sobre c
heques, pagars, cheques postfechados?
Los saldos pendientes en el registro d
e documentos por cobrar son conprobados
peridicamente por medio de un exmen
independiente de los pagars, letras y
cheques respectivos?
Est restringido el acceso a personas
distintas a las de cuentas por cobrar, a los
registros de los clientes?
Responsabilidades
Enva el cajero al departamento de
contabilidad directamente, el informe de la
totalidad de los ingresos?
Las cancelaciones de las cuentas por cobrar
son encomendadas a personas ajenas al
departamento de crdito?
La cancelacin de deudas malas es revisada
y aprobada por un funcionario responsable?Se
continan las gestiones de cobro de tales deudas
no obstante haber sido canceladas?

CAPITULO VII

PROCESO DE
EVALUACION DE LA
GESTION

El proceso de evaluacin de la gestin comprende los siguientes puntos:

1)
Objetivo
2)
Revisin y evaluacin del sistema de control interno
3)
Conclusiones
4)
Revisin y aprobacin
5)
Procedimientos de evaluacin
6)
Indicadores de gestin
7)
Conclusiones
8)
Revisin y aprobacin
1)

OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACIN DE LA GESTION.- Dentro del

Campo de accin de la evaluacin de gestin se pueden sealar como objetivos
principales:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Determinar lo adecuado de la organizacin de una Empresa de Servicios

Pblicos Colombia.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las
mismas.
Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles
establecidos.
Verificar la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de operacin
y la eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilizacin adecuada de los recursos y el resultado de la
gestin.

2)

AREA
1.
1.1

1.2
1.3

1.4
1.5

1.6

GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Dentro del desarrollo del programa de
evaluacin ( Evaluacin ) de gestin, se sealan a continuacin los enfoques que se le darn al trabajo, en las reas
principales que conforman una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia:

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
CONTROL DE GESTION
0
1
2
3
4
EVALUACION DE LA GESTION GLOBAL DE
una Empresa
Tiene la dependencia auditada una organizacin
en la cual las responsabilidades administrativas
estn claramente definidas y con lneas de
autoridad razonablemente establecidas?
La estructura orgnica apoya efectivamente
los o bjetivos globales de la gerencia y de la
direccin de una Empresa?
Estn claramente definidos los objetivos y
atribuciones de la dependencia y de sus
secciones?
Se ajustan las funciones del personal a lo
estipulado en las normas reglamentarias?
La asignacin funcional de responsabilidades
es inequvoca y las funciones del personal estn
adecuadamente segregadas y formuladas para
cumplir los objetivos globales de una Empresa?
El marco de delegacin y la limitacin de
autoridad estn definidos?

NA

1.7
1.8

2.
2.1

2.2

2.3
2.4
2.5
2.6

La autoridad ha sido delegada en ejecutivos

y supervisores, en proporcin con sus
responsabilidades?
Se dispone en la dependencia de la supervisin
adecuada y competente para la coordinacin y
comunicacin apropiadas entre sus diversas
funciones?
EVALUACION DE GESTION DE RECURSOS
HUMANOS
El diseo de organizacin de la dependencia asigna
con precisin la responsabilidad y autoridad del
personal en cabeza de los encargados de
supervisin y direccin?
Los recursos humanos son proporcionales al nivel
del cargo y formulados tomando en cuenta el tipo
de actividades a realizar y la calidad y cantidad de
recursos disponibles?
El nmero de funcionarios de responsabilidad est
proporcionado al volumen de operaciones asignadas
a la dependencia?
Cuenta la dependecia con programas de desarrollo
que incluyan planes acordes con las necesidades y
responsabilidades de la dependencia?
Estn claramente asignados a los jefes de la
dependencia la responsabilidad por la ejecucin
de los programas?
Se encuentran establecidos los criterios y objetivos
de razonable prioridad que impidan preferencias subjetivas
al ejecutar las labores?

2.7

2.8

2.9

2.10
2.11

2.12
2.13

Los procedimientos para la ubicacin y el

entrenamiento del personal permiten una
razonable seguridad de que, los empleados en
posiciones claves de control, son capaces de
cumplir con sus funciones eficientemente?
Se cumplen en la dependencia las polticas
generales fijadas por la divisin de recursos
humanos en cuanto a:- Salarios y prestaciones
sociales?- Adopcin de medidas preventivas
de seguridad industrial, salud de personal y
mantenimiento de adecuadas condiciones fsicas
de trabajo? Se han dado a conocer a todos los funcionarios y
empleados de la dependencia:- Normas generales
de operacin?- Derechos y obligaciones del personal?
- Polticas sobre salarios y prestaciones sociales?Medidas de seguridad industrial, higiene y profilaxis?Polticas de promocin?- Polticas y normas
disciplinarias?
La alta direccin impone al jefe del rea, recursos
umanos que no llenan las condiciones tcnicas
o personales requeridas para los cargos?
Se tienen programas formales a los diferentes niveles
del personal, para evaluar sus realizaciones en
concordancia con la descripcin de los cargos y con
parmetros objetivos?- Se realizan con una periodicidad
preestablecida?Se informa peridicamente a los empleados acerca de los
logros, las necesidades y del desarrollo de una Empresa, la
colectividad y el personal?
Las hojas de vida del personal de la dependencia, contienen
todas las informaciones requeridas incluyendo las evaluaciones
y calificaciones al empleado?- Dichas evaluaciones han sido
tenidas en cuenta como soporte de promocin?

2.14

2.15

2.16
2.17
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

3.7

Se investigan el carcter y las referencias del

"curriculum" de los candidatos a cargos de
responsabilidad, especialmente en cargos de
confianza y manejo?
Se exigen que los ejecutivos, supervisores y
empleados de confianza o de manejo tomen
vacaciones cada ao y en su ausencia:- Se rotan
las responsabilidades de los mismos?- Otras
personas desempean sus funciones?
Los funcionarios y empleados que ocupan
posiciones claves, carecen de parentesco
familiar entre s?
Son asegurados con plizas de manejo los
funcionarios y empleados que ocupan posiciones
de confianza y manejo?
EVALUACION DE GESTION DEL SISTEMA
DE INFORMACION
El contenido de los informes tiene el nivel de
importancia requerido por la gerencia o por los
usuarios?
La presentacin de los informes facilita su
comprensin y pone en relieve la informacin
importante?
La informacin es oportuna y confiable
para sustentar la toma de decisiones?
La distribucin de la informacin es funcional
para que sea recibida por quien la necesita?
Los receptores tienen el nivel y el tiempo suficiente
para evaluar la informacin?
La dependencia evaluada mantiene manuales de
procedimientos y cdigos debidamente estructurados,
de manera que puedan rendir, a los distintos niveles
administrativos, informes tiles y de fcil interpretacin?
Los manuales y los cdigos son revisados y actualizados
peridicamente?

3.8
3.9

3.10

3.11
3.12

3.13

3.14

3.15

4.
4.1

Los manuales de procedimientos utilizados estn

convenientemente detallados y al nivel del
funcionario que debe aplicarlos?
Los libros oficiales estn tcnicamente diseados,
destacan los aspectos importantes y son
comprobados por personas diferentes a aqullas
que tienen la responsabilidad por la operacin fsica?
Los estados financieros mensuales aplicables
a la dependencia seleccionada son comparativos
con perodos anteriores y con los presupuestos y
explican las variaciones?
Los registros de informacin estadstica se mantienen
actualizados, son balanceados mensualmente y
cotejados contra las cifras de control de contabilidad?
Se producen cortes mensuales de la documentacin,
de manera que se facilite el registro de las operaciones
de la dependencia en el perodo apropiado, y el fcil
cotejo de los resultados con los de la contabilidad?
Los informes producidos por otras dependencias, que
puedan afectar las operaciones de la dependencia
evaluada, son recibidos y atendidos oportunamente por
el jefe de la misma?
El jefe responsable de la dependencia ejerce una
supervisin adecuada sobre la validez de los principales
registros de su rea y sobre las personas encargadas
de esta funcin?
Son adecuados los procedimientos sobre la oportunidad
y confiabilidad de la informacin y el cumplimiento de
las normas del cierre de operaciones de cada perodo
contable?
EVALUACION DE GESTION SOBRE
DOCUMENTACION INTERNA
Ha sido tcnicamente diseada la documentacin de
la dependencia y determinados los controles automticos
de informacin que deben ejercer sobre los documentos?

4.2

4.3
4.4

4.5
6.
6.1

6.2

6.3

6.4

Es prenumerada y preimpresa la documentacin

que informa sobre transacciones monetarias
(recibos oficiales), mercantiles (facturas, notas
dbito o crdito) y operacionales (entrada y
salida de almacenes)?
La documentacin y los datos que soporta los
distintos procesos de la operacin es necesaria
y funcional?
Los controles previstos sobre la documentacin
y los datos son suficientes para impedir
transacciones indebidas o alteraciones
del proceso normal?
La documentacin recibida de otras dependencias
es radicada, registrada y archivada o diligenciada
oportunamente?
PLANIFICACION Y PRESUPUESTOS
La dependencia est integrada al sistema de
planificacin y presupuesto anual de una Empresa
que incluya sus ingresos, costos e inversiones de
capital?
Se utilizan los presupuestos como instrumento
de discusin y control, por programas o proyectos
y para cada proyecto se dispone de indicadores
cuantitativos que puedan tomarse como parmetros
para evaluar la eficiencia en la utilizacin de los
recursos?
Tanto en el presupuesto funcional como por
programas, se identifican los objetivos de la
dependencia con el criterio de unidad de empresa?
Los registros de presupuestos para la dependencia
evaluada mantienen al dia:- Asignacin original?Ampliaciones o reducciones a la asignacin original?
- Ejecucin?- Asignacin disponible?- Presupuesto
comprometido pendiente de ejecutar?

6.5

6.6

6.7
6.8
7.
7.1

7.2
7.3

7.4

Se procura que en la elaboracin de los

presupuestos participen activamente ejecutivos,
supervisores y empleados encargados de la
operacin y de la ejecucin presupuestal?
Se elaboran informes de avance de los programas
que proporcionen datos suficientes e importantes
para facilitar la medicin de lo ejecutado y la
adopcin de las medidas correctivas a las
desviaciones importantes?
Se utilizan los presupuestos con fines de control
contable?
Se producen y utilizan flujos de fondos
actualizados para controlar las operaciones
financieras y de tesoreria?
EVALUACION DE GESTION DEL SISTEMA
DE CONTROLES INDEPENDIENTES.
Los procedimientos aseguran que el registro de
las operaciones en cuentas individuales, en la
divisin de contabilidad, permitan obtener balances
de saldos cuyo total pueda ser cotejado y conciliado
contra la informacin de la dependencia evaluada por
un empleado que no intervenga en la operacin y
en el registro?
Un funcionario autorizado revisa y aprueba dichas
conciliaciones y toma oportunamente las determinaciones
sobre partidas conciliatorias?
Para las operaciones que implican vencimientos con
alguna periodicidad, se producen anlisis por edades
y los funcionarios autorizados determinan las acciones
a seguir con los conceptos ms antiguos?
Cuando las conciliaciones se refieren a manejo de
efectivo, un empleado independiente del custodio recibe
directamente, en sobre cerrado, los extractos bancarios y:
- Investiga las cifras conciliatorias e informa al jefe de la
dependencia sobre situaciones anormales?-

7.5

7.6
7.7

7.8

7.9
3)

Existe una planeacin anual para realizar

inventarios fisicos, determinada por funcionarios
diferentes a los custodios, que incluya:-Procedimientos
e instrucciones para la toma de inventarios?
-Responsable de la supervisin independiente de los
conteos?-Inventarios rotativos o selectivos?-Inventarios
totales en caso necesario?
Existe una planeacin para el control, mantenimiento
y realizacin de inventarios de activos fijos?
Los faltantes y sobrantes son investigados por personas
independientes autorizadas y segn su costo, aprobados
los ajustes correspondientes por la gerencia u otros
funcionarios autorizados?
El rea cuenta con controles independientes que le
otrogen seguridad fsica tales como:- Cajas fuertes?
- Puertas que impidan el acceso a extraos?- Celadores?
- Extintores de incendio?- Adecuada iluminacin nocturna?
Los bienes del rea auditada estn asegurados por cifras
que cubran el costo de reposicin del bien?
CONCLUSIONES

Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia son
apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio.
4)

REVISION Y APROBACION

Revisado por _________________________

Fecha _________________

Aprobado por _________________________

Fecha _________________

5)

GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION (EVALUACION)

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

PROGRAMA DE EVALUCION - OFICINA DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
HECHO POR
FECHA
1.
Obtenga copias de los estatutos vigentes y demas documentacin
pertinente con el fn de obtener un registro de las fuentes de autoridad
relacionadas con las actividades bajo exmen.
2.
Prepare un relato histrico, antecedentes y propsito de cada una de las
actividades bajo exmen.
3.
Obtenga un organigrama de una Empresa y de la dependencia exminada
que incluya una descripcin detallada de la organizacin y funciones
que se desarrollan, identificando:- Divisin de deberes y responsabilidades
- Principales delegaciones de autoridad.- Naturaleza, tamao y ubicacin
de dependencias.- Distribucin de los empleados en la organizacin y su
ubicacin.
4.
Prepare un resumen acerca de la naturaleza, inversin y ubicacin de los
recursos empleados en las diversas actividades.
5.
Obtenga en forma comparativa la informacin de varios ejercicios
relacionadas con costos de operaciones por perodos, presupuestos
anuales, ejecucin presupuestal, ingresos anuales, estados de cartera,
de proveedores, de tesoreria.

6.
7.
8.

Obtenga copias o prepare resmenes de la politica general aplicable a

cada actividad importante.
Prepare una descripcin general de los mtodos operativos utilizados
por una Empresa, para llevar a cabo cada una de las actividades principales.
Prepare descripciones breves de todos los problemas que se hayan
identificado.

P/T

9.

10.

11.

12.
13.

Obtenga copias de los informes de observaciones

presentados por la contralora distrital durante los
ltimos tres aos y reviselos para obtener un
conocimiento de las principales debilidades encontradas
y realice un seguimiento de los correctivos realizados.
Realice entrevistas con los directores de cada una de las
actividades importantes, para obtener informacin sobre la
naturaleza de las operaciones realizadas, y haga averiguacion
es sobre problemas no resueltos.
Determine si una Empresa aplica las normas legales y demas
disposiciones legales en el procedimiento de escogencia del
contratista, es decir si ha obserbado los principios de
trasparencia y seleccin objetiva.
Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren
debidamente respaldadas con los soportes requeridos.
Cercirese que la iniciacin del contrato se efecto una vez
perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo
cumplimiento de lo dispuesto por la ley.

CAPITULO VIII

PROCESO DE
EVALUACION DE LA
CONTRATACION

El proceso de EVALUACION ( EVALUACION ) de contratacin, comprende los siguientes

aspectos:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Objetivo
Evaluacin del control interno
Conclusiones
Revisin y aprobacin
Procedimientos de Evaluacin
Conclusiones
Revisin y aprobacin

1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DE LA
CONTRATACION.- Verificar que las operaciones o actividades que se llevan a cabo
dentro del proceso de contratacin en sus diferentes etapas, desde el acto administrativo
que
ordena la apertura de la contratacin, hasta la liquidacin del mismo, se ajusten a las normas y
procedimientos legales, administrativos y fiscales que le son aplicables.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- A
continuacin se presenta la evaluacin del control interno a la contratacin en sus
diferentes etapas.

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AREA
1.
1.1
1.2

1.3
1.4

1.5
1.6

1.7

CONTROL DE CONTRATACION
0
ETAPA PRECONTRACTUAL
Cuenta una Empresa con un manual que
describa el proceso de contratacin, se
evala y actualiza peridicamente?
La contratacin est debidamente
autorizada por funcionario responsable
y odedece a los criterios administrativos
y fundamentos legalmente establecidos?
Las funciones relacionadas con la
celebracin de contratos se encuentran
claramente definidas y asignadas?
Se realizaron los anlisis y estudios
necesarios que determinen la
conveniencia y oportunidad del contrato,
de acuerdo al plan de desarrollo?
La constitucin de la reserva
presupuestal est debidamente autorizada
por funcionario responsable?
Las plizas que garantizan las diferentes
modalidades de riesgo estn previamente
aceptadas y aprobadas por funcionario
responsable?
Los pliegos de condiciones o trminos de
referencia se elaboran de acuerdo con las
disposiciones legales que le son
aplicables?

NA

1.8

1.9

1.10
1.11

2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

Se llevan controles adecuados para

evitar realizar contratos con proponentes
que incurran en causales de inhabilidad
o incompatibilidad?
Los proponentes participantes se
encuentran debidamente inscritos y
clasificados en los registros que para tal
efecto lleva la Camara de Comercio?
La inicacin de los contratos se realiza
una vez se perfecciona el mismo, previo
cumplimiento de lo dispuesto por la ley?
La terminacin o liquidacin de los
contratos se realizan conforme con las
reglamentaciones legales?
ETAPA CONTRACTUAL
La constitucin del contrato se realiza de
conformidad con las normas legales?
Los contratos se constituyen, previa la
existencia del registro presupuestal
correspondiente?
Las garantias que soportan los contratos
son adecuadas y son aprobadas por
funcionario responsable?
Se publican los contratos en el diario
oficial?
Se observan las disposiciones en cuanto
a la aplicacin de impuestos?

2.6
2.7
2.8

2.9

2.10
2.11

2.12
2.13

Se toman las medidas necesarias

para evitar que los contratos
contengan vicios de nulidad?
Toda renovacin, prrroga o adicin
a un contrato se rige por las normas
vigentes al tiempo de su celebracin?
Se aplican las normas vigentes en lo
que hace relacin al procedimiento de
escogencia del contratista es decir
con los principios de transparencia y
seleccin objetiva?
Despus del cierre de una licitacin
pblica no se aceptan ningn tipo de
documentos o requisito que deban
haber sido anexadas a la propuesta?
Se tiene en cuenta el factor
cumplimiento a efectos de resolver
propuestas y escoger al contratista?
El archivo de contratos se mantienen
en forma ordenada y contiene la
documentacin total que hacen parte
de ellos?
La vigencia de lo pactado en las plizas
corresponden a lo pactado en el contrato?
Se exigen las plizas de estabilidad de
obra, dentro de los plazos estipulados en
el contrato?

2.14

3.
3.1
3.2
3.3

3.4
3.5
3.6

La celebracin de contratos de prestacin

de servicios con personasnaturales est
justificada por la imposibilidad de cumplir
la labor contratada con personal de planta?
ETAPA DE LIQUIDACION
Las cuentas correspondientes a los pagos
originados por los contratos se presentan
de acuerdo con su esencia y naturaleza?
La terminacin y/o liquidacin del contrato,
se efecta conforme a las reglamentaciones
vigentes?
Se toman medidas especificas para
determinar si los bienes o servicios
contratados sean iguales en especie y
calidad a los cotizados y contratados?
Estn adecuadamente protegidos los
recursos de una Empresa ante el riesgo de
incumplimiento contractual?
Se realizan interventorias a los contratos
debidamente respaldados en informes?
Se liquidan los contratos dentro de los
plazos previstos?

3)

CONCLUSIONES

Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas de
control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de
costo y beneficio.

4)

REVISION Y APROBACION

Revisado por _________________________

Fecha _________________

Aprobado por _________________________

Fecha _________________

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

PROGRAMA DE EVALUACION PARA CONTRATACION - OF. CONTROL INTERNO
ETAPA PRECONTRACTUAL
HECHO POR FECHA
1.
Verifique la capacidad y competencia de quien expidi el acto
administrativo que ordena la apertura de la contratacin para
establecer la delegacin que lo facult para contratar.
2.
Verifique la existencia del rubro presupuestal, cuando se
expidi la disponibilidad correspondiente.
3.
Obtenga copias o prepare resmenes de la politica general
aplicable a la contratacin.
4.
Prepare una descripcin general de los mtodos operativos
utilizados por una Empresa, para llevar a cabo la contratacin.
5.
Prepare descripciones breves de todos los problemas que se
aparten de las reglamentaciones.
6.
Obtenga copias de los informes de observaciones presentados
por la contralora distrital durante los ltimos tres aos y
reviselos para obtener un conocimiento de las principales
debilidades encontradas y realice un seguimiento de los
correctivos realizados.
7.
Compruebe que los pliegos de condiciones o terminos de
referencia se hayan elaborado de acuerdo con las normas
legales.
8.
Examine los actos administrativos que modifican
documentos o prorrogas para determinar si estn
debidamente funadamentados.

P/T

9.
10.

11.

12.
13.

Compruebe que los proponentes que participan en la

licitacin no hayan incurrido en las causales de inhabilidad
e incompatibilad previstas en las normas legales.
Compruebe que los proponentes participantes esten
debidamente inscritos y clasificados en el registro que para
tal efecto mantienen las Camaras de comercio.
Determine si una Empresa aplica las normas legales y demas
disposiciones legales en el procedimiento de escogencia
del contratista, es decir si ha obserbado los principios de
trasparencia y seleccin objetiva.
Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren
debidamente respaldadas con los soportes requeridos.
Cercirese que la iniciacin del contrato se efecto una
vez perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo c
umplimiento de lo dispuesto por la ley.

CAPITULO IX

PROCESO DE
EVALUACIO DEL
AREA DE
PROCESAMIENTO
ELECTRONICO DE

El proceso de Evaluacin del rea de sistemas contempla los siguientes aspectos:

1)

Objetivo

2)

Revisin y evaluacin del sistema de control interno

3)

Conclusiones

4)

Revisin y aprobacin

5)

Procedimientos de Evaluacin

6)

Conclusiones

7)

Revisin y evaluacin

1)

OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION

DEL AREA DE PED - SISTEMAS.- La evaluacin del PED Sistemas tiene como objetivo prcticar una revisin y evaluacin
respecto al cumplimiento y efectividad del sistema administrativo,
operativo y tcnico de los sistemas integrales de informacin, para
garantizar la oportunidad, la razonabilidad y la exactitud de los
datos de entrada, salida, archivo y la utilizacin eficiente de los
equipos de computo, as como la adecuada salvaguarda de la
informacin.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO.- PED

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10

PROCESO DE EVALUACION DEL PED 0 1

SISTEMAS
Generalidades
Existen manuales de procedimientos que describan
el proceso electrnico de datos?
El manual de procedimientos es evaluado y actualizado
peridicamente?
La unidad de informatica cuenta con una adecuada
organizacin?
Son adecuados los objetivos y planes en materia de
procesamiento electrnico de datos?
Se est invirtiendo lo necesario en procesamiento
electrnico de datos?
El equipo instalado o a instalar satisface las necesidades
actuales y futuras?
Se esta haciendo un buen trabajo en la direccin de las
operaciones de procesamiento de datos?
Las funciones de diseo de sistemas y programacin
estn separadas de la operacin del computador?
Existe un grupo de control de datos y es independiente
de las otras funciones de operacin?
Se proporcionan manuales de sistemas y
procedimientos para todas las funciones en las
operaciones del computador?

NA

1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2

2.3

2.4
2.5

El acceso al rea de la unidad de informatica est

restringuido y la operacin del computador est
debidamente supervisada?
Se siguen los procedimientos de mantenimiento
preventivo recomendados por el fabricante respecto
al equipo?
Se mantienen las especificaiones del fabricante
respecto al medio ambiente?
Autorizacin y control
El procesamiento electrnico de datos requiere
una autorizacin previa?
Se realiza una revisin de documentos previa al
procesamiento en cuanto validez, evidencia de
autorizacin adecuada, valores apropiados y
clasificacin apropiada?
Se lleva a cabo controles adecuados de datos de
entrada desde el punto de autorizacin de la
transaccin hasta que son recibidas para el
procesamiento?
Se realizan pruebas de razonabilidad programadas
que garanticen la exactitud, integridad o razonabilidad
de los datos?
Se cotejan los registros con la informacin de soporte
correspondiente, en un segundo archivo?

1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2

2.3

2.4
2.5

El acceso al rea de la unidad de informatica

est restringuido y la operacin del computador
est debidamente supervisada?
Se siguen los procedimientos de mantenimiento
preventivo recomendados por el fabricante
respecto al equipo?
Se mantienen las especificaiones del fabricante
respecto al medio ambiente?
Autorizacin y control
El procesamiento electrnico de datos requiere
una autorizacin previa?
Se realiza una revisin de documentos previa al
procesamiento en cuanto validez, evidencia de
autorizacin adecuada, valores apropiados y
clasificacin apropiada?
Se lleva a cabo controles adecuados de datos de
entrada desde el punto de autorizacin de la
transaccin hasta que son recibidas para el
procesamiento?
Se realizan pruebas de razonabilidad programadas
que garanticen la exactitud, integridad o
razonabilidad de los datos?
Se cotejan los registros con la informacin de
soporte correspondiente, en un segundo archivo?

1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2

2.3

2.4
2.5
3.2

El acceso al rea de la unidad de informatica est

restringuido y la operacin del computador est
debidamente supervisada?
Se siguen los procedimientos de mantenimiento
preventivo recomendados por el fabricante
respecto al equipo?
Se mantienen las especificaiones del fabricante
respecto al medio ambiente?
Autorizacin y control
El procesamiento electrnico de datos requiere
una autorizacin previa?
Se realiza una revisin de documentos previa
al procesamiento en cuanto validez, evidencia de
autorizacin adecuada, valores apropiados y
clasificacin apropiada?
Se lleva a cabo controles adecuados de datos de
entrada desde el punto de autorizacin de la
transaccin hasta que son recibidas para el
procesamiento?
Se realizan pruebas de razonabilidad programadas
que garanticen la exactitud, integridad o
razonabilidad de los datos?
Se cotejan los registros con la informacin de soporte
correspondiente, en un segundo archivo?
El diligenciamiento de los documentos fuente son
aprobados por el responsable?

3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4.
4.1
4.2
4.3

Existen tcnicas para asegurar razonablemente

que los datos errneos sean detectados y reportados
para investigarlos?
Existen tcnicas para proveer la razonable s
eguridad de que los datos no autorizados no sean
entrados a travs del sistema en lnea?
Cuenta la entidad con tcnicas para asegurarse de
que las entradas sean controladas, validadas y
corregidas?
El diseo y desarrollo de nuevas aplicaciones de
sistemas es aprobado por el responsable?
Se preparan instrucciones de operacin para cada
programa?
Se preparan instrucciones detalladas de operacin
para cada instalacin del computador?
Custodia
Esta el acceso a la documentacin de aplicacin
de sistemas adecuadamente restringida?
La ubicacin y distribucin de las reas del trabajo
de precesamiento electrnico de datos son adecuadas?
Existen controles y aparatos para conservar la
temperatura y el grado de humedad del rea de
procesamiento electrnico de datos?

4.4
4.5

4.6
5.
5.1

5.2
5.3

Existen medidad de seguridad para la

deteccin y contencin de incendios?
Existen controles apropiados para restringir
el acceso a equipos de procesamiento de datos,
cintas y discos, documentos de los sistemas
y de programas de aplicacin?
Existen plizas que aseguren los equipos,
programas y archivos contra posibles riesgos?
Registros
Cada transaccin es inicialmente registrada
en formas especialmente diseadas en codigos
que puedan hacer referencias subsecuentes a
la misma?
Existen mtodos adecuados para reconstruccin
de archivos?
Estn los registros debidamente soportados en
documentos autorizados y aprobados?

3)

CONCLUSIONES

Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas
de control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto
racional de costo y beneficio.

4)

REVISION Y APROBACION

Revisado por _____________________

Fecha ________________

Aprobado por _____________________

Fecha ________________

5)

GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION ( EVALUACION )

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PROGRAMA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE PED. OF. CONTROL INTERNO

PROCESO DE EVALUACION DEL PED - SISTEMAS

HECHO POR
1.
Evale la efectividad de la separacin de la unidad de
informatica de funciones incompatibles dentro de la
organizacin.
2.
Evale la efectividad de la separacin de labores en la unidad
e informatica
3.
Evale el grado en que la gerencia, los departamentos usuarios
participan en el desarrollo, diseo y mantenimiento de los
sistemas.
4.
Evale la efectividad de los estandares de diseo del sistema
y procedimientos y tcnicas de programacin.
5.
Evale la efectividad de los procedimientos de autorizacin y
aprobacin requeridos en cada fase importante del desarrollo.
6.
Evale la efectividad de las pruebas de sistemas y programas,
para asegurar su consistencia con las especificaciones
originales.
7.
Evale la efectividad del control ejercido sobre la conversin
de los datos y las operaciones iniciales.
8.
Evale la efectividad de los controles sobre modificaciones a
los sistemas y programas.
9.
Evale el grado de control mantenido en la seccin de
operaciones para evitar modificaciones no autorizadas.

FECHA

P/T

10.
11.

12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

19.
20.

Evale el mtodo usado para asegurar que los datos

estn completos, exactos y autorizados al recibirlos
para el procesamiento.
Evale la efectividad de los procedimientos estandar
usados para todas las operaciones, y los alcances de la
revisin hecha para asegurar que se cumplan estos
procedimientos.
Evale el mtodo usado para asegurar el correcto
montaje de los archivos y la localizacin adecuada
de los archivos de salida.
Evale el mtodo usado para asegurar la oportuna
deteccin de errores y fallas del hardware.
Evale si todo el proceso del computador est
programado.
Cerciorese que el acceso al rea de procesamiento
este limitado.
Evale la efectividad de la separacin de la unidad de
informatica de la fuente de los datos y de los dptos.
usuarios, dentro de una Empresa.
Evale el grado de control ejercido sobre las diversas
funciones dentro de la unidad de informatica.
Evale la efectividad de los procedimientos estandar
usados para prevenir o detectar errores accidentales,
causados por errores del operador o mal funcionamiento
del hardware o del software.
Evale el mtodo usado para la reconstruccin de archivos
despus de errores menores de procesamiento o
destruccin menor de registros.
Evale el mtodo para salvaguardar fsicamente los archivos.

21.
22.
23.
24.
25.
26.

27.
28.
29.

Evale el mtodo usado para garantizar la continuidad

de la operacin, despus de una destruccin importante
de los archivos o de una falla mayor del equipo.
Evale el mtodo usado para asegurar que todos los
datos son registrados e identificados desde el principio.
Evale el mtodo usado para conciliar la salida con la
entrada de datos.
Evalue el mtodo usado para asegurar que las
correcciones de todos los errores identificados, son
realimentados al sistema.
Evalue la efectividad de los procedimientos seguidos
para asegurar que los datos son transmitidos a la unidad
de informatica con exactitud.
Evale la efectividad de los procedimientos seguidos
para asegurar que el equipo de computo est funcionando
correctamente y que las fallas de funcionamiento y los
datos erroneos resultantes, se detectan.
Evale la efectividad de los procedimientos seguidos para
asegurar que slo son usados archivos vlidos.
Evale la efectividad de los controles empleados para
asegurar que la exactitud de los datos es mantenida durante
el proceso.
Evale la efectividad de los procedimientos seguidos para
asegurar que los clculos son realizados en forma correcta
por el programa.

30.
31.
32.

Evale la efectividad del sistema de control sobre la

operacin fsica del computador.
Evale la efectividad de los procedimientos usados para
asegurar que todos los reportes de salida requeridos son
enviados a los dapartamentos usuarios adecuados.
Evale los mtodos usados para asegurar que slo los
datos autorizados son procesados y que los documentos
de entrada tienen una evidencia de autorizacin y son
revisados por el grupo de control para verificar dicha
evidencia.

6)

CONCLUSIONES

7)

REVISION Y APROBACION

Revisado por _____________________ Fecha _________________

Aprobado por _____________________ Fecha _________________

CAPITULO X

PROCESO DE
EVALUACION DE LAS
AREAS TECNICAS O
ESPECIALIZADOS

Dentro del proceso de evaluacin del rea tcnica o especializadas se desarrollaron los siguient
aspectos.
1)

Objetivo

2)

Evaluacin y revisin del sistema de control interno

3)

Conclusiones

4)

Revisin y aprobacin

5)

Procedimientos de Evaluacin

6)

Conclusiones

7)

Revisin y aprobacin

1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DEL AREA
TECNICA O ESPECIALIZADA.- El objetivo de la evaluacin del rea
tcnica consiste en verificar que los procesos especializados que hacen
refencia con la prestacin de servicios de acuerdo con la naturaleza de la
entidad y su respectivo mantenimiento se realicen de acuerdo con las
normas establecidas en una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia.

2)

GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL

INTERNO.- A continuacin se presenta el programa de Evaluacin
correspondiente a la subgerencia de generacin y
transmisindivisin de transmisin.

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AREA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO A SISTEMAS

DE POTENCIA
Se elabora la programacin anual de mantenimiento
preventivo, con base en reporte mensual de
operaciones?
Se asignan trabajos de mantenimiento por zonas,
atendiendo prioridades?
Existe adecuada coordinacin en las labores de
mantenimiento por parte del grupo de maniobras?
Se informa oportunamente a los usuarios sobre la
interrupcin del servicio?
En cada reunin del grupo de maniobras se levanta
la respectiva acta y se distribuyen a quien
corresponde?
El jefe de zona coordina con el supervisor los
recursos requeridos para realizar la actividad?
El supervisor de zona informa al centro de control
para que sea autorizado el inicio del mantenimiento?
La seccin de mantenimiento y montajes ejecuta el
programa de mantenimiento establecido? Se realizan
las pruebas pertinentes?
El supervisor de zona informa al centro de control
sobre la culminacin de la maniobra? Se elabora el
informa correspondiente?

NA

3)

10.

Se actualiza la base de datos para los equipos sometidos

a mantenimiento?

11.

El jefe de departamento de subestaciones revisa el

informe y realiza observaciones?

CONCLUSIONES

Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la
dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio.
4)

REVISION Y APROBACION

Revisado por _____________________ Fecha _________________

Aprobado por _____________________

Fecha _________________

5)

GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PROGRAMA PARA EVALUAR ASPECTOS TECNICOS DE MANTENIMIENTO OF.CONTROL
INTERNO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO A SISTEMAS DE

P/T
POTENCIA
1.

2.
3.
4.

Obtenga copia de la programacin anual de

mantenimiento preventivo y demas documentacin
pertinente con el fn de obtener un registro de la base
de datos en la que se actualizan las hojas de vida
de los equipos de la Empresa.
Obtenga copias de los reportes mensuales enviados
a la seccin de mantenimiento por la seccin de
operaciones.
Obtenga copias de las actas de reunin del grupo de
maniobras.
Prepare un resumen acerca de la naturaleza de los
mantenimientos realizados a los equipos de la
empresa.

HECHO POR

FECHA

5.
6.
7.
8.
9.
10.

Obtenga en forma comparativa la informacin de varios

ejercicios relacionadas con mantenimientos realizados.
Obtenga copias o prepare resmenes de la politica general
aplicable al mantenimiento preventivo.
Prepare una descripcin general de los mtodos operativos
utilizados por una Empresa, para llevar a cabo el
mantenimiento.
Prepare descripciones breves de todos los problemas que se
hayan identificado.
Obtenga copias de los informes de mantenimiento enviados
al ingeniero jefe de la zona y realice un seguimiento a las
observaciones presentadas.
Realice entrevistas con los siguientes funcionarios: jefe de
seccin, integrantes del grupo de maniobras, ingeniero
designado, jefe de zona, supervisor de zona y con el jefe de
departamento, para obtener informacin sobre la naturaleza
de las operaciones realizadas, y haga averiguaciones sobre
problemas no resueltos.

6)

CONCLUSIONES

7)

REVISION Y APROBACION

Revisado por _____________________

Fecha ________

Aprobado por _____________________

Fecha _______