Sesin 5: Seleccin de

Proyectos, Portafolio y PMO

MODULO GESTIN ORGANIZACIONAL
Especializacin en Gerencia Integral de
Proyectos
Msc. SILVIO RAFAEL CUELLO DE
AVILA

26/07/20
14

Ing. Silvio Rafael Cuello de

Avila

Identificar y seleccionar proyectos

Este capitulo busca identificar los
elementos esenciales iniciar un
proyecto dentro de la organizacin y
determinar el alcance del proyecto.

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Ing. Silvio Rafael Cuello de

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Identificacin y Seleccin del

proyectos

Determinar los modelos de identificacin de

proyectos.
Identificar criterios y mtodos para la seleccin de
proyecto.
Generar la lista de proyectos, programas y
portafolios.

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Proceso de iniciacion

PMBOK, V5

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1. SOW - Enunciado del Trabajo del

proyecto

Necesida
d del
negocio

Descripci
n del
alcance

Alineaci
n
estratgi
ca

SO
W
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Necesidad del negocio

Necesidades
de
conocimiento

Avance
tecnolgico

Requisito
legal

Normativa y
regulaciones
Consideracio
nes
ambientales

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Descripcin del alcance del

producto

Caractersticas del
producto

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Relacin entre
productos y
necesidad del
negocio

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Alcance

2. Caso de Negocio

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Elementos del caso de

negocio
Resumen
Resumen Ejecutivo
Ejecutivo
Descripcin
Descripcin del
del Problema
Problema u
u oportunidad
oportunidad de
de negocio.
negocio.
Justificacin
Justificacin
Anlisis
Anlisis Financiero
Financiero situacin
situacin actual
actual
Alternativas
Alternativas de
de solucin
solucin

Objetivo
Descripcin
Anlisis de costos
Anlisis de Sensibilidad
Identificacin de Riesgos

Comparacin
Comparacin de
de alternativas.
alternativas.

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3. Acuerdos

Se establecen para definir las

intenciones del proyecto.
Contratos
Memorandos de entendimiento MOU
Acuerdos de nivel de servicio SLA
Cartas de acuerdo
Declaraciones de intensiones
Acuerdos verbales
Correos electrnicos
Otros documentos

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Seleccin de Alternativas
Existen dos clases de mtodos para seleccionar
un proyecto entre varias alternativas:
Mtodos de Beneficios
Murder Board
Revisin de pares
Modelos de puntaje (Link)
Modelos econmicos
Mtodos de restricciones o aproximaciones
matemticas.
Programacin lineal
Programacin entera
Programacin dinmica
Programacin multi-objetivo
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Valor Presente(VP)
El Valor presente significa el valor que tiene hoy un
flujo de efectivo . Se calcula con la siguiente formula:
Donde:
FV: Valor Futuro
r: Tasa de interes(tasa de
crecimiento esperado)
n: Numero de periodo
(donde se da el ingreso)

Ejemplo: Cul es el valor presente de una inversin

si en termino de 3 aos retorna $300 millones a una
rata de 10%.
PV =

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Valor Presente Neto

El VP tiene el inconveniente, y es que no incluye los
costos en el anlisis y estos tiene un impacto significativo
en la interpretacin de los resultados.
Ejemplo: Un proyecto tiene el siguiente flujo de caja,
calcule el VPN.
Perio Ingres Valor Presente de los Cost Valor presente de
do
os
ingresos
os
los costos

0
1
2
3

0
50
100
300

0
45
83
225

200
100
0
0

200
91
0
0

Tota
l

353

291

VPN=Ingresos Costos = 353 291 = 62

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TIR

Es un valor mas preciso, que estima un porcentaje que

equivale a la tasa de inters que se espera recibir por cierta
inversin. Es superior que las anteriores porque tiene en
cuenta adems de los costos el tiempo de inversin y
maximiza los resultados para el inversionista.
Ejemplo: Se estima que un proyecto presente el siguiente flujo
de caja: Calcule el valor presente Neto.

Periodo
0
1
2
3
4

Flujo de
Caja
r= TIR
-4000
Al resolver la ecuacin se encuentra que la TIR=14.
1200
En Excel se puede usar
1410
la funcin TIR con el
1875
rango del flujo de caja
para calcular el valor
1050

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Ejercicio
Una empresa de mantenimiento de equipos presta sus servicios
a diferentes instituciones. Esta empresa cuenta con 20
ingenieros de soporte con un costo promedio de 50.000 hora, los
cuales destinan en alrededor e 8 horas semanales en actividades
relacionadas con el papeleo de sus ordenes de trabajo pues en
su mayora se realizan por email.
Se plantea que si implementa un software de mesa de ayuda
(helpdesk) adems de generar informacin crucial para el
seguimiento de los servicios, se puede reducir entre un 20 y un
40 porciento el tiempo dedicado a labores de ppelo la
productividad.
Al revisar, se tienen dos posibles sistemas con caractersticas
iguales que pueden servir para la mesa de ayuda, identifique la
opcin mas apropiada para la empresa:
Asuma que el costo del dinero en el tiempo es de IPC del ao
actual y estime un costo de 4% de incremento para todos los
rublos
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Ejercicio

Nombre

Nube
Help

Mesa C/S

Licenciamiento

$530.000/usuario

$15.000.000

Hardware

$0

$12.000.000 (Servidor)

$3.600.000

$4.000.000 (Inst. y Conf)

$0

20% licencia C/ao

$0

Nuevo servidor ao 4.

Implementacin y
capacitacin
Mantenimiento y soporte
del Software
Mantenimiento Hardware

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Clasificacin de los Mtodos

Econmicos

Solo tiene en
cuenta los
ingresos
Tiene en cuenta
los ingresos y
los egresos
pero no el valor
del dinero en el
tiempo
Tiene en cuenta
los ingresos, los
egresos yel
valor del dinero
en el tiempo

PV
NPV
TIR

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Programacin Lineal
Da respuesta a situaciones en las que se exige
maximizar o minimizar funciones que se encuentran
sujetas a determinadas limitaciones.
Su empleo es frecuente en aplicaciones de la
industria, la economa, la estrategia militar, etc.
Consiste en optimizar (maximizar o minimizar) una
funcin objetivo, que es una funcin lineal de varias
variables:
f(x,y) = ax + by.
La funcin objetivo est sujeta a una serie de
restricciones, expresadas por inecuaciones lineales:
a1x + b1y c1
a2x + b2y c2
... ......
anx + bny cn
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Soluciones factibles y
optimas
Funcin Objetivo:
Consiste en optimizar una funcin
lineal de varias variables
(Maximizar o Minimizar)
Factibles:
El rea formada por el conjunto
de intersecciones del rea
formadas por las restricciones.
Optimas:
La solucin ptima se llama
solucin mxima (o mnima
segn el caso) referente a la
funcin objetivo buscada.
Ejemplo:
Seleccin de Proyectos con Programacin Linea
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l
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Ejercicio 8. Seleccin de
Proyectos
Elabore un listado de proyectos estratgicos.
Desarrolle un caso de negocio para cada
proyecto
Empleando el mtodo de programacin
lineal o el modelo de puntajes seleccione los
proyectos a ejecutar.

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Definicin de Proyecto

Un Proyecto es un emprendimiento realizado por personas para crear un Producto o

Servicio nico, mediante la utilizacin de recursos limitados (Humanos, Fsicos,
Monetarios, tiempo, etc..).
Temporalidad
Temporalidad
Tiene un principio y fin
determinado
Su duracin es finita

Resultado
Resultado nico
nico

Desarrollo
Desarrollo Progresivo
Progresivo

El Producto o Servicio
obtenido es nico en cuanto
a sus particularidades

El Producto o Servicio final

se obtiene paso a paso,
progresando
continuamente a travs de
incrementos de valor

El equipo de trabajo es
transitorio
El fin se alcanza cuando se
logran los objetivos propuestos
o cuando se decide que los
mismos no podrn ser
concretados
Los Proyectos
consisten en
instrumentos que
se utilizan para

Ejecutar un Plan Estratgico

Explotar una Oportunidad de Negocio
Responder a requerimientos que no pueden ser
atendidos por las Operaciones habituales de la
Organizacin

Definicin de Programa

Un Programa es un grupo de proyectos que permite gestionarlos de

forma global. Normalmente se definen programas para conseguir
economas de escala y mayor y mejor control sobre los recursos de la
compaa.

Programa
1

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Otros
Trabajos
relacionad
os

Ejemplo: Caso Empresa de trasnporte (Programa)

Rapientrega tiene proyectos enfocados en aumentar su capacidad de

transporte terrestre.
Programa:
Aumentar
Capacidad de
carga de
transporte
terrestre.

Proyecto 1:
Aumentar numero
de camiones
pequeos

Proyecto 2:
Compra de mas
vehculos de carga
pesada

Proyecto 3:
Aumento
camionetas de
carga ligera dentro
de las ciudades

Disminuir el
consumo de
combustible.
Disminuir el
consumo de
llantas.

Definicin de un Portafolio

Un Portafolio es un grupo de programas y proyectos que permite

gestionarlos con el objetivo de alcanzar metas estratgicas del
negocio.

Portafolio 1

Proyecto 1

Programa
1

Programa
2

Otros
Trabajos
relacionad
os

Ejemplo: Caso Empresa de Trasnporte (Portafolio)

Portafolio:
Maximizar las
ganancias de la
compaia.

Programa:
Aumentar
Capacidad de
carga de
transporte
terrestre.

Proyecto 1:
Aumentar numero
de camiones
pequeos

Proyecto 2:
Compra de mas
vehculos de
carga pesada

Programa:
Aumentar la
capacidad de
carga aerea.

Proyecto 3:
Aumento
camionetas de
carga ligera
dentro de las
ciudades

Construccin de
mas centros de
acopio en la
ciudades
medianas

Disminuir el
consumo de
combustible.
Disminuir el
consumo de
llantas.

Proyectos Programas y Portafolios

Ejercicio 9. Portafolio de
proyectos
Organice el portafolio de gestin en un
diagrama de rbol donde ubique los proyectos
y programas por estrategia.

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Qu es una PMO?

Oficina de Administracin
de Programas/Proyectos
(Program/Project Management
Office )
Proyectos
mltiples

Tecnologas y
aplicaciones

El objetivo es coordinar e
integrar ptimamente
programas y proyectos,
mltiples tecnologas,
Administracin
de y
aplicaciones,
equipos
Proyectos
organizaciones.

PMO
Equipo y
Organizaciones

Implica la aplicacin de metodologas y

herramientas para:
- Administrar eficaz y eficientemente
diferentes proyectos
- Controlar adecuadamente los riesgos
- Cumplir con los resultados esperados en
trminos de tiempo, costos, calidad y
beneficios.

Cules son las principales actividades de una PMO?

Relacionar los Objetivos del

proyecto con la estrategia de la
organizacin, objetivos y
programas estratgicos

Principales
actividades
de la PMO

Asegurar la elaboracin y
consistencia de los reportes de
avance, plan de trabajo y
entregables.

Coordinar los proyectos para

aprovechar sinergias, evitando
duplicacin de esfuerzos

Identificar imprevistos / riesgos y

hacer seguimiento a la solucin.
Prever y controlar riesgos

Proveer los procedimientos,

estndares, formatos y
mecanismos requeridos para
gestionar eficiente el Proyecto de
manera que sea un potenciador en
el logro de los objetivos

Asegurar la alineacin de los

equipos de trabajo en la ejecucin
del proyecto y coordinar las
actividades relacionadas con la
Administracin del Cambio del
proyecto

Por qu implementar una PMO?

Tpicamente una organizacin que necesita una Oficina de Gerenciamiento

de Proyectos (PMO) tiene:
Costos consistentemente ms altos de los previstos
en sus proyectos.
Conflictos en el cumplimiento de los planes y cronogramas
relacionados a los recursos compartidos y las habilidades
ms utilizadas de los mismos.
Procesos dbiles de manejo de proyectos, ausencia de reportes
formales en los proyectos.

Problemas recurrentes en los proyectos, los cuales son tratados

de manera individual situacin que impide tener una visin global de
la situacin del proyecto.
Falta de homogeneidad en la calidad de los proyectos y,
dificultad para operar de forma eficiente entre las reas involucradas.

Por qu implementar una

PMO?
Dependiendo de las necesidades especificas de cada organizacin, se pueden
establecer desde una PMO Operativa hasta una estratgica:
Administracin
del Portafolio

Esca
l

3. Estratgica
(Nivel
Superior)

1. Operativa
(Primer
Nivel)

Esc
ala

2. Tctica
(Nivel medio)

Hoy
Mltiples iniciativas sin un
esquema de integracin
comn

Administracin
de Programas

Administracin
del Proyecto

Ejercicio 10. Discusin PMO

Realice la lectura del documento:
Impacto de la PMO en la implementacin de est
ratgias
.
Discuta en su equipo si considera importante
implementar una PMO en su organizacin y en
caso tal de que tipo seria y cuales seran sus
funciones.

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Rubrica

Documento en Word: Capitulo

10% V
Seleccin de proyectos y
30% priorizacin

30% Portafolio de proyectos

30% Necesidad de una Oficina PMO.