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El Proceso Administrativo

Control

El Proceso
Administrativo
Planificacin
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes

Organizacin

Direccin

Motivacin
Estructura
Liderazgo
Administracin
Comunicacin
de recursos humanos Comportamiento
Individual de grupo

Control
Normas
Medidas
Comparacione
s
Accin

CONTROL
1. INTRODUCCION
El control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de
lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin
como un proceso informal donde se evalan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.

Definicin de control
El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeo general frente a un plan estratgico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su


significado depende de la funcin o del rea en que se
aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del

proceso

administrativo

junto

con

la

organizacin y direccin, y lo que la precede.

planeacin,

Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a


los participantes dentro de los patrones deseados y evitar
cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay
una imagen popular segn la cual la palabra control est
asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin,
refuerzo, manipulacin e inhibicin.

Tambin hay otras connotaciones para la


palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o
mandar);
Frenar o impedir.

Don
de
Inici
amo
s?

Qu
e
deci
sin
tom
o?

IMPORTANCIA DEL CONTROL


Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es
porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se
emplea para:

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos ms rpidos

Agregar valor

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

BASES DEL CONTROL


Podramos decir que el control se basa en la consecucin de
las siguientes actividades:
Planear

y organizar.

Hacer.
Evaluar.
Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la

empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo


que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar
qu debe hacerse y cmo.

El hacer es poner en prctica el cmo se planific y

organiz la consecucin de los objetivos.

El

evaluar

que

no

es

ms

que

la

interpretacin

comparacin de la informacin

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que


resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al
sistema.

PASOS DEL PROCESO DE


CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para
establecer normas de desempeo con objetivos de
planificacin, para disear sistemas de reinformacin,
para comparar los resultados reales con las normas
previamente establecidas, para determinar si existen
desviaciones y para medir su importancia, as como para
tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar
que todos los recursos de la empresa se usen de la
manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los
objetivos de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales
son:

Establecer normas y mtodos para


medir el rendimiento.

Medir los resultados.

Tomar medidas correctivos .

Retroalimentacin

Principios de control

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe


proporcionarle el grado de control correspondiente. De la
misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad
se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es


decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipacin.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en


funcin de los objetivos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o


desviaciones que se presenten en relacin con los
planes deben ser analizadas detalladamente.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema


de control debe justificar el costo que este represente
en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales
que este reporte.

De excepcin: El control debe aplicarse,


preferentemente,

las

actividades

excepcionales o representativas, a fin de


reducir

costos

tiempo,

delimitando

adecuadamente que funciones estratgicas


requieren el control.

De

la

funcin

controladora

controladora:

por

ningn

La

motivo

comprender a la funcin controladora

funcin
debe

reas del control


Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el


rea de produccin es aquella donde se fabrican los
productos;

si

la

empresa

fuera

prestadora

de

servicios, el rea de produccin es aquella donde se


prestan

los

servicios;

los

principales

controles

existentes en el rea de produccin son los siguientes:

Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control

de
de
de
de
de
de
de
de

produccin
calidad
costos
los tiempos de produccin
inventarios
operaciones Productivos
mantenimiento y conservacin
desperdicios

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de


vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas

Control de propaganda

Control de Costos

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de


los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los
pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles
en el rea financiera se presentan a continuacin:

Control

presupuestario

Control

de costos

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al


personal, los principales controles que se aplican son los
que siguen:
Controles

de asistencia y retrasos

Control

de vacaciones

Control

de salarios

Tcnicas para el
control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las
siguientes:

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

Reportes, informes

Formas

Archivos (memorias de expedientes)

Computarizados

Mecanizados

Grficas y diagramas

Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.

Mtodos cuantitativos

Redes

Modelos matemticos

Investigacin de operaciones

Estadstica

Clculos probabilsticas

Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms


importantes de controlar es el desarrollo de la
realizacin de actividades tanto al tiempo que cada
una de ellas implica para este efecto las cartas o
grficas.

AUDITORIAS: El trmino auditoria va ligado a la


deteccin de fraudes. Las auditorias tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la honradez y
justicia de los estados financieros, hasta proporcionar
una base crtica para decisiones gerenciales. Existen
dos tipos de auditorias: las externas y las internas.

Auditorias externas: Es un proceso de verificacin que implica la


evaluacin independiente de las cuentas y los estados financieros
de la organizacin. Se revisan los activos y los pasivos, as como
tambin los informes financieros con el objetivo de verificar si estn
completos y exactos. La auditoria es realizada por personal
contable.

Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organizacin.


Su propsito es ofrecer garanta razonable de que los activos de la
organizacin estn debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisin y la confiabilidad suficiente
para preparar los estados financieros.

Fallas en el proceso de
control

Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de


sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones.

Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control


puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del
Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el
restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.

Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay


demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso.

Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas,


se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de
medidas correctivas.

CONCLUSIONES

GRACIAS