Implementacin Nuevo Software

Contable
Contenido
CONSIDERACIONES PRELIMINARES
MODELO ACTUAL DE PROCESOS
FUNCIONALIDADES DEL NUEVO SISTEMA
BENEFICIOS POTENCIALES
SUGERENCIA DE NUEVO MODELO DE PROCESOS
NUEVAS FUNCIONES PROPUESTAS
POSIBILIDADES Y MEJORES PRACTICAS
Marzo, 2006

Implementacin Nuevo Software

Consideraciones Preliminares
La estructura, funciones y forma de trabajo del
rea de contabilidad, obedecen a las restricciones
y capacidades del actual sistema informtico.
Estas restricciones conllevan a la centralizacin de
requerimientos, demora en los procesos contables
y baja integracin de la informacin hacia otras
reas.
El rea como tal, procesa, decide, autoriza y
ejecuta el ciclo contable de toda la compaa,
debido a que la informacin no se encuentra en
lnea.
Muchos de los procesos de negocio deben
adaptarse y acomodarse a las actuales
posibilidades del sistema de control contable.
Ejemplo: Conciliacin de la cobranza diaria.

Implementacin Nuevo Software

Modelo Actual de Procesos

Gerencia Nal. de
Adm. y Finanzas
Jefe de
Contabilidad

Aux.
SCZ

Aux.
CBB

Aux.
LPZ

Aux. SCR,
TRIN, MONT.

Aux. Contab.
Corp.

Implementacin Nuevo Software

Organizacin Actual de los Procesos
Nacional
Asistencia

Jefe Adm.
LPZ

Jefe Adm.
CBB

Jefe Adm.
SCZ y NAL

Gte. Reg.
SUCRE

TCorp

REQUERIMIENTOS
Jefe de
Contabilidad

ASIGNACION Y PROCESAMIENTO CONTABLE

Aux.
LPZ

Aux.
CBB

Aux.
SCZ

Aux. SCR,
TRIN, MONT.

Aux. Contab.
Corp.

COORDINACION Y EJECUCION CENTRALIZADA

Jefe Adm.
LPZ

Jefe Adm.
CBB

Jefe Adm.
SCZ

Gte. Reg.
SUCRE

Nacional
Asistencia

TCorp

Implementacin Nuevo Software

Funcionalidades del ERP de UponSoft
Modulo de
Administracin:
Usuarios:
- Usuarios
-Accesos a Usuarios
Men:
-Administracin de Men
-Administracin de
Programas
Mantenimiento:
-Locales
-Conceptos
-Parmetros de la Empresa
-Pases

Directorio
Mantenimiento:
- Registro de Personas
- Registro de Empresas
- Registro de Grupos
- Preferencias
Reportes:
- Listado de Directorio
- Listado de Directorio por
Rol
- Listado de Directorio por
Categoras

Implementacin Nuevo Software

Funcionalidades del ERP de UponSoft
Contabilidad
Mantenimiento:
- Plan de Cuentas
- Parmetros Diarios
- Unidades de Anlisis
- Clases de Cuentas
Transacciones:
- Traspasos
- Pago en Efectivo
- Pago con Cheque
- Depsito Bancario
- Cobranza en Efectivo
- Cobranza con Cheque
- Cobranza con Tarjeta
- Cuenta por Pagar
- Cuenta por Cobrar
Presupuesto:
- Definicin de Presupuesto
-Avance Presupuestario

Reportes:
-Balance General y EERR
- Balance de Sumas y
Saldos
- Balance de Cuentas de
Orden
- Libro Mayor
- tem de Anlisis por
Cuenta
- Libro Diario
- Ctas. X Unidad de Anlisis
- Movs. por Unidad de
Anlisis
-Libro Mayor Detallado
-EERR Comparativo
-Comp. por Unidad de
Anlisis
Procesos:
-Cierre de Gestin
-Reexpresin Monetaria

Implementacin Nuevo Software

Funcionalidades del ERP de UponSoft
Tesoreria
Bancos:
- Cheques Perjudicados
-Entrega de Cheques
-Transaccin de Deb./Crd.
-Depsitos
-Emisin de Cheques
Caja:
-Ingreso / Egreso
-Compra/Venta Monedas
-Traspasos
Valores:
-Recepcin de Cheques
Mantenimiento:
-Manten. de Bancos
-Manten. de Ctas.
Bancarias
-Mantenimiento de
Chequeras

Reportes:
-Arqueo de Caja
-Extracto de Cuentas
-Cheques
Emitidos/Recibidos
-Depsitos
-Movimiento con Tarjeta
-Cheques Pendientes
-Detalle de Mov. de Caja
-Estado General de
Tesorera
-Detalle de Mov. de
Cheques
- Cheques Emitidos por
Beneficiarios
-Arqueo de Caja por
Usuarios

Implementacin Nuevo Software

Funcionalidades del ERP de UponSoft
Cuentas
Mantenimiento:
-Tipos de Cuenta
-Cargos
-Descuentos
Transacciones:
-Cuentas por pagar
-Cuentas por cobrar
-Compensacin de cuentas
-Liquid. de cuentas por
pagar
-Liquid. de cuentas por
cobrar

Reportes:
-Detalle de Cuentas
-Estratif. de Vencimientos
-Detalle de CXC Impagas
-Estado de Cuentas
-Detalle de C X Deudor
-Cobranza X Responsable
-Estado General de
Cobranza
-Detalle Individual de
Cuentas
-Detalle de Operacin
-Resumen de Cobranza
-Resumen de Cuentas
-Detalle de C X Ventas
-Detalle de C X Usuario
-CXC por Locales
-Kardex de Clientes
-Estratificacin de Mora X
Local

Implementacin Nuevo Software

Funcionalidades del ERP de UponSoft
Impuestos
Mantenimiento:
-Dosificacin Centralizada
-Recepcin de Facturas
Reportes:
-Libro de Compras I.V.A.
-Libro de Ventas I.V.A.

Implementacin Nuevo Software

Beneficios Potenciales
Automatizacin de tareas rutinarias para el
mejoramiento de los procedimientos y tiempos de
ejecucin.
Gestin descentralizada a travs de operacin desde
las Regionales.
Sistema multicompaa ideal para el manejo de un
Holding de empresas.
Mayor exactitud y diferenciacin a travs de los
Centros de Costo.
Creacin de mejores elementos para el control de
Gestin.
Mejor enfoque de los Recursos Humanos a cargo del
proceso contable.
Coordinacin rpida y dinmica para la toma de
decisiones desde/hacia las Oficinas Regionales.
Capacidad de gestin de un alto volumen de
transacciones.
Mayor exactitud y transparencia en las operaciones en
lnea.
Alta capacidad de seguimiento de los proveedores de

Implementacin Nuevo Software

Beneficios del Nuevo Sistema
GAP Anlisis Area Contabilidad

120%
100%
80%

Brecha (GAP)

17%
70%

60%
40%

Situacin

83%

20%

30%

0%
Actual

Con Nuevo Software

Implementacin Nuevo Software

Sugerencia de Nuevo Modelo de Procesos

Gerencia Nal. de
Adm. y FInanzas
Jefe de
Contabilidad

Aux.
SCZ

Aux.
CBB

Aux.
LPZ

Aux. SCR,
TRIN, MONT.

Aux. Contab.
Corp.

Implementacin Nuevo Software

Sugerencia de Nuevo Modelo de Procesos
Gerencia Nal. de
Adm. y FInanzas
Control de
Gestin
Jefe de
Contabilidad

Cuentas Por
Cobrar

Cuentas Por
Pagar

Tesorera

Conciliacin
y Fondos

Implementacin Nuevo Software

Organizacin Propuesta del Flujo de Trabajo
NUEVO SISTEMA DE CONTABILIDAD
REQUERIMIENTO Y PROCESOS CONTABLES
Centros
de Costo

Nacional
Asistencia

Jefe Adm.
LPZ

Jefe Adm.
CBB

Jefe Adm.
SCZ, MONT, TRIN

Gte. Reg.
SUCRE

TCorp

COORDINACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL

Descentralizacin
Contable

Control de
Gestin

Cuentas Por
Cobrar

Cuentas Por
Pagar
Jefe de
Contabilidad
Gerencia Nal. de
Adm. y FInanzas

Tesorera

Conciliacin
y Fondos

Implementacin Nuevo Software

Nuevas Funciones Propuestas
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
Planificar, Organizar, dirigir y controlar el proceso contable
en base a polticas internas, Plan de Cuentas y normas
regulatorias.
Elaborar los Estados Financieros requeridos por la
compaa, reportando fielmente la situacin patrimonial
de la Compaa.
Administrar la informacin y documentacin relacionada
con el proceso contable segn normas y principios
contables.
Administrar en forma integral las obligaciones fiscales y
las normas regulatorias inherentes al proceso contable.
Administrar los requerimientos regulatorios en base a los
plazos definidos.
Planificar y controlar los movimientos presupuestarios
asignados a las Oficinas Regionales.
Respaldar las transacciones con documentacin segn
corresponda.

Implementacin Nuevo Software

Nuevas Funciones Propuestas
CONTROLDE
DEGESTIN
GESTIN
CONTROL
Formular objetivos de calidad para el proceso contable.
Formular estndares contables para la planificacin de las
actividades mensuales.
Evaluar la consistencia y calidad de las transacciones
registradas por las Oficinas Regionales.
Controlar el cumplimiento de las normas contables y del
proceso contable interno.
Evaluar el cumplimiento de las polticas internas definidas
por la GAF.
Medir la calidad de la informacin en los resultados
financieros y el presupuesto.
Controlar el cumplimiento de los plazos y compromisos de
la compaa ante la SPVS y el SIN.

Implementacin Nuevo Software

Nuevas Funciones Propuestas
CUENTASPOR
PORCOBRAR
COBRAR
CUENTAS
Aplicar las polticas de crdito y cobranza definidos por la
compaa.
Registrar y procesar las distintas formas de cobro (al
contado, efectivo, diferido, etc.)
Registro de las CXC como producto de la gestin comercial
y de Cobranzas de compaa.
Administrar y registrar toda la documentacin relacionada
con las CXC a favor de la compaa.
Controlar los cronogramas de vencimientos de las CXC con
los clientes internos y externos.
Coordinar estrechamente actividades relacionadas con
Tesorera.
Controlar los procesos fiscales y de Facturacin de la
compaa.
Respaldar las transacciones con documentacin segn
corresponda.

Implementacin Nuevo Software

Nuevas Funciones Propuestas
CUENTASPOR
PORPAGAR
PAGAR
CUENTAS
Registrar y procesar las distintas formas de pago (al
contado, efectivo, diferido, etc.)
Registro de las CXP y obligaciones de la compaa
producto de la gestin comercial y Administrativa.
Administrar y registrar toda la documentacin relacionada
con las CXP.
Planificar y controlar los cronogramas de vencimientos de
CXP de clientes y proveedores.
Coordinar estrechamente actividades relacionadas con
Tesorera.
Controlar los procesos fiscales y de Facturacin.
Administrar los planes de pago y pagos diferidos.
Aplicar las polticas de CXP de la compaa y su correcta
aplicacin.
Respaldar las transacciones con documentacin segn
corresponda.

Implementacin Nuevo Software

Nuevas Funciones Propuestas
TESORERIA
TESORERIA
Planificar y controlar el flujo de caja producto de los
ingresos y egresos de toda la compaa.
Determinar la capacidad de solvencia y/o suficiencia de
capital en los saldos de tesorera.
Coordinar y planificar con contabilidad las actividades
relacionadas con las CXC y CXP.
Autorizar el desembolso de efectivo y las distintas formas
de pago (giro de cheques, etc.)
Administrar todo tipo de valores y monedas recibidos por
la compaa.
Detectar y reportar diferencias en los fondos de la
compaa.
Administrar los cronogramas, vencimientos y fondos para
el pago a proveedores.
Administrar la Caja General y Caja Chica, controlando los
saldos mnimos y mximos segn poltica interna .
Respaldar las transacciones con documentacin segn
corresponda.

Implementacin Nuevo Software

Nuevas Funciones Propuestas
CONCILIACIONYYFONDOS
FONDOS
CONCILIACION
Desarrollar conciliaciones diarias de Caja/Bancos.
Administrar y controlar la aceptacin, rechazo, protesta
de cheques girados a favor de la compaa.
Revisar y controlar permanentemente la conciliacin
bancaria y los fondos.
Reportar diariamente el estado de los Fondos y su
respectiva conciliacin.
Coordinar las acciones necesarias para garantizar la
oportunidad de las transacciones bancarias.
Verificar, controlar y reportar los dbitos/crditos de los
Fondos de la compaa.
Controlar las transferencias desde/hacia las cuentas de la
Compaa por los distintos conceptos.
Respaldar las transacciones con documentacin segn
corresponda.

Posibilidades y Mejores Prcticas

La tecnologa actual y las
mejores prcticas en mercado
altamente competitivos estn
generando nuevas posibilidades
de automatizacin de procesos
financieros, en concordancia con
la constante bsqueda de nuevas
herramientas
que
permitan
optimizar el costo como fuente
de ahorro y mejor uso de
A continuacin se muestran
recursos.
algunas posibles mejoras que
podran ser implementadas en
una SEGUNDA ETAPA como
nuevos requerimientos:

Posibilidades y Mejores Prcticas

1 Control de pagos diferidos en base a facturas recibidas (indicador)
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

con opciones de reprogramacin y control de porciones.

Generacin automtica de cartas preimpresas para el pago a
proveedores va Bancos.
Generacin de transacciones automticas en Bancos a travs de
transferencias de Archivos magnticos.
Proyeccin y priorizacin de gastos en base a la planificacin de CXP
y el presupuesto definido.
Asignacin paramtrica de fondos fijos para gastos menores y caja
chica.
Procesos dinmicos y parametrizables de cierres de gestin.
Conciliacin Bancaria automtica a travs de aplicaciones
comparativas.
Integraciones contables para la administracin de cartera.
Generacin automtica del proceso de emisin de cheques (CXP).
Control de cheques en proceso, custodio y en transito.
Anulacin de cheques y facturas con reversiones automticas.
Control automtico de adelantos a proveedores en base a contratos
y compromisos adquiridos.
Gestin Integral de Recursos Humanos (Planilla, Recursos Humanos,
Control de Personal).

Gestin Integral de Recursos Humanos

El activo ms valioso de una compaa es su
cartera, pero el capital ms preciado son sus
Recursos Humanos.

SOLUCION
IDEAL

CONTROL DE
PERSONAL

E
.D A
M ILL
AD AN
PL

S
SO S
R
U NO
C
E A
R UM
H

Recursos Humanos
Evaluacin del desempeo en base a mltiples parametrizaciones.
Funciones y posicin en el organigrama.
Registro de datos del personal, en base a perfiles y categoras.
Tipos de trabajador y contrato.
Control de asistencia mdica.
Programacin de vacaciones.
Administracin de procesos de capacitacin.
Capacitacin de personal, registro de resultados e informes.
Encuestas de satisfaccin laboral.
Definicin de escala salarial y grados de instruccin reconocidos.
Control de gestin en evaluacin, potenciamiento de cargos, ascensos,
etc.
Reclutamiento y Seleccin de personal en base a competencias.
Lista y aprobacin/rechazo de requerimientos.
Registro de postulantes y Evaluacin de Candidatos.
Ponderaciones sobre evaluaciones psicolgicas.
Plan de induccin de personal contratado.
Registro de personas con referencias negativas (personas no gratas).

Administracin de Planillas
Calculo de la planilla con detalle de descuentos y aportes laborales y
patronales.
Movimientos de personal por ingresos, cese, falta, permiso, abandono,
etc.
Control y Provisiones por vacaciones, gratificaciones.
Manejo de medios de pago (efectivo, cheque, transferencia, etc.) y
monedas.
Generacin de archivos para envo de pagos de salarios en bancos
definidos.
Manejo de cuentas corrientes mltiples para el pago de la planilla.
Definicin de frmulas de remuneraciones fijas/variables.
Categorizacin de personas, reas, niveles de dependencia,
responsables, etc.
Administracin de vacaciones, adelantos, proceso de fin de mes
(premios, comisiones, etc.)
Aportes patronales (AFPs), Seguro Mdico, Provivienda, etc.
Imputacin contable de la planilla a los respectivos centros de costo o
proyecto.
Emisin, consulta de Boletas de Pago en formato pre impreso o libre.
Generacin de archivos predeterminados (IVA, IT, etc.) para envo de

Control de Personal
Control de la puntualidad y asistencia del personal.
Definicin de polticas de premiacin (puntualidad) y castigo
(impuntualidad).
Definicin de tramos de aceptacin/rechazo de tiempos de tolerancia.
Control diario, semanal, mensual, anual o acumulada del control de
asistencia.
Integracin directa a la contabilidad para el registro de posibles
descuentos.
Manejo de conceptos de acceso: tipo de horario, registro de entrada y
salida.
Definicin de calendario laboral en base al modulo de planillas.
Manejo de excepciones particulares en el control de la asistencia.
Autorizacin para horas extras, as como la duracin y frecuencia.
Registro y aceptacin/rechazo de justificaciones por retraso,
inasistencia, etc.
Reportes estadsticos con las distintas variables del control de
asistencia.

GRACIAS POR SU
ATENCIN