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DISEO DE

PROCESOS
DOCENTE: LIC. ADM. LADY D.. ARVALO ALVA

CONCEPTO
Procedimiento: Es una sucesin cronolgica y
secuencial
de
operaciones.
Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organizacin.
Procedimiento: Que es un conjunto de
operaciones relacionadas entre s y ejecutadas
en base a determinado mtodo.

Estructura y
Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos a
partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de
la organizacin (funciones y relaciones) como el aspecto
operativos (sistemas administrativos).
Los procedimientos administrativos transitan, a travs de las
estructuras. Por eso cualquier modificacin en los aspectos
estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y
viceversa.

Estructura y
Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una
actividad y actividades afines constituyen una funcin.
Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su
cumplimiento conforman un rgano.
Los rganos y sus relaciones formales constituyen la
estructura formal. Las estructura junto con los sistemas
administrativos componen la organizacin formal.

SISTEMAS DE GRAFICACIN
DE CURSOGRAMAS
No existe universalidad de criterios respecto a
los sistemas de graficacin y existe gran
diversidad de lenguajes.
Todos los sistemas tienen: smbolos y un
conjunto de reglas. El smbolo es el elemento
o figura que sirve para representar los hechos
que suceden en los procedimientos.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de


Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo
industrial.

Cinco operaciones:
Operacin
Transporte o traslado
Inspeccin o control
Demora o espera
Almacenamiento o archivo.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Ventajas:

Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas,


Frecuencia relativa de cada operacin,
Cantidad de pasos del trmite,
Demoras,
Cantidad de traslados,
Oportunidad de controles.

Desventajas:

No muestra los documentos utilizados


No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las
operaciones.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Smbolos
OPERACIN
Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin
de algn elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIN
Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operacin alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de informacin o el
almacenamiento de objetos.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Reglas de diagramacin:
Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los cdigos se
relacionan mediante lneas.
Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.
Describir cada paso: breve en columna descripcin.
Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de lneas rectas.
Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y
tambin tiempos y distancias establecidas.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar para
la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento de
informacin.
Resalta la importancia de la informacin dentro de los procesos
administrativos.
Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:
Registrar: anotar un dato en un portador de informacin;

Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;

Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;

Computar: obtener un nuevo conocimiento;

Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro


momento.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos
REGISTRACIN
Grabacin de informacin en un portador
COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas


Transferencia de informacin sin portador (verbal, personal o telefnica)

CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida

ARCHIVO
Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificacin.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos referidos a los portadores de informacin
FORMULARIO
Todo portador de informacin sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecnica o
elctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrnico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.
(

CONECTOR "DENTRO DE HOJA"


Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en
otra hoja.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose en el
encabezamiento nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la informacin.
El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni diagonales.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe
formar un codo.
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Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculos


graficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin.
Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior
del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del smbolo siguiente.

Nombre,
apellido
domicilio

Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro


del smbolo de registracin, los datos que se registran.
Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del
smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacin
sin portador.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:

Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte


de los datos de un formulario "TODO menos..."

TODO

F 32/0/1

Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario
y las copias que circulan por la lnea del flujo.

F 23
RECIBO

Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en el


ngulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

01

Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la


parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).

01

Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.


0: CAJA
1: CONTADURA
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.

Cul es el monto?

Dentro del smbolo de control se pone la pregunta que determina


la seleccin.
Cuando de un control ms de dos opciones.

Precio Total
Precio unitario x
cantidad

Rutina 3
Deudores

alfabtico

Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin.


Proceso predefinido, se pone la denominacin y si es
necesario los pasos comprendidos.
Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacin
A la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

El Instituto Argentino de Racionalizacin de


Materiales (IRAM) desarroll normas que regulan la
representacin

grfica

de

los

procedimientos

administrativos

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos
OPERACIN
Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de
informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,
comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detencin transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos
de portadores informacin (formulario y archivos magnticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos
portadores de informacin.
DESTRUCCIN
Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no
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el elemento portador de la misma.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos

ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de accin.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE
INFORMACIN
Elemento portador de informacin que se traslada a trves
de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin.
La flecha indica el sentido de la circulacin.
TOMA DE INFORMACIN
Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTOR
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Nexo entre procedimientos o procesos.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Reglas de diagramacin:
Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a derecha.
Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una unidad
funcional.
Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas continuas, el
sentido con una flecha. Punto de encuentro de lneas puentes. Entrada de
lneas por parte superior o lateral del smbolo, salida por parte inferior o lateral.
Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final.
Generacin de informacin impresa: emisin de documentos e informes:
smbolo operacin a continuacin de smbolo de formulario.
Etc.

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Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en
forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos y
puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan.
Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecucin,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difcil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamao, rotacin del personal.

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Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de
los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos
principales y procedimientos accesorios.
Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento,
nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha
de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en
orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe
ejecutarla, cmo, cuando y dnde.
PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del
portador y las instrucciones del mtodo de llenado.
CURSOGRAMA.

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Tendencias modernas para la


mejora de procesos
Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de anlisis y tambin el
producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma
evolucion
hacia
medios
informticos,
permitiendo
actualizacin permanente, y consultas interactivas del usuario.
La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos
de
mejoramiento
administrativo
como:
la
Mejora
Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniera.

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Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos
CONCEPTO
1.

Conjunto
de
actividades
mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales
transforman
entradas
en
salidas
(ISO
9000:2000).

2.

Conjunto
de
actividades
mutuamente
relacionadas o que interactan, que tienen el
propsito de agregar valor a los inputs (elementos
de entrada), transformndolos en un grupo de
outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para
un cliente.

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Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos
Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopcin del enfoque basado en procesos

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ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO


9001:2000
Identificar los procesos
Determinar su secuencia e interaccin
Comprensin y cumplimiento de requisitos
Consideracin de procesos en trminos de
agregado de valor
Obtencin de resultados de desempeo y
eficacia
Mejora continua en base a mediciones objetivas
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Orientacin a procesos
Gerencia General
Direccin

Gerencia
Produccin

Comercial

Proceso Comercial

Adm. y Fin.

Departamentos
Compras

Fabricacin

Ensamblado

Envasado

Calidad

Ventas

Mking

Proceso de Produccin

Interior

Contabilidad

Finanzas

Montevideo

Seccin

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.


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Mapa de Procesos

Diferencia entre proceso y procedimiento


Proceso: Qu se hace?
Procedimiento: Cmo se hace?

Proceso 1

Sub-proceso 1.1

Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n

Sub-proceso 1.n
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GESTIN POR PROCESOS


Toda la organizacin tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a travs
de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan .
La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales
y de apoyo, as como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer
las necesidades de sus clientes.

PERMITE
Optimizacin de los procesos
Simplificacin de los procesos
Mejora continua de los procesos

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LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...
Un proceso sistemtico y continuo para conseguir
el mejor producto (bien o servicio) en opinin de
los clientes y con el mnimo costo de recursos.

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MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:

1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE


Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estndar de diagramacin que permitan emplear
un lenguaje comn y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO

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DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
Identificar y comunicar las caractersticas de los procesos.
Formar al personal.
Compartir conocimiento y experiencia.
Efectuar la medicin de los procesos.
Llevar a cabo auditoras.
Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad
de las actividades del proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los lmites
funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo

PERMITE:
Ver un proceso o parte de l
Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
Determinar la secuencia de los procesos de realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Otros.

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Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos
WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de informacin
empresarial en lnea, especialmente desarrollada para disear y
documentar procesos de negocios, en forma lgica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficacin automtica de procesos (Flow Charts).
Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin
ampliada.
Designacin de responsables de tareas y tiempos de ejecucin.
Simulacin automtica de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/

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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
MetoCube: Es un sistema de documentacin de Procesos, que
permite describir los mismos en un formato , uniforme y fcilmente
actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro
de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Seleccin de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php

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