TABLAS DE RETENCIN

DOCUMENTAL

Objetivo
Objetivo
Conocer conceptos
generales sobre las

Conocer conceptos generales sobre las

TRD
TRD
Contenido
Contenido

Concepto de TRD
Conceptodedeserie
TRD
Concepto
Concepto de serie
Concepto
de TVD
Concepto
ConceptodedeFondo
TVD acumulado
Concepto de Fondo acumulado
Concepto
de Valoracin
Concepto de Valoracin
Ciclo de vida del documento
Ciclo de vida
delladocumento
Metodologa
para
elaboracin de las TRD
Metodologa para la elaboracin de las TRD

1. Qu es una TRD?

Las Tablas de Retencin

Documental (TRD) son una
herramienta
de
control
normalizado que permite
asignar
el
tiempo
de
permanencia y la disposicin
final a un listado de series
con sus correspondientes
tipos documentales, en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos.

2. Serie, Unidad, Tipo y

Tipologa documental

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades

documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de anlisis en
los procesos de identificacin y caracterizacin
documental. La unidad documental puede ser
simple cuando est constituida por un slo
documento o compleja cuando lo constituyen
varios formando un expediente.
PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mnima que
rene todas las caractersticas necesarias para
ser considerada documento. Pueden ser
ejemplos de piezas documentales, entre otros:
un acta, un oficio, un informe.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple.

3. Qu es una TVD?

Son una herramienta de

control, producto del anlisis
y organizacin de un fondo
acumulado, la cual presenta
un listado de agrupaciones o
series
documentales
con
anotacin de sus fechas
extremas, su valoracin, su
disposicin
final
y
los
procedimientos a seguir para
aplicar la disposicin final.

4. Qu es un fondo acumulado?

Es el conjunto de
documentos
dispuestos sin
ningn criterio de
organizacin,
conservacin y sin
la posibilidad de
ser fuente de
informacin.

Taller 1

INSTRUCCIONES:
De acuerdo con
suministrada:

la

informacin

1. Identificar los documentos que

aplican para esa rea.
2. Justificar la inclusin o no de la
documentacin
dentro
del
listado.
3. Generar las series documentales.

5. Qu es valoracin documental?

Fase archivstica, la cual consiste en

analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de
transferencia, conservacin y
disposicin final.
La valoracin es un cuidadoso anlisis
documental, ya que implica entender
diversos factores tales como:
Historia del creador de los
Historia del creador de los
documentos
documentos
Funciones
Funciones legales
Atribuciones
Atribuciones
legales
Estructura
organizacional
Estructura
Procesos
de organizacional
toma de decisiones

Procesos
de
toma
de decisiones
Procedimientos
de creacin
de

Procedimientos
de
creacin
de
documentos
documentos
Cambios
ocurridos en el tiempo
Cambios ocurridos en el tiempo

5.1 Valores primarios

Son aquellos que tienen los

documentos mientras
sirven a la institucin
productora, al destinatario
o beneficiario.

Valor Administrativo: es el que contiene un

documento, una serie de documentos o un
grupo documental, para la entidad productora,
relacionado con el trmite o asunto que motiv
su creacin.
Valor Jurdico: aquel del que se derivan
derechos u obligaciones legales regulados por
el derecho comn.
Valor Legal: aquel que tienen los documentos
que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen
los documentos de carcter tributario, para el
Tesoro o Hacienda Publica
Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los
documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos econmicos de una entidad
pblica .

5.2 Valores secundarios

Es aquel que adquiere el documento

cuando este es de inters a los
investigadores. Surge una vez
agotado el valor primario. Los
documentos que tienen este valor
se conservan permanentemente.

Evidencial: es aquel que obtiene

documento cuando da una prueba
carcter legal o administrativo para
reclamo de parte del ciudadano o
gobierno.

un
de
un
el

Testimonial: es aquel que obtiene un

documento cuando es un manifiesto de
una accin tomada por un cuerpo
directivo u oficial de la entidad. Sirve
para comprobar la decisin dispositiva o
constancia en un asunto tratado.
Informativo: es aquel que obtiene un
documento cuando da cuenta de los
fenmenos sociales o institucionales.
Sirve de referencia para la elaboracin o
reconstruccin de cualquier actividad
administrativa. Contiene informacin
sobre personas, lugares y temas
diferentes a las acciones de un
organismo.

6. Ciclo de vida del documento

Archivo de
Archivo
de
Gestin
Gestin

Archivo Central
Archivo
Central
Transferencia
1

Momento de
Momento
de
planificacin.
planificacin.
Momento de
Momento
trmite. de
trmite.

Momento de
Momento
vigencia. de
vigencia.
Momento de
Momento
de
plazo precuacional.
plazo precuacional.

Valor primario
Valor primario

Archivo
Archivo
Histrico
Histrico

Transferencia
2

Fase
Fase
permanente o
permanente
histrica. o
histrica.

Valor secundario
Valor secundario

Procesos de la Gestin Documental

Procesos de la Gestin Documental
Ley 594 de 2000. Art. 23

6.1 Qu es el ciclo de vida?

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su
eliminacin o integracin a un archivo permanente.
Archivo de gestin. Aquel en el que se
Archivo
de gestin. Aquel
en el que se
rene
la documentacin
en trmite.
rene la documentacin en trmite.
Archivo central. Unidad administrativa
Archivo se
central.
Unidad administrativa
donde
agrupan
documentos
donde
se
agrupan
transferidos o trasladados documentos
por los
transferidos
o
trasladados
los
distintos archivos de gestin de la por
entidad
distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva.
respectiva.
Archivo histrico. Aquel al cual se
Archivo la
histrico.
Aquel del
al archivo
cual se
transfiere
documentacin
transfiere
documentacin
archivo
central
o dellaarchivo
de gestindelque
por
central
o
del
archivo
de
gestin
que
por
decisin del correspondiente comit de
decisin del correspondiente
comit de
archivos,
debe
conservarse
archivos,
debe
conservarse
permanentemente.
permanentemente.

6.2 Los momentos del ciclo de vida

Momento de planificacin: la produccin del

documento no se puede hacer de manera
improvisada. Para ello se estudia:
- La informacin
- El soporte o medio
- Condiciones administrativas
Momento de tramite: tiene como fin acumular
los antecedentes que necesita la autoridad o el
emisor del documento para poner en vigencia tal
documento (Flujos de trabajo). El documento
suele hallarse muy activo, es requerido por
distintas oficinas y por la autoridad que ha de
resolver Puede ser sometido a confidencialidad
que, en algunos casos es de importancia
decisiva.

Momento de vigencia: El
es aquel durante el cual
archivo obliga, testimonia
explcitamente dice su texto
tipo documental.

tiempo de vigencia
el documento de
o informa lo que
o va implcito en su

La vigencia se pierde cuando:

La vigencia se pierde cuando:
-Vence el plazo establecido en el mismo
-Vence el plazo establecido en el mismo
documento
documento
- Porque
se produce un nuevo
- Porque se produce un nuevo
documento que modifica o anula al
documento que modifica o anula al
primero
primerodesaparece el objeto fsico que
- Porque
desaparece
el objeto fsico que
da Porque
razn de
ser al documento
raznel
dedestinatario
ser al documento
- da
Cuando
toma
- Cuando el destinatario toma
conocimiento del contenido del
conocimiento del contenido del
documento
- documento
Cuando se establece
- Cuando se establece
convencionalmente
convencionalmente

Momento de plazo precaucional: una vez agotada

la vigencia se da un lapso durante el cual es menester
retener al documento por precaucin.
Los objetivos que se buscan en la precaucin son dos:
- Responder
ante
eventuales
reclamaciones
administrativas o jurdicas
- Servir de antecedente para que otro documento
se encuentre vigente
El plazo precaucional se termina por:
-

Prescripcin legal o de derecho

Por lo establecido en las TRD

Momento de fase permanente o histrica: Una vez

concluido el plazo precaucional, se ha de producir la
seleccin de los documentos. Los de mayor inters
para la investigacin pasan a integrar el Patrimonio
Documental. Los de muy poco contenido informativo
son destruidos.

6.3 Qu es una transferencia?

Es el proceso mediante
el cual las instituciones
trasladan su
documentacin de un
archivo a otro, una vez
cumplidos los tiempos
de retencin.

Taller 2

INSTRUCCIONES:
De acuerdo al listado de series de la actividad anterior,
identifique el valor de la informacin.

7. Beneficios de la TRD

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la
produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar
un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los
documentos a travs de los tiempos de
retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de
los
documentos
que
tienen
carcter
permanente.

Regulan
documentos
archivo.

las
transferencias
de
los
en las diferentes fases de

Sirven de apoyo para la racionalizacin de

los procesos administrativos.

7. Principios bsicos de la TRD

Para la elaboracin de las TRD:

- Se debe basar en la estructura orgnico-funcional
de la organizacin.
- Los tiempos de retencin y la disposicin final de la
documentacin pueden ser establecidos por ley,
reglamento o propuestos por los gestores de la
documentacin mediante un proceso de valoracin.
- Los tiempos de retencin deben estar acorde con las
necesidades administrativas y las disposiciones
legales.
- Una vez elaboradas las TRD son avaladas por el
Comit de Archivo de la entidad y aprobadas por la
instancia correspondiente, debern difundirse en
todas las dependencias de la Institucin, con una gua
explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin
y actualizacin.

8. Metodologa para la elaboracin

de TRD

1. Compilacin
institucional

de

la

informacin

Disposiciones legales, actos administrativos

y otras normas relativas a la creacin y
cambios estructurales de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones.)
Estructura interna vigente de la entidad,
manuales
de
funciones
y
de
procedimientos.
Organigrama actual, resoluciones y/o actos
administrativos de creacin de grupos y
asignacin de funciones.

2. Entrevista con los productores de los

documentos de la institucin.

Identificacin y definicin de unidades

documentales.
Anlisis de la produccin y trmite documental
teniendo
en
cuenta
los
manuales
de
procedimientos de las dependencias.
Identificacin
documentacin.

de

valores

primarios

de

la

3. Anlisis e interpretacin de la informacin

recolectada
Conformacin de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales.
Valoracin y Seleccin Documental.

4. Elaboracin y presentacin de las Tablas de

Retencin Documental

Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin

Documental.
Remisin de las TRD al Comit Evaluador
Documentos o a la instancia correspondiente.

de

5. Aplicacin
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse
su difusin indicando:
Fecha a partir
cumplimiento.

de

la

cual

son

de

obligatorio

Instructivo para su aplicacin.

Normas para la organizacin de los archivos de gestin
en concordancia con la TRD de cada oficina.

9. TRD propuesta por el AGN

10. Disposicin final en las TRD

Hace referencia a la tercera

etapa del ciclo vital, resultado
de la valoracin con miras a la
conservacin permanente, a su
eliminacin,
seleccin
por
muestreo y/o microfilmacin.

Conservacin total (CT):

Se aplica a aquellos documentos que
tienen valor secundario, es decir,
aquellos que son informativos, son
testimonio o son evidencia y que son
considerados patrimonio dentro de la
organizacin y la sociedad por su
inters para la investigacin, la ciencia
y la cultura.

Eliminacin (E):
Proceso mediante el cual se
destruyen los documentos que
han perdido su valor primario y
que
no
tienen
un
valor
secundario.

Seleccin (S)
Proceso
mediante
el
cual
se
determina la conservacin parcial de
la documentacin por medio de
muestreo, entindase este como la
operacin por la cual se conservan
ciertos documentos de carcter
representativo o especial.

Microfilmacin (M):
Proceso
que
consiste
en
fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula.
En esta columna tambin se
indican
otros
soportes
electrnicos o magnticos.

Procedimientos:
En esta columna deben consignarse los procesos
aplicados en la modalidad de seleccin, microfilmacin
y eliminacin.

Taller 3

INSTRUCCIONES:
Con el formato de tabla, listar
todos los documentos del
rea, asignar los tiempos de
retencin y disposicin final.

MUCHA
S
GRACIA
S