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PLANEJAMENTO

ORAMENTRIO EM
EVENTOS
Mara Medeiros

O QUE ORAMENTO EM EVENTOS


O oramento responder pelos custos para
implantao do projeto apresentado. (...) Todas as
atividades propostas empresa devero ser
amparadas por um oramento (FRANA e
FREITAS, 2002).
O oramento composto pela apurao de todas
as despesas para o custeio de um projeto, alm de
identificar as fontes de recursos para a captao
de verba para amparar estas despesas
planejadas.

COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORAMENTRIO

Relao detalhada e organizada de todos os itens que


representam despesas ou necessitam de apoio,
patrocnio ou doao para sua captao.
Organizao dos itens por assunto e por tipologia
(fixos e variveis, recursos materiais, humanos ou
fsicos, etc).
Definio dos processos de captao de recursos (fonte
prpria, apoio, patrocnios).
Levantamento de custos (via processos de
concorrncia, para projetos maiores, ou levantamento
junto 3 fornecedores, por exemplo).
Avaliao dos custos levantados (avaliao de
fornecedores relao custo x benefcio comparativo
de propostas e oramentos apresentados).

COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORAMENTRIO

No caso da necessidade de captao de apoio ou


patrocnio, planejamento de proposta, definio de
cotas e benefcios ao patrocinador ou apoiador, e
definio do plano de captao (detalhamento sobre o
assunto posteriormente).
Apresentao do planejamento oramentrio para
aprovao.
Adequaes ou revises que se faam necessrias.
Controle e fluxo de caixa.
Avaliao verificao de custos no planejados ou
sobras
Apresentao de relatrio sobre os recursos gastos e
retornos obtidos (para nveis superiores na empresa,
clientes no caso de agncias - patrocinadores ou
apoiadores).

ESTRUTURA PARA
DESENVOLVIMENTO DE PLANO
ORAMENTRIO PARA EVENTOS

Em uma empresa: dedicao de um profissional,


preferencialmente com experincia em eventos, que
pode ser o mesmo responsvel pela organizao do
evento todo ou ser destacado um profissional para
coordenar as atividades relacionadas ao plano
oramentrio.
Em uma agncia: o setor de atendimento que tem
relacionamento com o cliente brifa a rea de
produo para o levantamento de custos e em seguida
condensa e avalia as propostas para apresentao ao
cliente.
No caso de captao de patrocnios e apoios, pode-se
elaborar o plano internamente, ou terceirizar este
trabalho para profissionais especializados no assunto
(especialmente recomendado para projetos de grande
porte ou que envolvam leis de incentivo fiscal).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- RELAO DETALHADA DOS ITENS

Exemplo 1

Exemplo 2

Planejamento oramentrio feira Photo Image


Brasil 2007
Fonte: Samsung Camera Mara Medeiros

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- ORGANIZAO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA

Exemplo
Recursos Humanos
1 mestre de cerimnias
1 pedreiro
3 garons
2 recepcionistas
Recursos Materiais
1 Construo de pedra
1 Livro de presena
1 Urna para documentos
200 brindes

Recursos Fsicos
1 Restaurante
20 dirias de hotel
1 preparo do local do evento
3 estacionamento

* Fonte: CESCA, 1997.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- ORGANIZAO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA

Custos fixos e custos variveis


Os custos fixos so os que se mantm
relativamente estveis no curso do evento
independentemente do nmero de participantes,
tais como despesas de pessoal de atendimento,
manuteno, publicidade, hospedagem de
convidados, etc.
Consideram-se como variveis custos de
alimentao e bebidas, uma vez que h relao
direta entre o nmero de participantes e o
consumo de alimentos
(ZANELLA, 2004).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- DEFINIO DOS PROCESSOS DE CAPTAO DE RECURSOS
Fonte prpria
Custeio das despesas totais ou em parte pela prpria empresa
organizadora do evento ou pelo cliente (no caso da
organizao ser realizada atravs de agncia terceirizada).

Fonte externa
Captao de recursos externamente, para custeio total ou
parcial das despesas do evento, por meio de:
Patrocnio
Apoio
Venda de ingressos ou inscries
Venda de espaos ou propostas de aes para mdia em
geral
Doaes
Parcerias

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
De maneira geral, realizado o levantamento
com no mnimo 3 fornecedores para os principais
itens do oramento (alguns itens, em decorrncia
de algum carter especfico urgncia ou
raridade podem ter seu levantamento realizado
com apenas um fornecedor).
Neste caso, importante avaliar no apenas os
valores apresentados, mas tambm a qualidade
dos servios prestados aqui, vale pesquisar o
histrico de servios ou produtos do fornecedor
junto clientes anteriores ou pesquisar
indicaes com profissionais da rea de eventos.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
Na hora do fechamento com os fornecedores,
importante considerar a negociao envolvida,
como pedido de descontos, abatimento em troca
de benefcios para o fornecedor, entre outras
questes.
Para projetos maiores, que envolvam o
desenvolvimento completo por apenas uma
agncia, por exemplo, recomenda-se a escolha da
agncia fornecedora dos servios via processo de
concorrncia (envolvendo a apresentao de
propostas por no mnimo 3 agncias, a partir de
um mesmo briefing, e fazendo comparativo mais
complexo para a escolha da empresa vencedora do
processo).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- AVALIAO DOS CUSTOS LEVANTADOS

importante fazer uma avaliao prvia dos


fornecedores relao custo x benefcio (nem
sempre o melhor custo representa o melhor
benefcio ou proposta para o seu evento).
Comparativo de propostas e oramentos
apresentados detalhar, via planilha ou
materiais diversos, os dados objetivos detalhados
das peas ou servios que foram orados, fazendose cruzamento qualitativo e quantitativo dos
itens apresentados, para poder-se avaliar com o
maior nmero de fundamentos para justificar as
escolhas por um ou outro fornecedor ou proposta.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

O patrocnio de eventos um investimento feito pelas


empresas. Ainda que o resultado no seja mensurvel
imediatamente, a mdio e longo prazo projeta e
consolida a imagem no mercado.
(...) As formas tradicionais de patrocnio ou apoio so:
Contribuio financeira;
Doao de brindes para distribuio gratuita ou venda
(...);
Emprstimo de equipamentos, utenslios, mveis etc;
Prestao de servios tcnicos;
Cesso de locais ou dependncias;
Instalao de pontos-de-venda;
Servios de transportes; (...)
(ZANELLA, 2004)

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

Possveis benefcios a serem propostos aos potenciais


patrocinadores:
(...) inscrio de logomarca na mdia especializada do
evento;
Divulgao da empresa patrocinadora por meio da
assessoria de imprensa da promotora do evento;
Promoo da empresa patrocinadora por meio de cartazes
publicitrios, mala direta, boletins, convites, releases para a
imprensa, painis, murais publicitrios etc;
Utilizao do mailing da promotora para divulgao de
produtos e servios da patrocinadora;
Divulgao institucional em mdia eletrnica e imprensa;
Inscrio do nome, marca ou logotipo do patrocinador em
uniformes, vesturio, utenslios etc;
Incluso de publicaes do patrocinador no encarte oficial do
evento.
(ZANELLA, 2004)

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

Organizao da proposta:
Organizao do projeto do evento;
Planejamento das metas de captao (nmero de
patrocinadores, tipo de apoio, valores, cotas de
patrocnio tamanhos: ouro, prata, bronze);
Seleo dos benefcios a serem apresentados ao
patrocinador;
Seleo e avaliao das empresas a serem
trabalhadas para a captao (avaliando-se seu
perfil, seus objetivos de marketing, suas
estratgias e oramentos destinados eventos);

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- CAPTAO DE APOIO OU PATROCNIO - PLANEJAMENTO

Uso de leis de incentivo fiscal: troca de recursos de


patrocnio por abatimentos nos impostos da empresa
utilizando-se das leis de incentivo fiscal (s pode ser
oferecida a projetos culturais ou de terceiro setor).
Exemplos: Lei Rouanet (incentivo cultura), Lei do
Audiovisual (cinema); Lei de Institutos e OSCIPS (projetos
socioculturais), Lei Mendona (cidade de So Paulo
incentivo cultura);
Algumas empresas fazem o provisionamento de verba para
patrocnios durante o ano fiscal anterior ao de ocorrncia
do evento. Assim, importante que um planejamento com
bastante antecedncia no caso de eventos de grande porte e
de que necessitem de aporte de verbas mais volumosas.
Algumas empresas tem departamentos estruturados para o
recebimento e a avaliao dos projetos, e costumam abrir
editais e inscries durante os meses de setembro e outubro
poca do planejamento oramentrio das grandes
empresas.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- APRESENTAO DO PLANEJAMENTO ORAMENTRIO PARA APROVAO

Na apresentao do plano oramentrio para


aprovao, importante:
Estudar com antecedncia todos os itens calmamente,
para revis-los e evitar qualquer erro de clculo;
Estudar as argumentaes a favor ou contra
determinadas aes ou fornecedores, para estar
preparado para argumentar com os nveis superiores
de aprovao ou clientes;
Detalhar ao mximo informaes e valores, com
observaes sobre formas de clculo, converses e
especificaes sobre custos fixos e variveis (as
aprovaes nem sempre so realizadas com
profissionais da rea de eventos, portanto,
importante ter em mente que pode-se ter que aprovar
um projeto com um profissional leigo.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- ADEQUAES OU REVISES QUE SE FAAM NECESSRIAS

Aps a aprovao, ou apresentao do plano oramentrio,


possvel que sejam solicitadas adequaes ou revises em
relao s verbas apresentadas.
Redues de verba ou adequaes no projeto podem ser
solicitadas, o que requisitar um novo perodo de tempo de
trabalho para a realizao da tarefa. Assim, importante
considerar com folga, quando possvel, o espao de tempo no
cronograma do projeto para as adequaes e revises de
oramento do evento.
importante o retorno a todos os fornecedores requisitados
para a prestao de oramentos, mesmo que no sejam os
escolhidos para contratao.
Na renegociao de valores, ou solicitao de outras
demandas, importante ter em mente os prazos
necessrios de que o fornecedor necessitar para readequar
as propostas.

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- CONTROLE E FLUXO DE CAIXA

O controle do oramento durante e ps-evento


fundamental. Acompanhar as alteraes emergenciais,
fazer anotaes, receber e ler atentamente notas fiscais
recebidas, fazer encaminhamento dos procedimentos fiscais
internamente na agncia ou na empresa so tarefas
importantes, que devem ter ateno tanto quanto o
desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos
posteriores com possveis falhas ou erros de comunicao.
Ter um fluxo de caixa organizado e atualizado de igual
importncia. Anotar e organizar todos os recursos obtidos
externamente, e igualmente anotar todos os valores de
notas de servios e produtos prestados durante a realizao
do projeto so importantes para que o trabalho posterior de
produo de relatrio de despesas se torne mais fcil,
detalhado e real.

Aps o trmino do evento, necessrio o


levantamento e anliseDO
do fluxo
de caixa, para
DETALHAMENTO
COMPOSTO
DO
verificao de possveis desvios ou se tudo ocorreu
PLANO
ORAMENTRIO
dentro do
planejado.
-OsAVALIAO
VERIFICAO
DE CUSTOS
desvios podem
ocorrer
por: NO PLANEJADOS OU SOBRAS
Aes no previstas e alocadas emergencialmente no
projeto;
Custos orados inadequadamente;
No atualizao de custos caso o projeto tenha sido
planejado com muita antecedncia sua realizao, e
no tenham sido considerados aumentos normais da
passagem de um ano ao outro;
Verbas oradas alm do necessrio (gorduras no
absorvidas).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORAMENTRIO
- RELATRIO DO PLANO ORAMENTRIO

Ao fim do evento, necessrio tambm realizar


um relatrio sobre os recursos gastos e retornos
obtidos, para apresentao nveis superiores na
empresa, clientes ou patrocinadores e apoiadores.
Esse relatrio deve ser composto pela
apresentao de todas as despesas gastas, de
forma detalhada contendo valores, nome do
fornecedor e data de pagamentos e de todos os
recursos angariados por meio de patrocnios,
apoios ou ainda de descontos obtidos em
negociaes com fornecedores, doaes ou venda
de ingressos ou inscries.

EXERCCIO 1

Com base nas fotos apresentadas nos prximos slides, faa o planejamento de oramento
para a organizao da participao com estande da Samsung Camera na feira Photo Image
Brasil 2008 (ms de realizao agosto).
Considere:
Simulao de processo de concorrncia;
Apresentao de custos para:
Construo de estande;
Locao de espao;
Materiais promocionais (brindes, revista, folder, ou qualquer outra sugesto);
Recursos humanos (recepcionistas, profissional de limpeza, seguranas, etc);
Servios diversos (buffet, paisagismo, etc);
taxas diversas;
E outros detalhes que considerar importante para o evento.
Considere a captao de parcerias ou recursos com empresas do segmento.
Incremente o planejamento com o mximo de detalhes possveis que considerar importante.
Apresente o trabalho com os seguintes itens: detalhamento dos pontos do plano
oramentrio (de acordo com a proposta de plano apresentada na aula) e tabela ou quadro
com os valores resumidos.
Trabalho em grupos de 5 a 6 pessoas.
Tempo para realizao do exerccio: 30 min.
Apresentao dos grupos: cada um apresentar o planejamento para a sala com 5 min. cada
para a apresentao.

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Recepcionista

Mock-up de produto - interao

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Materiais promocionais

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Servios: buffet

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Equipe de promotores

FOTOS DO ESTANDE EM 2007

Computadores com acesso


internet

Exposio de produtos

EXERCCIO 2

Considerem que os projetos apresentados no exerccio


anterior foram propostas apresentadas por diversas
agncias a pedido do cliente, em um processo de
concorrncia para escolha do melhor projeto.
Agora, em seu grupo, elabore uma defesa,
argumentando porque seu projeto deve ser o escolhido
pelo cliente.
Tempo para elaborao da defesa 10 min.
Em seguida, todos os grupos devem apresentar suas
defesas cada grupo ter 5 min. para a apresentao.
Aps as apresentaes, cada grupo dever escolher
um projeto, excluindo o seu prprio, como o melhor
projeto apresentado, justificando, em texto de at 10
linhas, o porqu da escolha. O grupo ter 5 min. para
elaborar a resposta e entregar por escrito.

BIBLIOGRAFIA

CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organizao de eventos.


So Paulo: Summus, 1997.
FREITAS, Sidinia G. e FRANA, Fbio. Manual da
qualidade em projetos de comunicao. So Paulo: Pioneira
Thomson Learning, 2002.
GIAGAGLIA, Maria Ceclia. Eventos: como criar, estruturar e
captar recursos. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.
HOYLE JR., Leonard H. Marketing de eventos: como promover
com sucesso eventos, festivais, convenes e exposies. Trad.
Ailton Bomfim Brando. So Paulo: Atlas, 2003.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos:
planejamento e operacionalizao. 2 ed. So Paulo: Atlas, 2004.

OBRIGADA!
Mara Medeiros
mairamed@uol.com.br