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AUDITORIA DE GESTION

CONTROL
Los administradores desean tener un sistema adecuado
y efectivo de controles que los asistan para asegurarse
de que los sucesos se conformen a los planes. En
ocasiones no se comprende que los controles utilizados
por los administradores deben ser diseados para a
tarea y persona especfica a las que se propone servir.
Si bien el proceso bsico y los fundamentos del control
son universales, el sistema real requiere un diseo
especial.
Lo controles para que funcionen deben ser adaptados a
los planes y posiciones, a los administradores como
individuos y sus personalidades, y a las necesidades
de eficiencia y efectividad.

ADAPTAR LOS CONTROLES A LOS


PLANES Y PUESTOS
Todas las tcnicas y sistemas de control
deben reflejar los planes para los que fueron
diseados. Tambin ser adaptados a los
puestos. Lo que ser apropiado para un
vicepresidente a cargo de manufactura
ciertamente no ser adecuado para un
supervisor de taller. Los controles tambin
deben
reflejar
la
estructura
de
la
organizacin, mostrando quin es responsable
de la ejecucin de los planes y para cualquier
desviacin de los mismos.

ADAPTAR LOS CONTROLES A LOS


ADMINISTRADORES INDIVIDUALES
Los controles se deben adaptar a los
administradores individuales. Los sistemas
de control y la informacin, por supuesto,
tienen el propsito de ayudar a los
administradores individuales a desarrollar
su funcin de control. Si son del tipo de un
gerente no pueda comprender, no sern
tiles. Los individuos no confan en los que
no pueden comprender. Y no utilizan, en lo
que no confan.

DISEAR CONTROLES PARA SEALAR


EXCEPCIONES EN PUNOS CRTICOS

El control eficiente requiere que los


administradores
busquen
excepciones en tanto que el control
efectivo
requiere
que
presten
atencin primaria a las cosas que
son ms importantes.

AGILIZAR LA FLEXIBILIDAD DE LOS CONTROLES

Los controles deben continuar siendo funcionales


ante
el
cambio
de
planes,
circunstancias
imprevistas o fracasos rotundos. Si los controles
han de permanecer efectivos a pesar de un fracaso
o cambios de planes inesperados, deben ser
flexibles.
La necesidad de un control flexible se puede ilustrar
con facilidad. Un sistema presupuestal puede
proyectar un cierto nivel de gastos y conocer
autoridad a los administradores para contratar
mano de obra y comprar materiales y servicios a
ese nivel.

ESTABLECER CONTROLES QUE


LLEVEN A ACCION CORRECTIVA

Un sistema adecuado revelar dnde


ocurren las fallas y quin es
responsable de ellas y garantizar
que se tome una accin correctiva. El
control slo se justifica si las
decisiones de los planes son
corregidas
mediante
planeacin,
organizacin, integracin de personal
y direccin adecuados.

DEFINICION DE AUDITORIA DE GESTION


Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una
empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en
cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de
operacin y sus equipos humanos fsicos. William P. Leonard.
Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes,
procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objetivo
de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular
recomendaciones para el logro de esas mejoras. E. Hefferon.
En consecuencia se percibe a la auditoria administrativa en el campo
de auditoras independientes de la administracin; se usan trminos
que tienen la intencin de connotar el contexto de atestiguacin de la
auditoria administrativa.
Atestiguacin. Se define como aquel proceso por el cual se atribuye
credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra
mediante la accin de una tercera: el atestiguador.

NECESIDAD DE LA AUDITORIA
En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la
tecnologa de la informacin.
Con el desarrollo dela tecnologa de sistemas de informacin ha
crecido la necesidad de examinar y evaluar de manera adecuada la
informacin administrativa, as como su exactitud. Adems de los
registros financieros de un organismo, es necesario auditar tambin
los medios de que se vale la direccin superior, con el fin de poder
determinar la pertinencia de la informacin que se suministra para
la planeacin (estrategia y tctica), la organizacin, el control
administrativo y el sistema operativo de la empresa.
En la actualidad es cada vez mayor la necesidad, por parte de los
funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo
el examen y evaluacin de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes
(auditora administrativa funcional, procesal).
La calidad delos procesos mediante los cuales opera un organismo
(auditora analtica).

ANALIZAR EL CRITERIO PARA UNA


AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La auditora debe tratar con lo objetivo y
apreciable.
Se
defina
lo
objetivo
como
desprendido, imparcial y sin prejuicios.
La auditora debe tener relacin con el
presente y el futuro. El auditor debe examinar y
evaluar aquello que existe actualmente. Respecto
a la relacin con el futuro, una auditora no puede
hacer un pronstico; sin embargo, esto no quiere
decir que le futuro se ignore totalmente. La
auditora administrativa es constructiva.

ESTABLECER NORMAS DE DESEMPEO


Para desarrollar una auditora administrativa, un
prerrequisito importante es la formulacin de normas de
desempeo admirativo que pueden expresarse en
trminos especficos. Estas normas son necesarias para
evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El
propsito principal que la direccin superior busca es
lograr el efectivo control administrativo sobre las
operaciones del organismo; a fin de alcanzar este
control, la administracin establece un conjunto de
sistemas y procedimientos.
Un primer paso para la creacin de medidas de control
podr consistir en identificar los diversos factores de
control administrativo dentro de la empresa.

FACTORES INTERNOS
1. Sistema de planeacin.
Planeacin estratgica y tctica.
Fijacin de: objetivos planes polticas.
Establecimiento de: procedimientos programa presupuestos.

3. Sistema de organizacin.
Divisin del trabajo.
Jerarquizacin.
Departamentalizacin.

4. Sistema de direccin.
Mando o autoridad.
Motivacin.
Comunicacin.
Supervisin.

FACTORES INTERNOS
4. Sistema de control.
Establecimiento de normas.
Comparacin de resultados.
Medicin y correccin.

5. Sistemas operacionales.
Produccin.
Ventas.
Compras y abastecimiento.
Crdito y cobranza.
Recursos humanos.
Finanzas.

6. Factor analtico.
Sistemas y procedimientos.
Actividades.
Simplificacin administrativa.

FACTORES EXTERNOS
7. Medio ambiente.
Funcin social.
Mercados.
Competencia.
Dentro de los seis factores internos pueden identificarse
varios procedimientos que son de gran utilidad para
mejorar la calidad de la administracin y la calidad de
los proceso mediante los cuales se opera. El ltimo
factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las
relaciones del organismo como el medio ambiente
social, econmico y poltico en el cual opera la empresa.

ELABORAR INFORMES DE
AUDITORIA
Es necesario establecer un mtodo de informes de
auditora administrativa con el propsito de que el
auditor pueda contar con un medio de informacin
estructurado para dar a conocer los resultados de su
anlisis.
El informe debe ser elaborado de manera sistemtica,
para ello conviene considerar los aspectos siguientes:
Planeacin del informe. En primer lugar debe
decidirse acerca de qu se va a escribir, para lo cual se
debern determinar dos cosas:
Quin lo va a leer?
Qu uso va a tener?

Organizacin del informe. Los informes deben


dividirse y ordenarse en determinadas partes: la seccin
inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin
embargo, el nmero de secciones o partes depende de
su dimensin y su complejidad.
Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado
informe:
A. Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:
Portada
Carta de presentacin
Prefacio
Sumario

B. Informe (contenido principal). En esta parte se


incluirn breves comentarios sobre el propsito de
la auditora, especificacin del alcance, mtodos
utilizados, cuestionarios empleados y personal
entrevistado.
Para los informes de auditora se recomienda el
siguiente contenido:

Deficiencias de las reas funcionales


Deficiencias de la admiracin general
Apreciacin de la empresa
Conclusiones y recomendaciones

C. Material complementario. Se incluir la informacin


diversa, til a algunos lectores del informe, pero no
esencial para la exposicin bsica; se clasifica como
material complementario (anexos); entre los ms
comunes estn los siguientes:
Grficas
Cuadros
Formas
Diagramas de flujos
Cuestionarios
Hojas de trabajo
Hojas de datos (entrevistas)
Programas de trabajo
El auditor deber revisar cuidadosamente el informe
antes de arlo por terminado.

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