Universidad Tecnolgica de Tula Tepeji

DesarrollodeNegociosreaMercadotecnia
FundamentosdelaMercadotecnia

Caso Prctico
COPLAHI

Alumno: HernndezGodnezDamarEzequiel

Catedrtico:DRA.MarielaPrezOlgun
2DNM-G4

20deEnerodel2015

COPL
AHI
Control de Plagas de
Hidalgo

Misin:

Otorgar un servicio de calidad que nos permita garantizar un

control integrado de plagas, as como la implementacin de
mtodos de limpieza e higiene, buenas prcticas de
manufactura que aseguren que ningn organismo represente un
riesgo de contaminacin directa o indirecta a las materias
primas, procesos , producto terminado o individuos.

Visin:

Ser lideres en materia de control de plagas a nivel nacional ,

adems de ser una empresa con principios y valores basados en
el respeto a la salud humana, la promocin de la conciencia
ecolgica, profesionalismo, efectividad, cumplimiento y
garantas amplias de nuestros servicios.

Historia:
COPLAHI surge a raz de las necesidades domesticas e
industriales de controlar e incluso eliminar aquellas plagas que
se encuentran afectando el entorno de las personas y empresas.
El Director General Damar Ezequiel Hernndez Godnez abre las
puertas de las primeras oficinas en el ao 2012 en la ciudad de
Tula Hidalgo.
Actualmente se cuenta con 62 empleados en el control de
plagas todos ellos certificados a travs de CONOCER..
Se cuenta con una flotilla de 38 unidades para el control de
plagas y se tiene presencia en 19 Estados de la Repblica
Mexicana.
Se trabaja actualmente en la implementacin el uso del cdigo
de barras para eficientar servicios.

Organigrama
Direccin Tula

Contabilidad

Recursos
Humanos
Mercadotecnia

Sucursal
Monterrey

Gerencia
Calidad

Gerente
Administrativo
Gerente
Compras
Gerente Ventas

Gerencia
Operaciones
Capacitacin

Gerencia

Sucursal
Coahuila

Gerencia
General

Sucursal
Sinaloa

Responsable
Jardinera

Sucursal
Quertaro

Sucursal
Mxico

Gerente

Gerente

Organigrama de Compra
Gerente
de
Compras
Supervis
or

Roles y Funciones

Gerente de Compras
Perfil:

Edad: 24 y 35 aos
Ambos sexos
Buena presentacin
Escolaridad: Licenciatura en Administracin, Comercio Internacional
o Ing. Industrial
Hablar el idioma Ingles a un 80% como mnimo
Experiencia: Mnimo 3 aos en contabilidad y manejo de inventarios
Conocimientos:
Administrar recursos humanos y materiales.
Relaciones pblicas.
Planear, organizar, dirigir y controlar actividades sobre Compras
y Logstica.
Elaboracin de cotizaciones, requisiciones y rdenes de compra.
Sistemas de Administracin de Almacenes (SAE). o sistemas
similares.
Realizar inventarios.
Atencin y seguimiento a proveedores y clientes.
Manejo de Office en un 100%

Funciones:

Realizar las negociaciones necesarias para adquirir los bienes,

equipo en general e insumos necesarios conforme a las polticas
establecidas.
Comprar y contratar servicios en las mejores condiciones para la
compaa.
Coordinar las actividades logsticas del rea de almacn general.
Realizar los inventarios fsicos segn las polticas establecidas.
Colaborar en la elaboracin del presupuesto anual y plan de
trabajo.
Solicitar cotizaciones, analizar y elaborar cuadros comparativos de
insumos.
Asignar pedidos y asegurar la entrega y gestionar el pago.
Proponer polticas y procedimientos relativos a las compras.
Mantener actualizados los catlogos de artculos y de los
proveedores.
Control de rdenes de compra, requisiciones y evaluacin de
proveedores.
Sugerir fuentes alternativas de suministros.
Garantizar el abastecimiento de insumos en todas las reas de la
compaa.
Garantizar que se cumpla el equilibrio de compras contra
existencias.
Convocar y supervisar al personal en la toma de inventarios

Supervisor de Compras
Perfil:

Edad: Entre 24 y 35 aos

Sexo Indistinto
Escolaridad: Lic. En administracin, Contador Publico o Ingeniero
Comercial
Experiencia: Mnima a 2 aos en administracin
Manejo de Windows Office.
Iniciativa propia
Bsqueda de informacin
Orientacin Estratgica
Trabajo bajo presin
Comunicacin efectiva
Trabajo en equipo
Manejo de programas de almacn

Funciones:

Gestionar el proceso de adquisiciones de acuerdo a la normativa

vigente, utilizando los instrumentos formalmente requeridos.
Gestionar el proceso de adquisiciones desde que nace el
requerimiento y monitorear los bienes o servicios hasta que son
recepcionados.
Mantener una relacin cooperativa con el cliente interno y
proveedores para dar respuesta oportuna a sus requerimientos.
Realizar procesos de seguimiento al proceso de adquisiciones
mediante diferentes herramientas de control.
Informar oportunamente acerca de la gestin de contratos,
cumplimiento de hitos, vencimiento de garantas y estados de
pago.
Administrar el proceso de licitacin, debiendo: elaborar y preparar
las bases administrativas y tcnicas, gestionar la apertura de
licitaciones, revisar los requisitos, elaborar la resolucin de
adjudicacin, remitirlas propuestas del Departamento o Unidad
requirente para su evaluacin y realizar la debida gestin de
proveedores para aumentar la participacin en los procesos de
licitacin.
Elaborar y gestionar las resoluciones y toda la documentacin
correspondiente al proceso de
adquisiciones.
Recepcionar los bienes, con gua de despacho y recepcionar las
facturas, cuando corresponda.

etivos Generales:
Establecer normas y polticas de compra para la adquisicin
de bienes y servicios para la compaa.
Buscar y adquirir materiales y equipos al precio justo y la
calidad necesaria con proveedores que ofrezcan producto
controlado, disponibilidad adquisitiva y cumplimiento
honesto.
Establecer y mantener buenas relaciones laborales con
cada uno de los proveedores que abastecen a la compaa.

etivos Especficos:

Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo

suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades
de produccin.
Mantener un costo de operacin econmico en el
departamento de compras, que estar equilibrado con los
buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de
productos o materiales que pudiesen afectar a la organizacin.
Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores
actuales y potenciales.
Mantener comunicacin dinmica y constante con los
ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente,
determinen cules sern los programas de produccin para
conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer
sus necesidades.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas,
recursos humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten
sus servicios.
Determinar las estrategias ms apropiadas en funcin del logro

Polticas :
En la adquisicin de bienes, materias y servicios que requiera
la compaa, las secciones de compras procurarn obtener
las mejores condiciones en cuanto a calidad, precios, plazos
de entrega, formas de pago y garantas de mantenimiento y
repuestos.
La unidad de Compras, es la nica dependencia
administrativa responsable de realizar el proceso de compra
de bienes, materias y servicios.
Toda compra y/o servicio debe tener la previsin
presupuestaria correspondiente.
Todas las compras y/o servicios que se realicen deben estar
contempladas dentro de la programacin del solicitante;
aquellas que no lo estn deben ser plenamente justificadas.
Las compras que se efecten, debern promoverse
preferiblemente en el mbito regional y/o nacional, siempre y
cuando las condiciones ofrecidas por los proveedores sean
favorables a la compaa.

Normas :

Se dar preferencia para las compras a los proveedores de la

localidad, siempre y cuando los precios que ofrezcan no sean
superiores en ms de un quince por ciento (20%) a los precios
ofrecidos por proveedores de otras plazas.
Para la compra de equipos en el exterior, se dar preferencia a los
proveedores que tengan representante legal en el Pas, a objeto
de asegurar su mantenimiento y reparacin.
Cuando el departamento solicitante adquiera bienes y/o servicios
sin elaborar la solicitud de compra o servicio correspondiente,
deber tramitar una Solicitud de Orden de Pago y acompaarla
con la factura original, la justificacin de la emergencia
debidamente comprobada y la autorizacin del supervisor
inmediato. Dicha orden debe ser remitida a la Gerencia General
de Administracin para su consideracin.
Cuando alguno de los bienes adquiridos presente defectos o no se
ajuste a lo especificado en la Orden de Compra, las secciones de
compras debern notificarlo al proveedor antes de los treinta (30)
das inmediatos a la fecha de entrega y, en este caso, los costos
de transporte corrern por cuenta del proveedor.

Abastecimiento
El departamento de compras tiene la finalidad de comprar
calidad, precio y durabilidad de los productos que son
necesarios para llevar acabo las actividades de la empresa.
Estos materiales sern adquiridos en mayoreo por la gran
cantidad a utilizar, en ciertos proveedores realizaremos
pedidos a crdito y con el resto en efectivo.
Si los productos estn en oferta o se les realiza un descuento
en compra se podr adquirir para mayor beneficio de la
compaa. Nuestros productos a necesitar los obtendremos
de proveedores como: UNIVAR, COPLAMEX, El Jardn, etc.

Ciclo de Compras
1. El tcnico Adrin Hernndez Zamudio, encargado de la
empresa Sigma Alimentos S.A. de C.V. realiza una
solicitud al departamento de compras del producto
Demand, ya que le hizo falta para terminar la termo
nebulizacin del la ultima semana del mes.
2. Se analizo la requisicin, y se determina que el producto
es del compra normal por lo tanto se pedir de inmediato
a proveedor.
3. Se analiza si UNIVAR o COPLAMEX cuentan con
promociones en cuanto a este producto. UNIVAR
promociona la cantidad de 10 botellas con descuento de
5%.
4. Por tanto se decide realizar el pedido a UNIVAR por la
cantidad de 2 botellas de Demand en su pagina oficial
www.univar.com.mx.
5. El pedido se sigue de cerca con el rastreo de la unidad
que lo contiene y lo entregara el da y hora programados
con el vendedor, adems de que se realiza una llamada al
gerente de ventas de UNIVAR quien atentamente nos
indica como se encuentra nuestro pedido.

6. La mercanca llega el da que se acord y en ese

momento el supervisor de compras realiza una revisin
del producto, si viene completo y en buenas condiciones.
Posteriormente a ello se firma y sella la hoja de recepcin
de mercancas.
7. Ya que se realizo la inspeccin y que se aprob, el
proveedor podr pasar con la factura el da de pago
(lunes) al departamento de contabilidad para poder
realizar el pago del producto solicitado en cheque.

Requisicin de
Compra

Verificacin y
pago de Factura

Anlisis de la
Requisicin

Recepcin e
Inspeccin de la
Mercanca

Investigacin y
Eleccin de
Proveedor

Seguimiento del
Pedido

Emisin de
solicitud de
Pedido

cnicas de Control Intern

Solo el personal autorizado podr iniciar las solicitudes de compra.
Cada solicitud ser firmada por un supervisor quien tiene
responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogacin.
El departamento de compras tiene la autoridad de expedir
rdenes de compra.
El departamento de compras se cerciorar de cul es la mejor
fuente de abastecimiento y en relacin a los artculos importantes
ser necesario pedir diversas cotizaciones.
Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo sern la
requisicin y orden de compra.

 La requisicin especificar los artculos deseados y es autorizada

por el supervisor del departamento de origen.
Las requisiciones podrn ser prenumeradas.
Las rdenes de compras son formuladas en el departamento de
compras.
Las rdenes de compra debern contener una descripcin precisa
de los artculos y servicios y deseados, cantidades, precios y
nombre y domicilio del proveedor.
Las rdenes de compra debern estar prenumeradas y firmadas
por un agente de compras autorizado.

 La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias

debern ser distribuidas internamente al departamento de
recepcin, departamento de cuentas por pagar y al departamento
que hizo la solicitud.
En la copia que se remite al departamento de recepcin, por lo
general se omite la informacin respecto a cantidades ordenadas,
de manera que los empleados de recepcin cuenten
cuidadosamente los artculos recibidos.
Los informes de recepcin debern estar prenumerados para
proporcionar la documentacin de bienes y servicios recibidos, y
debern tener una firma autorizada.
Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de
recepcin y orden de compra.
Determinar la correccin matemtica de la factura del proveedor.

Indicar en los documentos que la verificacin anterior con sus

respectivos pasos se han realizado.
Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de
soporte.
Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la
certifique.
En ningn caso se podr autorizar una cuenta por pagar que no
cuenta con la documentacin adecuada.
El medio de transporte y las rutas debe especificarlas el
comprador en el pedido.
La gerencia debe designar a alguien que sea el encargado de
firmar los documentos.
Cancelar y archivar los documentos pagados.

 Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado

para la fecha requerida del envo y la naturaleza del material.
Deben considerarse las diferencias en los costos de envo en las
propuestas que asegure que los costos totales son comparables.
Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse
por personal calificado.
Una aplicacin de los controles fsicos lo constituyen los
almacenes cerrados. Otras aplicaciones incluyen las bsculas para
pesar material voluminoso.
Una verificacin interna independiente ocurre cuando un segundo
empleado del departamento de cuentas por pagar comprueba la
correccin y entereza de la cuenta por pagar antes de ser aprobada
por un supervisor. Una revisin similar se requiere en ocasiones en
el departamento de tesorera antes de que la cuenta por pagar se
remita a las personas que firman los cheques.

 Se tienes que contar con el recurso financiero para poder cumplir

con la obligacin de hacer el pago de la obligacin.
La autorizacin para adquirir nuevas obligaciones (deudas), ya sea
por la adquisicin de nueva mercanca, prstamos, etc., deber ser
en conjunto y no de manera individual.
Llevar un control de las obligaciones que contraemos, de lo que
tenemos en inventario; nos ayudar a poder determinar con que
medios podremos cumplir con nuestro pagos o en determinados
casos cuales no podremos cubrir, y que medida es la que se
implementara para poder cubrir esa obligacin.
Llevar el orden de las facturas, rdenes de compra y cualquier
documento parecido a los anteriores, permitir determinar los
tiempos en los que se adquiri dicha obligacin, y tambin
podremos saber que tiempo tenemos para cumplirla.
Todos los prestamos deben ser autorizados por la gerencia.

Debe existir un manual para la contratacin de proveedores

Ordenar las notas de recepcin y ordenes de compra por fecha.
Tener una clave para cada una.
Tener destinado un lugar especifico para su almacenaje.
De no efectuarse la liquidacin los intereses pueden aumentar y
sobre ello podra generar IVA.
Los pagos que realiza la empresa, se registran en cuentas
corrientes para llevar un mejor control.
En este apartado, es de gran ayuda las facturas electrnicas.

Presupuestos
Producto

Fendo
Optiga
na 6
rd Flex
S. C.
1 mes 1 mes
240
320

Periodo
Unidades a Consumir
Inventario Final
Deseado
45
Necesidad de
Produccin
285
Inventario Inicial
180
Presupuesto de Materia
Prima en Unidades
105

Tempri
d SC
1 mes
110

30

20

350
245

130
89

105

41

Producto
Periodo
Unidades a Consumir
Inventario Final
Deseado
Necesidad de
Produccin
Inventario Inicial
Presupuesto de Materia
Prima en Unidades

Max Pybut
Cynoff
forc hrin
40 WP
Gel
33
1 mes 1 mes 1 mes
100
20
90
15

18

115
50

22
15

108
69

65
7
39
$377. $236. $205.

Producto
Periodo
Unidades a Consumir
Inventario Final
Deseado
Necesidad de
Produccin
Inventario Inicial
Presupuesto de Materia
Prima en Unidades

Clean
Air
Master Dema
Purgu Line nd
e
1 mes 1 mes 1 mes
200
80
59
10

210
120

85
60

67
49

90

25

18

Producto
Periodo
Unidades a Consumir
Inventario Final
Deseado
Necesidad de
Produccin
Inventario Inicial
Presupuesto de Materia
Prima en Unidades

Sorex
C-Real a
Contra
B
bloqu c Blox
es
1 mes 1 mes 1 mes
1250
590
990
120
1370
985
385

20

25

610 1015
450
890
160

125