EMPRESA PILOS S.A.

UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo

es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe

admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta
de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en
diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar sus funciones y
desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin
documental, aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de
archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las TRD
para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil
acceso a la informacin. El Gua de Aprendizaje tiempo estimado en
demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos
los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han
puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes problemticas.

1) COMO DEBE COMENZAR A

ORGANIZAR EL ARCHIVO ARNULFO?

Arnulfo debe organizar el archivo de acuerdo a la importancia

de los documento, al el orden cronolgico esto puede ser por
fecha etc.
Puede ser de manera alfabtica de esta manera los archivo
pueden ser organizados de una manera fcil para que los
encargados la puedan encontrar rpidamente.

2)

CUALES SON LAS CAUSAS

QUE ORIGINARON ESTA SITUACIN?

Las causa que originaron esta situacin son la falta de

conocimiento del personal administrativo sobre como se
debe gestionar y manejar el sistema documental ya que
estos segn el nivel de importancia se deben ubicar para as
obtener una organizacin optima.

3)

DEBE APLICAR EL CICLO DE VITAL DEL

DOCUMENTO Y COMO GESTIONARLO?

Si se debe aplicar el ciclo vital del documento debido a que

de esta manera el este se puede gestionar y controlar de
manera efectiva la organizacin esto conlleva a la
consecucin de un nivel de rendimiento satisfactorio de la
empresa esto le permite gestionar de manera eficiente.

4)

ARNULFO CUENTA EN LOS

FONDOS
ACUMULADOS
DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
ARCHIVO
CMO
DEBE
SER
ARCHIVADO ESOS DOCUMENTOS
Los documentos deben ser organizados de forma virtual y que se
encuentren en el mismo formato.

5) COMO DEBE APLICAR LOS

TRD PARA FACIL ACCESO A LA

IMFORMACION
debe aplicar la retencin documental atreves en los archivos esto
le facilita e acceso ala informacin debido a los nmeros de
series que y sub series que la TRD tiene.

6)
DESDE
EL
PUNTO
DE
VISTA
ARCHIVSTICO.
CUAL ES LA IMPORTANCIA DEL USO DE
LAS TRD?
la importancia del uso de la tabla de retencin documental radica
en llevar un respectivo control de los archivos esto con el fin de
sistematizar los documentos de una organizacin para de esa
manera realizar las consultas del archivo sea mas rpida y la
informacin esta mas segura.

7) SEGN SU CRITERIO CUAL ES EL

RETO DE ARNULFO?
El mayor reto de Arnulfo es darle sus respectivas series y
subseries a cada documento debido a la importancia de cada
uno de los documentos y su debida historia patrimonial.