ARCHIVO

Conjunto de
Documentos
, sea cual
fuere su
fecha, forma
y soporte
material

Acumulados en
un proceso
natural por una
persona o
entidad pblica
o privada, en el
transcurso de
su gestin

ARCHIVO
PUBLICO
Conjunto de
documentos
pertenecientes a
entidades oficiales y
aquellos que se
derivan de la
prestacin de un
Servicio Pblico por
entidades privadas

ARCHIVO
TOTAL

Concepto que hace

referencia al proceso
integral de los
documentos en su
Ciclo Vital.

GESTIN
DOCUMENTAL
Conjunto actividades
administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la
documentacin producida y
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
destino final con el objeto de
facilitar su utilizacin y
Conservacin.

SOPORTE
DOCUMENTAL
Medios en
los cuales
se contiene
informacin,
segn los
materiales
empleados.

Adems de los
archivos en papel
existen los
Archivos
audiovisuales,
fotogrficos,
flmicos,
informticos,
orales y sonoros.

PRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA
Finalidad de los Importancia de
los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la
Documentacin
ORGANIZADA
Con miras a la
RECUPERACIN
para su USO
ADMINISTRATIVO

Administracin
son soporte
fundamental en la
toma de
decisiones y
cumplida su
vigencia
admon.su valor
es patrimonial y
Cultural.

Los servidores
pblicos son
responsables
de la
organizacin,
conservacin,
uso y manejo
de los
documentos.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la
organizacin de los fondos
documentales:
PROCEDENCIA
Cada documento
debe
conservarse en
el fondo
documental al
que
naturalmente
pertenece.

ORDEN ORIGINAL
Es mantener el
orden interno de
cada fondo
manteniendo la
estructura que
tuvo durante el
servicio activo.

ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

DEPOSITOS PARA

ALMACENAMIENTO
Independencia, funcional,
orgnica o de
responsabilidades.
Funcional
Eficiente,eficaz y econmico
Seguro

ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

CONDICIONES AMBIENTALES
Lugar seco y clima medio.
Alejado de la humedad y del
calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50
A 60%.
Control de la luz solar. Evitar
daos por decoloracin y
envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE
50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE
FRA)

Equidistante a la Secretara.

ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

CONDICIONES ESTRUCTURALES
DENTRO DE LA SECRETARIA
ACCESORIOS ADICIONALES
(rejillas)
CONDICIONES FUNCIONALES

ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

MOBILIARIO, MATERIALES Y
EQUIPO.

SERVICIOS
CAPACITACIN

REPROGRAFIA

CONSULTA

ARCHIVO
Conjunto
Produce
Recib
e
Organizac
in

Manejo

Consulta y
Control
registro
Conservaci restaura
cin
n

Objetivos

Constituir un centro de informacin disponible en todo momento

Archivar, Localizar y consultar en forma rpida fcil y segura
Conservar los documentos y fuentes histricas
Mantenerse en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales y los
de constitucin y funcionamiento de las empresa
Unificar criterios, en cuanto a registro, manejo, conservacin, clasificacin,
restauracin, consulta y control de documentos
Entrenar y actualizar al personal dedicado a estas labores
Registrar datos tiles y depurados para que sirvan a los funcionarios en la toma de
decisiones
Evitar repeticiones innecesarias, para disminuir la duplicidad del trabajo y costo,
economizar espacio y lograr un acondicionamiento tcnico del local

Archivadores

Archivador
Metlico

Horizonta
les

160 CD/DVD

Manipulados de
Cartn

Folderamas

Archivador tipo
cartera

Caractersticas del Archivo

Empre
sa

Tipo de
Determina Archivador

Identificacin
Facilitando la
de su
Claro y conciso consulta y
contenido
archivo
Documen
tos

Guardados

Cualidades del archivista

Orden
Disponer metdicamente los
elementos y documentos
con
que se trabaja

Responsabilid
Mantenerse
al
ad
da
Conocimientos
Tcnicos

El archivista debe tener

al menos un curso
bsico de archivo

Cualidades
Relaciones Humanas
El manejo de Archivo impone
relaciones con otras personas de la
empresa
Sigilo profesional
Personas altamente reservadas,
guardar los secretos de la empresa
y no divulgar
nunca lo que conoce
Concentracin
por medio de los archivos
Debe ejecutar con toda atencin
las labores del archivo, para evitar
errores que dificulten su manejo

Clasificacin de los archivos

Ciclo vital del Documento

Archivo de
Gestin
Es toda la
documentacin
que es sometida a
continua
utilizacin y
consulta.
Se hace con el fin
de buscar
respuestas o
soluciones a
cualquier asunto

Archivo
Central
Se agrupan los
documentos
transferidos de los
distintos archivos de
gestin de la entidad,
pero siguen siendo
objeto de consulta
por las oficinas y los
particulares

Archivo
histrico
Se transfiere desde
el archivo central la
documentacin que
por decisin del
comit de archivo
debe conservarse
permanentemente
dado el valor que
cobra para la
investigacin, la
ciencia y la cultura

DE ACUERDO A SU USO

ACTIVO
Es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente en
un periodo corriente, esta compuesto por
documentos del ao actual, o documentos
de aos anteriores que estn en
tramitacin o pendientes, como hojas de
vida, resoluciones, contratos vigentes, y
dems papeles privativos de cada oficina.

SEMIACTIVO

Son aquellos documentos que tienen

una consulta espordica donde los
cambios se deben realizar de 1 a 2
veces por ao.

INACTIVO

Comprende el traspaso definitivo de los

papeles para su conservacin.

Segn su organizacin

Centralizada
Una dependencia
maneja el archivo
de toda la
empresa
Jefe de
Archivo
Personal especializado

Descentralizada
Cada dependencia maneja su
archivo

Centralizadas

Ventajas
1. Personal
especializado
2. Responsabilidad en
una dependencia
para todo el tramite
3. La documentacin de
la empresa se
encuentra en una sola
oficina

Desventajas
1. Puede causar demoras
para responder a las
dependencias
2. Algunas dependencias
pueden desconocer
ciertos documentos

Descentralizada

Ventajas
1. Cada dependencia posee sus
documentos permanentemente
2. Cada jefe decide como
organiza los documentos de su
seccin

Desventajas
1. Aumento de costos por la
compra de muebles para el
archivo asignado a cada oficina
2. Documentos importantes no se
conocen en otras secciones
3. Se diluyen las responsabilidades
y en un momento dado no se
sabe quien debe conservar los
documentos y por cuanto
tiempo.

CLASIFICADORES O
DISTRIBUIDORES
CLASIFICADOR

DE FUELLE

MATERIALES Y ELEMENTOS
PARA ARCHIVO

CARPETAS
CARPETAS CELUGUIA CON PESTAA
HORIZONTAL
CARPETA CON PESTAA VERTICAL O
LATERAL
CARPETA COLGANTE

LEGAJOS O CARPETA INTERNA

IDENTIFICACIN DEL LEGAJO

MARBETES

GUIAS

GUIA DE AFUERA

FICHEROS Y TARJETEROS

FICHAS Y TARJETAS

TIPOS DE ARCHIVOS
ARCHIVADOR VERTICAL

ARCHIVADOR VERTICAL O
FOLDERAMA

ARCHIVADOR AUXILIAR

ARCHIVADOR
RODANTE