Reuniones Efectivas

Sara Letona
Guatemala

Temas:
Qu son Las Reuniones Efectivas?
Por qu tener Reuniones Efectivas?
Cmo dirigir Reuniones Efectivas en 4 pasos
Tips que te ayudarn a

tener reuniones efectivas

En que pensamos cuando decimos

que una reunin no fue efectiva?
no
y
o
h
c
u
sm
H a b l am o
n ad a
a
s
o
m
a
lle g

No se cubrieron
todos los temas

La reunin duro ms
que lo planificado

Importancia

Las reuniones son esenciales

para el xito de un proyecto,
afianzar confianza, es por
ello que debemos hacerlas
ms efectivas

Las

reuniones toman mucho de nuestro

tiempo porque son la manera en que:
-

Tomamos decisiones

Planeamos acciones

Llevamos a cabo el trabajo que debemos

realizar.

Porque son importantes las reuniones para

ti?

Debemos hacer de las

reuniones algo til y
agradable para todo
los participantes.

Por qu tener Reuniones

Efectivas?
TODAS las partes de una reunin son importantes: la
planificacin, la logstica; y los principios y habilidades para
presidir la reunin.
Todos estos aspectos producen un impacto en la
participacin e involucramiento de los miembros de la
organizacindentro del tema a tratar.

Cmo dirigir Reuniones Efectivas?

Cuando se preside una reunin, la persona al frente

de ella es responsable del bienestar del
grupo y los miembros que lo conforman.

Recordemos que dirigir una reunin es una

habilidad, por lo tanto puede desarrollarse.

Debemos prestar atencin a las

cuatro fases del manejo de una
reunin

Fase 1: Planificar

Decidir el objetivo de la reunin.

Informar del objetivo de la reunin

previamente

Planificar con otros.

Establezca y siga una agenda

Invite solo las personas necesarias

Asigne roles y responsabilidades

 Cmo
planificas tus
reuniones de
trabajo?

Fase 2: Organizar
Apuntar a los asistentes.
Empezar y finalizar a tiempo
Establecer al inicio objetivo, tiempos y reglas de la reunin
Considerar que los espacios para las reuniones deberan ser
confortables y apropiados
Entregue material con antecedentes

Tips de organizacin

Reservar un tiempo antes y despus de la

reunin para que las personas hablen y
socialicen
Es recomendable mantener un ciclo de
reuniones para que las personas reserven
la fecha.

Puedes encontrar ms tips en:

http://pickanytwo.net/habits-of-highly-productive-people/#_a5y_p=2467463

Fase 3: Dirigir

Mantenga la discusin en su cauce.

Controle el tiempo.
Resuma lo que escuchado.
Fomente la participacin.
Desarrollar nuevos lderes mediante la delegacin de poder.
Agenda aquellos temas que surjan para tratar en la prxima reunin

Como lideres para que las reuniones

sean realmente eficaces, conozca
y domine cada paso


El principal xito de una
reunin es su lder
Permites la participacin
de tu equipo en tus
reuniones?

Fase 4: Darle Seguimiento

Hacer llamadas de seguimiento

Resumir la reunin.
Marcar decisiones importantes en negrita
Recopilar todo tipo de retroalimentacin
por parte del grupo.

Y si se presenta alguna
discusin?
Dejar que le grupo decida
Desviar la atencin del grupo
Usa el lenguaje corporal
Un receso

Prevenciones para
evitar interrupciones
Escuchar para
entender

Usar un temporizador

 Llegue puntual a sus

reuniones
Mantenga el tema
enfocado
Usted tiene buenas ideas
comprtalas
Respete las ideas de los
dems
Brinde seguimiento a los
acuerdos establecidos

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Se empez puntual?
Se mantuvo el foco del tema?
Se compartieron buenas
ideas?
Se respetaron las ideas de las
dems?
Alguno escribi los temas
pendientes para darle
seguimiento?

Otros
Recursos

Apps
A continuacin 3 aplicaciones que te ayudarn a
organizarte a ti, a tu equipo, y de esta manera agendar
mejor las reuniones y darle seguimiento a los acuerdos.

En ella podrs:
Escribir notas, listas de verificacin e
investigaciones
Organizar artculos web, documentos y
fotos
Comentar tu trabajo con las dems
personas, directamente desde la aplicacin

En ella podrs:
Escribir notas, listas de verificacin e
investigaciones
Organizar artculos web, documentos y
fotos
Comentar tu trabajo con las dems
personas, directamente desde la aplicacin

En ella podrs:
Grabar un recordatorio de voz ests
donde ests (se transcribir
automticamente).
Agrega notas, listas y fotos en Google
Keep.
Comparte ideas con amigos y familiares
Comparte tus notas con otros usuarios

Lecturas sugeridas

Referencias Bibliogrficas

Libro: Dirigir Reuniones Efectivas , Harvard Business

Press, Chile:2009 Editorial Impact Media
http://ctb.ku.edu/es/tabla-decontenidos/liderazgo/facilitacion-al-grupo/dirigirreuniones/principal
http://www.konftel.com/es/Learnandinspire/BetterMe
etings/Effective-Meetings