Sistemas y procedimientos

Administrativos
Temario:
Qu es un procedimiento?
Qu es una norma?
Qu es un manual?
Cul es la necesidad de los manuales en las
empresas?
Cul es la estructura de los manuales?
Por qu los manuales son un instrumento de
comunicacin en las empresas?
Alumno:
Carvajal Rafael
Prof.
Ing. Mara Fernanda Morn

Procedimiento
Existen varias definiciones:
Autores

Definiciones

Gmez Ceja

Es una serie de labores concatenadas que constituyen

una sucesin cronolgica y la manera de ejecutar un
trabajo encaminado al logro de un fin determinado.

Barrios

Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las

que se incluyen el flujo de documentos. manutencin de
registros, el establecimiento de normas de trabajo,
arreglo de espacio, etctera.

Koontz y
ODonnell

Son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de

manejar actividades futuras. Son verdaderas guas de
accin, mas que de pensamiento que detallan la norma
exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Procedimiento
Tambin se puede conceptualizar el significado de procedimiento
diciendo que es:
Un Conjunto de normas aplicadas y el mtodo utilizado en el
desarrollo de una actividad especfica. El mtodo es la manera
como se efecta una operacin o una secuencia de operaciones.
Un procedimiento puede considerarse como la sucesin
cronolgica y secuencial de operaciones unidas entre si, que se
constituyen una unidad, en funcin de la realizacin de una
actividad o tarea especifica dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.

Qu es una norma?
De forma general se puede decir que es un principio que se impone
o se adopta para dirigir la conducta o la correcta realizacin de una
accin o el correcto desarrollo de una actividad.
En la organizacin, se puede decir que es una regla o reglas
establecidas en una empresa para regularizar las diferentes
actividades que definen el funcionamiento de la misma, forma parte
de una tcnica utilizada en la sistematizacin .

Qu es un Manual?
Son instrumentos informativos de carcter dinmico, que sirven para
instruir a los miembros de la organizacin acerca de los aspectos que dan vida
a la misma, tales como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, policas,
objetivos, cargos.
como puede deducirse, es un instrumento importante ya que:
Son una fuente permanente de informacin sobre practicas generales y
sectoriales de la organizacin.
Permiten hacer efectivos los procedimientos.
Evitan discusiones y malos entendidos, al quedar plasmadas por escrito las
normas.
Facilitan el establecimiento de estndares.
Posibilitan la normalizacin de actividades.
Permiten el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados.
Constituyen un valioso elemento de consulta.
Evitan la improvisacin.

Cul es la necesidad de los

manuales en las empresas?
Nace de la necesidad de los manuales en la empresa ya que estos representan una
referencia comn y normal para conducirse y proceder adecuadamente.
Haciendo posible, que cada uno de los involucrados posea exactamente la misma
informacin y opere conforme a las mismas normas. Tambin la de Proporcionar
informacin y documentacin necesaria. Los manuales estudian continuamente (en el
mejor de los casos) las polticas y los procedimientos de la organizacin, de modo que
esta informacin no queda solamente en el conocimiento de los interesados. Esta
informacin vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la
empresa. Adems, al desarrollar manuales de administracin, la empresa por lo general
se ve obligada a aclarar polticas simplificar procedimientos complejos.
Estos documentos sirven como un sistema de archivos y compendios fciles de
consultar, Una poltica corporativa claramente especificada en un manual organizacional,
tiene ms impacto que en un memorando obsoleto y extraviado en algn lugar del
archivo general. Y sobre toda posibilidad de que su creador y responsable de este
proyecto pueda abandonar la empresa. Los manuales de procedimientos ayudan a los
usuarios a trabajar de acuerdo con la normatividad de la administracin y de otros entes
reguladores. Ahorran tiempo y aseguran respuestas.

Cul es la estructura de los

manuales?
Los manuales se estructuran dependiendo de su clasificacin.
Manual de organizacin:
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la
creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten
dentro de l. Dentro de este contenido se sugiere:
Historia y descripcin de la empresa.
Misin, visin y objetivos de la empresa.
Legislacin o base legal.
Estructura de la empresa (organigrama general).
Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin
en general (organigrama por rea).
Normas y polticas generales

Contenido de Manual de Organizacin

1. Identificacin
2. ndice
3. Introduccin
3.1 Objetivo del manual.
3.2 mbito de aplicacin
3.3 Autoridad.
3.4 Como usar el manual.
4. Directorio.
5. Antecedentes Histricos.
6. Base legal (en caso de organismo publico).
7. Organigrama.
8. Estructura Funcional.
9.Objetivos de cada unidad Orgnica.

 Manual de normas y procedimientos:

Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las
normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de
ellos representan al manual de normas y procedimientos. La descripcin
de procedimientos abarca la siguiente informacin:
Identificacin del procedimiento.
Nombre.
rea de desempeo.
Codificacin.
Descripcin genrica (objetivo).
Normas generales.
Responsable de cada una de las actividades que lo integran.
Nmero de paso o sub-paso (secuencia de las actividades).
Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

 Manual de puestos y funciones:

Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles
ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo
tanto la integracin de varios de ellos representan al manual de puestos y
funciones. La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente
informacin:
Identificacin del Puesto de Trabajo.
Nombre.
rea de desempeo.
Codificacin.
Descripcin Genrica (objetivo).
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto, diarias o
frecuentes (semanales, quincenales, mensuales, trimestrales,
semestrales, anuales ocasionales o eventuales).
Requisitos del ocupante del puesto (perfil), nivel acadmico, habilidades
y destrezas, conocimientos tcnicos y/o especficos.

Los manuales como instrumento de

comunicacin en las empresas
Los manuales representan un instrumento de comunicacin en las
empresas debido que gracias a estos todo el personal puede estar en el mismo
hilo y obtienen todos la misma informacin, estos manuales en la
administracin moderna representan una manera de hacer llegar a todo el
personal las decisiones concernientes a polticas, organizacin y
procedimientos, ya que en la actualidad el volumen y frecuencia de dichas
decisiones siguen en aumento.
Adems permiten precisar las funciones de cada unidad administrativa, para
deslindar responsabilidades y no que hayan problemas de duplicacin de
trabajo, los manuales comunican instrucciones y directrices que serian
repetidas muchas veces si existieran, sirven como medio de integracin y
orientacin al personal nuevo ingreso. Por esto y muchas razones los
manuales siempre sern un instrumento de comunicacin clave en las
empresas.