CAPTULO I

INTRODUCCIN A LA
ADMINISTRACIN
"La tarea bsica de la administracin
es hacer las cosas
por medio de las personas de manera
eficaz y eficiente"
Idalberto Chiavenato
Eco. Liliana Aguirre, MBA
Universidad Politcnica Salesiana

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La administracin es el proceso de:

planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de
trabajo con el propsito de lograr los
objetivos o metas de la organizacin de
manera eficiente y eficaz

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Esta definicin se subdivide en cinco partes

fundamentales que se explican a continuacin:
1. Proceso

de planear, organizar, dirigir y

controlar: Es decir, realizar un conjunto de
actividades o funciones de forma secuencial,
que incluye:

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PROCESO
Forma sistemtica de
hacer las cosas

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a) Planificacin: es
decidir con anticipacin
lo que se quiere lograr
en el futuro y el cmo
se lo va a lograr.

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b) Organizacin: Consiste en determinar qu

tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se
agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se
toman las decisiones.

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c) Direccin:

Es el hecho
de influir en los individuos para
que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales; por
lo tanto,
tiene
que ver
fundamentalmente
con
el
aspecto interpersonal de la
administracin.

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d) Control: Consiste en medir y corregir el

desempeo individual y organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los
planes. Implica la medicin del desempeo con
base en metas y planes, la deteccin de
desviaciones respecto de las normas y la
contribucin a la correccin de stas.

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2.

Uso de recursos: Se refiere a la utilizacin de

los distintos tipos de recursos que dispone la
organizacin:
Recursos

humanos
Recursos financieros
Recursos materiales
Recursos de informacin

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3.

Actividades de trabajo: Son el conjunto de

operaciones o tareas que se realizan en la
organizacin y que al igual que los recursos,
son indispensables para el logro de los
objetivos establecidos.

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4. Logro de objetivos o
metas de la organizacin:
Todo
el
proceso
de
planear, organizar, dirigir y
controlar la utilizacin de
recursos y la realizacin de
actividades,
no
son
realizados al azar, sino con
el propsito de lograr los
objetivos o metas de la
organizacin.

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5.

Eficiencia y eficacia:

EFICACIA

EFICIENCIA

cumplimiento de objetivos
(FINES)

logro de objetivos con el

empleo de la mnima cantidad
de recursos (MEDIOS)

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Po lo tanto:
Una empresa, organizacin, producto o persona es:
"eficaz" cuando es capaz de
hacer lo necesario para lograr
los objetivos deseados o
propuestos. (resultado)
"eficiente" cuando es capaz
de
obtener
resultados
deseados mediante la ptima
utilizacin de los recursos
disponibles. (medios)

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Un piloto de avin con 10 aos de experiencia, vuela siempre

desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos hacia
Guadalajara, Jalisco, Mxico, en un tiempo de 3 horas y 40
minutos. Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de
los usuarios de la lnea area para la cual trabaja, son ms que
esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, una maana
amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la
misma ruta: Chicago Guadalajara, pero el avin que pilotea
sale con 30 minutos de retraso. Con sus aos de experiencia,
sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide
incrementar la velocidad del avin tratando de avanzar mas
rpido y recuperar el tiempo de retraso. Al final lo logra: su
avin aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de
Guadalajara 5 minutos despus de la hora en que era esperado
inicialmente. La pregunta es: el piloto fue eficiente o eficaz?

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El piloto? Ciertamente logr llegar
a tiempo a su destino (alcanz su
objetivo, por lo tanto fue eficaz)
pero no utiliz de la mejor manera
posible los recursos con que
dispona:
tiempo,
avin,
combustible
(increment
la
velocidad del avin poniendo en
riesgo a todos los pasajeros (fue
ineficiente).
Lo ideal es ser eficiente y eficaz para poder ser productivos:

Eficiencia + Eficacia = Productividad

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PRODUCTIVIDAD
Relacin entre los
resultados y el
tiempo utilizado para
obtenerlos
.cuanto menor sea el tiempo que
lleve obtener el resultado
deseado, ms productivo es el
sistema

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Resumiendo:
administrar (ya sea una organizacin, una
familia o la vida de uno mismo) es decidir con
anticipacin lo que se quiere lograr y el cmo
se lo va a lograr, para luego, utilizar los
recursos disponibles y ejecutar las actividades
planificadas con la finalidad de lograr los
objetivos o metas establecidos, haciendo lo que
debe hacerse con la menor cantidad de
recursos posible

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OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN:
Preservar el capital financiero.
Empresa altamente productiva.
Mxima utilidad con menos recursos.

Objetivos Econmicos

Objetivos
Sociales

Mejor nivel de vida de los empleados:

estrategias para incrementar su
satisfaccin dentro de la empresa.
De la sociedad, ya sea a travs de
sus
productos,
mejorando
la
infraestructura
en
el
medio
geogrfico.

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QUE ES UN ADMINISTRADOR?
Es la persona encargada del
desempeo laboral de los
miembros de un grupo

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CAPACIDADES PERSONALES PARA EL XITO GERENCIAL

Liderazgo
Objetividad
Pensamiento analtico
Flexibilidad
Comunicaciones orales y escritas
Impacto personal
Resistencia al estrs
Tolerancia a la incertidumbre

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ACTIVIDADES O ROLES DE LOS ADMINISTRADORES

ROLES
INTERPERSONALES

ROLES DE
INFORMACIN

ROLES DE DECISIN

Cmo interacta un
gerente con otras
personas

Cmo intercambia y
procesa informacin un
gerente

Cmo usa el gerente la

informacin en la toma
de decisiones

Como representante
Como lder
Como personal de
enlace

La controla
La difunde
Acta como portavoz

Resuelve los
problemas
Asigna recursos
Acta como negociador

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Habilidades de un Administrador
Habilidades
Tcnicas

Capacidad
conocimientos
especializada

Habilidades
Humanas

Capacidad de trabajar con otros,

comprenderlos y motivarlos, en lo
individual y en grupo

de
o

aplicar
Experiencia

Habilidades
Capacidad mental para analizar y
Conceptuales diagnosticar situaciones complejas

Habilidades de un
Frecuencia
De Uso

Administrador
Habilidades
Conceptual
es

Habilidades
Humanas
Habilidades
Tcnicas

Egresado
s

Supervisore
s

Jefes de
Area

Gerentes
Operativos

Gerente
General

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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGN NIVELES
ORGANIZACIONALES
ALTA
DIRECCIN

MANDOS
DIRECCIN

SUPERVISORES

SUPERVISORES

MANDOS
DIRECCIN

SUPERVISORES

SUPERVISORES

Habilidades de
Conceptualizacin y
diseo

MANDOS
DIRECCIN

SUPERVISORES

SUPERVISORES

Habilidades
humanas

Habilidades
tcnicas

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HABILIDAD
Capacidad para traducir
conocimientos en
acciones que den lugar
al desempeo deseado