Administracin del

Tiempo.
Una revisin a la forma
como organizo mi
tiempo

ADAPTADO DE: GpiH-10. Administracin del Tiempo.

Necesidad de administrar el
tiempo.

El tiempo es un recurso especial

Problemas y Causas
Organizacin
Como conservar el equilibrio y control?

Qu es el tiempo?
Gracias al tiempo, podemos organizar los
hechos de manera secuencial.
Este orden deja establecido un pasado
(aquello que ya sucedi),
un presente (lo que est pasando en el
momento) y
un futuro (aquello que va a pasar
prximamente).

El tiempo es un recurso especial

Todos tenemos el
mismo.
Una vez pasado ya
no se recupera.
Cualquier actividad
requiere tiempo.

Podemos controlar el tiempo?

NO !!!
Podemos controlar las actividades que
realizamos.
De modo que podremos realizar:
Ms actividades ???
Aquellas actividades que sean ms importantes
Nos proporcionan mayor satisfaccin
Nos llevan hacia nuestros objetivos

Problemas y Causas

Coyuntura
Actitudes
Causas del stress
Algunas Soluciones.

Coyuntura
Entorno tecnolgico
Cambios frecuentes ...
necesidad de tiempo para responder

Empleo
Logrado por habilidad...
Mantenido por habilidad

Tcnica
Organizativa

Habilidades Organizativas:
Capacidades
Comunicacin
Oral
escrita

Trabajo en equipo

Control eficaz del

tiempo

Actitudes
Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos
stress, no tengo tiempo.

Activa: influir sobre el propio

destino:
Eficacia.
Tengo tiempo.

Sntomas del stress

Fase inicial
nerviosismo,
crisis de humor,
inseguridad/desconfianza
dificultad incremental /
fatiga mental,

neuralgias,
insomnio.

Fase aguda
Hipersensibilidad,
ansiedad,
Desjerarquizacin de
valores/ Pasar

Depresin/Infarto/l
ceras...
Apata,
sensacin de fracaso,
quejas constantes

Causas del stress, principales

quita tiempos
Objetivos inalcanzables
tratar de hacer demasiado,
perfeccionismo,..
Falta de planeacin y
organizacin personal
Falta de delegacin eficaz

Tensiones del propio

trabajo
Descontrol de
interrupciones,
Reuniones excesivas o
ineficaces
comunicacin defectuosa
(incapacidad de decir NO)

Exceso vida sedentaria.

Algunas Soluciones.

Vacaciones
Deporte
Cambiar de actividad
Verlo con perspectiva: Distanciarse
No dejarse llevar por sentimientos negativos
Administracin del tiempo
Planificacin y Organizacin personal.
Control de las interrupciones

Organizacin
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas ms y menos
eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario

1) La lista de cosas a hacer

El inventario.
Origen de muchas urgencias de la lista...
Criterios de importancia.

1) La lista de cosas que hacer:

inventario de tareas.
Descripcin
Urgente
Convulsiona un
educando

SI

Prioridad
Importante

Tiempo
Estimado

SI

HACER YA

Realizar informes NO

SI

PLANEAR

Hacer planeacin

NO

SI

PLANEAR

Vomit un nio

SI

SI

DELEGAR

1) Lista de cosas que hacer:

Origen de muchas urgencias
1. Tareas que encarga la
directora.
Ej.: Asigna 5 actividades
y pide el 6
Solucin: Preguntar

2. Tareas impuestas por

el sistema.
Ej.: Hacer registro diario
Solucin: Reservar tiempo,
Organizar

2) La lista de cosas ha hacer:

Origen de muchas urgencias
3. Acciones derivadas de subordinados
Bola de nieve o bloqueo.
Solucin: Comunicacin

El rebote del problema

Solucin:
Cul es el problema? Cuales son las opciones? Qu
recomienda? Y Por qu? Hgalo!
Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado

4. Metas y actividades impuestas por uno mismo:

1h/da

2) La matriz de prioridades.
Importancia

Poca

Urgencia

Mucha

Mucha Poca

Hacer Ya
Planear a medio plazo
Interrupciones:
controlarlas
Trivial: socializar

Tener la matriz a
mano y actualizarla de
vez en cuando.
Es clave haber
acabado el da
habiendo hecho .
No planear ms de 6
actividades/da, lo
normal 3, pero 1

3) Identificar las horas ms(E) y

menos eficaces(D).
E: Perodo del da que uno rinde ms.
Para lo difcil, complejo / importante

D: Perodo del da que uno rinde menos

Leer peridico,
abrir correo
Telefonear
Interrupciones
Entrevistas.

4) La realidad del tiempo

controlable.
Rellenar lnea cada hora durante 3-5 das
Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
6 preguntas clave:

Qu estoy haciendo,
... que en realidad no es necesario hacer?
que pudiera encargar a otras personas?
que pudiera hacerse con ms eficiencia?
que hace perder el tiempo a otros?
Qu hice en mis mejores horas?

Buscar la eficiencia:
eliminar y aadir propio/importante

Usar un plan para organizarse.

1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Segn las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.

6) Sealar las actividades terminadas

7) Reprogramar las actividades no terminadas

Vivir con el plan diario

Ponerlo en prctica
Revisar la matriz de vez en cuando.
Programar pocas cosas extra (3)

Toma 1

Como conservar el equilibrio y

control?

Equilibrio en la vida
Control de interrupciones
Delegar
Reuniones eficaces

Equilibrio en la vida
1) Identificar los aspectos importantes de la
vida
a qu dedico el tiempo?
a qu debera dedicar el tiempo?

Como mantener el equilibrio de su vida

Social.
Salud.
Profesional.
Educativa.
Familiar.
Espiritual.
Personal.
Econmica.
De diversin.

Cmo es

Cmo quiero que sea

Equilibrio en la vida ...

) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
) Fijar metas para equilibrar el pastel
Procedimiento para fijar objetivos
1. Qu...? Declaracin objetivos (especif.)
2. Por qu...? Razones (motivacin)
3. Cundo...? Fecha inicio/fin (tiempo)
4. Cmo...? Acciones requeridas/Camino

) Conecte las metas con el plan diario.

Control de interrupciones
) Planificar el espacio de trabajo
Mesas en oficina: diagonal
Reloj pared: espalda
Mobiliario: mnimo.

) Utilizar seales/smbolos para que los dems se

enteren cuando est ocupado.
El 70% de las personas acatan las seales.

Control de interrupciones
) Ganar una hora al da y dedicarla a las
prioridades mximas.
Pedir a alguien que atienda las interrupciones
(la hora 0)

) Anticiparse
En el caf de la maana
visitar, llamar.

Control de interrupciones
) Comunicar con eficacia
Preguntar: Por qu es tan importante?
Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, qu puedes
hacer por mi?
Saber decir NO: ahora no puedo, pero (ofrecer
alternativas)
Saber terminar una conversacin
Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie,
extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

Bibliografa
1-68/1124B Los secretos de la
organizacin del trabajo personal.