Gestin de Interesados

La peladora de osos que todos esperbamos

Rocio Zelada, PMP, SDI L1

Expositor
Ingeniera de Sistemas
Magister en Administracin de
empresas mencin Direccion de
Proyectos
Incluir fotografia

Microsoft Certified Professional, MCP

Project Management Professional,
PMP
Facilitador Certificado, SDI L1

Actualmente
Rocio Zelada
PMP ,SDI L1
Bolivia

Gerente de Operaciones Axxon

Consulting
Instructor y Facilitador de distintos
cursos, talleres y seminarios de Gestin
de Proyecto, Liderazgo, Relaciones
Interpersonales y otros.
Voluntario y Miembro Fundador del

La historia del cazador , el cocinero

y el oso
Estaban un da
ambos
sobreviven

El avin se estrella

cazador

de pronto tenamos:

cocinero
..entonces, bla bla bla bla.

Llevando los personajes a nuestra realidad

Vendedor

Debe cazar

Jefe del
Proyecto

Proyecto

Debe cocinar
osos..

y los osos
llegan unos tras
otros

Como Cocineros (PMs) cuando nos

entregan a nuestro Oso (Proyecto)
.Qu hacemos?

Nos
dejamos
intimidar
?

Lo
dejamos
escapar
y
perdemo
s
nuestra
comida?

Lucham
os como
sea por
cocinarlo
?

Qu hacemos cuando tenemos mas de un

proyecto a la vez o cuando nos llegan
proyectos unos tras otros?

Un buen PM
Analiza la
situacin

Identifica el
entorno junto
con riesgos y
oportunidades

Toma el
Control de
la situacin

Aplica las Mejores Practicas y la

experiencia de otros como l.

Ya se que voy a tener que pelar varios

osos muchas veces. Qu hago?

Aprende para
hacerlo cada
vez mejor

La Peladora de
Osos
Propsito:
Gestionar de manera
sistemtica el compromiso
de los interesados del
proyecto para encontrar un
balance entre sus
expectativas y los objetivos
del proyecto.

rea de Conocimiento
13:
Gestin de Interesados
del Proyecto
A partir de ahora nos concentraremos en entender
como funciona

Contenido de la Presentacin
Qu o quienes son los interesados del proyecto?
Procesos de Gestin de los Interesados
Identificar a los Interesados
Herramientas: Anlisis de los Interesados
Salidas: Registro de Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados

Herramientas: Tcnicas Analticas
Salidas: Plan de Gestin de los Interesados

Gestionar el Compromiso de los Interesados

Herramientas: Mtodos de Comunicacin y Habilidades
Interpersonales.

Controlar la Participacin de los Interesados

Herramientas: Sistema de Gestin de la Informacin , Juicio de
Expertos y Reuniones.

Conclusiones y Recomendaciones
Preguntas y Respuestas

Qu o quienes son los

interesados del proyecto?

Gua del PMBOK 5ta

Edicin:
Son personas, grupos u
organizaciones que
podran afectar o ser
afectados por una
decisin, actividad o
resultado del proyecto

Procesos de Gestin de los Interesados

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Seguimient
oy
Control

1. Identificar a
los Interesados

2. Planificar la
Gestin de los
Interesados

3. Gestionar la
Participacin de
los Interesados

4. Controlar
la
Participacin
de los
Interesados

Identificar a los Interesados

Grupo de procesos de inicio

Qu?

Para
qu?

Personas, grupos u
organizaciones que
podran afectar o
ser afectados por
una decisin,
actividad o
resultado del
proyecto

Analizar sus
niveles de inters,
expectativas,
importancia e
influencia para
definir el enfoque
indicado para cada
uno.

Cmo?

Recopilar y analizar
de manera
sistemtica toda la
informacin
cualitativa y
cuantitativa a fin de
identificar que
intereses particulares
son los que deben
tomarse en cuenta a
lo largo del proyecto.

Identificar a los Interesados

Entradas

Herramientas

1. Acta de
Constitucin del
Proyecto

1. Anlisis de los
Interesados

2. Documentos de la
Adquisicin

3. Reuniones

Salidas

1.

Registro de
Interesados

2. Juicio de expertos

3. Factores
Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Identificar a los interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas

y
Salidas

Herramientas: Matriz de Poder/ Inters

Mantener
Satisfech
o
Poco
Inters

Poder

Mucho Poder

Inters

Mnimo
Esfuerzo

Otras Matrices:

Matriz Poder/Influencia
Matriz Influencia
/Impacto

Gestionar
de Cerca

Poco
Poder

Mantener
Informado

Mucho
Inters

Nivel de Participacin
El nivel de participacin actual de los interesados se debe
comparar con el nivel planificado que se requiere para concluir el
proyecto con xito.
El nivel de participacin se puede clasificar de la siguiente manera:

Desconoce
dor
No conoce
el proyecto
ni sus
impactos
potenciales

Reticente
Conocedor
del
proyecto y
sus
impactos
potenciales
pero
reticente al
cambio

Neutral
Conocedor
del
proyecto
pero ni lo
apoya ni es
reticente

Partidario
Conocedor
del
proyecto y
sus
impactos y
apoya el
cambio

Lder
Conocedor
del
proyecto y
de sus
impactos
potenciales
Activament
e
involucrado
el lograr el
xito del

Salida: Registro de los Interesados

Matriz de
Poder/Interes

Nivel de
Participacion
Fuente Parcial: Dharma Consulting

Preguntas para meditar

en casa

Qu pasa si no identifico a un
interesado al inicio del proyecto?

Planificar la Gestin de los Interesados

Plan claro y
factible para
interactuar
con los
interesados
del proyecto
a fin de
balancear
sus
expectativas
con los
objetivos del
proyecto

Cmo?

Es el proceso
de
Desarrollar
Estrategias
de gestin
adecuadas
para lograr la
participacin
eficaz de los
interesados a
lo largo del
ciclo de vida
del proyecto.

Para qu?

Qu?

Grupo de procesos de Planificacin

Va mucho
mas all de
implementar
mejoras en
las
comunicacio
nes , ya que
esta
centrada en
la creacin y
mantenimien
to de las
relaciones
entre el
equipo del
proyecto y

Planificar la Gestin de los Interesados

Entradas

1. Plan para la
Direccion del
Proyecto
2. Registro de
Interesados

Herramientas

1. Juicio de Expertos

Salidas

1.

Plan de gestin de
los Interesados

2.

Actualizaciones a
los Documentos
del Proyecto

2. Reuniones
3. Tcnicas Analticas

3. Factores
Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Planificar la Gestin de los Interesados: Entradas, Herramientas y

Planificar la Gestin de los Interesados: Entradas, Herramientas y
Tcnicas y Salidas

Herramientas: Matriz de Participacin de los Interesados

Interesad
os

Desconoce
dor (1)

Interesado
1

Actual

Interesado
2

Reticent
e (2)

Neutral
(3)

Lder (5)

Deseado
Actual

Interesado
3

Partidari
o (4)

Deseado
Actual
Deseado

Interesad Brecha Acciones para cerrar la brecha

os
Interesado
1

1-4= -3

Presentacin individual del proyecto con foco en los

beneficios esperados
Inclusin del interesado en el equipo evaluador de riesgos
Envi del Reporte de Estado Semanal del proyecto

Interesado
2

3-4 = -1

Inclusin del interesado en el equipo evaluador de riesgos

Envi del Reporte de Estado Semanal del proyecto

Interesado
3

3-3=0

Envi del Reporte de Estado Semanal del proyecto

Salida: Plan de Gestin de los Interesados

de n
n
i s u an
t
s e l l
Ge dos el P de
de sa e d ion
an tere ent ecc o.
l
P In n ir ct
l
E s po D ye
lo om la ro
c ara P
p

Identifica las
estrategias de gestin
necesarias para
involucrar a los
interesados de
manera eficaz.

.
.
.

P
in ue
fo fo de
ge rmu rma se
la ne lad l, d r fo
s ra o e rm
ne l
t
ce en de alla al
pr s fu m d o
oy ida n an o o
ec de ci er
to s n a
. de a
l

Preguntas para meditar

en casa

Generalmente los costos y tiempos asociados a

las estrategias de gestin de los interesados se
toman en cuenta en presupuestos y cronogramas?

Gestionar la Participacin o
Compromiso de los Interesados

Ayuda a aumentar
la probabilidad de
xito del proyecto
Asegura que las
partes interesadas
comprendan
claramente los
objetivos del
proyecto, las
metas, beneficios y
riesgos.
Permite a los
interesados ser
partidarios activos
del proyecto y
ayudar a orientar
las actividades y
decisiones del
proyecto.

Como

Proceso de
comunicarse y
trabajar con los
interesados para
satisfacer sus
necesidades/expec
tativas
Gestionar asuntos
o incidentes, y
fomentar el
compromiso de los
interesados
apropiados en las
actividades del
proyecto durante
todo el ciclo de
vida del proyecto.

Para que

Que

Grupo de procesos de Ejecucin

Al anticipar
reacciones de las
personas al
proyecto, las
acciones
preventivas se
pueden tomar para
lograr el apoyo o
minimizar los
impactos
negativos

Gestionar el Compromiso de los Interesados requiere

en gran medida el uso de habilidades blandas o soft
skills

Gestionar el Compromiso de los Interesados

Entradas

Herramientas

Salidas

1. Plan de Gestin de
los Interesados.

1. Mtodos de
Comunicacin.

1.

Registro de
Incidentes.

2. Plan de Gestin de
las
Comunicaciones.

2. Habilidades
Interpersonales.

2.

Solicitud de
Cambio.

3. Habilidades de
Gestin

3.

Actualizaciones
del Plan para la
Direccin del
Proyecto.

4.

Actualizaciones a
los Documentos
del Proyecto.

3. Registro de
Cambios.
4. Activos de los
Procesos de la
Organizacin.

5.

Actualizaciones
de los Activos de
los Procesos de la
Interesados:
Entradas,
organizacin.

Gestionar el Compromiso de los

Herramientas y Tcnicas y Salidas

Habilidades Interpersonales
Aunque los directores del proyecto utilizan
habilidades interpersonales adicionales, el uso
adecuado de estas habilidades ayuda al director
del proyecto a dirigir el proyecto de manera eficaz
por eso se las considera las mas importantes

Liderazgo

Motivacin

Desarrollo
del
Espritu de
Equipo

Influencia

Comunicaci
n

Negociaci
n

Toma de
decisione
s

Los Gerentes de Proyectos eficaces adquieren un

equilibrio de habilidades tcnicas, interpersonales y
conceptuales que los ayudan a analizar situaciones
y a interactuar de manera apropiada
El reto de todo Gerente de Proyectos es jugar siempre 2 papeles:

Habilidad
es
Blandas
(soft
skills)

Habilidad
es Duras
(hard
skills)
Administrador + Lder

Factor

Valor

Porcentaje de Proyectos Exitosos

17-25%
%?

ciencia o tecnologa

Contribucin

(habilidades duras)

arte
(habilidades blandas)

20%
%?
80%

%?

En que se basa el xito o

fracaso de las relaciones?
Qu hacen las personas que
tienen relaciones exitosas?

Modelo de Comunicacin
Receptor

Emisor

REGION DE LA
EXPERIENCIA PARA EL
RECEPTOR

REGION DE LA
EXPERIENCIA PARA
EL EMISOR

ORIGEN

CODIFICADOR

DECODIFICADOR

MENSAJE

Filtro personal

Filtro personal

Retroalimentacin
Filtro personal

Filtro personal

DESTINO

Los filtros personales influencian las percepciones de uno

mismo y de los dems

En este mundo traidor

nada es verdad ni mentira;
todo es segn el color
del cristal con que se mira.
(poema de Ley Campoamor)

La conducta es dirigida por la motivacin para

obtener el bienestar personal (autoestima)
A mi me motiva
ayudar a los
dems, quiero
donar a los
pobres el
premio

mi me
A miAme
motiva
motivaa la
ayudar
los
competencia
y
dems, quiero
quiero
donar
a los
demostrar
pobres elser
el
mejor
premio

A mi me motiva
A mi me
ayudar
a los
motiva hacer
dems,
quiero
lasdonar
cosasa bien
los
y cumplir
las
pobres el
reglas
premio

Motivacin , Intencin y Conducta

Su propia
percepcin est
basada en

La percepcin de los
otros sobre usted est
basada en
CONDUCTAS - externas
INTENTIONS

CONDUCTAS
CONDUCTAS

INTENTIONS
INTENTIONS

Motivacin
Motivacin
Interna
Interna

Motivacin
Motivacin

Lo que est tratando usted de hacer.. lo que ellos ven que usted hace.

Toda las personas quieren experimentar el sentimiento de autoestima

La autoestima puede venir de:
Uno mismo: ser valorado por uno mismo
Otros: ser valorado por otros

Queremos ser reconocidos y apreciados por las cosas

que nos importan pero lo que importa es diferente
para cada persona.

Secretos del xito

Las personas son capaces de modificar sus
comportamientos y conductas con el fin de
mejorar sus relaciones interpersonales.
Para saber que motiva a una persona
debo aprender a escuchar activamente
con el fin de lograr empatizar con ella.
Una relacin exitosa es aquella en la que
logro preservar mi autoestima pero
tambin la autoestima de los dems.

Qu tan nuevos son estos

conceptos?
Ama a tu prjimo como a ti mismo Jesus (Mc 12, 29-31).
Concete a ti mismo. El aforismo griego "Concete a ti mismo" fue inscrito en el pronaos del
templo de Apolo en Delfos. Se acredita su autora a distintos filsofos.
En este mundo traidor nada es verdad ni mentira; todo es segn el color del cristal con que se
mira. (poema de Ley Campoamor)
Camina un rato con mis zapatos , proverbio indio
"Si los hombres han nacido con dos ojos, dos orejas y una sola lengua es porque se debe escuchar
y mirar dos veces antes de hablar." Madame de Svign
Cualquiera puede enfadarse, eso es algo muy sencillo. Pero enfadarse con la persona adecuada,
en el grado exacto, en el momento oportuno, con el propsito justo y del modo correcto, eso,
ciertamente, no resulta tan sencillo. Aristteles, tica a Nicmaco
Cuando te inunde una enorme alegra, no prometas nada a nadie. Cuando te domine un gran
enojo, no contestes ninguna carta , proverbio chino
Quien no se percata de sus emociones queda a merced de las mismas , annimo
El sabio no dice nunca todo lo que piensa, pero siempre piensa todo lo que dice. Aristteles
El conocimiento y la comprensin sobre los dems es sabidura. Lao-ts. Filsofo chino.
Inteligencia: concete, acptate, suprate. San Agustn. Obispo y filsofo.

Mis autores favoritos

Escribi la Teora de la
Conciencia de las
Relaciones
Desarrollo Herramientas
Practicas como el SDI
basndose en la teora
En base a su teora y
herramientas se fundo la
compaa Personal
Strenghts que se dedica
a promocionar productos

(1947)

(1932-2012)

(1914-1987)

Escribi el bestseller
Los siete hbitos de las
personas altamente
efectivas entre otros
En base a sus libros y
programas de estudio se
fundo la compaa
FranklinCovey que se
dedica a impartir talleres
y seminarios en todo el
mundo

Escribi el bestseller
Inteligencia
Emocional entre
otros
En base a sus libros
y programas de
estudio esta la
fundacion
Collaborative for
Academic, Social and
Emotional Learning
que se dedica a

Preguntas para meditar

en casa

Si el lder del proyecto no tiene

habilidades blandas el proyecto podra
fracasar?

Controlar el Compromiso de los Interesados

Grupo de procesos de Seguimiento y
Control

Qu?

Cmo?

Para
qu?

Es el proceso de
seguimiento de
las relaciones
generales de los
interesados del
proyecto y de las
estrategias de
ajuste y los
planes para
involucrarlos

Asegurar que los

interesados
estn
comprometidos
en la medida que
fue planificado y
que las brechas
identificadas se
vayan cerrando
paulatinamente
en pro de un
proyecto exitoso.

Las actividades
del compromiso
de los
interesados que
se incluyen en el
Plan de Gestin
de los
Interesados y se
ejecutan durante
el ciclo de vida
del proyecto
deben revisarse

Controlar el Compromiso de los Interesados

Entradas

Herramientas

1. Plan para la
Direccin del
Proyecto.

1. Sistema de Gestin
de la Informacin.

2. Registro de
Incidentes.

3. Reuniones.

Salidas

1.

Informacin del
Desempeo del
Trabajo.

2.

Solicitud de
Cambio.

3.

Actualizaciones
del Plan para la
Direccin del
Proyecto.

4.

Actualizaciones a
los Documentos
del Proyecto.

2. Juicio de Expertos.

3. Datos del
Desempeo del
Trabajo.
4. Documentos del
Proyecto.

5.

Actualizaciones
de los Activos de
los Procesos de la
Controlar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y
Organizacin.

Tcnicas y Salidas

Controlar el Compromiso de los Interesados: Herramientas

Sistema de Gestin de la
Informacin

Proporciona una
herramienta para que el
PM:
Capture
Almacene y
Distribuya Informacin
a los interesados
sobre
Costos
Avance y
Desempeo del
Proyecto
Permite consolidar
informacin y generar

Juicio de Expertos

Para identificar nuevos

interesados se debe
revaluar la lista de
interesados actuales
Se debe procurar el
aporte de grupos o
personas con pericia en
la materia como ser:
La alta direccin
Otras unidades o
individuos en la
organizacin
Otros interesados clave
identificados
Otros directores de

Reuniones

Tpicamente se usan las

reuniones de revisin de
estado del proyecto para
evaluar la participacin y
compromiso de los
interesados

Preguntas para meditar

en casa

Qu pasa si el Plan no esta funcionando

como esperaba?

Conclusiones y Recomendaciones

1.Debemos Identificar y
clasificar a los interesados
desde las etapas ms
tempranas del proyecto.
No vaya a ser que alguno
se nos escape.

3. Gestionar la Participacin
de los Interesados no se
trata netamente de
Comunicaciones.
Se trata de aplicar
Habilidades Blandas que van
desde la Influencia al
Liderazgo

2. Un buen Plan de
Gestin de los
Interesados asegura un
evolucin positiva en el
tiempo
Permite incrementar el
apoyo y minimizar la
resistencia hacia el
proyecto.
4.
Finalmente Controlar la
Participacin y el
Compromiso de los
Interesados es el proceso
de monitorear las
relaciones de los
interesados.
Ajustar las estrategias y
los planes para involucrar
a los interesados en un
nivel adecuado.

Listos para que empiecen a llegar los osos?

Preguntas y Respuestas

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Gracias por su atencin

rzelada@axxonconsulting.com
Skype: rocio.zelada
Lynkedin: rocio-zelada-pmp
http://rociozelada-pmp.blogspot.com

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Siempre que yo me
enojo contigo,
nunca pareces
disgustarte. Cmo
logras controlar tu
carcter?

Solo voy y
limpio el
bao

Cmo
ayuda eso?

Uso tu
cepillo de
dientes