Marco general de la elaboracin de proyectos

Identificacin del problema

Luz Stella Gmez Ochoa

ACUERDOS PARA EL TRABAJO

Celulares en silencio
Escuchar la opinin de los dems
Participacin activa
Respetar el uso de la palabra
Permanecer durante todo el taller
Estar atentos a las explicaciones y tomar nota

Qu es un proyecto?

Un proyecto es toda idea que pretenda

desarrollarse con el propsito de lograr
objetivos determinados y para lo cual es
necesaria la asignacin de recursos
(tiempo, dinero, tecnologa, recursos
humanos, etc.)

Qu es un proyecto?

Es la intencin organizada de transformar una

situacin actual insatisfactoria en una situacin
futura deseada.
Un conjunto de recursos y actividades
relacionadas y coordinadas que, ejecutadas por
un equipo humano definido, intenta alcanzar
metas y resolver problemas o necesidades de
una poblacin concreta en un tiempo
determinado
y con un financiamiento
especfico.

QUE RESUELVE??
REALIDAD 1

SI NO SE
HACE NADA

REALIDAD 3
situacin
mejorada

Si se interviene
con un proyecto

REALIDAD 2
Se empeora la
situacin

Funciones que facilitan el proceso de

gestin y diseo de un proyecto

La comunicacin
La toma de decisiones
El liderazgo

Componentes

Intencionalidad

La informacin

Decisiones

Intencionalidad
Es la esencia del proyecto (lo que se quiere lograr).
Es subjetiva (no todos ven el proyecto como tu lo ves).
Su naturaleza es variable y dinmica (necesidades
pueden cambiar).
Se centra en la solucin de problemas
Esta expuesta a conflictos (intereses)
Ojala sea pactada (apoyos)
En relacin con la visin, la misin, los propsitos y los
objetivos de un grupo, corporacin y/o institucin
Tener en cuenta las necesidades, las expectativas de
los beneficiarios.

La informacin
Conocer el problema, el contexto, los beneficiarios, las
opciones de solucin
Saber priorizar los problemas y establecer relaciones
entre causas y consecuencias
Informarse sobre los factores propios de la solucin:
Mtodos exitosos, facilitadores, opositores, costos,
posibilidades, respaldos, requerimientos, etc.

Las decisiones
Eleccin de una ruta, una opcin, es escoger y
renunciar.
Armonizar con la intencionalidad
La calidad de la decisin depende de la informacin, del
respaldo social, la motivacin y compromiso del equipo
ejecutor.

CICLO DEL PROYECTO

Programacin

Pertinencia

Anlisis de
Involucrados

Efciencia

Anlisis de
Problemas

Efcacia

n
ci
ca
if

n
i
c
a
lu
a
Ev

Actuaciones
de
seguimiento

Sistema de
Informacin

se
g
ui
m
ie
n
to

Anlisis de
Alternativas

fo Dis
rm e
ul o
ac y
i
n

Viabilidad
Ej
ec
uc
i

Anlisis de
Objetivos

t
en
Id

Impacto

Matriz de
Planifcacin
Planif. de
Actividades
Programacin
de recursos
Viabilidad

Plan de
ejecucin

Documento
del proyecto
Negociacin

Financiacin

Etapas de la gestin de un proyecto

1. Identificacin: determinar cual es el problema que se quiere
resolver, la nueva situacin que queremos alcanzar, a quienes
afecta y cmo vamos a hacerlo.
2. Diseo: Especificar y organizar los productos obtenidos en el
proceso de identificacin y presentarlos de manera clara y
coherente.
3. Ejecucin: Llevar a cabo lo que se ha previsto en el documento
de formulacin.
4.

Monitoreo y evaluacin: Evaluar la marcha del proyecto,

introducir cambios, hacer recomendaciones.

Tipos de proyectos
Inversin social: Resolver problemas social. Mejorar
calidad de vida.
Investigacin: Generar conocimiento.
Inversin tecnolgica: Desarrollo tecnolgico.
Desarrollo administrativo: Mejorar procesos de una
organizacin.
Inversin fsica Ampliar, mejorar,
edificaciones, instalaciones o equipos

desarrollar

Para identificar el problema

Caracterizar la situacin actual y decir las condiciones
en las que se est presentando.
Definir la poblacin afectada: #, caractersticas.
Describir la regin en que se ubica la poblacin.
Delimitar la poblacin objetivo.
Presentar otras situaciones: condiciones sociales
particulares, ambientales, gestin. Aspectos tcnicos
especficos.
Listar los problemas y graficarlos en un rbol de
problemas.

Anlisis de problemas
Recomendaciones
Formular el problema como un estado negativo.
Escribir cada problema en forma independiente: No
mezclar dos problemas en uno.
Identificar problemas existentes, no los posibles, ficticios
o futuros.
Un problema NO es la ausencia de la solucin, sino un
estado existente negativo.

Ejemplo:
Incorrecto: No hay pesticidas.
Correcto: La cosecha es destruida por
plagas.

Anlisis de problemas
Identificar todos los problemas importantes
Identificar el problema focal
Identificar causas directas por qu?
Identificar causas de las causas
Determinar efectos que se derivan del problema focal
Elaborar esquema- causa efecto
Dibujar el rbol

Hay mala salud en la poblacin

Se tapan las alcantarillas

ARBOL DE PROBLEMAS
Relacin causa - efecto

Hay epidemias en la poblacin por la

acumulacin de basuras
Hay basura acumulada en las
calles

Los peatones tiran

basura en las calles

No hay cultura
Ciudadana
Para la
conservacin
Limpia de la
ciudad

No hay mecanismos
de divulgacin del
servicio y de
promocin del aseo

Desorganizacin en la
empresa de servicios

Las canecas de
basura son
insuficientes en
las calles y
lugares pblicos

Ciudad tiene imagen de

suciedad

Inadecuada
Distribucin
De carros
Recolectores de
basura

Carros recolectores
insuficientes

La tecnologa
utilizada para la
recoleccin de
basura es
obsoleta

No se conocen las
necesidades de aseo de la
poblacin por sectores de
la ciudad

Los empleados de la empresa

de servicios no realizan su
trabajo

El personal de
la empresa est
desmotivado

Baja Capacidad
De Los
Empleados De
La Empresa De
Servicios

Caracterizacin de la poblacin
Identificar agentes sociales
Analizar particularidades de cada colectivo
Caracterizar y analizar agentes identificados (anlisis de
implicados, anlisis de vulnerabilidad)
Seleccin del colectivo beneficiario
Elaborar tabla de participantes

Tabla de participantes
Beneficiarios Beneficiarios Excluidos/ Perjudicados/
Directos
Indirectos
Neutrales Oponentes
Potenciales

Anlisis de Objetivos
Describir la situacin hipottica que se alcanzara en
el momento que se solucionasen todas las
situaciones negativas anteriores
Dejar planteadas las diferentes estrategias posibles
que conducen a la resolucin del problema central
Convertir situaciones negativas existentes en
estados positivos alcanzados.

F A C IL IT A R

L a Da Ep aSr iAe nR c Ri a Od eL L O

M EJO R A R LA SA LU D
D E L A P O B L A C I N
HACER
M A N T E N IM IE N T O
REG ULAR A
L A S A L C A N T A R IL L A S

URBANO

ARBOL DE
OBJETIVOS
Relacin
medios - fines

E V IT A R E P ID E M IA S E N
L A P O B L A C I N P O R
L A A C U M U L A C I N
DE B ASURAS
E R R A D IC A R
LA BASURA
ACUM ULADA
EN LA S CALLES

E V IT A R Q U E
LO S PEATO NES
T IR E N B A S U R A S
EN LAS CALLES

O P T IM IZ A R
L A O R G A N IZ A C I N
DE LA EM PRESA DE
S E R V IC IO S P B L IC O S

L O G R A R E F IC IE N C IA E N
L A D IS T R IB U C I N D E
CA RRO S RECO LEC TO RES
DE BASURA S
LLEVAR A CABO
U N A D IS T R IB U C I N
E F E C T IV A D E C A R R O S
RECO LECTO RES

ESTABLE
M O D
LA RE
DE

IN C R E M E N T A R
L A C A P A C ID A D D E
LO S EM PLEADO S DE LA
E M P R E S A D E S E R V IC IO S
C E R S IS T E M A S
ERNO S DE
C O L E C C I N
BASURA

RESPO NDER A LAS

N E C E S ID A D E S D E A S E O
D E L A P O B L A C I N D E
S E C T O R E S D E L A C IU D A D

Objetivos
Objetivo general: Es la situacin deseable a la que
contribuir el proyecto, en forma global y
abarcadora.
Condiciones:
Coherente con los principios y las polticas de
desarrollo del pas.
Expresado en trminos verificables.
Referencia el cambio que experimentar el sector
Es un nico objetivo.

Ejemplos
Ofrecer calidad de servicios a los
clientes de un servicio.
Satisfacer las necesidades bsicas de
un colectivo.
Mejorar la calidad de vida de los
participantes del programa.
Formar deportistas de alto rendimiento
en atletismo.

Objetivo Especfico: Expresa anticipadamente lo que

espera conseguir el proyecto
Condiciones:
Incluya al grupo de beneficiarios
Consecuencia de los resultados y que contribuya al
objetivo general
Realista y Verificable
Se formula como estado alcanzado

Ejemplos
Erradicar Basura acumulada en las calles.
Capacitar a mujeres cabezas de familia.
Reducir el fracaso escolar.
Estructurar
los
programas
de
entrenamiento deportivo.
Capacitar a los docentes en metodogas de
ensenanza.

Anlisis de Alternativas
Realizar una comparacin entre los diferentes
races de medios-fines que pueden constituir
una estrategia de intervencin de desarrollo
Toma de decisin acerca de lo que efectivamente
se va a hacer.
Valorar alternativas de acuerdo a ciertos criterios.
Decidir sobre la estrategia que constituir la base
del futuro diseo del proyecto.

Anlisis de Alternativas
A L T E R N A T IV A
1

A L T E R N A T IV A S
C R IT E R IO S
RECURSOS
D IS P O N IB L E S
M A T E R IA L E S
RECURSOS
D IS P O N IB L E S
T C N IC O S /H U M A N O S
T IE M P O
C O N C E N T R A C I N E N
GRUPOS
D E B E N E F IC IA R IO S
A D E C U A C I N
P R IO R ID A D E S

IN E X IS T E N C IA
R IE S G O S

DE

IM P A C T O
V IA B IL ID A D
TO TAL

A L T E R N A T IV A
2

A L T E R N A T IV A
3

A L T E R N A T IV A
4

A L T E R N A T IV A
5

A L T E R N A T IV A
6

Metas - Resultados
Resultados: Medios que permitirn alcanzar el objetivo
especifico. Productos entregables durante la ejecucin
del proyecto o producidos por la Intervencin.
Condiciones:
Concretos y medibles
Consecuencia de las actividades
Contribuye a consecucin del objetivo especifico

Ejemplos de resultados
Cartillas publicadas.
Crditos otorgados.
Empleos creados.
Semillas de alto rendimiento sembradas.
Una planta de produccin de X instalada.
Bibliotecas escolares dotadas.
Seminarios realizados.
Documento de diseo terminado.

QUE ES UN INDICADOR?
Dentro del contexto de la gestin estratgica, es un
mecanismo cuantitativo que permite medir el nivel de
logro de un objetivo. Por lo tanto ayuda a identificar de
una manera rpida y comprensible donde existen
desviaciones significativas y que tiene que hacer para
solucionarlas y mejorarlas.

INDICADORES
Sirven para el seguimiento del proyecto.
Deben ser medibles y verificables: Se recomienda
iniciar con una variable de medida: Nmero,
porcentaje, kilmetros, litros, M3.
Expresan la cantidad, calidad, tiempo y lugar para
medir el resultado.
CANTIDAD: Cunto ?
CALIDAD: Cuan positivo ?
TIEMPO: Cundo ?
LUGAR: Dnde ?

Sistemas de Medicin
FACTORES CRITICOS DE EXITO

Medir lo que realmente valora el cliente.

Medir lo que es importante y no lo que es fcil
de medir.
Asegurar que el sistema de evaluacin del
proyecto este alineado con los objetivos.
Tomar decisiones basados tanto en informacin
cuantitativa como en cualitativa.

Ejemplos

DE CANTIDAD: Kms. de carretera terminada.

DE CALIDAD: Cambio de comportamiento de la poblacin
frente a la limpieza de la ciudad.
DE TIEMPO: Terminar en septiembre de 1996 el diseo del
manual de uso de plaguicidas.
INDICADOR CON LAS TRES CONDICIONES:
Nmero de egresados del curso que han conseguido empleo fijo
en septiembre de 1996, en Lrida..
CANTIDAD: Nmero de egresados del curso.
CALIDAD: Que han conseguido empleos fijos.
TIEMPO: En septiembre de 1996.
LUGAR: En Lrida.

Balanced Scorecard

CLASIFICACIN DE LOS INDICADORES

De Resultado: Indicadores que miden si

se esta obteniendo los resultados o
efectos esperados luego de ejecutar la
acciones asociadas a los objetivos
correspondientes.

Indicadores

(Guas): Indicadores que provienen de los

elementos que tienen que ser controlados
dentro de las operaciones de la
organizacin para asegurar que se
obtendrn los resultados esperados en los
indicadores de resultado del
objetivo
estratgico en referencia.(Se definen en
funcin del objetivo)

Indicadores de Resultado
Mide el resultado final

Indicadores Gua
Sinnimos: impulsores o apalancadores
Su control es indispensable para asegurar el
cumplimiento de los indicadores de resultado
Por lo tanto se definen bajo la hiptesis y lgica
de causa - efecto
Los indicadores de gua son alertas que se
utilizan antes de terminado el periodo de
evaluacin para tener mayor control sobre el
indicador de resultado.

Balanced Scorecard

CLASIFICACIN DE LOS INDICADORES

Cuantitativo: Es un indicador cuya escala

de medicin es una escala numrica
Cualitativo: Es un indicador que traduce
un conjunto de hechos cualitativos en una
escala de medicin que permite
establecer relaciones y comparaciones

Atributos Asociados a los

Indicadores
DATOS BASICOS

Clase de Indicador
Nombre del
Indicador

Cmo clasificamos al indicador dentro de la Arquitectura

Organizacional de la Organizacin. (Objetivos, Procesos, etc.)
Nombre del Indicador

Descripcin

Descripcin detalallada del indicador

Comportamiento deseado.

Frecuencia

Frecuencia de medicin (diria, semanal, quincenal, mensual,

.)

Unidad de Medida
Naturaleza del
Indicador
Series de Tiempo

Unidad en la que ser medido el indicador

Indicador Cuantitativo (simple, formula) o cualitativo (ordinal
nominal), sumatoria, promedio
Cules series de tiempo sern tomadas para medir y controlar
al indicador, presupuesto, meta, mnimos, mximos, etc. Por
defecto debe existir el Real.

Atributos Asociados a los

Indicadores
DEFINICIONES

Fuente
Formula

Indicar de dnde sern tomadas las mediciones del

indicador
Describe la composicin de variables, o indicadores, as
como la formula de clculo que ser aplicada para
calcular el indicador

Atributos de los Indicadores

(Responsables)
Quin define la Rol o persona que define la meta del
meta
indicador
Quin logra la
meta

Rol o persona que es resposable de

ejecutar el indicador y lograr la meta

Quin hace el
seguimiento

Rol o persona responsable de hacer el

seguimiento del indicador

Ejemplos de fuentes de verificacin

INDICADOR
% de incremento de las
sentencias dictadas por
los jueces penales.
Tiempo promedio de los
procesos penales.

FUENTE DE
VERIFICACION
Estadsticas mensuales
de gestin de los
juzgados.
Estudios de Caso en
juzgados seleccionados
para determinar el
tiempo promedio.

INDICADORES ESTAN RELACIONADOS CON

RESULTADOS (Ejemplos)
RESULTADO
Los peatones utilizan las
canecas para botar la
basura

___________________
Proporcionar trabajo a
mujeres cabeza de familia

INDICADOR
Actitudes de la ciudadana frente al
uso de canecas.
FV: Encuesta .
Canecas instaladas.
FV: Informe proyecto.
____________________
Nmero de mujeres con empleo. FV:
Informe proyecto.
% de aumento en el empleo de
mujeres. FV: DANE.

TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de eficiencia:
Tienen como misin valorar el uso racional de los recursos
disponibles (Talento humano, insumos, infraestructura, recursos
econmicos) y esfuerzos dedicados a la consecucin de los
productos o servicios y alcanzar los objetivos. Entre estos se
pueden encontrar los siguientes:
Cumplimiento:
Cumplimiento Relacionado con el cumplimiento a actividades,
tareas o metas.
Ejemplo: Cumplimiento del plan de auditorias
Recursos:
Recursos Utilizacin de recursos humanos, fsicos y financieros por
unidad de producto o servicio.
Ejemplo: Nmero de trabajadores afiliados por asesor

Tomado del libro Evaluacin de proyectos sociales construccin de indicadores Fundacin FES

EJEMPLOS DE INDICADORES
DE EFICIENCIA
Tiempo: Asociados a tiempos de respuesta
Ejemplo 01:
Expectativa del cliente: cita oportuno
Promesa de servicio: cita a ms tardar en 48 horas
Indicador: % de demanda no atendida en el tiempo establecido
Ejemplo 02:
Expectativa del cliente: asignacin oportuna de un crdito
Promesa de servicio: Asignacin del crdito en cinco das hbiles
Indicador: Oportunidad en la asignacin de crditos
(esta incluye los tiempos desde la entrega de solicitud hasta el
desembolso del dinero)
Si bien los tiempos son una medida de eficiencia, tiene gran
impacto en el cliente.

EJEMPLOS DE INDICADORES
DE EFICIENCIA

Costo promedio:
promedio mide el promedio de los recursos utilizados por
unidad de producto.
Ejemplo 01:En Educacin: Costo promedio de formar un alumno en
Educacin Formal.
En Salud: Costo promedio de atencin en salud (IPS)

TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de eficacia:
Grado hasta el cual las salidas del proceso satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientes.
Son hechos concretos, verificables, medibles y evaluables,
que se establecen a partir de cada objetivo. (Garzn 1994)
Se pueden identificar al menos tres tipos de indicadores
de eficacia:
Indicadores de Impacto
Indicadores Resultado
Indicadores Producto

Tomado del libro Evaluacin de proyectos sociales construccin de indicadores Fundacin FES

TIPOS DE EFICACIA
INDICADORES DE IMPACTO:
Relacionados con los logros a largo plazo y las contribuciones
de los proyectos y programas al cumplimiento de la misin u
objetivo superior de la Institucin.

INDICADORES DE RESULTADO:
Relacionados con los logros a corto plazo y las contribuciones
del proyecto social a resolver directamente problemas y
necesidades del grupo.
Ejemplos: como indicadores de resultado podemos citar algunos
Como:
Coberturas
Ingresos por servicios
Tomado del libro Evaluacin de proyectos sociales construccin de indicadores Fundacin FES

TIPOS DE EFICACIA

INDICADORES DE PRODUCTO:
Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los
componentes y actividades de cumplimiento de los propsitos
establecidos en cada objetivo especfico del proyecto social.
Como indicadores de producto podemos citar los siguientes:
Cumplimiento de caractersticas de calidad de los servicios y
productos como oportunidad en la entrega, calidad de la informacin,
Etc.
Satisfaccin de los clientes internos y externos
Reclamos de los clientes.

Tomado del libro Evaluacin de proyectos sociales construccin de indicadores Fundacin FES