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Conozca cmo implementar el

Sistema de Gestin en Control y


Seguridad BASC

Lic. Sharon Astidia Salazar Vivanco


Auditor Internacional BASC
Cdigo WBO: 31-001-2

ASPECTOS PRELIMINARES

Horario
Refrigerio
Telfonos celulares
Material
Participacin
Evaluacin

MDULO 1: PLANEAMIENTO
Alcance del SGCS BASC
Mapa de procesos
Caracterizacin de procesos
Gestin de Riesgos

METODOLOGA DEL CURSO


Presentacin Inicial

Mdulo 6

Mdulo 1
Mdulo 2

Mdulo 3
Mdulo 5

Mdulo 4

METODOLOGIA CON ENFOQUE A LA MEJORA CONTINUA

ALCANCE DEL SGCS BASC

Cul es el alcance
de mi SGCS BASC?
Dnde debo
documentar mi alcance?

Puedo dejar fuera


de mi alcance algn
proceso que
tercerizo?

ALCANCE DEL SGCS BASC

Personas
SGCS BASC

EMPRESA

Procesos

Producto
Servicio

Instalaciones

DEFINICIN DEL ALCANCE DEL SGCS BASC


Qu productos y servicios se realizan?
Qu procesos o actividades estn relacionadas?
Quines realizan estos procesos o actividades ?
Dnde se ejecutan estos procesos o actividades?

Qu es un PROCESO?

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que


interactan, las cuales transforman elementos de entrada
en resultados (Agregan Valor)
CONTROL

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

MECANISMO, (recursos)

Indicadores o
mediciones

Qu es un PROCESO?

Secuencia repetitiva de actividades o acciones


desarrolladas por una o varias personas que convierten
insumos de entrada en un producto o servicio de salida.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Define de manera sistemtica las actividades


que componen el proceso.
Identifica
procesos.
Define las
proceso.

las

interrelaciones

responsabilidades

con

otros

respecto

al

Analiza y mide los resultados de la capacidad


y eficacia del proceso.
Permite la mejora continua del proceso.

COMPARACIN

FUNCIONAL

POR PROCESOS

Es aquella en la
cual el que
hacer lo define
una estructura
jerrquica y se
distribuye por
reas
especializadas e
subdividen el trabajo por
independientes
personas
y
se
controla
mediante un flujo de rdenes,
decisiones,
acciones
e
informaciones
permanentes
en sentido vertical.

Es aquella a travs de la cual


se orienta el trabajo bsicamente
hacia la
satisfaccin de
las
necesidades y expectativas del
cliente, mediante el enfoque a
procesos, donde se busca dar
valor
agregado
al
producto.

La Gestin por Procesos


implica un cambio de
paradigmas y un cambio
de
actitud
de
las
personas en la forma de
hacer el trabajo.

COMPARACIN

FUNCIONAL

POR PROCESOS

Organizacin

Por departamentos o reas

Por procesos

Autoridad

Jefe de departamento

Responsable del proceso

Principio

Jerarqua y control

Coordinacin y autocontrol

Orientacin

Interna / hacia el Jefe

Externa / hacia el cliente

Coordinacin

Vertical

Horizontal

Evaluacin

Al empleado

Al proceso

Satisfaccin

Jefe

Cliente

En un organigrama no se ve reflejado el funcionamiento de la empresa,


aspectos estratgicos, responsabilidades ni relacin con clientes.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Transportista
Exportador
Operaciones
Seguridad

PROVEEDOR

ENTRADAS
ENTREGA

Seccin Seguridad
Seccin Despacho

Intervinientes

Inspeccin Vehculo /contenedor


Identificacin conductor /documentos
Inspeccin Vehculo /contenedor
Control de precintos
Transportista
Control de pesos
Monitoreo

controles

PROCESO
Llenado del Contenedor
Actividades

Recursos
Contenedor vaco
Carga
Precinto de seguridad
Elementos de Seguridad
Elementos de registro

Recepcin del Contenedor


Carga del contenedor
Cierre del contenedor
Entrega contendor al DTA

CLIENTE

SALIDAS
RECIBE
Contenedor
lleno, precintado
e inspeccionado

METODOLOGIA PARA INSTAURAR Y DESARROLLAR EL


ENFOQUE Y GESTIN DE PROCESO

IDENTIFICAR
(Mapa de procesos)

CARACTERIZAR
(Actividades)

DOCUMENTAR
(Procedimientos)

CMO IDENTIFICAR PROCESOS?

MACROPROCESO
S

Cadena de Valor
de 1 Nivel

Cadena de Valor
de 2 Nivel

PROCESOS

Cadena de Valor
de 3 Nivel

Subprocesos

Procesos
de Piso

Actividades

MAPA DE PROCESOS

DEFINICIN
El mapa de procesos ofrece una visin general del sistema de
gestin. En el se representan los procesos que componen el
sistema as como sus interrelaciones principales. Dichas
relaciones se indican mediante flechas y registros que
representan los flujos de informacin

CLASIFICACIN DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS

Procesos Estratgicos

Procesos Operativos o Claves

Procesos de Soporte

Establecidos por la Alta Direccin y


definen cmo opera el negocio y cmo
se crea valor para la organizacin.
Soportan la toma de decisiones sobre
planificacin, estrategias y mejoras en la
organizacin. Proporcionan directrices,
lmites de actuacin al resto de los
procesos.

Impactan
directamente
sobre
la
satisfaccin del cliente y cualquier otro
aspecto de la misin de la organizacin.
Son procesos operativos tpicos como los
de venta, produccin y servicio postventa. Sustentan la razn de ser del
negocio.

Sirven de soporte a los procesos claves.


Estos procesos son, en muchos casos,
determinantes
para
que
puedan
conseguirse los objetivos de los procesos
dirigidos a cubrir las necesidades y
expectativas de la organizacin en cuanto a
seguridad.

CARACTERSTICAS DE UN PROCESO
1

NOMBRE DEL PROCESO


OBJETIVO

RESPONABLE

A-1

10

ENTRADA

11

ACTIVIDADES

A-3

SALIDA

A-4

A-2

INSUMOS

PRODUCTO
SERVICIO
6

INICIO

REGISTROS/DOCUMENTOS

RECURSOS

8
INDICADORES

9
Requisitos a
cumplir

FIN

MAPA DE PROCESOS DEL SGCS BASC

Cmo elaborar un Mapa


de Procesos BASC?
Para qu sirve el Mapa
de Procesos?
Cmo se pueden
dividir los Procesos?

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
DEL SGCS BASC

Quin es el Responsable
del Proceso?
Qu busca conseguir el proceso
(objetivos, metas e indicador)?

Cmo se realiza la
actividad?

TALLER 4: CARACTERIZACIONES DE
PROCESO

GENERAR LAS CARACTERIZACIONES

GESTIN DE RIESGOS: ISO 31000:2009

1) Establecer Contexto

Establecer el contexto
Establecer el contexto estratgico, organizacional, y de gestin
del riesgo en el cual ocurrir el resto del proceso. Es
conveniente que se establezcan criterios contra los
cuales va a evaluar el riesgo, y se debe definir la
estructura del anlisis.
Indicar que se gestionara riesgos de seguridad
(Prevencin de Ilcitos), y a partir de procesos. Se busca
que la empresa defina primero su polticas y procedimiento de
Gestin de Riesgo, y sobre esa base trabajar.

2) Identificacin del Riesgo

Identificacin del Riesgo


Analizar:
Que puede suceder?
Como puede suceder?
Definir herramientas y tcnicas apropiadas para la
identificacin.
NOTA: Se debe incluir todos los riesgos potenciales
(Estn o no bajo control) para no excluirlos del anlisis
posterior.

2) Identificacin del Riesgo

NARCOTRAFICO
CONTRABANDO
TERRORISMO
CRIMEN ORGANIZADO
LAVADO DE DINERO

CONSPIRACIONES INTERNAS
INCUMPLIMIENTO O INEXISTENCIA EN LOS
CONTROLES OPERATIVOS DEL SGCS BASC
POCA TOMA DE CONCIENCIA

EMPRESA

AMENAZAS
(EXTERNAS)

VULNERABILIDADES
(INTERNAS)

LAS AMENAZAS EXTERNAS DEL ENTORNO SE APROVECHAN DE LAS VULNERABILIDADES INTERNAS DE LA


EMPRESA PARA GENERAR PELIGROS EN LOS PROCESOS LOS CUALES PUEDEN GENERAR IMPACTOS

2) Identificacin del Riesgo

Identificacin del Riesgo


Durante la identificacin del Riesgo se debe identificar el
escenario negativo (efecto) y el peligro (causa).
Ejemplo:
CAUSA
Falta de inspeccin al
unidad de transporte
PELIGRO
(Fuente, acto o situacin)
perdida)

EFECTO
Camuflaje
de Drogas
ESCENARIO NEGATIVO
(dao o

2) Identificacin del Riesgo

Identificacin del Riesgo


Entre las herramientas que se utiliza para la identificacin
podemos sealar:
Listas de Chequeo
Juicios basados en experiencias y estadsticas
Diagrama de Flujos
Lluvia de Ideas
Anlisis de Escenarios.
Otros.

3) Anlisis del Riesgo

Anlisis del Riesgo


Definir tcnicas y herramientas para el anlisis.
Analizar los riesgos en trminos de consecuencias y
probabilidades.
Definir el tipo de Anlisis (Cualitativo o Cuantitativo)
NOTA: El objeto del anlisis es discriminar los riesgos
menores aceptables de los riesgos mayores.

3) Anlisis del Riesgo

Criterios de Probabilidad
Nivel

Descripcin

Descripcin detallada

Casi certeza

Se espera a que ocurra casi en todas


las circunstancias.

Probable

Probablemente ocurrir en la mayora


de las circunstancias.

Posible

Podra ocurrir en algn momento.

Improbable

Pudo ocurrir en algn momento.

Raro

Puede ocurrir
excepcionales.

solo

en

ocasiones

3) Anlisis del Riesgo

Criterios de Consecuencia
Nivel

Descripcin

Insignificante

Menor

Moderado

Mayor

Catastrfico

Descripcin detallada
Sin perjuicios a la imagen de la
empresa, baja prdida financieras.
Perjuicios mnimos a la imagen interna
de la empresa, prdida financiera
media.
Perjuicios mnimos a la imagen externa
de la empresa al verse relacionada a
actividades ilcitas, prdida financiera
alta.
Perjuicio moderados a la imagen
externa de la empresa al verse
relacionada a actividades ilcitas,
prdida financiera mayor.
Perjuicios altos a la imagen externa de
la empresa, al verse involucrada en
actividades ilcitas, enorme prdida
financiera.

3) Anlisis del Riesgo

Clculo del Nivel del


Riesgo
Consecuencia

Probabilidad
5 (Casi certeza)
4 (Probable)
3 (Posible)
2 (Improbable)
1 (Raro)

1
(Insignificante)
5
4
3
2
1

2 (Menores)

3 (Moderadas) 4 (Mayores)

10
8
6
4
2

15
12
9
6
3

20
16
12
8
4

5
(Catastrficas)
25
20
15
10
5

3) Anlisis del Riesgo

Anlisis del Riesgo


Para evitar sesgos subjetivos, al analizar las consecuencia y
las probabilidad, se recomienda utilizar los mejores tcnicas y
fuentes de informacin.
Fuentes de informacin:
Registros pasados
Experiencia pertinente
Tcnicas:
Entrevistas estructuradas
Evaluaciones individuales usando formatos.

4) Evaluacin del Riesgo

Evaluacin del Riesgo


Comparar niveles estimados
criterios preestablecidos.

de

riesgos

contra

los

Establecer prioridades de los riesgos para su tratamiento


NOTA: el resultado de una evaluacin de riesgos es una
lista priorizada de riesgos para tomar acciones.

4) Evaluacin del Riesgo

La evaluacin del riesgo sirve para interpretar que es lo


que la organizacin considerara critico y tolerable,
determina el nivel aceptable tomando como parmetros
los niveles de riesgo obtenidos.
Nivel del Riesgo
9-25

Critico

1-8

Tolerable

4) Evaluacin del Riesgo

Nivel
del
Evaluado

Probabilidad
5(Casicerteza)
4(Probable)
3(Posible)
2(Improbable)
1(Raro)

1 (Insignificante)2(Menores)
5
10
4
8
3
6
2
4
1
2

Riesgo
Consecuencia
3(Moderadas)
15
12
9
6
3

4(Mayores)
20
16
12
8
4

5(Catastrficas)
25
20
15
10
5

5) Tratamiento del Riesgo

Tratamiento del Riesgo


Identificar opciones de tratamiento de riesgo.
Retener
Evitar o eliminar el riesgo
Reducir
Compartir el riesgo
Evaluar opciones de tratamiento (Costo/Beneficio)
Preparar e implementar planes de tratamiento.

5) Tratamiento del Riesgo

Tratamiento del Riesgo


Para definir la mejor alternativa para gestionar el riesgo se
debe tener en cuenta lo siguiente:
Beneficios al implementar el tratamiento del riesgo
Costo de la implementacin de la alternativa.
Esfuerzo requerido en la implementacin.
Tiempo para obtener los objetivos planteados.

6) Monitoreo y Revisin

Monitoreo y Revisin del Riesgo


Monitorear los riesgos, la efectividad del plan de tratamiento
de los riesgos, las estrategias y el sistema de administracin
que se establece para controlar la implementacin.
Revisar sobre la marcha para asegurar que el plan de
administracin se mantiene relevante.
Repetir y revisar regularmente el ciclo de administracin de
riesgos.
No solo se monitorea y revisa los tratamientos, que
buscan la reduccin del riesgo identificado, sino los
controles operativos que hacen que los riesgos bajos se
mantengan bajos.

7) Comunicacin y Consulta

Comunicacin y Consulta del Riesgo


Resulta primordial desarrollar un plan de comunicacin
tanto para las partes interesadas internas como para las
externas. Este plan debe tratar aspectos relacionados tanto
con el riesgo y el proceso de gestionarlo.
La comunicacin interna y externa efectiva es importante para
garantizar que quienes son responsables de implementar la
gestin de riesgos y quienes tienen inters creado
comprendan la base sobre la cual se toman decisiones y por
que se requieren acciones particulares.

GESTIN DE RIESGOS DEL SGCS


BASC

Es necesario tener un
procedimiento documentado?

Qu riesgos se deben
gestionar?
Cuntas etapas debo
incluir en el
procedimiento?

TALLER 5: GESTIN DE RIESGO BASC

GENERAR LA MATRIZ DE RIESGO

MDULO 2: PLANEAMIENTO
Poltica del SGCS BASC
Objetivos del SGCS BASC
Requisitos legales
Previsiones
Documentacin del SGCS BASC

POLTICA DEL SGCS BASC

Cmo crear mi Poltica de


Seguridad SGCS BASC?
Qu debe incluir mi
Poltica como mnimo?
Puedo integrar mi
Poltica de Seguridad
del SGCS BASC con
otras?

OBJETIVOS DEL SGCS BASC

Cuntos Objetivos debo


tener para el SGCS BASC?
Necesito establecer
indicadores para mis Objetivos?

Mis objetivos deben


estar alineados con la
Poltica de Seguridad
del SGCS BASC?

TALLER 6: POLTICA Y OBJETIVOS DEL SGCS BASC

GENERAR LA POLTICA Y OBJETIVOS

REQUISITOS LEGALES DEL SGCS


BASC

Debo tener un procedimiento


documentado?
Cul es la diferencia entre documento
legal, autorizacin y requisito legal?
Qu tipo de dispositivos legales debo de
identificar?
Qu pasa si no identifico todos mis
requisitos legales?

PREVISIONES

Qu son las previsiones y porque son tan


importantes?
Quin debe asegurarse que existan las
previsiones necesarias?
Qu pasa cuando en el SGCS BASC no
hay previsiones?

DOCUMENTACIN DEL SGCS BASC

REGLA DE ORO

1.- Escribe lo que haces (Proceso)


2.- Haz lo que escribiste (Operacin)
3.- Verifcalo (Auditora)
4.- Mejralo (Mejora Continua)

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS


DEL SGCS BASC

Cmo saber la extensin de documentos


del SGCS BASC?
Cul es la diferencia entre Formato y
Registro?
Por qu debo controlar los documentos
mediante una Lista?
Solo debo controlar los documentos
internos?

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DEL SGCS BASC

GENERAR LA LISTA MAESTRA DE


DOCUMENTOS

MDULO 3: IMPLEMENTACIN
Estructura, responsabilidad y autoridad
Competencias y toma de conciencia
Comunicacin
Control de documentos
Preparacin y respuestas a eventos crticos

ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
Gerencia General:
La responsabilidad final por el control y seguridad de la
organizacin, recae en el ms alto nivel de la Direccin
Representante BASC
Designar un representante de la Alta Direccin con el
nivel de autoridad y responsabilidad para asegurar que el
SGCS
se
implemente,
mantenga
y
mejore
continuamente.
Modelo Organizacional Funcional.
Documentar las responsabilidades, funciones y autoridad
del personal que afecta la seguridad de la organizacin,
identificadas en el anlisis de criticidad del recurso
humano, producto de la gestin de riesgos de la cadena
de suministro y las actividades relacionadas con el
comercio internacional.

COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
COMPETENCIA

Implemen
tar y
mantener
el SGCS
NORMA BASC
Requisitos de
gestin
ESTNDAR
BASC
Requisitos
Operacionales

Personal
con las
competen
cias para
el SGCS

COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
Cmo se puede cumplir?
Lo que pide la norma
Identificar las competencias del personal Se puede definir una Tabla de perfiles de puestos
Proporcionar formacin o otras acciones Seguimiento de un Plan de formacin/capacitacin
Evaluar la eficacia de las acciones Mediante
SUPERVISIONES,
ENTREVISTAS,
tomadas
EVALUACIONES DE DESEMPEO, ETC
Asegurarse que el personal tomeSe debe INFORMAR por algn medio de
interna
(boletines,
tablones,
conciencia de la importancia de suscomunicacin
actividades y como contribuyen alpizarras, etc.) que el objetivo de esta capacitacin
es para que se cumplan con los objetivos de
logrodelosobjetivos
organizacin o tambin informar la importancia de
sus actividades mediante la induccin al ingreso
del personal nuevo.
Mantener los registros apropiados

TENER LOS REGISTROS apropiados que


corroboren que efectivamente el personal es apto
para el puesto (diplomas de estudios, cartas de
recomendacin de empleos anteriores, etc.)

COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
TOMA DE CONCIENCIA
Las sesiones de sensibilizacin y las acciones formativas ayudan a tomar conciencia de:
La importancia de la conformidad con la Poltica BASC, los procedimientos y requisitos del
SGCS.
Los riesgos relacionados a las actividades ilcitas asociados con su trabajo y los beneficios
de un mejor desempeo personal.
Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con los requisitos del SGCS.
Consecuencias de desviarse de los procedimientos de controles establecidos.

Su accin

Su inaccin

COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
Perfil del puesto:
Informacin estructurada
respecto a la ubicacin
de un puesto dentro de la
estructura
orgnica,
misin, funciones,
as
como
tambin
los
requisitos
y exigencias
que demanda para que
una
persona
pueda
conducirse
y
desempearse
adecuadamente en un
puesto

1. DENOMINACIN DEL CARGO:


Gerente de Operaciones

1.
2.

CDIGO DEL CARGO: GOP


TIPO DE PUESTO: Crtico

3. DEPENDE DIRECTAMENTE DE:


Gerente General

4. TIENE MANDO DIRECTO SOBRE:


Coordinador de Transporte
Conductores

5. FUNCIONES ESPECFICAS:
1.Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por la gerencia
2.Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
3.Responsable de elaborar las rdenes de servicio y remitirlos al dpto. de facturacin,
verificando la conformidad de todos los documentos involucrados.
4.Supervisar y controlar el combustible de las unidades.
5.Llevar registro de mantenimiento de las unidades.
6.Emitir rdenes de pedido, para realizacin de una compra.
7.Responsable del control de asistencia del personal operativo.
8.Llevar un control documentario de las unidades e informando de manera oportuna
administracin para su renovacin.
9.Coordinar y programar el transporte de la carga con clientes y terminales, manteniendo
informado al cliente con datos fehacientes sobre retiro y entrega de la carga(va email y/o
nextel)
10.Realizar constantemente monitoreo a las unidades transporte que se encuentren en
viaje.

6. REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL PUESTO:

Formacin acadmica : Ingeniera de Transportes, Administracin de


negocios internacionales y comercio exterior o Ingeniera Industrial.

Idioma: Ingls intermedio

Experiencia en puestos similares no menor de 5 aos

Buena presencia, trato amable y corts

Persona proactiva y organizada

Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.


7.
REEMPLAZADO DURANTE AUSENCIA POR:
Coordinador de Transporte.

TALLER 8: PERFIL Y FUNCIONES DEL PUESTO

GENERAR LOS PERFILES Y LAS FUNCIONES

PUESTOS:
GERENTE GENERAL
REPRESENTANTE BASC
AUDITOR INTERNO BASC
JEFE DE SEGURIDAD
RESPONSABLE DE LOS PROCESOS
------

COMUNICACIN
QU SE COMUNICA?

Poltica del SGCS

QUIN COMUNICA?

Representante de la Direccin

Riesgos evaluados y tratados en


la evaluacin de Riesgos (BASC)

Equipo BASC

Requisitos Legales y otros


requisitos

Administrador

Manuales, Directivas,
Instrucciones Operativas y otros
documentos

Jefes de rea / Equipo BASC

Situaciones de emergencias y
contingencias

Actividades o sospechas de
actividades ilcitas

Primera persona involucrada


Representante BASC

Trabajador que detecta la


actividad o sospecha de la
actividad

Reclamos

Clientes y partes interesadas

Revisin por la Direccin

Representante de la Direccin

Resultado de la Revisin por la


Direccin

Gerente General

Sugerencias, opiniones,
consultas, acuerdos, e
informaciones pertinentes del
Sistema de Gestin

Inspecciones de las Autoridades


realizadas en la Instalacin

QUIN RECIBE LA
COMUNICACIN?
(responsable de tomar
accin)
Superintendencia y
Coordinador del Sistema de
Gestin
Trabajadores y ASOCIADOS
DE NEGOCIO que se
relacionen con el riesgo
identificado de acuerdo a su
actividad
Equipo de Gestin Integrada

CUNDO?

CMO?

REGISTROS DE LA
COMUNICACIN

Cada modificacin

Va Correo electrnico o
cualquier otro documento

Va correo electrnico o
cualquier otro documento

De manera anual y
cuando se identifique un
nuevo riesgo

Capacitaciones
Correos electrnicos
Comunicaciones escritas

Correos
Lista de Asistencia
Actas

En cada identificacin y
actualizacin /
modificacin

Va Correo electrnico o
cualquier otro documento

Correos
Actas

reas responsables de su
ejecucin y aplicacin

Cada modificacin

Reuniones, Capacitaciones,
charlas

Correos
Red
Lista de Asistencia
Actas

Equipo BASC, Organizaciones


externas de ayuda
Autoridades correspondientes

Cuando ocurra

Telfono, radio o verbal y


listado de telfonos de
emergencia

No es aplicable

Representante de la Direccin
y autoridades externas

Cuando ocurra o se
sospeche de la actividad

Telfono, radio, verbal, listado


de telfonos de emergencia y
formato

Mail
Reporte de la actividad
sospechosa
Aviso de Carga

Cuando ocurra

Va electrnica, papel,
telefnica o verbal

Documento mismo de la queja


Documento de respuesta

Mnimo una vez por ao

Reuniones de revisin por la


Direccin

Acta de la Revisin por la


Direccin

Reunin

Ninguno

Administrador
Contadora
Personal del rea Comercial y
Operaciones
Gerencia General
Comit de Gestin
Directivos

Mnimo una vez por ao

Personal Interesado

Jefaturas, Gerencias, Equipo


del SGI, Representante del
SGI

Cuando se generen

Gerente General
Equipo BASC

Personal Involucrado /
Responsable del Sistema de
Gestin Integrada

Cuando sea necesario

Gerente General
Administrador
Jefe de Planta

Gerencia General
Representante BASC
Responsable de Seguridad

Cada vez que se ha


realizado una inspeccin

Acuerdos o Compromisos de
Seguridad, Cartas de difusin
del Sistema de Gestin
Integrada, Va electrnica, fax,
carta, memorando, papel
Va electrnica, fax, carta,
memorando, papel, vitrinas,
revistas
Va electrnica, fax

Documento fsico o electrnico


de la comunicacin

Documento fsico o electrnico


de la comunicacin
Acta de Inspeccin dejada por
la autoridad, va electrnica, fax

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS


Fecha de Actualizacin: 10/10/2014
Identificacin
N
Cdigo
Ttulo
(si tiene)

Tipo de
Documento

COPIA DE SEGURIDAD
DATOS

P-SI-01

PROCED.

ADMINISTRACIN DE
USUARIOS

P-SI-02

PROCED.

MANTENIMIENTO DE
HARDWARE YSOFTWARE

P-SI-03

PROCED.

PROCESO: SISTEMAS INFORMTICOS


Localizacin
Disposicin
Ruta / Acceso
Aprobaci Revisi
Final
Electrnico Fsico Versin
n
n
Destruccin
F:\SGCS
02/07/2
SI
SI
00
02/07/2012
despus de 2
TIBURON\08 012
aos
Gestion Informatica
Destruccin
F:\SGCS
02/07/2
SI
SI
00
02/07/2012
despus de 2
TIBURON\08 012
aos
Gestion Informatica
Destruccin
F:\SGCS
02/07/2
SI
SI
00
02/07/2012
despus de 2
TIIBURON\08 012
aos
Gestion Informatica
Almacenamiento

MANUAL DE SEGURIDAD DEL SGCS


BASC

Cmo estructurar el
Manual del SGCS BASC?
Qu no puede dejar de
contener el Manual?
Cuntas paginas
debe tener el
Manual?

TALLER 9: MANUAL DE SEGURIDAD DEL SGCS BASC

GENERAR EL
MANUAL DE
SEGURIDAD

PREPARACIN Y RESPUESTA A EVENTOS


CRTICOS

QU ES UN EVENTO
CRTICO?
* Consolidacin amenazas riesgos
(Matriz de evaluacin de riesgos)

PARA QU
PREPARARME?
CMO RESPONDO
ANTE UN EVENTO
CRTICO?

LA
RESPONSABILID
AD RECAE EN LA
ALTA DIRECCIN
Y
LA
ORGANIZACIN
SE AFECTA

PREPARACIN Y RESPUESTA A EVENTOS


CRTICOS

TALLER 10: PLAN ANUAL DE PREPARACIN Y


RESPUESTA ANTE EVENTO CRTICO

MDULO 4: IMPLEMENTACIN
Control operacional

CONTROL OPERACIONAL: ASOCIADO DE NEGOCIO

ASOCIADO DE NEGOCIO
CLIENTES, PROVEEDORES Y TERCERAS PARTES VINCULADAS
EN LA CADENA DE SUMINISTRO
PROVEEDOR DE
INSUMOS

CLIENTE
TIPO DE
ASOCIADO
DE NEGOCIO
PROVEEDOR DE
SERVICIO

CONTROL OPERACIONAL: ASOCIADO DE NEGOCIO


OBJETIVO DE LOS REQUISITOS DE ASOCIADO DE NEGOCIO
ASEGURAR QUE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO CUMPLAN CON
LOS LINEAMIENTOS Y REQUISITOS ESTABLECIDOS POR EL
ESTNDAR DE SEGURIDAD BASC.
PARA ESTE FIN LA ORGANIZACIN DEBE ESTABLECER
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y VERIFICABLES.

CONTROL OPERACIONAL: ASOCIADO DE NEGOCIO

1.1.1

Procedimientos
documentados

Solidez
financiera
Cap.
cumplimiento

Indicadores de
seguridad

1.1.4

1.1.5

Asociados NO
certificados
Acuerdo de seg.

Verificacin de
procedimientos
implementados

1.1.8
Criterios de
verificacin
Ingresos nuevos

1.1.9
Contratos para
asegurar
cumplimiento de
requisitos BASC

1.1.2

1.1.3

Certificacin
BASC

Asoc. Negocio
Informa
Certificacin
BASC

1.1.6

1.1.7

Lista de
asociados

Mtodos de
difusin:
seminarios,
capa.

CONTROL OPERACIONAL: ASOCIADO DE NEGOCIO

CONTROL OPERACIONAL: ASOCIADO DE NEGOCIO

La organizacin debe aplicar en su proceso de


seleccin y evaluacin de asociados de negocio
que contengan criterios de prevencin como:
Conocimiento de sus asociados de negocio
Antecedentes legales, penales y financiamiento
Monitoreo de sus operaciones
Reporte
oportuno
cuando
identifique
operaciones sospechosas

CONTROL OPERACIONAL: CONTENEDOR Y CARGA

CRITERIOS DE SEGURIDAD

INSPECCION

SELLOS Y CONTROLES DE
SEGURIDAD

ALMACENAR

CONTROL OPERACIONAL: CONTENDOR Y CARGA

OBJETIVO
La inspeccin de contenedores se refiere a la revisin fsica de las
unidades en su estructura interior y exterior con el fin de verificar las
condiciones mismas de este, verificar si tiene reparaciones adecuadas
o no.
Detectar si hay diferenciacin de las medidas o si las reparaciones
fueron hechas recientemente.

CONTROL OPERACIONAL: CONTENEDOR Y CARGA

CONTROL OPERACIONAL: CONTENEDOR Y CARGA

1. AFUERA/DEBAJO

Antes de entrar al
contenedor
Las vigas de soporte,
visibles

2. PUERTAS POR FUERA Y POR


DENTRO

Mecanismos de cierre fiables y


seguro
Pernos y tornillos

3. LADO DERECHO

4. LADO IZQUIERDO

Reparaciones inusuales,
deben ser visibles por
fuera.

Reparaciones inusuales,
deben ser visibles por
fuera.

Escucha siente si hay


sonido hueco

Escucha siente si hay


sonido hueco

5. PARED FRONTAL

6. TECHO

Bloques y rejillas visibles.

Debe estar a cierta altura del


suelo

Escucha siente si hay


sonido hueco

Pernos y tornillos

7. SUELO

Debe estar a cierta altura del techo


Debe ser Plano, no desniveles

CONTROL OPERACIONAL: ASOCIADO DE NEGOCIO

ISO 17712

CONTROL OPERACIONAL: CONTROL DE ACCESO

Empleados

CONTROL OPERACIONAL: CONTROL DE ACCESO

CONTROL OPERACIONAL: CONTROL DE ACCESO

3.3. Verificacin de correos y paquetes de correspondencia

CONTROL OPERACIONAL: CONTROL DE ACCESO

3.4. Identificacin de personas no autorizadas

CONTROL OPERACIONAL: CONTROL DE ACCESO


Personal de Seguridad

Inspecciones

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD DEL


PERSONAL

Verificacin Preliminar al Empleo

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD DEL


PERSONAL

Verificacin y Mantenimiento del personal despus de la


Contratacin

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD DEL


PERSONAL

Procedimientos de terminacin del vinculo Laboral

RETIRAR
INFORMACIN

RETIRAR
CLAVES

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LOS


PROCESOS

Garantizar la coherencia de la
informacin transmitida.

Poltica de firmas y sellos.

Documentacin completa y clara.

Proteccin de la informacin.

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LOS


PROCESOS

Deber verificar Packing List.


Debe describir peso,
marcas y contar piezas.

etiquetas,

Debera comparar ingreso y salida


de carga.
Debe
identificar
al
personal
responsable de la movilizacin.
Debe establecer y aplicar monitoreo
y trazabilidad.

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LOS


PROCESOS

Discrepancia en la Carga

Anomalas de carga
SI

Envo anticipado de la Informacin


Antes
de
envo

Requisitos
de
autoridades

BENEFICIO

Perfil
de
Riesgo

Menores
inspecciones

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD FISICA

Seguridad del Permetro


Cercamiento perimetral.
Barreras interiores y sistemas de
control.
Inspecciones peridicas.

Puertas y Casetas
Acceso de personal y vehculos.

Mnima cantidad de puertas


habilitadas.

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD FISICA

Estacionamiento de Vehculos
reas de estacionamiento de
vehculos privados alejadas reas
criticas.

Estructura de los Edificios

Inspecciones y
reparaciones
peridicas.

Materiales que resistan la entrada


forzada o ilegal.

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD FISICA

Control de Cerraduras y Llaves


Mecanismos de control
de puertas, ventanas y
cercas.
Control de cerraduras,
llaves y claves de
acceso.

Iluminacin
Adecuada iluminacin dentro y fuera
de las instalaciones.

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD FISICA

Sistemas de Alarma y Videocmaras de Vigilancia


Uso de seguridad electrnica

Alarmas y cmaras para supervisar y prevenir el


acceso a reas criticas
Monitoreo durante las 24 horas por video cmaras y
grabacin

Dispositivos de alarma visibles y escuchados en la


totalidad del lugar

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD FISICA

Otros criterios de Seguridad


Plano de ubicacin
de reas sensibles.

Casilleros separados del almacn.

Sistemas adecuados de
comunicacin oportuna.

Procedimientos
documentados y
dispositivos de alerta.

Jefe o Responsable
de Seguridad.

Garantizar una
accin de
respuesta
oportuna.

Servicio de Seguridad
Competente,

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LAS


TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN

Proteccin con Contrasea.

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LAS


TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN
Responsabilidad

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LAS


TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN

Responsabilidad

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LAS


TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN

Responsabilidad

CONTROL OPERACIONAL: SEGURIDAD EN LAS


TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN

Proteccin de los Sistemas y Datos

CONTROL OPERACIONAL: ENTRENAMIENTO DE


SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIN SOBRE AMENAZAS

Capacitacin

CONTROL OPERACIONAL: ENTRENAMIENTO DE


SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIN SOBRE AMENAZAS

Capacitacin

MDULO 5: VERIFICACIN
Control de registros
Seguimiento y medicin
Auditora interna

CONTROL DE REGISTROS
1. Control de Registros.Registro.- Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.

*Procedimiento de Control de
Registros
*Listado Maestro de Registros

Se encuentra

Procedimiento del control de


archivo (registros de las
operaciones Requisito legal de
Aduanas):
- Agentes de Aduanas
- Depsito Temporales de
Almacenamiento.

Identificacin: Nombre , Cdigo,


Revisin y Emisin
Legibles
Fcil consulta y recuperables
Rastreables
Conservacin Ley
Completos en su contenido

Caracterizacin de
cada Proceso

LISTA MAESTRA DE REGISTROS

GENERAR LA LISTA MAESTRA DE REGISTROS


LISTA MAESTRA DE REGISTROS
Fecha de Actualizacin: 10/10/2014
Identificacin
N
Ttulo

PROCESO: SISTEMA DE GESTION


Cdigo
(si tiene)

Almacenamiento

Localizacin

Tipo de
Documento

Electrnico

Fsico

Versin

Aprobacin

Revisin

Disposicin
Final

Ruta / Acceso

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

F-SG-01

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

LISTA MAESTRA PARA ENTREGA DE


DOCUMENTOS

F-SG-02

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS


EXTERNOS

F-SG-03

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

PLAN DE AUDITORIA

F-SG-04

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

CRONOGRAMA DE AUDITORIA Y REVISION

F-SG-05

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

INFORME DE AUDITORIA

F-SG-06

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE


CALIDAD

F-SG-07

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

F-SG-08

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

D:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

SOLICITUD DE ACCIONES PREVENTIVAS

F-SG-09

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

10

FORMATO DE ENTREGA Y ARCHIVO DOC

F-SG-10

FORMATO

SI

SI

00

02/07/2012

02/07/2012

Destruccin a
los 2 aos

F:\SGCS TIBURON\02 Gestion en Control y


Seguridad

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SGCS


BASC

Es necesario tener un
procedimiento documentado?

Cmo decidir que


caractersticas clave medir?

Qu frecuencia debo
establecer para el
seguimiento?

TALLER 12: MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y


MEDICIN

GENERAR LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO

AUDITORA INTERNA

Qu es
una
Auditora?

Para
qu me
sirve?

AUDITORA INTERNA

Sistemtico: No aleatorio,
las auditoras usualmente
son
una
actividad
planificada y programada.

Objetivo: Requiere de
una opinin independiente
del auditor respecto a la
situacin bajo anlisis
Independiente:
Est
fundada en la autonoma
funcional
del
auditor.
Independencia
de
cualquier inters o de
cualquier otro orden que
podra influenciar en su
opinin

Proceso sistemtico, independiente y


documentado para obtener evidencias
y evaluarlas de manera objetiva, con
el fin de determinar la extensin en
que se cumplen los criterios de la
auditora
y
as
proporcionar
informacin sobre la cual una
organizacin puede actuar para
mejorar su desempeo.

Las auditoras DEBEN


agregar VALOR

Quines intervienen en una auditora?

Auditor

Auditado
Cliente
Cliente

MODULO 6: MEJORA CONTINUA


Acciones correctivas y preventivas
Compromiso de la direccin

ENFOQUE DE MEJORA CONTINUA

A
ACTUAR

P
PLANEAR

Definir los
Objetivos
Actuar
Correctivamente

Verificar los
resultados
de la tarea
ejecutada

V
VERIFICAR

Definir
los mtodos
que permitirn
alcanzar las metas
propuestas
Educar y
Entrenar

Ejecutar
la tarea y
recoger
los datos

H
HACER

Es la concepcin
gerencial bsica
que dinamiza la
relacin entre el
Hombre y los
Procesos y entre
los Procesos y los
Resultados.

Ciclo P-H-V-A

ENFOQUE DE MEJORA CONTINUA

LA MEJORA CONTINUA COMO UN


PROCESO

PROCESO
ENTRADAS

VALOR
AGREGADO

EFICIENCIA

SALIDAS

EFICACIA

EFECTIVIDAD

EL ESPIRAL DEL MEJORAMIENTO


CONTINUO
MEJORA
CONTINUA

AUDITORAS
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
ACTIVIDADES
ESTRATEGICAS
ACTIVIDADES DE
CORE BUSINESS
ACTIVIDADES DE SOPORTE

REVISIN POR LA
ALTA DIRECCIN

ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

DETERMINACIN DE LOS
CONTROLES OPERATIVOS
PLANIFICACIN DE PROCESOS

DETERMINACIN DE LOS
RIESGOS

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas - indicar :


Tratar las No conformidades Reales y Potenciales como resultado de
Auditorias Externa, interna, Revisin del proceso, Resultado de indicadores
o fallas que se presentan en el SGCS BASC y Resultado de Revisin por la
Direccin.
Se tratan los hallazgos con calificacin de No conformidad Mayor (M), No
conformidad menor (m) y Observacin (O). Las oportunidades de Mejora
(OM) si la organizacin lo dispone.
Se realiza el anlisis, acciones inmediatas, se plantean y ejecutan las
acciones y se verifica.
Se tiene los formatos: SAC /SAP o SAM y Control o seguimiento de las
SAC/SAP o SAM.

ACCIONES CORRECTIVAS

Accin Correctiva
Seguimiento
6
y Medicin

Auditoras

1 Procesos

Fuentes de Informacin

Operaciones
de trabajo

Indicadores
5

Anlisis
4
de Datos

Registros

ACCIONES PREVENTIVAS

Accin Preventiva
Emergencias y
Contingencias
6

Planificacin del
SGCS BASC

Tendencias
1 del mercado

Fuentes de Informacin

Benchmarking
5
Evaluacin
competencia

4
Gestin de
Riesgos

Sugerencias

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS


* Una de las tcnicas para el anlisis de la causa:
Los 5 Porque.- Tcnica sistemtica de preguntas utilizada durante la fase de
anlisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema.
La tcnica requiere que el equipo pregunte Por Que al menos cinco veces, o
trabaje a travs de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difcil para el equipo
responder al Por Qu, la causa ms probable habr sido identificada.
Cundo se Utiliza? Al intentar identificar las causas principales ms probables de
un problema.
Como se Utiliza?
Realizar sesin de lluvias de Ideas.
Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar
Por qu es as ? o Por qu esta pasando esto?
Continuar preguntando Por Qu al menos cinco veces. Esto reta al equipo a
buscar a fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas.

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS


Ejemplo
Monumento de Lincoln
Se descubri que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando ms
rpido que cualquiera de los otros monumentos de Washinton D.C., POR
QUE?
Porque se limpiaba con ms frecuencia que los otros monumentos. POR
QUE?
Haba ms pjaros alrededor del monumento del Lincoln que en cualquier otro
monumento, particularmente la poblacin de gorriones era mucho ms
numerosa, POR QUE?
Haba ms comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln
especficamente caros, POR QUE?
Descubrieron que la iluminacin utilizada en el monumento de Lincoln era
diferente a la de los otros monumentos y esta iluminacin facilitaba la
reproduccin de caros.
Cambiaron la iluminacin y solucionaron el problema.

TALLER 13: ACCIONES CORRECTIVAS Y


PREVENTIVAS

GENERAR LAS SACP


Accin Correctiva
Accin Preventiva

Correccin

No
Conformidad

COMPROMISO DE LA DIRECCIN

CONCIENTIZACIN
DE LA ALTA
DIRECCIN

REVISIN DE LA DIRECCIN

Definicin: Evaluacin formal, por parte de la


direccin, del estado y de la adecuacin del
sistema de Gestin en Control y Seguridad,
en relacin con la poltica.
La Revisin por la Direccin:
-Se realiza mnimo una vez al ao
-Debe estar documentada
-Debe considerarse el anlisis de los siete
aspectos de entrada
-Debe tener los dos aspectos de salida como
resultado de la revisin.

REVISIN DE LA DIRECCIN
Los
aspectos
Entrada

siete
de

a) Desempeo global del


sistema
b) Desempeo individual
de los procesos del SGCS
c)
Resultados de las
auditoras
d)
Resultados de las
acciones
preventivas,
correctivas y de mejora
e) Cambios que puedan
afectar el SGCS
f)
Resultados de la
gestin de riesgos
g) Revisiones anteriores
La informacin que se
presenta se puede utilizar
para mejorar el enfoque
proactivo de la organizacin,
con el fin de minimizar los
riesgos
y
mejorar
el
desempeo del negocio.

Revisin por la Direccin


Los
aspectos
salida

dos
de

Resultados:
Toma de Decisiones

El sistema de gestin
en control y seguridad
debe estar diseado
para
adaptarse
a
factores tanto internos
como externos.
La revisin por parte de
la gerencia tambin
brinda una oportunidad
de tener una visin
para el futuro.

Asignacin de
Recursos

El Resultado para el sistema de


gestin en control y seguridad
BASC debe garantizar su
continua
aptitud,
adecuacin y eficacia

ESQUEMA DE REVISIN POR LA


DIRECCIN

ELEMENTOS
DE ENTRADA

A)
B)
C)
D)

Desempeo Global
Desempeo Individual
Resultados de Auditoria
Resultados de AC, AP y
AM,
E) Cambios Externos e
Internos
F) Resultados de Gestin
de Riesgos
G) Revisiones Anteriores

ELEMENTOS
DE SALIDA

REVISIN POR
LA DIRECCIN
DEL SGCS BASC

A) Toma de Decisiones
B) Asignacin de Recursos

TALLER 14: REVISIN POR LA DIRECCIN

GENERAR EL ACTA DE REVISIN GERENCIAL

ELEMENTOS DE
ENTRADA

Detallar la Informacin
especifica para poder
realizar una revisin
eficaz del SGCS BASC

A
B
C
D
E
F
G

REVISIN POR
LA DIRECCIN
DEL SGCS BASC

ELEMENTOS DE
SALIDA
A
B

PRESENTACIN DE TRABAJOS FINALES

GRACIAS POR SU PARTICIPACIN