Unifai Biblioteconomia

Maria Ceclia Rizzi Lima

Agosto - 2014

Na maioria dos estudos, as definies de arquivo priorizavam o

aspecto legal, como depsito de documentos e papeis de
qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das
instituies ou indivduos.
Os documentos serviam como prova ou como mecanismo de
reivindicao de direitos. Quando superavam essa caracterstica,
devido ao prazo de vigncia ou desuso, eram deslocados para as
bibliotecas ou museus. Surge da a idia de arquivo administrativo
e arquivo histrico.
Solon Buck, definiu arquivo: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao
ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
(Souza, 1950).

So trs as caractersticas bsicas:

Exclusividade de criao e recepo por uma repartio,
firma ou instituio. No se considera arquivo uma coleo
de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa.
Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem
servir de prova de transaes realizadas.
Carter orgnico que liga o documento aos outros do
mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu
conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do
que quando em conjunto.

O termo arquivo pode ser usado para:

Conjunto de documentos;
Mvel para a guarda de documentos;
Local onde o acervo documental dever ser conservado;
Orgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o
de guardar e conservar a documentao;
Ttulos de peridicos geralmente no plural, devido
influncia inglesa e francesa.

Finalidade:
A principal finalidade dos arquivos servir administrao,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria.
Funo:
A funo bsica do arquivo tornar disponvel as
informaes contidas no acervo documental sob a sua
guarda.

1.

Entidades Mantenedoras: de acordo com as

caractersticas das organizaes, os arquivos produzidos
podem ser:
Pblicos:
Federal
(Central,
Regional);
Estadual;
Municipal.
Institucionais: Educacionais; Religiosas; Organizaes
no-lucrativas (ONGs); Sociedades; Associaes.
Comerciais:
Firmas
(empresas);
Corporaes;
Companhias.
Familiares
Pessoais

2.Estgios de sua evoluo: para desempenhar suas funes, necessrio

que os documentos estejam organizados para atender s necessidades
informacionais de quem deles necessita.
Jean-Jacques Valette (1973), define em trs (03) as idades dos arquivos:

CORRENTE (1idade): formado por documentos em uso, ou

consultados com frequncia. So conservados nas instituies que os
receberam ou produziram ou em dependncias prximas, de fcil
acesso.

INTERMEDIRIO (2idade): possuem documentos que deixaram de

ser consultados frequentemente, mas ainda so solicitados ou
consultados. No precisam ser mantidos prximos s instituies. A
permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So
chamados tambm de purgatrio ou limbo.

PERMANENTE (3idade): constitui-se de documentos que perderam

seu valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados
pelo seu valor histrico ou documental. Constituem meios de se
conhecer o passado e a evoluo. Considerados os verdadeiros
arquivos.

3. Extenso de sua atuao: quanto a sua abrangncia, os

arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais.

Setoriais: so aqueles mantidos junto aos orgos

operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
Gerais ou Centrais: recebem os documentos correntes
provenientes de diversos orgos que integram a estrutura
de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo
corrente.

4. Natureza dos Documentos: muitas vezes as

noes dominantes de arquivo se confundiam ora
com a forma fsica, ora com sua finalidade. A
comisso especial constituida durante o 1
Congresso Brasileiro de Arquivologia (Rio de
Janeiro, 1972), incluiu no currculum mnimo do
Curso Superior de Arquivo, novos conceitos de
arquivo que refletem caractersticas peculiares
natureza dos documentos. So eles: arquivo
especial e arquivo especializado.

Especial: possui sob sua guarda documentos de

formas diversas: fotografias, discos, fitas, clichs,
microformas, slides, disquetes, CD-ROMs, que
necessitam
de
tratamento
especial
no
armazenamento,
registro,
acondicionamento,
controle, conservao, etc.

Especializado:
mantm
sob
sua
custdia
documentos referentes a um campo especfico do
conhecimento humano, independente da forma fsica
que se apresentam. Ex: arquivos mdicos ou
hospitalares, engenharia, imprensa, jurdicos, etc. So
chamados, impropriamente de arquivos tcnicos

A posio em que so dispostos os documentos, e no a forma

dos mveis, que distingue os tipos de arquivamento. So eles:
horizontal e vertical.
Horizontal: os documentos so armazenados e mantidos uns
sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos.
usado para plantas, mapas e desenhos e em arquivos
permanentes. Seu uso em arquivos correntes desaconselhvel,
porque na consulta necessrio retirar os documentos que se
encontram sobre ele, dificultando a recuperao da informao.
Vertical: os documentos so armazenados uns atrs dos outros,
permitindo que a consulta seja rpida, sem necessidade de
remover ou manipular os documentos.

Gnero
Escritos e textuais: (manuscritos, datilografados ou
impressos);
Cartogrficos: (mapas, plantas, perfis);
Iconogrficos:
(fotografias,
diapositivos,
desenhos,
gravuras);
Filmogrficos: pelculas cinematogrficas, fitas magnticas
(filmes, fitas,etc.);
Sonoros; (discos e fitas audiomagnticas);
Microgrficos: (rolo,microficha, jaqueta, carto-janela);
Informticos: (disquete, disco rgido winchester disco
ptico)

Natureza do Assunto: os documentos podem

ser ostensivos ou sigilosos.
Ostensivos: so aqueles cuja divulgao no
prejudica a administrao.
Sigilosos: so aqueles que exigem medidas
especiais para custdia e divulgao. De acordo
com o grau do sigilo, podem ser: ultra-secreto,
secreto, confidencial e reservado.

Ultra-secretos: excepcional grau de segurana.

Acesso somente aqueles intimamente ligados ao
seu contedo (poltica governamental de alto
nvel e segredos de Estado);
Secretos: alto grau de segurana. Acesso aqueles
que sem estarem intimamente ligados ao
contedo, so autorizadas a deles tomar
conhecimento (planos, programas e medidas
governamentais);

Confidenciais: no exigem alto grau de

segurana, mas o seu conhecimento por pessoa
no-autorizada, pode ser prejudicial (informaes
sobre
atividades,
pessoas
e
entidades
relacionadas finanas, segurana, etc);
Reservados: no devem ser divulgados e ser do
conhecimento do pblico em geral (planos,
projetos
de
segurana
e/ou
instalaes
importantes.

So ferramentas utilizadas para descrever um

arquivo, ou parte, e tem a funo de orientar a
consulta e especificar com exatido, quais so e
onde esto, os documentos.

Alm dos instrumentos de pesquisa, tambm

existem os instrumentos de controle. Estes, tem
como funo, auxiliar no processo de organizao
e manuteno de um acervo.

obra de referencia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou

transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas
documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle de
acesso ao acervo. (Dicionrio de terminologia Arquivstica, 1996, p.45)

Os instrumentos de controle so de acesso restrito,

destinado basicamente ao corpo tcnico do arquivo e
no aos usurios. So tabelas auxiliares, fichas
avulsas, listagens diversas, e se apresentam como
documentos nicos e em constante confeco.
Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e
ao controle de um arquivo, geralmente permanente, e
com pelo menos uma identificao ou organizao
mnima.
Finalidade: disponibilizar documentos para consulta.
Podem ser guias, inventrios, catlogos, ndices
(tradicionais ou eletrnicos) e servem ao corpo
tcnico (controle do acervo) e aos consulentes.

Instrumentos de pesquisa servem para

difuso
da
Instituio.
Porisso
so
publicados
em
meios
impressos
e
eletrnicos, sempre que se dispe de
recursos para isso.

Atividades de descrio tem inicio durante a classificao

dos documentos. A sistematizao gerada para o controle
durante a organizao pode ajudar a constituir os
instrumentos de pesquisa.
Dados como: Plano de classificao de arquivo, critrios de
ordenao dos documentos, estabelecimento de datas
limites dos tipos documentais(TTP) so ferramentas iniciais
para a composio de instrumentos de pesquisa e controle.
Na organizao arquivstica, necessrio conhecer e
valorizar a importncia das atividades de descrio.
Instrumentos de pesquisa podem ser resultantes diretos da
classificao. Muitas vezes, uma informao secundria no
momento da classificao, pode ser importante para a
descrio do documento.

A simples descrio de conjuntos documentais que

no so devidamente classificados na organizao
arquivstica uma tarefa no recomendada, j que
tende a apresentar resultados incompletos e
transitrios. Sem as referncias mnimas da
classificao, a descrio tende a esvaziar os
significados dos documentos.

A descrio arquivstica garante a compreenso ampla

do contedo de um acervo, possibilitando o
conhecimento e a localizao dos documentos que o
integram.
As atividades de classificao s conseguem ter seus
objetivos atingidos mediante a descrio documental.
Sem a descrio no possvel ter acesso completo
aos documentos por falta de subsdios que permitem
compreender a informao.
A classificao arquivstica, desprovida das atividades
de descrio, somente inteligvel para as pessoas
que organizaram o acervo.

Em 1988, o Conselho Internacional de Arquivos, em

reunio em Otawa, Canad deu inicio a formulao de
diretrizes para a criao de uma norma internacional
de descrio arquivstica, e elaborou uma verso
preliminar da General International Standard
Archival Description, a ISAD (G).
Aprovada em 1993 (Estocolmo, Sucia), apoiada no
pressuposto de que, durante aqueles 5 anos a
comunidade arquivistica internacional tivesse discutido
profundamente o documento inicial e apresentado
contribuies.
Em 1999, em Estocolmo, foi elaborada uma segunda
edio da norma, cuja divulgao ainda muito restrita.

A segunda edio da norma s foi disponibilizada na

web do Conselho Internacional de Arquivos, s
vsperas do XIV Congresso Internacional de Arquivos
(Sevilla, 21-26 set. 2000), em 08.08.2000.
Norma ISAD (G): prope padronizar a descrio
arquivstica a partir de uma estruturao multinvel,
do geral para o particular, inserindo cada item da
descrio na estrutura geral do fundo de arquivo em
uma relao hierrquica.
no primeiro nvel a descrio deve dar informaes do fundo
como um todo. Nos nveis seguintes deve-se dar informao sobre
as partes descritas. As descries resultantes se mostraro em
uma relao hierrquica da parte at o todo, indo do nvel mais
amplo (fundo) at o mais especfico.

Para a aplicao do sistema multinvel, o conceito de fundo

de arquivo fundamental.
Fundos est ligado ao princpio da provenincia e pressupe
uma relao direta entre a descrio e a classificao.
A Norma ISAD (G) prope campos especficos. Hierarquizados
nos cinco grandes tpicos, a saber:

N(a): identificao:
determina o que est sendo descrito, o nvel
hierrquico que ocupa, volume, datas, cdigos e ttulos;
N(b): contexto: indica os dados bsicos referentes ao produtor dos
documentos, descreve o percurso do documento at a entrada no
arquivo;
N(c): contedo e estrutura: resume as caractersticas do documento,
identificando as potencialidades de pesquisa, formas para a organizao,
representatividade do conjunto, descartes prvios ou a possibilidade de
acrscimos posteriores

N(d): acesso e utilizao: orienta na consulta do documento,

realando os aspectos jurdicos, acesso, possibilidades legais para
utilizao e reproduo, idioma, instrumentos de pesquisa;
N(e): documentao associada: indica a relao de documentos,
cpias, reprodues e documentos relacionados armazenados no
acervo ou em outros arquivos, instituies e publicaes.
A adoo do sistema multinvel, junto com a indicao de ttulos,
definio de campo e subcampo descritivos, auxilia na
padronizao;
Permite descrever unidades ou conjuntos documentais sem correr o
risco de perda da relao orgnica com o fundo do qual faz parte,
desde que sua classe obedea o princpio da provenincia;
Auxilia e facilita a implantao de sistemas informatizados de
controle.

A importncia de um instrumento como a ISAD(G)

evidente para:

Acompanhar os avanos da informtica;

Troca eletrnica de informaes entre os acervos;
Normalizao da descrio arquivstica;
Facilidade de acesso s informaes do acervo;
Intercmbio de informaes entre diferentes instituies.

Crticas norma ISAD(G) esto centralizadas em dois aspectos:

Representividade : ausncia de representantes de pases com

tradio terico-metodolgica arquivstica como a Itlia, por
exemplo, comprometeram a inteno de que a norma aprovada
em 1993, fosse o resultado de uma ampla discusso, em nvel
mundial, do rascunho iniciado em 1988.

A
segunda
verso,
de
1999,
procurou
ampliar
a
representatividade, com exemplificaes em portugus e italiano,
mas no foi suficiente para uma normalizao terminolgica mais
aprofundada.
Ainda

possivel
verificar
e
constatar,
descompassos na terminologia entre os diversos pases que
dificultam a unicidade.

Classificao e Descrio Arquivstica:

destaca-se, segundo
Antonia Heredia, a ausncia de uma conceituao capaz de definir os
grupos e colees.
A definio de tais termos parece ser fundamental dentro das
atividades de classificao porque se refere relao existente entre
os documentos e seus produtores, considerando o princpio da
provenincia.
A provenincia, determina a organicidade entre os documentos e as
atividades que os produziram, estabelecendo uma relao hierrquica
dentro do fundo arquivstico, que no contemplado pela ISAD (G).
Estudos de tipologia documental, que buscam estabelecer
possibilidades de insero de diferentes espcies documentais em
funes hierarquizadas, so relegadas a um segundo plano, dando
prioridade a pequenas unidades e contedo, sendo que, para muitos
arquivistas a tipologia o eixo principal e deve ser contemplado.