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COMUNICACIN
DE
HALLAZGOS
Huancavelica, 2012
JCLL
JCLL
HALLAZGOS
1. DEFINICIN
SON HECHOS O SITUACIONES QUE
DENOTAN IMPORTANCIA POR LA FORMA
COMO
REPERCUTEN
EN
LA
ADMINISTRACIN, PUEDEN SER:
2. HALLAZGOS POSITIVOS
SON HECHOS,
ASPECTOS BUENOS,
TILES, CONVENIENTES O DESTACABLES
DE LA ORGANIZACIN.
3. HALLAZGOS NEGATIVOS
SON ERRORES, DEFICIENCIAS O HECHOS
IRREGULARES,
INCONVENIENTES,
PERJUDICIALES,
NOCIVOS
EN
EL
FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN,
CONTRARIOS A LOS PRINCIPIOS DEL
ESTADO Y LA GESTIN FISCAL.
JCLL
IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO
2.
3.
OBJETIVO Y COMPLETO
4.
CONVINCENTE Y FIABLE
5.
JCLL
NORMAS
NORMASDE
DE
AUDITORIA
AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
GUBERNAMENTAL
NORMAS
REFERIDAS
A LA
PLANIFICACIN
NORMAS
REFERIDAS
A LA
EJECUCIN
NORMAS
REFERIDAS
AL
INFORME
1.10
1.20
1.30
1.40
1.50
1.60
2.10
2.20
2.30
2.40
3.10
3.20
3.30
3.40
3.50
3.60
3.70
PLANIFICACIN GENERAL
PLANIFICACIN ESPECIFICA
PROGRAMAS DE AUDITORA
ARCHIVO PERMANENTE
1/
1/
4.10
4.20
4.30
4.40
4.50
4.60
FORMA ESCRITA
OPORTUNIDAD DEL INFORME
PRESENTACIN DEL INFORME
CONTENIDO DEL INMFORME
INFORME ESPECIAL 3/
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INF.
R. C. N 165-95-CG DE 22.SET.95
R. C. N 012-2002-CG DE 21.ENE.02 3/
R. C. N 141-99-CG DE 25.NOV.99 1/
JCLL
R.
C. N 259-2000-CG DE 07.DIC.00 2/
R. C. N 089-2002-CG DE 09.MAY.02 3/
AO
ALCANCE
RAC 1988
NAGU 1995
R.
C.162-95-CG
DE 25.SET.95
MAGU 1998
R. C. N 152-98CG DE 18.DIC.98
NAGU 1999
R.C. N 141-99CG DE 25.NOV.99
NAGU 2000
R. C. N 2592000-CG
DE
JCLL
07.DIC.00
ZGO
HALLA
S
DE
ORA
AUDIT
DEBIDO
PROCESO
JCLL
ASEGURAR EL
DEBIDO DERECHO
DE DEFENSA
EVALUACIN
OBJETIVA E
INDEPENDIENTE DE
LOS COMENTARIOS
1.
2.
3.
NUMERAL 3 DEL
ARTCULO N 139 DE
LA CONSTITUCIN
POLTICA DEL PER
OBSERVANCIA DEL
DEBIDO PROCESO
NUMERAL 23 DEL
ARTCULO N 2 DE LA
CONSTITUCIN
POLTICA DEL PER DERECHO DE
DEFENSA
LITERAL g) DEL
ARTCULO N 9 Y
ARTCULO N 11 DE
LA LEY N 27785
COMUNICACIN
DE HALLAZGOS
DE AUDITORA
NOTIF
ICACI
N
1.
RECEPCIN DE COMENTARIOS
Y/O APRECIACIONES
2.
EVALUACIN DE LOS
COMENTARIOS
3.
4.
5.
DIRECTIVA N 003-2003-CG/AC
Y REGLAMENTO DE
INFRACCIONES Y SANCIONES
6.
4.
OBSERVACIONES
DESCRIPCIN DE DEFICIENCIAS
1.
2.
3.
JCLL
4.
5.
IDENTIFIQUE
LAS
DEFICIENCIAS
IDENTICAS
MEDIANTE
LA
DESCOMPOSICIN
DE
ASUNTOS
SIMILARES
Y
RELACIONADOS
QUE
NO
SON
DEFICIENTES.
QUE VEMOS
COMPRENDER
COMO
EL
SISTEMA OPERA EN EL QUE EL
PROBLEMA Y SUS FACTORES
CAUSALES OCURREN.
LA PERSPECTIVA
UNO
PUEDE
MIRAR
LOS
PROBLEMAS
A
VISTA
DE
PJARO:
TODAS
LAS
DIFERENTES DEFICIENCIAS, POR
ENCIMA DEL NIVEL MAR, LO QUE
SE DENOMINA RESTRICCIONES.
EJEMPLO:
EN UN ICEBERG, SOLO SE
OBSERVA EL 10 %, YA QUE EL 90
% ESTA BAJO DEL AGUA.
QU ESTA OCULTO?
JCLL
ANLISIS DE PROBLEMAS
JCLL
PROBLEMAS ?
UN PROBLEMA ES LA DESCRIPCIN
DE UNA CONDICIN NEGATIVA
EXISTENTE EN EL NEGOCIO Y NO LA
AUSENCIA DE UNA SOLUCIN
PRECONCEBIDA.
EJEMPLO:
DEFINICIN
DEFINICIN
INCORRECTA
CORRECTA
NO
EXISTE
DISPONIBILIDAD
DE PESTICIDAS
COSECHAS
REDUCIDAS
PLAGAS
JCLL
POR
TOMAR
JCLL
CUIDADO LAS NO
DE
AUDITORIAS
HALLAZGO
OBSERVACIN
CARGA DE LA PRUEBA
ELEMENTO
JCLL
EVIDENCIAS DE AUDITORA
SUFICIENTE
GENERA EN EL AUDITOR LA
CONVICCIN DE QUE EL ACTO
DEFICIENTE O IRREGULAR
EXISTE
COMPLETO
ADECUADO
CONVINCENTE
QUE BASTA PARA
SUSTENTAR LOS
HALLAZGOS
NOMBRAMIENTOS
ACREDITADOS CON
CERTIFICADOS QUE SON COPIA
FIEL DEL ORIGINAL
(INFORMACIN SUFICIENTE)
JCLL
COMPETENTE
IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD DE
LA EVIDENCIA
VLIDA
REAL
CONFIABLE
SOSTENIBLE
INTEGRA
CREIBLE
RELEVANTE
GRADO DE IMPORTANCIA.
QUE TENGA RELACIN CON
ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DE
LA AUDITORA
RELACIN QUE EXISTE ENTRE
LA EVIDENCIA Y SU USO
CONSTANCIAS DE
AUTORIDADES QUE DEN
FE DE HECHOS.
(INFORMACIN
RELEVANTE)
MEDIOS DE PRUEBA:
SON ADMISIBLES TODAS LAS PRUEBAS. LA
CARGA DE LA PRUEBA LE CORRESPONDE
ACREDITAR AL RGANO DE CONTROL
INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE.
1. PRUEBAS TESTIMONIALES
2. VISITAS ESPECIALES (INSPECCIONES)
3. LA CONFESIN
4. PRUEBAS DOCUMENTALES (FUNDAMENTAL)
5. DICTAMEN PERICIAL
6. LOS INDICIOS
7. PRUEBAS FISCALES (ARQUEOS, PRUEBAS
SELECTIVAS, CONCILIACIONES BANCARIAS,
ACTAS
DE
ANLISIS
Y
ESTUDIO,
INSPECCIONES, INVENTARIOS, ETC.)
JCLL
EVIDENCIA
TIPOS DE EVIDENCIA
FSICA
DOCUMENTAL
JCLL
DE
LAS
TESTIMONIAL
ANALTICA
COMPRENDE
CLCULOS,
COMPARACIONES,
SEPARACIN
Y
RAZONAMIENTOS
DE
LA
INFORMACIN EN SUS COMPONENTES
1.
COMPARACIN
2.
OBSERVACIN
INDAGACIN
4.
ENTREVISTA
5.
ENCUESTAS
ANLISIS
7.
CONFIRMACIN
8.
TABULACIN
TCNICAS
DE
DOCUMENTAL
9.
A TRAVS DE:
VERIFICACIN
COMPROBACIN
10. COMPUTACIN
11. RASTREO
12. REVISIN SELECTIVA
TCNICAS DE VERIFICACIN FSICA
1. INSPECCIN
JCLL
NORMA DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL NAGU 3.60
Durante la ejecucin de la accin de
control, la comisin de auditoria debe
comunicar oportunamente los hallazgos
a las personas comprendidas en los
mismos a fin que, en un plazo fijado,
presenten
sus
aclaraciones
o
comentarios
sustentados
documentadamente para su debida
evaluacin y consideracin pertinente
en el informe correspondiente.
JCLL
IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO
2.
3.
OBJETIVO Y COMPLETO
4.
CONVINCENTE Y FIABLE
5.
JCLL
NAGU 3.60
3.60
NAGU
COMUNICACIN DE
DE HALLAZGOS
HALLAZGOS
COMUNICACIN
JCLL
CONDICIN
CONDICIN
CRITERIO
CRITERIO
CAUSA (*)
(*)
CAUSA
EFECTO
EFECTO
JCLL
CONDICIN
CONDICIN
Es la
la situacin
situacin o
o hecho
hecho observado
observado
Es
Debe responder
responder a
a las
las interrogantes
interrogantes
Debe
de Donde,
Donde, Cmo,
Cmo, Cuando,
Cuando, Quienes
Quienes
de
JCLL
CRITERIO
CRITERIO
Es la
la Norma
Norma o
o Parmetro
Parmetro de
de
Es
medicin transgredido
transgredido
medicin
JCLL
EFECTO
EFECTO
Es el
el Resultado
Resultado Adverso
Adverso o
o Riesgo
Riesgo
Es
Potencial identificado.
identificado.
Potencial
JCLL
CAUSA (*)
(*)
CAUSA
Es la
la razn
razn que
que motiv
motiv el
el hecho
hecho
Es
o incumplimiento
incumplimiento establecido.
establecido.
o
JCLL
ELEMENTOS DE LA CONDICIN
QU
SUCEDI
COMO
SUCEDI
CONDICIN
DNDE
SUCEDI
CUNDO
SUCEDI
CUAL
ES EL
DAO
JCLL
1.
2.
3.
4.
5.
ACTIVIDAD / OPERACIN
PROCESO
TRANSACCIN
PROYECTO
PROGRAMA
1.
2.
3.
4.
TRANSGRESIN DE LEYES
INOBSERVANDO PROCESOS
INTENCIONAL COLUSIN
DESECONOMA, INEFICACIA,
IMPRODUCTIVIDAD
1.
2.
3.
4.
LOCAL
REGIONAL
NACIONAL
INTERNACIONAL
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
DNDE
EST
1.
CRITERIO
2.
QU
CUBRE
VIGENCIA
JCLL
3.
4.
5.
6.
PRINCIPIOS
POLTICAS
LEYES
NORMAS
MANUALES
SISTEMAS
ACTIVIDADES/OPERACIONES/
TRANSACCIONES
UNIDAD /SUB GERENCIA/
GERENCIA/
GERENCIA GENERAL
UN PROCESO
UN SISTEMA
LA ORGANIZACIN
NIVEL LOCAL/REGIONAL
/NACIONAL/INTERNACIONAL
1.
2.
3.
ACTUAL
PERMANENTE
PASADO
ELEMENTOS DE LA CAUSA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PERSONAL
CAUSA
POLTICAS,
PROCEDIMIENTOS
LEYES
MANUALES
ORGANIZACIN
1.
2.
OBSOLETOS.
MAL INTERPRETADOS O
INAPLICADOS.
3. DESACTUALIZADOS.
4. INEXISTENTES
5. MAL ELABORADOS
1.
2.
3.
4.
AVANCES
TECNOLGICOS
1.
INFRA
ESTRUCTURA
JCLL
DESUBICADO
INADECUADO.
SIN CAPACITACIN.
DESMOTIVADO
CON MUCHA ROTACIN
SIN TECNOLOGA
2.
3.
4.
5.
DESAPROVECHADOS
OBSOLETOS
CENTRALIZADOS
FALTA DE CAPACITACIN
INSUFICIENTES O
INAPROPIADOS.
MAL UBICADOS.
INSEGUROS.
SERVICIOS DEFICIENTES
INSTALACIONES MAL
DISEADAS.
CUNTO
EFECTO
1.
2.
3.
4.
VALOR MONETARIO
CALIDAD DEL PRODUCTO,
DEL SERVICIO
UNIDADES PRODUCTORAS
HORAS PERDIDAS
QUIENES
1.
2.
3.
4.
AUTORIZARON
REGISTRARON
CUSTODIARON
INFORMARON
PERODOS
1.
2.
3.
4.
AOS
MESES
SEMANAS
DAS
IMPACTO
1.
2.
3.
4.
EN LAS OPERACIONES
EN LOS RESULTADOS
EN LA IMAGEN DE LA
ENTIDAD
EN LOS BENEFICIARIOS
1.
SIN EFECTO
JCLL
ACCIONES DE
PREVENCIN
(PROYECCIN
DE ERRORES)
PROCESO DE COMUNICACIN DE
HALLAGOS DE AUDITORA
En que consiste el proceso de comunicacin de
hallazgo.
2. Comunicacin al titular del inicio del proceso
3. A que personas deben comunicarse los hallazgos
4. Medios para comunicar los hallazgos
5. Notificacin en caso de no encontrarse las
personas
6. Publicacin en un diario de mayor circulacin
7. Plazos para la comunicacin
8. Personas que domicilian fuera del pas
9. Personas fallecidos
10. Personas privados de su libertad
1.
JCLL
NOTIFICACIN EN CASO DE NO
ENCONTRAR A LA PERSONA
De no encontrarse la persona, se le
debe dejar una notificacin para que
se apersone a recabar los hallazgos
en un plazo de dos (02) das hbiles.
La notificacin a utilizarse debe ser
diseada por el auditor teniendo en
cuenta la informacin que considere
necesaria
de
acuerdo
a
las
circunstancias
JCLL
PUBLICACIN EN EL DIARIO EL
PERUANO O UN DIARIO DE MAYOR
CIRCULACIN
En caso de no apersonarse o de no ser
ubicadas las personas comprendidas
en
los
hallazgos
materia
de
comunicacin, sern citados para
recabarlos dentro de igual plazo a la
notificacin
previa,
mediante
la
publicacin, por una sola vez, en el
diario oficial EL PERUANO u otro de
mayor circulacin en la localidad
donde se halle la entidad auditada.
JCLL
COMUNICACIN A PERSONAS
DOMICILIADAS FUERA DEL PAIS
Se debe establecer primeramente si
se encuentra legalmente fuera del
pas.
La comunicacin debe hacerse a
travs del Ministerio de Relaciones
Exteriores
o
la
dependencia
diplomtica que dicho Ministerio
seale.
JCLL
SITUACIN DE LA COMUNICACIN DE
HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS
FALLECIDAS
En caso se tenga que comunicar los
hallazgos a personas que hubieran
fallecidos, la comisin de auditoria debe
acreditar tal situacin con la finalidad de
revelarlo en el informe de auditoria.
JCLL
JCLL
JCLL
2.
3.
4.
5.
6.
JCLL
CRITERIO DE
JCLL
APROXIMACIONES CONCEPTUALES DE
INFORME
COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA
INVESTIGACIN
JCLL
INTRODUCCIN
II. OBSERVACIONES
III. CONCLUSIONES
IV. RECOMENDACIONES
V. ANEXOS
FIRMA
JCLL
INTRODUCCION
1. Origen del Examen
2. Naturaleza y Objetivos
3. Alcances del Examen
4. Antecedentes y Base Legal Entidad
5.- Comunicacin de Hallazgos
6.- Memorando de Control Interno
7.- Otros aspectos de importancia
II. OBSERVACIONES
III. CONCLUSIONES
IV. RECOMENDACIONES
V. ANEXOS
VI. FIRMA
JCLL
OBSERVACIN (Atributos)
Sumilla
********************************************************
*******
Condicin
Criterio
Efecto
Causa
********************************************************
********
Comentarios y/o aclaraciones
Evaluacin
Identificacin de Responsabilidades
JCLL
LA FUERZA PROBATORIA DE
LOS
INFORMES DE CONTROL
EL
PRESUPUESTO DE QUE ES UN
TRABAJO TCNICO DE ALTA CALIDAD Y NO
DEBE CAER EN ERROR.
JCLL
ASPECTOS REFERIDOS A LA
VALIDEZ DE LOS INFORMES
Facultad legal para realizar el trabajo de
auditora.
Capacidad de ejercicio profesional de los que
suscriben el informe.
Que sea un acto consciente, libre de coaccin
violencia , dolo, cohecho
Que no exista prohibicin y/o impedimento de
intervencin.
Que
el
trabajo
haya
sido
realizado
personalmente por los que suscriben.
Que no se hayan utilizado medios ilegtimos o
ilcitos en el desempeo del cargo.
JCLL
hecho a probar.
Que
los
hechos
revelados
sean
pertinentes.
Que los auditores tengan profesionalismo
y sean competentes para el desempeo de
su cargo.
Que no exista motivo para dudar de su
desinters, imparcialidad y sinceridad.
Que el informe se encuentre debidamente
fundamentado.
Que las conclusiones sean claras, firmes y
JCLL consecuencia lgica de sus fundamentos.
JCLL
Un Pensamiento Positivo
Cada Da
En este nuevo da y slo por hoy: Elijo
rer en lugar de llorar. Elijo cantar en
lugar de quejarme. Elijo perdonar en lugar
de ser rencoroso. Elijo amar en lugar de
odiar. Slo por hoy Voy a aplaudir en lugar
de criticar. Voy a acariciar en lugar de
golpear. Voy a bendecir en lugar de
maldecir. Voy a orar en lugar de ser
grosero. Voy a trabajar en lugar de inventar
disculpas. Hoy voy a mejorar mi calidad de
vida,
en
lugar
de
resignarme
a
la
mediocridad.
JCLL