GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL

PROYECTO

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Procesos de la gestin de Interesados

Identificar a los Interesados

Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas

por el proyecto, identificando y documentando sus intereses,
participacin, interdependencias, influencias y potencial impacto
Planificar la gestin de los interesados

Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de

forma efectiva con base en sus necesidades e intereses
Gestionar los compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer

sus necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de
inters adecuados
Controlar los compromisos con los interesados

Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y

ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los
interesados

Anlisis de los Interesados

Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin

de determinar intereses, expectativas y la influencia de los

interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia

de abordaje
Matriz de poder/inters
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Anlisis de los Interesados

Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas

negativamente
Conocer las razones de su oposicin
Elaborar un plan de tratamiento

Para los implicados del equipo de trabajo

Elaborar plan de tratamiento

Anlisis de los interesados

El anlisis de los Interesados es un documento que brinda

informacin importante sobre:

Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto
Hechos nicos sobre los interesados
Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

Interesados claves
del proyecto

Ejemplo de anlisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)

Ahmed

Susan

Organizacin

Direccin interna

Equipo del proyecto

rol

Patrocinador y uno
de los fundadores de
la compaa

Experto en
secuenciacin del
ADN

Factores nicos

Tranquilo, enfocado
en el negocio

PHD en biologa, fcil

trabajar con ella

Nivel de inters

Muy alto

Muy alto

Nivel de influencia

Muy alto

Experta en la materia

Sugerencias en el
manejo de las
relaciones

Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rpido

Puede hacer trabajo

desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones

Matriz de Poder / Inters

Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin
Ubicacin
Rol
Datos de contacto

Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor

Matriz de anlisis de los interesados

Ejemplo 1
Interesad
o

Inters(es) en el
Proyecto

Evaluacin de
impacto

Estrategias potenciales para

Ganar Apoyo o Reducir
Obstculos

Ejemplo 2
Seguimiento
Interesado

Ubicaci
n

Observaciones

Riesgo

Plan

Activida
d

Rol

Responsabilid
ad

Fech
a

Observaci
n

Acci
n

Responsab
le

Estad
o

Identificar a los Interesados

Project Stakeholder Management

4.1
Develop
Project
Charter

12.1
Plan
procurement
Management

Enterprise/
Organization

5.2
Collect
requirements

8.1
Plan Quality
Management

Project charter
Procurement documents

13.1
Identify
stakeholde
rs

Stakeholder register

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

10.1
Plan
Communicatio
ns
Management
11.1
Plan Risk
Management

Stakeholder register
13.2
Plan
Stakeholder
Management

11.2
Identify Risks

12.1
Plan
procurement
Management

Identificar a los Interesados

Entradas
1. Acta de Constitucin del
Proyecto
2. Documentos de
Adquisicin
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas

Salidas
1. Registro de Interesados

1. Anlisis de los
Interesados
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados

Clasificacin de interesados
Indiferente
Resistente
Neutral
De apoyo
Lder
Interesad
o

Indiferent
e

Resistent
e

Neutral

De apoyo

Lder

Interesado 1

Interesado 2

Interesado 3

A Actual
D Deseado

Plan de gestin de los interesados

Formal / informal
Detallado / Genrico

Contenido sugerido:
Niveles de compromiso actuales y deseables
Alcance e impacto de cambio de interesados
Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
Requisitos de comunicacin de los interesados
Informacin a entregar; incluido idioma, formato, contenido y

nivel de detalle
Motivo de distribucin de informacin e impacto esperado
Tiempo y frecuencia de distribucin de informacin
Mtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de gestin

Planificar la Gestin de los Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

13.1
Identificar a
los
Interesados

Empresa/
Organizacin

Activos de procesos
de la organizacin
Factores ambientales
de la Empresa
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto

Registro de interesados
13.2
Planificar
la Gestin
de los
Interesado
s

Documentos del proyecto actualizados

Plan de gestin de interesados

13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados

Documentos
del proyecto

5.2
Recopilar
Requisitos

Planificar la Gestin de los Interesados

Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones
3. Tcnicas Analticas

Salidas
1. Plan de Gestin de los
Interesados
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados

Entender necesidades de comunicacin

grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables
Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se

puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!

* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month

http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Preferencias personales afectan las

necesidades de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras

que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico

A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso

A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las

afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras

que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y

seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente
La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto

Diferentes horarios laborables
Barreras idiomticas
Diferentes normas culturales

Gestionar las expectativas de los interesados

Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las

diversas partes interesadas

Idear maneras para identificar y resolver problemas
Dos instrumentos importantes:
Matriz de expectativas de gestin
Registro de polmicas

Ejemplo de matriz de expectativas de

gestin
Medida de xito

Prioridad

Expectativas

Sugerencias

Alcance

La especificacin del alcance define

claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales

Enfocarse en alcanzar los requerimientos

obligatorios antes de considerar los opcionales

Tiempo

No hay fecha para la terminacin del

proyecto. Cada gran tem se debe acordar
y programar de la manera ms realista

El patrocinador y el gerente del programa

deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario

Cumplir con todas las fechas importantes

Terminar a tiempo
Costos

Este proyecto es crucial para la

organizacin. Si se justifica claramente la
necesidad de ms fondos, ellos tienen que
estar disponibles

Hay reglas estrictas para los gastos del

proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en stos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma

Calidad

La calidad es importante y se espera que

tengamos buenos procesos para probar el
sistema

El personal nuevo debe tomar cursos internos

para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estndares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta

Satisfaccin del cliente

Nuestros clientes esperan que seamos

profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con
ellos para terminar el proyecto

Todas las presentaciones y documentos

formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas

Proyeccin del ROI

El caso de negocio para este proyecto

prev un ROI* del 40% dentro de los dos
aos siguientes a la implementacin

Nuestro departamento de finanzas trabajar

con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos
ayudar en futuros negocio con este y otros
clientes

Etc.

* ROI: Return On Investment

Ejemplo de registro de polmicas

Polmica

Descripcin

Etc.

Impacto
en el
proyecto

Fecha de
reporte

Reportada
por

Asignada a

Prioridad
(A/M/B)

Fecha de
respuesta

Estado

Comentarios

Costo de los
servidores
10% mayor a
lo planeado

Pequeo
incremento
de costos
en el
proyecto

5/15

Jean

Oded

6/15

Cerrada

El patrocinador
accedi a
aumentar los
fondos para
cumplir el plazo

Dos personas
abandonaron
el proyecto

Necesario
reasignar
personal

9/26

Gaurav

Karen

10/2

Abierta

Si Karen no puede
reasignar personal
en una semana
deber hablar
directamente con
Peter

Formas de manejar los conflictos

Confrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un

acercamiento problema-solucin
Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de

acuerdo
Forzar: Acercar a ganar-perder
Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno

El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como

nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms

duro y con ms colaboracin
Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de

un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay

puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con

frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos

emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

Informe de lecciones aprendidas

El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un

informe de lecciones aprendidas

Una reflexin que documenta las cosas importantes que se

aprendieron al trabajar en el proyecto

El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas

los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen

Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Gestionar los Compromisos de los

Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

13.2
Planificar la
Gestin de los
Interesados

Plan de gestin
de interesados
Registro de cambios

10.1
Planificar la
gestin de las
Comunicacion
es

Empresa/
Organizacin

Documentos del
proyecto actualizados

Plan de gestin de las comunicaciones

Activos de procesos de la organizacin

Activos de procesos de la organizacin actualizados

13.3
Gestionar
los
compromis
os de los
Interesado
s

Plan de direccin del

proyecto actualizado
Solicitud de cambios
Registro de asuntos

13.4
Controlar los
compromisos
de los
Interesados

Documentos
del proyecto
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
9.4
Dirigir el
Equipo del
Proyecto

10.3
Controlar las
Comunicacion
es

Gestionar los Compromisos de los Interesados

Entradas
1. Plan de Gestin de
Interesados
2. Plan de Gestin de
Comunicaciones
3. Registro de Cambios
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Mtodos de
Comunicacin
2. Habilidades
Interpersonales
3. Habilidades de Gestin

Salidas
1. Registro de Incidentes
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados

Controlar los Compromisos de los Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto actualizado

Plan de direccin del proyecto

4.3
Dirigir y
Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto

Documentos
del proyecto

Datos sobre el desempeo del trabajo

13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados

Registro de asuntos

13.4
Controlar los
compromis
os de los
Interesado
s

Empresa/
Organizacin

Activos de procesos de la
organizacin actualizados
Informacin sobre el desempeo del trabajo

4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto

Documentos del proyecto

Documentos del proyecto actualizados

Solicitud de cambios

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

Controlar los Compromisos de los Interesados

Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Registro de Incidentes
3. Datos sobre el
Desempeo del Trabajo
4. Documentos del Proyecto

Herramientas y
tcnicas
1. Sistema de Gestin de
Informacin
2. Juicio de expertos
3. Reuniones

Salidas
1. Informacin sobre el
Desempeo del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados