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Es para una empresa, como la sangre para

el ser humano, de su calidad depende la


salud de una empresa, por ello ha de
procurarse conocerla detalladamente,
optimizarla y mantenerla siempre
actualizada.

Es la definicin clara las rutas y procesos de


la informacin, en ellos se incluirn los
recursos humanos y tcnicos para poner a
ritmo una empresa, para asegurar su
continuidad.

Abarca actualmente la mayora de los


procesos internos y externos de la empresa,
y trata de organizar el flujo de informacin
de todas las actividades relativos a su razn
social. Un sistema de informacin puede ser
manual o computarizado.

Sistema de
Informacin
Contable

Los procesos relativos a la informacin contable


se conocen por sus siglas SIC, y nos permiten
agilizar la toma de decisiones a todo nivel.
Involucra desde la recepcin de documentos,
grabacin y almacenamiento. Mediante
procesos automatizados, obtendremos los
resultados relativos a bancos, facturacin,
cartera, inventarios, nmina y anlisis financiero.


Documentos

Procesos

Resultados

1. Completo.
Deber permitir recoger todas y cada una de las operaciones con
contenido econmico que deban figurar en contabilidad.

2. Descentralizado.
Permitir la captura de los documentos en el lugar ms cercano a
donde se producen, evitando, en lo posible, los procesos
manuales de informacin. Adems la captura o toma de datos
slo se tenga que realizar una vez, producindose las
actualizaciones correspondientes en cada proceso reflativo sin
necesitar reiterar dicho tratamiento de la informacin de
entrada.

3. Actualizado en tiempo real.


Debe tender a que la informacin sea
procesada siempre en tiempo real, lo que
posibilitar que los resultados estn
constantemente actualizados, y por
tanto, no retrasados en el tiempo.

4. Flexible.
La flexibilidad comprende:
Que el sistema permita la variacin de las
estructuras contables sin necesidad de
redisear el SIC.
Que el usuario pueda extraer informacin,
segn sus necesidades, y sin intervencin de
los departamentos de proceso de datos.

5.Seguro.
Ha de considerar los siguientes aspectos:
Que existan procedimientos que minimicen la posibilidad de
accesos no deseados a la informacin, ya sea para
modificarla, ya sea slo a consultarla.
Que existan procedimientos que permitan la continuidad del
trabajo ante eventuales incidentes de equipos y programas.
Que el sistema sea fiable, entendiendo por tal el que realice,
en cada caso, las actualizaciones en la base de datos de
forma adecuada, permitiendo que la informacin en ella
contenida sea, no slo correcta, sino integra y coherente.

Sistema de
Informacin
Computarizado
Instalacin
Arquitectura
Equipos y comunicaciones
Operacin del sistema
Etapas
Instrumentos de
cuantificacin

El SIC computarizado, est formado por un conjunto de


elementos interrelacionados que procesan, por medio de
computadoras, los datos en bruto de la informacin para
satisfacer a los propsitos y necesidades de los usuarios,
ya sean internos o externos de la organizacin.

Deber operar automticamente organizando la


informacin en una base de datos central, permitiendo
alcanzar los mximos niveles de eficacia y eficiencia.
Producir estados financieros parciales y totales del
periodo fiscal que muestran la gestin y situacin
patrimonial de las empresas, con opcin de consolidar los
estados de los procesos.

Sistema de
Informacin
Computarizado

Instalacin

Las empresas que adoptan el SIC computarizado, debern


registrar todas las operaciones de naturaleza
presupuestaria, econmica, financiera y patrimonial que
se produzcan en el desarrollo de su actividad.

El SIC tiene por objeto mostrar, a travs de documentos,


cuentas y estados, la imagen fiel del patrimonio, de la
situacin financiera, de la ejecucin del Presupuesto y de
los resultados de la entidad contable.

A tal efecto deber estar organizado de forma que permita a


cada entidad contable:
a)
Registrar las operaciones correspondientes a sus
ingresos y gastos, para aquellas entidades de naturaleza
comercial, industrial, financiera o anloga, incluyendo el
resultado de operaciones comerciales.
b)
Registrar y poner de manifiesto los movimientos y
situacin de su Cartera.
c)
Determinar los resultados obtenidos desde el punto de
vista econmico patrimonial.

d)

e)

f)

Posibilitar el inventario y control del inmovilizado


material, inmaterial y financiero, el control del
endeudamiento y el seguimiento individualizado de la
situacin deudora o acreedora de los terceros con los que
se relacione.
Establecer su Balance, poniendo de manifiesto la
composicin y situacin de su Patrimonio, as como sus
variaciones.
El seguimiento y control de los pagos a justificar, de los
anticipos de caja fija, de los proyectos de gasto y de los
gastos con financiacin afectada.

Sistema de
Informacin
Computarizado

Arquitectura

ptima:
Debe estar orientada a aprovechar al mximo el esfuerzo
individual y de los grupos de trabajo interconectados,
distribuyendo funciones y manteniendo el control
centralizado.

Bodega

Caja
Administracin
Produccin

Contabilidad

Caja

Produccin

Bodega

Contabilidad

Distribuida:
Ingreso de datos que caracterice el registro nico de
transacciones en el lugar ms cercano al origen
manteniendo las interconexiones que sean necesarias.

Bodega

Caja

Produccin

Servidor

Contabilidad

Centralizada: Desarrollo de aplicaciones basado en un


administrador de base de datos relacional portable a diferentes
sistemas operativos y herramientas de cuarta generacin
integradas a la base de datos.

Servidor
de
Bases
de
datos

Bases
de
datos

Bodega

Caja

Administracin

Servidor

Contabilidad

Modular: Sistemas organizados en mdulos


basados en prototipos parametrizados
dinmicos adaptables en el tiempo a las
modificaciones que pudieren requerirse.

Caja

Arquitectura
Modular

Produccin

Bodega

Contabilidad

Escalable: Sistemas que proporcionen informacin a los niveles de


decisin normativo-evaluador, coordinador-supervisor y operativo,
donde cada nivel involucra la informacin y decisiones de su
competencia, siendo los niveles operativos los responsables de la
integracin.

Documentada: Aplicaciones documentadas con manuales a nivel


tcnico y a nivel operativo para los usuarios finales.

Jerrquica. Se deber aplicar un orden jerrquica todo


nivel; es decir que todos los recursos deben estar
ordenados en clases que contengan grupos de
informacin. Esta clasificacin se aplique tanto al plan
de cuentas, a los terceros, productos, documentos y
reportes, debidamente registrados en in ndice para su
rpido acceso posterior.

Servidor
Base de datos A
Tabla X
Tabla Y

Base de datos B

Comercial Andes Ltda


Bogot
PUC
Nits

Cali

TABLA

Clase I
Grupo 1
Grupo 2
Cuenta A
Auxiliar X
Auxiliar Y
Cuenta B

Clase II

PUC

1. ACTIVO
11. Disponible
12. Inversiones
1205 Acciones
120505 Agricultura
120530 Construccin
1210 Cuotas o partes

2. PASIVO

PRODUCTOS

1. Equipos
11. Herramientas
12. Oficina
1205 Electrodomsticos
120505 Mquina de
120530 Telfonos
1210 Muebles

2. Programas

Que se conserven los totales acumulados


en lnea
Los detalles de los documentos antiguos
estn comprimidos

S.XX

Sistema de Informacin
Computarizado

Equipos y comunicaciones

Basado en arquitecturas abiertas, computadores personales y redes


locales interconectadas en modalidad cliente-servidor.
Equipos servidores y redes locales modulares y escalables para
garantizar la inversin a largo plazo.
Interconexin de equipos con protocolos estndares que generen
ambientes distribuidos interconectados. Actualmente es importante
interactuar con redes internas (intranet) y externas (Internet).
Seleccin de medios de transporte de datos a distancia en base al
anlisis de frecuencia y volmenes de datos a transmitir.
Maximizar el acercamiento del usuario a los equipos informticos y
minimizar la centralizacin de computadores.

Sistema de Informacin
Computarizado

Operacin del sistema

Comenzar con la introduccin de los datos que definen la operacin que


se desea contabilizar. Estos datos podrn incorporarse al sistema:
o Directamente, ya sea mediante captura a travs de terminales, o
de datos almacenados.
o Automticamente, es decir, mediante generacin automtica por
el propio sistema.
o Por procedimientos tele informticos.

En cualquier caso, los datos de entrada se pueden


clasificar en:
o Datos comunes, que son aquellos que se han de
introducir necesariamente en el sistema con
independencia de cul sea la operacin a contabilizar.
o Datos especficos, que son aquellos que afectan
a reas concretas del sistema y actualizan alguna de las
contabilidades de desarrollo.

Contabilidad
PUC

Clientes

Cartera
Datos
especficos

Datos
comunes
Pedidos,
Devoluciones,
proveedores

Costos

productos

Inventarios

En lo inherente a los controles o sistemas de validacin del


proceso contable, hay que preveer las siguientes instancias:
1.
2.

Deteccin de prdidas o agregados de documentos o datos


procesados.
Procedimientos de corte utilizados al cierre de un perodo contable
para asegurar que todas las transacciones han sido consideradas.
Controles automticos del SIC, conforme al siguiente modelo:

El primer control que el sistema efecta y que es comn a todos los


documentos; es el del encabezamiento. En todos los casos hay que
verificar el ejercicio vigente y los datos del tercero.
El control final de cada documento es el de las firmas autorizadas.

Encabezado

Cuerpo
Pie del Doc.

Incorporacin de controles de mantenimiento que aseguren que


los cambios operados en los procedimientos programados
contables sean apropiados en cuanto a su diseo, prueba,
autorizacin e implementacin.
Instrumentacin de controles en la operacin del sistema a fin de
asegurar el uso de las versiones correctas de los programas, la
recuperacin de procesos en caso de fallas y aplicacin
consistente de la totalidad de procedimientos programados.

Identificacin
de la empresa
Nombre del
documento
Nmero
consecutivo

Fecha de
impresin
Carmen Rios

Pedro Perez

Firma de
aceptado

Garantas en cuanto a la seguridad de los programas, a fin de


prevenir o detectar cambios no autorizados de los mismos o sus
respectivos mdulos.
Deteccin de inconsistencias y/o puntos dbiles en los controles
existentes a los fines de optimizar el grado de validacin del
proceso.
Control por muestreo de los registros contables y financieros.

Sistema de Informacin
Computarizado

Etapas

La contabilidad, organizada como sistema integrado, en funcin de


una base de datos y de acuerdo con los propsitos ya
establecidos para la misma, puede esquematizarse de la
siguiente manera:
Movimientos:
a. Transacciones de Incidencia econmico-Financiera (contable)
b. Transacciones de incidencia de control (inventarios de
productos y activos fijos)

Procesos: Acumulacin de saldos en cuentas de nivel superior.

Salidas: (reportes auxiliares y oficiales) Referente a la


presentacin de las cifras presupuestales, contables, financieras,
econmicas y programticas referentes al ingreso-gasto en
Cuenta Doble y Programtico-Econmico-Financiero; Adems de
los productos finales como son libros oficiales. Los estados
contables que produce la empresa debern ser elaborados sobre
tcnicas adecuadas y uniformes, de modo tal de asegurar a los
usuarios de los mismos que la informacin brindada represente
razonablemente las transacciones econmico-financieras
acontecidas durante el ejercicio, como as tambin aquellas que
afecten o puedan afectar el patrimonio de la empresa en perodos
subsecuentes.

Tablas de operaciones. La informacin necesaria para permitir la


realizacin de anotaciones automticas en los diferentes
subsistemas se obtiene de una serie de Tablas internas, que
constituyen el soporte fundamental mediante el cual el sistema
utiliza los datos contenidos en las operaciones de entrada para
determinar las anotaciones a realizar en dichos subsistemas, y el
eje sobre el que pivota el funcionamiento de todo el sistema.

Contiene codificados la clasificacin econmica del presupuesto


de gastos y los conceptos del presupuesto de ingresos y de
operaciones no presupuestarias, proporcionando, para cada uno
de los elementos codificados, la cuenta o cuentas de contabilidad
financiera que le afecta, as como informacin acerca de la
incidencia, que las operaciones efectuadas contra ese concepto
econmico, deben tener sobre los diferentes subsistemas.

Contiene codificadas, mediante un cdigo numrico, la totalidad


de las operaciones que componen la gestin econmica del Ente,
de forma que, al ser introducido dicho cdigo, el sistema
reconoce la operacin a realizar y determina la anotacin que
debe producir en contabilidad financiera.

Conjunto de catlogos que permiten la identificacin e integracin


de las cifras por objeto del gasto, tipo de operacin, unidad
responsable, dependencia, entidad y clasificacin del Ingreso, en
donde la unidad mnima de medida es la partida especifica en el
caso del gasto y el inciso en el caso del ingreso. Estas tablas son
por ejemplo la lista de terceros, de productos, de activos, etc.

Procesos contables

Operacin del sistema

En lo que hace a la organizacin especfica del sistema de


informacin a desarrollarse, los principales aspectos
metodolgicos sern los siguientes:

Tiene como finalidad recoger, para los entes de carcter


comercial, industrial o anlogo, este tipo de operaciones,
tanto las correspondientes al ejercicio corriente, como a
ejercicios cerrados, estructurndose esta informacin por
conceptos, que sern registrados en las cuentas auxiliares
del PUC, y acumulados en los niveles superiores para los
informes oficiales.

Tiene por objeto el control detallado de las diferentes cuentas


que conforman las cuentas por cobrar y por pagar de la
empresa. Tambin en este proceso se deben establecer los
controles para registrar los flujos de ingresos en cada caja o
cuenta bancaria, permitiendo controlar la posterior
aplicacin contable de dichos flujos a los conceptos
respectivos.

Controla los movimientos de entrada, fabricacin y venta de


productos que pasan por la empresa. Su flujo involuca unos
costos que debern reflejarse en la contabilidad general de la
empresa. En algunos casos se precisa organizar unos
Centros de costo, los que deber disponer de terminales
inteligentes con capacidad para administrar datos. En las
terminales se administrar informacin de inters exclusivo
para los responsables de los respectivos sistemas. Los
registros centralizarn a su vez, informacin de
dependencias de mayor nivel jerrquico, responsables de
realizar operaciones de base de la gestin presupuestaria, de
cartera y de bienes de la empresa.

Actividad mediante la cual se asegura la integridad y


confidencialidad de la informacin que integra la
Contabilidad, estableciendo procedimientos para dicha
informacin solo sea utilizada por personal autorizado,
adems en que pueda ser recuperada cuando por algn
problema de fuerza mayor se pierda y mantener la cantidad
de copias de respaldos.

Conclusin
Equipos y Programas
Controles
Personal

Texto
Grficos
Internet
DOS Unix Windows Linux ASP .Net

Sistemas
Operativos

Programas

Equipos

Informacin
Tiempo
Contabilidad
Cartera
Inventarios
Activos Fijos

Principios

Diversidad

Unicidad

+Totales
-Control
+Histrico
-Consultas
-Recursos
-Velocidad

Informacin
Tiempo

+Detalle
+Control
+Actual
+Consultas
+Recursos
+Velocidad


Diversidad

Unicidad

+Educacin
+Experiencia
+Estabilidad

Informacin
Tiempo

+Juventud
+Cambios
+Cantidad

Diversidad

Unicidad

Financieros

Oficiales Auxiliares
Informacin
Tiempo
Seguridad

Generales

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