Gestin estratgica del sistema de

abastecimiento
y compras pblicas
Feria Proveedores
junio de 2006

Jos Miguel Lagos

jmlagos@webmall.cl

Temas

Concepto de abastecimiento
Qu es comprar bien
Oportunidades de mejoramiento

Consolidacin de compras

Comercio electrnico

Desarrollo de proveedores

Planificacin de compras y gestin de

inventarios

Conclusiones

La funcin de abastecimiento
(1/2)

Tradicionalmente

Disponer de los bienes y servicios que son

requeridos por las reas usuarias en forma oportuna
y al menor precio posible

Consecuencias

Orientacin al precio
nfasis fuertemente operativo (se busca eficiencia
interna)
Enfoque de corto-plazo
Relacin competitiva con proveedores
Liderado por los usuarios

La funcin de abastecimiento
(2/2)

Actualmente

Minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos

por una institucin para el cumplimiento de su misin

Consecuencias

No slo importan los precios, sino tambin la

pertinencia, oportunidad y calidad de los
requerimientos
Carcter estratgico
Enfoque de largo plazo
Relaciones de colaboracin con proveedores
Liderazgo desde el rea de abastecimiento

Objetivo del abastecimiento

Eficiencia en las compras

Transparencia

Auditabilidad y trazabilidad
Visibilidad

Calidad

TCO
Enfoque de costo integral

Producto Servicio
Desarrollo de proveedores
Innovacin

Optimizacin del uso de recursos

Anlisis de gastos
Soporte a usuarios

Qu significa comprar
bien?

Ver el bosque
Precio
Unitario
Alto

Nivel de
actividad
Bajo

Mejorar
negociacin

Consolidar
demanda

Bajo

Alto

Agilizar
procesos

Focalizar estrategias
(1/2)
Clasificacin de las compras
Insumos de
produccin

Mantencin
Reparacin
Operaciones

Directas

Inversin

MRO

Operacin

Infraestructura
Equipamiento
Proyectos

Materiales y
servicios de
uso comn

Focalizar estrategias 2/2

Generar condiciones de
competencia

Buenas prcticas de licitacin

Inteligencia de mercados

RFI
Inversin en la gestin del proceso
Anlisis experto de los mercados relevantes

Administracin de contenidos

Descripciones claras de los requerimientos

son esenciales

Focalizar el control y agilizar

las compras

El dilema del exceso de control

Fomentar una cultura de responsabilidad y

autonoma
Incorporar TIC para facilitar los controles

Agilizar los procesos para compras de

menor monto

Contratos marco
Compra directa y cotizacin, cuando stos
no estn disponibles

Oportunidades de
mejoramiento

Consolidacin de compras

Contratos Marco

Comercio electrnico

Impacto de ChileCompra

Desarrollo de proveedores

Planificacin de compras y gestin

de inventarios

Consolidacin de compras
Impacto de los contratos
marco en la gestin de las
Instituciones

Beneficios de la
consolidacin de compras

Descuentos por volumen

Simplificacin de los procesos
Focalizacin de los recursos a procesos
de mayor valor agregado
Indicador

Reduccin precios
Reduccin costo
administrativo
Reduccin de tiempo de ciclo
Reduccin de inventarios

Impacto
5% - 20%
30% - 50%
Ms de 50%
30%

Dimensiones de la consolidacin

Rubros / tems
Tiempo
Instituciones
Ms que una actividad puntual, la consolidacin
de compras ofrece un camino de desarrollo en el tiempo

Comercio electrnico

ChileCompra

Mejor acceso a los

proveedores
Menores costos
administrativos
Ms transparencia
Mayor competitividad

Proveedores

Instituciones

Mercados electrnicos

Reduce costos de
negocios con gobierno
Mayor visibilidad
Menos errores
Menos retrasos de pagos

Adopcin del comercio

electrnico

Rediseo de procesos

Proyecto tecnolgico interno

Incorporacin de TIC

Integracin

Desarrollo de proveedores

Adecuacin de normativa y procedimientos

Incorporacin de proveedores crticos

Gestin del cambio

Adopcin de nuevas prcticas en las personas

Desarrollo de proveedores
Los proveedores como una
fuente de valor para las
Instituciones

Principios para mejorar la

relacin con proveedores

Preservar la competitividad y transparencia

de los procesos de contratacin

Generar instancias y canales formales para

promover la colaboracin

Establecer relaciones de largo plazo

Apoyar el desarrollo de los proveedores

Buscar soluciones de beneficio mutuo

(win-win)

mbitos de Generacin de
Valor

Innovacin y desarrollo

Negociacin

Cmo poner el conocimiento del proveedor

al beneficio de las instituciones
Cmo promover la transparencia y la
competitividad de los procesos de
negociacin

Ejecucin logstica

Cmo reducir los costos de coordinacin y

optimizar la cadena logstica

Planificacin de Compras y
Gestin de Inventarios

Planificacin de compras

Hacer catastro de lo que compra la institucin

Evaluar que es planificable y que no lo es
Hacer el plan de acuerdo a los datos actuales
y la historia (levantamiento de
requerimientos)
Definir estrategias y modalidades de compra
para cada artculo o familia
Programar la gestin de compras (programa
de trabajo anual)
Evaluar las desviaciones del plan (problemas
de ejecucin o de planificacin)

Gestin de inventarios

Dependiendo de la naturaleza de las

compras, definir polticas de inventario
Normalmente se requiere apoyo informtico
para hacer una buena gestin
Para compras de artculos de consumo
(insumos, materiales):

Estimar consumos con datos histricos

Comprar con criterios de stock de reposicin
definiendo periodicidad de compras diferenciadas
Evaluar permanentemente evolucin de consumos
y stocks (indicadores de existencias valorizadas y
duracin de productos)

Conclusiones

El abastecimiento dej de ser una funcin

administrativa, para transformarse en una funcin
estratgica

La modernizacin de los sistemas de

abastecimiento del sector pblico demanda una
creciente profesionalizacin e incorporacin de TIC

Hay importantes oportunidades para todos los

involucrados de incrementar la probidad y la
transparencia, mejorar la eficiencia y aportar valor