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ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN
Funciones
Actividad administrativa
Documentos
La historia de la entidad
La propia organizacin del fondo
El conjunto de documentos
El conjunto de relaciones entre ellos
Tareas
Normas de procedimiento
Tipos documentales
Soporte
Expedientes
DOCUMENTOS DE DECISIN
(contienen una declaracin de
voluntad de un rgano
administrativo sobre materias
de su competencia)
DOCUMENTOS DE
TRANSMISIN
(comunican la existencia
de hechos o actos a otras
personas, rganos o
entidades)
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaracin de
conocimiento de un rgano
administrativo, cuya finalidad es la
acreditacin de actos, hechos o
efectos)
RESOLUCIONES
ACUERDOS
COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
PUBLICACIONES
ACTAS
CERTIFICADOS
CERTIFICACIONES ACTO
PRESUNTO
DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaracin de juicio de un
rgano administrativo, persona o entidad
pblica o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo)
DOCUMENTOS DE LOS
CIUDADANOS
(el instrumento por el que el
ciudadano se relaciona con la
actividad de las
Administraciones Pblicas)
INFORMES
SOLICITUDES
DENUNCIAS
ALEGACIONES
RECURSOS
Seccin
Series
Expedientes
Los expedientes.
Los expedientes.
Estn unidos por la relacin causa efecto, de ah que deban ser ordenados
de acuerdo a este ritmo.
Desde el punto de vista de su tradicin y de su contenido, podemos
diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:
Los expedientes.
2.
3.
4.
Los expedientes.
Procedimiento.
Finalizacin: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:
Resolucin.
Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud.
Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no
est prohibido por el ordenamiento jurdico.
Caducidad: los procedimientos iniciados a solicitud de persona
interesada caducan a los tres meses de su paralizacin.
El Expediente
Tramitacin
INICIACIN
El Expediente
Tramitacin
PROCEDIMIENTO
Los interesados en
cualquier momento del
procedimiento van
producciendo y recibiendo
documentacin hasta que
finalize el hecho.
El Expediente
Tramitacin
Por RESOLUCIN: mediante desicin
motivada del rgano que le compete. En
ningn caso el silencio administrativo
finaliza un expediente.
FINALIZACIN
El Expediente
Tramitacin
EJECUCIN
La ejecucin de los
actos es inmediata y
cuenta con plazos
definidos segn el tipo
de procedimiento.
Los expedientes.
Procedimientos prcticos. Cmo se ordena un expediente?:
Las series.
Las series.
Las series.
AYUNTAMIENTO
TIPO DOCUMENTAL
COMPETENCIAS
unin de tipos
documentales
iguales
FUNCIONES
SERIE
DOCUMENTAL
RGANOS
ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDADES
Las series.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
AYUNTAMIENTO:
Granada
AYUNTAMIENTO:
Granada
FUNCIN:
F Pblica
FUNCIN:
Velar por el Medio Ambiente
RGANOS
ADMINISTRATIVOS:
Secretara General
RGANOS ADMINISTRATIVOS:
ACTIVIDAD:
Reuniones de la
Comisin de Gobierno
ACTIVIDAD:
Otorgar licencias de aperturas
de act. peligrosas
TIPO
DOCUMENTAL:
El acta
TIPO DOCUMENTAL:
Licencia de apertura de
actividades calificadas
SERIE
DOCUMENTAL:
Actas de la Comisin
de Gobierno
SERIE DOCUMENTAL:
Licencias de apertura de
actividades calificadas
Delegacin de Medio
Ambiente
Criterios de clasificacin:
Categoras
Clases
Subclases
Subdivisiones:
Uniformes
Especficas
Nominativas
Ejemplo
Ordenacin fsica
Ordenacin fsica
Criterios de ordenacin:
Ordenacin cronolgica: la unidad de orden establecida es la fecha
de los documentos aos meses das. Ej: Libros de Registro de
Entrada y Salida.
Ordenacin alfabtica: los documentos se ordenan siguiendo las
letras del alfabeto. Esta ordenacin se aplica exclusivamente a los
documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej:
Expedientes personales.
Ordenacin numrica: los documentos se ordenan siguiendo el
nmero de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos. La numeracin correlativa hay que hacerla para
cada serie y anualmente.
Ordenacin por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
ndice previamente confeccionado. Muy vlido cuando hay un gran
volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia;
aqu los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por
orden cronolgico.
Fondos y
secciones
Inventarios
Series
Catlogos
Unidades
La Gua
Objetivo
Contenido
Autor-productor, historia,
organigrama de los
fondos.
Servicios existentes,
informacin diversificada
Facilita informacin
auxiliar
Censo-Gua
Gua de fuentes
Gua orgnica
Gua de archivo
Censo-Gua
Objetivo
Contenido
Informar de un gran
nmero de archivos
Gua de fuentes
Recopila
Gua orgnica
Contenido
Objetivo
Informa sobre
archivos
relacionados con un
organismo
determinado.
Gua de archivo
Objetivo
Contenido
Historia de la entidad
productora
Organizacin
Contenido de agrupaciones
documentales
Denominacin del centro
Entidad de que depende
Direccin
Clasificacin
Contenido
Servicios accesibilidad
Materias de consulta
El Inventario
Contenido
Objetivo
Autor-productor,
historia,
organigrama,
descripcin de las
series con tipo,
fechas, unidades y
signatura
correspondiente,
informacin extensiva
Tipos de inventarios
Inventario somero
Descripcin de
grandes volmenes
Inventario
analtico
Describe los fondos
con mayor
profundidad,
llegando al nivel de
los expedientes
Inventario analtico
1986.
3.3.4. ICV
1973.
El catlogo
Contenido
Objetivo
Descripcin individualizada
y exhaustiva de cada
documento, tanto en sus
caracteres internos como
externos
1789-1802
Estado. Fomento
ESP AHN-E2.829/56