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Sifac

Système d’Information Financie

AMUE – SIFAC Formation « Budget »

S i f a c

Cursus Ordonnateur

Sommaire

Sommaire  Introduction  Adresse budgétaire  Elaboration budgétaire  Modifications budgétaires  Editions et Consultations

Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

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Avertissement

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Champs obligatoires

Champs obligatoires

Introduction

Objectifs de la formation :

Appréhender la notion d’adresse budgétaire dans SIFAC

Visualiser la structure organisationnelle, la nomenclature budgétaire de nature et de destination

Saisir des prévisions et des dotations budgétaires

Générer le budget voté

Visualiser le budget (éditions)

Comprendre les règles du contrôle de disponibilité

Gérer les opérations et les conventions (partie budgétaire)

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Le périmètre du processus métier relatif à la mise en œuvre du budget et aux mouvements budgétaires comprend :

La phase de simulation budgétaire (non couverte par SIFAC), La saisie et la modification :

En mouvement ascendant des prévisions des dépenses et recettes, En mouvement descendant des dotations.

Le vote du budget (Budget Primitif, Décisions Budgétaires Modificatives), Les virements et réajustements.

Sommaire

Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

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Sommaire  Introduction  Adresse budgétaire  Elaboration budgétaire  Modifications budgétaires  Editions et Consultations

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Adresse budgétaire

Axes budgétaires obligatoires

Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes :

Financie

Les centres financiers représentent l’organisation détaillée d’un établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités
Les centres financiers représentent l’organisation détaillée d’un
établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités
budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le
centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et
qu’il est potentiellement exécuté.

Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les

Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les i f a c S

i f a c

S

Système d’Information

Système d’Information

natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont

un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. C’est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM.

  • Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de
    (Destinations, sous-destinations, …)

budgétisation et d’analyse pour représenter la nomenclature de gestion

Ces 3 axes sont obligatoires.

Adresse budgétaire

Axes budgétaires facultatifs

Les fonds peuvent représenter l’origine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base,

Les fonds peuvent représenter l’origine des fonds et/ou leur utilisation. En

  • tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification)
    simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP.

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Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter
Les programmes de financement permettent de modéliser – en
comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et
recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent
s’organiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la
réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles.

Ces 2 axes sont facultatifs.

Adresse budgétaire

Adresse de budgétisation, adresse d’imputation

L’« Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse. L’adresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante :

Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui caractérisent un budget, à savoir :

Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut s’exécuter le

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budget : le centre financier

La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnel Et éventuellement :

La source de son financement : le fonds L’opération ou la convention à laquelle elle se rapporte : le programme de financement.

Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à l’adresse budgétaire saisie dans les pièces d’exécution.

Adresse budgétaire

Correspondance Métier ↔ Outil

Centre Centre Financier Financier
Centre
Centre
Financier
Financier

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Organisation

Organisation

Établissement

Établissement

Unité budgétaire

Unité budgétaire

Centre de

Centre de

responsabilité

responsabilité

Axes d’imputation

Axes

d’imputation SAP/FM

SAP/FM

Compte Compte budgétaire budgétaire
Compte
Compte
budgétaire
budgétaire

Domaine

Domaine

Fonds Fonds Origine Origine
Fonds
Fonds
Origine
Origine

Fonctionnel

Fonctionnel

œuvre des

Mise

Mise enen œuvre

des axes

axes

Nomenclature

Nomenclature

Nomenclature

Nomenclature

de gestion

de gestion

Arborescence

Arborescence

Destination

Destination

S i f a c

de nature

de nature

Masse Masse Chapitre Chapitre Article Article
Masse
Masse
Chapitre
Chapitre
Article
Article

de financement

de financement

Origine de Origine de
Origine de
Origine de

Financement

Financement

Sous-destination

Sous-destination

Programme

Programme

de financement

de financement

Opération Opération
Opération
Opération

Convention

Convention

Conventions

Conventions

Opérations

Opérations

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle d’un périmètre financier (Etablissement)

Financie

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S i f a c

Système d’Information

 Une variante de hiérarchie doit être créée par exercice, c’est dans la variante qu’est enregistrée
Une variante de hiérarchie doit être
créée par exercice, c’est dans la variante
qu’est enregistrée la hiérarchie portant la
structure modélisant l’Etablissements, ses
SAIC, Fondations et SIE/SIU éventuels
Dans cas d’un établissement auquel est
rattaché un institut, répondant à une
autre nomenclature, l’institut sera
modélisé dans un autre périmètre
financier
Il est possible de créer jusqu’à quatre
niveaux de centres financiers
Il est possible de visualiser la fiche d’un
centre financier en double cliquant
sur le code du centre

L’icône

spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour l’exercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  La transaction FMSE – « Afficher variante de

se définit lors de l’ouverture de l’exercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de l’exercice.

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

La hiérarchie des centres financiers est définie par année de manière à prendre en compte les changements de structure financière de l’établissement d’une année sur l’autre, tout en conservant l’historique des budgets votés et exécutés les années précédentes.

Il est possible en cours d’année de créer des nouveaux centres financiers.

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Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier

Libellé,

Nom d’utilisateur,

Niveau de contrôle des

disponibilités,

Adresse de facturation

S i f a c
S i f a c

Nom, rue, ville

pour l’adresse de

livraison

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer,

Système d’Information Financie

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer,
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer,

Code de la hiérarchie,

Centre financier supérieur

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer,

Téléphone, fax …

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements non passés aux RCE) :

Renseigner :  La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et
Renseigner :
 La désignation (courte) et la description
(longue) du centre financier
(respectivement 20 et 40 caractères)
 L’identifiant du responsable du centre
financier ainsi que son nom
 Le type de contrôle de dispo :
 R si le centre correspond au niveau
règlementaire (UB),
 E pour faire un contrôle par
enveloppe sur ce centre,
 M pour un contrôle par masse,
 S pour l’évaluativité du SAIC.
 L’adresse de facturation, qui peut être
différente de l’adresse de livraison
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Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

 L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 1/2)
L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux
RCE 1/2) :
Renseigner :
 La désignation (courte) et la description (longue)
du centre financier (respectivement 20 et 40
caractères)
 L’identifiant du responsable du centre financier
ainsi que son nom
 La nature de contrôle de dispo :
 R si le centre correspond au niveau
règlementaire (niveau 1),
 E pour faire un contrôle par enveloppe sur
ce centre,
 M pour un contrôle par masse,
 S pour l’évaluativité du SAIC.
 C pour un contrôle par chapitre sur ce
centre (centres de niveau 2 uniquement)
 NB : Les contrôles positionnés sur les centres
financiers de niveaux 3 et 4 sont des contrôles
« à plat » (ne prennent en compte que ce qui
concerne le centre), les contrôles au niveau 2
sont des contrôles « agrégés »
Budget
14
S
i f a c
Système d’Information
Financie

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 2/2) :

Financie

S i f a c Système d’Information
S i f a c
Système d’Information

Renseigner :

Le type de centre financier permet de

repérer la position du centre financier

dans la hiérarchie et son type

(Etablissement principal, SAIC,

Fondation…)

L’indicateur niveau de gestion permet

d’identifier les niveaux de gestion de

l’Etablissement. Cette zone permet de

créer des regroupements de centres

financiers et établit les niveaux de

responsabilités au sein de la hiérarchie

des centres financiers

L’adresse de facturation, qui peut être

différente de l’adresse de livraison

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

L’onglet hiérarchie de la fiche du centre financier :

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  L’onglet hiérarchie de la fiche du centre financier

Système d’Information Financie

L’onglet adresse de la fiche du centre financier :

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Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier  L’onglet hiérarchie de la fiche du centre financier
Renseigner :  Onglet hiérarchie : Préciser le centre financier de niveau supérieur. Il y a
Renseigner :
Onglet hiérarchie : Préciser
le centre financier de niveau
supérieur. Il y a autant de
lignes que d’exercices de
validité du centre financier,
avec une variante et un
exercice par ligne.
Onglet adresse : Les
données relatives à
l’adresse de livraison : Titre
de civilité, nom, rue, ville,
code postale, pays

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

Financie

 L’onglet communication de la fiche du centre financier S i f a c Système d’Information
L’onglet communication de la fiche du centre financier
S i f a c
Système d’Information

Ces données sont optionnelles

Il est cependant possible de renseigner :

Des numéros de téléphone et de télécopie, fax

Une adresse e-mail

Adresse budgétaire

Structure organisationnelle : centre financier

Modifications d’un centre financier :

Données de base : Désignation, Description, Groupe d’autorisations, Nom utilisateur, Nom

L’intégralité de la hiérarchie du centre

L’intégralité des coordonnées du centre

La date de fin de validité

NB : Les données du centre peuvent être modifiées pour une période d’analyse donnée si l’historisation des données précédentes est souhaitée.

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Les données d’en tête ne sont pas modifiables : périmètre financier, centre financier.

Suppression d’un centre financier sous conditions :

Il n'existe aucun centre financier subordonné ;

Aucune pièce (de budget, et a fortiori d’exécution budgétaire) n’a été créée sur ce centre financier.

Adresse budgétaire

Compte budgétaire

Les nomenclatures M9-1 et M9-3 sont livrées dans la souche.

 

Au périmètre financier de l’établissement est affectée la nomenclature M9-3 ;

Au périmètre financier de l’institut/école art. 43 est affectée la nomenclature M9-1.

Les établissements pourront subdiviser des comptes (exemple : créer le compte 62511 et le rattacher au compte 625).

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Système d’Information Financie

Par rapport à la souche, on peut affiner les comptes budgétaires mais pas en créer de nouveaux.

Adresse budgétaire

Compte budgétaire

La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires

 Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier  La dotation du budget
Il existe un plan de comptes budgétaires par
périmètre financier
La dotation du budget est un choix
organisationnel de l’établissement.
L’exécution se paramètre dans SIFAC en début
d’exercice.
Pour les comptes marqués du symbole
possible de les doter mais ils ne sont pas
exécutables
, il est
Les comptes marqués du symbole
être dotés et sont exécutables.
peuvent
Il est possible dans SIFAC d’exécuter le budget
à différents niveaux et pas seulement au niveau
le plus fin. Exemple ici : au niveau 60 et 601.
Il est possible de visualiser la fiche d’un compte
budgétaire en double cliquant
compte
sur le code du
Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la
masse « dépenses de personnel » via le compte
63P
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Adresse budgétaire

Compte budgétaire

La transaction FMCIA permet de créer, modifier et afficher un compte budgétaire

 Permet de créer  Permet de modifier  Permet d’afficher Renseigner :  Le code
Permet de créer
Permet de modifier
Permet d’afficher
Renseigner :
Le code du compte budgétaire,
l’exercice comptable et le périmètre
financier
La désignation courte (20c) et la
description longue (3*50c)
L’opération financière : toujours 30
« compta, résultat, dépense, immo,
stock »
Le type de compte : 3 pour
dépenses et 2 pour recettes
Le compte budgétaire supérieur
dans la hiérarchie
Budget
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S
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Système d’Information
Financie

Adresse budgétaire

Compte budgétaire

L’onglet « données supplémentaires » permet de renseigner des valeurs utiles pour le contrôle des disponibilités.

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Financie

Système d’Information

 

Les valeurs possibles sont :

M pour les comptes modélisant les masses ; il y en a trois MASSE_INV, MASSE_FONC,

MASSE_PERSO

C pour les chapitres : comptes à 2 caractères en fonctionnement et 3 en investissement

A pour les articles déclarés limitatifs par le CA

E pour les comptes évaluatifs : 68 etc.

   

Budget

22

Adresse budgétaire

Domaine fonctionnel

Financie

La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF. Le nœud supérieur est DEST.LOLF

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Deux sous groupes « prog.150 » et « prog.231 »

permettent de regrouper les destinations par leur

appartenance à un programme

Il est possible de créer de nouveaux groupes de

domaines fonctionnels pour regrouper des sous

destinations

Le budget peut être doté et exécuté seulement sur

les domaines fonctionnels et non sur les groupes

de domaines fonctionnels.

Il est possible de mettre en place une hiérarchie au

sein du domaine fonctionnel, notamment à des fins

de suivi analytique mais également pour le suivi de

sous destinations LOLF.

Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le

reporting.

Adresse budgétaire Domaine fonctionnel Financie  La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations

Les transactions :

Les transactions :

FM_SETS_FUNCTION1

FM_SETS_FUNCTION1 permet de créer un groupe

permet de créer un groupe

de domaine fonctionnel

de domaine fonctionnel

FM_SETS_FUNCTION2 permet de modifier un

FM_SETS_FUNCTION2 permet de modifier un

groupe de domaine fonctionnel

groupe de domaine fonctionnel

Adresse budgétaire

Domaine fonctionnel

Financie

La transaction FM_SETS_FUNCTION1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel

Système d’Information

S i f a c
S i f a c
Les actions possibles sont :  Insérer des domaines fonctionnels  Insérer un groupe de domaines
Les actions possibles sont :
Insérer des domaines fonctionnels
Insérer un groupe de domaines fonctionnels au niveau inférieur pour créer
une hiérarchie
Insérer un groupe de domaine fonctionnel au même niveau

Adresse budgétaire

Domaine fonctionnel

Financie

La transaction FM_FUNCTION permet de créer, modifier, afficher un domaine fonctionnel (destination LOLF)

S i f a c
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Système d’Information

 Permet de créer  Permet de modifier  Permet d’afficher
Permet de créer
Permet de modifier
Permet d’afficher

Renseigner :

Le code du domaine fonctionnel

La désignation (20c) L’opération

La date de début et de fin de validité

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 1 Vérification de toutes les données de base (différents axes budgétaires) 15 min

Financie

Démonstration 1 Vérification de toutes les données de base (différents axes budgétaires) 15 min S i
Démonstration 1
Vérification de toutes les données de
base (différents axes budgétaires)
15 min
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 1 Vérification de toutes les données de base (différents axes budgétaires) 15 min

Système d’Information

Exercice

Financie

Exercices 1&2 Créer : 25 min Un domaine fonctionnel (sous destination)  un groupe de domaines
Exercices 1&2
Créer :
25 min
Un domaine fonctionnel (sous destination)
 un groupe de domaines fonctionnels (destination
LOLF)
S i f a c
Exercice Financie Exercices 1&2 Créer : 25 min Un domaine fonctionnel (sous destination)  un groupe

Système d’Information

Exercice Financie Exercices 1&2 Créer : 25 min Un domaine fonctionnel (sous destination)  un groupe

Adresse budgétaire

Fonds

 La transaction FM_SETS_FUND3 permet d’afficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds
La transaction FM_SETS_FUND3 permet d’afficher la liste des origines de
financements. Le groupe de fonds supérieur s’appelle « FONDS »
Les groupes de fonds
apparaissent en rouge, les fonds en
vert
Seuls les fonds peuvent être
renseignés dans les transactions de
budgétisation et d’exécution.
Les groupes de fonds servent à
modéliser une hiérarchie et peuvent
être utilisés dans certains états
budgétaires
Il est possible de voir le détail d’un
fonds en cliquant
sur le code
Budget
28
S
i f a c
Système d’Information
Financie

Adresse budgétaire

Fonds

Les transactions FM5I, FM5U, FM5S permettent de créer, modifier, afficher un fonds

Financie

S i f a c Système d’Information
S i f a c
Système d’Information

Les données obligatoires sont :

Le périmètre financier

L’identifiant du fonds

La désignation

Les dates de début et de fin

de validité

Il est possible de regrouper des

fonds dans des groupes de

fonds. Seuls les fonds sont

budgétés et exécutés.

Adresse budgétaire

Plan de structure du budget/des imputations

Par défaut, Sifac ne restreint pas les combinaisons d’adresses budgétaires « budgétisables » ou « imputables »

Le plan de structure budgétaire par exercice permet de restreindre les adresses budgétaires utilisables à toutes les combinaisons pertinentes (par défaut, toutes les adresses budgétaires sont imputables)

pour les adresses de budgétisation (adresses de budget)

pour les adresses d’exécution (adresse d’exécution budgétaire )

S i f a c

Système d’Information Financie

L’activation du plan de structure budgétaire est un point de personnalisation, par défaut cette option est inactive dans la souche SIFAC

Il existe un plan de structure unique pour gérer les adresses de budget et des adresses d’exécution, mais 2 tables distinctes contenant les différentes combinaisons autorisées. Par souci de clarté, s’appellent :

PSB (Plan de Structure du Budget) : table comprenant les adresses de budget autorisées

PSI (Plan de Structure des Imputations) : table comprenant les adresses des écritures autorisées

Adresse budgétaire

Plan de structure du budget/des imputations

 Les plans de structure budgétaire peuvent être générés en masse par les transactions : 
Les plans de structure budgétaire peuvent être générés en masse par les
transactions :
FMBSBO_MULT pour le PSB
FMBSPO_MULT pour le PSI
Renseigner :
Le périmètre financier : Z100
L’exercice comptable : 2008
La catégorie budgétaire : 9F pour le
PSB et 9A pour le PSI
Plan de structure budgétaire :
PSB_SIFAC
Les éléments de l’adresse à
générer
Les options de traitement : Il est
possible de lancer le traitement en
mode test pour voir d’éventuels
messages d’erreurs. La case doit
être décochée pour que les
données soient copiées
Budget
31
S
i f a c
Système d’Information
Financie

Adresse budgétaire

Plan de structure du budget/des imputations

Il est possible de visualiser le contenu du PSB et du PSI grâce aux transactions :

FMBSBOS pour le PSB

FMBSPOS pour le PSI

Système d’Information Financie

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Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations  Il est possible de visualiser le contenu

Adresse budgétaire

Plan de structure du budget/des imputations

L’activation du plan de structure peut se faire de manière distincte pour les adresses de budget et pour les adresses des écritures

Activation du PSB pour les adresses de budget (Transaction accessible par les utilisateurs)

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations  L’activation du plan de structure peut se

S i f a c

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Activation du PSI pour les adresses des écritures (point de paramétrage)

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations  L’activation du plan de structure peut se

Si le plan de structure est activé et qu’une adresse saisie n’est pas présente dans le

PSB ou le PSI, un message d’erreur bloquant apparaît:

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations  L’activation du plan de structure peut se

Sommaire

Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

S i f a c

Sommaire  Introduction  Adresse budgétaire  Elaboration budgétaire  Modifications budgétaires  Editions et Consultations

Système d’Information Financie

Elaboration budgétaire

Généralités

L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires et des dotations afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration.

La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion.

Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration :

La première matérialise la délibération consistant à arrêter l'équilibre financier et les

S i f a c

Système d’Information Financie

grandes catégories de recettes et de dépenses du projet de budget de l'établissement.

La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des Budgets Propres Intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier l'équilibre budgétaire

Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire.

Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives

Elaboration budgétaire

Flux SIFAC

La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une Version de budget préparatoire vers un Budget Voté.

Vote du budget

Elaboration budgétaire Flux SIFAC  La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une
PR1 Saisie et modification Saisie et modification des dotations des dotations (descendantes) et (descendantes) et prévisions
PR1
Saisie et modification
Saisie et modification
des dotations
des dotations
(descendantes) et
(descendantes) et
prévisions
prévisions
(ascendantes)
(ascendantes)

S i f a c

PR2 Saisie des Saisie des rectifications et des rectifications et des amendements amendements
PR2
Saisie des
Saisie des
rectifications et des
rectifications et des
amendements
amendements
V0 Mise à disposition Mise à disposition du Budget voté (BP, du Budget voté (BP, DM)
V0
Mise à disposition
Mise à disposition
du Budget voté (BP,
du Budget voté (BP,
DM)
DM)
Version
Version exécutoire
exécutoire

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Versions préparatoires

Versions

préparatoires

Elaboration budgétaire Flux SIFAC  La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une

Vote des grandes masses

Elaboration budgétaire Flux SIFAC  La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une

Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2.

Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central et les responsables d’UB peuvent saisir sur PR2.

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBB: La transaction principale pour la saisie de budget est composé :

De données d’en-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type de budget, version …

De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie

FMBB: Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation

Système d’Information Financie

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La variante de mise en forme à choisir est ZSAP04. Cette variante permet d’avoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants

Elaboration budgétaire

Transactions utilisées

La transaction « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de « copier » des budgets en combinant différents éléments, selon des règles paramétrées par :

Type de pièce

Type de budget

Version

Exercice comptable

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Système d’Information Financie

La transaction FMBOSTAT permet :

d’ouvrir les périodes budgétaires

de gérer les autorisations

Cette transaction est restreinte en fonction des autorisations mises en place dans l’établissement

Elaboration budgétaire

Ouverture de période budgétaire

FMBOSTAT

Financie

Avant de pouvoir saisir du budget, il faut s’assurer qu’un type de budget est associé à une version et à un exercice comptable (période budgétaire ouverte).

Par exemple, pour saisir des prévisions budgétaires en version préparatoire PR1 sur le budget primitif de l’année 2008, le statut « BP » doit être associé à la version PR1 pour l’année 2008

 La transaction FMBOSTAT permet d’ouvrir une période budgétaire S i f a c Système d’Information
La transaction FMBOSTAT permet d’ouvrir une période budgétaire
S i f a c
Système d’Information
Cliquer sur puis saisir l’exercice comptable, la version de budget et le statut (type de budget)
Cliquer sur
puis saisir l’exercice comptable, la version de
budget et le statut (type de budget)

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBB
FMBB

Pour saisir du budget, il faut dans un premier temps saisir les données d’en-tête :

Financie

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB  Pour saisir du budget, il faut dans un premier

i f a c

S

Système d’Information

Renseigner :

L’opération : saisie pour une saisie initiale

Le type de pièce : PREV pour prévision et DOTA pour dotation

Exercice : année du budget à voter (2008)

Version : PR1 pour la première version de travail

Période : TS pour toutes les périodes

Les différentes combinaisons possibles sont présentées dans la documentation

Annexe (Mémo transaction)

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBB
FMBB

Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes

Financie

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB  Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes

Renseigner :

i f a c

S

Le centre financier : Centre de responsabilité, UB (appelée

« niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux

RCE) ou Etablissement hors SACD

Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes

Le domaine fonctionnel : destination LOLF

Le fonds : origine de financement

Le programme de financement : convention ou opération

Le montant de la prévision

Système d’Information

Il est possible :

De saisir autant de lignes

souhaitées

Sur des comptes de

dépenses et/ou de recettes

Budget

41

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBB
FMBB

L’opération :

L’opération de budgétisation caractérise l'opération de base utilisée pour l'écriture des pièces de saisie de budget. Différentes opérations sont disponibles dans SIFAC :

Saisie : Saisie de nouvelles données de budget

Fonds supplémentaires : Ajustement positif

Restitutions : Ajustement négatif

Système d’Information Financie

Le type de pièce :

S i f a c

Le type de pièce permet de classer la pièce de saisie du budget. Il caractérise le document de la saisie du budget d’un point de vue métier, par exemple :

DOTA : Dotation (Descendante)

PREV : Prévision (Ascendante)

RECT : Rectification (effectuée par le niveau 1 et 2)

AMDT : Amendement

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBB
FMBB

Le type de budget :

Le type de budget caractérise les grandes étapes de la mise en place des crédits, plusieurs types

de budget peuvent être créés :

Elaboration budgétaire

Budget initial (BP),

Budget Provisoire (PROV)

Modifications budgétaires

Décision(s) budgétaire(s) modificative(s), DM1, DM2, etc.

Exécution budgétaire, pour les virements et les réajustements (EXEC)

S i f a c

Système d’Information Financie

La version :

La version permet de gérer différentes versions d’un budget (versions préparatoires, version

exécutoire) et permet d’historiser les travaux d’initialisation et de mise à disposition des crédits.

3 versions seront créées:

2 versions préparatoires (PR1 et PR2) pour modéliser les votes intermédiaires

La première matérialise la délibération consistant à arrêter l’équilibre financier et les grandes

 

catégorises de recettes et de dépenses du projet de budget de l’établissement

 

La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des budgets propres

 

intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier l’équilibre budgétaire

1 version exécutoire (version 0) : seul le budget voté permet l’exécution budgétaire

Budget

43

Elaboration budgétaire

Alimentation de la version préparatoire

FMCYLOAD

La transaction FMCYLOAD offre la possibilité de copier le budget voté de l’année N-1 afin d’alimenter la version préparatoire PR1 de l’année N. Plusieurs possibilités de copie sont offertes :

 

Copier uniquement le Budget Primitif (BP)

Copier le Budget Primitif et les Décisions Budgétaires Modificatives (BP + DBM)

Il est également possible de sélectionner certains critères pour la copie, avec

S i f a c

Système d’Information Financie

notamment :

Copier un certain pourcentage du budget N-1

Restreindre la copie à une UB par exemple

NB : cette étape est facultative et peut être utile à certains établissements. Elle ne constitue pas une étape obligatoire de l’élaboration budgétaire

Elaboration budgétaire

Alimentation de la version préparatoire

FMCYLOAD

Financie

 Exemple de copie du budget voté en 2007 en version PR1 de l’année 2008 pour
Exemple de copie du budget voté en 2007 en version PR1 de l’année 2008 pour
une UB à l’aide de la transaction FMCYLOAD
S i f a c
Système d’Information

Il faut saisir dans un premier temps les données correspondant au budget

source :

Périmètre financier Z100, version 0 (budget voté), Année 2007, période 1 à 12

Restriction sur les adresses budgétaire à copier : il est possible de filtrer, sur un

élément en particulier de l’adresse (un compte par exemple), un intervalle, ou un

groupe. Dans l’exemple, le budget de l’UB 901 va être copié

Budget

45

Financie

Elaboration budgétaire FMCYLOAD Alimentation de la version préparatoire  Il faut saisir dans un deuxième temps
Elaboration budgétaire
FMCYLOAD
Alimentation de la version préparatoire
Il faut saisir dans un deuxième temps les données servant de base de calcul
 Type de valeur : Budget (toujours)
 Le budget à copier : « tous les types de budget et opérations » permet de copier
l’intégralité du budget (BP + DBM), mais il est aussi possible de restreindre au BP
en ne choisissant que le type de budget BP dans « sélectionner combinaisons » ou
aux DBM
 Revalorisation : 100 % permet de copier 100% du montant pour les adresses
sélectionnées
S i f a c
Système d’Information

Elaboration budgétaire

Financie

Alimentation de la version préparatoire S i f a c Système d’Information
Alimentation de la version préparatoire
S i f a c
Système d’Information

FMCYLOAD

Renseigner :

La version cible : PR1

L’exercice comptable : 2008

La période cible : 1 à 12

Le type de budget cible : BP

Le type de pièce PREP

(copie de n-1)

Les options de traitement : l’option

de mode de mise à jour à retenir est

la 1 : ajouter des données

Il est possible de lancer le

traitement en mode test pour voir

d’éventuels messages d’erreurs. La

case doit être décochée pour que

les données soient copiées

Démonstration 2

Démonstration 2 Financie Démonstration 2 Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure avec prise

Financie

Démonstration 2 Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure avec prise en compte de
Démonstration 2
Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure
avec prise en compte de critères de sélection)
15 min
S i f a c
Démonstration 2 Financie Démonstration 2 Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure avec prise

Système d’Information

Exercice

Financie

Exercice Financie Exercice 3 i f a c S Saisie du budget en version PR1 15

Exercice 3

i f a c

S

 

Saisie du budget en version PR1

15 min

Exercice Financie Exercice 3 i f a c S Saisie du budget en version PR1 15

Système d’Information

Exercice Financie Exercice 3 i f a c S Saisie du budget en version PR1 15

Elaboration budgétaire

Consultation des saisies

FMRP_RW_BUDGET

La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet d’avoir un récapitulatif des saisies budgétaires.

La première page récapitule les critères de sélection de l’état :

S i f a c
S i f a c
Sélection de valeurs: Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9F), la version, et l’exercice comptable
Sélection de valeurs:
Saisir le périmètre financier, la
catégorie budgétaire
(9F), la version, et
l’exercice comptable
Sélection de valeurs :
Pour chaque élément, il est
possible de renseigner:
Un groupe de valeur
Ex : 901  cumul de
l’UB 901
Une valeur unique,
un intervalle ou une
liste de valeurs
Ex: Valeur 901 
Centre financier 901
Le groupe permet de voir les
saisies pour tous les
centres d’une UB ou
tous les comptes d’un
chapitre.
Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET  La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget »
Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET  La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget »
Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET  La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget »

Système d’Information Financie

Elaboration budgétaire

Consultation des saisies

FMRP_RW_BUDGET

Financie

 Une fois les critères de sélection saisis l’édition apparaît Budget actuel = Budget origine -
Une fois les critères de sélection saisis l’édition apparaît
Budget
actuel
=
Budget
origine
-
Restitutions
+
Fonds supp.
Le budget d’origine (2) correspond aux saisies budgétaires
Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et
(4)
Le budget actuel (1) correspond au budget d’origine + ou - les fonds supplémentaires
et les restitutions
Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune
La ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les
dépenses.
Si aucun montant n’est inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau
établissement.
S i f a c
Système d’Information

Elaboration budgétaire

Consultation des saisies

FMRP_RW_BUDGET

Financie

Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce d’origine.

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Financie  Il est possible de voir le détail des
S i f a c
S i f a c
Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Financie  Il est possible de voir le détail des

Système d’Information

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Financie  Il est possible de voir le détail des
Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Financie  Il est possible de voir le détail des

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 3 10 min Consultation des données saisies en version PR1 S i f

Financie

Démonstration 3 10 min Consultation des données saisies en version PR1 S i f a c
Démonstration 3
10 min
Consultation des données saisies en version PR1
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 3 10 min Consultation des données saisies en version PR1 S i f

Système d’Information

Elaboration budgétaire

Modification de saisie de budget

FMBB
FMBB

Financie

Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification.

Il est nécessaire de choisir l’opération « Restituer » pour diminuer le montant d’une prévision ou « Fonds supplémentaires » pour l’augmenter.

S i f a c
S i f a c

Système d’Information

Elaboration budgétaire Modification de saisie de budget FMBB Financie  Il est possible dans SIFAC de

L’opération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine s’il s’agit d’une

augmentation ou d’une diminution

Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours

positif, c’est le système qui interprète le montant en fonction de l’opération.

Exercice

Financie

Exercice 4 10 min Modification des données saisies en version PR1 S i f a c
Exercice 4
10 min
Modification des données saisies en version PR1
S i f a c
Exercice Financie Exercice 4 10 min Modification des données saisies en version PR1 S i f

Système d’Information

Exercice Financie Exercice 4 10 min Modification des données saisies en version PR1 S i f

Exercice

Financie

Exercice 5 Consultation de la conséquence des modifications en version PR1 10 min S i f
Exercice 5
Consultation de la conséquence des modifications
en version PR1
10 min
S i f a c
Exercice Financie Exercice 5 Consultation de la conséquence des modifications en version PR1 10 min S

Système d’Information

Exercice Financie Exercice 5 Consultation de la conséquence des modifications en version PR1 10 min S

Elaboration budgétaire

Copie de budget PR1 → PR2

FMCYLOAD

Une fois les saisies et les modifications terminées sur la version PR1, la transaction FMCYLOAD permet de copier les données de budget de la version PR1 à la version PR2. Cette étape s’effectue suite au premier vote du CA sur les grandes masses et l’équilibre budgétaire

Les critères de sélection pour les données sources sont :

Version : PR1

Exercice comptable : année du budget à voter

Période 1 à 12

S i f a c

Système d’Information Financie

Les critères de sélection pour la base de calcul :

Type de valeur budget

Tous les types de budget et opération

100 %

Les critères de sélection pour les données cibles sont :

Version : PR2

Exercice comptable : année du budget à voter

Période : 1 à 12

Copier type de budget

Type de pièce : PREV

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 4 15 min Copie du budget PR1 en budget PR2 S i f

Financie

Démonstration 4 15 min Copie du budget PR1 en budget PR2 S i f a c
Démonstration 4
15 min
Copie du budget PR1 en budget PR2
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 4 15 min Copie du budget PR1 en budget PR2 S i f

Système d’Information

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBB
FMBB

Une fois la version PR2 alimentée par copie de la version PR1, il est possible de :

 

Saisir de nouvelles prévisions et dotations (dans le cas de nouvelles subventions par exemple)

Modifier les prévisions et les dotations suite au premier vote du CA. Pour cela il faudra utiliser le type de pièce RECT

Le principe est le même que pour la version 1 :

Les mêmes types de pièce sont utilisés

S i f a c

Les mêmes opérations : saisie, fonds supplémentaires, restitutions

Système d’Information Financie

La différence se fait :

Au niveau des acteurs qui font les saisies et les modifications (niveaux 1 et 2)

 

La version à renseigner est la PR2

Pour empêcher toute modification de la version PR1, il faut enlever le

Pour empêcher toute modification de la version PR1, il faut enlever le

statut BP pour la version PR1 grâce à la transaction FMBOSTAT

Budget

59

Elaboration budgétaire

Saisie de budget

FMBOSTAT

Par la transaction FMBOSTAT, l’utilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction des étapes de budgétisation. Le tableau ci-dessous reprend les combinaison à mettre en place en fonction de ces étapes

S i f a c
S i f a c

Système d’Information Financie

Budget

60

Exercice

Financie

Exercice Financie Exercice 6 i f a c S Saisie du budget en version PR2 15

Exercice 6

i f a c

S

 

Saisie du budget en version PR2

15 min

Exercice Financie Exercice 6 i f a c S Saisie du budget en version PR2 15

Système d’Information

Exercice Financie Exercice 6 i f a c S Saisie du budget en version PR2 15

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 5 10 min Consultation des saisies de la version PR2 S i f

Financie

Démonstration 5 10 min Consultation des saisies de la version PR2 S i f a c
Démonstration 5
10 min
Consultation des saisies de la version PR2
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 5 10 min Consultation des saisies de la version PR2 S i f

Système d’Information

Elaboration budgétaire

Projet de budget et amendements

FMBB
FMBB

Financie

Une fois la version PR2 finalisée, le projet de budget est présenté au Conseil d’Administration pour vote.

Il peut y avoir alors des amendements à saisir si le CA n’est pas entièrement d’accord avec le projet de budget .

 La transaction FMBB Workbench de budgétisation permet de saisir des amendements (utiliser le type de
La transaction FMBB Workbench de budgétisation permet de saisir des
amendements (utiliser le type de pièce AMDT).
S i f a c
Système d’Information

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 6 15 min Saisie d'une pièce de type amendement S i f a

Financie

Démonstration 6 15 min Saisie d'une pièce de type amendement S i f a c
Démonstration 6
15 min
Saisie d'une pièce de type amendement
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 6 15 min Saisie d'une pièce de type amendement S i f a

Système d’Information

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 7 10 min Consultation de l'amendement S i f a c Système d’Information

Financie

Démonstration 7 10 min Consultation de l'amendement S i f a c
Démonstration 7
10 min
Consultation de l'amendement
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 7 10 min Consultation de l'amendement S i f a c Système d’Information

Système d’Information

Elaboration budgétaire

Génération du budget voté

FMCYLOAD

Une fois tous les amendements saisis et le budget voté par le conseil d’administration, la transaction FMCYLOAD permet de générer le budget voté.

Les critères de sélection pour les données sources sont :

 

Version : PR2

Exercice comptable : année du budget à voter

Période 1 à 12

Les critères de sélection pour la base de calcul :

Type de valeur budget

S i f a c

Tous les types de budget et opération

100 %

Les critères de sélection pour les données cibles sont :

Version : 0

Exercice comptable : année du budget à voter

Période : 1 à 12

Copier type de budget

Type de pièce : BINI (Budget initial voté)

Système d’Information Financie

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant 15 min la version PR2

Financie

Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant 15 min la version PR2 en version
Démonstration 8
Mise en exécution du budget en copiant
15 min
la version PR2 en version 0
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant 15 min la version PR2

Système d’Information

Elaboration budgétaire

Budget provisoire

FMCYLOAD

Lorsque le budget de l’établissement n’est pas exécutoire au 1er janvier, un budget provisoire permet d’effectuer temporairement des opérations de dépenses et de recettes.

Dans SIFAC, la mise en place du budget provisoire s’effectuera de la même manière que la mise en place du budget voté avec quelques différences :

Les crédits provisoires seront exécutables (version 0) et auront un type de budget particulier (type PROV)

S i f a c

Système d’Information Financie

La transaction « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de générer automatiquement le budget provisoire à partir d’un pourcentage du budget voté (BP+DBM) de l’exercice précédent.

Le passage des crédits provisoires peut se faire selon certains critères :

Pour certains centres financiers

Pour certaines natures

Avec un pourcentage à définir

Elaboration budgétaire

Budget provisoire

Remplacement du budget provisoire par le budget voté :

Financie

  Une fois le budget voté, il remplace les crédits provisoires dans le système. Les
Une fois le budget voté, il remplace les crédits provisoires dans le système.
Les lignes relatives aux crédits provisoires devront être annulées (contre passées).
Non
Saisie des dotations
Mise en place des
Exécution
Budget voté ?
et des prévisions
Crédits provisoires
des crédits
Oui
Vote du budget
Mise en place
du budget voté
Mise en place
du budget voté
Annulation
Version exécutoire
des
crédits provisoires
S
i f a c
Système
d’Information

Sommaire

Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Sommaire  Introduction  Adresse budgétaire  Elaboration budgétaire  Modifications budgétaires  Editions et Consultations

S i f a c

Système d’Information Financie

Modifications budgétaires

Décisions budgétaires modificatives

Les modifications budgétaires peuvent être :

Des Décisions Budgétaires Modificatives (DBM) ou (DM)

Des virements ou des réajustements

Les décisions budgétaires modificatives, au nombre limité de 10, suivront la même procédure que celle du budget primitif initial (BP) :

1.

2.

3.

Saisie des dotations et des prévisions sur la version PR1

Copie de la version PR1 à la PR2

Saisie de nouvelles dotations,prévisions, restitutions et fonds supplémentaires sur la version PR2

S i f a c

Système d’Information Financie

4.

5.

6.

Présentation du projet de DBM au CA et vote du CA

Saisie éventuelle d’amendements sur la version PR2

Copie de la version PR2 à la version 0

Le type de budget particulier à chaque DBM et au BP permettra d’identifier les crédits votés au budget primitif de ceux votés en DBM

Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives  Les modifications budgétaires peuvent être :  Des Décisions Budgétaires

Attention à la numérotation des DBM. Réglementairement: numérotation en ordre croissant et sans sauter de numéro. Le système ne contrôle pas la numérotation de celles-ci dans FMBOSTAT. Il s’agit d’un contrôle intellectuel par l’utilisateur habilité.

Modifications budgétaires

Décisions budgétaires modificatives

FMBOSTAT

Lorsqu’une Décision Budgétaire Modificative (DBM) est en cours, il est impossible d’effectuer des virements ou des réajustements.

Pour empêcher la saisie sur la version 0 dans SIFAC, il ne faut qu’aucun statut ne soit affecté à la version pour l’exercice concerné. De cette manière, aucune saisie ne sera possible sur la version 0, l’exécution budgétaire restant toujours possible

Financie

 La transaction FMBOSTAT permet de modifier l’affectation de statut à une version donnée S i
La transaction FMBOSTAT permet de modifier l’affectation de statut à une version
donnée
S i f a c
Système d’Information
Sélectionner la ligne à supprimer puis cliquer sur et sauvegarder Si un virement est saisi, il
Sélectionner la ligne à supprimer puis cliquer sur
et sauvegarder
Si un virement est saisi, il est impossible d’enregistrer, le message suivant
apparaît :
Budget
72

Modifications budgétaires

Décisions budgétaires modificatives

FMBOSTAT

Par la transaction FMBOSTAT, L’utilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction de l’avancement des DBM

Le tableau ci-dessous reprend les combinaisons à mettre en place en fonction de cet avancement

S i f a c
S i f a c

Système d’Information Financie

Modifications budgétaires

Décisions budgétaires modificatives

FMBB
FMBB

Financie

 La transaction FMBB – Workbench de budgétisation est utilisée pour les saisies des Décisions Budgétaires
La transaction FMBB – Workbench de budgétisation est utilisée pour les saisies des
Décisions Budgétaires Modificatives
S i f a c
Système d’Information
Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives FMBB Financie  La transaction FMBB – Workbench de budgétisation est

La seule différence avec la saisie du budget primitif (BP) est le type de budget

utilisé.

La capture d’écran montre une prévision budgétaire de dépenses pour la

première DBM

Modifications budgétaires

Virements et réajustements

Les virements et les réajustements correspondent à des mouvements :

 

En dépenses et / ou en recettes

Sur les axes de l’adresse budgétaire

Il peut s’agir :

 

De virements inter UB

De virements intra UB

S i f a c

Système d’Information Financie

De réajustements

Modifications budgétaires

Virements et réajustements

Les règles de gestion mises en place dans SIFAC sont :

Pour les virements :

Interdire les virements entre l’établissement hors SACD et ses SACD

Interdire les virements entre comptes budgétaires appartenant à des masses différentes

Vérifier le disponible sur la ligne émettrice

Interdire les virements depuis les comptes déclarés évaluatifs.

Interdire d’augmenter un compte déclaré limitatif.

S i f a c

Système d’Information Financie

Pour les réajustements

Interdire les transferts entre chapitres

Vérifier le disponible sur la ligne émettrice

Interdire les réajustement depuis les comptes déclarés évaluatifs.

Interdire d’augmenter un compte déclaré limitatif.

Modifications budgétaires

Virements et réajustements

FMBB

Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation.

Les données d’en-tête à saisir sont :

L’opération « transfert » pour modéliser un mouvement budgétaire

Les types de pièce :

VIEX : Virements inter UB

S i f a c

Système d’Information Financie

VIIN : Virements intra UB SAIC: Mouvements SAIC REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC

La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre les modifications budgétaires).

Financie

Modifications budgétaires

FMBB

Virements et réajustements S i f a c Système d’Information
Virements et réajustements
S i f a c
Système d’Information

Lors d’un transfert, il faut saisir au minimum deux lignes :

Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits

Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits

Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en

haut de l’écran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer

la pièce

Modifications budgétaires

Virements et réajustements

FMBB

Financie

Il est possible d’effectuer des virements et réajustements sur l’ensemble des axes budgétaires (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds et programme de financement) tout en respectant les règles de gestion

S i f a c
S i f a c

Système d’Information

Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner l’écran des postes pour séparer les lignes
Pour plus de lisibilité, il est
possible de fractionner
l’écran des postes pour
séparer les lignes
émettrices et les lignes
destinataires.
Pour changer le mode
d’affichage des lignes, il
faut cliquer sur :
ou

Modifications budgétaires

Virements et réajustements

FMBB

Virement inter UB (VIEX): entre CF appartenant à des UB différentes (ou « niveaux de gestion » différents pour les Etablissements passés aux RCE)

 

Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à l’intérieur d’une même masse

Virement de chapitre à chapitre à l’intérieur d’une même masse

Virement intra UB (VIIN): entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)

Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à l’intérieur d’une même masse

S i f a c

Système d’Information Financie

Virement de chapitre à chapitre à l’intérieur d’une même masse

Réajustements: entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)

Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à l’intérieur d’un même chapitre

Modifications budgétaires Virements et réajustements FMBB  Virement inter UB (VIEX):  entre CF appartenant à

Pour un virement, il est nécessaire de créer une pièce par masse utilisée

(1 pour le fonctionnement, 1 pour le personnel, 1 pour l’investissement)

Pour un réajustement, il est nécessaire de créer une pièce par chapitre utilisé

Exercice

Financie

Exercice 7 Virement entres comptes budgétaires de plusieurs adresses 15 min S i f a c
Exercice 7
Virement entres comptes budgétaires de plusieurs
adresses
15 min
S i f a c
Exercice Financie Exercice 7 Virement entres comptes budgétaires de plusieurs adresses 15 min S i f

Système d’Information

Exercice Financie Exercice 7 Virement entres comptes budgétaires de plusieurs adresses 15 min S i f

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 9: 5 min Fermeture de la version 0 S i f a c

Financie

Démonstration 9: 5 min Fermeture de la version 0 S i f a c
Démonstration 9:
5 min
Fermeture de la version 0
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 9: 5 min Fermeture de la version 0 S i f a c

Système d’Information

Sommaire

Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

S i f a c

Système d’Information Financie

Sommaire  Introduction  Adresse budgétaire  Elaboration budgétaire  Modifications budgétaires  Editions et Consultations

Editions et Consultations

Quatre états de gestion pour l’élaboration budgétaire :

FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget

FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet d’avoir une vue croisée nature/gestion

FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions d’un même exercice (Exemple:

PR1 & PR2)

S i f a c

Système d’Information Financie

FMEDDW permet d’avoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …)

Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

Editions et Consultations

Etat de budget

FMRP_RW_BUDGET

La transaction FMRP_RW_BUDGET permet d’afficher de manière détaillée ou de manière consolidée la synthèse du budget.

Il est possible de saisir un groupe de centres financiers d’une UB (ou « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) pour voir l’ensemble des saisies effectuées sur ce groupe.

S i f a c
S i f a c

Système d’Information Financie

Editions et Consultations

Etat de budget

FMRP_RW_BUDGET

Il est possible d’exporter sous Excel l’édition affichée à l’écran

Financie

Editions et Consultations Etat de budget FMRP_RW_BUDGET  Il est possible d’exporter sous Excel l’édition affichée
S i f a c
S i f a c

Cliquer sur le menu

« Options » puis

Options

Sélectionner « Microsoft

Office » dans Intégration

office

L’état apparaît alors

dans Microsoft Excel

Editions et Consultations Etat de budget FMRP_RW_BUDGET  Il est possible d’exporter sous Excel l’édition affichée

Système d’Information

Editions et Consultations

Analyse selon ratio

FMKFR01
FMKFR01

Financie

La transaction FMKFR01 « Analyse selon ratios » permet d’avoir une vue croisée nature gestion

1. Cliquer sur pour visualiser les variantes 2. Sélectionner la variante ELAB_BUDG pour avoir la liste
1.
Cliquer sur
pour visualiser les variantes
2.
Sélectionner la variante ELAB_BUDG pour avoir la liste des ratios
automatiquement
3.
Il est possible de restreindre l’affichage par une combinaison d’axe
budgétaire
S i f a c

Système d’Information

Editions et Consultations

Analyse selon ratio

FMKFR01
FMKFR01

L’édition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts

Financie

S i f a c
S i f a c

Système d’Information

 Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on
Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on
souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur
Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires
Permet de filtrer certaines valeurs
Il est possible d’enregistrer la mise en forme grâce aux boutons
Il est possible d’avoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant
Budget
88

Editions et Consultations

Analyse selon ratio

FMKFR01
FMKFR01

Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes d’affichages suivantes:

Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / NATURE

S i f a c
S i f a c

Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / GESTION

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01  Il est à disposition dans le mode opératoire

Système d’Information Financie

Editions et Consultations

Comparaison de versions

FMRP_RW_BUDVER

La transaction FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions de budget.

Financie

Editions et Consultations Comparaison de versions FMRP_RW_BUDVER  La transaction FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions
S i f a c
S i f a c

Système d’Information

Sélectionner les deux versions

 

à comparer

Il est possible de restreindre

l’affichage en saisissant des

critères sur les axes de

l’adresse budgétaire ou le type

de budget

 

Cet état permet notamment de

comparer juste après la

génération du budget voté que

la version 0 et la version PR2

sont bien identiques (Validation

Agent Comptable)

Cet état justifie que le budget

voté par le CA a correctement

été chargé.

Editions et Consultations

Liste des pièces budgétaires

FMEDDW
FMEDDW

La transaction FMEDDW permet d’afficher les pièces saisies lors de l’élaboration et la modification

budgétaires. Cela permet notamment d’éditer la liste des amendements ou des virements.  Les critères de
budgétaires. Cela permet notamment d’éditer la liste des amendements ou des virements.
 Les critères de sélection peuvent se faire sur :
L’exercice comptable,
La version,
Le type de pièce,
Les axes budgétaires,
L’utilisateur qui a saisi, …
Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et d’exporter dans Excel
S i f a c
Système d’Information Financie

Editions et Consultations

Etats règlementaires

ZSIFACFMTR_BUDGET

La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires :

S i f a c
S i f a c

Système d’Information Financie

Editions et Consultations

Etats règlementaires

ZSIFACFMTR_BUDGET

Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF)

Système d’Information Financie

S i f a c
S i f a c

Sélection obligatoire du

centre financier « père »

(tous les fils de ce

centre sélectionné sont

automatiquement pris

en compte)

Editions et Consultations

Etats règlementaires

ZSIFACFMTR_BUDGET

 L’Etat suivant s’affiche, directement éditable : S i f a c Système d’Information Financie
L’Etat suivant s’affiche, directement éditable :
S i f a c
Système d’Information Financie

Démonstration

Démonstration Financie Démonstration 10: 15 min Consultations des états de gestion S i f a c

Financie

Démonstration 10: 15 min Consultations des états de gestion S i f a c
Démonstration 10:
15 min
Consultations des états de gestion
S i f a c
Démonstration Financie Démonstration 10: 15 min Consultations des états de gestion S i f a c

Système d’Information

Exercice

ZSIFACFMTR_BUDGET

Exercice ZSIFACFMTR_BUDGET Financie Exercice (non présent dans le cahier) 15 min Consultation des éditions règlementaires S

Financie

Exercice (non présent dans le cahier) 15 min Consultation des éditions règlementaires S i f a
Exercice (non présent dans le cahier)
15 min
Consultation des éditions règlementaires
S i f a c
Exercice ZSIFACFMTR_BUDGET Financie Exercice (non présent dans le cahier) 15 min Consultation des éditions règlementaires S

Système d’Information

Sommaire

Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

S i f a c

Système d’Information Financie

Sommaire  Introduction  Adresse budgétaire  Elaboration budgétaire  Modifications budgétaires  Editions et Consultations

Contrôles budgétaires

Généralités

Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions d’exécution : engagement financier, commande d’achat, facture etc.

Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît. (Seuil fixe non paramétrable)

Contrôles budgétaires Généralités  Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions
Contrôles budgétaires Généralités  Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions

S i f a c

Système d’Information Financie

Lorsque que le budget est épuisé (100% du budget consommé), un message d’erreur bloquant apparaît

Contrôles budgétaires Généralités  Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions

Contrôles budgétaires

Contrôles règlementaires

Étanchéité des trois masses

La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement

Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE

Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts.

S i f a c

Système d’Information Financie

Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre pour les établissements non passés aux

RCE Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.)

 

Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au- delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent.

Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées

Etanchéité des crédits alloués à la convention RA

Contrôles budgétaires

Etablissements RCE

Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse

Auparavant, lorsque l’intégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61.

S i f a c

Système d’Information Financie

Désormais, l’ensemble des crédits d’une masse peut être utilisé sans distinction de chapitre, dans l’ensemble de l’établissement

Conséquences

Chute de la volumétrie des virements chapitre chapitre

Contrôles budgétaires

Contrôles optionnels et contrôles spécifiques aux SAIC

Contrôles optionnels internes :

Contrôle sur l’enveloppe allouée au CR

Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres

financiers

Etanchéité de l’enveloppe du CR au sein d’une même masse

Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou

4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier

Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise l’enveloppe de crédits du

projet pour les conventions et les opérations.

Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA

S i f a c

Système d’Information Financie

Contrôles optionnels internes pour les établissements passés aux RCE :

Contrôle sur l’enveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses

fils)

Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre

Contrôles spécifiques au sein du SAIC :

Budget évaluatif SAIC

Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter

l’équilibre fonds de roulement

Contrôles budgétaires

Contrôles spécifiques aux conventions

Typologie

Type du

Description

Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la

Contrôles sur l'Unité

eOTP

PFI

limite du budget du Centre Financier support

Budgétaire

   

Convention RA avec contrôle sur

l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF

 

RAEN

l'enveloppe de la convention

ne peut être dépassée

Ressource

RAMA

Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention

l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif

Affectée

RACH

Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention

l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CONTRÔLE UB / CHAPITRE

RACO

Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention

l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

   

Convention non RA avec contrôle sur

l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF

 

CVEN

l'enveloppe de la convention

ne peut être dépassée

CVMA

Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention

l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

Convention

CVCH

Système

Convention non RA avec contrôle sur les

chapitres de la convention

i f a c

S

l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif

CVCO

Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention

l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CONTRÔLE UB / CHAPITRE

CVSU

Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support

Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent

 

OPEN

Opération pluriannuelle avec contrôle sur

l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles

 

l'enveloppe de l'opération

ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPMA

Opération pluriannuelle avec contrôle sur

l'enveloppe par masses de chacune des opérations

les masses de l'opération

pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPCH

Opération pluriannuelle avec contrôle sur

l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations

le chapitre au niveau de l'UB ne

Opération

les chapitres de l'opération

pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

peut jamais passer en négatif

sans contrat

OPCO

Opération pluriannuelle avec contrôle sur

l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être

CONTRÔLE UB / CHAPITRE

les comptes de l'opération

dépassée

OPSU

Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support

Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent

d’Information Financie