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MF.

1004_3
GESTIN DE
PROVEEDORES
CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD
GESTIN Y CONTROL DEL APROVISIONAMIENTO (COML0210)

NDICE

UD5 Seguimiento y evaluacin de proveedores

5.1. Gestin y seguimientos de proveedores y pedidos


5.1.1. Objetivos de la gestin de pedidos y la distribucin
5.1.2. Recepcin, identificacin y verificacin de pedidos
5.1.3. Errores en las especificaciones de los pedidos
5.1.4. Optimizacin de las entregas y recepcin de mercancas
5.2. Redes de intercambio de informacin
5.2.1. Sistemas de seguimiento de proveedores
5.3. Diagramas de flujo de documentacin e informacin y
descripcin de actividades

NDICE
5.4. Gestin Automtica de Pedidos GAP
5.5. Seguimiento del pedido
5.6. Registro documental de operaciones
5.7. Indicadores de calidad y evaluacin de proveedores
5.7.1. Clculo de desviaciones en costes, plazos de entrega y
errores
5.7.2. Indicadores de cumplimiento
5.7.3. Indicadores de evaluacin
5.7.4. Indicadores de eficiencia
5.7.5. Indicadores de eficacia
5.7.6. Indicadores de gestin
5.8. Elaboracin de informes de evaluacin de proveedores

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
La cadena de suministro es un conjunto de agentes que
actan en base a un flujo de materiales e informacin en el
sentido opuesto. Estos agentes son: proveedores, fbricas
intermedias, centros de distribucin y consumidores finales.

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Una cadena de suministro ptima entrega al cliente final el
producto solicitado, en el lugar correcto y en el tiempo
estipulado, al precio requerido y con el menor coste posible.
La gestin de la cadena de suministro incluye las siguientes
actividades que deben ser considerados de una forma
integral:

Seleccin de proveedores

Gestin de compras

Planificacin de la produccin

Gestin de pedidos

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos

Gestin de inventarios

Almacenes

Transporte y distribucin

Servicio al cliente y sistemas informticos

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
5.1.1. Objetivos de la gestin de pedidos y la distribucin
El pedido es el documento que introduce al cliente en el
flujo de ventas de la empresa, conectando al cliente con la
empresa de una forma integral y definitiva.
La gestin del pedido supone la integracin de su
informacin dentro de los sistemas informticos y
contables de la empresa.
La diez actividades bsicas en la gestin de pedidos son
las siguientes:

Planificacin de pedidos

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos

Generacin de pedidos

Estimacin de costes y precios

Recepcin y entrada del pedido

Seleccin y priorizacin

Programacin

Cumplimentacin

Facturacin

Devoluciones y reclamaciones

Servicio postventa

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Dentro del proceso de gestin de pedido se pueden
identificar las siguientes fases:
1.

Recepcin del pedido

2.

Validacin del pedido

3.

Registro en los sistemas

4.

Pedido en firme o pedido comprometido

5.

Pedido pendiente de cumplimentacin

6.

Informacin del estado del pedido

7.

Almacenamiento y consulta de pedidos terminados

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Ventas Planificacin Ingeniera Fabricacin Finanzas Marketing
Recepcin
Pre-validacin
Realizar
comprobaciones
de cliente

Validacin

Comprobain
cumplimiento
criterios y
polticas

Registro
Order
Promising

Coordina

Dar de alta el
pedido

Establecer
fechas de
pedido

Diseo

Asignar
recursos

Calcular necesidades

Calcular
costes

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Ciclo de vida del pedido: es el periodo que transcurre
desde que se negocia un pedido con el cliente hasta que
se factura y se cobra la entrega del mismo(demanda,
pedido, cumplimentacin y pago)

5.1. Gestin y seguimiento de proveedores y pedidos


Ventas
Front-end

Ventas
Front-end

Propuesta
de pedido

Almacn

Finanzas

Recepcin

Propuesta
de pedido
prevalidada

Pre-validacin

Propuesta
de pedido
validad

Registro

Propuesta
de pedido
registrada

Order
promising

Pedido

Dar de alta
el pedido

Pedido pendiente
de
cumplimentacin
Fabricado

Fabricacin

Entregad

Facturado

Programacin
Fabricacin

Almacenaje
Expedicin
Distribucin

Cerrado

Pedido terminado

Facturacin

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
5.1.2. Recepcin,
pedido

identificacin

verificacin

del

El almacenamiento es una actividad logstica que comprende


todas aquellas acciones destinadas a organizar la entrada de
mercanca en los almacenes, el stock y la preparacin de las
expediciones de venta al cliente.
Existen varios tipos de almacenes:
Segn

la mercanca que se almacena:

De

materias primas

De

material para repuestos

De

productos finalizados

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Almacn

de mercancas auxiliares para la produccin

Almacn

de mercanca lquida

Almacn

de cargas

Almacn

de mercancas a granel

Segn

el sistema logstico

Almacenes

centrales

Almacenes

de rea

Almacenes

de trnsito

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Segn

el grado de automatizacin

Convencionales
Automatizados

Como factores importantes en cuanto al diseo se ha de


tener en cuenta el dimensionamiento de:
Zona

de aparcamiento

Zona

de recepcin

Zona

de expedicin

Zona

de almacenamiento

Zonas

auxiliares

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
La gestin de entrada y recepcin de los pedidos
Recepcin

copia del pedido

Recepcin

del pedido

Descarga

La gestin de ubicaciones: clasificacin y colocacin


Segn

las caractersticas de los productos

Clasificacin

ABC

La preparacin de pedidos. Etapas:


-Anlisis del grado de urgencia para cada pedido recibido
Determinacin
Orden

de la ubicacin de las mercancas pedidas

de extraccin

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
5.1.3. Errores en las especificaciones de los pedidos
Los errores en la preparacin de pedidos se deben a causas
variadas afectando al nivel se servicio a los clientes, y obligando
en ocasiones a generar ms operaciones y gestiones
administrativas para atender a los mismos clientes.
Factores que influyen:
Baja

metodizacin y formalizacin

Instalaciones

y equipamientos inadecuados

Ineficiencias

en la ubicacin y accesibilidad e identificacin de

los productos
Manipulacin

y forma de los productos

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Perfil

y habilidades del personal inadecuado

Capacitacin

deficiente

Abastecimiento

inadecuado

Documentacin

o informacin incorrecta o ilegible

Identificacin
Urgencias

de productos

y cambios en los pedidos

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
5.1.4. Optimizacin de las entregas y recepcin de
mercancas
La recepcin de los pedidos consta de:
Aceptacin
Descarga
Depsito

del material

del material desde el medio de transporte


o preparacin del material para enviarlo

Verificacin

del material y estado de la documentacin

Introduccin

de la informacin en el sistema informtico que


implica nuevo stock

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Unidades de manipulacin
Los
La

contenedores

paleta

Aparatos para el manejo de cargas


Transpaletas
Apiladoras
Carretillas
Transelevadores
Carros

filoguiados

5.1. Gestin y seguimiento de


proveedores y pedidos
Aparatos para la preparacin de pedidos
Carruseles
Paternosters

Estanteras
Estanteras

ligeras

Estanteras

fijas para paletas

Sistema

compacto de estanteras para paletas

Estanteras

con pasillo estrecho

Estanteras

mviles

Estanteras

autoportantes

5.2. Redes de intercambio de informacin


5.2.1. Sistemas de seguimiento de proveedores
Destacamos:
CPFR (Planificacin, el pronstico y la provisin colaborativo)
Conjunto de procedimientos con el objetivo de mejorar la
eficiencia de la cadena de suministro mediante el
establecimiento de estndares para gestionar de forma ptima
el flujo de informacin y materiales. Pasos a seguir:
1.- Definir un acuerdo de colaboracin
2.- Crear un plan de negocio conjunto
3.- Crear una previsin de ventas
4.- Identificar excepciones en la previsin de ventas

5.2. Redes de intercambio de informacin


5.- Resolver excepciones
6.- Crear una previsin de pedidos de compra
7.- Identificar excepciones en las previsiones de compres
8.- Generar rdenes de compra

5.3. Diagramas de flujo de


documentacin e informacin y
descripcin de actividades
Cliente

Creacin de
pedido de
cliente

Oferta de
aprovisio
namiento
(128)

Visualizaci
n de la lista
de
solicitudes
de pedido
para asignar

Document
o de
facturaci
n

Confirmaci
n de
pedido

Gestin
de
crditos
(108)

(Opcional)
Modificacin
de cantidad
de pedido

Factura de
proveedor
recibida

Gestin
de
crditos
(108)

Creacin
automtica de
una solicitud

Conversin
de las
solicitudes
asignadas en
pedidos

Liberacin
de pedidos

Adminis
trador
de
factura
cin

Directo
r de
compra
s

El cliente
solicita
material

Admini
strador
de
ventas

Prove
e-dor

Entrega de
artculos al
almacn
del
intermedia
rio

Acreedor
es/
deudores

Encargad
o de
almacn

Facturacin

Impresin
de vale de
GR

AP Pago
efectuado
(158)

Pool de
entregas

Contabilizac
in de
entrada de
mercancas

Proveedor
COGS

Contabilizac
in de la
salida de
mercancas

Lista de
picking

Recepcin
de factura

AR
Entrada
de pagos
(157)

5.3. Diagramas de flujo de


documentacin e informacin y
descripcin de actividades
<Funcin
>

Smbolo

Descripcin

Comentarios

Banda: identifica un rol de usuario, como


comprador o gerente de ventas. Tambin puede
identificar una unidad o un grupo organizativo,
ms que un rol especfico.

La banda de roles
contiene tareas
comunes
de ese rol.

El resto de smbolos del flujo de procesos de esta


tabla van en estas filas. Dispone de todas las filas
necesarias para cubrir todos los roles del
escenario.

Exter
no al
siste
ma
SAP
Proceso de
unidades

Referenc
ia de
proceso
Referenci
a de
subproce
so

Decisi
n del
proces
o

Conexin
de
diagrama

Impresin/
Documento

Eventos externos: contiene eventos que comienzan


o terminan el escenario, o que tienen una
influencia en la sucesin de eventos del
escenario.

Actividad
empresarial
/
Evento

Smbolo

Lnea de flujo (slida): indica la secuencia normal


de etapas y la direccin del flujo en el escenario.
Lnea de flujo (punteada): indica el flujo de tareas
utilizadas con poca frecuencia o condicionales en
un escenario. Esta lnea tambin puede llevar a
documentos que forman parte del flujo de
procesos.

Conecta dos tareas


en un proceso de
escenario o
un evento sin etapas.

Actividad empresarial/Evento: identifica una accin


que lleva hacia o fuera del escenario, o bien un
proceso externo que tiene lugar durante el
escenario.

No corresponde a una
etapa de tarea del
documento.

Proceso de unidades: identifica una tarea que se


cubre por etapas en el escenario.

Corresponde
a una etapa
de tarea del
documento.

Resultados
financieros
reales

Planificacin
de
presupuesto

Proces
o
manua
l

Referencia de proceso: si el escenario hace


referencia a otro escenario en su totalidad,
escriba el nmero y nombre en este nivel.

Corresponde
a una etapa
de tarea del
documento.

Referencia de subproceso: si el escenario hace


referencia a otro escenario en parte, escriba el
nmero y nombre del escenario, as como los
nmeros de etapas en este nivel.

Corresponde
a una etapa
de tarea del
documento.

Versin/
Datos
existente
s

Decisin del proceso: identifica una decisin/punto


de inflexin, que supone una eleccin que debe
realizar el usuario. Las lneas representan varias
opciones que surgen de distintas partes del
diamante.

No suele corresponder a la etapa


de tarea del
documento, sino que
refleja una eleccin
que debe tomarse
tras la ejecucin de
una etapa.

Decisin
aprobado
/no
aprobado

Descripcin

Comentarios de utilizacin

Al siguiente/Desde el ltimo
diagrama lleva a la pgina
siguiente/anterior del diagrama.

El diagrama de flujo contina


hasta la pgina siguiente/anterior.

Impresin/Documento: identifica un
documento, informe o formulario
impreso.

No corresponde a la etapa de
tarea en un documento, sino
que se utiliza para reflejar un
documento generado por una
etapa de tarea; esta forma no
tiene lneas de flujo hacia fuera.

Resultados financieros reales:


indica un documento contable
financiero.

No corresponde a la etapa de
tarea en un documento, sino
que se utiliza para reflejar un
documento generado por una
etapa de tarea; esta forma no
tiene lneas de flujo hacia fuera.

Planificacin de presupuesto:
indica un documento de
planificacin de presupuesto.

No corresponde a la etapa de
tarea en un documento, sino
que se utiliza para reflejar un
documento generado por una
etapa de tarea; esta forma no
tiene lneas de flujo hacia fuera.

Proceso manual: cubre una tarea


realizada de forma manual.

No suele corresponder a una


etapa de tarea de un documento,
sino que se utiliza para
representar una tarea realizada de
forma manual, como la descarga
de un camin en el almacn, que
afecta al flujo del proceso.

Versin/Datos existentes: este


bloque cubre datos facilitados
desde un proceso externo.

No suele corresponder a una


etapa de tarea en un documento,
sino que esta forma representa
datos que provienen de una
fuente externa; este paso no tiene
lneas de flujo entrantes.

Decisin de aprobado/no aprobado


del sistema: este bloque cubre una
decisin automtica tomada por
el software.

No suele corresponder a una


etapa de tarea del documento,
sino que se utiliza para
representar una decisin
automtica realizada por el
sistema y que se realiza tras la
ejecucin de una etapa.

5.4. Gestin automtica de pedidos GAP


Para una gestin automtica de pedidos hemos de tener un
sistema de control de stocks, teniendo en cuenta los siguientes
conceptos:

Sistema de control de inventarios mximos y mnimos

Nivel mximo de existencias/Cantidad mxima

Nivel mnimo de existencias/Cantidad mnima

Periodo de reabastecimiento/Existencias
reabastecimiento

Nivel de existencias de seguridad

Nivel de existencias del lapso de reabastecimiento

Punto de pedido de emergencia (PPE)

del

periodo

de

5.4. Gestin automtica de pedidos GAP


A partir de estos conceptos en un software de gestin de
inventarios se automatizarn los pedidos, en base a los criterios
y particularidades de los productos y de los conceptos
anteriormente citados.

5.5. Seguimiento del pedido


En funcin de los agentes que interactan, clientes y
proveedores, se pueden dar varias posibilidades para hacer un
seguimiento del pedido de compra:

Portales de venta de proveedores

Portales de compra del cliente

Iniciativas sectoriales

Para la mejora de los procesos de aprovisionamiento existen


aplicaciones e-colaboration mientras que para la mejora del
proceso de compras, e-procurement

5.6. Registro documental de operaciones


Las operaciones susceptibles de ser registradas en los procesos
de compra son las siguientes:

Recepcin y prevalidacin del pedido

Validacin y registro

Pedido comprometido

Consulta del estado del pedido

Cumplimentacin del pedido

5.7. Indicadores de calidad y de evaluacin


de proveedores
Los indicadores permiten hacer un seguimiento de la actividad y
calidad de determinados procesos dentro de la empresa. Una de
las aplicaciones posibles es la evaluacin de proveedores,
pudindose medir el desempeo en cuanto a calidad y
productividad
5.7.1. Clculo de desviaciones en costes, plazos de
entrega y errores

Coste
de
unidad
almacenada:
almacenamiento por unidad de stock

Coste

total

de

Coste de unidad enviada: Coste total de envos por cada


unidad expedida

5.7. Indicadores de calidad y de evaluacin


de proveedores

Coste de transporte sobre la venta: Coste total de


transporte respecto a las ventas de la empresa

Coste de unidad importada: Coste total de importaciones


por unidad importada

Incidencias en entregas de proveedor: envos con retraso


o incidencia en la entrega sobre el total de envos

5.7.2. Indicadores de cumplimiento

Entregas a tiempo: mide el nmero de pedidos en tiempo


sobre el total de pedidos

Entregados completos: mide el nmero


entregados completos sobre el total de pedidos

de

pedidos

5.7. Indicadores de calidad y de evaluacin


de proveedores

Documentacin sin problemas: mide el nmero de pedidos


recibidos con la documentacin correcta sobre el total de
pedidos

5.7.3. Indicadores de evaluacin

Certificacin de proveedores:
mide el nmero
proveedores certificados en base al total de proveedores

de

Calidad de los pedidos generados: nmero y porcentaje de


pedidos de compra generados sin retraso. Se calcula en base
al total de pedidos de compra creados en un periodo dado

Entregas perfectamente definidas: nmero y porcentaje


de productos y pedidos que s cumplen las especificaciones de
calidad. Se calcula en base al total de compras recibidas

5.7. Indicadores de calidad y de evaluacin


de proveedores
5.7.4. Indicadores de eficiencia

Exactitud en inventario: proporcin entre el valor de las


diferencias de inventario sobre el stock valorado total. Es el
porcentaje de stock con descuadre en el almacn

Tiempos de control de calidad: proporcin entre el tiempo


empleado para pasar el control de calidad de los productos
comprados, sobre las unidades compradas

5.7.5. Indicadores de eficacia


- Rotacin de mercanca: proporcin entre las ventas y el
inventario medio del periodo. Es el nmero de veces que el
capital invertido se recupera a travs de las ventas

5.7. Indicadores de calidad y de evaluacin


de proveedores

Duracin del inventario: proporcin entre el inventario final


y las ventas promedio del ltimo periodo. Indica cuantas
veces dura el inventario que posee

Vejez del inventario: proporcin entre las unidades de


stock no disponibles para la venta sobre el total de stock

5.7.6. Indicadores de gestin

Volumen de copra: porcentaje de las ventas que se


destinan a compras

Capacidad de produccin utilizada: porcentaje de la


capacidad utilizada real sobre la mxima produccin
conseguible en el periodo

5.7. Indicadores de calidad y de evaluacin


de proveedores

Valor econmico del inventario: importe econmico del


valor del stock de cada proveedor

Coste metro cuadrado: importe econmico del almacn en


relacin al total de espacio de almacenamiento

5.8. Elaboracin de informes de evaluacin


de proveedores
Evaluacin inicial:

Datos histricos

Certificacin

Suministros o servicios de prueba

Cuestionarios de evaluacin

Aprobacin/ exclusin de proveedores

Actualizacin listado de proveedores