MANUALES

ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO DE MANUAL
Los
manuales
administrativos
son
documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica,
informacin
de
una
organizacin
(antecedentes,
legislacin,
estructura, objetivos, polticas, sistemas,
procedimientos,
etc)
as
como
las
instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor
desempeo de las tareas.
2

OBJETIVOS

Fijar por escrito y sistematizar las diversas

polticas y procedimientos de trabajo.

Servir de medios de comunicacin entre la

direccin y los empleados.

Facilitar la delegacin de funciones y la

autoridad

Simplificar y ordenar el trabajo.

3

CLASIFICACIN
1.

POR SU NATURALEZA O AREA DE

APLICACIN

a)

MACROADMINISTRATIVOS: contienen la informacin de ms de una organizacin.

b)

MICROADMINISTRATIVOS:
corresponden a
una sola organizacin y pueden referirse a
ella en forma general o a una de sus rea en
forma especfica.
4

CLASIFICACIN
2.
a)
b)

3.
a)
b)
c)
d)

POR SU CONTENIDO
De organizacin
De normas y procedimientos
POR AREAS
(Deptos.)
Direccin
Ventas
Produccin
Administracin

FUNCIONALES

GUIAS PARA LA REDACCIN Y

EDICIN DE MANUALES
a)
b)
c)
d)
e)

Deben hacerse en papel tamao carta y a

rengln cerrado
Debe ponerse el nombre de la empresa en
el margen izquierdo
Todas las hojas deben tener agujeros en el
margen izquierdo
Se debe contar con suficientes ejemplares
Para la edicin se usar el sistema de hojas
sueltas.
6

GUIAS PARA LA REDACCIN Y

EDICIN DE MANUALES
f)

g)

h)

El estilo de redaccin debe ser sencillo,

claro y conciso, que no tenga que recurrirse
al diccionario para aclarar conceptos.
Deben evitarse abreviaturas en los ttulos
de los temas
Las hojas de los manuales llevaran
numeracin correlativa del 1 en adelante.
Se omitir el nmero 1 y en el resto se
anotar el nmero en el margen superior
derecho
7

MANUAL
DE
ORGANIZACIN
8

MANUAL DE ORGANIZACIN
Este tipo de manual contiene informacin
detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura orgnica,
funciones, organigramas, niveles jerrquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, as
como
canales
de
comunicacin
y
coordinacin de una organizacin.

CONCEPTO
El manual de organizacin es un conjunto de
referencias
de
organizacin
usados
frecuentemente por los directores, tienen
mucha
utilidad
como
instrumentos
administrativos para ayudar a realizar el
trabajo con mayor eficacia.

10

OBJETIVOS

Permiten conocer los medios personales e

instrumentales de que dispone la organizacin.
Facilitan el conocimiento de la estructura y
hacen posible la valoracin de los puestos que
la integran.
Posibilitan la accin directiva al establecer los
canales de comunicacin.
Fomentan la motivacin al proporcionar a cada
funcionario una visin global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de
ella.
11

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA

ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN
1.

Descripcin de los elementos de la Unidad

Administrativa: debe principiarse por la
unidad de ms alto nivel jerrquico.

2.

Descripcin de puestos: debe principiarse

por el puesto de trabajo de la autoridad
mxima de la empresa.

3.

Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser

formalmente observado el contenido del
manual.
12

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA

ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN

4. Sancin
de
la
autoridad
superior:
aprobacin, Vo. Bo. o autorizacin de aplicacin
y uso del manual
5. Identificacin y presentacin: el manual debe
llevar su cartula e ndice de contenido
6. Aspectos de redaccin, limpieza y empastado.
Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan
las modificaciones, cambios y mejoras.

13

DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
I.

IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subalternos

14

I.

IDENTIFICACIN:

Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas

empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fcil
localizacin de los mismos. En algunos casos, se otorga el
nmero que presupuestariamente le corresponde.

Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (va

presupuesto, nmina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha
denominado el puesto.

Ubicacin administrativa: En este apartado se debe anotar el

rgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado
o en donde se le puede localizar.

Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la

persona de quien recibe rdenes y/o instrucciones directamente
en su trabajo.

Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales

dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del
trabajo.

15

DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
II.

DESCRIPCIN
Naturaleza: (descripcin genrica del
puesto)
Atribuciones: (descripcin especfica del
puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:
16

II

DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Naturaleza: Esta es una descripcin sucinta de aspectos esenciales y

especficos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace
que se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este
apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo,
tcnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad
y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisin recibida y/o
ejercida, as como el grado de independencia y criterios necesarios
para el desarrollo del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las
labores o tareas realizadas.

Atribuciones: Es la descripcin breve, en trminos generales y con

algn grado de importancia de las tareas o labores que son
caractersticas del puesto. En este apartado no se debe pretender
incluir todas las tareas o labores que se realizan en cada uno de los
puestos, ni todas las que se describen sern limitativas de lo que debe
desempear la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto,
este es un apartado representativo de un puesto en particular y
existen varias formas de enmarcar su descripcin.
Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.

17

II

DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de

relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el
desempeo de sus atribuciones tanto en forma intra como
interinstitucional.

Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del

puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o
labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y
responsabilidad y en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.

Responsabilidades: Se refiere a la descripcin de los elementos

que inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho,
uso de equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el
trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su
cuanta de utilizacin.

18

DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
III.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

(requisitos mnimos exigidos)
a) Educacin:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos:

19

III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Educacionales o Acadmicos: Grado de educacin escolar, media y/o

universitaria indispensable.

Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prcticos y/o

tcnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo,
preferentemente se debe dar en funcin del tiempo de prctica dentro
y/o fuera de la empresa o institucin.

Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental

para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,
instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.

Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad

especifica; esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la
habilidad necesaria y requerida para acometer una accin, actividad o
tarea.

20

III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta

seccin, puede servir como complemento a la informacin otorgada al
aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente.
Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentracin y atencin
necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o
muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.
Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o
desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el
empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado fsico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo
incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en
otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad
limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.

21

EJEMPLO DE DESCRIPCIN
TECNICA DE PUESTO
I.

IDENTIFICACIN

Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

I.

IDENTIFICACIN

Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1.

Naturaleza:

1.

Naturaleza:

2.

Atribuciones:

2.

Atribuciones:

3.

Relaciones de trabajo

3.

Relaciones de trabajo

4.

Autoridad:

4.

Autoridad:

5.

Responsabilidades:

5.

Responsabilidades:

III.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

III.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1.

Acadmicos

1.

Acadmicos

2.

Experiencia

2.

Experiencia

3.

Habilidades y destrezas

3.

Habilidades y destrezas

4.

Otros requisitos

4.

Otros requisitos

22

CONTENIDO
ndice o contenido
2. Introduccin
3. Antecedentes
de la empresa, unidad
administrativa y manual.
4. Marco jurdico institucional, bases legales
que sustentan el origen de la institucin o
empresa: (acuerdos, acta de constitucin,
escritura pblica, estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, especfico, de
funciones y nominal o de puestos
7. Descripcin de puestos
8. Glosario
9. Anexos
1.

23

MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
24

CONCEPTO
Instrumento administrativo de carcter
informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecucin
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su rea de aplicacin y la toma de
decisiones
en
el
desarrollo
de
las
actividades.
25

CAMPO DE APLICACIN
Es el conjunto de unidades administrativas,
puestos, niveles jerrquicos que tienen
relacin con los procedimientos, as como el
rea fsica en la que se desarrollan las
actividades.

26

OBJETIVOS GENERALES
Es la descripcin clara y concreta del fin
ltimo que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientacin del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

27

NORMAS GENERALES
Es la descripcin de los lineamientos que
rigen o guan la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuacin externa e interna en la
realizacin de las actividades que integran
el procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales,
tambin prohbe cualquier accin que
contradiga la normalizacin del quehacer en
las operaciones necesarias.
28

SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La ms comn para la elaboracin de los
diagramas es de la forma ANSI (American
National Standard Institute) Ha preparado
una simbologa para representar flujos de
informacin del procesamiento electrnico
de datos, de la cual se han adoptado algunos
smbolos
para
diagramas
de
flujo
administrativos.
29

SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI

INICIO O FIN

OPERACIN,
ACTIVIDAD O
PROCESO

INSPECCIN,
REVISIN O
VERIFICACIN

CONECTOR
FUERA DE
PAGINA

ARCHIVO FINAL

ARCHIVO
TEMPORAL

DOCUMENTO

TRANSFERENCI
A

ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA

MULTIDOCUMENT
O

DECISIN

30

ELEMENTOS DEL
PROCEDIMIENTO
1.

DEFINICIN: es el titulo que identifica lo que

se va a realizar.

2.

OBJETIVOS ESPECFICOS: son todos aquellos

aspectos tcnico-administrativos que se
alcanzaran por medio del procedimiento.

3.

NORMAS ESPECIFICAS: puede sealarse

como norma , lo relativo al proceso de
distribucin de las formas o formularios y sus
copias, que participan en el procedimiento.
31

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

narracin descriptiva, ordenada cronolgica y
secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (4 columnas)
Unidad

5.

Puesto

Paso No.

Actividad

FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:

representa grficamente la participacin
directa de cada puesto de trabajo en el
proceso operativo de un procedimiento
determinado
32

Empresa:

Procedimiento:
Fecha:
No. de Pasos:

Titulo:

No. de Forma:
Elabor:

Empresa:
Hoja:

Procedimiento:
No. de Pasos:

Titulo:

PUESTO

No. de Forma:
PASO No.

Fecha:
Hoja:
Elabor:

ACTIVIDAD

DEFINICIN:

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

NORMAS ESPECIFICAS:

33

Empresa:

Procedimiento:

No. de Pasos:

Fecha:

Hoja:

Aspirant
eo
Solicita
nte

Junta Directiva

INICIO

Titulo:
No. de Forma:
Elabor:
Gerente de
RR.HH

Gerente
de
RR.HH

Junta Directiva

Aspirante o
Solicitante

SI
NO

5.1

5.2

FIN

34

CONTENIDO
ndice o contenido
2.
Introduccin
3.
Campo de aplicacin
4.
Objetivos generales del manual
5.
Normas generales del manual
6.
Simbologa
7.
Descripcin de los procedimientos
- Objetivos y normas especficas del
procedimiento.
- Descripcin del procedimiento
(pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8.
Glosario
9.
Anexos
1.

35