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BENCHMARK

Recursos Humanos

COMO INICI EL BENCHMARKING?

Despus de la segunda Guerra Mundial, Japn era conocido


como un productor de bajo costo y baja calidad.

En los aos 70s, las cosas empezaron a cambiar.

Los ingenieros japoneses empezaron a visitar las plantas en


Estados Unidos, observando, preguntando, tomando notas y
absorbiendo ideas.

Regresaban a Japn, analizaban lo que haban visto y


combinando las mejores ideas, rediseaban los mtodos de
produccin.

Estaban haciendo Benchmarking, aunque el trmino


todava no se conoca.

COMO INICI EL BENCHMARKING? (Cont)

Los Japoneses decidieron establecer nuevos estndares a nivel


mundial:

Si los americanos producan algo en 3 das, ellos lo haran


en 1 da.

Si 40 operarios en Estados Unidos hacan un producto, ellos


lo haran con 10.

La idea de observar y adaptar los mejores mtodos despus


fue conocido como Benchmarking

LA EXPERIENCIA DE XEROX

En los aos 60s y 70s Xerox tena el 90% del mercado de las
copiadoras.

A finales de los 70s, Canon empez a fabricar copiadoras.

Para el asombro de los ingenieros de Xerox, las copiadoras Canon


eran mucho mejores y se vendan a un precio menor que los cosos
de produccin de Xerox.

La primera reaccin por parte de Xerox fue de incredulidad... No


puede ser cierto, vamos a demandarlos por Dumping.

LA EXPERIENCIA DE XEROX (Cont)

Fuji Xerox en Japn confirm que efectivamente Canon estaba


produciendo mejores copiadoras que costaban menos!
La alta administracin de Xerox continuaba escptica a la
eficiencia del Benchmarking, hasta que realizaron una
comparacin con L. L. Bean, una empresa completamente
ajena al negocio de las copiadoras.
En esta experiencia Xerox entendi los beneficios del
Benchmarking al analizar el Proceso y no solo las
Mediciones.
El estudio debe realizarlo el personal que hace el trabajo y
debe conocer el proceso detalladamente.
Robert C. Camp., Gerente de logstica de Xerox, document la
experiencia en la comparacin con L. L. Bean.

QUE ES BENCHMARK?
Benchmark es la meta que define niveles de desempeo. Son
mediciones puntuales.
Clase Mundial
Meta 3

El mejor en la Industria
Meta 2

Requerimientos del Cliente


Meta 1

Desempeo actual

QU ES BENCHMARKING? (Cont)

DEFINICIN:
Es encontrar e implementar las Mejores Prcticas que nos lleven a
lograr un desempeo superior.

BENCHMARKING ES UN PROCESO:
El proceso de medir y comprender el desempeo de nuestros
sistemas, asimilando los resultados y tomando acciones para lograr
un desempeo superior.
Es un proceso que promueve el aprendizaje y la Mejora Continua.

IMPLICA:
Buscar ms all de la organizacin para descubrir otras maneras de
hacer las cosas mejor, identificando y emulando lo mejor de lo
mejor sin importar la industria.

FILOSOFA BSICA

Conocer la Operacin del Sistema.


Analizar el actual proceso de trabajo.
Determinar fortalezas y debilidades del proceso.
Documentar como funciona. Diagramas de flujo y
medicin.
Requerimientos del cliente (interno y externo).

Conocer al Lder de la Industria.


Investigar quien es el Mejor Competidor.
Encontrar sus Fortalezas y Debilidades.
Aprender de organizacin de Clase Mundial.

FILOSOFA BSICA (Cont)

Incorporar al Mejor.
Aprender del Mejor.
Adoptar y adaptar sus Mejores Prcticas. (Es bsico
determinar que queremos mejorar)
Encontrar el Mejor Mtodo est donde est.

Obtener Superioridad (Ser el Mejor de la Industria).


Combinar lo mejor de las Mejores Prcticas.
Transformarse en el Mejor de la Industria.

DNDE HACERLO?
Jerarqua de Procesos
ORGANIZACIN
Compaa o Divisin.
PROCESO CLAVE
Sistema crtico que cruza varias funciones del negocio y
tiene un alto impacto en la satisfaccin del cliente.

Benchmarking

PROCESO FUNCIONAL
Funcin de trabajo especfica desempaada a Nivel
Departamento.
METODOS
Prctica de trabajo especfica utilizada en un paso del
Proceso de Trabajo.

A estos niveles se
obtienen mejores
beneficios

DISPARADORES DE UN PROYECTO DE
BENCHMARKING

Problemas de Operacin Ejecucin:


Para resolver un problema de algn Proceso y el cual no puede ser
resuelto internamente.

Mandato:
Se tiene fuerte presin de la competencia y la Direccin demanda
que los Procesos Clave sean comparados.

DISPARADORES DE UN PROYECTO DE
BENCHMARKING (Cont)

Innovacin:
Por innovaciones conocidas a travs de publicaciones o
eventos y es necesario encontrar la forma de cmo
implementarlas.

Necesidades de los clientes:


El Proceso actual es necesario redisearlo ya que se sigue
incrementando el nivel de quejas o se est saliendo de
especificaciones y no se tiene el conocimiento de cmo
redisearlo.

PREMISAS

La gente que hace el trabajo (dueo del proceso) debe hacer el


Benchmarking.
El Dueo del Proceso es aquel que tiene el control del
diseo, implementacin, medicin y mejora del proceso.

Los integrantes de los equipos deben conocer a detalle el


proceso que estn analizando.

PREMISAS (Cont)

El Benchmarking es una metodologa no una ciencia.


Se hace sobre Procesos y Mtodos de trabajo, no sobre
infraestructura.

El Benchmarking da direccin y enfoque mas nunca reemplaza


el trabajo de investigacin.

Requiere de mente abierta y dilogo libre entre el equipo de


trabajo, administracin, clientes y proveedores.

ETAPAS DEL PROCESO

1.- Determinar
Comparacin a
Realizar

2.- Identificar
Informacin de
Empresas para
realizar Comparacin.

1.1.- Seleccionar el sistema a comparar (necesidad de comparacin.


Sistemas, Procesos o Resultados.
1.2.- Definir el motivo de la comparacin.
Nivel de desempeo en indicadores de efectividad y resultados.
Mejora continua.
Innovacin.
1.3.- Definir tipo de comparacin.
Referencial (Enfoque a Procesos).
Comparativa (Enfocada a Indicadores).

2.1.- Buscar informacin de empresas, fuentes bibliogrficas,


Mejores prcticas Vitro, mejores prcticas externas.
2.2.- Analizar la informacin y determinar la empresa para realizar la
comparacin.

ETAPAS DEL PROCESO (Cont)

3.- Desarrollo de un
Plan de Comparacin.

4.- Realizar
Comparacin.

3.1.- Definir objetivo y alcance del BMK.


3.2.- Definir responsables y equipos de trabajo. (Roles)
3.3.- Puntos a comparar.
3.4.- Definir el medio de comparacin a utilizar:
Documental
Telefnica.
Encuesta.
Videoconferencia.
Visita a Instalaciones (Es la ms efectiva).

4.1.- Ejecutar el Plan de Comparacin.


4.2.- Detectar Brechas, Aprendizajes y Oportunidades de Mejora.
4.3.- Elaborar recomendaciones.

ETAPAS DEL PROCESO (Cont)

5.- Desarrollo de Plan


de Implementacin.

6.- Realizar los


Cambios.

5.1.- Preparar el Plan de Implementacin incluyendo:


Responsables.
Fechas.
Actividades.
Metas e indicadores de desempeo.
Presupuesto.
Recursos.
5.2.- Comunicar el Plan de Implementacin:
Validar el plan.
Difundirlo a los involucrados.
6.1.- Ejecutar el Plan de Implementacin.
6.2.- Dar Seguimiento a los Avances de la ejecucin.
Desarrollar un Sistema de Monitoreo.
Ponerlo en Lnea y Monitorear.

ETAPAS DEL PROCESO (Cont)

7.- Estudiar los


Resultados del Plan.

8.- Realizar
Adecuaciones.

7.1.- Estudiar los Resultados Obtenidos y efectos no planeados.


7.2.- Estudiar la Aplicacin del Sistema.

8.1.- Realizar Adecuaciones a la Implantacin.


8.2.- Realizar Adecuaciones al Sistema.
8.3.- Medir Satisfaccin del Cliente.
8.4.- Reiniciar el Proceso (Mejora continua).

CRITERIOS DE BUSQUEDA DE MEJORES


PRACTICAS.

Seleccin de Empresas:
Dentro de la etapa 2, se identifican las Empresas
Candidatas que sean Lderes en el Sistema que estamos
comparando. Es probable que esta empresa no sea buena
en otras reas, sin embargo lo importante es que en el
Sistema que Comparamos lo sea.

Es necesario contar con una lista preliminar de Compaas


Candidatas.

Establecer el Contacto.

CRITERIOS DE BUSQUEDA DE MEJORES


PRACTICAS. (Cont)

Las Fuentes de Mejores Prcticas:


Operaciones Internas:
Comparndote a ti mismo con Prcticas Similares dentro
de tu Organizacin.
Competidores Directos:
Comparndote a ti mismo con tu Competidor Directo.
El mejor a Nivel Funcional:
Investigar Mtodos de Estado del Arte usados por
Compaas de Clase Mundial fuera de tu Industria.
Genrico:
Aplicando Prcticas de Trabajo Innovadoras usadas en
otros campos de tu Proceso.

CRITERIOS DE BSQUEDA DE MEJORES


PRCTICAS (CONT...)

Preparacin de la Visita:
Una vez analizado el Sistema, se recomienda poner por
escrito una lista exhaustiva de Preguntas Relacionadas a
los puntos de mayor inters dentro del proceso,
principalmente en aquellos puntos donde se hayan
identificado Debilidades. La intencin es cuestionarse por
adelantado de que manera trabaja el Sistema en la otra
Empresa.

Las preguntas se priorizan.

CRITERIOS DE BUSQUEDA DE MEJORES


PRACTICAS. (Cont)

Es conveniente realizar un ensayo de visita. En ella se


definen los roles de los que realizarn la visita como son:

o Tomador de notas,
o Tomador de tiempo,
o Realizador de Preguntas y
o Moderador
o (Los roles pueden cambiar durante la entrevista).

Se puede dar una sesin de retroalimentacin en cuanto al


orden y forma de realizacin de las preguntas.
Finalmente se concerta la cita y se define el plan de visita.
Se sugiere solicitar por adelantado mayor informacin del
sistema de la empresa a visitar.
En algunas ocasiones las preguntas que pensamos realizar
en la visita con la empresa a comprar, con la finalidad de
que puedan preparar tambin la visita.

CRITERIOS DE BSQUEDA DE MEJORES


PRCTICAS (CONT...)

Proyectos de Mejora:
Finalmente se realiza un Anlisis de la Informacin
Recolectada.
Se Determinan Diferencias (GAP).
Se elabora un Documento de Mejores Prcticas
encontradas en la visita.
Se establecen Planes de Trabajo para lleva a cabo las
modificaciones y se definen los plazos de implantacin.
Se da Seguimiento y Retroalimentacin de los cambios
efectuados y se Revisan los Indicadores.

CRITERIOS DE BSQUEDA DE MEJORES


PRCTICAS (CONT...)

Sistemas a Mejorar:
En el Reporte de Retroalimentacin del AST slo se incluye
como rea de oportunidad Realizar comparacin
Referencial