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La Gestion de projet: comment

bien russir son projet industriel.


Nicolas GUIBERT
Dpartement Gnie Thermique et Energie
IUT 1 de Grenoble
nicolas.guibert@ujf-grenoble.fr

Quest ce quun projet?

Quest ce quun projet?

Norme AFNOR X50-105:


Un projet se dfinit comme une dmarche spcifique qui permet
de structurer mthodiquement une ralit venir.
Un projet implique un objectif et des actions entreprendre avec
des ressources donnes

Un projet est un ensemble dactions raliser pour atteindre un


objectif dfini dans le cadre dune mission prcise.

Un projet suppose donc de dfinir:

Un objectif

Des ressources

Des contraintes: dlai,


cot, qualit

Le management de projet
Manager

un projet cest travailler sur le

triptyque:
Qualit
Cout

du projet

A RESPECTER
IMPERATIVEMENT

Dlai

Qualit

Un projet = 1 client
Lorigine

de tout projet est le commanditaire du


projet (aussi appeler Client),

Le

client est la personne qui aura besoin de lobjet du


projet mais qui ne veux/peux pas le faire lui mme.

Le

client est ROI, cest lui


qui impose:
La

qualit
Le cout
Le dlai

Un projet = 1 chef de projet


Il

est en thorie choisi par le client.

Il

a pour mission de raliser le projet confie par le client.

Il

est le chef dorchestre de ce projet, il doit tout mettre en uvre pour


finaliser le projet, mme si cela lui parait impossible

Le management de projet: la
relation client / chef de projet

La satisfaction du client est lenjeu rel dun


projet: respect de la qualit, du dlai et du cout.

Un client non satisfait est un client qui ne paye


pas (ou qui met une mauvaise note)

Ses attentes envers le chef de projet sont que


celui si:

comprenne rellement son besoin,


tienne ces engagements,
lui propose un produit directement utilisable.

Le client ne doit pas tre impliqu dans le projet


mais on doit lui rendre des comptes rgulirement.
Il attend le rsultat!!!

Il doit y avoir un rel dialogue entre le client et le


chef de projet.

Lquipe projet
Client

Dans le cadre des projet tutor,


le client est gnralement un
enseignant

Chef de projet

Acteur 1

Acteur 2

Cest un tudiant du groupe.


Attention, il ny a quUN chef!

Acteur 3

Acteur 4

Lquipe du projet
Un

travail en quipe ne veut pas dire travail


commun sur toutes les taches.

Chaque

personne travaille individuellement


sur une tache (5 personnes sur un projet = 5
taches en paralleles)

Les

phases de travail commun sont trs


rares.

Le rle de chacun

Les acteurs du projet: ils travaillent sur toutes les taches du projet
en respectant lorganisation et les contraintes mises en place par
le chef de projet.

Comme cest une


dmocratie et non une
dictature, les acteurs
participent aux
dcisions avec le chef
de projet.

Les grandes tapes dun projet

Etape 1: La dfinition du projet


Etape 2: La mise en place des moyens de communication.
Etape 3: La mise en place dun cahier des charges
Etape 4: Le dcoupage du projet.
Etape 5: Mise en place des jalons et les revues de projet
Etape 6: La rpartition des taches.
Etape 7: Cration dun planning prvisionnel.
Etape 8: Le suivi du projet.
Etape 9: La finalisation du projet avec revue de projet
finale.

Etape 1: la dfinition du projet


En

langage projet elle sappelle: FICHE DE CADRAGE.

Document

rdig par le chef de projet suite aux


discussions avec le Client.

Document
Le

synthtique qui rcapitule:

but du projet
Une description du projet
Les contraintes de budget
Les contraintes de dlai
Les ressources ncessaires (humaines et matrielles)
Les grandes tapes du projet

Etape 2: la communication
2

types de communication
Entre le chef de
projet et le client

Cest le chef de projet qui est linitiative


des communications et non linverse.
Si le client na pas de nouvelle du chef de
projet, cest que tout va bien.
A vous dlaborer et dinformer le client
de vos moyens de communications. Par
exemple:

Une runion hebdomadaire


Un mail rcapitulatif tous les 15 jours
Un coup de tlphone hebdomadaire,,,
Par Facebook, Tweeter.,,,.

Vous devez grer aussi lchange de


donnes informatiques

Entre les diffrents


acteur du projet
Mise en place des moyen de
communication entre les acteurs. Par
exemple:

Une runion de travail hebdomadaire


Un mail rcapitulatif aprs chaque
sance de travail
Un coup de tlphone hebdomadaire,,,
Par Facebook, Tweeter.,,,.

Le chef de projet doit tre en permanence


inform du travail ralis par les acteurs
du projet.
Vous devez grer aussi lchange de
donnes informatiques (Google Drive,
Chamilo, rpertoire rseau).

Etape 2: la communication
Gestion

des outils informatiques: cest


nouveau et obligatoire: le chef et tous les
acteurs du projet doivent avoir en
permanence accs tous les documents
(le Cloud)
Cest vous de trouver une plateforme qui
peut les abriter (Facebook na pas t cre
pour cela)

Etape 3: Mise en place du cahier des charges

Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un


document normalis (norme NF X 50-151) qui dcrit en
termes de finalits (fonctions) le besoin du client,
auquel le fournisseur doit apporter une rponse.

Il permet au client et fournisseur de se mettre


daccord sur ce qui est attendu ainsi que sur les
modalits dapprciations de la satisfaction des
attentes.

Cest un document sign, contractuel qui peut tre


utilis en cas de litige.

CdCF: un exemple

Officiellement un cahier des charges devraient ressembler cela. Mais


comme vous netes pas en GMP, vous pouvez faire quelque chose de
plus simple

Etape 3 : Le cahier des charges


Ce

document est rdig par lquipe projet. Cest lui


de bien cerner les attentes du client.

Il

rcapitule toutes les contraintes et spcificits du


produit afin que celui si rponde aux besoins du client.

Ce
Il

document est complet et prcis.

sera valid (sign) par le client.

Une

fois valid, le chef de projet doit concevoir un produit


qui rpond TOUS les points du cahier des charges,

Etape 3: Le Cahier des Charges


Le

produit devra remplir toutes les fonctions du


cahier de charges.

Si

le client nest pas satisfait du rsultat dune


fonction, il pourra demander rvision du produit,
non paiement du produit, remboursement

Si

le chef de projet a respect la lettre le cahier


des charges mais que le client nest pas satisfait,
rien ne pourra tre lui tre reproch

Etape 3: cahier des charges


Pour

rdiger un cahier des charges, il faut


beaucoup de questions:
Les squences dutilisation du produit
Les mouvements et efforts auxquels il sera soumis
Les acteurs sur lesquels le produit aura un impact
Les normes et rglements respecter
La fin de vie donner au produit

Ce

travail peut se faire un groupe (forme de


brainstroming).

Ne

pas hsiter dialoguer frquemment avec


le client.

Ne

pas continuer le projet si il y a dsaccord


avec le client sur le cahier des charges.

Etape 4: dcoupage du projet


Sans
Il

doute dtape la plus difficile mais aussi la plus importante.

va falloir dcomposer lensemble du projet en taches.

Chaque

tache du projet sera ralise par un acteur du projet.

Lidentification

des taches peut tre longue et dlicate, elle


devra pourtant tre la plus prcise possible car conditionnera le
bon droulement du projet.

Rappel:

5 personne dans un = 5 taches en paralllesil doit donc


y avoir beaucoup de taches.

Etape 4: dcoupage du projet


Le

dcoupage se fait par un travail de groupe sous


forme dun brainstorming (chacun lance des ides
quil faut ensuite organiser).

Lorganisation

des ides peut se faire avec un


logiciel de Mapping comme Freeplane par exemple
(voir TD).

La

finalisation de ce travail est une architecture


claire du projet

Etape 4: dcoupage du projet

Voici un exemple de dcoupage de projet avec Freeplane

Etape 4: dcoupage du projet

Voici un exemple de dcoupage dun projet:

Etape 4: Dcoupage du projet


Il

faudra associer chaque tache:

Un nom explicite
Une description sommaire
Un indice de priorit
La description des ressources ncessaires
Description des lments requis pour dbuter
cette tache (antcdents)
Une estimation de la dure

Etape 5: les jalons du projet


Un

jalon est une (ou plusieurs) date butoir


et intermdiaire dans une projet.

Il

sagit dune date importante qui marquera


la fin dune certaine partie dune projet.

Le

chef de projet doit tout mettre en uvre


pour achever le travail planifie avant le
jalon.

Le

jalon est souvent marqu par une


rencontre avec le client.

Etape 5: les jalons du projet


Exemple:

un groupe de projet Tut 2eme anne doit concevoir un bouilleur


solaire. Le groupe cest mis daccord avec le client pour fixer 2 jalons et une
fin de projet:
Jalon

1: le 21 Octobre. Fin de ltude de lexistant et proposition de diffrentes


solutions possible.
Jalon 2: le 15 Dcembre. Mise en plan de la solution retenue et calculs thermiques
Fin du projet: le 30 Janvier. Fabrication du prototype
Pour

chaque date des jalons, le groupe doit faire tout son possible pour
terminer le travail programm.

Il

est impensable darriver au jalon sans avoir fini le travail.

Si

votre client ne vous impose pas de jalon, vous de les mettre en place,
cest un trs bon moyen pour se mettre la pression et ne pas finir le projet en
retard.

Etape 6: Rpartition des taches


Les

diffrentes taches du projet doivent tre


rparties en fonction des comptences et des
envies de chaque personne.

Une personne travaillant


sur une tache qui ne lui
convient pas est une
personne qui travaillera
plus lentement et moins
srieusement (on est
pas des esclaves).

Etape 6: Rpartition des taches


Pour

choisir qui fait quoi , il faut connaitre

Les diffrentes taches faire


Les niveaux de comptence de chaque personne pour chaque tache.

Le

chef de projet va runir lensemble de son quipe.

Toute

lquipe va dcider de la rpartition des taches.

Un

objectif: chaque personne doit avoir des taches


qui lui plaisent

Une

fois quon est engag dans une tache que lon a


choisi, on la mne jusquau bout, mme si celle si ne plait
plus

Etape 6: Rpartition des taches

Pour la rpartition des taches, il peut tre utile de faire un


tableau de comptences en fonction des diffrentes taches
grer dans le projet.
Chaque personne se donne une note sur chaque tache en
fonction de son envie et de ses comptences.
Paul

Benoit

Pierre

Jacques

Niveau de
recouvrement
des
comptences

Utiliser le logiciel de
dessin

8/12

Effectuer les calculs

7/12

Rdiger le rapport

6/12

Raliser la maquette

9/12

Bilan de polyvalence

10

Etape 6: Rpartition des taches


Paul

Benoit

Pierre

Jacques

Niveau de
recouvrement des
comptences

Utiliser le logiciel de
dessin

8/12

Effectuer les calculs

7/12

Rdiger le rapport

6/12

Raliser la maquette

9/12

Bilan de polyvalence

10

Pierre est trs peu polyvalent, il soccupera de la maquette.


Le rapport sera rdig par Paul.
Jacques est trs polyvalent, il pourra faire les calculs ou le logiciel.

Etape 6: Rpartition des taches


A la

fin de cette tape, tous les acteurs


connaissent parfaitement les taches quils vont
devoir faire.

Tous

les acteurs sont satisfaits de cette rpartition


car chacun choisi ce quil va faire.

Le

chef de projet na rien impos!!!

Etape 7: planning prvisionnel


Cette

tape consiste programmer dans le temps (sur un calendrier)


toutes les tapes du projet.

Pour

chaque tache vous avez besoin de connaitre:

Sa

dure
Son antcdent
La personne responsable de la tache
Un

logiciel spcifique (Microsoft Project, Gantt Project) se chargera de


construire le planning (aussi appel diagramme de Gantt)

Vous

devez placer toutes les tapes du projet et ne pas dpasser la


date de fin du projet.

Il

sagit dune prvision de calendrier, votre futur challenge sera de


russir le suivre

Etape 7: planning prvisionnel

Exemple: pour le palais de la Reine

Dure estime pour la construction: 42


jours On est largement dans les temps
mais mieux vaut avoir un peu de marge il
y a toujours des alas

Etape 7: planning prvisionnel


Ce

planning est faire en dbut de projet


par le chef de projet.

Il

servira de fil conducteur pour tout le projet.

Le

chef de projet doit sassurer que le


droulement rel du projet est proche de
ce planning prvisionnel

Etape 8: le suivi de projet


Grace

au planning prvisionnel, chaque acteur du


projet connait le travail quil a faire (quand
commencer et quand finir chaque tache).

Durant

tout le projet, le chef de projet doit vrifier le


respect du planning prvisionnel car il peut arriver
tout un tas dalas.

Cest

au chef de projet de trouver les solutions


pour faire face aux alas et finir le projet temps.

Gestion des alas

Plus de pierres..

Gestion des alas


Pas grave, on va aller les chercher! Mais cela
prend un peu plus de temps que prvu

Le client na pas t inform, cest normal, il


ny avait danger pour la livraison du projet

Gestion des alas


Parfois lala est trs important et met en danger le projet, on peut
alors prvenir le client pour lui demander conseil

Il y a toujours une solution


un problme, mais elle nest
pas toujours vidente
trouverEt elle peut faire
perdre beaucoup de temps!

Etape 8: le suivi de projet


Comment tre au courant du travail ralis par tous les acteurs afin de ragir le
plus vite possible aux alas?

Outil

1: analyse des journaux de bord

Chaque

acteur du projet va rgulirement (1 fois toutes les 3


semaines par ex) remplir sont journal de bord dans lequel on
trouvera:
Les

taches ralises pendant cette priode


Les difficults rencontres
Lavancement des taches non finalises
Une

fois ce document rdig, chaque acteur lenvoi au chef de


projet qui va lanalyser (ou le met en consultation dans le
Cloud).

Exemple de
tableau de bord
remplir par un
acteur du projet.

Etape 8: le suivi de projet


Outil

2: runion davancement

Le

chef de projet va organiser des runions


entre tous les acteurs du projet.

Chaque

acteur exposera aux autres son


avancement, ses rsultats, ses problmes

Lensemble

du groupe projet pourra alors


prendre des dcisions sur la suite du projet (dans
ce cas, rdaction dun relev de dcisions)

Etape 8: le suivi de projet

Ces deux outils vont permettre au chef de projet de


comparer lavancement rel du projet avec
lavancement prvisionnel mis en place au dbut.
2 possibilits:
Tout va bien, le projet
respecte parfaitement
le planning
prvisionnel
Fliciter lquipe et
continuer ainsi

Certaines taches ont pris du retard par


rapport au planning prvisionnel.

OU

Le chef de projet doit donc modifier le


planning pour r-organiser le projet afin de
le finir avant la date limite (bouger des
taches, changer leur dure, boire plus de
potion magique)

Cette vrification doit tre faite le plus souvent possible afin de


dtecter le plus rapidement possible un retard ventuel

Etape 8: le suivi de projet


Que

faire si le chef de projet dtecte du retard?

Il

doit ragir rapidement et ne pas attendre le dernier


moment.
Il doit tout faire pour modifier le calendrier afin de
rattraper le retard.
Ds quil voit que le projet va avoir un retard final, il
informe le client et ngocie avec lui.
Il

est impensable de livrer un projet en retard


sans avoir inform avant le client

Modification du planning

Nouvelle dure prvue de la construction avec prise en


compte des alas: 60 jours On a encore un peu de marge
mais csar a beaucoup dimagination

Etape 9: finalisation du projet


Le

projet est fini la date de fin dfinie par le client.

Le

projet sera rellement termin quand le produit aura respect les


contraintes imposes par le client (respect du cahier des charges):
Cout
Qualit
Dlai

Le

chef de projet convoque une runion avec le client pour lui remettre le
rsultat final. Il sagit de la revue de projet finale.

Le

client et le chef dquipe reprennent le cahier des charges (tape 3) et


vrifient que tous les points du cahier des charges sont respects.

Si

tout est bon, le client se doit de payer, si un des points du cahier des
charges nest pas bon cest les crocodiles qui se rgalent

Etape 9: finalisation du projet

Etape 9: finalisation du projet


Si

le client a demand des livrables


(rapport de projet, notice dutilisation,
notice de montage), le chef de projet
doit sassurer que ces documents sont
bien rdigs,

Etape 9: finalisation du projet

Un client satisfait est un client qui vous reconfiera une autre mission

Etape 9: finalisation du projet


Et comme le chef de projet
aura peut tre un nouveau
chantier, mieux vaut finir en
bon terme avec les acteurs du
projet
Un bon apro et au boulot!

The end
Alors

prt affronter
un vrai projet???

Des questions?