Gestin de Proyectos

Sesin
9
Pontificia Universidad Catlica del Per
Ricardo Vega
Octubre del 2015

Gestin de Costos

Introduccin
La Gestin de Costos del Proyecto incluye los
procesos requeridos para asegurar que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La gestin de costos del proyecto se ocupa
principalmente del costo de los recursos necesarios
para completar las actividades del cronograma del
proyecto, desarrollado en el rea de conocimiento de
la gestin del tiempo.

Introduccin
Planificar

Estimar
Estimarlos
los
Costos
Costos

Determinar
Determinarelel
Presupuesto
Presupuesto

Controlar

Controlar
Controlarlos
los
Costos
Costos

Introduccin
Estimar los Costos
Estima los costos de los recursos necesarios para
completar las actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto
Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos
individuales.
Controlar los Costos
Controla cambios en el presupuesto del proyecto.

Introduccin
El Plan de Gestin de Costos debe establecer:
Nivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos.
Unidades de medida (horas o das).
Enlaces con procedimientos de la organizacin y
cuentas de control (CA).
Umbrales de control, variaciones permitidas.
Reglas de valor ganado, frmulas y criterios.
Formatos de informe.
Descripciones de proceso.

Introduccin
Planificar

Estimar
Estimar los
los
Costos
Costos

Determinar
Determinarelel
Presupuesto
Presupuesto

Controlar

Controlar
Controlarlos
los
Costos
Costos

Estimar los Costos

Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas

Juicio
Juiciode
deExpertos
Expertos

Estimacin
Estimacinanloga
anloga

Estimacin
Estimacinparamtrica
paramtrica

Estimacin
Estimacinascendente
ascendente

Estimacin
por
Estimacin porTres
TresValores
Valores

Anlisis
Anlisisde
dereserva
reserva

Costo
Costode
delalacalidad
calidad

Software
Softwarede
deEstimacin
Estimacinde
deCostos
Costospara
para
lalaDireccin
Direccinde
deProyectos
Proyectos

Anlisis
de
Propuestas
Anlisis de Propuestaspara
paraLicitaciones
Licitaciones

Entradas
Entradas

Lnea
LneaBase
Basedel
delAlcance
Alcance

Cronograma
Cronogramadel
delProyecto
Proyecto

Plan
Plande
deRecursos
RecursosHumanos
Humanos

Registro
Registrode
deRiesgos
Riesgos

Factores
Factoresambientales
ambientalesde
delalaempresa
empresa

Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin

Salidas
Salidas

Estimaciones
Estimacionesde
decostos
costosde
delas
las
actividades.
actividades.

Base
Basede
delas
lasestimaciones
estimaciones

Actualizaciones
Actualizacionesaalos
losdocumentos
documentos
del
delproyecto
proyecto

Estimar los Costos

Salidas
Estimacin de costos
Son valorizaciones cuantitativas de los costos
probables de los recursos requeridos para completar
las actividades del proyecto.
Son presentados en forma de resumen o en detalle.
Deben cubrir todas las categoras de recursos que
sern cargados al proyecto (mano de obra,
materiales, suministros, ms categoras especiales
tales como la variacin por inflacin o reserva de
contingencias de costos).

Introduccin
Planificar

Estimar
Estimarlos
los
Costos
Costos

Determinar
Determinar el
el
Presupuesto
Presupuesto

Controlar

Controlar
Controlarlos
los
Costos
Costos

Determinar el Presupuesto
Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas

Suma
Sumade
decostos
costos

Anlisis
Anlisisde
dereserva
reserva

Juicio
Juiciode
deExpertos
Expertos

Relaciones
RelacionesHistricas
Histricas

Conciliacin
Conciliacindel
dellmite
lmitede
delalafinanciacin
financiacin

Entradas
Entradas

Estimaciones
Estimacionesde
decostos
costosde
delas
las
actividades
actividades

Base
Basede
delas
lasestimaciones
estimaciones

Lnea
LneaBase
Basedel
delAlcance
Alcance

Cronograma
Cronogramadel
delProyecto
Proyecto

Calendario
de
Recursos
Calendario de Recursos

Contratos
Contratos

Activos
Activosde
delos
losProcesos
Procesosde
delala
Organizacin
Organizacin

Salidas
Salidas

Lnea
Lneabase
basedel
deldesempeo
desempeode
de
costos
costos

Requerimientos
Requerimientosde
definanciamiento
financiamiento

Actualizaciones
Actualizacionesaalos
losdocumentos
documentos
del
proyecto
del proyecto

Determinar el Presupuesto

PRESUPUESTO
DE COSTOS
RESERVAS DE
GESTIN
LINEA BASE DE
COSTOS
RESERVAS DE
CONTINGENCIA
PROYECTO
CUENTAS DE
CONTROL
PAQUETES
DE TRABAJO
ACTIVIDADES

Determinar el Presupuesto

Salidas
Lnea base del desempeo de costos
Es un presupuesto fase-tiempo que ser usado para
medir, supervisar y monitorear el rendimiento del
costo en el proyecto.
Es desarrollado sumando los costos estimados por
perodo y usualmente mostrado en forma de curva-S.
Proyectos de gran magnitud suelen tener mltiples
lneas base de costo.

Determinar el Presupuesto

Salidas
Requisitos de financiamiento del Proyecto
Se derivan de la lnea base de costo y pueden
establecerse para excederlos con el fin de responder
al avance temprano o a los sobrecostos.
En general la financiacin no es continua y aparece
como una funcin escalonada.
Los fondos totales necesarios son la lnea base ms
las reservas de gestin.

Introduccin
Planificar

Estimar
Estimarlos
los
Costos
Costos

Determinar
Determinarelel
Presupuesto
Presupuesto

Controlar

Controlar
Controlar los
los
Costos
Costos

Controlar los Costos

Qu ACCIONES debe tomar un Director de

Proyectos para controlar los costos? :

Controlar los Costos

El control de costos incluye:
Influir sobre factores que crean cambios en la lnea base
de costo.
Asegurar que los cambios solicitados sean acordados.
Gestionar los cambios reales cundo ocurran.
Monitorear el rendimiento del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la lnea base de
costo.
Registrar con precisin cambios a la lnea base de costo.
Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados,
en el costo o uso de recursos.
Informar cambios aprobados a los interesados.
Actuar para mantener sobrecostos dentro de lmites
aceptables.

Controlar los Costos

El control de costos incluye la bsqueda del "por qu"
de las variaciones positivas y negativas. Este debe
estar totalmente integrado a los otros procesos de
control (control de cambio del alcance, control del
cronograma, control de calidad, y otros).
Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las
variaciones de costos pueden causar problemas de
calidad o programacin, o posteriormente, producir un
inaceptable nivel de riesgo en el proyecto.

Controlar los Costos

Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas

Gestin
Gestindel
delValor
ValorGanado
Ganado

Proyecciones
Proyecciones

ndice
ndicede
dedesempeo
desempeodel
delTrabajo
Trabajopor
por
Completar
Completar

Revisiones
Revisionesdel
deldesempeo
desempeo

Anlisis
Anlisisde
devariacin
variacin

Software
Softwarede
degestin
gestinde
deproyectos
proyectos

Entradas
Entradas

Plan
Planpara
paralalaDireccin
Direccindel
del
Proyecto.
Proyecto.

Requisitos
Requisitosde
definanciamiento
financiamiento
del
delproyecto
proyecto

Informacin
Informacinsobre
sobreelel
desempeo
desempeodel
deltrabajo
trabajo

Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin.
organizacin.

Salidas
Salidas

Medicin
Medicindel
deldesempeo
desempeodel
delTrabajo
Trabajo

Proyecciones
Proyeccionesdel
delPresupuesto
Presupuesto

Actualizaciones
Actualizacionesde
delos
losActivos
Activosde
delos
los
Procesos
Procesosde
delalaOrganizacin.
Organizacin.

Solicitudes
Solicitudesde
deCambio
Cambio

Actualizaciones
ActualizacionesalalPlan
Planpara
paralala
Direccin
Direccinde
deProyectos
Proyectos

Actualizaciones
Actualizacionesaalos
losDocumentos
Documentosdel
del
Proyecto
Proyecto

Controlar los Costos

Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
Requisitos de financiamiento del proyecto
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Informacin sobre el rendimiento del costo y
recursos.
Entregables completados.
Costos autorizados e incurridos.
Estimaciones al trmino.
Porcentajes fsicamente completados.

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de medicin del rendimiento
Las tcnicas de medicin del rendimiento tales como
valor ganado ayudan a fijar la magnitud de las
variaciones que ocurran.
Una parte importante del control de costos es
determinar la causa de una variacin, la magnitud de
la variacin y decidir si la variacin requiere accin
correctiva.
Gestin del Valor Ganado (Earned Value
Management EVM). Esta tcnica implica medir
continuamente el rendimiento del proyecto mediante
tres variables independientes: 1) El valor planificado
(PV), 2)El valor ganado (EV) y 3) Los costos actuales
(AC).

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis del Valor Ganado
Un mtodo de medicin del rendimiento del proyecto
que compara la cantidad del trabajo planeado con la
realmente lograda, para determinar si el costo y el
cronograma avanzan segn lo planificado.
Integra costo, tiempo y alcance.
Puede ser usado para pronosticar el rendimiento
futuro del proyecto y la fecha de termino del
proyecto.

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas

TRMINOS DEL VALOR GANADO

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Presupuesto hasta
la terminacin (BAC)

Valores
Acumulados

Costos reales
(AC)

Valor planificado
(PV)

Valor ganado
(EV)
INFORME GRFICO DEL RENDIMIENTO

Tiempo

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas

FRMULAS EVM

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
PLAN ORIGINAL

HOY

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
En orden alfabtico
AC
CV

EV

=
MENOS

CPI

PV

FRMULAS GRFICA EVM

SV

SPI

MENOS

=
DIVIDIDO POR

DIVIDIDO POR

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
SI

AC > EV

AC = EV

AC < EV

ENTONCES

CV < 0

CV = 0

CV > 0

CPI < 1

CPI = 1

CPI > 1

El proyecto
est

Sobre el
presupuesto

Dentro del
presupuesto

Debajo del
presupuesto

SI

PV > EV

PV = EV

PV < EV

ENTONCES

SV < 0

SV = 0

SV > 0

SPI < 1

SPI = 1

SPI > 1

Atrasado

Dentro del
cronograma

Adelantado

El proyecto
est

ANLISIS EVM

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Proyecciones
Estimacin para concluir el trabajo restante (ETC)
Basada en una nueva estimacin: ETC
Basada en variaciones atpicas: ETC = BAC EV
Basada en variaciones tpicas:
ETC = (BAC EV) / CPI
Estimacin al trmino (EAC)
Estimacin con nueva estimacin: EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha ms un nuevo estimado para
el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el
rendimiento pasado muestra que los supuestos
originales estuvieron errados o ya no son validos.

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Proyecciones
Estimacin al trmino (EAC)
Estimacin usando el presupuesto restante:
EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha ms
el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando
las variaciones reales son atpicas y no se espera
que vuelvan a ocurrir en el futuro.
Estimacin usando el presupuesto restante afectado
por el CPI: EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real
a la fecha ms el presupuesto restante modificado
por un factor. Este enfoque se usa cuando las
variaciones reales son tpicas y se espera que
vuelvan a ocurrir en el futuro.

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Revisiones del desempeo
Comparan:
Rendimiento a lo largo del tiempo.
Actividades/paquetes
por
encima/debajo
presupuesto.
Hitos alcanzados o vencidos.
Combinan:
Anlisis de variacin.
Anlisis de tendencias.
Tcnica del valor ganado.

del

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas
Software de gestin de proyectos
Se usan para supervisar el PV frente al AC o para
predecir efectos de los cambios o variaciones.

Anlisis de variacin
Plan de gestin de costos describe cmo gestionar
las variaciones.

Controlar los Costos

Salidas
Mediciones del desempeo del trabajo
Los valores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y
documentan para los componentes de la EDT.

Proyecciones del Presupuesto

Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o
proporcionado por la organizacin ejecutante.
Se comunica a los interesados.

Controlar los Costos

Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos
de la Organizacin
Las causas de variaciones, el razonamiento detrs
de la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas del control de costos deben ser
documentados de tal manera que formen de la base
de datos histrica para este proyecto y para otros
proyectos de la organizacin ejecutante.

Controlar los Costos

Salidas
Solicitudes de Cambio
Se pueden generar cambios que afecten algn
aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.
Pueden incluir cambios en:
Trminos de costo del contrato.
Alcance del proyecto.
Lnea base de costo.
Plan de gestin de costos.

Controlar los Costos

Salidas
Actualizaciones al Plan para la direccin del
proyecto

Estimaciones de costo.
Lnea base de costo.
Plan de gestin de costo.
Otros planes subsidiarios
Documentos del presupuesto.

Controlar los Costos

Ejercicio
El ndice de rendimiento del costo (CPI) y el ndice
de rendimiento del cronograma (SPI) se pueden
diagramar cada mes para mostrar las tendencias del
proyecto. En base al diagrama, qu te preocupara
ms (costo o cronograma) si estuvieras tomando el
control de este proyecto
como relevo de otro
Director de Proyecto?

Controlar los Costos

Ejercicio
Tienes un proyecto para construir una nueva barda. La barda tiene 4 lados.
Cada lado tardar un da en construirse y el presupuesto es de US$ 1000
por lado. Se planifica ir completando cada lado uno tras del otro. Hoy es el
final del da 3.
Utilizando el siguiente diagrama de estado del proyecto, calcula PV, EV, etc.

S: Comienzo real, F: Final real, PS: Comienzo planificado y PF: Final Planificado

Controlar los Costos

Ejercicio

Controlar los Costos

Ejercicio

Controlar los Costos

Ejercicio
Tienes un proyecto para construir una nueva barda. La barda tiene 4 lados. Cada
lado tardar un da en construirse y el presupuesto es de US$ 1000 por lado. Se
planifica ir completando cada lado uno tras del otro. Hoy es el final del da 3.
En este caso, ASUME QUE LOS LADOS TIENEN UNA RELACIN FINAL A FINAL
EN LUGAR DE UNA RELACIN FINAL A INICIO, por lo que se puede trabajar en
ms de un lado a la vez.
Utilizando el siguiente diagrama de estado del proyecto, calcula PV, EV, etc.

S: Comienzo real, F: Final real, PS: Comienzo planificado y PF: Final Planificado

Controlar los Costos

Ejercicio

Trminos relacionados a la
gestin de costos

Trminos relacionados a la gestin

de costos
1. Mtodos de Seleccin de Proyectos
2. Consideraciones de Costos
3. Tipos de Costos
4. Depreciacin
5. Anlisis de Valor

Trminos relacionados a la gestin

de costos
1. Mtodos de seleccin de proyectos
Herramientas usadas para seleccionar los proyectos
ms rentables. Incluyen:
Valor actual (PV).
Valor actual neto (NPV) (VAN).
Tasa interna de retorno (IRR) (TIR).
Periodo de retorno (PBP).
Ratio costo beneficio (BCR).
Retorno de la inversin (ROI).

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Valor actual (PV)
Es el valor actual de un flujo de caja futuro.
Se calcula as: PV = FV / (1 + r)n donde FV es el
valor futuro, r es el ratio de inters y n el nmero de
perodos.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Valor actual neto (NPV)
Es el valor actual del total de beneficios menos los
costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos
los valores presentes con su signo.
Se calcula: NPV = CF0 + CF1/(1 + r)1 + CF2/(1 + r)2 +
CF3/(1 + r)3 CFn/(1 + r)n donde CF es el flujo de
caja, r es el ratio de inters y n el nmero de
perodos.
Se debe escoger siempre el proyecto con mayor
VAN (NPV).

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Tasa interna de retorno (IRR)
Es la tasa a la cual el flujo de ingresos iguala al flujo
de egresos, computados como valores presentes
(NPV = 0).
Se debe seleccionar siempre el proyecto con mayor
TIR (IRR).

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Perodo de retorno (PBP)
Es la velocidad del retorno financiero expresado
como nmero de periodos de tiempo requeridos para
recuperar la inversin antes que el beneficio empiece
a ser acumulado.
Siempre se debe seleccionar el proyecto con PBP
menor.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Ratio beneficio costo (BCR)
Compara los beneficios con los costos de un
proyecto.
BRC = Beneficios / Costos
Si BCR > 1 entonces Beneficios > Costos.
Si BCR = 1 entonces Costos = Beneficios.
Si BCR < 1 entonces Costos > Beneficios.
Siempre escoger el proyecto con mayor BCR.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Retorno de la inversin (ROI)
Porcentaje que muestra el retorno de la inversin en
un determinado periodo de tiempo.
ROI = (Beneficios Costos) / Costos
Siempre escoger el proyecto con mayor ROI.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
2. Consideraciones de Costos
Los gerentes de proyecto deben considerar tres tipos
de costos:
Costo del ciclo de vida
Costo oportunidad
Costo hundido

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Costo del ciclo de vida
Los gerentes de proyecto no deben excluir los costos
de las fases de operacin y mantenimiento.

Costo oportunidad
Impacto de las estimaciones de costos por reducir
opciones de ejecutar otros proyectos.
Valor del proyecto que no fue seleccionado costo de
perdida de oportunidad.

Costo hundido
Costos ya incurridos.
No deben ser considerados en el proceso de
estimacin.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
3. Tipos de costos
Un costo puede ser variable o fijo.
Un costo puede ser directo o indirecto.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Costo variable
Cualquier costo que cambia con el volumen de
produccin o cantidad de trabajo. Por ejemplo los
costos de materiales, suministros y salarios.

Costo fijo
Son los costos que no cambian a medida que cambia
la produccin. Por ejemplo el alquiler de una oficina.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Costo directo
Costos que son directamente atribuidos al trabajo del
proyecto. Por ejemplo, capacitacin y viajes del
equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos del
material usado en el proyecto.

Costo indirecto
Costos administrativos o costos incurridos para el
beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo,
impuestos, beneficios contractuales o servicios de
consejera.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
4. Depreciacin
Los activos pierden valor en el tiempo y existen
varios mtodos para calcular cul es el valor que se
pierde cada ao y que por lo tanto puede ser
imputado al costo.
El mtodo ms comn de depreciacin es la
depreciacin por lnea recta en la cual el mismo valor
es depreciado cada ao.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Uso

Mtodo

Tipo

Acrnimo

Descripcin

Ms comn

Lnea Recta

Lnea Recta

SL

Misma cantidad
depreciada cada ao

Usado por
maquinas

Lnea Recta

Unidad de
produccin

UP/O

[UP/O] = (Costo de
adquisicin Valor
residual) / Unidad de
Produccin

Depreciacin
acelerada

Acelerado

Doble saldo
decreciente

DDB

Prdida del valor de la

inversin ms rpido que
con Lnea Recta

Depreciacin
acelerada

Acelerado

Suma de los
dgitos del ao

SYD

Prdida del valor de la

inversin ms rpido que
con Lnea Recta

MTODOS DE DEPRECIACIN

Trminos relacionados a la gestin

de costos
5. Anlisis de Valor
Tambin llamado ingeniera de valor.
F (valor) = (calidad + funcionalidad) / costo
Trata de encontrar una forma menos costosa de
realizar el mismo alcance de trabajo.
Requiere el uso sistemtico de tcnicas para
identificar las funciones requeridas del proyecto,
asignar valores a estas funciones y proveer
funciones al menor costo total sin prdida de
rendimiento.
Si un equipo de proyecto esta tratando de reducir los
costos del proyecto pero manteniendo el mismo
alcance del trabajo, entonces est realizando un
anlisis de valor.

Trminos relacionados a la gestin

de costos
6. Ley del retorno decreciente
El incremento de recursos no necesariamente
incrementa la produccin.
Por ejemplo, aadir el doble de recursos a una
actividad no necesariamente indica que la actividad
ser realizada a la mitad del tiempo original.