GERENCIA DE

PROYECTOS
SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL

ADRIANA CRISTINA ULLOA RIAO

Especialista en Gerencia de Proyectos

SISTEMA DE CONTROL
Se define como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen,
mediante su interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin en
un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella
Los sistemas de control : deben cumplir con una serie de requisitos para su
funcionamiento eficiente:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organizacin.
Rpidos.
Flexibles.
Econmicos.
El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro de informacin.
(Centro de responsabilidad).
Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y cmo se recoger, procesar y
llevar a la direccin para la toma de decisiones.

Segn Gerry Johnson y Kevan Acholes (1997, p. 264.): "a menudo los directivos
tienen una visin muy limitada de en qu consiste el control directivo de un contexto
estratgico."
- Ambos consideran los sistemas de control en dos grandes categoras:
Sistemas de informacin y medicin: Sistemas financieros, indicadores, etc.
Sistemas que regulan el comportamiento de las personas.
Otros autores establecen momentos por los cuales debe atravesar cualquier sistema de
control.
Para Harold Koontz y Heinz Weihroh (1994, p. 128.) todo sistema de control debe
atravesar por stas tres etapas:
"Establecimiento de estndares y puntos crticos.
Medicin del desempeo.
Correccin de las desviaciones."

SEGUIMIENTO Y CONTROL EN UN
Atener
en cuenta
PROYECTO
La evaluacin y el seguimiento son insumos bsicos para tomar decisiones y
mejorar los resultados de las polticas pblicas.
La forma ms efectiva de recibir apoyo y recursos para sus proyectos,
programas o polticas, es mostrando resultados.
Para mostrar resultados, se deben hacer mediciones y para hacer
mediciones adecuadas es necesario utilizar buenos indicadores.
Todo buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medicin y
debe proporcionar informacin peridica para medir si se lograron o no los
objetivos propuestos.
Una gestin orientada a resultados no es posible sin indicadores que
permitan la adecuada medicin de dichos resultados

Los indicadores:
son instrumentos centrales en la gerencia moderna, toda vez que permiten
hacer seguimiento y evaluacin, Con el propsito de fortalecer la capacidad
de las entidades pblicas o privadas para el cumplimiento de los objetivos

Para definir indicadores se deben tener en

cuenta las siguientes preguntas
1. Qu se quiere
medir?,
2. Cmo
seleccionar el
mejor indicador?
3. Que informacin
se requiere para
medir?

PARA SER ADECUADOS, LOS INDICADORES DEBEN SER:

Accesibles (fciles de identificar y recopilar)

Pertinentes (para los que deseamos medir)

Fieles (que informen con fidelidad de las condiciones de los datos que
se recogen)

Objetivos (no ambiguos en su interpretacin)

Precisos (para la accin que se quiere estimar)

Unvocos (parmetros exclusivos de lo que se mide) y Sensibles (que

permitan recoger y estimar variaciones de aquello que son referente).

HAY DISTINTAS CLASES DE

INDICADORES:
Indicadores de ejecucin

Son los que aluden a resultados de la actividad. Pueden ser:

De economa: N recursos empleados/disponibles

De eficiencia: Valoran los recursos empleados en relacin a los resultados concretos

obtenidos

De eficacia: Comparan los resultados obtenidos con los previstos

De efectividad: Valoran el resultado global concreto con el previsto.

Indicadores de proceso

Aluden a los procesos intermedios de la actividad. Pueden ser:

Estratgicos: Informan de qu factores externos influyen en el proceso de actividad

De Estructura: Valoran los recursos disponibles y los necesarios.

De Proceso: Evalan cmo se desarrollan las actividades intermedias del proceso de

gestin

De Resultado: Miden los resultados finales del proceso

EFICIENCIA - Producto
Nmero de inspecciones/nmero de inspectores
Nmero de expedientes resueltos por semestre/dotacin de personal en la tarea
Nmero de inspecciones al transporte de pasajeros/personal que participa en la
tarea
Nmero de consultas/nmero de mdicos
EFICACIA
Poblacin escolar en programa / poblacin escolar total
EFICIENCIA
Costo promedio de las raciones: gasto total programa / nmero de raciones
CALIDAD
Caloras por racin / Porcentaje de aceptacin de los escolares (encuesta)

No confundas el tener menos con el ser menos;

tener ms no significa ser ms; tampoco
confundas lo que posees con quin eres. ~ Noah
benShea