VIII.

Gestin de los Recursos

Humanos
del Proyecto

Ing. M.Sc. Ricardo Arias Salcedo

Trujillo, 07 de noviembre del 2015

Nunca est claro quienes son los participante ni la

dedicacin
al proyecto de cada recurso. Frase comn en
proyectos

Gestin de los Recursos Humanos

Incluye los procesos
requeridos:

1.
Planificar la
Gestin de
RRHH

2.
Adquirir el
Equipo del
Proyecto

3
4
Desarrollar
Dirigir el
el Equipo del Equipo del
Proyecto
Proyecto

"Cuando el trabajo de un gran lder concluye, la gente dice: Lo hicimos!"

Lao Ts

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

Proceso por el cual se identifican y documentan
los roles, las responsabilidades, las habilidades
requeridas, las relaciones de comunicacin, y crea
el plan de gestin del personal (staffing
management plan)
Define el calendario de la contratacin del staff,
las necesidades de capacitacin, las estrategias
para fomentar el espritu de equipo, los planes de
reconocimiento y recompensas, consideraciones
en torno al cumplimiento, los asuntos relacionados
con la seguridad y el impacto del plan para la
direccin de personal a nivel de la organizacin.
"Si no lo puedes planear, menos an lo vas a poder realizar..
Annimo

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1.1 Organigramas y Descripciones de Cargos

La mayora de los formatos se encuadra en alguno de
los tres tipos siguientes:
Diagramas jerrquicos. Se utiliza para
representar los cargos y relaciones en un
formato grfico descendente. La estructura de
desglose
de
la
organizacin
(EDO)
o
organizational breakdown structure (OBS)

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Diagramas
matriciales.
Una
matriz
de
asignacin de responsabilidades (RAM) ilustrar las
relaciones entre las actividades o los paquetes de
trabajo y los miembros del equipo del proyecto.
Ejemplo de RAM es la carta RACI (responsable,
accountable, consultado, informado).
Formatos tipo texto. Las responsabilidades de
los
miembros
del
equipo
que
requieran
descripciones detalladas pueden especificarse
mediante formatos de tipo textual

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Grficos extrado del

libro de Pablo Lled

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1.2 Creacin de Relaciones de Trabajo (Conexiones o Networking)

Es la interaccin formal e informal con otras personas dentro de una
organizacin, industria o ambiente profesional. Ej: reunin de todos los viernes
por la tarde con los miembros del equipo donde la empresa pague las bebidas
y nadie asista con traje y corbata.
1.3 Teora de la Organizacin
Suministra informacin relativa a la manera en que se comportan las
personas, los equipos y las unidades de la organizacin.

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1.4 Juicio de Experto

Usado en este proceso para:

Listar los requerimientos preliminares para las habilidades

Evaluar los roles requeridos para el proyecto
Determinar el nivel de esfuerzo y nmero de recursos necesarios
para cumplir con los objetivos del proyecto
Determinar las relaciones de informacin basado en la cultura de la
organiz.
Proporcionar directrices sobre tiempo de espera necesarios para la
dotacin de personal, basado en lecciones aprendidas y
condiciones de mercado
Identificar riesgos asociados con la contratacin del staff, retencin
y liberacin
Identificar y recomendar programas para cumplir con el gobierno
vigente y los contratos sindicales

1.5 Reuniones
Junto con otras tcnicas y herramientas busca llevar a los
miembros del equipo a alcanzar el consenso en el plan de

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

1.1. Plan de Gestin de Recursos Humanos

SALIDAS

Roles y Responsabilidades.
o Competencia. La habilidad y la capacidad requeridas para
completar las actividades del proyecto. Si los miembros del equipo
del proyecto no poseen las competencias necesarias, el
desempeo puede verse amenazado. Debe iniciarse un
entrenamiento, contratacin, cambios en el cronograma o en el
alcance.

SALIDAS

1.
PLANIFICAR
LA GESTIN
DE RRHH

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

SALIDAS

Plan de Direccin del Personal (Staffing Management Plan).

o Calendarios de recursos. Identifica los periodos laborables y turnos en los
cuales cada recurso est disponible, ya sea a nivel individual o colectivo.
Tambin cundo deberan iniciarse las actividades de reclutamiento.
Una herramienta para representar en forma de diagrama los
recursos humanos es el histograma de recursos. Muestra la cantidad de
horas para cada persona o
departamento. Este grfico ayuda a
determinar si existe sobrecarga de trabajo (o falta de trabajo) para
algunos recursos -> nivelacin de recursos.

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

SALIDAS

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

SALIDAS

o Plan de liberacin del personal. Determina el mtodo y el

calendario de liberacin. Cuando son liberados, los costos
asociados con dichos recursos ya no se aplican al
proyecto.

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE RRHH

SALIDAS

o Plan de liberacin del staff. Se debe informar a los miembros del

equipo cundo termina su participacin en el proyecto para no
afectar el clima del equipo y tambin liberar de este costo al
proyecto. El clima se mejora cuando se planifica la transicin a
nuevos proyectos.
o Necesidades de capacitacin. plan de capacitacin como parte del
proyecto en caso los miembros del equipo no tengan las
competencias requeridas.
o Reconocimiento y recompensas. Debe basarse en las actividades que
estn a su cargo y en su desempeo.
o Cumplimiento. incluir estrategias para cumplir con las normas
gubernamentales aplicables, los contratos colectivos de trabajo y
otras polticas establecidas en materia de recursos humanos.
o Seguridad. Las polticas y los procedimientos que protegen a los
miembros del equipo frente a los peligros relacionados con la
seguridad pueden incluirse en el plan para la direccin de personal,
as como en el registro de riesgos.

2. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

ENTRADAS

2.1 Plan para la Gestin de RRHH

Incluye informacin como:
Los roles y las responsabilidades que definen los cargos, las habilidades y
las competencias que requiere el proyecto.
Los organigramas del proyecto, que indican la cantidad de personas
necesarias para el mismo.
Define los perodos de tiempo durante los cuales se necesitar a cada
miembro del equipo.

2.2 Factores Ambientales de la Empresa. Se incluyen, entre otros:

La informacin existente relativa a los recursos humanos, como por
ejemplo, disponibilidad, competencias, experiencias previas, su inters en
trabajar en el proyecto y sus tarifas de costo.
Las polticas de administracin de personal como las que ataen a la
tercerizacin.
La estructura de la organizacin.
La ubicacin geogrfica nica o mltiple.

2.3 Activos de los Procesos de la Organizacin

Incluyen: las polticas, los procesos y los procedimientos estndar de la
organizacin

2. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

SALIDAS

2.1 Asignaciones del Personal del Proyecto

Se considera que el proyecto est dotado de personal cuando las
personas apropiadas han sido asignadas segn los mtodos descritos
anteriormente. La documentacin puede incluir un directorio del equipo
del proyecto, memorandos a los miembros del equipo y nombres
incluidos en otras partes del plan para la direccin del proyecto, tales
como los organigramas y los cronogramas del proyecto.
2.2 Calendarios de Recursos
Documentan los perodos de tiempo durante los cuales cada miembro del
equipo del proyecto puede trabajar en el proyecto. La creacin de un
cronograma confiable depende de una buena comprensin de los
conflictos de cronograma de cada persona, incluidas las vacaciones y los
compromisos con otros proyectos.
2.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Se incluye actualizaciones en el plan de recursos humanos. Ejemplo,
cuando se asignan personas especficas a roles y responsabilidades del
proyecto, es posible que no concuerden exactamente con los requisitos
de personal indicados en el plan de recursos humanos.

3. DESARROLLAR EL EQUIPO
DEL PROYECTO

Mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del

equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor
desempeo del proyecto. Los directores deben motivar, liderar e
inspirar a los equipos para que logren un alto desempeo y
alcancen los objetivos.
Aprovechar las diferencias culturales.
Entre los objetivos de desarrollo de un equipo del proyecto, se
incluyen:
Mejorar el conocimiento y las habilidades
Mejorar los sentimientos de confianza y trato
Crear una cultura de equipo dinmico y cohesivo para (1)
mejorar la productividad tanto individual como grupal, el
espritu de equipo y la cooperacin, y (2) seguir un
entrenamiento cruzado para compartir conocimiento y

3. DESARROLLAR EL EQUIPO
DEL PROYECTO
HERRAMIENTAS Y TECNICAS

3.1 Habilidades Interpersonales

Habilidades blandas incluyen competencias como
habilidades de comunicacin, inteligencia emocional,
resolucin de conflictos, negociacin, influencia, trabajo en
equipo, y la facilitacin del grupo. Estos habilidades son
activos valiosos en el desarrollo del equipo del proyecto.
3.2 Capacitacin
Actividades diseadas para mejorar las competencias de los
miembros del equipo del proyecto. Puede ser formal o
informal, incluir capacitacin en el aula, por Internet, en
laboratorios, en el lugar de trabajo, externo, a cargo de otro
miembro y otros mtodos. Estos costos deben estar incluidos
en el presupuesto

3. DESARROLLAR EL EQUIPO
DEL PROYECTO
HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Grfico extrado del

texto de Pablo Lled

3. DESARROLLAR EL EQUIPO
DEL PROYECTO
HERRAMIENTAS Y TECNICAS

3.4 Reglas Bsicas (normas de convivencia)

Pautas claras desde el comienzo reduce los
malentendidos y aumenta la productividad. Permite
a los miembros descubrir valores que son
importantes para unos y otros.
Ej: tener agenda con tiempos, escuchar
proactivamente, concentrarse en lo prioritario, no
en lo accesorio, apagar celulares en las reuniones,
etc.
3.5 Reubicacin (Co-ubicacin o Colocation
Tight Matrix)
Colocar a varios o a todos los miembros del equipo
del proyecto ms activos en la misma ubicacin
fsica para mejorar su capacidad de trabajar en

3. DESARROLLAR EL EQUIPO
DEL PROYECTO
HERRAMIENTAS Y TECNICAS

3.6 Reconocimiento y Recompensas

Implica reconocer y recompensar el comportamiento deseable. Una
recompensa particular otorgada a una persona slo ser eficaz si
satisface
una
necesidad
importante
para
dicha
persona.
Comportamiento deseado:
Hacer sobretiempo para cumplir con un objetivo retador en el
cronograma (premio)
Hacer sobretiempo debido a una mala planificacin (no premio)
3.7 Herramientas de Evaluacin de Personal
Provee informacin sobre las fortalezas y debilidades del equipo del
proyecto. Tambin las preferencias del equipo, aspiraciones, cmo
procesan la informacin, cmo toman decisiones y cmo prefieren
interactuar con la gente.
Herramientas usadas: encuestas de actitud, evaluaciones especficas,
entrevistas estructuradas, pruebas de habilidad y focus group.

3. DESARROLLAR EL EQUIPO
DEL PROYECTO
SALIDAS

3.1 Evaluaciones del Desempeo del Equipo

Los criterios de estas evaluaciones deben ser definidos por
todas las partes e incorporarse en las entradas del proceso
Desarrollar el Equipo del Proyecto.
Se mide en trminos del xito tcnico conforme a objetivos
del proyecto: desempeo segn el cronograma (finalizado a
tiempo) y desempeo segn el presupuesto (finalizado
dentro de las restricciones financieras).

4. DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Dar seguimiento al desempeo de los miembros del equipo,

proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar
cambios a fin de optimizar el desempeo del equipo del proyecto.

Direccin del proyecto observa el comportamiento del equipo,

gestiona los conflictos, resuelve problemas y evala desempeo
del equipo.

Como consecuencia se envan solicitudes de cambio, se actualiza

el plan de recursos humanos, se resuelven los problemas, se
suministran datos de entrada para las evaluaciones de
desempeo y se aaden lecciones aprendidas a la base de datos
de la organizacin.

Requiere de habilidades de gestin para fomentar el trabajo en

equipo e integrar los esfuerzos de los miembros del equipo, a fin
de crear equipos de alto desempeo.

Combinacin de habilidades con especial nfasis en la

comunicacin, la gestin de conflictos, la negociacin y el

4. DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

4.1 Observacin y Conversacin

Se utilizan para mantenerse en contacto con el trabajo y con las
actitudes de los miembros del equipo del proyecto. El equipo de
direccin del proyecto monitorea el avance en relacin con los
entregables del proyecto, los logros que son motivo de orgullo
para los miembros y los problemas interpersonales.
4.2 Evaluaciones del Desempeo del Proyecto
La necesidad de efectuar evaluaciones formales o informales del
desempeo del proyecto depende de su duracin, su complejidad,
de la poltica de la organizacin, de los requisitos de los contratos
de trabajo, y del volumen y la calidad de las comunicaciones
regulares.

4. DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

4.3 Gestin de Conflictos

Los conflictos son inevitables en un proyecto. Fuentes de conflicto
son la escasez de recursos, prioridades del cronograma y los estilos
personales de trabajo.
Acciones a seguir para una correcta gestin de los conflictos:
Abordarlo tempranamente y usualmente en privado,
Usar un enfoque colaborativo y directo.
Si un conflicto perjuicioso continua, se deben aplicar
procedimientos formales, incluyendo acciones disciplinarias.

los

Las caractersticas del conflicto son:

Los conflictos son naturales e imponen la bsqueda de alternativas.
La resolucin
debe centrarse en los asuntos y no en las
personalidades, en el presente y no en el pasado.

4. DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

4.4 Habilidades Interpersonales

Ejemplos de habilidades que el director de proyecto puede
usar:
Liderazgo. Proyectos exitosos requieren fuertes
habilidades de liderazgo
Influencia. Vital para el xito del proyecto. Esto incluye:
o Habilidad para persuadir
o Activa y efectiva capacidad de escuchar
o Conciencia de que hay varias perspectivas en una
situacin
o Conseguir informacin relevante y crtica para
alcanzar acuerdos.
Toma de decisiones efectiva. Habilidad de negociar:
o Enfocarse en los objetivos
o Seguir un proceso de toma de decisiones, estimular
la creatividad del equipo