FORMULACIN DE DOCUMENTOS DE

GESTIN EN EL MARCO DE LA LEY DEL

SERVICIO CIVIL Y SU REGLAMENTO

Abog.
Jos
Espinal
jesante@hotmail.com
Asesor, Consultor, Docente en
Pblica y Sistemas Administrativos

Sante,
Gestin

Marco General del Proceso de Modernizacin y

Descentralizacin del Estado
Ley de Modernizacin del Estado- Ley N 27658
Se declara al Estado peruano en proceso de
modernizacin
en
sus
diferentes
instancias,
dependencias,
entidades,
organizaciones
y
procedimientos, para mejorar la gestin pblica y
construir un Estado democrtico, descentralizado y
al servicio del ciudadano.
Este proceso ser desarrollado de manera
coordinada entre el Poder Ejecutivo a travs de la
Secretaria de Gestin Pblica de la PCM y el Poder
Legislativo, con la participacin de otras entidades2
segn la materia a desarrollar se haga necesario .

Finalidad del proceso de modernizacin de

gestin del Estado
El proceso tiene como finalidad fundamental la
obtencin de mayores niveles de eficiencia del
aparato estatal, de manera que se logre una mejor
atencin a la ciudadana, priorizando y optimizando
el uso de los recursos pblicos. El objetivo es
alcanzar un Estado:
a) Al servicio de la ciudadana.
b) Con canales efectivos de participacin
ciudadana.
c) Descentralizado y desconcentrado.
d) Transparente en su gestin.
e)
Con
servidores
pblicos
calificados
y
3
adecuadamente remunerados.

Reglamento de Organizacin y Funciones ROF

Es el documento tcnico normativo de gestin
institucional que formaliza la estructura orgnica de
la Entidad orientada al esfuerzo institucional y al
logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las
funciones generales de la Entidad y las funciones
especficas de los rganos y unidades orgnicas y
establece sus relaciones y responsabilidades.

Principios para Formular el ROF

Legalidad de las funciones- Las funciones y
actividades de la entidad, a travs de sus
dependencias, deben estar amparadas en sus
normas sustantivas.
Evitar duplicidades- Se debe evitar la duplicidad
de funciones entre entidades, rganos y cargos, a
fin de hacer eficientes los servicios que se prestan
a la sociedad.
Especialidad- deben integrar las funciones y
competencias afines en el rgano especializado en
la materia.
5

Asignacin de competencias- la entidad debe

Contenido del ROF

El Reglamento de Organizacin y Funciones es el
documento
tcnico
normativo
de
gestin
institucional de una entidad que establece:
a) La estructura orgnica de la entidad.
b) Las funciones generales y especficas de la
entidad y de cada uno de sus rganos y unidades
orgnicas.
c) Las relaciones de coordinacin y control entre
rganos, unidades orgnicas y entidades cuando
corresponda.
6

NIVELES
ORGANIZACIONALES
JERRQUICOS

NIVELES

1 Nivel
2 Nivel

Alta Direccin
rganos de Lnea, Asesoramiento y Apoyo

3 Nivel
de

Unidades orgnicas de rganos de lnea,

asesoramiento y de apoyo.

Estructura y Funciones
Alta Direccin: Dirige la entidad, supervisa sus
actividades, reglamenta y aprueba polticas
pblicas,
ejerce
las
funciones
poltica
y
administrativa de entidad.
rganos de Asesoramiento: Orienta la labor de la
entidad y de sus unidades orgnicas en materia
de
planeamiento,
legal,
presupuestal,
de
organizacin.
rganos de apoyo: Actividades de administracin
interna que permiten el desempeo eficaz de sus
rganos de lnea. Sistemas de contabilidad,
tesorera,
recursos
humanos,
logstica,
racionalizacin, informticos, comunicacin
y
8
servicios auxiliares.

rganos de lnea: Formular, ejecutar y evaluar

polticas pblicas y en general realizar las
actividades tcnicas, normativas y de ejecucin
necesarias para cumplir con los objetivos de la
entidad en el marco de las funciones que las
normas sustantivas le atribuyen.
rganos desconcentrados: Son rganos de la
entidad, con funciones especficas, asignadas en
funcin de un mbito territorial determinado.
Actan en representacin y por delegacin del
nivel central dentro del territorio sobre el cual
ejercen jurisdiccin.

Informe Tcnico Sustentatorio

La aprobacin del ROF se ampara en este informe:
Por Modificacin

1.

Por Modificacin
Parcial

Justificacin

Por creacin nueva

entidad o Fusin
1.

Justificacin

2.

Plan de
implementacin

3.

Efectos
presupuestales

a) Anlisis funcional
2.

3.

Anlisis de
consistencia
Efectos
presupuestales

b) Comparativo de
gastos

10

Estrategia de Implementacin
Es conveniente que se formule una estrategia para
transitar de la organizacin actual a la que se
aprueba en el ROF.
La estrategia puede ser gradual y contemple un
conjunto de disposiciones transitorias que sean
necesarias.
Particular importancia debe darse a la informacin
de los cambios y a la generacin de apoyo de
parte de los trabajadores y organizaciones de la
sociedad civil.

11

NORMAS PARA LA FORMULACIN DEL CUADRO

PARA ASIGNACIN DE PERSONAL- CAP VIGENTE Y
CPE PROVISIONAL

Abog. Jos Espinal Sante, jesante@hotmail.com

Asesor, Consultor, Docente en Gestin Pblica y
Sistemas Administrativos

12

Disposiciones Generales
Las entidades del Gobierno Nacional creadas
antes del 14.06.2014, que no se encuentren en
operacin y no cuenten con CAP aprobado,
podrn iniciar el trmite de aprobacin de una
versin provisional ante SERVIR hasta 15.09.
La vigencia del CAP Provisional no podr exceder
de 6 meses, plazo en que la entidad debe
adecuarse y tramitar la aprobacin de su Cuadro
de Puestos de la Entidad para ingresar al rgimen
de la Ley N 30057.
Las entidades del Gobierno Nacional en
operacin sin contar con CAP deben conformar la
Comisin de Trnsito al Rgimen del Servicio Civil

13

Durante el proceso de implementacin de la Ley N

30057, cuando una norma sustantiva asigne nuevas
funciones o reasigne las funciones existentes, las
entidades estn autorizadas a tramitar la adecuacin
parcial de su CAP vigente mediante un CAP
Provisional en plazo mximo de 3 meses, desde la
entrada en vigencia de la norma publicada.
Las
entidades
que
hasta
el
13.06.2014
hayan iniciado el trmite de aprobacin de
modificacin total o parcial de su ROF a la Secretara
de Gestin Pblica de la PCM, deben tramitar en
plazo mximo de 3 meses, desde la vigencia de la
modificacin total o parcial del ROF, la aprobacin de
un CAP Provisional con base en el proyecto de CAP
incluido en el informe sustentatorio del ROF. En todos
14
los casos, la propuesta de CAP Provisional debe

Cuadro para Asignacin de Personal

Concepto
Es el Documento de gestin institucional, contiene
los cargos clasificados de entidad sobre base
estructura orgnica ROF aprobado.
Los cargos de CAP son clasificados, de acuerdo a Manual
Normativo de Clasificacin Cargos. Son aprobados
por entidad, fijndose los requisitos mnimos de cada
uno de acuerdo a normatividad vigente.

15
15

Lineamientos para Formulacin del CAP

a) Se formula a partir y
orgnica del ROF aprobado.

siguiendo

la

estructura

b) Se debe observar las disposiciones sobre clasificacin de

cargos que se encuentren vigentes.
c) Se permite incluir cargos previstos o no presupuestados,
con un lmite del 10% del total de cargos cubiertos en el
CAP.
d) Los cargos que corresponden a los rganos de
asesoramiento y de apoyo no exceden del 20% del total de
cargos contenidos en el CAP.
16
16

e) Se deber consignar los cargos de confianza de

conformidad con las disposiciones legales vigentes.
f) La clasificacin y nmero de cargos de Oficina Auditoria
Interna son determinados por el titular de entidad, de
acuerdo a necesidades, con opinin de la Contralora
General de la Repblica en caso de variacin.
g) Se deber incluir todos los cargos de las sedes u
rganos desconcentrados de la entidad.
h) El CAP debe ser presentado en formato que se incluye
en los anexos, adjuntndose resumen cuantitativo que
consigna la clasificacin por grupos ocupacionales.
17

Reordenamiento de Cargos
El reordenamiento de cargos que se genere por
eliminacin o creacin, que no incidan en un aumento en
el PAP, no requiere de un nuevo proceso de aprobacin de
CAP.
El reordenamiento podr aprobarse mediante resolucin u
otro dispositivo que corresponda por el titular de la
entidad, previo informe del rgano responsable- rgano
de racionalizacin.

18

Gua Metodolgica para la Formulacin de

Perfiles de Puesto

Abog.
Jos
Espinal
Sante,
jesante@hotmail.com
Asesor, Consultor, Docente en Gestin Pblica
y Sistemas Administrativos y

19

Paso 1: Identificar Puesto

Se debe registrar la informacin referente a:
Unidad orgnica- Se indica el nombre de la unidad
orgnica a que pertenece el puesto, segn
estructura orgnica.
Denominacin- Se indica la nomenclatura del
clasificador, CAP o CPE si se cuenta con este
instrumento.
Nombre del puesto- Denominacin que se le da en
los documentos de gestin. De no existir nombre
no se pone nada.
Dependencia jerrquica lineal- el nombre del
20
puesto del jefe inmediato superior o del que ejerce

Dependencia jerrquica funcional- En caso exista, el

nombre del puesto al que reporta funcionalmente,
pero que no ejerce autoridad sobre l. (MOF).
Puestos que supervisa- se indican los puestos bajo su
mando inmediato o de supervisin directa (CAP, PAP).
Paso 2: Revisar informacin del puesto
El punto de partida es el mapeo de puestos si la
entidad cuenta con este instrumento, de no ser as
deber buscar y revisar a mayor profundidad los
documentos de gestin relacionados al puesto (ROF,
MOF, Clasificador de cargos, TDR); los que brindarn
informacin sobre su ubicacin, funciones y
requisitos establecidos
21

El Mapeo de Puestos- Es el proceso que permite

identificar la realidad actual de la gestin de los
puestos en una entidad, es decir, permite identificar
las caractersticas
de los puestos (funciones,
rgimen de contratacin, jerarqua, ingresos), con el
fin de recolectar informacin suficiente para tener
un diagnstico claro de la situacin de los puestos
de la entidad.
Paso 3: Elaborar la propuesta de la misin,
funciones y coordinaciones principales del
puesto
Ubicar ocupante o interlocutor expertoLa
informacin del perfil del puesto ser realizada con
el ocupante del puesto y si fueran varios los22
ocupantes del mismo puesto, se recomienda

El interlocutor experto es aquella persona con

amplia y slida experiencia y slido conocimiento
tcnico que le permite conocer a mayor profundidad
las funciones que se realizan en los puestos. Se
recomienda entre 1 y 2 interlocutores expertos para
la elaboracin del perfil del puesto.
Redaccin de la propuesta de misin- La misin del
puesto es la razn de ser del puesto o su finalidad.
(revisar el ROF, MOF).
Redaccin de funciones del puesto- Transcribimos las
funciones identificadas en el mapeo de puestos, en
caso de no tenerlo considerar otros documentos de
gestin como el MOF, TDR. En caso se cuenta con
informacin
adicional
sobre
coordinaciones
23
principales, se debe registrar la misma en

Paso 4: Identificar las funciones esenciales del

puesto
Se basa en el Teorema de Pareto que nos permite
obtener las funciones esenciales del puesto (las 4
funciones con mayor puntuacin y que agregan
mayor valor a los resultados del puesto ).
Para obtener las funciones esenciales se utiliza la
tabla de puntuacin de funciones, que contiene 3
factores de evaluacin con sus respectivo concepto,
preguntas relacionadas a cada factor; as como la
formula definida para puntuar los factores y
puntajes total por cada funcin.
El Teorema de Pareto seala que El 80% de los
24
resultados depende del 20% de las causas y el 80%

Anexo D: Tabla de Puntuacin de Funciones

Estos factores y puntajes sirven para puntuar cada
funcin del puesto y obtener las Funciones
Esenciales,
(4 con mayor
puntaje)
Factores
Abrev
Preguntas
.
Frecuencia: Frecuencia y
regulari
dad con que se realiza la
funcin
Consecuencias de error o
no
aplicacin
de
la
funcin- Qu tan graves son
las consecuencias por no
ejecutar
la
funcin
o
existencia de un error en su
ejecucin

Relacionadas
F

CE

Con qu frecuencia se
realizan
las
funciones?
Comnmente cada cunto
tiempo se realiza dicha
funcin?
Qu tan grave pueden ser
las
consecuencias
de
cometer error o no ejecutar
la funcin? Cul es grado de
impacto en la entidad?El
error
repercute
en
la
organizacin,
las
reas,
25
puestos?

PJE TOTAL = (CE X COM) + F

FACTORES
Grado
s

Frecuencia
F

Consecuencia de
error o no
aplicacin CE

Complejidad COM

Todos los
das- Diario

Consecuencias muy
graves: pueden
afectar a toda la entidad en mltiples
aspectos

Mxima
complejidad: la ac
tividad demanda el
mayor
grado
de
conocimientos,
esfuerzo, habilidades

Al menos 1
vez
por
semanaSemanal

Consecuencias
graves: puede afectar
resultados, procesos o
reas funcionales de
la entidad

Alta complejidad: la
actividad
demanda
un
considerable nivel de
esfuerzo,
conocimientos,
habilidades

Al
menos Consecuencia
una
vez considerable:
cada
15 repercuten

Complejidad
26
moderada:
la
actividad requiere un

Al menos
1 vez al
mesMensual

Consecuencias
meno- res: Cierta
incidencia
en
resultados o actividades
que
pertenecen
al
mismo puesto

Baja
complejidad- la
actividad requiere
un bajo nivel de
esfuerzo,
conocimientos,
habilidades

OtrosBimes- tral,
trimestral,
semestral
anual

Consecuencias
min- mas: poca o
ninguna incidencia
en resultados o actividades

Mnima
complejidad:
la
actividad requiere
un mnimo nivel
de esfuer
zo, conocimientos
o habiliades

27

Por ello este teorema aplicado a los puestos de

trabajo radica en que el 80% de los resultados del
puesto se generan por el 20% de las acciones
principales, vale decir, las funciones esenciales.
Paso 5: Validar la misin del puesto y definir las
habilidades
a) Trasladarlas 4 funciones esenciales y la propuesta
de misin a la hoja de trabajo 2- anexo F.
b) Revisar la propuesta de misin del puesto y
redactar la misin en base a las sugerencias y
esquema de redaccin de la misin del puestoAnexo C
28

La redaccin de la misin del puesto debe contener

Valide la misin del puesto de acuerdo a los criterios:

- Cumplimento de sugerencias y esquema
redaccin de la misin del puesto- anexo C.
- Coherencia de la misin
esenciales del puesto.

con

de

las

funciones

- Coherencia de la misin con las

generales de la unidad orgnica- ROF.

funciones

El nombre del puesto debe guardar relacin con su

misin.

29

Esquema
puesto
Verbo (s)

de

redaccin

de

la

misin

del

Objeto

Marco
general de
actuacin

Resultado

Indica la
accin a
desarrollar

Indica sobre
qu afectar
el verbo o
accin

Indica el
marco
general de
actua cin
del puesto

Indica el para
qu se hace: y
se usa cuando
es necesa rio
una mejor
com prensin
de la fun cin

Redactar el
ver- bo en
modo infinitivo (ar, er,
ir)
(Planificar,
atender, asistir,

Procesos,
recur- sos
tecnolgicos,
personas,
objeto
materiales,
otros

Planes,
procedimientos,
procesos entre
otros

Cumplir
objetivos,
plazos,
estndares de
calidad, presupuestos entre
otros

30

Ejemplo de redaccin de la misin del puesto:

Nombre del puesto: Asistente de seleccin de
personal
Misin: Atender los requerimientos de personal de
las unidades orgnicas de acuerdo al procedimiento
de seleccin de personal para dotar de servidores
pblicos calificados a la entidad.
Verbo: Atender
Objeto: requerimientos de personal de las unidades
orgnicas
Marco general de actuacin: de acuerdo al
procedimiento de seleccin de personal
Resultado:
para
dotar
servidores
pblicos
calificados a la entidad
31

Definicin de habilidades
a) Ubicar el diccionario de habilidades- Anexo G,
como medio de consulta para identificar las
habilidades principales del puestob) Ubique en el recuadro de habilidades del puestohoja de trabajo 2- y analice las funciones
esenciales, la misin del puesto validada y
preguntarse qu habilidades son requeridas
para realizar eficientemente las funciones
esenciales?
c) Establecer entre 3 y 4 habilidades principales
para cada puesto.
32

Paso 6: Establecer requisitos del puesto

Requisitos de Formacin Acadmica- Se revisa la
misin y funciones esenciales del puesto y en base a
ello se establecen los siguientes requisitos:
- Formacin acadmica- Estudios secundarios,
estudios tcnicos nivel bsico o superior (no
universitario), estudios universitarios, se debe
indicar si se requiere de estudios completos.
- Grados/ situacin(es) acadmica(s) y estudios
requeridos- considera egresado o bachiller o
titulado en algunos estudios, sealar si se requiere
el grado de magister o doctor en alguna
especialidad, considerando para ello si se requiere
ser egresado o titulado.
33

Colegiatura- indicar si el puesto

colegiatura y habilitacin profesional.

requiere

Requisitos de conocimientos- Deben validarse con

certificacin, prueba tcnica, entrevista o algn
otro mecanismo que evidencie el cumplimiento del
requisito de conocimiento, lo cual es importante
para asegurar la idoneidad de los candidatos en los
procesos de seleccin de personal. Se revisa la
misin y funciones esenciales del puesto.
Conocimientos tcnicos- Se identifica estos
conocimientos especficos para el puesto y sean
temas relacionados a la administracin pblica
(sistemas
administrativos-LOPE):
sistema
de
recursos humanos, abastecimientos, presupuesto, 34
tesorera, endeudamiento pblico, contabilidad,

Cursos y/o programas de especializacin- cursos o

diplomados que se requieren para ocupar el
puesto, que deben contar con la certificacin o
sustento
documentario.
Cada
curso
de
especializacin debe tener no menos de 24 horas
de capacitacin y los diplomados no menos de 90
horas.
Conocimientos ofimticos- indique el nivel de
dominio de Word, Excel, PowerPoint, as como otros
requisitos informticos necesarios para el puesto.
Para ello se utiliza la Tabla de Conocimientos de
Ofimtica- Anexo l.
Conocimientos de idiomas y/o dialectos- se seala
si es necesario el conocer algn idioma y/o35
dialecto. Indicar el nivel de dominio.

Requerimiento de Experiencia- Se procede a revisar

la misin y funciones esenciales del puesto y en
base al anlisis se establecen los requisitos de
experiencia general y especfica, como se seala a
continuacin:
Experiencia general- Se indica la cantidad total de
aos de experiencia laboral que se necesita ya sea
en el sector pblico y/o privado. Nota- Se toma en
cuenta
las
prcticas
profesionales
como
experiencia, ms no se considera las prcticas pre
profesionales.
Experiencia especfica
A. Se seala solo la experiencia en el nivel mnimo
requerido para el puesto, sea como practicante,36
profesional, auxiliar o asistente, analista o

B. En base a la parte A, se indica el tiempo de

experiencia requerida para el puesto, ya sea la
experiencia en un puesto idntico y/o en puestos
con funciones equivalentes, que son las
equiparables en funciones, sea por similitud de
funcin, responsabilidad, entre otros aspectos
similares.
C. En base a B se indica si parte de esa
experiencia es necesaria que se haya desarrollado
en el sector pblico o privado.
Nota- En caso de requerir complementar alguna
informacin en el requisito experiencia, tales
como: experiencia preferente en departamentos
del norte o del sur, zonas rurales, entre otros,37
puede registrarse al final del cuadro respectivo.

Paso 7: Consolidar la informacin del puesto

Se utiliza la hoja de trabajo 4- Anexo J y se revisa la
pertinencia y congruencia de todo el perfil del
puesto, para ello se revisa:
- Identificacin correcta del puesto (ubicacin,
denominacin, nombre, relaciones, jerarqua y de
supervisin)
- Coherencia de la misin del puesto con las
funciones establecidas para el puesto, el ROF de
la unidad orgnica, las sugerencias y el esquema
de redaccin de funciones
- Descripcin pertinente de las coordinaciones
internas y externas que se realizan en el puesto.
- La formacin acadmica es un requisito necesario
38
para desarrollar las funciones del puesto

- La experiencia en el puesto siendo coherente

para desarrollar las funciones establecidas para
el puesto
- Las 3 o 4 habilidades principales del puesto sean
idneas para desarrollar las funciones del puesto
Paso 8: Validar el perfil del puesto
Finalmente el trabajo de elaboracin del perfil del
puesto requiere la validacin del jefe de la unidad
orgnica o quien haga sus veces

39