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Les ERP :

Une autre vision


des systmes
dinformation
Partie 2

Programme du cours
Dfinitions et composition dun ERP,
Le March des ERP,
La structure et la vie dun projet ERP,
Conduite du changement,
Maintenance des ERP,
Progiciels priphriques,
Conclusions.

Structure et vie dun


projet ERP

Le taux de russite dun


grand projet
Le taux de russite des grands projets
informatiques continue d'tre faible :
Un sur deux choue, sur le respect des
dlais, des budgets ou des objectifs
initiaux,
Il faut 5 ans pour dployer
compltement un ERP dans un grand
groupe = construction dune centrale
nuclaire!

Une mthodologie ?
Pourquoi une
mthodologie ?
Installer un ERP dans une entreprise un vrai challenge,
Peu voir avec linstallation dun produit classique,
Plug and play ? NON, il ne suffit pas de tourner la cl pour dmarrer,
Il faut :
tablir le choix et prparer le lancement du projet,
analyser les processus de lentreprise pour, ventuellement, les modifier
puis paramtrer lERP pour ladapter aux besoins de lentreprise,
former lquipe informatique, les utilisateurs cls (chargs dindiquer les
modes de fonctionnement) puis les utilisateurs finals,
migrer les donnes de lancien vers le nouveau systme,
tester et valider les solutions proposes (comment tre sr que la
bonne fonction est implmente correctement ?),
Cest un vritable projet dentreprise,

Peut-on faire cela dans nimporte quel ordre ?

La mise en place dun ERP


:
un projet part entire
Une mthodologie dimplantation dERP
cest :
Une structure,
Un mode de fonctionnement,
Une dmarche,

Exemples de mthodologie chez les diteurs :


ASAP pour SAP,
TARGET pour SSA (Baan).

Une structure de projet :


un exemple dinstances de
projet
Comit de Pilotage

Comit de Coordination

Comitde
deProjet
Projet
Comit
Comit de Projet

quipes MOA
quipes MOA
quipes projet MOA

quipes MOE
quipes MOE
quipes projet MOE
Selon complexit du projet

Rles et frquences de
runions des instances
projet
Rle

Frquence

Pilotage Stratgique
(dernier niveau dcision)

Mensuelle ou Bimensuelle

Comit de Projet
(MOE et MOA)

Pilotage Oprationnel

Hebdomadaire
mensuelle

Comit de Projet
(MOA seule)

Conduite du changement

Hebdomadaire
mensuelle

Synchronisation par
rapport aux autres projets

Mensuelle ou Bimensuelle

Comit de Pilotage

Comit de
Coordination

Structure de projet :
Comit de pilotage

Rle et responsabilits :
Suivi densemble du projet et dcisions/arbitrages,
Approbation des documents majeurs de gestion du projet. Plan
Qualit Projet, Rapport davancement de projet et rvision planning,
Validation officielle des passages de jalons,
Validation des besoins exprims (ralisation ou non des
dveloppements spcifiques),
Gestion des points dachoppements sur planification, ressources,
grandes caractristiques fonctionnelles, techniques et
oprationnelles, qualit,
Primtre dinterventions majeures :

non fourniture dinformations essentielles par lun des acteurs du projet,


changements fondamentaux des objectifs projet,
retard dans lexcution des tches imparties lune des parties,
non fourniture des moyens prvus.

Membres : Prsident (PDG ou directeur), Directeur de projet, Chefs de


projet, Commercial de lintgrateur,

Structure de projet :
Comit de Projet
Rle et responsabilits :
Gestion quotidienne du projet,
Dcisions fonctionnelles, techniques ou qualit soumises par les
quipes projet (MOA/MOE),
Soumission au Comit de Pilotage pour arbitrages, les prises de
dcisions et les validations,
Rle dalerte auprs du Comit de Pilotage sur difficults et
prconisation des mesures correctives,
Reporting davancement du projet au Comit de Pilotage,
Transmission et excution des dcisions et orientations du Comit
de Pilotage auprs des quipes projet,

Membres :

Chef(s) de projet MOE Client,


Chef(s) de projet MOA Client,
Chef(s) de projet MOE Intgrateur,
Responsables de domaine fonctionnel.

Structure de projet :
Comit de coordination
Pendant limplantation de lERP, le gel de tout autre projet,
est rarement possible, do la ncessit de ce type de
comit,
Son objectif principal :
ds le dbut du projet, veiller la cohrence gnrale de
limplantation de lERP avec les autres projets en cours ou
prvus,

Trois options :
Une coordination point point des projets, avec chaque Comit
de projet,
Un Comit de coordination unique au domaine, o participent
tous les projets et o sont traits tous les aspects de
coordination,
Un Comit de coordination ddi ERP o participent tous les
projets, mais o ne sont traits que les aspects de coordination
et dintgration de ERP.

Rle des acteurs :


Chef de projet (un par
domaine)
MOE Client :

Possde une bonne connaissance de la problmatique mtier,


Possde une bonne vision du futur recherch,
Assure le suivi du projet (planning, budget, ressources) client,
Assure la coordination des tches de son projet,
Possde une autorit de dcision et/ou une force de
proposition,

MOE intgrateur :
Assure, en liaison avec son homologue Client, le suivi du
projet intgrateur ( planning, budget, ressources, ...),
Avertit des risques du projet et garantit latteinte des objectifs,
Fait intervenir toutes les ressources ncessaires la bonne
ralisation du projet.

Rle des acteurs :


Utilisateur cl (un par domaine)
Participe activement la modlisation par ses connaissances
des procdures client,
labore la solution ERP, dans son domaine (choix et
paramtrage), en collaboration avec le consultant intgrateur,
Rdige et dmontre dans lERP, les scnarios de tests,
Rdige les procdures utilisateurs (IT : Instructions de travail),
Dfinit, prpare et dispense la formation oprationnelle
lutilisateur final,
Propose dventuels changements de procdures ou
dorganisations.

Rle des acteurs :


Consultant fonctionnel
Est reconnu comme un expert ERP dans un domaine prcis,
Ralise ltude de lexistant,
Anime les ateliers de conception gnrale,
Modlise la solution de rfrence,
Paramtre lERP et dmontre la solution mise en place avec
lutilisateur cl,
Aide la formalisation des procdures et sassure que les tests
sont bien faits,
Participe aux tapes de migration et de dmarrage.

Exemple dune
mthodologie
Mise en
dimplantation
dun ERP
Avant-projet
Ralisation
Dfinition
service
Lancement
du projet Conception
Mise en place
gnrale
pilotage
valuation
dploiement
Identification
des risques

Management
Formation
quipe projet

Runion de Plan de formation


utilisateurs
lancement

laboration
Procdures
Scnarii
du projet
produit / Process

Adquation
progiciel

Planification
besoins
techniques

Architecture
technique

PQ
P
Structure

organisationnelle
Dfinition
Processus
de gestion

Reprise
de donnes
Interfaces

tats / Rapports

Systm
e
configu
r

Configuration
finale

Spcifiques

Mise en place
Environnements
systme

Documentation
Utilisateurs
Supports de cours
Configuration
de base

Assistance aux
utilisateurs

Management

Suivi de la
formation

Formation
utilisateurs

Produi
t
opra
tionne
valuation
l
Environnement
Production

Mise en place
du support
Mise au point
basculement

Revue de
projet

Basculement

Conception
Mise en place
Systme production
Plan de tests
mise en place
Envir. test

Optimisation du
systme

Optimisation du
systme

Tests
systmes

Administration
quotidienne
du systme

Technique

Analyse
progiciel

Management
Formation
quipe projet

Fonctionnel

Proje
t
lanc

Ralisation

Tests Intgration

Analyse
du besoin
& existant

DC
G

Prparation
Mise en production
au dmarrage
Support
Management
Conduite du
Changement

Planification
initiale

Fonctionnement
oprationnel

Grandes phases du projet


Pr tude (ou avant-projet ou tude de cadrage),
Lancement,
Dfinition (conception gnrale, prototypes),
Ralisation (conception dtaille, prototypes
intgrs + tests / recette),
Prparation au dmarrage (formations utilisateurs
finaux et Bascule),
Support post bascule.

Avant projet :
Critres de choix dun ERP
Les critres de choix sont nombreux:
prennit de lditeur,
caractristiques techniques et
fonctionnelles,
intgration dans le systme
dinformations existant,
autres,
Les caractristiques fonctionnelles des
produits demeurent un facteur prpondrant
du choix, voire LE facteur cl.

Avant projet :
Plan de cadrage, Lancement du
projet

Objectifs :

Prparer le projet,
Dterminer les objectifs et enjeux du projet,
Vrifier la faisabilit et ladquation de lERP aux besoins,
Dlimiter le primtre du projet,

Principales tches :

Mettre en place le pilotage,


valuer les risques du projet,
Lister des procdures mettre en uvre,
tablir les premires solutions gnrales (macro solutions),
Fournir la cartographie applicative initiale (avec interfaces),
crire le PQP (Plan Qualit Projet),
Prvoir la 1re version du plan de conduite du changement,
Lister les ressources tant humaines que techniques,
Construire le planning du projet,
Identifier les sources de donnes migrer.

Phases et composantes
dun projet ERP lanc
5%
1 Mois

25%
2 - 4 Mois

45%
4- 6 Mois

Pilotage

Pilotage et suivi Qualit

Stratgie

Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
tats)

Collecte donnes
et rgles

Mapping

Dvelop.
des outils

Plan de
formation

Supports de cours

Prparation la
bascule

T0 Valid. T1 Valid. T2 Valid.


Nettoyage / fiabilisation

Formations
Recettes

Formations
utilisateurs

Gestion systmes (environnements, autorisations, )


DEV

Dossier
Exploit

Support

Recettes

Communication et assistance au changement

Conduite du
Changement

Architecture et
Administration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Lancement

Reprise de
donnes

Configuration
Finale

Tests et recettes
Tests
dintgration

Ralisation

Conception

Mise en Oeuvre

25%
2 - 3 Mois

PROD

Mise en
service et
support

Les composantes ou
chantiers
Pilotage (y.c. suivi qualit projet) direction des projets,
Mise en uvre (dclinable par sous-projet),
Migration / reprise de donnes,
Conduite du changement,
Architecture et administration,
Selon la taille du projet, chaque composantes a
son propre chef de projet.

Pilotage :
Matrise duvre MOA

MOA sassure du bon droulement du projet et est responsable de :


La dfinition des objectifs du projet,
La rdaction de la fiche de mission du chef de projet ou matre
duvre,
La spcification des besoins dajustement des fonctionnalits de lERP,
Larbitrage sur les diffrents scnarii proposs par MOE,
La gestion du budget du suivi des dpenses,
La conduite du changement (dploiement, accompagnement des
changements dorganisation et de processus),
La mise en place et la gestion des ressources,
Lassurance qualit projet,
La validation des livrables,
Le respect des jalons,
Les prises de dcisions ncessaires au projet,

Cest la partie dcisionnelle du projet

Elle rend compte la Direction gnrale de lentreprise.

Pilotage :
Matrise duvre MOE

MOE pilote lensemble des activits permettant le droulement des


diffrentes phases du projet:
mise en uvre du projet fonction des objectifs viss et des
spcifications dfinies par MOA,
dfinition des diffrentes phases du projet et les activits
correspondantes,
dimensionnement des ressources appropries en fonction des activits,
planification et coordination des activits du projet,
ralisation et mise disposition des produits conformes aux besoins
spcifis par MOA (fonctionnalits & performances),
identification des carts par rapport au prvu et de proposition de
solutions,
responsabilit qualit de mise en uvre,

Cest la partie oprationnelle du projet

MOE rend compte la MOA.

Pilotage :
PQP = Plan Qualit Projet
Cest le dispositif garantissant un droulement optimum
du projet. Il couvre lensemble des phases ncessaires
sa ralisation et prcise:
les objectifs du projet,
les moyens conditionnant la russite de sa mise en uvre,
les conditions et les moyens de pilotage,
les structures et procdures de fonctionnement du projet,
les jalons atteindre et les diffrentes tapes
intermdiaires.

Pilotage :
Exemple de Plan Qualit Projet
Introduction
Prsentation gnrale du projet
Rpertoire documentaire
Tableau d'affichage qualit du projet

Assurance Qualit
Diffusion et mises jour du PQP
Non-application du PQP et drogations
Procdures Qualit Oprationnelles
Responsabilits

Dmarche
Architecture globale et scnario
Lancement des projets
Bascule
Synchronisation des travaux entre quipes (MOEMOA)
Tableaux synoptiques des produits MOE
Livrables fournis par la MOA
Logique globale de validation des livrables
Procs verbaux de la MOA
Prise en compte des rserves

Organisation de la MOE
Objectifs
Principes
Organisation des activits de matrise duvre
Organisation dtaille

Structures de fonctionnement du projet


Runions de dcision
Runions de travail
Comit dAvancement (MOE-MOA)
Comits de domaine (MOE - MOA)
War Room (MOE-MOA)
Runion Interne de Bascule ou Projet (MOEMOA)

Pilotage du projet
Planification et avancement des travaux
Pilotage par les enjeux
Gestion des alertes
Gestion des actions MOE

Les tableaux de bord


Scurit et protection industrielles
Audits
Effectus de la MOA
Effectus intgrateur
Audits internes la MOE

Gestion de la documentation
Dfinitions
Modles Word, Excel, PowerPoint
Identification
Gestion des versions
Procdure de traitement dun document
Documents de la MOA

Gestion des environnements et de la configuration


des logiciels
Sauvegardes et archivages
Gestion des modifications
Responsabilit du logiciel dapplication.
Gestion des anomalies du logiciel dapplication
Gestion des demandes dvolutions
Gestion des demandes de modification

Mthodes et outils
Mthodes
Outils (Bureautique, Planification, Gestion,
Technique)

Relations avec les sous-traitants et fournisseurs.

Mise en uvre :
Lancement

Objectif:
Procder la prparation et la planification initiale du projet pour
en faciliter son bon droulement et matriser les cots et les dlais,

Tches principales :
Planification du projet y compris des besoins techniques,
Organisation du projet,
laboration du PQP (Plan Qualit Projet) ou PAQ (Plan Assurance
Projet),
Mise en place du dispositif de transfert de comptences,

Livrables principaux :
Primtre du projet et stratgie dimplmentation,
Organisation du projet,
Planning dtaill du projet (tches, ressources),
Plan de formation quipe projet / Transfert de comptences,
Dfinition des procdures et standards de la gestion de projet (Plan
dAssurance Qualit),
Dfinition des procdures et standards dimplmentation.

Mise en uvre :
Conception gnrale
Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Configuration
Finale
Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Tests et recettes
Tests
Dintgration

Ralisation

Conception

Support

Recettes

Prparation la
bascule

Mise en
service et
support

Objectif: dcrire le futur systme cible


Mode opratoire: ateliers de conception, dfinis dans lorganisation du
projet), pour dtailler chaque rgle de gestion qui oriente le paramtrage.
Spcifications des interfaces, des dveloppements spcifiques et des
reportings

Tches principales :
Formation de lquipe de projet (client),
Installation du systme de dveloppement,
Dfinition de la structure, des donnes de base et des processus de
lentreprise,
tude dtaille de lexistant et comparaison avec les possibilits de
lERP,
Construction de la solution, travers les prototypes gnraux,
Mise en place dun PAQ (Plan dAssurance Qualit),

Mise en uvre :
Ralisation

Ralisation
Configuration
Finale
Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Tests et recettes
Tests
Dintgration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Conception

Support

Recettes

Prparation la
bascule

Mise en
service et
support

Objectif: raliser la construction du systme cible


Mode opratoire: partir des spcifications de la phase de
conception, ralisation des prototypes et des tests, documentation du
paramtrage et des dveloppements (interfaces, reports,
dveloppements spcifiques)
Principales tches :
Gestion du projet,
Confirmation de la configuration de base,
Administration systme (Ex. concept dautorisation, device, ),
Configuration finale (paramtres),
Dveloppement des interfaces, des reports,
Tests unitaires et premiers tests dintgration et de non rgression,
Documentation utilisateur final et supports de cours,
Contrle qualit de la phase de ralisation.

Distinguer processus
mtier et processus outil

Modlisation des processus distinction entre fonction mtier et


fonction informatique,
Fonction mtier : cadre de dfinition, cahier des charges ou dossier de
conception gnrale = base la description des fonctions,
Paramtrer un ERP cest transposer les processus mtiers en processus
excutables par lERP,
Pour un processus donn (Ex. gestion des demandes dachat) pas de
processus type, mais une multitude de possibilits,
La flexibilit des ERP (paramtrage) est un avantage, au point de
reproduire les dysfonctionnements organisationnels du pass !
Les mthodologies dimplantation fournissent des outils danalyse des
processus mtier pour les rassembler au sein dun ensemble structur
(le rfrentiel),
Ces outils permettent de dfinir un processus cible quivalent une
vritable expression des besoins, structure, en amont du paramtrage,
Lquipe projet MOE se charge de trouver la combinaison de paramtres
permettant de rpondre ce besoin.

Conception gnrale :
Exemple de Business Concept
Model
Fabrication la commande
Gestion
Qualit

Dveloppement Produit

Besoins en nouveau produit

Product Information

Prvisions
Ventes

Programme Directeur
Ordre achat
Contrats/
Demande
de devis

Achat
Livraison
fournisseur s

Plan Matires

Plan
Directeur

Besoins Projet

Calcul de besoins
Sous traitance

Initialisation Projet

Gestion
Projet

Plan Matires

Production
Service

Planification ordres Production

Projet
termin

Vente
s

Rception
& Ctl qual.

Liste
enlvement
Matires
prem.

Composants Compomanufacturs sants

Liste
enlvement
Sous ens.
Manufacturs

Semi
Finis

Assemblage
final

Commande
client
facture

Besoins
Ordre Vente
Client
Emballage &
Ordre Service
Expdition
factur

Magasins
Rception
marchandises

Besoin
Client

Prod.
Finis

Emballage
&
expdition

Conception :
Exemple de macro Processus
Macro
Processus

Processus
dtaill
Gestion
Gestion
Cde
des devis

Processus principal

Flux dtaill

Ventes
Spcification
du produit

tudes

Fabrication

Conception dtaille :
Exemple de schma dun
processus
tat (travail raliser)
Activit Session ERP

Appel une autre application


Activit manuelle
Appel un autre processus ERP

Activit
de
contrle

Processus imbriqu

(Processus gris du fait de


l'valuation des conditions de
contrle)
Instructions

Texte reprenant tout ou partie


du manuel utilisateur

Conception dtaille :
Assignation rles / Processus
Processus

Organisation
Entrer
Fournisseur

Rle B

Dpartement

Demande
achat ?

Non

Non Demande
achat ?

Groupe

Utilisateur

Fourniss.
Connu ?

Action
Manuelle

Instructions :
Validation +
signature

Sousprocessus

Rle A
Autre
applic.

Non

Fourniss.
Connu ?

Demande
achat ?

Session

Conception dtaille :
Construction d'un modle
adapt
Modules standard
de base

Modles
sectoriels

Modle
adapt

Rgles
----------------------------------------

lectronique

A&D

Automobile

Entreprise x

Configuration
Finale
Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Tests
Dintgration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Mise en uvre :
Tests et recettes, prparation
Ralisation
Tests et recettes
Support
dmarrage
Conception
Recettes

Prparation la
bascule

Mise en
service et
support

Objectif: rendre le systme prt au passage en production


(consolidation de tous les travaux des phases prcdentes),
Mode opratoire: ralisation des recettes utilisateurs, des
formations de lutilisateur final et les reprises des donnes,
Principales tches :
Gestion de projet,
Recette finale du produit,
Formation utilisateurs finaux,
Administration du systme,
Industrialisation (prparation de lexploitation du systme),
Planification dtaille du projet de basculement,
Contrle qualit de la prparation au dmarrage.

Plan dAssurance Qualit :


Tests dintgration et de non
rgression
Deux noms ne pas confondre :
PQP : Plan Qualit Projet projet et procdures internes
PAQ : Plan dAssurance Qualit qualit de la solution livre
Tests unitaires des processus par sous-projets (ou
domaine)
Intgration et tests transverses pour valider la cohrence
densemble :
Vrification de cohrence des diffrents choix de paramtres des
sous-projets,
Idem pour des choix inter sites ou inter entreprises,
Test de lintgration financire,
Tests de non rgression si ajout dune nouvelle fonction par rapport
aux prcdentes et aux autres systmes (interfacs).

Mise en uvre :
Mise en service et support

Ralisation
Configuration
Finale
Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Tests et recettes
Tests
Dintgration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Conception

Support

Recettes

Prparation la
bascule

Mise en
service et
support

Objectif: Rendre exploitable le nouveau systme par les utilisateurs,


Application stricte de la procdure et de la stratgie de migration
valide dans la phase de recette (traitements de reprise / migration
des donnes),
Mise en place de la procdure de correction danomalies (dcrite dans
le PAQ)
Recette provisoire, puis recette dfinitive ou VSR (Vrification en
Service Rgulier) prononce lissue dune phase probatoire (Ex. 12
mois),
Principales tches :
Vrification des rsultats des traitements dexploitation,
Vrification des rsultats des interfaces,

Phases et composantes dun


projet ERP Reprise de
donnes
5%
1 Mois

25%
2 - 4 Mois

45%
4- 6 Mois

Pilotage

Pilotage et suivi Qualit

Stratgie

Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Collecte donnes
et rgles

Mapping

Dvelop.
des outils

Plan de
formation

Supports de cours

Prparation la
bascule

T0 Valid. T1 Valid. T2 Valid.


Nettoyage / fiabilisation

Formations
Recettes

Formations
utilisateurs

Gestion systmes (environnements, autorisations, )


DEV

Dossier
Exploit

Support

Recettes

Communication et assistance au changement

Conduite du
Changement

Architecture et
Administration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Lancement

Reprise de
donnes

Configuration
Finale

Tests et recettes
Tests
Dintgration

Ralisation

Conception

Mise en Oeuvre

25%
2 - 3 Mois

PROD

Mise en
service et
support

Migration / Reprise des


donnes (1/2)
Stratgie

Collecte donnes
et rgles

Mapping

Dvelop.
des outils

T0 Valid. T1 Valid. T2 Valid.


Nettoyage / fiabilisation

Ltude de la reprise des donnes dbute ds la phase de


conception,

Ncessit dtablir une stratgie de reprise :

Que reprend-on, que ne reprend-on pas ?


Quelles rgles de reprise / transformation,
Quelles reprises par programmes et quelles reprises manuelles ?
A quel(s) moment(s) ?

Il sagit de comparer les donnes des anciens systmes migrer


avec les donnes du nouveau systme matching

Dveloppement des programmes de reprise, de transformation,


de transcodification des donnes.

Migration / Reprise des


donnes (2/2)
Stratgie

Collecte donnes
et rgles

Mapping

Dvelop. TC0 Valid. TC1 Valid. TC2 Valid.


des outils
Nettoyage / fiabilisation

Cest aussi loccasion dpurer / fiabiliser les donnes

Deux sortes de donnes :


Statiques matching des donnes (notamment obligatoires)
Dynamiques les encours (comment faire pour les commandes
partiellement livres ?)

Modalits :
Tests blanc des programmes dextraction et interfaces de
reprise,
Tests de volumtrie et tests dacceptation par lutilisateur.

Phases et composantes dun


projet ERP : conduite du
changement
5%
1 Mois

25%
2 - 4 Mois

45%
4- 6 Mois

Pilotage

Pilotage et suivi Qualit

Stratgie

Finale ( )
Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Collecte donnes
et rgles

Mapping

Plan de
formation

Prparation la
bascule

Dvelop. TC0 Valid. TC1 Valid. TC2 Valid.


des outils
Nettoyage / fiabilisation

Supports de cours

Formations
Recettes

Formations
utilisateurs

Gestion systmes (environnements, autorisations, )


DEV

Dossier
Exploit

Support

Recettes

Communication et assistance au changement

Conduite du
Changement

Architecture et
Administration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Lancement

Reprise de
donnes

Configuration

Tests et recettes
Tests
Dintgration

Ralisation

Conception

Mise en Oeuvre

25%
2 - 3 Mois

PROD

Mise en
service et
support

Conduite du changement
Communication et assistance au changement
Plan de
formation

Supports de cours

Formations
Recettes

Formations
utilisateurs

La conduite du changement est un projet en


soi,
Il fait lobjet dun chapitre spcifique
examin ultrieurement.

Phases et composantes dun


projet ERP : Architecture &
administration
5%
1 Mois

25%
2 - 4 Mois

Pilotage

45%
4- 6 Mois
Pilotage et suivi Qualit

Stratgie

Finale ( )
Dveloppements
(spcifiques, interfaces,
formulaires, tats)

Collecte donnes
et rgles

Mapping

Plan de
formation

Prparation la
bascule

Dvelop. TC0 Valid. TC1 Valid. TC2 Valid.


des outils
Nettoyage / fiabilisation

Supports de cours

Formations
Recettes

Formations
utilisateurs

Gestion systmes (environnements, autorisations, )


DEV

Dossier
Exploit

Support

Recettes

Communication et assistance au changement

Conduite du
Changement

Architecture et
Administration

Configuration
de Base

Conception
Gnrale

Lancement

Reprise de
donnes

Configuration

Tests et recettes
Tests
Dintgration

Ralisation

Conception

Mise en Oeuvre

25%
2 - 3 Mois

PROD

Mise en
service et
support

Architecture &
administration
Gestion systmes (environnements, autorisations, )
DEV

PROD

Objectifs : rendre oprationnels les diffrents environnements utiliss


par le projet et prparer son fonctionnement rgulier en oprationnel
Principales tches :

Dossier
Exploit

Grer les installations,


Mettre en place les diffrentes versions,
Installer et grer les devices,
Grer les autorisations,
tablir le dossier dexploitation,

Nota : le projet dimplantation utilise divers environnements :

Formation,
Prototypage,
Dveloppement
Validation / Recette,

Architecture & administration :


Exemple de Flux des
composants
Envir. de
Bascule
Blanc

Projet

(carts)

Maintenance
(modif.)

PDEV
Dvlpt de
logiciel

MDEV
Dvlpt de
logiciel

Envir. Proto
Test unitaire
logiciel et dvlpt

MCO
Test de
non rgression

AP
Test de
non rgression

Pr
PROD

OPE
Bascules

Mise en OPE

test de
validatio
n avant
MEP

RAFRAICHISSEMENT
Logiciel
Cration
dune version
Matre

MAJ MASTER

Architecture & administration:


Exemple de Mise jour des
donnes
Envir. de
Bascule
Blanc

Copie Physique
Projet

(carts)

PDEV
Dvlpt de
logiciel

MDEV

Maintenance Dvlpt de
logiciel + DEM
(modif.)

Envir Proto
Test unitaire
logiciel et dvlpt

MCO
Test de
non rgression

OPE

AP
Test de
non rgression

Pr
PROD
test de
validatio
n avant
MEP

Export Oracle
Import Oracle
entre 3 et 5 jours

Cration
dune version
Matre

Le basculement de systme :
Les approches de dmarrage (1/2)
Big Bang : approche la plus ambitieuse et dlicate
Toutes le fonctions sont bascules en mme temps pour toute
lentreprise,
Mthode utilise surtout au dbut des implantations dERP (Nbx
histoires douloureuses dans les annes 90),
Adhsion complte, en mme temps effort trop important. Aucune
exprience dutilisation pralable ET Aucune garantie que cela
fonctionne (donc pas davocat de lERP) ?
ncessite dune grande mobilisation de la direction de lentreprise,

Stratgie du pilote : implantation la plus courante


Installations dinstances ERP indpendantes (systmes et donnes)
pour chaque unit avec processus communs de consolidation
financire et partage des donnes communes ncessaires au groupe
(Ex. Chiffre daffaires) ou processus communs (Ex. gestion des
ressources humaines dun mme pays),
Implantation dun pilote sur une unit favorable, sans risque et
reprsentative du business de lentreprise puis, aprs rodage,
extension unit par unit (roll out),
Approche adapte aux grandes ou moyennes entreprises qui
partagent peu de processus communs entre ses units, mais plus
longue.

Le basculement de systme :
Les approches de dmarrage (2/2)
Stratgie de Flux :
Conception du systme focalise sur quelques processus
cls (Ex. module finance). Plutt adapte aux petites
entreprises.
But : dveloppement rapide de lERP sur une orientation
processus oprationnels, avec ROI plus rapide,
Avantage : peu dutilisateurs ont changer (une partie) de
leurs habitudes de travail, avec un bnfice plus immdiat.

Il sagit donc de dterminer une stratgie


dvolution de toute une architecture
dapplications?

Comment faire voluer un SI:


exemple dun quipementier
automobile
Position du problme :
Nombreuses applications sur deux sites
diffrents,
Quatre mtiers (donc des processus) diffrents:
lectronique, pneumatique, cblerie, SAV et
ngoce,
Certaines applications sont conserves et
dautres sont migres,
Pas de big bang,
Mais le moins possible dinterfaces
temporaires,

Comment faire voluer un


SI: situation de dpart
Divisions /
Directions :

Units :

Lignes
autonomes :

Division pneumatique

Transmissions

Pignons

Division lectronique

Pneumatique

Cblerie

Pneumatique

Cblerie

Site 2

Site 2

Divers

lectronique
Rparation
Capteurs (cartes &
ordinateurs)

Capteurs

lectronique

Rparation
lectronique

Site 2

Site 2

Ngoce
de pices

Carters
Montage
Rparations
Sites :
Activit :

Site 1
Srie

Srie

Srie

Site 2
Srie

Rechanges

Rechanges

Rechanges

Rparations

Rparations

Rparations Rparations

Ngoce

Rechanges

Site 2
Srie
Rechanges

Cartographie initiale du site n1


SGDT
Articles
Nomenclatures

GPAO

Macro gammes

Commerce Planification

Expditions

Stocks

Factures
Articles
fournisseurs
Nomenclatures

Catalogue
Exped.

Facture

Achats

Prix
standard
s
manuel
VENTES

OF
Activit

QUALITE

Imputations
Prix
standard
s
manuel

lments
Paie

Comptabilit Industrielle

Paie
Imputations

CO

Articles agrs
En cours Commandes
Ordre Fabrication
Rceptions du jour

PIC / PDP

Mouvement
s

BR

Atelier

FI

TR

Comptabilit Gnrale (ERP 4)

Virements
fournisseurs

PAIE
Personnel

Virements
Paie

PRESENCE

Gestion des
Formations

Contrle
Accs

TRESORERIE

Banque
s

Cartographie cible du Site n1


E Proc.
(TradeXpress)

SGDT
Articles
Nomenclatures

GPAO ERP

Macro gammes

Commerce Planification
ERP
ERP
Expditions

Exped.
ERP
Facture
ERP

Achats
ERP

Stocks
ERP

Atelier
ERP
PIC / PDP ERP

Factures
Articles
Nomenclatures fournisseurs
Mouvement
s
BR

Catalogue
ERP ?
Prix
standard
s
manuel
VENTES

OF
Activit

QUALITE

ImputationsPrix
standard
s
manuel

E dplacement
lments
Paie

Comptabilit Industrielle

ERP

ERP

CO

FI

TR

Comptabilit Gnrale (ERP 5)

PRESENCE

?
PAIE
Personnel

Paie
Imputations

Articles valids
En cours Commandes
OF
Rceptions du jour

Virements
fournisseurs

Virements
Paie

Gestion des
Formations

Contrle
Accs

TRESORERIE
Nouvelle interface
Interface rcrire
Interface inchange

Interface supprime

Nouvelles applic. Applic.invange

Applic migrer. Chgt de version

ERP ?

Banques

Cartographie applicative
initiale
du Site n2

SIGA

Gestion
Rparation

Paye

Saisie dactivit

Pic /Plan
dir. de prod.

Saisie
dactivit

Qualit

Notes de frais

MS Project

Projets/ressources

E dplacement

Gestion de projet

GPAO
Stocks Achats Prod.

E Proc.
(TradeXpress)

Commerce

MRP
Processus
Ngoce

Activit

?
Reporting

Prod Manager
Gestion de config.
Cration / Mj
Article

GENEC

CEC

FISS
SIBA

Compta (gnrale, analytique, auxiliaire)

Facturation

Contrle facture

Module de comptabilit
Interface

Controlling

Achats divers

Cartographie cible Site n2


SIGA

Gestion
Rparation

Paye

Web Time

Pic /Plan
dir. de prod.

Saisie dactivit

Qualit

Saisie dactivit

Notes de frais

MS Project

Projets/ressources

E dplacement

Cascade PGM

GPAO ERP
Stocks
ERP

Achats Prod.
ERP

E Proc.
(TradeXpress)

Commerce
ERP

Gestion de projet.

MRP
Processus
Ngoce

Activit
ERP ??

?
Harry

reporting

PM
Gestion de config.
Cration / Mj
Article

GENEC

CEC

FISS
SIBA

Compta (gnrale, analytique, auxiliaire)


ERP

Facturation
ERP

Contrle facture
ERP

Controlling
ERP

Comptabilit : ERP
Nouvelle interface
Interface rcrire
Interface inchange

Interface supprime
Applic migrer.

Applic. inchanges

Achats hors Prod.


ERP

Solution : une bascule B0


GPAO

GPAO
Divisions /
Directions :
Units :

Lignes
autonomes :

Transmissions

Pignons

Pneumatique
Pneumatique

Direct.
Industrielle

Division lectronique

Division pneumatique

lectronique
(cartes
calculateurs)

Rparation
lectronique

Harnais

Capteurs

lectronique

Rparation
lectronique

Harnais

Site 2

Site 2

Site 2

Site 2

Capteurs

Achats ventes

Carters
Montage
Rparations
(toutes lignes)

Sites :
Activit :

Site 1
Srie
Rechanges
Rparations

Site 2
Srie
Rechanges
Rparations

Srie
Rechanges
Rparations

Srie
Rechanges

Site 2
. Srie
. Rechanges

Rparations

Achats ventes

ERP 5.0
(PDM, SD, MM, FI,CO)

ERP 4.0

B0

Solution : une 2d Bascule


B1
GPAO
Divisions /
Directions :
Units :

Lignes
autonomes :

GPAO

Transmissions

Pignons

Direct.
Industrielle

Division lectrique

Division pneumatique
Pneumatique

Capteurs

Pneumatique

lectronique
(cartes
calculateurs)

Rparation
lectronique

Harnais

Capteurs

lectronique

Rparation
lectronique

Harnais

Site 2

Site 2

Site 2

Site 2

Achats ventes

Carters
Montage
Rparations
(toutes lignes)

Sites :
Activit :

Site 1

Site 2

Srie
Rechanges

Srie
Rechanges

Srie
Rechanges

Srie
Rechanges

Rparations

Rparations

Rparations

Rparations

Achats ventes

ERP vers 5.0

(Prod, PP, PM, QM, SD, MM, FI, CO)

ERP vers. 4.0

B2

Site 2
Srie
Rechanges

Solution : une Bascule B2


(finale)
Divisions /
Directions :
Units :

Lignes
autonomes :

Transmissions de
puissance

Pignons

Direct.
Industrielle

Division lectrique

Division pneumatique
Pneumatique

Capteurs

Pneumatique

Electronique
(cartes
calculateurs)

Rparation
lectronique

Harnais

Capteurs

Electronique

Rparation
lectronique

Harnais

Site 2

Site 2

Site 2

Site 2

Achats ventes

Carters
Montage
Rparations
(toutes lignes)

Sites :
Activit :

Site 1

Site 2

Srie
Rechanges

Srie
Rechanges

Rparations

Rparations

Srie
Rechanges
. Rparations

Srie
. Rechanges

Site 2
. Srie
. Rechanges

Rparations

Ngoce

ERP 5.0
(PDM, PP, PM, QM, SD, MM, FI, CO)

ERP 5.0

B2

Structure et vie dun


projet
dimplantation dERP
Quelques ordres de
grandeur des cots

Cots dun ERP


tude Mta group
tude Meta Group sur 63 socits (petites, moyennes ou
grandes de divers industries), sur les cots totaux
dacquisition dun ERP (matriels, logiciels, services, cots
des quipes internes et cots sur 2 ans (exploitation,
maintenance, mises jour, optimisations)
Cots : entre 400 000 $ et 300 000 000 $
une moyenne de 15 millions de $
Soit une moyenne de 53 320 $ par utilisateur.

Exemple de structure
budgtaire d'un projet
Quels %, les cots de licence
reprsentent-ils dans les cots totaux
dimplantation dun ERP?

cots
cots
cots
cots
cots

matriel,
externes,
des licences,
dintgration,
internes.

Peut-on calculer un ROI ?


(1/2)

ROI (Return Of Investment)

Dirigeants attente de gains immdiats ds le


dmarrage,
quipe projet attente dun break et de flicitations,

Aucune de ces attentes nest applicable lERP


La plupart des systmes rvlent leurs plus-values aprs
un temps dutilisation et les amliorations apportes,

Rsultats : frustrations de part et dautres, grosses


difficults dterminer un ROI avec de nombreux cots
cachs et une quasi impossibilit de calculer un ROI.

Peut-on calculer un ROI ?


(2/2)
Bilan difficile tirer car :

Complexit de mise en oeuvre dun ERP,


Existe rarement des indicateurs initiaux pour comparer,

Si lentreprise disposait dj dindicateurs constat


gnralement dune dgradation, parfois pendant 2
ans !

Quatre raisons principales :

Mauvais choix doutil (dfinition imprcise des besoins),


Absence de rflexion dtaille pralable sur lorganisation,
Mauvaise ou absence de conduite du changement (actions de
formation centres sur loutil et pas assez sur les implications
oprationnelles et les bnfices
Cots cachs.

Peut-on valuer
objectivement les
apports ?
Quelques indicateurs :

Augmentation du CA,
Rduction du nombre dapplications,
Diminution des stocks,
Augmentation de la qualit de service au client
(rduction du dlai de livraison, du nb de
rclamations, )
Acclration du cycle de production,
Amlioration de la trsorerie,

Les autres cots :


cots cachs, cots
oublis

Formation : lis aux nb dutilisateurs former

Intgration et tests : lis la complexit du systme existant

Conversion des donnes : lis la qualit et au nb de donnes migrer

Infocentre : lis lanalyse et lintgration des donnes de lERP au BI, voire la


mise en place dun nouvel infocentre

Dveloppements Spcifiques : lis aux nb de dveloppements demands

Recrutement : lis aux comptences nouvelles parfois ncessaires ou


laffectation des meilleurs utilisateurs sur le projet

Consultants prestataires vie : lis au projet qui ne sait pas sarrter

Baisse momentane des rsultats : lie la formation et la conduite du


changement.

La conduite du
changement : un
facteur cl de succs

Un projet techniquement
correct et pourtant
Mon projet sest droul correctement,
Tout sest bien pass,
Tout a t install comme prvu,
Et pourtant
LES UTILISATEURS NOUS SIGNALENT DE
NOMBREUX PROBLEMES QUI SAVERENT ETRE
DE FAUX PROBLEMES .

OU SE SITUE LERREUR ?

Les bonnes questions se


poser
LES UTILISATEURS NOUS SIGNALENT DE
NOMBREUX PROBLEMES QUI QUI
SAVERENT ETRE DE FAUX PROBLEMES :
Sagit-il de vraies erreurs / vrais problmes ?
Ont-ils t forms correctement ?
Ont-ils t informs suffisamment ?
Quelles ont t leurs craintes, au moment de
limplantation ?
Na-t-on pas implanter un projet purement
informatique ?

A-T-ON COMMUNIQUER AUTOUR DU PROJET ?

Impacts et composantes dun


projet dimplantation dun
ERP
Changements dans une socit ont une influence sur 3 points

Software
Hardware

s
e
qu
i
Ac
hn
c
t
e
P
T
Personnes
ro ivi
Personnes
ce t
s
t
i
ss s
v
i
us
ct
A

Systme

Formation
Motivation
Connaissanc
es

Structure
organisation
Fonctions Business
Procdures de travail

Organisation

Quelques raisons dchec

Rsistance des utilisateurs au nouveau systme, ERP ou


nouvelles mthodes de travail, car ils comparent toujours avec
lancien systme,

Batailles politiques autour du comment, voire mme, de la


pertinence dun ERP, alors que la dcision dfinitive a dj t
prise,

Services informatiques dveloppant de nombreux spcifiques


pour satisfaire les barons de lentreprise systme plus
difficile stabiliser, lors du dmarrage,

Convaincre les utilisateurs dutiliser le nouveau


systme et de nouvelles procdures de travail
plus efficaces, reste le challenge n1.

Rsistances au
changement et jeux de
pouvoir

Les craintes( rsistances) :

Soupon de renouer avec le taylorisme,


Crainte de (Re)centralisation de lentreprise,
Production de plus de contrle,
Menace de la dqualification des tches,
Inquitude des informaticiens eux-mmes (ERP imports = DSI et
informaticiens relgus aux seconds rles),

Les jeux de pouvoir:


Implication des cadres de terrain pour garder la matrise du
systme (via paramtrage),
Dfenses des spcificits de leurs besoins (mais dans chaque mtier
seulement 20% de diffrences occultent les 80% de points
communs),
Plaidoirie de la cohabitation de lERP avec les anciens systmes,
Remise plat de leurs processus par les chefs de service et rvision
des modalits dchange avec les units amont-aval (faux positifs).

Plan de conduite du
changement
Pour anticiper toutes ces ractions
ncessit daccompagner le changement,
La conduite du changement est une partie
intgrante dun projet dimplantation dERP,
La conduite du changement se compose :
dun plan de communication,
dun plan de formation.

Dmarche de la conduite (ou


accompagnement) du
changement
Dfinition du plan de communication initialise, ds
le dbut du projet et mis jour, toutes les tapes,
Communication DANS LES DEUX SENS = mesure
daccompagnement dans le projet global pour :
informer sur le contenu, les objectifs et lavancement du
projet,
attnuer les rticences,
obtenir une bienveillante neutralit ou susciter ladhsion,
crer un climat favorable, sensibiliser au changement,
vendre la solution,
opration de marketing interne,
chercher anticiper les changements entrans par que le
futur systme,

Mdia : plaquette de communication, notes internes,


intranet, etc.,

Les diffrents types de


communication (1/2)
Communication gnrale (quoi, pourquoi,
comment et pour qui?) vers toute lentreprise :
Axe sur les avantages et apports, court et long
terme
Mdia :
plaquette de projet,
campagne daffichage et des vnements associs,
parutions rgulires dans les mdias internes,
relais internes assurs par les responsables (runions de
service par ex.),
clarification du qui fait quoi par diffusion de
lorganigramme projet,
utilisation de lIntranet, relais de communication interne.

Les diffrents types de


communication (2/2)
Communication de cohsion autour :
des objectifs,
des enjeux et impacts des nouvelles procdures,
des messages transmettre pour assurer la russite du
projet,

Communication destine aux directions


oprationnelles, et aux responsables
hirarchiques des services concerns,
Mdia :
note interne sur objectifs, enjeux, nombre de sous-projets,
ateliers de rflexionsur les impacts, lvolution des mtiers, la
gestion des comptences, les gains de productivit
approche outil sous forme de visite guide, dmonstrations
sur les proccupations des acteurs.

Plan de formation
Dmarche
Dmarche dingnierie de Formation :
Transfert de comptences vers les formateurs relais puis les utilisateurs finals

Plan de formation
Conception dtaille du dispositif de formation
(organisation et production de la logistique de formation),
Ralisation des supports de formation,
Gestion des sites de formation,
Gestion des inscriptions aux sessions de formation,
Dploiement des formations,
Dploiement des formations Utilisateurs Finals,
Formation de Formateurs,
Bilan pdagogique.

Les autres facteurs


de succs
par phase du projet

Les facteurs clefs de


succs par phase (1/2)

Lancement :

Conception :

Engagement de la direction de lentreprise (MOA),


Ressources de lentreprise (MOE) disponibles,
Ressources intgrateur disponibles,
Bonne synergie entre Matrise douvrage et Matrise duvre

Objectifs et besoins des clients internes clairement dfinis,


Machines disponibles,
Licences ERP disponibles,
Processus et rgles de gestion non remis en cause,
Respect du standard de lERP accept,
quipe intgrateur oprationnelle,

Ralisation :

Ressources disponibles et oprationnelles (quipes intgrateur et client),


Dveloppements analyss (ds dbut de la phase),
Paramtrage valids par les utilisateurs cls,
Dcisions non remises en cause (effet cliquet),
Pilotage efficace du projet (suivi oprationnel).

Les facteurs clefs de


succs par phase (2/2)

Prparation dmarrage :

Disponibilit des ressources MOA pour la recette fonctionnelle,


Disponibilit des environnements oprationnels,
Coordination de la recette par le client (MOE)
Plans de test judicieux (focus sur les tests dintgration),
Pilotage oprationnel des recettes,
Circuit de dcision rapide,
Systme correctement test avant bascule,

Bascule et support post bascule :


Disponibilit totale des quipes intgrateur (ractivit),
Disponibilit totale des supports locaux (utilisateurs cls),
Surveillance quotidienne du systme et outil de suivi
oprationnel des anomalies,
Maintien en position stable du systme (aucune modification,
volution autre que les corrections).

Quel(s) rle(s) pour un


ingnieur SUPINFO
Architecte,
Consultant fonctionnel,
Chef de projet ERP au sein
d'entreprises, de SSII, d'intgrateurs et
d'diteurs,
Assistant matrise d'ouvrage,