1-Creer Et Organiser Un Evenement

CRER ET ORGANISER
UN EVENEMENT
Nadge Coucaud
Nino Herrero
Document ralis par le comit de pilotage de la formation des dirigeants Boulouris 2014
Cest vous
Pour
vous un vnement pour un club cela

peut-tre quoi? Cela sert quoi?
Faire connatre lassociation, rechercher de nouveaux

adhrents, crer et entretenir des liens, accrotre ses
ressources de multiples raisons poussent les
associations mettre en place un vnement.
Si la dfinition des objectifs atteindre est primordiale,

rigueur et organisation sont aussi des gages de russite :
un peu de mthodologie simpose.
Organiser une manifestation cela demande de

lorganisation et de la prparation.
On peut utiliser la dmarche de projet.
Nous vous proposons de voir ensemble, les principales
tapes de la dmarche projet, ainsi quune mthodologie
de la prparation dune manifestation
Comment passer dune ide sa mise en action ?
Comment passer dune ide sa mise en action ?

Quelles sont les tapes indispensables pour en garantir le
succs ?
Si les ides sont nombreuses et intressantes, leur mise en
uvre se heurte souvent des obstacles mthodologiques,
administratifs ou financiers.
Cest vous
Daprs
vous quelles sont les tapes qui

amnent / aboutissent lorganisation dun
vnement ?
5 min et restitution par groupe tour de rle
8 tapes pour organiser un vnement
Etape 1: Clarifier et valider lide

Etape 2: Faire ltat des lieux
Etape 3: Formaliser le projet
Etape 4: Sorganiser pour crer un vnement
Etape5: Rechercher des partenaires
Etape 6: Communiquer sur lvnement
Etape 7: Raliser lvnement
Etape 8: Evaluer et rendre compte
1- Clarifier et valider lide
"Ce qui se conoit bien snonce clairement".

Loin dtre une perte de temps,
dterminer clairement les axes de son projet est une tape
indispensable pour le bon droulement du projet.
Il faut prendre le temps de se runir pour bien dterminer le rle de
chacun.
Btir un projet, cest aussi un moyen de renforcer la cohsion entre les
membres autour dun but commun. Bien discuter en interne des
objectifs et des moyens que lon souhaite mettre en uvre permet
aussi dadopter une stratgie cohrente vis--vis des intervenants
extrieurs.
Une confrence, une exposition, un repas dansant, un loto, un

vide-greniers, une manifestation sportive, un gala...
Quel vnement choisir ? La premire tape essentielle
consiste dfinir :
les objectifs :
les finalits :
la planification :
Quoi ?
Pourquoi ?
Quand ?
Les objectifs : Quoi

Quest-ce que nous voulons faire en termes daction et de
rsultat atteindre ?
Lobjectif prcise le plan daction, les publics concerns (Pour
qui ? Quelle cible?), les dlais et les rsultats attendus.

La finalit : Pourquoi ?
Quel est le sens de notre projet, les buts et les intentions ?

La planification : Quand ?
Lvnement est-il planifier pour une date ou une occasion
prcise ?
Y a-t-il un moment plus propice ?
De combien de temps disposons-nous pour lorganiser ?
Envisageons-nous un vnement ponctuel ou rcurrent ?
Y a-t-il dautres vnements similaires cette priode ?
2- Faire ltat des lieux

Organiser un vnement est un travail dquipe qui demande
des comptences multiples et ncessite organisation et
management performants..

1 - Se documenter
Se documenter permet de comprendre dans quel contexte je
veux monter mon projet, de lenrichir, largumenter et de
reprer quels sont les acteurs en prsence.
Pour cela je peux aller dcouvrir d autres expriences, voir
concrtement sil existe des projets similaires et quels en sont
les principaux enseignements

Recueillir des donnes , puis les analyser: articles, revues de
presse, rapports dactivit, tudes, documents de synthse
Ainsi je pourrai :
- vrifier que mon projet est ralisable, trouver de
nouvelles ides,
- faire apparatre un ou plusieurs lments dopportunit ou
de difficult auxquels je navais pas pens,
- Formuler des hypothses sur la construction de mon
projet

Conseils
Lorsque lon commence se documenter, laccumulation dune
masse trop importante dinformations est viter, au risque de
ne plus pouvoir les traiter. Seules les informations pertinentes
par rapport au projet sont retenir.
Sil est possible de se documenter en recueillant des donnes
crites, un change direct avec dautres porteurs de projet est
galement riche denseignements et permet dapprofondir
certaines questions.

2 Faire un diagnostic :
- Vrifier si le projet est adquat et ralisable ou sil mrite
dtre ventuellement modifi par rapport au territoire, au
public, au calendrier, aux moyens
- Commencer structurer le droulement de mon projet,
dfinir des priorits, le primtre dactivit, les publics
cibls, les partenaires potentiels, le calendrier
Aligner et juxtaposer des chiffres ne fait pas un diagnostic .

Il est important de les croiser avec dautres informations, pour
pouvoir les interprter.
Commencer crire ds la phase de diagnostic permet de

garder trace de toutes les informations et rflexions ralises
cette tape.
Cela sera un support utile au moment dcriture dfinitive de
mon projet.

3 - Evaluer les besoins et les ressources : une tape essentielle
les acteurs : Qui ?

les moyens : Avec quoi ?
le budget : Combien ?

Les acteurs : Qui
Qui sont les principaux acteurs ?
Quel est notre capital humain : bnvoles et salaris ?
De quelles comptences disposons-nous ?
Qui sont les partenaires potentiels ?
De quelles ressources utiles notre projet disposent-ils ?

Les moyens : Quoi
Quelles sont les ressources matrielles et financires runir
pour organiser lvnement et garantir sa bonne ralisation ?
Quels sont les moyens dont nous disposons ?
Ceux qui pourraient nous manquer ?

Le budget : Combien?
Quelles dpenses devrons-nous faire pour raliser lvnement ?
De quelles ressources disposons-nous ?
Quelles recettes attendons-nous ?
Utile pour savoir combien va coter le projet et si lassociation est
en mesure de runir les financements ncessaires, le budget
prvisionnel est essentiel pour sassurer de la faisabilit
de lvnement. Cest un plan de financement qui volue avec
lavancement du projet.
Mise en situation
Vous
tes nouveaux dirigeants dans un club

et vous allez dcouvrir les donnes relatives
votre structure
Vous pouvez me solliciter pour des
informations complmentaires
Vous devez faire une analyse et faire
ressortir les atouts, faiblesses et un dbut
dide dvnement
3- Formaliser le projet
Je dfinis des objectifs

Formuler des objectifs permet de concrtiser une ide en
dcrivant la marche suivre pour atteindre le rsultat vis.
Pour cela je peux
- Formuler des objectifs gnraux:
- Dfinir des objectifs oprationnels centrs sur laction
Objectifs gnraux :
Quels sont les buts, les intentions que je me donne ?
Spcifique
Mesurable
Atteignable
Raliste
Temps
Exercice
SMART
Objectifs oprationnels centrs sur laction :
- Ils prcisent de manire trs concrte le plan daction, la (les)
mthode(s) employe(s), les publics concerns, les dlais et
les rsultats attendus .
- Ils doivent renvoyer des donnes observables , dans une
dure prcise, avec des conditions de russite clairement
nonces
Dans bon nombre de projets , les objectifs oprationnels sont
confondus avec les objectifs gnraux. Or construire un projet sur
la seule base dintentions ne permet pas de le prciser, de le
mettre en oeuvre, ni de lvaluer efficacement .
viter, dans lnonc des objectifs oprationnels, les verbes trop
gnraux du type : favoriser, susciter, dvelopper
Mise en situation
En
repartant de lide trouve

prcdemment, vous devez rdiger les
objectifs gnraux et oprationnels lis
lvnement
A ce stade de la rflexion, suffisamment dlments sont runis

pour crire le dossier de prsentation du projet.
Bti sur la trame des questions, il est volutif en fonction des
interlocuteurs.
Le but de cette tape est de convaincre en interne, au sein de
lassociation dabord puis en externe pour rechercher des
partenaires.
Quoi : Quel vnement

Qui : Pour qui
O : Lieu
Quand : Date / dure
Comment : organiser par qui
Pourquoi : Objectif final
Le Pourquoi peut aussi sappliquer aux items Quoi Qui

O Quand Comment
Cest vous
Sur
la base du QQOQCP vous devez

formaliser votre projet
Quoi : nom et description de laction en 25
mots
Qui : quel public
O : lieu
Quand : priode date - dure
Comment : besoins matriels et humains
Pourquoi : objectifs, rsultats attendus
4- Sorganiser pour organiser un vnement
Lenjeu est prsent de clarifier la faon dont

le projet peut tre dploy pour atteindre les objectifs fixs.
Quy a-t-il faire ? Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?
Cette phase est capitale pour organiser le travail en grandes

tapes:
planifier les actions et activits dans le temps,
lister les moyens ncessaires pour garantir leur ralisation et
dterminer la personne en fonction des comptences et
intrts de chacun.
Sil donne lavantage de visualiser ltat davancement du projet le
tableau de bord permet galement de sassurer que chacun sait
ce quil a faire et le fait.
- PERT
- GANTT
Cest vous
Exercice
gantt Montage de stand

Travail en binme
1 - Je dtermine qui va porter le projet

Dterminer le porteur du projet, cest choisir quelle structure sera
garante et responsable du projet et, ventuellement, porteuse de
demandes de financements
Deux cas de figure se prsentent gnralement :
Je monte mon projet au sein d une structure juridique qui
existe dj ( personne morale : association, service
municipal), c est elle qui va porter le projet .
- Si plusieurs structures sont linitiative du projet, il est
important de choisir lune dentre elles
S il nexiste pas de structure juridique , suis-je oblig de crer

une structure pour mettre en uvre mon projet ?
Ou puis-je mappuyer sur une structure partenaire de mon

projet, dj existante?

Quelques conseils
Celui qui assume la responsabilit juridique du projet est aussi
souvent celui qui dispose dune voix prpondrante dans la
dcision.
Travailler avec une autre structure, suppose de bien prciser
les accords de partenariat en amont.
Certaines subventions ne peuvent tre octroyes qu des
associations et non des communes, et souvent mme
uniquement des associations agres ou habilites.
Lassociation tant but non lucratif, il nest pas possible de
retirer des profits financiers personnels de laction.

2 Je concerte et fait des points dtape
Comme dans le fonctionnement habituel dune association, il
est prfrable que les dcisions soient pralablement
discutes et prises collgialement.
Les organisateurs devront mettre en place des rencontres
rgulires dchange et dinformation.
Crer des groupes oprationnels permet de dfinir les
fonctions et les responsabilits qui y sont attaches, gage
defficacit.
Le chef du projet assure coordination et organisation, les
responsables simpliquent personnellement sur des points
prcis
Lquipe projet, et notamment le responsable scurit, devra

aussi intgrer les obligations lgales :
- demande douverture dun dbit de boissons temporaire.
- les autres formalits et autorisations (occupation dun
lieu public, Sacem...)
- et scuriser la manifestation (valuation des risques,
dossier de scurit, assurance).

3- Je gre les formalits
Ouvrir son vnement au public le plus large possible est
lambition de toute association.
Dans ce cadre, il est impratif de respecter certains critres de
scurit et les formalits administratives en vigueur.
Parfois ralises en partie sur le domaine public, certaines
manifestations associatives ncessitent des autorisations
spcifiques doccupation de la voie publique.
Laspect festif et dcontract ne doit faire oublier que lassociation
est responsable des incidents qui surviennent pendant ses activits.
5 - Rechercher des partenaires

Organiser un vnement, cest galement tisser des relations
entre lassociation et les acteurs locaux.
Sans collaboration avec les collectivits locales, les autres
associations et les entreprises du territoire, lvnement naura
que peu de retentissement et ne disposera pas des moyens
suffisants la ralisation de ses ambitions.
Il faut savoir frapper aux bonnes portes et multiplier les contacts
en restant cohrent.
Fixer clairement par crit les avantages que tirent chacun des
partenaires est ncessaire pour le respect des intrts de chacun.

Trouver des partenaires, cest mobiliser et engager mes cts
dautres personnes ou structures qui vont simpliquer pour que le
projet russisse.
Je peux rencontrer les partenaires potentiels que j ai reprs lors
de ma recherche documentaire ou de mon diagnostic , p o u r :
Leur prsenter les objectifs du projet ,
s assurer qu ils sont partags , et que l intrt pour le projet
est commun
- Dfinir ce sur quoi chacun sengage sur le plan financier,
matriel, humain

Quest-ce que je peux apporter et attendre de lautre ?
Quest-ce quil attend de moi ?
Formaliser ce partenariat par un compte - rendu, un courrier, une
Convention

En construisant des partenariats , je vais pouvoir :
- Enrichir laction (lunion fait la force )
Impliquer dautres acteurs dans la mise en uvre du projet

Pour certains projets, avoir des relais et augmenter leur audience

Mise disposition de locaux et de matriel, relais dans les
supports de communication ou coup de pouce financier, les
acteurs locaux incontournables sont les premiers interlocuteurs
consulter.
Si le rayonnement de votre vnement stend au-del de la
commune, votre Conseil Gnral et le Conseil Rgional sont
galement consulter .
Les aides peuvent alors revtir la forme de subventions votre
projet et daide la communication autour de lvnement.

Solliciter les collectivits locales
Soucieuses danimer leur territoire, les communes et
communauts dagglomration encouragent les vnements
associatifs.
Il ne faut pas hsiter prendre contact avec llu(e) ou le service
charg de la vie associative.
Celui-ci vous indiquera si le projet lui semble opportun et la
marche suivre pour obtenir une aide municipale.

Laide des entreprises
Si votre association compte de nombreux membres sur un
territoire, il y a fort parier que vous intresserez certains acteurs
conomiques locaux.
Les entreprises et les artisans peuvent avoir intrt acqurir un
espace publicitaire au sein de votre vnement en change dune
aide financire ou en nature.

On nomme ce type de partenariat parrainage ou sponsoring.
Lexemple le plus typique est celui du magasin de sport qui
sponsorise un vnement sportif ou un club pour bnficier de
visibilit.
Contrairement au mcnat qui est le soutien dsintress dune
entreprise une association, les actions de sponsoring ne sont
pas dductibles fiscalement au titre des dons. Lassociation doit
tablir une facture au nom du parrain concern.
.

Si lon veut que des partenaires simpliquent et mettent des
moyens dans le projet, ils doivent y trouver leur place. Cest
pourquoi, il vaut mieux ne pas arriver avec un projet entirement
ficel.
Une fois un accord trouv au niveau des objectifs, la ngociation
de la place de chacun dans la mise en uvre du projet doit tre
trs claire, afin dviter de mauvaises surprises ensuite.
Objectifs
Bnfices
Concessions
Les miens
Que je veux obtenir
Quil va vouloir
obtenir
Les siens
Que je peux lui

apporter
Que je peux
envisager
Les limites que je me
fixe
6- Communiquer sur lvnement

Etape incontournable, laction de communication est prvue en
amont et bnficie de moyens au mme titre que les autres
phases du projet.
Organiser un vnement, y mettre toute son nergie de
bnvole cest bien, encore faut-il que le public soit au
rendez-vous !

Cibles et objectifs
La premire chose faire est de dfinir les cibles que vous souhaitez atteindre, gnralement:
les participants (comptiteurs, stagiaires, etc.)

les bnvoles
le public
les mcnes (mairies, sponsors, etc.)
les mdias (journaux, tl, web)

Pour chacune de ces cibles, vous pouvez attendre plusieurs choses:
Nombre de participants: animation du milieu et plaisir des participants.

Promotion du club: augmentation du nombre de pratiquants
Financement du club: retours financiers
Fonctionnement du club: retours politiques (obtention dune salle plus grande...)
Promotion de la discipline: meilleure visibilit de la discipline
Cest vous
Daprs
vous quels supports de

communication pouvez vous utiliser?
Supports
Pour vhiculer votre message vous pouvez utiliser plusieurs documents.
Fiche dvnement: Contient les informations minimales ncessaires ce que

lvnement puisse se drouler: Organisateur, lieu, date, horaire, prix, programme,
conditions de participation, date limite dinscription (forclusion), public attendu, contact,
options (buvette, offre de repas, etc.). Gnralement, elle est complte par: un plan
daccs, des recommandations dhbergement/restauration. Cette fiche doit tre ralise
au plus tt, mme incomplte.
Affiche : Prsente un visuel attractif et reprsentatif de lvnement et prcise les

informations importantes : Lieu, date, horaire, prix pour le public (ou entre gratuite),
ainsi que les logos de lorganisateur et des partenaires. Le visuel doit accrocher la vue et
mener la lecture des informations. Laffiche sera utilisable aussi sur Internet pour illustrer
les pages traitant de lvnement.
Laffiche peut aussi tre convertie en autocollant pour voiture, permettant une promotion
supplmentaire.
Flyer: Souvent une version rduite de laffiche. Les informations doivent rester trs
lisibles.
Peut tre dcoul en autocollant.
Plaquette a lattention du public: Sert de support pour prsenter lvnement, lactivit

aux spectateurs qui seraient tents de venir voir la discipline et qui voudraien
t comprendre les les rgles de base (rle de larbitre, des juges), Elle sert aussi de support
de communication, plaquette publicitaire.
Video: Une vido de qualit est un travail de haute comptence. Idalement, il faut
sadresser un professionnel. Il est galement envisageable de rutiliser des vidos
existantes aprs autorisation des auteurs
Dossier de presse: Le dossier de presse doit permettre : dobtenir des subventions, avoir
de la publicit gratuite dans la presse, dmarcher des ventuels sponsors. Ainsi le dossier
doit comporter plusieurs volets clairs, chapitres, le tout dtaill dans une table des
matires
introductive.
Le dossier de presse se doit dtre a la fois dense, exhaustif mais ar et construit
(titres, sous-titre, dcoupage) pour faciliter la lecture. Les points a traiter sont les suivants :
Prsentation
Organisation
Communication
Publicit
Matriel ncessaire
Recette
Budget
Partenaires
Conclusion

Canaux de promotion
Internet
le site du club, son flux twitter, sa page facebook.
les sites municipaux locaux,
le sites des clubs, partenaires, sponsors.
les sites dannonces, vnements.
la rue
collage bnvole (attention certaines lois sappliquent)
distribution de flyers
les panneaux daffichage (certains peuvent tre rservs a laffichage associatif).
les commerants autour du lieu de lvnement

Il ne suffit pas de savoir faire, mais aussi de faire savoir.
La communication avec les mdias
Annoncer, inviter, rdiger un communiqu de presse, sont autant
dactions indispensables la russite dun projet.
La parution dans les mdias est aussi gage de russite
notamment pour vos partenairesIl faut donc les intresser
La communication envers le public

Ecrire sur un forum Internet, concevoir une affiche, assurer une
bonne signaltique sont autant dactions indispensables la
russite dun projet.
7- Raliser lvnement
Le jour J
Chacun doit savoir ce quil doit faire et quand il doit le faire
Si lvnement a bien t prpar, il ne reste plus qu assurer la
logistique, rgler les problmes de dernire minute et grer les
imprvus.
Les responsables seront prsents, visibles et rassurants envers
lquipe.
7- Raliser lvnement
La manifestation a eu lieu, le public satisfait est parti, il ne reste

plus qu ranger, dmonter, nettoyer.
Une tape utile est celle des remerciements ceux qui ont
particip au succs.
A loccasion dun moment de dtente (collation, repas), les
changes favorisent entre autres les liens entre les adhrents
8- Evaluer et rendre compte
Tout au long du projet, valuer permet :
dassurer le suivi de laction,

de mesurer son impact, son efficacit, la manire dont elle a t conduite,
de mettre en vidence les forces et les faiblesses de lorganisation.
A la fin de lvnement, en termes de bilan, lvaluation est prcieuse pour

remercier, fidliser bnvoles et partenaires, justifier lattribution dune aide
publique.
A partir des objectifs dfinis au dpart, elle sappuie sur des rsultats et des
indicateurs
>>des indicateurs objectifs (quantitatifs) : le nombre de bnvoles impliqus, de participants,

darticles dans la presse, le temps pass, les dpenses, les recettes
>>des indicateurs subjectifs (qualitatifs) : le ressenti des organisateurs, des intervenants,

des partenaires, la satisfaction du public, limplication des bnvoles...
La ralisation du bilan, autre phase riche et constructive, est indispensable pour transmettre
lexprience.
Ce bilan dtaille lorganisation et tient compte des modifications apporter.
Il facilitera et amliorera le processus oprationnel en cas de reconduction de lvnement.
Enfin, si les retombes presse contribuent faire connatre lassociation, prsenter une
image motivante et dynamique, elles donnent aux adhrents loccasion dtre fiers dy
appartenir ;
les diffuser sans modration en interne et aux partenaires pour partager le succs de la
manifestation
A vous de jouer
vous avez pris connaissance des donnes de votre environnement

Vous avez fait le point sur vos ressources
Vous avez dfini un objectif gnral / stratgiques et des objectifs oprationnels
Vous devez maintenant
Planifier lorganisation au sens large de votre vnement

Trouver des sources de financement
Communiquer envers vos partenaires institutionnels et privs
Communiquer auprs des mdias
Communiquer en interne
Vous pourrez prsenter au vidoprojecteur vos travaux
Cest vous
Vous allez rencontrez le maire ou adjoint au sport

pour lui prsenter votre projet, lui demander une
aide financire et matrielle
Vous allez rencontrer la presse locale pour prsenter
votre manifestation
Vous allez prsentez votre projet lors de votre AG
Vous allez rencontrer un partenaire priv potentiel
pour le convaincre de vous aider dans votre
organisation
Quelques points essentiels

pour vos organisations
Si jorganise un bal il faut savoir
Quil y a des autorisations obtenir:
Tout dabord un courrier au Maire 15 jours minimum avant

la manifestation,
Des dmarches auprs de la SACEM, en amont
Puis en aval lenvoi du document tat des recettes
Sil y a une buvette, une demande de licence en mairie
Si jorganise un bal il faut savoir
Faire le choix entre un orchestre et un DJ
Assurer la scurit des organisateurs et des participants

(contact en amont avec les autorits)
Choix dune socit de scurit ou non)
Grer la buvette ou la sous-traiter
Si jorganise un Loto il faut savoir
Les lotos traditionnels sont autoriss lorsqu'ils sont :
organiss dans un cercle restreint et uniquement dans un but social, culturel, scientifique,
ducatif, sportif ou d'animation sociale
se caractrisent par des mises de faible valeur, infrieures 20 Euros par joueur et par
jeu (loto, loto perso, loto plus...). Ces lots ne peuvent, en aucun cas, consister en sommes
d'argent ni tre rembourss. Ils peuvent nanmoins consister dans la remise de bons
d'achat non remboursables.
En clair, seules les associations ont la possibilit d'organiser un loto
D'un point de vue fiscal, les recettes tires de loteries ou de lotos entrent dans le champ
d'application de l'exonration de tous impts et taxes prvus au titre de 6 manifestations
exceptionnelles par an.
Le bnfice de cette exonration est cependant subordonn 2 formalits :

Informer, au plus tard 24 heures avant la manifestation, par simple lettre, le service des
impt du sige social de l'association
Envoyer ce mme service des impt un relev dtaill des recettes et des dpenses,
dans les trente jours qui suivent la manifestation.
Toutefois, l'administration peut prsumer une activit commerciale lorsqu'une association
organise plus de 3 lotos par an. Une requalification, effectue par les services
prfectoraux aprs enqute, peut alors soumettre l'association aux paiement des impts
commerciaux en l'occurrence, TVA (Taxe sur la Valeur Ajoute) et IS (Impt sur les
socits).
Prfecture : vous devez demander l'autorisation si le loto est ouvert au grand public.
(lautorisation prfectorale nest pas ncessaire si celui-ci est destin un public restreint)
Impts : voir ci-dessus
SACEM : si vous diffusez de la musique lors des pauses, vous devez dclarer la
manifestation 3 semaines avant, et redonner l'tat des recettes et le programme musical
dans les 10 jours.
Assurances : dclarez la manifestation
Mairie : demandez l'autorisation de la manifestation
Gendarmerie ou au commissariat : dclarez la manifestation
Quil faut du matriel:
Les cartons font partie du matriel de base indispensable au bon droulement d'un loto,
chaque carton comporte 15 chiffres.
Pour marquer vos chiffres, il vous faut des pions
Le boulier permet de mlanger les 90 boules qui sont tires au fur et mesure de
l'avance du loto, chaque numro tir, le nommeur dpose la boule sur un pupitre de
contrle.
Quil faut un animateur:
Animer un loto ne simprovise pas il faut choisir quelquun de dynamique et qui sait donner
du rythme au tirage,
Si jorganise une tombola il faut savoir

Souvent pour trouver quelques finances, les associations organisent une tombola.
C'est simple et souvent rentable.
La tombola est une loterie dont les billets numrots sont tirs au sort.
Chaque gagnant reoit un lot en nature l'exclusion de sommes d'argent.
En principe, les loteries de toute espce sont prohibes , nanmoins, si certaines
conditions
sont respectes, les tombolas peuvent chapper cette interdiction.
A savoir : respecter une mise en uvre stricte et demander l'autorisation prfectorale.
Si jorganise une tombola il faut savoir

Demande d'autorisation :
Elle devra se faire auprs de la prfecture du dpartement o est domicili l'organisme
bnficiaire.
Pour que l'autorisation soit accorde il faut remplir un certain nombre de conditions :
- L'organisme organisateur doit avoir statutairement pour activit principale la
bienfaisance, l'encouragement des arts ou la pratique d'une activit sportive
- La tombola doit porter exclusivement sur des objets mobiliers (en gnral de faible
valeur)
- Les frais d'organisation ne doivent pas dpasser 15 % du capital d'mission
Si jorganise une randonne il faut savoir
Choisir une rgion un ou plusieurs itinraires:
Le choix de la rgion o vous irez randonner est priori ce qui vous posera le moins de
problmes : d'une part, vous avez certainement dj une ide de l'endroit qui vous fait
plaisir et la France ne manque pas de rgions o il est agrable de pratiquer la
randonne ; d'autre part, certains types de randonnes sont lies des rgions prcises.
Je vous dconseille ainsi de prparer une rando raquettes dans les Bouches du Rhne
o vous aurez bien peu de chances de trouver de la neige, mme pendant l'hiver le plus
froid !!!
Dclarer la manifestation : Prvenir les autorits de la manifestation
Prvoir un accueil : Si vous fates payer un accs la randonne il faut prvoir un accueil,
aider au choix de la distance(6Km 13 Km 22Km ou 30Km) remettre des cartes, prvoir
que les randonneurs doivent se prsenter laccueil au retour pour vrifier que tout le
monde revient bon port!
Si jorganise une randonne il faut savoir
Prvoir des points dtape avec du ravitaillement:

Si vous fates payer un accs la randonne il faut prvoir un ravitaillement avec des
produits locaux si possible et surtout des bnvoles pour assurer laccueil,
Prvoir une assistance en cas de problme:

Un ou deux Quad avec des bnvoles peuvent permettre dassister un randonneur en
difficult (Si ces bnvoles sont titulaires du PSC1 a ne gche rien!)
Etre en lien avec les sapeurs pompiers

Les sapeurs pompier doivent tre informs de la manifestation et de son droulement
pour pouvoir intervenir en cas de ppin!
Ce quil faut savoir si jorganise un interclubs

ou une comptition
Jorganise un interclubs pour crer du lien avec des clubs amis mais galement pour que
les parents qui habituellement ne se dplacent pas en comptition puissent voir voluer
leurs enfants
Organiser un interclubs ou une comptition ncessite des moyens humains , de la

logistique
Nous vous proposons dutiliser le cahier des charges dune comptition classique pour
ne rien oublier

ou une comptition
Une manifestation sportive est encadre par un ensemble de textes rglementaires ou

lgislatifs,
Mme si cest indigeste nous vous donnons les rfrences certains de ces textes:
Loi N84-160 du 16 juillet 1984 relative lorganisation et la promotion des activits
physiques et sportives (articles 16,17,18,37,42-1, 42-6)- version consolide au 16
dcembre 2004
Loi N 95-73 du 21 janvier 1995 (art.23) Dispositions relatives certaines interventions de
la Police et de la Gendarmerie,
Loi N99-223 du 23 mars 1999 relative la protection de la sant des sportifs et la lutte
contre le dopage.

ou une comptition
Il y a un certain nombre de rgles respecter:
Obligation dassurance il est ncessaire de souscrire des garanties dassurance de

responsabilit civile (Art 37 Loi du 16 juillet 1984), les assurances FFJDA couvrent
gnralement ces risques,
Respect des rgles techniques, une comptition ou un interclubs obit aux rgles fixes
par la FFJDA en la matire
Surveillance mdicale, la licence et le passeport sportif crent lobligation de surveillance

mdicale,
Si la manifestation est non-comptitive elle nest pas soumis autorisation prfectorale

mais une procdure de dclaration pralable (sous prfecture)

ou une comptition
Un cahier des charges pour ne rien oublier:
1. -Attention au choix du lieu de comptition,

- Au nombre de surfaces de tapis rglementaires
- ventuellement une surface pour lchauffement
- Au nombre de vestiaires (h & f)
- A la salle pour le tirage au sort (si ncessaire)
2, -Le financement
- Y a-t-il des arbitres prendre en charge?
- Des tapis ou du matriel transporter?
- Des hbergements et de la restauration prvoir?
- Y a-t-il de la scurit assurer?

ou une comptition
3. - Droulement:
- Organiser la pese
- Organiser les tableaux de rencontre
- Dure totale de la comptition
- Remise des rcompenses
4. -Publicit dans la salle
- Existe-t-il un contrat de publicit pour la salle utilise?
- Peut-on rajouter ses propres publicits

ou une comptition
5. -Promotion communication
-Quels canaux utiliser?
-Confrence de presse?
-Quelle suite mdiatique donner lvnement?
-Quelle information aux clubs amis ou voisins,
6. -Mdical
-Faut-il prvoir la prsence dun mdecin ? Dun Kin? Ou de la croix Rouge
-Le dispositif dalerte des secours est-il prvu? Qui dclenche?
7. -Remise des rcompenses
La remise des rcompenses est toujours un moyen de sassurer la prsence des lus ou des
sponsors ou des personnes importantes pour le club.
Ils nhsitent pas remettre des mdailles ou des rcompenses aux vainqueurs! Attention au
respect du protocole

ou une comptition
Matriel prvoir:
Des bancs, des chaises & des tables en nombre (arbitrage, commissaires, organisation,
coachs, journalistes, invits)
Des ceintures rouges pour les combattants
Prises lectriques er rallonges chaque table
Eventuellement des ordinateurs / internet
Des panneaux daffichage
Des balances
Nappage des tables
Zone de sparation entre le public et le plateau de comptition ou dvolution,
Systme de scurit ou de service dordre et contrle de laccs au plateau
Podium pour la remise de rcompenses,
Micro et sonorisation
A vous de jouer
Maintenant
vous de jouer
Bonnes manifestations et bon courage
Merci
de votre attention!
CAS PRATIQUE
Rpartis en 4 groupes
Vous allez vous mettre dans la peau de membres dun comit directeur de club
Vous allez :
Prendre connaissance des donnes remises
Poser un diagnostic
Faire merger une ide dvnement
Rdiger le ou les objectifs gnraux et oprationnels (SMART)
Formaliser le projet (QQOQCP)
Planifier (PERT / GANTT)
Dterminer vos indicateurs
Etablir un dossier / une trame de ngociation pour les partenaires potentiels
Etablir un communiqu de presse
Choisir le mode de communication grand public

1-Creer Et Organiser Un Evenement

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