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Élaboration Budgétaire

Élaboration Budgétaire
 Sources
– SAP AG
– The Balanced Scorecard Collaborative
– Pilotez vos performance (Patrick Jaulent et
Marie-Agnès Quarès)
– Reporting et contrôle de budgétaire (Benoit
Pigé et Philippe Lardy)
Élaboration budgétaire
 Vision globale de l’entreprise
 Principes de l’élaboration budgétaire
 Les outils présents sur le marché
 Présentation d’un outil Cognos
Planning
 Réalisation d’un modèle
Élaboration budgétaire
 Vision globale de l’entreprise
 Principes de l’élaboration budgétaire
 Les outils présents sur le marché
 Présentation d’un outil Cognos
Planning
 Réalisation d’un modèle
Management stratégique d’entreprise

Expression Planification

STRATEGIE

Communication Feedback

Implementation

R&D Achats Usine Ventes Marketing

Source: SAP AG & The Balanced Scorecard Collaborative


Management stratégique d’entreprise :
composantes

 Stratégie
– Stratégies et Eléments stratégiques
– Cause et effets des changements
– KPIs & Objectifs stratégiques
– Initiatives stratégiques
Management stratégique d’entreprise :
composantes

• Recherche et prevision
– Analyse de la situation
– Concurrents et attente du marché
– Attentes des analystes financiers
– Comparaison de l‘interne avec les attentes
externes
– Scénario de prévision
Management stratégique d’entreprise :
composantes

• Apprentissage stratégique
– Mesurer les actions
– Suivi régulier des stratégies
– Contrôle de la stratégie
– Adéquation du Business plan et de la
stratégie
Management stratégique d’entreprise :
composantes

• Savoir
– Management du savoir
– Echange des best practices
Management stratégique d’entreprise :
composantes

• Opérationnel
– Structure organisationnelle
– Investissements
– Prix de revient
– Prix et ristourne
Management stratégique d’entreprise :
composantes

• Finance
• Lier les ressources fiancières avec les
besoins de la stratégie
Management stratégique d’entreprise :
composantes

• Responsabilitées
– Affecter les responsabilités pour atteindre
les objectifs de la stratégie
– Concilier objectif de l‘entreprise et objectifs
personnels
– Mettre en adéquation les bonus
Management stratégique d’entreprise :
composantes

 Stratégie de communication et de
formation
– Formation à la stratégie
– Programme de communication
– Retour des employés
– Adhésion des employés
Management stratégique d’entreprise :
composantes

 Lien entre Business Unit


– Objectifs rangés par tableaux de bord
– Partage des éléments
– Enchainements des tableaux
Management stratégique d’entreprise
Stratégie
Recherche et prevision
• Stratégies et Eléments stratégiques
• Cause et effets des changements • Analyse de la situation
• KPIs & Objectifs stratégiques • Concurrents et attente du marché
Lien entre Business Unit • Initiatives stratégiques • Attentes des analystes financiers
• Comparaison de l‘interne avec les attentes
• Objectifs rangés par tableaux de externes
bord • Scénario de prévision
• Partage des éléments
• Enchainements des tableaux

Expression Planification
Stratégie de
communication et de formation Apprentissage stratégique
• Formation à la stratégie • Mesurer les actions
• Suivie régulier des stratégies
• Programme de communication Communication STRATEGIE Feedback
• Retour des employés • contrôle de la stratégie
• Adhésion des employés • Adéquation du Business plan et de la
stratégie

Responsabilités
Implementation
• Affecter les responsabilités pour les
objectifs de la stratégie
• Concilier objectif de l‘entreprise et Achats Usine Ventes Marketing Savoir
objectifs personnels R&D
• Mettre en adéquation les bonus • Echange des Best Practices
• Management du savoir

Ressources financières Opérationnel


• Liés les budget avec la • Structure organisationnelle
stratégie de l’entreprise • Investissements
• Prix de revient
• Prix et ristourne

Source: SAP AG & The Balanced Scorecard Collaborative


Élaboration budgétaire
 Vision globale de l’entreprise
 Principes de l’élaboration budgétaire
 Les outils présents sur le marché
 Présentation d’un outil Cognos
Planning
 Réalisation d’un modèle
Le budget utilise plusieurs méthodes

Budget

Recherche / prévision Target costing Recueil des besoins

Estimer les situations Définir des objetifs Evaluer et allouer


futures et les étapes les ressources en
et leurs impactes fonction des objectifs
sur l‘entreprise
Structure et données temporelles

Structure de gestion Cycles de gestion

• Structure en unité de responsabilité • Planification stratégique


• Mode de gestion adapté • Planification opérationnelle
• Centres de profit / résultat • Budget
• Centres de couts budgétaire • Prévision
• Projets • Réestimation
• Indicateurs enrichis • Mesure des réalisations
• Financier
• Rentabilité
• Opérationnel

Cohérence du système de mesure et Cohérence du cycle


du partage des responsabilités Prévison - action - mesure
Ces méthodes sont utilisées au travers de l‘entreprises

Société
AG

Division Divisions
Siège Division 1 ...
2

Segments corporate
North
Europe ... Asia Regions
America

Germany France
UK Ltd Société
GmbH ... SA
Segments opérationnels

Production Ventes ... Admin Fonctions


...
Nombreux sont les interlocuteurs !

Société
AG

Division PDG, Directeur de division, ...


Siège Division 1 ...
2

North
Europe ... Asia Responsables de régions, ...
America

Germany France
UK Ltd Direction des sociétés, ...
GmbH ... SA

Production Ventes ... Admin Direction des ventes , direction des achats
Ces organisations couvrent plusieurs besoins de planification

Société
AG

Planification du siège (Exemples):


Division
Siège Division 1 ... • Investissements financiers
2 • Stratégie d‘investissmeent
• Free Cash Flow
•Taxes
North • P+L
Europe ... Asia • Balance Sheet ...
America

Germany France Planification des opérationnels (Exemples):


UK Ltd • Budget des ventes
GmbH ... SA
• Budget des coûts
• Budget de production
• Budget des achats
• ...
Production Ventes ... Admin
Qui eux-mêmes utilisent plusieurs méthodes ...

Recherche / prévision
Planification du siège (Exemples):
Estimer les situations
• Investissemetn financiers futures
• Stratégie d‘investissmeent et leurs impactes
• Free Cash Flow sur l‘entreprise
•Taxes
• P+L
• Balance Sheet ...
Target costing

Définir des objetifs


et les étapes
Planification des opérationnels
(Exemples):
• Budget des ventes
• Budget des coûts
• Budget de production
Recueil des besoins
• Budget des achats
• ... Evaluer et allouer
les ressources en
fonction des objectifs
En fonction des besoins !

Evaluation Target cost Recueil


Planification Légale
Division
Planification des coûts
Planification ABM /ABC
Planification des profits
Planification des investissements

Interprétation du marché
... ... ...
Dans un tel cas l‘intégration est de mise dans tout
les sens !
Société
AG

Division
Siège Division 1 ...
2
• Investissements financiers
• Stratégie d‘investissmeent
North • Free Cash Flow
Europe ... Asia •Taxes
America

Integration
• P+L
• Balance Sheet ...
• Budget des ventes
Germany France • Budget des coûts
UK Ltd
GmbH ... SA • Budget de production
• Budget des achats
• ...

Production Ventes ... Admin


La simulation utilise les données internes
pour trouver des leviers d’actions

indicateur
Ratios et
Le La simulation
datawarehouse Outil de planification utilise les
stockent les données pour
données montrer où l‘on
historiques de va
l’entreprise et
BizSim
montre où nous
sommes

Procédures actuelles Modélisation future

Passé Présent Futur


La réalité d’une planification intégrée
Stratégie
cout

marge

ventes
Production
achats
Investissement

profit

Marketing

Opérationnel
• Donées hétérogènes
HR • Process différents
• Interfaces variées
• Traitement nombreux
Finance
R&D • Pas d‘unité de coordination
• Technologies différentes
• Axée sur le reporting
• Beaucoup d‘outils !
Exemple de planification intégrée
Personnes clées Valeur
• Dirigeants
• Direction financière
de l’entreprise
Production Budget
• Analyste métiers • Valeur des actions
• Distribution
... • Mise en réserve
• Stock de trésorerie
Budget Bilan
d’inventaire
• Immobilisations
• Produits finis • BFR


En cours
Coûts de ventes
Budget •

Actions
responsabilités
• Budegt
d‘approvisionnement
d’emprunt
• Dette à CT
• Société • Nouveau emprunt
• Division • Dette à LT
• Business Unit • Remboursement
• section

Budget Cash Flows


d’investissement
• Cash In
• Investissement • Cash Out
• BFR Cash Budget • Operating Cash
• Depreciation Flow
• Plues values • Free Cash Flow
• Situation de départ
• Entrée
• Sortie
• Situation de fin
• Financement de la dette
Provisons
CA
• CA net
• Coût des ventes
• Marge brute
• Mage Nette
Exemple 2 : basé sur SAP

Sales Budget Production Plan Procurem. Plan


• Price • Company Code
• Volume • Profit Center APO B2B
• Deductions • Product Line
• Land
• Brand
• Channel
• Sales Organisation

Headcount Budget Production Budget


• Grade • Cost Center
• Bonus • Position • Material • Profit Center
• Salaries • Cost Center • Bonus • Company Code
• Social Benefit • Profit Center • Salaries • Plant
• Loans • Company Code • Social Benefit • Region
• Overtime • Plant • Loans
• Cantine • Product Line • Overtime
• Cantine

Roles Involved Profitability


Expense Budget
• Sales Controller •

Company Code
Profit Center
Budget
• Production Manager • • Cost Center • Cost of Sales • Comany
Leasing
• Cost Center Manager • Depreciation • Controlling Area • CM • Profit Center
• Product Line • Gross Profit • Business Area
... • Allocated R&D
• Brand • NOPAT •
• Allocated Admin Product Line
• A&P • Channel • Brand
• Channel
Élaboration budgétaire
 Vision globale de l’entreprise
 Principes de l’élaboration budgétaire
 Les outils présents sur le marché
 Présentation d’un outil Cognos
Planning
 Réalisation d’un modèle
Élaboration budgétaire
 Vision globale de l’entreprise
 Principes de l’élaboration budgétaire
 Les outils présents sur le marché
 Présentation d’un outil Cognos
Planning
 Réalisation d’un modèle
Avant-propos

Élaborer Budgets
et Simuler
réactualiser
Business Plan
• Intégrer les budgets
dans le plan
• Tester des hypothèses
COGNOS
• Consolider l’ensemble PLANNING • Prendre en compte
des données au niveau des contraintes
• Effectuer des calculs
du Groupe financiers élaborés
• Fournir un cadre de
travail aux unités

Rationaliser

• Accélérer et fiabiliser le
traitement des données
• Prendre en compte
automatiquement les
modifications de l’organisation
Notion de Modèle 1/2
FILIALE 1
Vente Coûts
Ventes s Ventes Marge FRAIS GÉNÉRAUX
quantit PMV RRR des Brute
é brute Nettes Ventes
s
Produit 1 Locaux

V Électricité
Produit 2
FE E Assurance
I N T Produit 3 _
LT
I E M _
AS _
A _
L R
E _ Total
G
1
E
S _
FILIALE 1
Total 1
COMPTE DE RÉSULTAT
Brut Charges
% Date Brut Total Ventes
Annuel d’augmentatio d’augmentati Annuel coûts Brutes
Patronal
N n on N+1 salariaux
es RRR
Dupont
Durant Ventes
Nettes
C Sous-total Coûts
F O administratif des ventes
I Û S Marge Brute
...
L T A
Coûts
I S L Sous-total salariaux
A A commerciaux
Commercial
L R Marge
E I Directe
... Coûts
1 A salariaux
U administratif
s
X Marge Nette
Total
Frais
Généraux
Résultat
opérationnel
Tous les plans et budgets sont construits sur la base d’un
modèle qui se calque sur l’organisation de l’entreprise.
Notion de Modèle 2/2
C’est l’ensemble des éléments mis en œuvre pour construire un budget
(ou un plan) ainsi que la manière dont ces éléments inter - agissent
entre eux.
Intégration du modèle Budgétaire
au niveau du Groupe

Ventes Frais
Coûts
et Marge Générau
salariaux
x
Filiale 1 Filiale 1
Filiale 1

Filiale 2 Filiale 2 Filiale 2

Filiale 3 Filiale 3 Filiale 3

Filiale n Filiale n Filiale n


Total Total
Vente Coûts Total Frais
et Marge salariaux Généraux
Compte
de
résultat
Filiale 1
Filiale 2
Total
Filiale 3 Compte
de
Filiale n résultat
Dans le modèle précédent, avec un tableur,
qu’adviendrait-il si :

• Un produit est supprimé de la gamme ?

• Une nouvelle filiale est créée ?

• La filiale 3 embauche 2 nouveaux commerciaux ?


Une structure multi-dimensionnelle
COGNOS PLANNING permet de dépasser les limites liées à
l’utilisation des feuilles de calcul dans un tableur.

Une feuille de calcul ne traite les données que sur 2 voire 3


dimensions alors que COGNOS PLANNING peut traiter
jusqu’à 15 dimensions simultanément.

2 à 15 D
Dimension 2

2D
Produits

Ventes
Dimension 1
filiale 1

Dimension 2
Produits
filiale 2

filiale 3

3
me iales
ion
Dimension 3

ns
Fil
(Feuilles de
calcul)

Di
Ventes
Dimension 1
filiale n
La permutation des dimensions

Fn n

Coûts
des
Ventes
F2
F1 Ventes

Ventes
Coûts
des n P1 P2 P3 Pn
Ventes

P1 F1

P2 F2

P3

Pn

Pn Fn
P3
P2
P1

F1 F2 Fn

Ventes

Coûts
des
Ventes

F = Filiale
P = Produit
n
Les formules se réfèrent aux éléments
(et non pas aux cellules)
Dans un tableur, les formules sont stockées dans les cellules. Celles-
ci doivent être recopiées à chaque fois que l’on introduit un élément
supplémentaire dans le modèle.

Tableur COGNOS PLANNING


Ventes
A B C D n Quantité PMV =
(Qté x PMV)
D2 = B2xC2
1 Quantité PMV Ventes Produit
1
Produit D3 = B3xC3
2 Produit
1 2
Produit
2

Produit
n
Produit Si
n n nouvea
u Prise en compte
- insertion d’une ligne automatique dans
Produit
- recopie vers le bas de la formule COGNOS PLANNING

Dans COGNOS PLANNING, les formules se réfèrent aux noms des


éléments et non pas aux cellules, ce qui est beaucoup plus souple
lorsque l’on veut ajouter des éléments ou modifier l’organisation du
modèle budgétaire.
Une maintenance aisée

La mise à jour d’une dimension se répercute automatiquement


dans tous les cubes où la dimension est utilisée.

Dimension 2
Produits

Ajout

n3
en es
d’un

sio
produit Dim ilial ici ici
F
Ventes
Dimension
1

ici ici ici ici

Le modèle est évolutif, il n’est pas figé.


Possibilité de démarrer la construction d’un modèle même
avec une analyse encore partielle. Les changements
d’organisation sont facilement pris en compte.
Le calcul inverse (Breakback ou rétrocalcul)
Dans un tableur
Les calculs fonctionnent dans un seul sens. Les données sont saisies dans une
cellule et calculées dans une autre. Il est impossible de saisir des valeurs
cibles dans une feuille de calcul.

Dans COGNOS PLANNING


Il est possible de saisir le résultat souhaité et de recalculer tous les
paramètres, même au sein de modèles très complexes.
Du résultat vers
Quantités vendues sur
les données
Des données vers C
le résultat les produits 1 et 3 In alcu Filiale n
Ventes et ve l
Quantités vendues sur marges rs
les produits 1 et 3 Ca e Filiale 2
Filiale n
Ventes et lcu Filiale 1
marges
l Filiale 2
Compte de
résultat Groupe
Filiale 1 Marge salariale
Coûts
salariaux Ventes 15000
Compte de
résultat Groupe Marge 6000
Marge salariale Coûts
Coûts
salariaux Ventes 15000 salariaux 3000
Marge 6000 Frais
Généraux 2000
Coûts Frais généraux Frais Résultat
salariaux 3000
généraux Exploitation 1000
Frais
Généraux 2000
Frais généraux Résultat
Frais
généraux Exploitation 1000 Ex : Saisie de la
valeur cible = 1500
L’Accès au détail (Drill Down)

A partir de n’importe quel résultat il est possible de remonter


à la source des données.
Les fonctions financières intégrées (BIF)

Cumulation

Investissement
• Cumul
• Décumul
• Calcul de séries de données • Actualisation
à partir du Cumul mensuel • VAN
• Calcul du cumul mensuel • Amortissement d’un prêt
• Prise en compte de l’inflation

BIF
Dépréciation Gestion
du BFR
• Calcul d’amortissement
suivant différentes règles • Stocks (CMUP, Ratios, …)
- Linéaire • Encaissements
- Dégressif • Budget de TVA

Feeds Prévision
« TBD »
• Gestion des soldes de clôture • Prévision sur la base de « drivers »
et d’ouverture des à-nouveaux (tendances), (historiques, saisonnalités…)
Un système unifié et sécurisé

• Définition de groupes
d’utilisateurs.

• Restriction des accès


selon les profils/groupes

d’utilisateurs.

• Recours à des
bibliothèques pour
faciliter l’administration
du modèle.
Les modules complémentaires : l’Add-in
Excel et le MANAGER 1/2

Import dans COGNOS


PLANNING des données
saisies dans Excel.

Sa ats on
is de
Budgets

ét ti
Add-in Excel MANAGER

d’ réa

ie
C
• Pilotage du modèle
• Gestion des relations
avec les autres
applications

COGNOS
PLANNING
ANALYST
de
n
Restitution dans Excel t io ting sé
éa or ti
de données issues de Cr rep ma
COGNOS PLANNING u to
a

Applications
extérieures
Les modules complémentaires : l’Add-in
Excel et le MANAGER 2/2
L’Add-in Excel :
• Saisie des données dans Excel puis traitement dans COGNOS
PLANNING.
• Restitution de données dans Excel pour enrichir les présentations.

Le MANAGER :
Création d’un système de pilotage du modèle budgétaire.
• Représentation graphique du modèle.
• Navigation dans le modèle et gestion des relations avec les
applicatifs extérieurs.
• Gestion des accès utilisateurs.
• Saisie des données.
• Création de reportings automatisés.
COGNOS PLANNING avec ses 2 modules
complémentaires permet :
D’être plus efficient
• Construction rapide de budgets / plans
• Optimisation des ressources

Construire des modèles budgétaires faciles à maintenir.


• Le process budgétaire s’adapte aux changements organisationnels de
l’entreprise
• Les données budgétaires sont intégrées dans un système unifié et cohérent

De vous concentrer sur la pertinence des hypothèses budgétaires plus que sur le
traitement des données
• Interactivité
• Navigation du détail, vers la synthèse et de la synthèse vers le détail
• Optimisation sous contraintes de modèles complexes
Élaboration budgétaire
 Vision globale de l’entreprise
 Principes de l’élaboration budgétaire
 Les outils présents sur le marché
 Présentation d’un outil Cognos
Planning
 Réalisation d’un modèle
Présentation des Objets

Le modèle budgétaire est construit avec des objets.


Il est impératif de gérer ces objets à partir de COGNOS
PLANNING : la copie, l’édition ou la suppression d’objets par
d’autres systèmes nuirait à la cohérence de l’application.

Objets Exemples

Dimensions Produits – Sections Analytiques


Cubes Ventes
Liens Marges/produits < Ventes/produits
Tables d’allocation Codes Articles / Produits
Fichiers de Syntaxe Reprise des données de production
Macros Macros d’extraction par mois
Formats % à 2 décimales (Taux)
Sélections Ventes produit pour une section
Dimension
Les dimensions déterminent la structure de l’application.
Elles peuvent contenir aussi bien des calculs que des formats.
Une dimension peut être commune à plusieurs Cubes : toute modification de la liste
sera alors répercutée sur l’ensemble des Cubes qui l’utilisent.
On ne saisit pas de données dans une dimension.
Exemples de dimensions : Liste des produits, des filiales, des circuits de distribution ...

Prise en compte
automatique dans
Cognos Planning
Cube

Les cubes contiennent les données.


Leur structure est déterminée par les dimensions.

COGNOS PLANNING
Ventes
Quantité PMV =
(Qté x Px)

Produit
1

Produit
2

Produit
n

Prise en compte automatique dans COGNOS PLANNING


Lien

Les liens sont utilisés pour transférer des données, soit


entre des cubes, soit pour importer des données de fichiers
externes.

Intégration du modèle Budgétaire


au niveau du groupe

Ventes Coûts Frais


et Marge salariaux Généraux

Filiale 1 Filiale 1 Filiale 1

Filiale 2 Filiale 2 Filiale 2


Filiale 3 Filiale 3 Filiale 3

Filiale n Filiale n Filiale n


Total Total Total
Vente Coûts salariaux Frais
et Marge Généraux
Compte
de résultat

Filiale 1

Filiale 2
Filiale 3 Total
Compte
de résultat
Filiale n
Les autres objets :
Table d’allocation
Ce type d’objet permet de définir les correspondances entre les éléments de
deux dimensions. Mise à jour de façon autonome, cette table peut être utilisée
par un ou plusieurs liens.
Fichier de syntaxe
Ces objets permettent à COGNOS PLANNING de reconnaître automatiquement
les données provenant de sources externes.
Macro
Objet permettant d’automatiser des opérations répétitives (Mise à jour d’un
modèle,…).
Sélections
Mémorisation d’une vue d’un cube (définition des dimensions affectées aux
lignes, aux colonnes et aux pages, restrictions d’affichage...).
Format
Cet objet permet de mémoriser les formats à appliquer aux données liés aux
éléments de dimensions (ex : pourcentage).