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CURSO - TALLER

SISTEMA NACIONAL DE TESORI

COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIN
FINANCIERA DEL ESTADO
REAS DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL ESTADO
LEY N 28112

PRESUPUESTO
LEY N 28411

TESORERA
LEY N 28693

CONTABILIDAD
LEY N 28708

ENDEUDAMIENTO
LEY N 28563

SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

Ley N 28693 - Ley General del Sistema


Nacional Tesorera
Decreto Supremo N 032-2012-EF Texto
nico Ordenado

Sistema Nacional de
Tesorera
Definicin

Es un conjunto de rganos, normas, procedimientos, tcnicas e


instrumentos orientados a la administracin de los fondos
pblicos en las entidades y organismo del sector pblico
cualquiera sea la fuente de financiamiento y uso de los mismos.
Es un sistema integrante de la Administracin Financiera del
Sector Pblico que regula la administracin de los fondos pblicos
en todas las entidades de la administracin pblica, promoviendo
la eficacia y eficiencia, en un contexto de transparencia y
responsabilidad fiscal.

MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

Ley N 28112 Ley Marco de la Administracin


Financiera del Sector Pblico
Decreto
Que aprueba el Texto nico
Supremo
Ordenado de la Ley General del
N 035-2012- Sistema Nacional de Tesorera.
EF
Ley N 29158 Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
Ley N 27783 Ley de Bases de la
Descentralizacin
Ley
N Ley Orgnica de los Gobiernos
27867,
Regionales
Ley
N Ley Orgnica de Municipalidades
27972,

Principios Regulatorios del Sistema Nacional de Tesorera Ley N


28693 y DS N 035-2012-EF

Unidad de Caja.
Administracin centralizada de todos los fondos de las entidades en la
tesorera institucional.
Economicidad.
Administracin de los fondos pblicos viabilizando su ptima aplicacin,
minimizando costos.
Veracidad.
Oportunidad.
El
registro
de
la
informacin
de
ejecucin
se
sustenta
Los
fondos pblicos se encuentran disponibles en el momento y lugar en
documentadamente.
que se requiera proceder a su utilizacin.
Programacin.
Obtencin oportuna del estado y flujos de los ingresos y gastos pblicos.
Seguridad.
Prevencin de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las
operaciones con fondos pblicos.

rgano rector del Sistema Nacional de


Tesorera
La Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico (DGETP),
en materia de tesorera, es la autoridad central del sistema y
como tal dicta normas, procedimientos, administra los fondos del
Tesoro Pblico y brinda el servicio de tesorera a todas las
entidades de los tres niveles de gobierno: Nacional, Regional y
Local, las mismas que mantienen la autonoma y discrecionalidad
que les otorga la ley en cuanto a la gestin y utilizacin de sus
recursos.

Principales Atribuciones de la DGETP


Centraliza y administra la disponibilidad de los fondos
pblicos.

Autoriza, a travs del SIAF-SP las operaciones de pagadura


con cargo a los fondos que administra y registra.

Elabora el Presupuesto de Caja del Gobierno Nacional.

Aprueba normatividad y procedimientos del SNT, a nivel


nacional.

Autoriza la apertura de cuentas bancarias para el manejo de


fondos pblicos
de las entidades.

Prepara y presenta sus Estados Financieros.

Atribuciones de las Unidades Ejecutoras y


dependencias equivalentes
Centraliza y administra el manejo de todos los fondos percibidos o
recaudados en su mbito de competencia.
Coordina e integra adecuada y oportunamente la administracin
de tesorera con el resto de reas.
Dicta normas y procedimientos internos para asegurar el apoyo
econmico financiero a la gestin institucional.
Establece condiciones para el adecuado registro y acceso a la
informacin y operatividad de la DGETP a travs del SIAF-SP.
Dispone la realizacin de medidas de seguimiento y verificacin
del estado y uso de los recursos financieros, tales como arqueos
de fondos y/o valores, conciliaciones, entre otros.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

Las Normas Generales del Sistema Nacional de Tesorera aprobadas por Resolucin Directoral
N 026-80-EF/77.15, son disposiciones que regulan el funcionamiento del proceso de los fondos
Pblicos, las mismas que estn orientadas a asegurar una eficiente gestin financiera del Estado
En el marco de las Instituciones integrantes del Sector Pblico.
Las Normas Generales de Tesorera son de aplicacin y cumplimiento en las Tesoreras de las
Entidades del Gobierno Central, Regional y Local; as como en las Instituciones Pblicas que
manejan fondos del Tesoro Pblico

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 01 Unidad Caja


NGT 02 Manejo de Fondos del Tesoro Pblico a travs de Subcuentas.
NGT 03 Facultad para el manejo de cuentas y Subcuentas bancarias.
NGT 04 Apertura de cuentas y Subcuentas bancarias
NGT 05 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo.
NGT 06 Uso del Fondo Fijo para la Caja Chica
NGT 07 Reposicin oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica
NGT 08 Arqueo sorpresivo
NGT 09 Transferencia de Fondos
NGT 10 Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslados de fondos.
NGT - 11 Cheques a nombre de la entidad.
NGT - 12 Cambio de cheques personales
NGT - 13 Uso de sello fechador pagado
NGT - 14 Conciliaciones de Subcuentas del Tesoro Pblico.
NGT - 15 Fianza de servidores

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 01 UNIDAD DE CAJA


La unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos financieros de la entidad y ponerlos
a disposicin de la Tesorera.
OBJETIVOS
Lograr la mayo efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y facilitar el proceso de toma
de decisiones financieras.
Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos
Evitar la existencia de ingresos destinados a los fines pre-establecidos

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 02 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PUBLICO A TRAVES DE SUB-CUENTAS


Sub-cuenta del Tesoro Pblico, es aquella que se apertura en el Banco de la Nacin como parte
de la Cuenta nica del Tesoro Pblico, para el uso de fondos del Tesoro Pblico
Pblico.
OBJETIVO
Evitar presiones financieras al Tesoro Pblico debido a la dispersin incontrolada de fondos y
desconcentrar la funcin de pago hacia las entidades que mantienen relacin directa con el
beneficiario o acreedor del Estado.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 03 FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB CUENTAS BANCARIAS


La facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas bancarias, consiste en autorizar a uno o
ms funcionarios a asumir la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin.
OBJETIVO
Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 04 APERTURA DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS


La apertura de cuentas y sub-cuentas bancarias es la accin que le corresponde efectuar a
cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de cheques.
OBJETIVOS
Permitir un mejor control del movimiento de fondos
Evitar la dispersin incontrolada de fondos.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT-05 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO


El fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido, con carcter nico, por dinero en
efectivo con recursos del Tesoro Pblico de monto variable o fijo establecido de acuerdo
a las necesidades de la entidad.
OBJETIVO
Racionalizar el uso de dinero en efectivo

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 06 USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA


El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico por dinero en efectivo
de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.
OBJETIVO
Racionalizar el uso de dinero en efectivo.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 07 REPOSICION OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado,
en su caso, en las Normas Generales de Tesorera NGT-05 y NGT 06, previa verificacin de la documentacin
sustentatoria.
OBJETIVO
Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para
Caja Chica.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 08 ARQUEOS SORPRESIVOS


Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en
libros est de acuerdo con la existencia de fondos y valores.
OBJETIVO
Determinar la correccin y oportunidad de las operaciones y registro.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 09 TRANSFERENCIAS DE FONDOS


La transferencia de Fondos consiste en el traslado de recursos financieros de una
cuenta a otra mediante cartas ordenes.
OBJETIVO
Lograr un adecuado uso de las cuentas corrientes bancarias.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 10 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS


Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad con la finalidad de
proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos.
OBJETIVO
Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 11 CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD


Cheques a nombre de la entidad son aquellos que identifican
nominativamente a la entidad como nica beneficiaria del
monto girado.
OBJETIVO
Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 12 CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES


Cambiar un cheque personal significa hacer efectivo el importe del
mismo utilizando los recursos de la entidad.
OBJETIVO
Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 13 USO DEL SELLO FECHADOR PAGADO


El sello fechador pagado es el instrumento de control que, estampado en un
documento, indica el haberse cancelado una obligacin.
OBJETIVO
Prevenir la duplicidad de presentacin del comprobante para un nuevo pago.

NORMAS GENERALES DE TESORERIA

NGT 14 CONCILIACION DE SUB-CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO PUBLICO


Conciliacin bancaria consiste en determinar la concordancia de los saldos, segn libros,
de
las sub-cuentas bancarias componentes de la cuenta nica del Tesoro Pblico a una
fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el
Banco de la Nacin, a la misma fecha.
OBJETIVO
Salvaguardar al mximo el manejo de los fondos

230NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE


TESORERIA

La

Tesoreria pblica constituye la sntesis de la gestin financiera


gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del
Estado e interviene en su equilibrio econmico y monetario. El sistema de
Tesorera tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuanta de los
ingresos tributarios y no tributarios (programacin financiera); captar fondos
(recaudacin); pagar su vencimiento las obligaciones del Estado
(procedimiento de pago), otorgar fondos (recaudacin) o pagar la adquisicin
de bienes y servicios en el sector pblico y, recibir y custodiar los ttulos y
valores pertinentes.

Las normas de control internopara el rea de tesorera, tienen el propsito de


brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores

CONTENIDO
230-01
230-02
230-03
230-04
230-05
230-06
230-07
fondos.
230-08
230-09
230-10
230-11
230-12
230-13

Unidad de caja en la tesorera.


Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera.
Conciliaciones bancarias.
Garanta de responsables del manejo o custodia de fondos o valores.
Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores
Control y custodia de cartas-fianza.
Uso de formularios membretados pre-numerados para el movimiento de
Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorera.
Transparencia de fondos por medios electrnicos.
Uso del Fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
Depsito oportuno en cuentas bancarias.
Arqueos de fondos y valores.
Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades pblicas.

230-01UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERIA


Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a
travs de Tesorera, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilizacin de los
fondos disponibles.

Comentario:
01 Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorera para
centralizar la
totalidad de los recursos financieros y ponerlos a
cargo de la tesorera de la entidad. Este concepto no se opone a la implementacin de
mecanismos descentralizados de los procesos de pago.
02La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en funcin a las
prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicacin hace posible que
los fondos puedan ser colocados donde ms se necesitan y ser retirados, cuando el proceso
de gestin muestre insuficiente capacidad de gasto.
03 El concepto de unidad de caja debe aplicarse en mbitos que constituyen un universo
determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro

230-02.UTILIZACIN
FINANCIERA

DEL

FLUJO

DE

CAJA

EN

LA

PROGRAMACION

Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de
sus recursos.
Comentario:
1.La programacin financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con
la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de
fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,
permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto,
con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
2.Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja
las proyecciones
de ingresos y gastos de un periodo e identifica las
necesidades de financiamiento en el corto plazo, as como los posibles
excedentes de caja.
3. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al

230-03CONCILIACIONES BANCARIAS
Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de
las subcuentas del
Tesoro los movimientos contables deben conciliarse adems con el rgano rector del sistema de Tesorera.
Comentario:
01 Se denomina conciliacin bancaria a la constatacin de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos
de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determina r las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en la
contabilidad.
02Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin con los extractos remitidos por el banco
respectivo en forma mensual. As mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera,
con los registros contables.
03 En el caso de las subcuentas del Tesoro, la conciliacin con los extremos remitidos por el Banco de la Nacin, debe
referirse a los cheques pagados por este, debiendo controlarse los cheques girados an no pagados, identificando
cheques en trnsito y cheques en cartera (segn arqueo fsico).
04 Debe conciliarse con el rgano rector del sistema (Tesoro Pblico) la totalidad de cheques girados por la entidad,
contra la respectiva autorizacin de giro emitida por aquel y la informacin alcanzada por el Banco de la Nacin.
05 Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe ser efectuado por una persona no vinculada con
la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, depsito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a
la administracin designar al funcionario, responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas,
pudiendo ser el contador u otro funcionario.

230-04 GARANTIA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE FONDOS O VALORE


El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por
una garanta
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Comentario:
01.La garanta, tambin denomina fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente
deterioro, mal manejo etc.,

de una entidad, ante situaciones de p

rdida, incumplimiento,

de los recursos que se desea proteger.

02. La garanta aplicada al mbito de la tesorera est orientada a


permitir que el personal
responsable de la
custodia y manejo de fondos y/o valores est respaldado por un
instrumento
aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones
sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar
directamente fondos o valores.
03.

A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la convivencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor de la entidad, que la respalde por

230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES


Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques,
custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, as como respecto de la seguridad fsica de
fondos y otros valores bajo custodia.
Comentario:
01.El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilizacin de
efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser
adulterados, extraviados, sustrados, etc.
02.Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:
-Giro de cheques en orden correlativo y cronolgico, evitando reservar cheques en blanco para
operaciones futuras.
-Uso de sellos protectores que impidan la adulteracin de los montos consignados.
-Uso de muebles con cerraduras adecuadas para guardar los cheques en cartera y los talonarios de
cheques no utilizados.
-Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la prctica de arqueos y la
revisin de
las conciliaciones.
-Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques
extraviados.

230-06CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA


Los adelantos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega
posterior, deben requerir de los proveedores la presentacin de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria
no pudiendo efectuar la Tesorera ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

Comentario:

01.

Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas condiciones generales estipulan la presentacin de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunas de

estos son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, servicios profesionales etc. que prevn el pago de anticipos o adelantos, contra la presentacin de cartas-fianzas. Asimismo, algunas transacciones
por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado.

02.

Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

La carta fianza debe ser emitida por una institucin financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.

- Recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacin automtica.
-Custodia organizada de las cartas-fianza
-Control de vencimientos de cartas-fianza

03.

La tesorera debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el

caso.

230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS


Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su uso en la Tesorera.
Comentario:

01.En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago,
para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la informacin
de presupuesto, tesorera y contabilidad, as como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un
formato uniforme.
02.Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector pblico para el procesamiento de
operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean membretados y
prenumerados por cada entidad antes de su utilizacin.
03.El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad esta orientado reducir el riesgo de
mal uso, en caso de prdida o sustraccin de formularios en blanco (sustitucin, uso indiscriminado, etc.)
obligando adems a un mayor cuidado en su custodia.
04.Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronolgicamente, lo cual
posibilita su adecuado control. Los documentos prenumerados no utilizados, o formulados incorrectamente
deben anularse, archivndose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulacin.
05.El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin
Tributaria SUNAT, es tambin aplicable a las entidades pblicas cuando generan ingresos como cualquier otra
empresa o institucin del pas, an cuando se encuentren exoneradas del pago de impuestos.
06.Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes y servicios, pago de

230-08USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR LA TESORERA


Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores
o duplicidades en su utilizacin.

Comentario:

01.Los comprobantes de pago estandarizados del sector pblico, se emiten para cada operacin de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por su respectivo documento fuente. Esta documentacin para ser
sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.

02.El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.

03.Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose
luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.

230-09TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRONICOS


Toda transferencia de fondos por medios electrnicos debe ser sustentada en documentos que aseguren su
validez y confiabilidad.

Comentario:

01.

La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los

mecanismos electrnicos dinamizan la administracin por la velocidad que imprimen a las transacciones, estos no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada
operacin; aspecto que limita la aplicacin de controles internos convencionales.

02.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas (password), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a

las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de password utilizados en una entidad.

03.

Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.

04.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automticos, que debern constituir uno

de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de
destino de los recursos. El uso del facsmil es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que
sustenten la naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos
originales

230-10USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO


Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos en
efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control.

Comentario:

01.

El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques especficos. El fondo fijo es un monto permanente

y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, tambin denominado caja chica.

02.

El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no

amerita la emisin de un cheque especfico, se justifica la autorizacin de un Fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

03.

Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

Justificacin y autorizacin correspondiente del nivel superior de la entidad para su apertura.

-Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y los niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al jefe responsable de la ejecucin del gasto y al jefe responsable de la administracin
financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.

04.

Corresponde a la administracin establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

230-11DEPSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS


Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas deben ser depositados en cuentas
bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.

Comentario:

01.

Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligacin de depositarlos ntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su

recepcin. La gerencia de administracin financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito esa obligacin.

02.

Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.

03.

Corresponde a la administracin fijar los procedimientos de control necesariospara la implementacin de esta norma.

230-12ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES


Debe practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para
garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

Comentario:

01.

Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los saldos contables.

02.

Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realiza en su presencia y que le fueron

devueltos en su totalidad.

03.

Un arqueo conlleva la formulacin de un acta que evidencie la situacin objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de

los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

04.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situacin de carcter irregular, esta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditora

Interna, para la adopcin de las medidas correctivas que el caso amerite.

05.

Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorera, el contador, el administrador, el auditor

interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los
niveles superiores correspondientes

230-13REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO RECIBIDOS POR ENTIDADES PBLICAS


Las Tesoreras antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contradas con proveedores, deben exigir la
presentacin de comprobantes de pago establecidos por ley.

Comentario:

01.

El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestacin de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aun cuando dichas operaciones no se encuentren afectadas a
tributos, de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley N 25632.

02.

Las caractersticas de los citados documentos se encuentran descritas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, que entre otros
requisitos seala el nmero del registro nico del contribuyente RUC-, razn social, direccin, fecha de emisin y el impuesto general a las ventas correspondiente.

03.

La verificacin interna de la documentacin sustentatoria de pagos, constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por Ley para la emisin de comprobantes de
pago que entregan proveedores o contratistas a entidades pblicas, como resultado de la transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio.

04.

Corresponde a las Tesoreras de las entidades cautelar el cumplimiento de esta norma, bajo responsabilidad administrativa y lega, segn corresponda.

OPERACIONES REALIZADAS EN LA GESTIN DE TESORERIA

INGRESOS
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

GASTOS

Responsabilidad de conciliacin de las cuentas


bancarias
La conciliacin bancaria es responsabilidad de los titulares
de las cuentas bancarias, as como compatibilizar los giros
registrados en el SIAF-SP y los cargos y abonos realizados por
DONACIONES Y
el Banco de la Nacin. De existir
diferencias detectadas en la
TRANSFERENCIAS
conciliacin, debern gestionar su regularizacin, segn
corresponda.

FONDOS PUBLICOS
TRIBUTARIO
CANON Y SOBRECANON,
REGALIAS, PARTICIPACION
FONCOMUN

ENDEUDAMIENTO

NO
TRIBUTARIO
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

DEFINICIO
N: todos lo recursos financieros constituidos por los ingresos de
Son
naturaleza tributaria y no tributaria que generan, obtienen u originan
las Unidades Ejecutoras o Instituciones del Estado por la produccin o la
prestacin de bienes y servicios de acuerdo a Ley

Apertura de Cuentas
Bancarias
a) Cuentas bancarias
Cuentas Corrientes + Cuentas Ahorros => Cuentas
Bancarias.
RECURSOS
(INGRESOS
)

Entidades Pblicas:
- Unidades Ejecutoras

DONACIONES Y
CUENTA
TRANSFERENCIAS
BANCARIA

PAGOS DE
OBLIGACION
ES

Bancos:

Terceros:

Banco de la Nacin
Banca Privada

Proveedores
Servidores

- Municipalidades
Pblicos
- Unidades Operativas
Pensionistas
- Instituciones Educativas
Contratistas, etc.

Tipos de cuentas bancarias :

Cuentas corrientes ordinarias:


Registran operaciones de dbitos y abonos
(independientes)

Cuentas de Reversin (dependen


DONACIONES
Y cuenta Central)
de una
TRANSFERENCIAS
Subcuentas de : Ingresos, de Gastos y de Encargos
Cuentas de Ahorros:
Excepcionalmente (por norma legal especfica).
Por ejemplo : casos de mantenimiento preventivo de
locales escolares, establecimientos de salud, etc.

Designacin, Autorizacin
y Acreditacin
de
Responsables del manejo de cuentas bancarias
Designacin
Es la facultad otorgada a funcionarios mediante
manejo de cuentas bancarias de la Entidad.
Casos:
DONACIONES Y

Resolucin

para el

TRANSFERENCIAS

En Unidades Ejecutoras: Resolucin del titular del pliego o del


funcionario a quin se le haya delegado expresamente dicha facultad.
En Unidades Operativas: Resolucin del Director General de
Administracin o quin haga sus veces en la Unidad Ejecutora de la que
depende la Unidad Operativa.

Responsabilidad de los titulares y/o suplentes


Los responsables titulares y suplentes designados por la
autoridad competente, podrn efectuar transacciones con cargo
a las cuentas bancarias de laDONACIONES
entidad, Ysolo cuando se haya
TRANSFERENCIAS
formalizado el registro de firmas
en el Banco de la Nacin, con
la debida autorizacin de la DGETP, conforme al procedimiento
establecido en la Directiva de Tesorera.

Responsables del manejo de


Fondos
Son aquellos funcionarios designados mediante Resolucin de la
autoridad competente para manejar las cuentas bancarias
Tipo de responsables (artculo 49 - Directiva de Tesorera):
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS
General
de Administracin

Titulares: Director
haga las veces y el Tesorero.

o funcionario que

Suplentes : Es opcional y se pueden designar mximo de 2.

Impedidos: Cajero, personal de las reas de Control Interno,


Logstica Abastecimiento, y de registro contable.

EJECUCIN PRESUPUESTAL Y FINANCIERADE LOS INGRESOS PBLICOS

DETERMINACIN

Y
ResolucinDONACIONES
de

TRANSFERENCIAS
determinacin
Liquidacin
Orden de cobro
Otros

Determinacin del Ingreso


Acto por el que se establece o identifica con precisin el
concepto, el monto, la oportunidad y la persona natural o
jurdica, que debe efectuar un pago o desembolso de fondos a
favor de una entidad.

EJECUCIN PRESUPUESTAL Y FINANCIERADE LOS INGRESOS PBLICOS


PERCEPCION
RECAUDACIN,

Recibos, tickets;
DONACIONES
Formato de
acreditacin Y

TRANSFERENCIAS
de derecho;
Papeleta de Entrega:
Nota de Abono;
Otros

Recaudacin y/o Percepcin del Ingreso


Etapa en la cual se efectiviza y/o cobra un dinero por la
prestacin de un servicio o por la venta de un bien Los ingresos
recaudados se depositan en la cuenta bancaria respectiva.

Servicios Bancarios para la Percepcin o Recaudacin de


los Fondos Pblicos
Para la percepcin o recaudacin se puede celebrar convenios de
recaudacin con otras entidades, adems del Banco de la Nacin,
para lo cual deber establecerse en dichos convenios los trminos
orientados a asegurar su acceso
oportuno
y adecuado a la
DONACIONES
Y
informacin y documentacin TRANSFERENCIAS
relacionada.

Plazos para depsitos de los


Fondos Pblicos
Los fondos pblicos se depositan en forma integra dentro de las 24
horas de su percepcin o recaudacin.
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

La recaudacin que excede el plazo establecido, debe ser


regulados por el rgano rector del sistema.

Documentacin Sustentatoria
Percepcin de los Ingresos
Pblicos

de

la

Fase

de

La documentacin que sustenta las operaciones de ingresos tales


como boletas, tickets, notas de abono,
facturas,
en tanto forma parte
DONACIONES
Y
de la sustentacin de los actos TRANSFERENCIAS
administrativos relacionados con la
formalizacin de la determinacin y recaudacin de ingresos deben
conservarse en la Oficina General de Administracin o la que haga
sus veces en la Unidad Ejecutora.

Responsabilidad de conciliacin de las cuentas


bancarias
La conciliacin bancaria es responsabilidad de los titulares
de las cuentas bancarias, as como compatibilizar los giros
registrados en el SIAF-SP y los cargos y abonos realizados por
DONACIONES Y
el Banco de la Nacin. De existir
diferencias detectadas en la
TRANSFERENCIAS
conciliacin, debern gestionar su regularizacin, segn
corresponda.

Ejecucin Presupuestal y Financiera de los Egresos Pblicos

fases:

GASTO COMPROMETIDO

GASTO

DEVENGADO

DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

GASTO

GIRADO

El Devengado
El Devengado es el reconocimiento de una
obligacin de pago que se registra sobre la base
del compromiso previamente formalizado.
El total del Devengado registrado a un
determinado perodo no debe exceder el total
acumulado del gasto comprometido y registrado
a dicha fecha.

58

DEVENGAD
O

FACTURAS
BOLETA DE VENTA
RECIBOS DE

HONORARIOS
OTROS COMPROBANTES
ESTABLECIDOS POR
LA SUNAT
DECLARACION JURADA

ADMINISTRACI
N
LOGSTICA
PERSONAL
OBRAS Y/O
PROYECTOS
DEPENDENCIAS
ORGNICAS

OFICINA DE
CONTABILIDAD
59

Tratamiento de la Mejor Fecha


La Mejor Fecha es aquella en la cual vence la obligacin contrada y
en la que, segn la naturaleza de la obligacin, se debe realizar el
pago del Gasto Devengado. Dicha fecha se encuentra establecida:
a) En los cronogramas mensuales de pago de remuneraciones y
DONACIONES Y
pensiones.
TRANSFERENCIAS

b) En los cronogramas mensuales de pago de obligaciones


c) En los cronogramas mensuales de pago de obligaciones
tributarias.
pensionarias y de
seguridad social.
d) En los trminos contractuales, en las adquisiciones de
bienes y contrataciones
de
Servicios.
El dato de la Mejor Fecha debe registrarse en el SIAF-SP en las fases
de Gasto Devengado y de Gasto Girado.

Documentacin para la Fase del Gasto


Devengado

El devengado se sustenta nicamente con alguno de los


siguientes documentos:
I.

Factura, boleta de venta u otros comprobantes de


pago reconocidos y emitidos de conformidad con el
DONACIONES Y
Reglamento de Comprobantes
de Pago aprobado por la
TRANSFERENCIAS
SUNAT.de Compra u Orden de Servicio en contrataciones
II. Orden
o adquisiciones de menor cuanta o el Contrato
asegurndose
que
el
proveedor
presente
los
correspondientes comprobantes de pago estrictamente
conforme al Reglamento aprobado por la Resolucin N
007-99-SUNAT y modificatorias. Tratndose de adelantos
deber
acompaarse
la factura.
III.
Valorizacin
de obra
acompaada de la

respectiva factura

Documentacin para la Fase del Gasto


Devengado

IV. Planilla nica de Pagos de Remuneraciones o


Pensiones Viticos, Racionamiento, Propinas, Dietas de
Directorio Compensacin por Tiempo de Servicios.
V.

Relacin numerada de recibos por servicios pblicos


DONACIONES Y
como agua potable,TRANFERENCIAS
suministro de energa elctrica o
telefona sustentada con los documentos originales.

VI. Formulario de pago de tributos.


VII Nota de Cargo bancaria.
VIII. Resolucin de reconocimiento de derechos de
carcter laboral, tales
como Sepelio y Luto,
Gratificaciones, Reintegros o Indemnizaciones.

Documentacin para la Fase del Gasto


Devengado

IX. Documento
oficial
de la autoridad competente
cuando se trate de
autorizaciones para el desempeo de comisiones de
servicio.
X. Resolucin de Encargos
a personal
de la Institucin
DONACIONES
Y
TRANFERENCIAS
Fondo
para
Caja
XI. Resolucin judicial consentida o
Chica y, en su caso, el documento que acredita la
ejecutoriada.
XII
Convenios o Directivas de Encargos y, en su caso, el
rendicin
de que
cuentas
documento
de
dichos nuevas
fondos. remesas.
sustenta
XIII Norma legal que autorice Transferencias Financieras
XIV. Norma legal que apruebe la relacin de personas
naturales favorecidas

con subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley.

XV

Otros documentos que apruebe la DGETP.

Registro en el SIAF del Devengado

64

REGLAS PARA EL COMPROMISO Y


DEVENGADO
Compromiso registrado
entre Enero a
Diciembre

Se puede devengar
hasta 31 de
Diciembre

Compromiso
DONACIONES Y
registrado entre TRANSFERENCIAS
Se anula el registro
Enero-Diciembre y no
del compromiso
Devengado hasta 31
Diciembre
Se puede girar
hasta el 31 de
Devengado aprobado
Enero del ao
hasta 31 Diciembre
siguiente

El Girado
El Girado, obedece a la obligacin de emitir un
documento segn sea el caso,
Transferencia
DONACIONES Y
Electrnica o Carta
Orden a favor de un tercero
TRANSFERENCIAS
con la cual se cancelara parcial o totalmente la
obligacin contrada por la Unidad Ejecutora
Requiere de un Devengado previo en estado
aprobado [A]

FACTURAS
BOLETA DE VENTA
RECIBOS DE HONORARIOS
OTROS COMPROBANTES
ESTABLECIDOS

ADMINISTRAC
IN
TESORERA

POR LA SUNAT
DECLARACIN JURADA

OFICINA DE
CONTABILIDAD
CARTA
ORDEN
TRANFEREN
CIA
ELECTRONIC
A

BANCO DE
LA NACIN

Condiciones para el Gasto Girado

Est prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos


Y Gasto Devengado (estado
los registrados enDONACIONES
la fase del
TRANSFERENCIAS
A), con excepcin de lo contemplado en el literal k) del
artculo 31 Directiva de Tesorera vigente

Es responsabilidad del Tesorero la verificacin de los datos


del Gasto Girado registrados y transmitidos a travs del
SIAF-SP a la DGETP.

Vigencia, Caducidad, Anulacin y


Reprogramacin de Cheques
Los cheques emitidos con cargo a subcuentas bancarias de
gasto o cuentas bancarias de reversin Encargos, tienen
una vigencia de 30 das a partir de su emisin.
DONACIONES Y
Los emitidos con cargo aTRANSFERENCIAS
cuentas corrientes autorizadas por
la DGETP, hasta un ao a partir de su emisin.

Los caducos se anulan y se registran en el SIAF-SP.


De mantenerse la obligacin de pago, la UE establece el
procedimiento para su reprogramacin.

Registro en el SIAF-SP del Girado

El Pago
El Pago es el acto mediante el cual se extingue, en
forma parcial o total, el
monto Yde la obligacin y slo
DONACIONES
TRANSFERENCIAS
procede siempre que
est debidamente formalizado
como devengado y registrado en el Sistema Integrado de
Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP)
Est prohibido el pago de obligaciones que no cumplan
con los requisitos establecidos en la las Normas del
Sistema Nacional de Tesorera

Banco
de la
Nacin

Oficina
de
Tesorer
a

Notas de Cargo
Estados
Bancarios

Oficina de
Contabilidad

Carga del Pagado

CALENDARIO DE PAGOS
Normatividad del Calendario de
Pagos Mensual

Resolucin Directoral N 001-2011 EF/77.15


Resolucin Directoral N 005-2011EF/52.03
Resolucin
Directoral N 040-2011-EF/52.03
Resolucin Directoral N 050-2012 EF/52.03
Resolucin Directoral N 063-2012EF/52.03

74

CALENDARIO DE PAGOS
Es el monto limite mensual para efectuar el Gasto Girado de las obligaciones debidamente
formalizadas y registradas en la fase del Devengado por las Unidades Ejecutoras y
Municipalidades con cargo a toda fuentes de financiamiento (Artculo 1 de la RD N 005-20011EF/52.03)
Fuente de
DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS Financiamien
to
Es determinado por la Direccin General
de Endeudamiento y Tesoro Pblico (DGETP)

Por

Rubro
Categora de
Gasto
Genrica

Es acumulable y puede ser modificado mediante Ampliaciones procesadas a travs del SIAF-SP (Artculo
1.3 de la RD N 005-2011-EF/52.03)

Clasificador de Fuente de Financiamiento para el Ao Fiscal 2015


1.- Recursos Ordinarios
2.- Recursos Directamente Recaudados
3.- Recursos por Operaciones Oficiales de Crditos
4.- Donaciones y Transferencias
5.- Recursos Determinados

76

Rubros para el Ao Fiscal 2015


00 - Recursos Ordinarios
09 - Recursos Directamente Recaudados
19 - Recursos por Operaciones Oficiales de Crdito
13 - Donaciones y Transferencias
04 - Contribuciones a Fondos
07 - Fondo de Compensacin Municipal
08 Impuestos Municipales
18 Canon y Sobrecanon, Regalas, Renta de Aduanas y
Participaciones

77

PROGRAMACION DE CALENDARIO DE PAGOS MENSUAL

DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

Trabajo en Equipo
PLANILLAS

Que bueno ya tengo


todos los datos voy
a programar.
Menos
mal
que
tengo hasta el 25 de
este
mes
para
enviar
la
programacin a la
DGETP

TESORERA

Logstic
a
OTRAS
ARE AS
79

50,104
123,51
4

514,681.
15
478,310.8
5

DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

DONACIONES Y
TRANSFERENCIAS

Proceso de la Determinacin del Calendario


e Pagos Mensual
DGETP
.
Ues / Municipalidades
1

PCA

26 de cada mes

Del 1 al 25 de cada mes

Realizan la Programacin
Mensual de Pagos

Recibe Programacin
Mensual de Pagos

Cierra la Programacin
DONACIONES Y Mensual de Pagos

TRANSFERENCIAS

Determina el Calendario
de Pagos Mensual

Enva Calendario de
Pagos Mensual

Dentro de los Primeros da del cada mes

Recibe Calendario
de Pagos Mensual

Realiza Giros

Ampliacin del Calendario de Pagos


Mensual
Procedimiento:

Las Unidades Ejecutoras y Municipalidades


solicitan la ampliacin del Calendario de
Pagos Mensual por toda fuente de
financiamiento hasta el 15 del mes en
vigencia o el siguiente da hbil cuando
dicha fecha resulte da no laborable
nacional, a travs del SIAF-SP, siempre que
se haya registrado el correspondiente Gasto
Devengado en dicho sistema.
85

Programacin Mensual de
Pagos

La elaboracin de la Programacin Mensual de Pagos; as como,


las solicitudes de Ampliacin de Calendario de Pagos Mensual
constituye responsabilidad de Director General de Administracin
o quien haga sus veces.

SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA


VIATICOS
CAJA CHICA
ENCARGOS

VIATICOS
Definicin
Documentos
Base Legal
Rendicin de Cuentas

VIATICOS - DEFINICIN
Desembolso que tiene por objeto sufragar al comisionado, los
gastos de alimentacin, hospedaje y movilidad (hacia y desde
el lugar de embarque), as como la movilidad utilizada para el
desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisin de
servicios.
Comisin de Servicio: Desplazamiento programado o
imprevisto que rea liza el comisionado hacia lugares distintos a
su lugar habitual de trabajo donde debe desarrollar funciones
y/o labores estrictamente indispensables y relacionadas a las
actividades propias de la Entidad, debiendo tener carcter
eventual o transitorio. En este caso, el desplazamiento deber
realizarse fuera de la ciudad de Lima y/o de la provincia
constitucional del Callao.

VIATICOS - DOCUMENTOS
Comprobante de Pago:
Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en
uso o la prestacin de un servicio. Slo se consideran comprobantes
de pago a aquellos que cumplan con todas las caractersticas y
requisitos mnimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes
de Pago: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta,
liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquinas
registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado
control tributario y que expresamente est autorizado por la SUNAT.
Declaracin Jurada:
Documento sustentatorio de gasto nicamente cuando se trate de
casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo

IATICOS - Base Legal: DS N 007-2013-EF


Montos para el Otorgamiento de Viticos
Establzcase que los viticos por viajes a nivel nacional en comisin
de servicios para los funcionarios y empleados pblicos,
independientemente del vnculo que tengan con el Estado;
incluyendo aquellos que brinden servicios de consultora que, por la
necesidad o naturaleza del servicio, la entidad requiera realizar
viajes al interior del pas, es de Trescientos Veinte y 00/100 Nuevos
Soles (S/. 320,00) por da.
En el caso de los Ministros de Estado, Viceministros, Jefes de
Organismos Constitucionalmente Autnomos, Presidente del Poder
Judicial, Jueces Supremos, Fiscales Supremos y Presidentes
Regionales, Secretarios Generales, Jefes de Organismos Pblicos,
Presidentes de Cortes Superiores, Jueces Superiores, Fiscales
Superiores y Alcaldes, les corresponder Trescientos Ochenta y

VIATICOS - Base Legal: DS N 007-2013-EF


Duracin de la Comisin de Servicios
Para el otorgamiento de viticos, se considerar como un da a
las comisiones cuya duracin sea mayor a cuatro (04) horas y
menor o igual a veinticuatro (24) horas. En caso sea menor a
dicho perodo, el monto del vitico ser otorgado de manera
proporcional a las horas de la comisin.
Los viticos comprenden los gastos por concepto de
alimentacin, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de
embarque), as como la utilizada para el desplazamiento en el
lugar donde se realiza la comisin de servicios.

VIATICOS -

Base Legal: DS N 007-2013-EF

Rendicin de Cuentas
Las personas que perciban viticos deben presentar la respectiva
rendicin de cuenta y gastos de viaje debidamente sustentada con
los comprobantes de pago por los servicios de movilidad,
alimentacin y hospedaje obtenidos hasta por un porcentaje no
menor al setenta por ciento (70%) del monto otorgado. El saldo
resultante, no mayor al treinta por ciento (30%) podr sustentarse
mediante Declaracin Jurada, siempre que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo
establecido por la Superintendencia Nacional de Administracin
Tributaria SUNAT. La rendicin de cuentas deber presentarse
dentro de los diez (10) das hbiles contados desde la culminacin de
la comisin de servicios

CAJA CHICA
Definicin
Responsables
Obligaciones y
prohibiciones
Ejecucin Financiera
Control de documentos
Faltas y sanciones

Definicin
Es un fondo en efectivo constituido con Recursos pblicos
de cualquier fuente que financie el presupuesto institucional
para ser destinado nicamente a gastos menores que
demanden su cancelacin inmediata o que por su finalidad
y caractersticas, no puedan ser debidamente programados
en su adquisicin.
Excepcionalmente, pude destinarse al pago de viticos por
comisiones de servicios no programados y de los servicios
bsicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en
zonas distantes a la sede de la Unidad Ejecutora, en este
ltimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad
de Encargo a Personal de la Institucin a que se contrae el
artculo 40 de la Tesorera N 007-2007-EF/77.15 y
modificatorias.

Responsable
s
Los rganos competentes de la Institucin solicitarn
oportunamente a la Oficina General de Administracin, formalice
la designacin o modificacin de los responsables titulares y
suplentes a quienes se les encomienda el manejo total o parte de
los fondos de Caja Chica lo cual quedar formalizada con la
Resolucin Directoral de la Oficina General de Administracin;
debiendo indicar los siguientes intems
Nombres y apellidos de los responsables y titulares
Modalidad de prestacin del servicio del responsable (DL 276,
1075)
Precisar si la el personal propuesto no tiene sancin vigente por
parte del estado
Adjuntar DNI vigente
Las

Oficinas pertinentes deber gestionar la contratacin de

Obligaciones
Son obligaciones de los responsables del manejo de la Caja Chica:
a. Velar que los fondos de la Caja Chica asignada este rodeada de condiciones que eviten la
sustraccin o el deterioro del dinero en efectivo y documentacin sustentatoria, para lo cual
debern gestionar de les proporciones caja de seguridad u otros medios que revistan
similares caractersticas de seguridad.
b. Custodiar el efectivo, los documentos y los archivos en lugares que cuenten con la proteccin
y dispositivos de seguridad adecuados; condiciones que impidan la sustraccin o deterioro del
dinero en efectivo.
c. Adoptar las previsiones que correspondan para el cobro de los cheques y traslado del efectivo.
d. Verificar que el dinero en efectivo correspondan a billetes y monedas en circulacin
autnticos.
e. Verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados con los fondos de la Caja
Chica, cumplan con los requisitos exigidos en el Reglamentos de Comprobantes de Pago
establecidos por SUNAT; y/o formatos internos del MEF aprobados.
f. Requerir la rendicin de cuenta de los aos provisionales dentro del plazo establecido;
debiendo informar a cada una de las personas que deben cumplir con tal obligacin.
g. Mantener actualizado el registro auxiliar estndar y el archivo de los documentos cancelados
con los fondos de la Caja Chica.
h. Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su reembolso, con la
documentacin detallada, ordenada y foliada.
i. Cautelar que la Caja Chica cuente de los recursos financieros suficientes para atender los
gastos menudos y urgentes.

Prohibiciones
Son prohibiciones de los responsables del manejo de la Caja Chica entre otros:
a. Delegar el manejo de los fondos de la Caja Chica en funcionarios y/o servidores no
autorizados en la Resolucin Directoral de apertura y/o Modificacin. El incumplimiento
presente disposicin constituye fala disciplinaria que puede ser causal de apertura de
Procesos Administrativo Disciplinario.
b. Cambiar cheques por cualquier concepto con cargo a los fondos de la Caja Chica.
c. Cancelar compromisos de pago con documentos con documentos de fecha que
correspondan a ejercicios presupuestales anteriores.
d. Cancelar gasto por concepto de honorarios profesionales y facturas por compra de
bienes y servicios que se encuentren afectos a retenciones y detracciones establecidas
por SUNAT, con excepcin de aquellos Que estn exonerados, teniendo en cuenta que
el Ministerio de Economa y Finanzas est considerado como Principal contribuyente
Nacional, y a la vez acta cono Agente de Retencin.
e. Cancelar adquisiciones de bienes considerados como Activos Fijos, ni pago de planilla
de haberes, propinas a practicantes, entre otros.
f. Hacer entrega de los fondos de la Caja Chica mediante recibos provisionales al
comisionado que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir cuenta, por
periodo que exceda al plazo mximo permitido.
g. Mantener los fondos de la Caja Chica en cuentas personales.

Ejecucin Financiera
El monto mximo para cada pago con cargo a la caja chica no debe
exceder del veinte por ciento (20%) de la UIT, salvo el pago de viticos
por comisiones de servicio no programados y de los servicios bsico de
los Centros de Atencin al Usuario y otros rganos similares, ubicados
en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora 001Administracin General , de manera excepcional y previa justificacin
del Director General de Administracin podr autorizar pagos hasta por
cincuenta por ciento (50%)
De la UIT.

Monto de la UIT: 3,850.00 para el ejercicio 2015

TIPOS DE GASTOS (varia de acuerdo a la


necesidad de la Entidad)
a. Movilidad local segn la escala establecida por la Entidad
b. Combustible para comisin de servicios al interior del pas.
c. Alimentos para atenciones de carcter eventual.
d. Bienes de consumo no existentes en Stock de almacn,
previa conformidad del coordinador de Abastecimiento.
e. Pasajes y gastos de transporte , no programados
f. Tarifas de servicios generales.
g. Alquiler de bienes muebles, inmuebles para eventos o
actividades de carcter eventual.
h. Correos y servicios de mensajera nacional e internacional.
i. Otros servicios de terceros con la aprobacin del Director
General del rgano correspondiente.

Control de Documentos
Los responsables titulares y suplentes de la administracin del manejo
de los fondos de la Caja Chica son responsables de revisar verificar os
documentos que sustentan los gastos antes de su cancelacin.

Los documentos sustentatorios de los gastos facturas, boletas de


ventas, tickets, entre otros, cancelados con los fondos de Caja Chica,
deben consignar el sello Pagado anotado por el encargado de la Caja
Chica o cancelado por el proveedor.

La Oficina General de Administracin o la que haga sus veces


designara a la dependencia que estar a cargo de la revisin o
verificacin mensual hasta por el equivalente de tres veces el monto
asignado de los documentos que sustenten la asignacin.

Reposiciones de Caja Chica


La Caja Chica podr ser renovada en el mes, solo
hasta tres (3) veces el monto constituido o aprobado,
indistintamente
del
nmero
de
rendiciones
documentadas que se efecten.

Mecanismo de Control
La Oficina General de Administracin efectuar arqueos
inopinados y peridicos Y ser responsables de reflejar en un
estado mensual de las entregas con indicacin de la persona
receptora, montos , finalidad, periodo transcurridos entre su
entrega y rendicin o devolucin y nombre del funcionario que la
autoriz estableciendo al observacin pertinente.
El responsable de la caja chica brindara las facilidades
necesarias para la realizacin del arqueo de caja

Liquidacin de Caja Chica


Los responsables de su administracin titular y suplente de
los fondos de Caja Chica al termino del Ao Fiscal 2015 deben
liquidar las mismas (se recomienda efectuar a partir del 18
del dicho mes)
Los saldos no utilizados al momento de la liquidacin de la
Caja Chica se entrega a la Oficina General de Administracin,
con el detalle la especifica de gasto que corresponda. El
documento que se genere debe de adjuntarse al expediente
de liquidacin.

Faltas y Sanciones
Constituyen faltas por incumplimiento a la Directiva, y pasibles de
sancin administrativa sin perjuicio de la responsabilidad civil o
penal que corresponda, los funcionarios, servidores, coordinadores
de centro, responsables titulares y suplentes encargados del manejo
de los fondos de Caja Chica, cualquiera sea su condicin laboral o
contractual; en los siguientes casos:
a. Cuando dentro de los plazos establecidos los servidores no
hayan rendido cuenta documentada de los importes recibidos
mediante recibos provisionales.
b. Cuando luego de realizado el Arqueo, se determinen faltantes
de dinero en el Fondo de Caja Chica, sin causa justificada y
documentada; contravenga las normas de la Directiva.

Faltas y Sanciones
Estas faltas dan lugar a las sanciones administrativas con el arreglo a Ley,
que sern clasificadas y determinadas por la instancia correspondiente
de la Oficina de Recursos Humanos de la Oficina General de
Administracin; y, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar.
Las faltas mencionadas en los prrafos anteriores darn lugar a las
sanciones segn la gravedad del caso:
a. Amonestacin verbal y reservada.
b. Amonestacin escrita
c. Suspensin sin goce de haber, impuesta por la Instancia
correspondiente de la Oficina de Recursos Humanos de la Oficina
General de Administracin, segn la gravedad de la falta.

Caso
Cuntas reposiciones se pueden efectuar de la
caja chica?
a) Una vez
b) Tres veces
c) Dos veces
d) Cuatro veces

Caso
Son sanciones administrativas aplicables en el manejo
de caja chica?
a) Amonestacin verbal y reservada
b) Amonestacin escrita
c) Suspensin sin goce de haberes de acuerdo a la
gravedad del caso
d) Todas

Caso
Qu fecha se recomienda para liquidar la caja chica del
ejercicio 2015?
a) 05 de diciembre
b) 18 de diciembre
c) 23 de diciembre
d) Ninguna de las anteriores

ENCARGOS
Definicin
Responsables
Disposiciones
Ejecucin
Rendicin
Faltas y sanciones

Encargo Interno
Se refiere a los gastos que en los cuales se entrega
recursos a un trabajador de la entidad con cargo a
que l rinda cuenta luego de ejecutado el gasto.
Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de
Este Tipo adepersonal
Operacin
se encuentra
normado
en el
Encargo
expresamente
designado
para
la
artculo 40
la Directiva
de Tesorera
ejecucin
deldegasto
que haya
necesidadvigente.
de realizar,
atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al
adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a
las condiciones y
caractersticas de ciertas
tareas y
trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta
local de determinados bienes y servicios. En este ltimo
caso, con previo informe del rgano de abastecimiento u
oficina que haga sus veces.

Responsable del Encargo


La Oficina General de Administracin emitir la Resolucin Jefatural del
Encargo, debiendo contar previamente a su firma, con la visacin de
Recursos Humanos (para que certifique el vnculo laboral) y de Contabilidad
y Control Previo.

La Resolucin Jefatural del encargo deber contener lo siguiente:

El documento de Requerimiento.
Denominacin o descripcin del evento.
Lugar (Distrito, Provincia y Regin) donde se realiza el evento.
Periodo de tiempo que durar el desarrollo del evento (fechas)
Nombres, apellidos y cargos del encargado del Fondo.
El importe otorgado en nmeros y letras (No podr ser mayor a 10 UIT).
Certificacin del Crdito Presupuestario.
Los Clasificadores Presupuestarios (especifica de gasto).
Plazo de rendicin de Cuenta.
Visacin y firma de la Resolucin Jefatural.

DISPOSICIONES GENERALES:
Se otorgar, excepcionalmente, encargo al personal de la Institucin que sea
solicitado por su superior jerrquico, correspondiendo a este caso slo a
Directores Generales, Jefes de Oficina General, Secretaria General,
Viceministerios y Jefes de Gabinete, expresamente para los siguientes casos:

Para cubrir eventos y Talleres de capacitacin


Servicios bsicos y alquileres de dependencias que por razones de
ubicacin geogrfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos
establecidos por los respectivos proveedores.
Adquisicin de bienes y servicios, ate restricciones justificadas, en cuanto a
la oferta local, previo informe de la oficina de Logstica.
Otras actividades justificadas.

Los gastos ejecutados por esta modalidad, no otorgan conformidad ni validan


las acciones que no se cian a las disposiciones legales vigentes, siendo estos
pagos de exclusiva responsabilidad del Encargado del Fondo.

Ejecucin

Requerimiento de la oficina usuaria


Certificacin de crdito Presupuestal.
El Responsable del Fondo no deber tener pendiente de rendicin
de cuenta ni fondos no utilizados de encargos anteriormente
autorizados.
Informe de la Oficina de Logstica, cuando las restricciones
justificadas de la oferta local de determinados bienes y servicios
El encargado
del Fondo, con la Resolucin Jefatural que lo designa:
lo ameriten.

Recoger en la Oficina de Tesorera, el cheque y cancelar el


Comprobante de Pago.
Presentar la Declaracin Jurada como responsable del Encargo
En el mismo acto recabar, de ser el caso, los Certificados de
RETENCIN de IGV.
Solicitar informacin sobre el Sistema de DETRACCIONES.

Rendicin de cuentas
Es responsabilidad del encargado del fondo y del funcionario que
solicit el encargo, la correcta y oportuna presentacin de la rendicin
de cuentas, la misma que no deber exceder el plazo de tres (3) das
hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo.

Algunas consideraciones:
La rendicin de cuenta saneada se presentar a la Oficina de
Contabilidad y Control Previo para su verificacin y control
administrativo.
El responsable del fondo devolver a la Oficina de Tesorera los
saldos no utilizados, antes de presentar la rendicin de cuenta.
Cumplido el plazo mximo sin que el responsable del fondo realice
satisfactoriamente la rendicin de cuenta respectiva, corresponde
tomar las siguientes acciones, bajo responsabilidad.

Falta y Sanciones
El incumplimiento de las acciones por parte del responsable de
encargo
otorgado,
amerita
aplicacin
de
sancin
administrativas
de acuerdo a lo que disponga la Oficina
General de Administracin y sin perjuicios de las acciones
legales