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PAGE1

Sminaire Contrle de Gestion


8 septembre 2006

www.gl-events.com

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Sommaire

11
22
33
44
55
66
77
88
99
10
10
11
11
12
12
13
13
14
14

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LAnalytique dans nos Systmes


Lanalytique Organisation dvnements
Evolution du reporting de Gestion dEspaces
Nouvelle Organisation Prestation
Le Taux de Main duvre
Analytique Paie
Tempo / GTA
Export de donnes de masse salariale
Indicateurs de gestion Ressources Humaines
Le nouveau Circuit de Validation des Investissements
Herms / GLED
Gestion de Frais professionnels
Hyprion, Add-In Excel
Mosac Achats

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Lanalytique dans nos systmes


Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Arnaud Leclercq

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Cadre Gnral

Les principaux systmes analytiques du Groupe

CA

Gescom
Gescom

Par affaire

Achats

Par affaire
Par famille financire

Cots locatifs

EBMS
EBMS

Par affaire
Par famille financire

Par affaire
Par famille financire

Activit ou rien

Heures pointes

GTA
GTA

Notilus
Notilus

Par affaire gnrique


Par famille financire

Activit

Maestro (Paie)

Maestro
Maestro

Peu exploite

CA et achats

Activit ou rien

Notes de frais

Par affaire
Par famille financire (idem
Maestro)

Crsus
Crsus

Reporting
Corporate

Activit ou rien

Mosac
Mosac
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PAGE4

Etats de
Pilotage

>

Cadre Gnral

Ventilation des sections analytiques

Affairescommerciales
commerciales
Affaires
Affairesgnriques
gnriquesimputables
imputables
Affaires
(sectionsanalytiques
analytiquesprimaires)
primaires)
(sections
Exemple::BE
BE
Exemple

Affairesgnriques
gnriquesnon
nonimputables
imputables
Affaires
(sectionsanalytiques
analytiquessecondaires)
secondaires)
(sections
Exemple::Compta-Finance
Compta-Finance
Exemple

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PAGE5

Unit duvre
Exemple : taux de
main duvre

>

Cadre Gnral

Les notions Crsus

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Chaque criture comptable de produit ou de charge


simpute sur les axes suivants
Affaire
Famille financire

Laffaire permet de dduire les renseignements


suivants

Socit
Etablissement commercial
Salon
Client
Charg daffaire
Commercial

La restitution du reporting se construit


Corporate GL

Compte comptable => rubrique budgtaire

Mtier GE par activit

Compte comptable + famille financire => rubrique budgtaire

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Cadre Gnral

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Les comptes de rsultat

Format GL

Par Affaire Prestation

TotalCA

Format GE

Location
d'espace

dont CA Groupe
CA Negoce Et Pour Compte
Achat Des Produits Vendus
MargeCommercialeBrute
CA Prestations & Pdts Fabriques

CA Prestation

Consommables
En Cours

Consommables
En Cours

S/T Main D'uvre

S/T Main D'uvre

S/T Services
S/ Location Materiels
Transport

S/T Services
S/ Location Materiels
Transport

Carburant
Deplacements & Receptions
Commissions Versees

Carburant
Deplacements & Receptions
Commissions Versees

Marge/Ch/Variables

MCV

Equilibrage Filiales
Frais De Personnel

Heures
Stocks

..

MCD

Manifestation
gres

TotalCharges

Ecarts sur cots standards

Charges indirectes

Marge
CA
Charges
Marge

ResultatNet

Location
d'espace

CA
Charges
Marge

CA
Manifestation
Charges
gres
Marge

Structures
extrieures

CA
Charges
Marge

Structures
extrieures

CA
Charges
Marge

Prestations
internes

CA
Charges
Marge

Prestations
internes

CA
Charges
Marge

Prestations
sous-traites

CA
Charges
Marge

Food &
Beverage

CA
Charges
Marge
CA
Marge

CA
Prestations
Charges
sous-traites
Marge
Food &
Beverage
Autres
activits

CA
Charges
Marge
CA
Charges
Marge

Autres Produits
Hors Activit

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Charges

Autres activits Charges

Total Ch.Fixes

ResultatNet

CA

Format GE par vnement

Autres charges
RsultatNet

Plus indicateurs de gestion

>

Cadre Gnral

Les autres Axes Cresus-Gescom

PAGE8

Laffaire est au cur de lanalytique


Lors de leur cration en Gescom, un nombre
important dinformations sont associes aux affaires
Ces informations permettent dlaborer, selon les
besoins, des analyses de rentabilit suivant des axes
multiples (type de manifestation, lieu, client)

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Cadre Gnral

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Les autres Axes Cresus-Gescom

Ecriturecomptable
Ecriturecomptable
Famille
Famille
financire
financire

Affaire
Affaire

CAGroupe,
Groupe,SousSousCA
traitance
traitance
montage,
montage,
Transport,
Transport,
assurance,
assurance,
adhsif,carton
carton
adhsif,

Client
Client

Famille
Famille
daffaire
daffaire

Salon
Salon

Socit
Socit

Nature
Nature
vnement
vnement

Segment
Segment
client
client

Lieuclient
client
Lieu

Mobilier,Tribune,
Tribune,
Mobilier,
Structures,IG,
IG,
Structures,
Stand,Vente
Vente
Stand,

Etabl.
Etabl.
Commercial
Commercial

Typeclient
client
Type

Thmede
de
Thme
lvnement
lvnement

Administation,
Administation,
Entreprises,
Entreprises,
Organisateurs,
Organisateurs,
particuliers
particuliers

Commercial
Commercial

Lieudu
dusalon
salon
Lieu

Salon,foire,
foire,
Salon,
congrs
congrs

Mode,Agriculture,
Agriculture,
Mode,
automobile
automobile

Association
Association
culturelle
culturelle
Palaisdes
descongrs
congrs
Palais
Banque
Banque

LaMCDpeutseconsoliderselontouslesaxeslislaffaire
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Charg
Charg
daffaires
daffaires

>

Evaluation de lanalytique Prestations


Utilisation des axes

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Les systmes sont flexibles


Difficult de comprhension des
informations vhicules par les axes
Exemple

Manque de cohrence dans le choix des


valeurs prises par les axes
Capacit danalyse non utilise
A part laffaire pas dautre approche

Objectif : amlioration de la cohrence et


utilisation des analyses selon dautres axes

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Evaluation de lanalytique Prestations

PAGE11

Performances des activits

Ce tableau montre la part des charges imputes sur


affaire (hors cots locatifs)
1er semestre 2006

HAL01

ESD01

GLM01

GLL01

RAN01

CA PRESTATIONS

100%

100%

100%

100%

100%

TOTAL CH.VARIABLES

90,9%

86,8%

59,7%

86,3%

73,7%

TOTAL CH.FIXES

12,4%

13,4%

3,4%

25,3%

57,8%

TOTAL CHARGES

59,0%

62,6%

25,4%

51,1%

65,2%

La ventilation des lments fixes directs est


htrogne selon les activits
Les mthodes ne sont pas standardises
Le rapprochement entre les cots standards et le
ralis comptable nexiste pas (ou trs peu)

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PAGE12

Lanalytique Organisation
dvnements
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Denis Ravidat

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Les axes analytiques et les imputations

PAGE13

Il y 3 mtiers :

Congrs producteur ou prestataire


Salon producteur ou prestataire
Evnement

Chaque criture comptable de produit ou de charge


simpute sur deux axes analytiques
Affaire

Affaire commerciale :
charges directes , affranchissement , photocopie ,
asssurance , tlphone ,salaires directs etc ..
Affaire gnrique :
locaux , taxes ,frais structure,salaires indirects.

Chapitre

Promotion exposant , promotion visiteurs , logistique, rceptif.

Chaque manifestation est traite sur un tableau de


budget dtaill par produit :

Type de CA (expo , inscrits , prestations)


Type de charges regroupes par thmes (promotion visiteurs
, promotion exposants , soire de gala , rceptif , logistique

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Les axes analytiques et les imputations

PAGE14

Ce tableau de budget intgre systmatiquement :

Le
Le
Le
Le

budget n-1
budget de dpart ou pr-renta
budget actualis
rel

La marge sur cots directs est dtermine par affectation


des heures travailles sur les affaires
Y compris le personnel de structure le cas chant
Sur Tempo et GTA

Les cots standards salariaux sont calculs de la faon


suivante:
Un

Un

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seul cot par service


Commercial, projet, rceptif
cot complet
Salaire , prime , charges , quote part loyer , tel port ,
voiture , amort , quote part frais...

>

Les axes analytiques et les imputations

PAGE15

Le CA et les cots sont pris en compte le mois de la


manifestation :
Stockage des dpenses et des recettes directes tout au long
de la prparation de lvnement
Y compris salaires directs
En cas de frais de prospection, dtude et de conception :
En charges tant que laffaire nest pas conclue
Stocks ds que laffaire est conclue

Le reporting corporate est tabli par manifestation sous


la forme suivante :

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Les perspectives dvolution

PAGE16

Un systme intgr pouvant grer la fois (en full web) :


Les participants au congrs
Lexposant (CA et gestion de la prestation)
Le budget de lvnement et les engagements
Difficult : le congrs dans sa gestion pour le compte de

Et permettant automatiquement :
Le rapprochement budget /compta
La visibilit au temps t contrleur de G / chef de dossier

Actuellement , la structuration uniforme analytique dun


ple gestion dvnements est en cours de rflexion

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PAGE17

Evolution du reporting de
Gestion dEspaces
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Lisa Cambone

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Evolution du reporting de Gestion dEspaces


Objectifs

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Lvolution du reporting de GE permet :


De disposer dun tat de synthse rpondant tant aux
attentes de la Direction Gnrale du Groupe quau
pilotage oprationnel des sites,
Une vritable lecture financire mtier de
lactivit des sites,
La mesure de la marge de progression et lanimation
de la mise en performance,
En complment des ratios de gestion, le benchmark
des sites. Celui-ci permet d:
identifier les marges de progression entre les sites
(recettes et cots),
affiner les BP dans le cadre des offres financires
formules en dveloppement

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Evolution du reporting de Gestion dEspaces


Objectifs

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Lvolution du reporting de GE permet :

De disposer de rentabilits par manifestations, dont


les rgles de calcul seront homognes au sein de nos
sites,
De dterminer la performance des salons organiss
en compte propre, en intgrant aux rentabilits par
manifestations une simulation du cot locatif des
espaces loyer interne ,
Dinformatiser lensemble du dispositif afin daccrotre
tant la fiabilit de linformation financire que la
productivit administrative des sites,

Lvolution du reporting GE est un outil


daide la dcision et de contrle des
politiques commerciales et de matrise des
charges.

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Evolution du reporting de Gestion dEspaces


Moyens

PAGE20

Le reporting gestion despaces sarticulera


autour de 3 tats :
Reporting Corporate GL
Reporting gestion despaces par mtiers :

Manifestations accueillies
Manifestations gres en compte propre
Autres activits annexes (exemple : parking,)

Rentabilit par manifestations

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Evolution du reporting de Gestion dEspaces


Moyens

PAGE21

Reporting Corporate GL
Reporting gestion despaces
Cet tat intgre :

CA/cots directs/marge sur cots directs sur :


Manifestations accueillies

Location despaces
Vente de prestations internes et externes
Food&Beverage

Manifestations gres
Autres activits

Frais fixes

Frais de personnel non affects aux manifestations


Charges lies aux btiments
Autres charges fixes dexploitation

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Rel2006

ParcduVirtuel

Evolution du Reporting Gestion despaces

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Manifestationsaccueillies
CA Location d'espace
TotalCALocationd'espace
Amnagement et IG, energie, securit, nettoyage, personnel externe, charges locatives
TotalChargessurlocationd'espace
Margessurlocespace
CA Prestations Internes + Externes
Cots directs sur prestations Internes + Externes
MargesurprestationsInternes+Externes
FraisdepersonnelLocatif+Prestations+Commerciaux
CA F&B
Ch. F&B
Frais de personnel interne F&B
MargesurF&B
TotalCAManifsaccueillies
MargessurcotsdirectsManifsaccueillies
Manifestationsgres
CA Foire aux congres
Cots directs Foire aux congres
Frais de personnel
MargeFoireauxcongres
CA Salon du parc d'expo
Cots directs Salon du parc d'expo
Frais de personnel
MargeSalonduparcd'expo
TotalCAManifsgres
TotalCotsdirects
MargessurcotsdirectsManifsgres

3 500 000
3500000
11 000
-11000
3489000
1 850 000
850 000
1030000
-12000
300 000
100 000
50 000
150000
5650000
4657000

100%
62%
0%
0%
100%
33%
46%
56%
0%
5%
-33%
-17%
50%
58%
82%

3 794 688
2 619 625
284 610
890453
214 902
245 178
42 054
-72331
4009589
-3191467
818123

95%
-69%
-8%
23%
5%
-114%
-20%
-34%
42%
-80%
20%

9659589
5475123

100%
57%

200 000
1 200 000
-1400000
130 000
250 000

-2%
-12%
-14%
-1%
-3%
0%
0%
-4%
-22%
0%
-22%
-41%

TotalCA
TotalMargesurcotsdirects
Fraisgnraux
Frais de pers. interne et commerciaux non affects aux manifs
Frais de personnel interne adm, direct&, communication
Fraisdepersonnel
Energie / EDF /eau
Entretien, Rparation locaux et petits quipements, contrats de maintenance
Assurance Batiment
Scurit fixe, nettoyage fixe
ChargesliesauBatiment
Pub communication, leassing, amortissements, assurances, provisions autres risques...
Budget de pre-ouverture
Autreschargesd'exploitation
Totalchargesindirectes
Autres produits d exploitation
Resultat financier
Resultatdel'exercice
Redevances fixes verses au dlgant
Compensation financire reue du dlgant
Resultatapresredevancesfixes
Redevances variables verses au dlgant
Resultatapresredevancesvariables
Impts sur les benefices
Resultatnet
Total Masse Salariale

-410767
2 100 000
-2102718
-3913485
112
100 000
1721113
1721113
269 520
1451593
479 026
972567

0%
1%
18%
0%
0%
18%
-3%
15%
-5%
10%

-19%

1 788 664

PAGE22

>

Evolution du reporting de Gestion dEspaces


Rentabilit par Manifestations

PAGE23

Cet tat intgre pour chaque vnement:

CA dtaill par nature


Cots directs externes dtaills par nature
Marge sur cots directs externes
Frais de personnel
Simulation du cot locatif : loyer interne
Marge sur cots directs

Cet outil de pilotage met en vidence :

Rel/dernier forecast/budget/N-1/N-2 (biennale)


Donnes cls mtiers : m2 lous, nb de jours, nb
dexposants, nb de visiteurs,

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>

Evolution du reporting de Gestion dEspaces


Evolution rentabilit par manifestation gre

Foire aux congrs


Salon du Parc d'Expo
TotalManifsorganises

DtailparManifestation
Stand
Billeterie
Prestations
F&B
TotalCA
Cot Location d'espace *
Publicit
Scurit
Nettoyage
Amnagement IG
Charges de personnel externe
Charges de personnel interne
Charges de prestations internes
Charges de prestations sous-traites
Charges de F&B
Frais de mission/rceptions
Redevance variable au dlgant
Frais postaux, honoraires, fournitures administratives
TotalCotsDirects
MargesurCotsDirects

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CA
3 794 688
214 902
4009589

2006
Cotsdirects
Marge
- 2 904 234
890 453
287 233
72 331
-3191467
818123

Foireauxcongrs

1 960 633
519 160
1 228 357
86 538
3794688
- 1 241 097
295 475
215 956
89 007
97 634
111 555
284 610
45 869
268 771
40 080
57 361
137 141
19 679
-2904235
890453

%
52%
14%
32%
2%
100%
-33%
-8%
-6%
-2%
-3%
-3%
-8%
-1%
-7%
-1%
-2%
-4%
-1%
-77%
23%

PAGE24

%Marge
23%
-34%
20%

SalonduParcd'Expo

113 444
30 715
70 743
214902
67 346
74 605
8 955
2 904
9 057
6 019
42 054
1 273
61 039
620
7 050
6 309
-287233
-72330

%
53%
14%
33%
0%
100%
-31%
-35%
-4%
-1%
-4%
-3%
-20%
-1%
-28%
0%
0%
-3%
-3%
-134%
-34%

>

Nouvelle organisation prestation

PAGE25

Plan daction et retro-planning

Constitution dun groupe de travail qui :08/09/06


Etudiera le projet existant
Formulera des propositions damlioration
Testera le projet auprs dutilisateurs

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Proposition du groupe de travail

29/09/06

Validation Direction Gnrale

06/10/06

Dveloppements informatiques

TBD

Mise en uvre oprationnelle

01/01/07

>

PAGE26

Nouvelle Organisation Prestation


Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Arnaud Leclercq

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Nouvelle organisation prestation


La facturation de laffaire

Client
Client

CA

Affairescommerciales
commerciales
Affaires
Logistique
Logistique

Support::Cots
Cotsindirects
indirectsnon
nonimputs
imputs
Support
auxaffaires
affaires
aux

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Unit duvre ou
devis

PAGE27

>

Nouvelle organisation prestation

PAGE28

La facturation de laffaire

Exploitation
Exploitation

Montage
Montage

Transport
Transport

% standards du
Cots locatifs
par familles de produits

Heures relles x
taux standard horaire
+ S/T au rel

Km rels x
Cot km standard
(S/T compris)

Stocks
Stockslocatifs
locatifs

Cots locatifs

CA

Achats
Achats
directs
directs

Devis

Signaltique
Signaltique

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Facture

Client
Client

Affaire
Affaire

Devis

Fabrication
Fabrication

Heures relles x
taux standard horaire

BE
BE

Heures relles x
taux standard horaire

Chargs
Chargs
daffaires
daffaires

>

Nouvelle organisation prestation


Apports de la nouvelle organisation

PAGE29

Pour lanalytique, la nouvelle organisation permet


de :
Isoler de manire prcise des centres de profits et centres de
charges
Piloter la performance au niveau de chacun de ces centres

Gnraliser et homogniser
Limputation des heures sur affaire
Mthode uniforme de calcul du taux standard de MO
Gnralisation de lutilisation de la GTA

Limputation des cots locatifs


Mthode uniforme de calcul du cot locatif

Limputation des cots de transport au kilomtre

Utiliser des nomenclatures de cots pour dcomposer les


cots standards
Systmatiser la pr-rentabilit
Rapprocher la pr-renta de la renta-relle
Rapprocher les cots standards aux cots rels comptables
et vrifier les valeurs prises par les taux standards

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Nouvelle organisation prestation


Evolution de lanalyse

PAGE30

>

Nouvelle organisation prestation


Plan dactions

PAGE31

Aujourdhui, nous avons :


Dtermin les schmas de refacturation
Elabor les processus budgtaires

Il reste :
La construction des manuels analytiques
Mthodes de calcul
Valeurs des axes analytiques

La fusion des donnes

Articles
Stocks
En-cours
Initialisation des Cots locatifs, taux de main duvre,
cots Hermes

La dfinition des tats de pilotage


Toutdoittreprtau01/01/2007
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PAGE32

Le Taux de Main duvre


Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Arnaud Leclercq

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Calcul du taux horaire standard

PAGE33

Lobjectif est de couvrir tous les frais de la section concerne


en utilisant les informations prvisionnelles (budget) les plus
fiables possibles
(Cots du personnel + cots de la section) / Heures charges sur
affaires avec :
Cot du personnel = Budget N+1 de Masse salariale (rubrique 21)
Cot de la section = Budget N+1 de tous les cots qui ne sont pas
imputs directement sur affaire (i.e. les cots imputs sur le salon
gnrique)
Salaires du personnel dencadrement
Salaires des indirects de production (ex : gestionnaire de stock
pour PREP)
Vhicules de service
Amortissement du matriel (non locatif)
Fournitures et Consommables
Quote-part de loyer
Heures charges sur affaires = Budget des Heures contractuelles
N+1 x (Heures charges sur affaire N / Heures contractuelles N)
Dans le cas dune section secondaire, prendre 100%

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Ecart entre standard et rel

Affairescommerciales
commerciales
Affaires

PAGE34

Refacturation
940 h

Sectionen
enquestion
question
Section
Taux==25,5
25,5/h
/h
Taux

Reporting
Heures pointes sur affaires gnriques en M
Heures pointes sur affaires commerciales en M
Total heures pointes
Taux chargeable sur affaire commerciale
Facturation
MS
Amortissements
Autres charges
Total Charges
Rsultat

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50
940
990
94,7%
23 970
-22 200
-2 100
-870
-25 170
-1200

Ecart
expliquer :
1 200

>

Contraintes

PAGE35

Contraintes de rapprochement
Dcalage de paie (les donnes de paie comptabilises
en M correspondent aux jours de prsence du 18/M-1
au 18/M)
Non provisionnement de certaines primes et RTT
Bien isoler les cots de la section tels quau budget
Les charges fixes de la section sont annualises donc
non proportionnelles aux charges de MS

Remarque
Le cut off achat qui nimpute au mois M que les
heures pointes sur les affaires du mois M na pas
dimpact sur la section analytique

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Explications

PAGE36

On dcompose nos
1,2k en effet chargeable
et effet taux
De la mme manire, on
peux dcomposer leffet
cot horaire en :
MS
Autres charges

Et expliquer cet cart si


ncessaire

Annuellement, ce
rapprochement permet
daffiner le calcul du taux
horaire standard

Cettemthodesappliquenimportequelstandard
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PAGE37

Analytique Paie
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Arnaud Leclercq

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Analytique Paie
Gnralit

PAGE38

La structure analytique paie permet une


gestion trs fine du dcoupage de la masse
salariale. Tout ou partie de ce dcoupage
se retrouve
En comptabilit
En GTA
Dans ltat de masse salariale

Le choix des valeurs prises par les axes est


souvent trs incohrent
Rgle : ne jamais crer un dcoupage qui
ne sera pas utilis
Le systme est dj suffisamment complexe

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Analytique Paie

PAGE39

Schma gnral

Socit
Socit
Etablissement
Etablissement
Commercial11
Commercial

Etablissement
Etablissement
Commercial22
Commercial

Activit11
Activit

Activit22
Activit

Affaire
Affaire
gnrique11
gnrique
Section
Section
analytique
analytique 11

Service11
Service

Section
Section
analytique
analytique 22

Famille
Famille
financire
financire 11

Service22
Service

Crsus
Crsus
Dpartement Dpartement
Dpartement
Dpartement
11
22

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RH
RH

>

Analytique Paie

PAGE40

Schma exemple

On 29 dcoupages pour
88 personnes
Laxe service non exploit
Redondance entre Activit
et Etablissement
Commercial

Trop
compliqu

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Analytique Paie

Procdure fiche dembauche

PAGE41

Une nouvelle fiche dembauche


accompagne dune procdure a t
dploye
Le demandeur complte la partie analytique partir
des listes fournies par socits

Le contrleur de gestion doit dfinir


dventuelles valeurs de paramtrage
En cas de nouvel analytique, il communique le
paramtrage
A la comptabilit
Aux responsables de dveloppement Maestro

En cas de doute, hotline Contrle de


Gestion Groupe
Ilfautfaireunparamtragesimple
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Analytique Paie

Procdure fiche dembauche

PAGE42

Chaque mois, le SIRH gnre une OD de paie pour


la comptabilit :
Cette OD contient :

Socit
Etablissement Commercial
Compte Comptable
Section, Activit

Crsus doit convertir


Activit
Famille financire

Etablissement Commercial / Section


Affaire gnrique

Les responsables de dveloppement Maestro


doivent connatre les modifications ci-dessus et :
Section horaire
Etablissement Commercial / Section / Dpartement

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Analytique Paie

Procdure fiche dembauche

PAGE43

Cest le demandeur qui remplit les fiche avec les informations


disponibles sur lintranet :
Exemple Hall Expo

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PAGE44

Tempo / GTA
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Arnaud Leclercq

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Tempo / GTA

PAGE45

Principe gnral

On saisit dans la GTA par employ


Heures sur affaire => charge
Elments variables de paie
En fonction du salari et du plan de paie de la socit,
les lments variables suivants sont ncessaire au calcul
de la paie
Temps de prsence
Heures passager, attente chantier,
Tickets restaurant, Primes diverses, majorations, heures
supplmentaire

Les lments variables de paie sont ensuite envoys


dans Tempo et servent de base llaboration de la paie
GTA
GTA
Tempo
Tempo
Maestro
Maestro
Crsus
Crsus
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Tempo / GTA

Schma Gnral

Socit11
Socit
Etablissement
Etablissement
Commercial22
Commercial

Opration11
Opration

Section
Section
analytique22
analytique

Opration22
Opration

Service22
Service

Employ
Employ

Centrede
de
Centre
charge
charge 22

RH
RH

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Socit22
Socit

Typede
de
Type
contrat
contrat

GTA
GTA

Etablissement
Etablissement
Commercial33
Commercial

Affaire
Affaire
commerciale
commerciale

Activit22
Activit

Dpartement
Dpartement
22

Centrede
de
Centre
charge
charge 11

PAGE46

Paramtrage des cots horaires

Cothoraire
horaire
Cot

Nombre
Nombre
dheures
dheures
Pointage dheures sur
une affaire

En slectionnant
lemploy, on fige :
le type de contrat,
Les centres de
charge du
dpartement
GTA ne propose que les
oprations ayant un
cot lis ces
informations
Oprations
Activits

>

Tempo / GTA

Paramtrage GTA

PAGE47

Le paramtrage suivant est la charge du


Contrleur de Gestion
Oprations
Centres de charges
Cots par

Opration
Centre de Charge
Activit
Type de Contrat

Le responsable de paramtrage Tempo


ouvre les droits aux oprateurs de saisie
Dpartement des personnes gres par loprateur de
saisie

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Tempo / GTA

Interface Crsus

PAGE48

En fonction de lanalytique de lemploy, sa


paie comptabilise une charge sur
Une Affaire Gnrique
Une Famille Financire

La GTA va comptabiliser
Un produit sur laffaire gnrique (ci-dessus)
Une charge sur laffaire commerciale
Cot horaire x nombre dheures
Famille financire = famille financire de lemploy

Le cut off comptable ira imputer la charge sur le mois


comptable de laffaire commerciale

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Tempo / GTA

Paramtrage Crsus, exemple

PAGE49

Variables
Socit
MONTEXPO
GLED

Employs
Robert du montage de Montexpo
Christian du BE d'IGLY
Magalie du service commercial de STLY

Etablissements commerciaux
MON00 Etab Com de MONTEXPO
IGLY Etab com de GLED
STLY Etab com de GLED

Affaires

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Affaire
Affaire
Affaire
Affaire
Affaire

Gn Montage de MON00
Gn BE IGLY
Gn Sercom de STLY
Gnrique IGLY de factures recevoir de montage
de Vente IGLY

>

Tempo / GTA

PAGE50

Paramtrage Crsus, exemple

Cas 1 : des heures sont pointes dans


ltablissement commercial de lemploy
Christian du BE d'IGLY est pay
Charges sur l'affaire gnrique BE d'IGLY

Christian pointe sur une affaire vente d'IGLY


Charges sur l'affaire Vente d'IGLY
Produits sur l'affaire gnrique BE d'IGLY

Paramtrage comptable ncessaire


Socit

Affaire

Etab.Ben

Etab.Exe

Section

GLED

Affaire Gn BE IGLY

IGLY

IGLY

BE

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Tempo / GTA

PAGE51

Paramtrage Crsus, exemple

Cas 2 : des heures sont pointes dans un


tablissement commercial diffrent de celui
de lemploy mais dans la mme socit
Magalie du service commercial de STLY est paye
Charges sur l'affaire Gn Sercom de STLY

Magalie pointe sur une affaire de vente d'IGLY


Charges sur l'affaire vente d'IGLY
Produits sur l'Affaire Gn Sercom de STLY

Paramtrage comptable ncessaire

Socit

Affaire

Etab.Ben

Etab.Exe

Section

GLED

Affaire Gn Sercom de STLY

IGLY

STLY

Sercom

GLED

Affaire Gn Sercom de STLY

STLY

STLY

Sercom

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Tempo / GTA

PAGE52

Paramtrage Crsus, exemple

Cas 3 : des heures sont pointes dans une


une socit diffrente de celle de lemploy
Robert du montage de Montexpo est pay
Charges sur l'affaire gnrique de MON00

Robert pointe sur une affaire de vente d'IGLY


Charges sur l'affaire vente d'IGLY
Produits sur l'Affaire Gnrique IGLY de factures
recevoir de montage
Rien d'automatique ne se passe chez Montexpo
Montexpo facture IGLY manuellement

Paramtrage comptable ncessaire


Socit

Affaire

Etab.Ben

Etab.Exe

Section

affaire
gnrique
de
MONTEXPO MON00
MON00 MON00 MONT
Affaire Gnrique IGLY
de factures recevoir de
GLED
montage
IGLY
MON00 MONT
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PAGE53

Export de donnes de masse


salariale
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Franois APPY

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Export de donnes de masse salariale

Sommaire
Sommaire

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Le Contexte
Rappel du Projet
Les Besoins
Le Produit livr
Le schmas de principe
Le contenu
Les contrles
Axes de Dveloppement
Questions Rponses

PAGE54

>

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Export de donnes de masse salariale


1. Le contexte

PAGE55

Le plus gros poste de nos charges fixes


Plus de 120 M en donnes consolides
Prs de 23% du CA Budget conso
Importance dune bonne budgtisation et dun suivi rgulier
des carts.
Une confidentialit de linfo prserver
Des donnes centralises dans Maestro
(42 socits gres 2300 salaris + intermittents +
htesses)

>

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Export de donnes de masse salariale


2. Rappel du projet

PAGE56

Pas dextractions de donnes prvues en standard dans loutil


Paie.
Aot + Sept 2005 : sous-traitance dune requte pour
alimenter la construction budgtaire.
T4 2005 : construction dun systme interne dexport de
donnes
Janvier 2006 : dbut des exports mensuels
S1 2006 : fiabilisation des donnes.

>

Export de donnes de masse salariale


3. Les besoins

PAGE57

Besoins de rcupration de donnes identiques par tab


com :
- Montants mensuel des salaires bruts + charges
- Enveloppes mensuelles dheures sup et de primes
rcurrentes ou exceptionnelles
- Nombre de salaris et/ou dintermittents par mois

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Traitement dun historique de 8 mois pour llaboration


budgtaire

>

Export de donnes de masse salariale


4. Le produit livr

PAGE58

Deux fichiers Excel standards Mois et Cumul


Les mmes colonnes pour toutes les BU

Des donnes analytiques vrification paramtrage


qualitatives exploitation statistique
RH
chiffres analyse et budgtisation

Une scurisation de laccs aux donnes

Un systme qui pousse les donnes vers lutilisateur.

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Export de donnes de masse salariale


5. Schmas de Principe

PAGE59

Les Acteurs :
Le responsable Paie:
- Contrle les donnes de paie
- Alimente lentrept de donnes
- Informe ladministrateur BO de la cration de nouvelles
rubriques de paie.
puis
- Lance les requtes dextraction et traite les messages derreur.
- Lance les envois de fichiers par mail sur fichiers sans erreurs
ou sur tous fichiers.

Ladministrateur BO :
-Administre le fichier des envois : e-mail, mot de passe,
primtre BU et/ou Etab Comm.
-Gre la table de regroupement des rubriques de paie par
colonne sur instruction du CdG Groupe.
-Assure la maintenance des requtes BO.

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Export de donnes de masse salariale


6. Le contenu

PAGE60

Paramtrage Analytique par salari :


Socit

BU

EtabJur

EtabComm

Section

Service

Dpt

Activit

Cest la base de la raffectation des cots salariaux entre


Maestro et Crsus
A vrifier pour correction des paramtrages
historiquement faux
A consulter lorsque lon complte la fiche dembauche :
- Pour assurer la cohrence du paramtrage de
lensemble
- Pour vrifier si la combinaison
Etab-comm/Section/Dpartement existe dj,
et si lActivit existe dj.
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Export de donnes de masse salariale


6. Le contenu

PAGE61

Les donnes qualitatives:

NSS
########

Emploi

Catgorie

Libelltype
contrat

Cariste

Ouvrier

Dure indtermine

Horaire
151,66

Dateentre
dsleGroupe

Datedesortie
socit

09/10/1970

Peuvent tre exploites la demande pour


avoir une analyse de leffectif par

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Age
Anciennet
Catgorie
Etc

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Export de donnes de masse salariale


6. Le contenu

PAGE62

- Les donnes chiffres :


Cot Total St = Charges sociales
+ Total Brut Soumis Charges
+ Total Brut non Soumis Charges
CottotalSt

Chargessociales

TotbrutsoumisCS

TotalbrutnonsoumisCS

- Calcul du tx de charge moyen / Total Brut soumis CS


- Explication du total Brut par les composantes :
Salaire Brut de Base
Avantages en natures
Primes (rcurrentes, lies lactivit, contractuelles, exceptionnelles)
Commissions
Heures Sup
Temps non productif (absences et maladie)

- Cest la matire premire pour llaboration Budgtaire et la


comparaison du Ralis au Budget
- Le Cot Total St reboucle avec le total de lOD de Paie.
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Export de donnes de masse salariale


6. Le contenu

PAGE63

Les donnes chiffres :


Provisions pour CP et Provisions pour Primes
ProvCP

ProvPrimes

Ajustements

Il sagit des variations de provisions de la priode


Utile pour lexplication des carts entre Ralis et Budget
La ligne ajustements reprend des montants encaisss ou pays
par le salari, qui nentrent pas dans les charges de la St.

Nota : le contenu dtaill de toutes les colonnes est document


dans Explication rubriques extract paie 2006-06-16.xls dans le
rpertoire Public/Masse Salariale.

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Export de donnes de masse salariale


7. Les contrles

PAGE64

Contrles faits par les RH avant envoi :


laboration et contrle des paies par 2 personnes diffrentes
Contrle systmatique de toutes les paies tous les mois
(donnes saisies : primes, commissions, absences maladie, )

Vrification des bruts par tranche


Vrification des Charges Sociales (URSAAF, ASSEDIC, Retraites) par calcul
sur systme externe.
Avant envoi de lOD de paie, vrification que toutes les personnes ont
un analytique renseign.
Analyse et traitement des messages derreurs aprs envoi de lOD.
(rejet si analytique inconnu)

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Export de donnes de masse salariale


7. Les contrles

PAGE65

Contrles faire par CdG dans les BU rception :

VERIFICATION

La colonne vrification doit tre 0 (permet de dceler la

prsence de nouvelles rubriques de paie non regroupes dans une


colonne)
En cas de Pb, prvenir le CDG Groupe.

Le paramtrage analytique des nouveaux embauchs doit


tre contrl.

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Export de donnes de masse salariale


8. Axes de dveloppement

PAGE66

Analyse de la masse salariale :


Construire un outil danalyse automatique de lvolution
de la masse salariale :
Avec calcul des effets reports
- Impact % des entres/sorties de (n-1)
- Impact des entres/sorties de n
- Evolution % primtre constant
---> Dveloppements BO lancer.

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Export de donnes de masse salariale


8. Axes de dveloppement

PAGE67

Construction Forecast et Budget :


Outil dlaboration Budgtaire greffer sur le fichier
existant des donnes Cumules fin de mois m.
Projet 2007 aprs volution de lorganisation du mtier
des Prestations de Services.
Cahier des charges dfinir par Groupe Projet CdG.

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PAGE68

Direction des Ressources Humaines


Indicateurs de gestion
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Michle MARTIN

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Gnralits

Types dindicateurs :

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Effectifs
Age
Anciennet
Embauches / dparts (en dveloppement)
Masse salariale

PAGE69

>

Notion deffectifs

PAGE70

Ncessit de cerner la demande et dutiliser les donnes


adquates
1- Objectif de la statistique
Rponse des obligations (bilan social, lections IRP,
Bourse, enqutes )
Indicateurs au service du management
Business (rponses appel doffres, )
Tous besoins spcifiques (amnagement locaux, mise en
uvre dune formation, lancement dun sminaire )

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Notion deffectifs

PAGE71

2- Priode (date donne, effectif instantan, priode de


, effectif moyen)
3- Primtre - degrs du dtail
4- Population type de contrats
(CDD, CDI, apprentis, stagiaires, personnel intrimaire
)
5- Temps de travail (quivalence temps plein)
et dure de travail (contrats prcaires, dates dentre et
de sortie prorata du temps de prsence)

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>

Les effectifs du Groupe

PAGE72

2 types de gestion
- Maestro
- Hors Maestro (env. 1/4 de la population)
=>rcupration + traitement + conso manuels
2 types dindicateurs
- Mensuels
- semestriels

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Les effectifs du Groupe


1. Indicatuers mensuels

PAGE73

Calcul des effectifs :


- en quivalent temps plein (1 pers temps = 0,5)
- prsents au dernier jour du mois (CDI + CDD hors
apprentis)
Prsentation, sur 1 mme tableau :
- par ple dactivits
- par socits
- par tablissements
Notions de variation de leffectif par rapport
- au mois prcdent
- leffectif de rfrence (rapport annuel Groupe)
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Les effectifs du Groupe


1. Indicatuers mensuels

PAGE74

Types danalyses retenues :


1- Par catgorie : dirigeant, cadre, employ,
technicien et agent de matrise, ouvrier
2- Par famille : direction, commercial, bureau
dtudes, charg daffaires, technique, exploitation,
services support
3- par type de contrats : CDI CDD - Autres
(intermittents + htesses + saisonniers)

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Les effectifs du Groupe


1. Indicatuers mensuels

PAGE75

>

Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels

PAGE76

Calcul des effectifs :


- en quivalent temps plein (1 pers temps = 0,5)
- prsents au dernier jour de la priode (tout type de
contrats)
Prsentation sous forme de rapport,
compos de tableaux et graphiques :
- par ple dactivits
- par socits
- par tablissements
Complt par :
- volution des effectifs du Groupe par anne
- Historique des analyses prcdentes
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>

Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels
Divers types danalyses ralises :
- Type de contrats
- Zone gographique
- Catgorie
- Famille
- Pyramide dge
- Anciennet
- Turn over
- Nationalit
En cours de dveloppement :
- Absentisme
- Analyse des Embauches et des dparts

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Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels

PAGE78

>

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Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels

PAGE79

>

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Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels

PAGE80

>

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Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels

PAGE81

>

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Les effectifs du Groupe


2. Indicatuers semestriels

PAGE82

>

PAGE83

Le nouveau Circuit de Validation dans la


Procdure dInvestissements
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Franois APPY

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>

Objectif et enjeux

PAGE84

Pourquoi une procdure investissements /


dsinvestissements ?
Valider le bien fond de chaque demande
dinvestissement

ENJEUX : 25 M dinvestissements annuels

Suivre nos dpenses et nos engagements


dinvestissements
Tableaux de bord

Anticiper les besoins de trsorerie pour le Groupe


Suivre les dsinvestissements sur les plans financier et
technique
Suivi oprationnel des stocks
Suivi comptable des immos et des stocks

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>

Elments Clfs

1.INVESTISSEMENTS :
Un circuit de validation et des seuils
dautorisation supports par lintranet
des seuils par niveau de dlgation
des tableaux de bords de suivi
Calcul de Pay back systmatique
pour tout investissement > 20 k
2. DESINVESTISSEMENTS :
Analyse de limpact comptable
Possibilit de raffectation au sein du Groupe

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PAGE85

>

Seuils actuels et futurs

PAGE86

1.Rappel seuils actuels :


Invest Budgt < 50 k : dlgation BU
Non Budgt ou > 50 k : Comit dInvestissements
2. Nouvelles dlgations :
Invest Budgt < 50 k :

dlgation Entit

Invest Budgt < 100 k ou Non Budgt et < 15 k :


dlgation DG de Division
Invest Budgt > 100 k ou Non Budgt et > 15 k :
dlgation Comit dInvest Groupe

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Crateur

Annulation
Modification
de la
demande

Le nouveau circuit de validation

Directeur
Oprationnel

Contrleur
deGestion

Information

Information

Non

Complte
la demande dinvest

Validation

Dirigeant
dentit

DGDivision

Information

Non
Oui

PAGE87

Comitd
Investissement
Groupe

Information

Non
Oui

Validation

Validation
Oui

budgt
et < 50k
Oui

Non
Non

Validation
Oui

budgt et
<100k
ou non
budgt et
<15k

Oui
Non

Validation
Oui

Demande accepte
Information

Information
comptable et
acheteur

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Information

Information

Information

Oui

>

Planning de mise en place

Dveloppements informatiques dj raliss.

Outils en phase de test en Septembre par CDG.

Dploiement prvu fin Septembre 2006.

PAGE88

Date de basculement prciser.

Pendant la phase de transition : Validation conjointe


entre Dirigeant de BU et DG de Division organiser.
A la mise en place du nouvel outil : il faudra
purger lancien systme des demandes en
attente.
Ce travail doit tre commenc tout de suite.

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>

PAGE89

Herms / GLED
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Muriel Maillet

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Prsentation du projet

FonctionnalitsHerms
LapprochecommercialeGLED
Les scnarii de vente GLED
La mthode de chiffrage GLED
Dmonstration

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PAGE90

>

Prsentation Herms
Grandes fonctionnalits Herms

PAGE91

Fonctionnalitsdegestion
Crer un devis
Modifier un devis
Copier un devis
Crer une version de devis
Grer les statuts dun devis (en cours, envoy client,
accept client, refus client, envoy Gescom)
Crer une affaire

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Prsentation Herms
Grandes fonctionnalits Herms

PAGE92

Raliserdesdevisensembliers permettant de vendre


toutes les prestations du ple service
Importer le devis dun collgue dans son propre devis
Ou crer une version pour modifier directement le
devis dun collgue

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Prsentation Herms
Grandes fonctionnalits Herms

PAGE93

Fonctionnalitsdudevis
Crer des lignes de devis via les scenarii de vente
Crer des variantes
Mettre des produits en option
Insrer des chapitres, sous-chapitres
Insrer des commentaires
Insrer des photos et visuels rendus disponible par
le service marketing
Obtenir la pr-rentabilit

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Prsentation du projet

FonctionnalitsHerms
LapprochecommercialeGLED
Les scnarii de vente GLED
La mthode de chiffrage GLED
Dmonstration

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PAGE94

>

Approche commercial GLED


Les scnarii de vente GLED

PAGE95

3 grands types de scnarii encore appels offres


configures , qui permettent :
Dtre guid tout au long du devis sans omettre de
produit susceptible dtre vendu ou de porter un cot
(et donc de jouer sur la rentabilit de laffaire)
De structurer tous les devis de la mme faon
(homognit)
De vendre de la faon la plus adapte les prestations et
ce, selon 3 mthodes diffrentes dans lapproche :
lapproche au dtail, lapproche au m et lapproche
unitaire
Un scnario Ingnierie et Services
Un configurateur ddi pour la Signaltique

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>

Approche commercial GLED


Les scnarii de vente GLED

PAGE96

Le principe dun scnario est de proposer denchaner


des tableaux de chiffrage correspondant des
catgories de produits

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Approche commercial GLED


Les scnarii de vente GLED

PAGE97

Lapproche au dtail
Permet de vendre lunit chaque produit
composant un espace ou une zone, ceci pour une
transparence totale avec le client et la possibilit
de lui vendre un maximum dlments entrant
dans la composition de la prestation.

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Approche commercial GLED


Les scnarii de vente GLED

PAGE98

Lapproche au m
Permet de vendre un ensemble de produits au m,
ceci notamment pour la vente de stands quips ou
de zones communes.

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Approche commercial GLED


Les scnarii de vente GLED

PAGE99

Lapproche unitaire
Permet de vendre un ensemble dlments comme
produit unique sans en dtailler obligatoirement la
quantit ni mme la composition

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Approche commercial GLED


Prsentation du configurateur Signaltique

PAGE100

Guide le commercial pour lui viter de faire des choix


techniquement impossibles

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Prsentation du projet

FonctionnalitsHerms
LapprochecommercialeGLED
Les scnarii de vente GLED
La mthode de chiffrage GLED
Dmonstration

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PAGE101

>

Approche commercial GLED


Mthode de chiffrage GLED
Structure des cots

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PAGE102

>

Approche commercial GLED


Mthode de chiffrage GLED

PAGE103

Calcul du prix de vente


Pas de sous-traitance
Cot locatif ou
achat
Cot de mise en
oeuvre
Autres cots

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Prixde
Revient

Application
dun % de
marge interne

Prixde
Vente

>

Approche commercial GLED


Mthode de chiffrage GLED

PAGE104

Calcul du prix de vente


Sous-traitance totale

Cot de soustraitance

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Prixde
Revient

Application dun
% de marge sstraitance

>

Approche commercial GLED


Mthode de chiffrage GLED

PAGE105

Les % de marge sont paramtrs par catgories de


produits et peuvent tre modifis en en-tte de devis

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>

Approche commercial GLED


Mthode de chiffrage GLED

PAGE106

Les produits proposs dans les scnarii de chiffrage


GLED (porteurs des cots) correspondent des
rfrences commerciales et nont pas de lien avec les
produits stocks, lexception des produits catalogues
Les cots paramtrs ne comprennent plus les cots de
transport, ingnierie et services qui devront tre vendus
sparment via le scnario Ingnierie et Services

Paramtrage des cots:


Locatif/Achat: en Gescom au niveau socit
Mise en uvre: dans Herms au niveau tablissement
Autre cot: dans Herms au niveau tablissement
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Prsentation du projet

FonctionnalitsHerms
LapprochecommercialeGLED
Les scnarii de vente GLED
La mthode de chiffrage GLED
Dmonstration

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PAGE107

>

Dmonstration Herms
Ecrandegestiondesdevis

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PAGE108

>

Dmonstration Herms
Corpsdundevis

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PAGE109

>

Dmonstration Herms
Corpsdevis->Accsauxoffresconfigures

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PAGE110

>

Dmonstration Herms
ScnarioIG/Standaudtail

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PAGE111

>

Dmonstration Herms
Tableaudechiffrage: Traage

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PAGE112

>

Dmonstration Herms
ScnarioIG/Standaudtail: => Chapitre trait

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PAGE113

>

Dmonstration Herms
Possibilit de visualiser les cots de la ligne par clic droit

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PAGE114

>

Dmonstration Herms
Accs la pr-rentabilit: par catgories de produits

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Dmonstration Herms
Accs la pr-rentabilit: par rubriques budgtaires

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Dmonstration Herms
Miseenpage:textesdaccompagnement

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Dmonstration Herms
Miseenpage:optionsddition

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Dmonstration Herms
Miseenpage

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PAGE120

Gestion de Frais professionnels


Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Anne - Sophie VERSAUD

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Prsentation de Projet
Introduction

PAGE121

Projet lanc en janvier 2006 destin optimiser la gestion des


frais professionnels du groupe par la mise en uvre:
Dun logiciel de gestion des frais professionnels
Des Cartes Affaires ou Cartes Corporate
Des Cartes loges
De la dmatrialisation du traitement des factures fournisseurs
de frais professionnels
Participent ce Groupe de Projet:
F. Appy:
Directeur de Mission la Dir. Fin.
A. Bradai:
Chef de Projet DSI
H. Brossard:
Responsable Achats Groupe
JC.Desrayaud: Directeur Comptable et Fiscal
C. Desperrier: Resp. Communication Interne
T. Lelouet:
Resp. Comptable Ple Chtillon
B. Penet:
Resp. RH Hall Expo
AS Versaud:
Responsable Trsorerie Groupe
Chef de Projet
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Prsentation de Projet
Primtre

Toutes les filiales franaises du Groupe GL events


Soit:
800 collaborateurs ayant rgulirement des frais,
dont 1/3 de personnes non informatises
Un budget annuel des frais professionnels de 8 M
(NDF, agences de voyages, Locations voitures, Essence)

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Prsentation de Projet
Objectifs

PAGE123

Allger la gestion comptable et administrative des frais professionnels


dans le Groupe
Mettre en place des outils de contrle du respect de la Politique Voyages
et donc mieux matriser les dpenses professionnelles
Centraliser dans un mme systme toutes les dpenses lies au
Collaborateur, se doter ainsi dune capacit danalyse et de donnes
statistiques permettant de meilleures ngociations fournisseurs
Amliorer limputation des frais de dplacements par Salon / Affaire
Supprimer les avances permanentes et occasionnelles
Supprimer les cartes dbit Socit
Pour le Collaborateur:
Supprimer les avances de trsorerie faites par le salari
Simplifier ltablissement de la NDF
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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

PAGE124

LA CARTE AFFAIRE:
Banque slectionne: HSBC
Carte de Paiement universel nominative
A dbit compte personnel
Super diffr de 40 jours
Qui sapplique aux oprations de paiement et de retrait despces
Qui permet un remboursement des frais avant leur dbit sur le
compte du salari et supprime donc toute avance de trsorerie de
sa part
Cot support par la socit
La Socit nest pas garante du salari vis--vis de la banque. Elle
nest que prescripteur.
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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

PAGE125

LA CARTE AFFAIRE (suite):


Une gamme de cartes adapte la typologie du personnel:
Nationale, Internationale, Gold
Avec des plafonds dutilisation personnalisables
Une large couverture assurances et assistance
Assistance Mdicale et juridique
En France et lEtranger
Des relevs doprations exhaustifs:
Chaque collaborateur reoit tous les mois un relev complet de
ses oprations qui lui permet dtablir rapidement sa NDF
Rception de lensemble des relevs par tltransmission
permettant linterfaage vers loutil de gestion des frais
professionnels

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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

PAGE126

LA CARTE LOGEE et L IMPORT DES FACTURES FOURNISSEURS:


Carte Loge: Carte AMEX
Carte dbit compte socit, avec un diffr de 45 jours
Permettant le paiement des factures dAgences de Voyages adresse
directement la Socit
Factures Fournisseurs:
Total, Orange, Europcar, Avis Fleet

Import fichiers Cartes Loges et Factures Fournisseurs dans Notilus


Centraliser dans un mme outil toute la facturation de frais lie un
personne
Supprimer la saisie comptable

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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

PAGE127

NOTILUS:
Outil WEB
Injection des fichiers de cartes affaires, de cartes loges et de
factures fournisseurs
Elaboration de la NDF par le collaborateur
Paramtrage des profils de barmes de remboursements,
plafonds, forfaits, et alertes automatiques sur dpassements.
Export des donnes vers la comptabilit
Suppression de la saisie comptable
Gnration des fichiers de virements
Diverses Interfaces Entre/Sortie
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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

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NOUVEAU CIRCUIT DE LA NDF: Collaborateur Informatis

Alerte Mail
pour validation
1. Collaborateur
Connexion WEB
Elaboration de la NDF
Imputation par affaire

2. Responsable Hirarchique
Connexion WEB
Validation de la NDF
Alerte Mail
NDF valide

Adresse NDF imprime


avec justificatifs

Suivi sur loutil des tapes


de validation et de paiement

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3. Comptabilit
Connexion WEB
Vrification justificatifs
Injection en comptabilit
et paiement des frais
valids et justifis

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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

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NOUVEAU CIRCUIT DE LA NDF: Collaborateur Non Informatis

Alerte Mail
pour validation

3. Responsable Hirarchique
Connexion WEB
Validation de la NDF

2. Oprateur de Saisie
Connexion WEB
Saisie de la NDF

Alerte Mail
NDF valide

4. Comptabilit
Connexion WEB
Adresse NDF imprime
Vrification justificatifs
avec justificatifs
Injection en comptabilit
et paiement des frais
Adresse NDF papier avec
valids et justifis
justificatifs

1. Le Collaborateur
Elaboration de la NDF Papier
Renseignement des imputations
analytiques
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Prsentation de Projet
Organisation futurs et principales fonctionnalits

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NOUVEAU CIRCUIT DE LA NDF: Calendrier Mensuel


Collaborateur Informatis
Mois M+1

Mois M
1

30

Transactions
Cartes

Validation
Saisie de la NDF
mensuelle par le Gnration Hirarchique
Collaborateur dcritures de
provisions pour
Cut-Off

Collaborateur Non Informatis


1 Mois M 30

Mois M+2
15

30

Dbit sur le
Validation comptable
Extourne
compte
des provisions Comptabilisation
personnel du
et mission des virements de
Collaborateur
remboursement
des transactions
Cartes
Mois M+2

Mois M+1
8

10

15

30

10

Dbit sur le
Elaboration de la Saisie NDF par
Validation Validation comptable
Extourne
compte
Hirarchique des provisions Comptabilisation
Transactions NDF mensuelle
lOprateur
personnel
du
papier par le
Cartes
et mission des virements de
Collaborateur
Collaborateur et
Gnration
remboursement
des transactions
transmission
dcritures de
Cartes
lOprateur de Saisie
provisions pour
Cut-Off
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Prsentation de Projet
Dploiement: Calendrier et Organisation

CALENDRIER DE DEPLOIEMENT:
Sites Pilotes: GLED Lyon et ISF
Cartes Affaires, Cartes Loges et Notilus
Oprationnels septembre 2006
Sites Pilotes Gestion dEspaces et Organisation:
AE/AES/SECSP/SECCSE/SEPCFD et Market Place (
confirmer)
Oprationnels octobre 2006
Autres BU franaises:
Dploiement programmer fin 2006-dbut 2007 en
fonction des conclusions des sites Pilotes

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Prsentation de Projet
Dploiement: Calendrier et Organisation

PAGE132

ORGANISATION DU DEPLOIEMENT:
Nommer un correspondant NDF par BU dont le rle sera de:
Contrler et valider les donnes initiales du paramtrage
Participer au dploiement des Cartes Affaires et grer par la
suite le Parc de Cartes
Relayer la communication et la formation auprs des
Collaborateurs
Des outils de communication et de formation ddis:
Portail Intranet:
Accs au logiciel avec gestion automatique des Login
Documentation relative aux NDF mise disposition:
Politique Voyages, Procdure Note de Frais, Guide
dutilisation du Logiciel, Book Prsentation Projet, Divers
formulaires Cartes
Event News
Formation dispense sur sites par lquipe Projet
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Prsentation de Projet
Dploiement: Calendrier et Organisation

PAGE133

DELOIEMENT DES PILOTES:


Fin juin: formation des comptables sur loutil NDF
Fin juin: Envoi dune Event News aux collaborateurs des sites
Pilotes pour prsenter le projet
Dbut juillet: envoi, aux correspondants BU, des formulaires
dadhsion aux cartes
Fin juillet: retour des formulaires dadhsion pour mission des
cartes par la banque
Dbut septembre: Nouvel envoi dune Event News (J 15)
Dbut septembre: formation sur site des correspondants BU et
Responsables de Services et remise des cartes transmettre
aux collaborateurs finaux
15 Septembre 2006: Dbut dutilisation des cartes et du logiciel
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Prsentation de Projet
Facteurs Clf de Succs

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LES FACTEURS CLES DE SUCCES:


Une bonne communication et le soutien de la Direction sont
indispensables au succs de ce projet , pour faire face notamment
la rticence de certains collaborateurs rfractaires au
changement
Un outil trs convivial avec une prise en main rapide
Des cartes qui suppriment toute avance de trsorerie de la part du
Collaborateur

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Nouvelle grille de remboursement

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PAGE136

Hyprion, Add-in Excel


Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Franois Appy

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Essbase se prsente dans Excel comme un menu droulant

Commandesdextractionet
denavigationdansles
donnes

Commandesde
paramtrageetde
slectiondesdonnes
Commandes
denregistrementdes
donnes
Commandesdeconnexions

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE138

sous Excel

Se connecter
Saisirleloginetlemotdepasse,
puiscliquersurOK

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Slectionnerlabaseet
cliquersurOK

>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE139

sous Excel

Rafrachir les donnes

OU
Double-cliquerdans
unecellulevide

Surunfeuillevierge,lerapportquisafficheestle
croisementdesmembresdimensions

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Rafrachir les donnes

Lecurseur:
1.
La requte est
envoye au
serveur

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2
.
Le serveur
traite la
requte

3.
Le serveur
rapatrie les
donnes

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

FlashBack : annule le dernier rafrachissement de donnes

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Zoom In : Afficher un niveau de dtail plus fins

Slectionnerle
membresur
lequelon
souhaiteavoirdu
dtailpuis

OU

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Double-cliquer
surlemembre
surlequelon
souhaiteavoirdu
dtail

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Zoom In sur un lment en page

ZoomsurCumul

Leslments
saffichenten
ligne

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Zoom In sur un lment en page avec affichage en colonne

Maintenirlatouche
Altenfonceet
doublecliquersur
Cumul

Leslments
saffichenten
colonne

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE145

sous Excel

Pivot : Dplacer une dimension de ligne en colonne ou page (et inversement)

Slectionnerun
membredela
dimension
pivoterpuis

OU

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Cliqueravecle
boutondroitdela
souris,glisseret
dposer
lendroitsouhait

>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Changer lordre des dimension

Cliqueravecle
boutondroitdela
souris,glisseret
dposer
lendroitsouhait

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Exercice : afficher le rapport suivant

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE148

sous Excel

Member Selection : slectionner un sous-ensemble de membre dune dimension


Sepositionner
surunmembre
deladimension

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE149

sous Excel

Member Selection : slectionner un sous-ensemble de membre dune dimension


Choisirleou
lesmembres
afficherdansla
pertiegauche
Puiscliquersur
Add

Encliquantdroitsurunmembreslectionn,
onpeutchoisirunsous-ensembledemembres
parrapportcelui-ci

CliquersurOK

Leslmentssaffichentdans
lerapport
Rafrachirensuitelesdonnes

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Les Options globales

Slectionnerlonglet
Global

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>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE151

sous Excel

Les Options globales

Active/dsactivele
clicsouris

Niveaudegravitdes
messagesderreurs

Active/dsactivele
FlashBack
Permetdactiverlabote
dedialoguede
sauvegardelorsdun
MemberSelection

Permetdenaviguerdans
lesdimensionssans
rafrachirlerapport

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Optionsdesfichiers
delog

>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

PAGE152

sous Excel

Les Options des feuilles : 1. Options daffichage

Indentation:dcalage
desmembresenlignes
enfonctionduniveau
Supprime:
leslignessansvaleur
leslignes0
lescaractres_
Utiliselesstyledfinis
surlongletStyle
Ajustelescolonnes

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Remplace#Missinget
#NoAccessparles
chainesdecaractres
spcifies

Affichageencodeou
alias,oules2

>

1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Les Options des feuilles : 2. Options de zoom

Dfinitletypedezoom
souhait:
Niveauinfrieur
Touslesdescendants
Niveau0
etc

Comportementlorsdun
zoom:
gardelemembre
slectionn
zoomdanslaslection
supprimelesmembres
nonslectionns

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

sous Excel

Les Options des feuilles : 3. Options de Prservation de formule

Permetdavoirdesformule
danslesfeuillesExceletde
lesgarderlors:
durafrachissement
dunKeeporRemoveOnly
dunzoom

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1. ESSBASE : Savoir crer un rapport

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sous Excel

Trucs et astuces

Slectionner la zone rafrachir pour acclrer votre requte. Ne


jamais slectionner toutes les cellules de la feuille avant de
rafrachir car la requte peut durer plusieurs minutes
Si vous voulez insrer du texte dans votre zone de
rafrachissement, utiliser les zone de texte de la barre d outil
Dessin pour viter le message d avertissement des membres
inconnus.
Loptioncliquerdroit(pourcopiercoller)dExcelest
dsactivequandledoubleclicdEssbaseestactiv
(options/global).DcocherloptiondEssbase,lorsque
ncessaire.

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PAGE156

MOSAC Achats
Sminaire Contrle de Gestion
8 septembre 2006
Stphane VISSAC

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MOSAC Achats

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Mosac Achat
Outil dinformations et danalyses utilis par le rseau Achat :
Contrats cadre et informations fournisseurs Groupe
Palmars Achats (primtre Crsus)
Statistiques frais gnraux :
Orange, Total, Avis Fleet, Carlson
Scurit produits
Indicateurs (primtre Crsus) :
respect des accords cadre
volumtrie

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MOSAC Achats

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MOSAC Achats

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Requte formalise par :


- Dirigeants
- Acheteurs
- CDG
- personne attribue (par ex. responsable de flotte
mobile pour les tats Orange)
Pas dhomognit des traitements et diffusion (Codir,
diffusion priodique, etc) : personnes diffrentes suivant les
BU et parfois personnes diffrentes au sein dune mme BU
Mieux dfinir le rle CDG / HA

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