MTODOS DE GESTIN

AVANZADOS
Valeska Ardiles Crdenas - Ivonne Cuellar Flores
Maycol Ramrez Campaa - Anky Trujillo Zarria

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Controlar el inventario,
determinando los tiempos de
rotacin y puntos de
reabastecimiento para garantizar
la disponibilidad de existencias
requeridas.

OBJETIVOS
OBJETIVOS ESPECFICOS
Realizar

el levantamiento de informacin de la empresa

y de la herramienta de control de inventario.

Realizar

diagnstico preliminar.

Formular
Elaborar

marco estratgico.
base de datos de los productos.

Clasificar

y gestionar los productos en la base de datos.

Implementar

el control de inventario.

DESCRIPCIN

Mype Familiar
Factura entre 156 235 UF/mes
4 trabajadores

LOCALIZACIN
Ubicada en Av.
Francisco de
Aguirre #721

Bodega
ubicada en
General Gana

SERVICIOS DE LA EMPRESA
Duplicado

30%

Fotocopiado

35%

Impresin

10%

Encuadernado

10%

Artculos de
librera

15%

%
Participaci
n en ventas

CLIENTES
Licitacin
por
ChileCompra

15%

Empresas
Privadas

15%

Pblico en
general

30%

Estudiantes

40%

%
Participaci
n en
compras

PROVEEDORES
Empres
a
Prisa
Pafer
Diazol
Edipac
Dimaco
fi

Servicio ofrecido
Artculos de librera
Lpices, Carpetas.
Cartulinas, Mica,
Espirales.
Papel blanco.
Tintas y Toner.

PROVEEDORES
PRISA

$160.000

PAFER

$160.000

DIAZOL

$160.000

EDIPAC

$850.000

DIMACO
FI

$200.000

Compras
mensuales

COMPETENCIAS

Fotocopia
Negro
Fotocopia
Color
Impresin
Negro
laser
Impresin
color
laser
Impresin
Negro
inkjet
Impresin
color
inkjet

Kairos

Sordema
q

Businessgro
up

T&T

TyP

Los
Tioz

$20

$20

$20

$30

$50

$15

$350

$200

$300

$400

$50

$50

$30

$70

$350

$500

$200

$350

$50

$30

$50

$30

$250

$100

$400

$150

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Administra
cin

Externalizada.

Finanzas

Atencin a Pblico.
Cuadratura de Caja.
Postulaciones a
Licitaciones.

Operacin

Atencin a Pblico.
Aseo.

PROBLEMTICA
No existe gestin
de inventario
Desconocimiento
del tiempo de
rotacin de los
productos

Espacio insuficiente
para el
funcionamiento
actual y futuro.

Reabastecimiento
Ineficiente

Sesgado enfoque de
la innovacin.

Alta rotacin de
personal.

No posee un plan
estratgico
establecido
No existe perfil de
cargo
No existe manual de
procedimientos
No se transmite la
razn de ser del
negocio a sus
actores claves

MARCO ESTRATGICO
La empresa no cuenta con un Marco Estratgico establecido, por lo que se elabor con la
informacin obtenida de la entrevista la misin y visin.

Misin

La Misin de Kairos es proveer un servicio ntegro de impresiones y fotocopias,

preocupado de cumplir con las expectativas de los clientes tanto particulares como
empresas en la Regin de Coquimbo, entorno a calidad del servicio ofrecido, adems
proveer de forma complementaria artculos de librera con tal de dar la mayor
satisfaccin al cliente.

Visin

Ser lder en el negocio de servicios de impresin y fotocopias de la Regin con un servicio

innovador enfocado en seguir las tendencias conforme a la necesidad expresada por los
clientes, manteniendo la calidad, atencin y rapidez del servicio.

VALORES
Calidad de servicio
Responsabilidad
Tiempo de respuesta
Innovacin

HERRAMIENTA
SISTEMA CONTROL DE INVENTARIO

Es el proceso de manejo de inventario con el

fin de satisfacer las necesidades o demanda
del cliente al menor costo posible y con la
mnima inversin.

HERRAMIENTA
Sistema de Inventario
Su objetivo es mantener los niveles de inventario lo ms
cercano posible al nivel ptimo. Define:
Cantidad de Pedido.

Fecha de Pedido (Punto de Reorden).

Niveles de stock.

Su objetivo es controlar
las salidas y entradas
de
productos
para
disminuir
prdidas
y
Control
Inventario
quiebre
de stock.
Funciona a travs de un
registro de entradas y
salidas de productos
usando una planilla, un
software, un formulario,
etc.

DESCRIPCIN HERRAMIENTA
Muchas veces cuesta ms el control que lo que vale lo controlado

Sistema de Inventario ABC

Maneja el inventario de acuerdo con la clasificacin de prioridades permitiendo que
el costo y el manejo del inventario disminuyan.

A:Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisicin y por el
costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material
importante dentro del trabajo fundamental del negocio.

B:Los que no son tan necesarios como los anteriores por ser de menor costos,
menor utilidad y por lo tanto su control requiere menos esfuerzo.

C:Son aquellos que requieren poca inversin por ser de poca importancia en el
negocio, requiriendo revisin sencilla sobre sus existencias.

ESTADO ACTUAL Y DESEADO

No tiene el stock
actualizado.
No tiene el stock
clasificado.
No tienen programacin de
pedidos.
No conoce los puntos de
reorden.
No hay registro de salidas
en sala.
Desconocimiento del flujo
de clientes por
estacionalidad.

Reduccin de inventario de
productos de baja demanda.
Espacio de bodega y sala
optimizado.
Clasificacin de stock por
mtodo ABC
Optimizacin de tiempos
destinados a inventario.
Reduccin de costo de
oportunidad para adquirir
otros productos.

SUSTENTABILIDAD
DEL PROYECTO

POR QU IMPLEMENTAR ESTA

HERRAMIENTA?

PERTINENCIA

FACTIBILIDAD

Existe buena disposicin

Tamao reducido del
del encargado y los
personal
trabajadores
Mercado castiga la no
La herramienta no implica
disponibilidad de productos
grandes costos
Los trabajadores poseen
capacidad de aprendizaje

FACTORES CRTICOS DEL XITO DEL

NEGOCIO

Calidad de Servicio

Responsabilidad

Tiempo de
Respuesta

Constante
inversin en
nuevas
maquinarias

FACTORES CRTICOS DE
IMPLEMENTACIN

Acceso a la
informacin

Compromiso
del personal

Predisposicin
al cambio

Aceptacin de
la Herramienta

METODOLOGA

FASE I

FASE II

ANLISIS

CLASIFICACIN
DE PRODUCTOS y
ANLISIS DE
DATOS

DIAGNSTICO

ETAPAS DEL CAMBIO

RECOLECCIN DE DATOS
CLASIFICACIN SEGN MTODO
ABC
INGRESO DE DATOS A PLANILLA
EXCEL
DETERMINAR ROTACIN DE
PRODUCTOS

FASE
III

PLAN DE ACCIN

ENTREGA DE
HERRAMIENTA

Factores Crticos de
xito

Evidenciar problemas
existentes.
Apoyo del dueo.
Accesibilidad de informacin.
Formalizacin de alianzas.
Conocimiento de los objetivos,
la estrategia y el plan del
proyecto.
Accesibilidad de informacin.
Integridad de datos.
Controlar la reposicin y
existencia fsica del stock.
Planificar la toma de inventario
cclico.
Involucramiento y aceptacin.

CARTA GANTT

FASE I

DIAGNSTICO

CANVAS

ANLISIS INTERNO Y EXTERNO

DEBILIDADES

FORTALEZAS
F1: Constante inversin en nueva
maquinaria.
OPORTUNIDADES

FODA

O1: Alta oferta de proveedores de artculos

generales.
O2: Aumento de nmero de estudiantes y
concentracin de oficinas en la zona.
O3: Progresivas adjudicaciones de licitaciones
pblicas.

D1: Espacio Reducido.

D2: Local es Arrendado.
D3: Deficiente control de inventario.
D4: No existen objetivos claros

AMENAZAS

A1: Alto Nivel de Competencia.

A2: Marginal Diferenciacin con competidores.

ESTRATEGIAS

Utilizar pginas web y redes

sociales para romper barreras
de ubicacin (F1;A1,A2)

Optimizacin de espacio en
bodega para la compra de
nuevos productos y oferta de
nuevos servicios(D1, D2, A1, A2)

Redistribucin de capital para

la inversin en TI (F2, O1)

Registro de entrada y salidas de

productos(O1,O2,O3,D1,D2,D5)

FO

FA

DO

DA

OBJETIVOS ESTRATGICOS

Elaborar marco estratgico para alinear las necesidades de la

empresa y ser internalizadas por sus trabajadores.

Implementar sistema de control de inventario para disponer de

informacin actual y necesaria para toma la de decisiones.

FASE II

ETAPAS DEL CAMBIO

ESTRATEGIA DE
DESCONGELAMIENTO

OBJETIVO

PLAN DE
ACCIN

KPI

META

LOGRO

ESTABLECER EL
SENTIDO DE
URGENCIA

PRESENTAR EL
ANLISIS DEL
DIAGNSTICO
ELABORADO
PARA LA
EMPRESA

GRADO DE
RECONOCIMIENTO

90%

100%

ESTRATEGIA DE
DESCONGELAMIENTO

OBJETIVO

PLAN DE
ACCIN

KPI

META

LOGRO

GENERAR
MOTIVACIN
POR EL CAMBIO

COMUNICAR LOS
BENEFICIOS DE
LA
HERRAMIENTA A
IMPLEMENTAR

NIVEL DE APOYO
DEL PERSONAL

100%

75%

ESTRATEGIA DE
DESCONGELAMIENTO

OBJETIVO

PLAN DE
ACCIN

KPI

META

LOGRO

OBTENER LA
OPININ DEL
CAMBIO DE LOS
ACTORES
INVOLUCRADOS

ESCUCHAR A
LOS
TRABAJADORES
RESPECTO AL
CAMBIO
PROPUESTO

N DE
ACOTACIONES

AL MENOS UNA
POR PERSONA

1 OPININ POR
PERSONA

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN

OBJETIVO

PLAN DE
ACCIN

KPI

META

LOGRO

CONOCER EL
STOCK TOTAL
DEL LOCAL.

INVENTARIAR LA
SALA DE
VENTAS Y
BODEGA.

PORCENTAJE DE
PRODUCTOS
INVENTARIADOS

100%

100%

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN

OBJETIVO

AUTOMATIZAR
EL INVENTARIO

PLAN DE
ACCIN

KPI

META

LOGRO

CREAR BASE DE
DATOS

PORCENTAJE DE
PRODUCTOS
INGRESADOS A LA
BBDD

100%

100%

RECOLECCIN DE DATOS

CLASIFICACIN SEGN MTODO ABC

Control de Stock

FASE III

HERRAMIENTA

RESULTADOS DE LA
IMPLEMENTACIN
Actividad
del cambio

AUTOMATIZACI
N DE LOS
PROCESOS DE
INGRESO

DISMINUCIN
EN EL COSTO
VARIABLE

Frecuencia

Meta

Resultado
final

%Variacin
en tiempo de
bsqueda

Mensual

80% Menos

90% menos

%Variacin
de costos
variables

Mensual

15% menos

26% menos

Impacto

KPI

El tiempo de
verificar
disponibilidad
de un producto
se reduce
considerableme
nte.
La compra de
productos se
reduce solo a lo
necesario

Mtrica

RESULTADOS DE LA
IMPLEMENTACIN
Actividad
del
cambio
REDUCCIN
DEL REA
UTILIZADA
POR ACTIVOS

AUMENTO DE
LAS
UTILIDADES

Impacto

KPI

El rea que
utilizan los
productos se
reduce al
mnimo.

Al reducir los
costos de
inversin la
utilidad
aumenta

Mtrica

Frecuencia

Meta

Layout

Mensual

20

Utilidades

Mensual

Resultado
final