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OUTILS DE GESTION DE PROJETS :

Outils dorganisation
Mise jour du 18 mai 2016
Rmi Bachelet
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cours de gestion de projet
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Rmi BACHELET Ecole Centrale de Lille

18 mai 2016

Utilisation ou copie interdites sans citation

Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1.

2.

Danimer les runions :

Mettre en uvre le PDCA

Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu

Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :

3.

Des bases danalyse fonctionnelle


Le diagramme des travaux
Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI
Le PERT, le planning de Gantt

Piloter un projet en utilisant :

Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc..

Une matrice de dcision

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Chapitre 1/6

Animer un projet
1. Organiser des runions efficaces
Objectifs
Le PDCA

2. Quatre types de runions

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Des runions utiles ?


Une runion cote cher cot = salaire horaires X nombre de participants + ..
En France, on a souvent la runionite
1. La runion va t-elle se drouler ?
Fixer une date ni trop tt ni trop tard. Idalement proposer 4 crneaux trois semaines
avant la date prvue.

2. .avec les bons participants ?


Les personnes prsentes sont-elles les bonnes ? Ex assommer un hirarchique en
transformant une runion davancement en runion technique, faire une runion sans
savoir prcisment ce que lon attend des participants, vouloir entriner une dcision
sans le dcideur.

3. Pourquoi investit-on du temps ?


Fixer les objectifs de la runion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de
commencer

Lanimateur est le garant de lefficacit / temps et de lordre du jour

4. Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?


Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis
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Quest-ce quun bon objectif ?


CAMERA

On nimpose pas un objectif quelquun,


on le discute (ou idalement cest la
personne ou le groupe qui propose
lobjectif quelle souhaite atteindre).

Cadr (spcifique, prcis, dfini)


Approuv, consensuel
Pas diminuer labsentisme
Mesurable, critre de validation donn
mais rduire labsentisme de
chance prcise dans le temps, dat
15% .
Ne demandez pas
Raliste, faisable..
dtre moins ferm mais proposez prendre la
.. mais Ambitieux
responsabilit de tel travail collectif ou danimer
tel type de runion

(En anglais SMART

Stretching,
Measurable,
Agreed-upon,
Realistic,
Time-Framed)

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Trop facile, un objectif nest pas stimulant.


Trop difficile, risque de se dcourager.

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Cycle daction : le PDCA

Version franaise :
Prparer

Drouler
Contrler
Ancrer
Le PDCA peut aussi tre un tableau qui donne en ligne
les rsultats attendus en colonne les actions engager , la
preuve qu'elles ont t faites et que les actions ont bien produit
l'effet souhait.
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Image
: Source
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4 types de runions (1/2)


1. Runion de travail/technique
Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du
domaine, client
But : approfondir des points prcis
Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
Dure : peut prendre du temps !

2. Runion de chantier

Participants : Avec les encadrants, le comit de pilotage


But : prsenter l'avancement
Squences : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), bilan
Dure : jamais plus dune heure

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4 types de runions (2/2)


3.

2 objectifs
Contrle : Le travail tant rparti au sein de diffrents ples,
chacun prsente ses avances au groupe et valide ses objectifs
Runion interne
de la semaine.
Participants : toute lquipe-projet
Entraide : En cas de blocage, la runion permet d'exprimer le
But : suivre lavancement problme et l'ensemble du groupe cherche rsoudre la
situation.

Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs

4. Stand-up meeting

2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du


Participants : membres disponibles
groupe projet se rencontrent la pause de 10h pour discuter
But : faire un point rapidede leur avancement et de leurs blocages

Squences : tour de table, traitement point par point, objectifs


Dure : trs courte !

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce


quil y a faire
plus ou moins dvelopp (stand-up meeting = CR light )
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Chapitre 2/6

Le compte rendu
1. Contenu
Informations, dcisions, actions
Modles de comptes rendus

2. Conseils

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Le compterendu

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Modles de compte-rendu
En texte .doc et Google Docs.
En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

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Le compte-rendu : Les plus

La cohrence : Le modle de CR est standard


Le dtail des objectifs :
En plus du pilote /action /dlai, le tableau dobjectifs prcise.
Le moyen de validation de chaque objectif (le livrable)
Quelle est la personne qui valide (diffrente du responsable de laction)

Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR


prcdent.
La rapidit daction : Le compte-rendu est envoy aux
participants et aux absents sous 48h.
Lapprobation est demande.. par dfaut (si ncessaire, merci de bien
vouloir amender avant le XX/XX)
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Image
: Source
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Chapitre 3/6

Cadrer le projet
En mettant en uvre
1. Lanalyse fonctionnelle
Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,

2. Diagrammes des travaux / des responsabilits


WBS/OBS
La matrice RACI

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Reprsenter et planifier un projet cest


1. Dfinir lobjectif atteindre (un produit fabriquer)
2. Le dcomposer en sous-parties

Le diagramme fonctionnel

3. Dfinir les tapes pour le raliser

Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilits (OBS/RACI)


Le PERT
Le GANTT

4. Prciser les moyens

Le budget

5. Inventorier et grer les risques


toutes ces tapes on peut utiliser les outils des mthodes de rsolutions
de problmes, notamment le brainstorming
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Dfinir lobjectif atteindre


Cest lobjet des mthodes de conception
On reprsente dabord lobjet en termes fonctionnels ..
Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

en termes fonctionnels signifie en

solutions techniques.

vitant de parler de

Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des


charges fonctionnel (CdCF) qui doit tre valid par le client.

.. Puis, une fois le besoin valid

Analyse fonctionnelle interne


AMDEC
Analyse de la valeur
Plans, CAO

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Diagramme fonctionnel basique

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Source de limage: http://www.sbaysite.net


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Diagramme fonctionnel SADT

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18 mai 2016

Source de limage: http://www.sbaysite.net


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Diagramme fonctionnel FAST


Diagramme FAST du systme de sparation des tages du nano-lanceur :
Sparer les tages

Commander la
sparation

Effectuer la sparation

Grer le choc
Ecarter les deux morceaux
aprs la sparation

Grer
l'environnement
extrieur
Grer les dbris

temps
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Protger contre la temprature


Protger contre la pression

Rcuprer les dbris


Eviter un trop grand nombre de dbris

Contrler l'effectuation
de la tche

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PERSEUS2
Utilisation ou copie interdites Projet
sans citation
19

Diagramme fonctionnel : pieuvre


Pour en savoir plus :
Guide Comment raliser une analyse fonctionnelle
Guide de base , Guide avec un exemple dapplication + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Chapitre 3/6

Cadrer le projet
En mettant en uvre
1. Lanalyse fonctionnelle
Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,

2. Diagrammes des travaux / des responsabilits


WBS/OBS
La matrice RACI

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Dcomposer les tches : diagramme des


travaux (WBS Work Breakdown Structure)

Lot
Lot de
de travail
travail

Faire un dcoupage des lots, appropri

trop simple : on oublie des lments importants


trop dtaill : ingrable / perte de temps

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http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif

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Diagramme des travaux /WBS

Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 10-15 lots


quilibrs en terme de charge
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Utilisation
ou copie interdites sans citation
http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif

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Diagramme des responsabilits (OBS


Organization Breakdown Structure)

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Source
: projet
COMPTAGE
Utilisation
ou copie
interdites
sans citation

09-11
24

Du WBS l'OBS : la matrice RACI


Dans le diagramme des
tches, des lots ont t
dfinis

Pilote

Didier

DS

Claire

Alex

Lot 5

Brice

Lot 1

Tous les lots doivent tre affects un


responsable par une matrice RACI

Lot 6

Lot 2
Projet
XXX

Lot 1
Lot 7

Lot 3
Lot 8
Lot 4

Lots de gestion de
projet

Matrice RACI
R = Ralisation, tche
A = Approbation, lead
C = Consultation, avant
I = Information, aprs
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Lot technique B

RA

Lot technique C

Lot 3

Lot technique D

Lot technique E

Lot technique F
Lot 4

Lot de gestion G

Lot 5

Lot de gestion H

I
A

RA

C
A

Lot de gestion I

R
A

Lot 6

Lot de gestion J

Lot 7

Lot de gestion K

Lot 8

Lot de gestion L

Lot 9

Lot de gestion M

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I
I

Lot 2

Lot 9

Lots techniques

Lots technique A

C
R

RA

C
C

C
A
R

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C
C

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Chapitre 4/6

Planifier un projet
1. Le PERT
Dates au plus tt, dates au plus tard, chemin critique

2. Le GANTT

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Le diagramme PERT

PERT = Program Evaluation and Review Technique ( Technique


dlaboration et de mise jour de programme )

Outil dvelopp pour la marine amricaine en 1957


Le dlai initial du programme Polaris tait de 7 ans, lapplication du
PERT aurait permis de le rduire 4 ans

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Calculer un PERT
marge libre = dlai
de retard la mise
en route d'une tche

Quel est son intrt ?

Au plus
tt!

Dates au plus tt
Dates au plus tard

Le chemin critique est


le chemin o
date au plus tt = date au
plus tard.

Au plus
tard !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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Organiser les tches, dterminer le


chemin Quel
critique..
PERT
est son intrt ?
.. un retard sur le
chemin critique retarde
la date de fin du projet
.. Acclrer le chemin
critique permet de
terminer le projet plus
vite
Dates au plus tt
Dates au plus tard

Le chemin critique est


le chemin o
date au plus tt = date au
plus tard.
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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29

tablir les priorits, planifier..


PERT

Quelle est ltape la


plus importante du
projet ?
Quelles sont les
priodes les plus
charges ?

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Image
: source
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Le diagramme de Gantt

Dvelopp par Henry L. Gantt, ingnieur amricain, vers 1910


Calendrier de ralisation d'un projet
Visualiser lensemble du projet
Lots de travail (ou groupe de lots)
Runions

Identifier les marges existantes sur certaines tches,


Piloter le projet

Image : Wikimedia Commons

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Calendrier dun projet : Gantt

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ou http://www.conduitedeprojet.info
copie interdites sans citation
ImageUtilisation
: source sur

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Exemple de Gantt

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Image
: source
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Image
: source
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34

Chapitre 5/6

Conception densemble
du projet
1. Rcapitulation des outils de projet
Questions rsoudre
Enchainement des outils

2. Le budget

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Concevoir un projet, cest rsoudre une srie de


questions en suivant un ordre rigoureux
1.

Dfinir ce qui est demand :


Quelles sont les fonctions raliser, les contraintes ?

2.

Lister les tches


Quest-ce qui doit tre fait ? Comment dcouper le projet en lots ?

3.

tablir les responsabilits


Qui coordonne, ralise et valide chaque tche ?

4.

valuer la dure et lordre des taches


Combien de temps faut-il pour faire ? Dans quel ordre doit-on procder ?

5.

Prendre en compte les ressources et contraintes


Quelles sont les ressources disponibles/ncessaires (comptence + temps) ?

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Les outils de conception/planification de projet


senchainent rigoureusement
1.

Poser les bases de ce qui est demand :


Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

2.

Analyse fonctionnelle + oprations ncessaires la ralisation


WBS (diagramme des travaux)

3.

Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi


OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilits)

4.

Diagramme des responsabilits + dure et ordre de succession des tches


PERT

5.

PERT + ressources disponibles


Gantt (calendrier du projet)

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Dfinir et grer les moyens: le budget


3 types de ressources

Ressources humaines, personnel


Mise disposition de locaux, de
machines, dons en nature
Argent

Sert

valuer la faisabilit
Demander des financements
Suivre lavancement (% dpens)
.. rendre des comptes

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38

Exemple de budget

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39

Le budget est aussi un instrument de suivi


Tenir jour un
journal des dpenses..
ds le lancement
du projet

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Chapitre 6/6

Piloter un projet
1. Piloter cest jalonner et mettre jour
2. Les outils de pilotage :

Le tableau dindicateurs
La gestion des risques
La matrice de dcision

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Le pilotage ... une mise jour ?


Piloter un projet cest vrifier quon est sur la
bonne trajectoire vers le livrable final
Deux prrequis :
1.
2.

Des livrables intermdiaires


Des jalons : runions de validation la fin des
lots importants.

Suivre lavancement grce aux outils utiliss lors de la conception de projet

CdC
WBS
OBS/RACI
PERT
Planning Gantt
Budget

Si on a un problme, on retravaille avec les outils de conception de projet


Mais le mieux cest dintervenir avant dtre en difficult trois outils le permettent..

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: source
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42

Les indicateurs

Voir formation valuation de projet


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: source
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43

Dfinir / prioriser / suivre les risques


Voir formation gestion des risques

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: source
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44

Faire les bons choix

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Matrice de dcision

Voir formation brainstorming


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Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif
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Conclusion
1. Retour sur les objectifs
2. Outils logiciels
3. Quelques conseils
Matrialiser le projet
Trouver lquilibre entre gestion de projet et ralisation
Revenir systmatiquement sur les carts

4. Carte conceptuelle du chapitre 2


Lanimation de runions

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Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1.

2.

Danimer les runions :

Mettre en uvre le PDCA

Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu

Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :

3.

Lanalyse fonctionnelle
Le diagramme des travaux
Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI
Le PERT, le planning de Gantt

Piloter un projet en utilisant :

Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc..

Une matrice de dcision

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Logiciels de gestion de projet gratuits


La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne

demandent pas doutil logiciel spcifiques, vous pouvez utiliser un traitement de


texte ou un tableur, comme ceux proposs par Open Office.
Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser
Visual Understanding Environment (VUE) :
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais
Tlchargeable directement ici.
Document-type propos : amorce de Diagramme d'environnement

Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :


C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais
Tlchargeable directement ici.
Documents-types proposs : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS

Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut
commencer en utilisant GanttProject

C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais


Permet de crer des diagrammes de Gantt et des rseaux PERT, calcul du chemin
critique.
Voici une vido d'introduction GanttProject
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Matrialiser le projet.
Aide penser un objectif lointain et se runir autour d'un
projet commun
Lancement de projet
Nom du projet, logo, plaquette

Montage/conception de projet
Croquis, maquette

Conduite de projet
Prototypes, dmonstrateurs

Garder toute la documentation du projet dans un classeur de


projet amen toutes les runions.

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: Source1,
Source2,
Source3
Utilisation
ou copie interdites
sans citation

50

Grer ou raliser : trouver lquilibre

Raliser un projet, cest avant


tout faire, mais cest aussi

Concevoir
Organiser et planifier
Rendre compte
Contrler
..

Il faut trouver le juste quilibre entre les tches de management de


projet et celles de ralisation
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Image
: Source
Utilisation ou copie interdites
sans citation

51

Pilotage : revenir systmatiquement sur les


carts

..pour les comprendre

Principe de base : tre honnte


Chercher la cause
et pas le bouc missaire

Temps insuffisant,
Manque de comptence,
Outils non adapts
Pas de suivi, faible motivation
Objectifs pas CAMERA / SMART

Positiver "ce qui a t fait" + Replanifier de manire plus raliste


Dcoupage en livrables intermdiaires plus simples, rsolution des problmes
dtects..

..objectif non atteint + cause non analyse =


L'analyse des carts et la base du pilotage de projet
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Utilisation ou copie interdites sans citation

52

Lanimation de runions : une carte


conceptuelle

Thomas Briand

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Questions ?

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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours Centrale


Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes,
prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution
de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au
coaching pdagogique et l'encadrement

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55

Mes autres cours :

en vido :

Comment animer un Brainstorming, analyse stratgique des projets,


Fondamentaux de la gestion de projet et Animation dquipe-projet et motivation, utiliser les
cartes conceptuelles, valuer la valeur actuelle nette dun investissement ou dun projet.

en diapositives animes :

Fondamentaux de la gestion de projet


Les bases des outils d'organisation projet
Groupware et outils informatiques de gestion de projets
Introduction l'analyse stratgique en management de projet
et 4 topos de Mthodes de Rsolution de Problmes
Cours d'analyse fonctionnelle
Introduction la gestion des risques
Dmarche de gestion des risques et plan de prvention

Enfin, voici des cartes conceptuelles rsumant certaines de ces formations

Cours de finance de march


Autres cours de sociologie des organisations
cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes
cours de rfrencement / SEO
Wikipdia en tant que systme de gestion des connaissances

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