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Desde
el
punto
de
vista
administrativo, documento seria
toda informacin o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de
soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algo.
La Ley 594 de 2000 define como documento de archivo:
Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones.
GESTIN DOCUMENTAL.
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
MISION
VALORES
Honestidad
Transparencia
Confianza
Compromiso
Oportunidad
Aspectos comunes.
Transformar la informacin en documentos que soporten el
quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades
que permiten el cumplimiento de sus funciones.
Dentro de los documentos que pueden unificarse se incluyen:
procedimientos, manuales, instructivos, guas, registros, actas de
reuniones, normatividad interna o externa entre otros.
Esta informacin puede estar en cualquier medio de soporte
(digital, papel, etc.).
Importancia de los
archivos.
Institucionalidad e
instrumentalidad.
Servir a la
comunidad
Garantizan la efectividad de
los principios, derechos y
deberes.
servicio al ciudadano
Constitucin
Poltica
de
Colombia 8, 15, 23, 63, 71,
72, 74;
Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento
(Archivo de Gestin Central e Histrico), desde su creacin hasta su disposicin final
(Microfilmacin, digitalizacin, conservacin permanente, seleccin o eliminacin).
(Mximo 200
folios)
comercial.
No amarrar con pita,
cabuya, etc.
No perforar ni resaltar
el
Las estras
hacia la parte
documento
interior
Reemplazar Metlicos
por Plsticos
Cuadro de clasificacin
DP: Dependencia SR: Serie - SB: Subserie
Dependencia
Cdigo rea
Tiempos de retencin.
Archivo Gestin
Archivo Central
PROCEDIMIENTO: Describe la
disposicin final sealada en
las TRD o TVD considerando
valores
primarios
y
secundarios, justificando
la
destinacin a los soportes.
No toda la
documentacin que llega
a una oficina, forma
parte de su archivo.
1
Legajad
or
Plstico
23
Hoja
de
Contr
ol
Rotulo
ROTULO.
Almacenar
y
conservar
un
adecuado volumen documental es
prioridad dentro de la gestin
archivstica.
Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra completo se
procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las recomendaciones tcnicas
dadas por el Archivo General de la Nacin -AGN.
Surgen las tcnicas de foliacin (numeracin del anverso del folio) y paginacin
(numeracin del anverso y el reverso), con el fin de evitar problemas en la
encuadernacin , en un contexto en el que se da importancia al saber escrito as
como a la distribucin y extensin de dicho saber.
Carpeta 1 de n (Folios 1 al 200); Carpeta 2 de n (Folios 201 al 400); Carpeta 3 de n (Folios 401 a n);.
Antes
Despus
Paquete de archivo en
estado natural.
Proceso de Digitalizacin.
Documentos almacenados.
Depsitos de archivos.
PROTEJA SU SALUD:
Tenga en cuenta las normas bsicas de
Bioseguridad.
Evite el contacto con virus y bacterias
presentes en el polvo,
Se recomienda el uso de tapabocas y el lavado permanente de manos, siempre que se
tenga contacto con archivos.
Manipule cuidadosamente los archivos y evite cortaduras.
Cita un proverbio chino: "Cuando soplan vientos de cambio, hay quien construye muros de
proteccin, otros construyen molinos de viento".
Resolucin
5522
2012;
Depuracin/Eliminacin
Por la cual se deroga la Resolucin 2897 de 11 de abril de 2011 y se dan otras disposiciones
Trmino
de
conservacin
soportes,
comprobantes y libros de contabilidad diez
(10) aos, contados a partir del 31 de
diciembre del perodo, sin perjuicio de las
normas especficas de conservacin
documental que sealen las autoridades
competente. numeral 353 del Plan General
de Contabilidad Publica
Cualquier eliminacin que quiera hacer con
base en las actuales Tablas TRD adoptadas
mediante resolucin 1891 de marzo 13 de
2009, se debe consultar con anticipacin al
Grupo de Gestin Documental.
Eliminacin Primaria:
S.G.D.
Aprovechamiento de la herramienta
Tecnolgica
Este documento se desarrollo atendiendo parmetros y lineamientos expresados entre otros de las siguientes fuentes
las cuales pueden ser consultadas cmo apoyo para ampliar la informacin y solucionar inquietudes:
Cadauno
culp
a
Alguien, cuando Ninguno
hizo lo que Cualquiera
poda haber hecho!!!.